Modelo de plano de ação corretiva
Use este modelo de plano de ação corretiva para identificar problemas, atribuir correções e garantir que elas sejam realizadas. Seja para fins de conformidade ou para corrigir falhas no fluxo de trabalho, este modelo mantém todos os membros da equipe responsáveis.
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Quando as equipes não conseguem documentar os problemas ou acompanhar as ações corretivas, os problemas podem se repetir, às vezes com consequências mais graves. Se um membro da equipe perder um marco, não cumprir uma obrigação ou apresentar uma não conformidade contínua, agir sem uma resposta estruturada coloca as operações de Business em risco.
Um modelo de plano de ação corretiva fornece um fluxo de trabalho passo a passo para identificar problemas, descobrir causas raiz, atribuir responsabilidades e implementar ações corretivas. Ele ajuda os gerentes a manter cada membro da equipe responsável, definir prazos para melhorias e evitar que os problemas voltem a acontecer.
Quem se beneficia dos modelos de plano de ação corretiva?
Vimos como problemas recorrentes podem atrasar o progresso de uma equipe e prejudicar a confiança entre os seus membros. Usar um modelo de plano de ação corretiva pode ajudar a manter todos em sintonia, para que a responsabilidade e a transparência não sejam negligenciadas.
Equipes de controle de qualidade
Use modelos de ação corretiva e preventiva (CAPA) para documentar não conformidades, investigar causas e monitorar a implementação de etapas de ação que atendam aos requisitos regulatórios.
Proprietários de empresas e líderes de departamento
Monitore as operações de negócios de forma mais eficaz, definindo expectativas, prazos e métricas detalhadas para acompanhamento e resolução.
Gerentes de projetos
Coordene-se com os membros da equipe, atribua tarefas e garanta que todos cumpram os marcos a tempo de cumprir os prazos.
Equipes de RH e conformidade
Responda a problemas de não conformidade com planos de resolução bem documentados, mantendo a transparência com as partes interessadas.
Equipes de manufatura e operações Agilize os processos de trabalho, reduza as taxas de erro e resolva problemas de segurança ou qualidade com o acompanhamento detalhado das ações.
Por que usar o modelo de plano de ação corretiva da Asana?
Os planos de ação corretiva só funcionam se forem fáceis de gerir. É por isso que o modelo gratuito de plano de ação corretiva da Asana oferece às equipes um lugar para registrar problemas, documentar soluções e acompanhar a resolução ao longo do tempo.
Use este modelo para:
Definir o problema e documentar o seu impacto nas operações de Business
Realizar uma análise de causa raiz usando métodos predefinidos
Atribuir uma pessoa responsável por cada ação a realizar
Monitorar datas de conclusão, marcos e períodos de revisão
Manter um processo de ação corretiva estruturado e repetível
Como usar este modelo de plano de ação corretiva
Cada seção deste modelo reflete uma etapa crítica do processo de ação corretiva. Colunas como Nível de impacto, Método de análise de causa raiz e Verificação ajudam a organizar os detalhes, monitorar o progresso e gerar relatórios de progresso. Use este modelo de plano de ação corretiva para simplificar o acompanhamento e reduzir o risco legal.
Etapa 1: visão geral do projeto
Comece descrevendo o escopo do plano de ação corretiva. Inclua números de referência, áreas afetadas e o motivo para iniciar o plano. Adicione o número de referência do plano de ação corretiva, atribua os responsáveis e defina as datas de conclusão iniciais.
Use esta seção para dar a todos o mesmo ponto de partida. Um breve resumo do contexto, como o que desencadeou o plano e quais equipes estão envolvidas, ajuda as pessoas a entender por que o plano é importante e como a sua função se conecta à meta maior.
Etapa 2: descrição e impacto do problema
Descreva o problema ou a não conformidade. O que não funcionou? Quais são as consequências? Use a coluna Nível de impacto para avaliar a gravidade e seja específico para ajudar a debater as soluções apropriadas.
Inclua qualquer evidência que apoie as suas descobertas, como relatórios, fotos ou registros. Esse contexto adicional ajuda todos a entender o escopo completo do problema antes do início das ações corretivas.
Leia: Modelo de brain dump para reunir, organizar e monitorar ideiasEtapa 3: análise da causa raiz
Use esta seção para identificar e documentar a causa raiz do problema. Especifique o método de análise da causa raiz (por exemplo, os 5 porquês, diagrama de espinha de peixe) utilizado. Esta etapa assegura que a sua solução aborde o problema real, não apenas os sintomas.
Convide membros da equipe interdisciplinar a contribuir com ideias e feedback para fortalecer a sua análise. Cada perspectiva pode revelar diferentes fatores que contribuem para o problema, o que garante que a sua correção vá além dos sintomas superficiais.
Etapa 4: plano de ação corretiva e preventiva
Liste cada ação corretiva com o seu tipo de ação correspondente (corretiva ou preventiva). Atribua uma pessoa responsável e vincule cada ação à causa raiz. Adicione datas de conclusão e marcos para manter o seu plano dentro do cronograma. Torne esta seção prática e realista. Cada etapa deve ser fácil de seguir e mensurável, para que os membros da equipe possam ver o progresso do início ao fim.
Etapa 5: verificação e validação
Monitore como você verificará e implementará que cada ação corretiva está funcionando. Use as colunas Verificação e Período de revisão da eficácia para documentar os esforços de acompanhamento e mensurar o sucesso. Programe pontos de verificação para confirmar que as ações corretivas estão realmente impedindo a recorrência. Essas avaliações ajudarão a aumentar a confiança no processo e a identificar lições para planos futuros.
Leia: Modelo de lições aprendidas para melhores análises de projetosEtapa 6: aprovação final
Depois que todas as ações a realizar forem concluídas e validadas, documente as aprovações formais. Isso confirma que o plano de ação corretiva foi concluído e que as alterações foram totalmente implementadas.
Use esta seção final para resumir o que você realizou e reconhecer os colaboradores. A revisão das lições aprendidas aqui ajuda a refinar futuros planos de ação corretiva e a melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe.
Funcionalidades de documentação da Asana
A Asana transforma este modelo gratuito de plano de ação corretiva em um processo confiável e colaborativo. Incluímos algumas das nossas funcionalidades de documentação neste modelo, mas você não precisa se limitar a elas. Acesse a lista completa de funcionalidades da Asana para encontrar ainda mais inspiração.
Acompanhe o nível de impacto, a causa raiz ou os métodos de verificação de todos os registros de CAPA da sua equipe. Os campos personalizados facilitam a geração de relatórios e a filtragem.
Configure lembretes automáticos para as datas de conclusão ou desencadeie tarefas de acompanhamento ao concluir as etapas de ação.
Alterne entre as visualizações de lista, calendário, quadro e cronograma para visualizar os marcos do seu plano de ação corretiva, para que nada passe despercebido.
Atualize as partes interessadas usando as aprovações integradas para as etapas de validação ou para obter aprovações sem e-mails adicionais.
Armazene relatórios, capturas de tela ou documentação diretamente em cada tarefa para obter o contexto completo.
Integrações recomendadas para os modelos de plano de ação corretiva
As integrações permitem conectar a Asana às ferramentas que a sua equipe já usa, sem a necessidade de alternar entre as plataformas. Apresentamos abaixo algumas das nossas integrações favoritas para planos de ações corretivas, mas não deixe de conferir o nosso centro de integrações de aplicativos para encontrar as suas ferramentas de referência.
Notifique os membros da equipe no Slack quando alguém atribuir, atualizar ou validar ações corretivas no seu projeto da Asana.
Sincronize todos os documentos de análise de causa raiz, relatórios ou materiais de treinamento relacionados ao CAPA diretamente do Google com a Asana.
Exporte resumos de CAPA ou documentação de aprovação final para fins de conformidade ou auditoria diretamente para os espaços de trabalho da Microsoft e vice-versa.
Adicione links do Zoom às tarefas quando as ações corretivas exigirem revisões das partes interessadas ou reuniões virtuais.
Monitore itens de ação e métricas sincronizando o seu projeto Asana com o Google Sheets.
Perguntas frequentes sobre modelos de plano de ação corretiva
O que é um modelo de plano de ação corretiva?
O que devo incluir em um plano de ação corretiva?
Posso usar este modelo da Asana para CAPA?
O modelo de plano de ação corretiva é gratuito?
Posso usar este modelo como um plano de ação corretiva para funcionários?
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