Desvendando os segredos por trás da gestão de operações

Se você tem um Business, ele precisa operar de alguma forma. Isso não é novidade. De fato, registros históricos de negócios, como listas de inventário, transações e livros-razão, foram rastreados até os antigos sumérios em 5000 a.C. A documentação das operações de business é quase tão antiga quanto a própria civilização. 

Embora já tenhamos deixado para trás a época em que as transações comerciais eram registradas em pedaços de pano, aprender as responsabilidades e práticas da gestão de operações ajudará você a criar um negócio mais eficaz.

O que é a gestão de operações?

A gestão de operações é a implementação de estratégias de negócios para criar o mais alto nível de eficiência possível na sua organização.

A gestão de operações envolve o planejamento, a organização e a supervisão de processos como a gestão de estoque, o processo de produção, as operações de serviço e outros processos de Business. A meta de uma estratégia de operações é tornar esses processos mais eficientes, para que você possa equilibrar custos e receitas e gerar o maior lucro possível. 

Responsabilidades da gestão de operações

Há muitas responsabilidades diferentes quando se trata de gestão eficaz de operações. Confira algumas das responsabilidades que um gestor de operações pode encontrar ao trabalhar. 

Projeção de negócios

Quando a sua empresa se sai bem, há mais demanda por produtos, o que afeta as operações de negócios. É por isso que entender como prever potenciais negócios à medida que as demandas do mercado mudam é importante para um gestor de operações. Os gestores de operações são responsáveis por monitorar os fatores que podem influenciar os gargalos sazonais, o cronograma de produção, o planejamento de capacidade e o cronograma geral de produção. 

Aprender a acompanhar e analisar essas mudanças nos negócios é um dos principais fundamentos da gestão de operações. Como gestor de operações, você também deve dedicar tempo para entender como essas mudanças podem afetar o cronograma de produção e os processos de Business.

Gestão da cadeia de suprimentos

Uma cadeia de suprimentos é a organização de pessoas, Business e informações necessárias para criar um produto. Entender como a sua cadeia de suprimentos funciona é especialmente importante se o seu produto requer matérias-primas de fontes externas, pois esses recursos afetam diretamente a produção de bens.

Se a cadeia de suprimentos for interrompida, isso pode afetar muito as operações normais do negócio. Um gerente de operações excepcional não apenas monitora a cadeia de suprimentos, mas também evita proativamente os gargalos. Para isso, use as habilidades de resolução de problemas para evitar problemas na cadeia de suprimentos e manter o processo de produção fluindo. Isso ajuda a manter os lucros altos, apesar de quaisquer problemas de gestão da cadeia de suprimentos.

Entenda o desenvolvimento de produtos

O desenvolvimento de produtos refere-se a todo o processo de concepção e criação de um produto final que será entregue ao consumidor final. Embora um gerente de operações não seja responsável pela criação do produto em si, ele precisa saber como os produtos são feitos do começo ao fim. Essa responsabilidade também é conhecida como gestão da produção. Dependendo da estrutura da sua empresa, ela geralmente cabe ao gestor de operações oficial ou a alguém especificamente responsável pela gestão da produção. 

Além de saber como um produto é desenvolvido, os gerentes de operações precisam acompanhar o desempenho do produto no mercado. Isso os ajuda a informar qualquer tomada de decisão no futuro para garantir que o produto atenda à demanda do cliente.

Gestão de entregas

Nesse contexto, a gestão de entregas refere-se à entrega do produto final ao consumidor final e à garantia de que ele atenda aos requisitos de satisfação do cliente. Para isso, é preciso primeiro entender os processos de controle de qualidade, a garantia geral de qualidade e outras formas de gestão da qualidade. 

Parte da gestão de entregas é implementar fluxos de trabalho de revisão para garantir que os produtos entregues estejam de acordo com os padrões da empresa. Além disso, os gerentes de operações garantem que o produto final chegue ao consumidor final de maneira segura e eficiente. Isso pode incluir a revisão da logística de envio e embalagem, ou até mesmo o trabalho com o cliente final para garantir que ele esteja satisfeito com o produto.

Competências de um gestor de operações

Os profissionais de gestão de operações precisam de habilidades específicas para cumprir as muitas responsabilidades da sua função. Apresentamos a seguir algumas das habilidades que os gerentes de operações têm. 

Habilidades organizacionais

Os gerentes de operações são gerentes de projetos de todo um processo de produção. Eles conhecem os detalhes de cada passo que entra nos sistemas de produção e precisam manter todas essas informações organizadas. Isso é especialmente importante quando os gestores de operações compartilham essas informações de forma interdisciplinar. Usar ferramentas de gestão do trabalho pode ajudar a manter todas as informações importantes organizadas para todas as partes interessadas. As ferramentas de gestão do trabalho podem ajudar a atribuir tarefas a proprietários específicos e manter as datas de conclusão claras, para que haja um único ponto de referência para todos na equipe.

Habilidades de coordenação

Os gerentes de operações precisam saber como levar um projeto de uma etapa para a outra sem percalços. Isso inclui coordenar equipes interdisciplinares, otimizar a automatização e atender às demandas dos clientes. Se os insumos (recursos como dinheiro, pessoas ou horas trabalhadas) superarem os resultados (entregas que se espera produzir), o gestor de operações pode sugerir a otimização do processo em algum ponto da linha de produção. Além disso, certifique-se de coordenar as mudanças com as principais partes interessadas para garantir clareza, impulsionar a otimização e apoiar a melhoria contínua. 

Facilidade interpessoal

Os gerentes de operações interagem com muitas pessoas diferentes, desde prestadores de serviços externos até o diretor de operações da empresa. Para garantir uma comunicação eficaz no trabalho, diferencie as atualizações em tempo real dos relatórios assíncronos. Isso pode ajudar os membros da equipe a entender quais informações são mais importantes para eles no momento da leitura. Preste atenção à comunicação não verbal e use a escuta ativa para garantir que você entenda com precisão cada parte interessada. Se necessário, considere também desenvolver as suas habilidades de resolução de conflitos, pois você pode se deparar com conflitos que precisam ser resolvidos durante o trabalho diário.  

Também é importante estabelecer e manter parcerias consistentes com os fornecedores. Os gestores operacionais podem fazer isso conectando-se regularmente com fornecedores externos com quem trabalham. Criar laços fortes com fornecedores de alta qualidade pode dar ao seu Business uma vantagem competitiva. Seja com descontos em matérias-primas ou prioridade nos pedidos, a criação de parcerias pode ajudar o seu Business a longo prazo.

Conceitos básicos da tecnologia relevante

Embora um gestor de operações não precise necessariamente ser um especialista em tecnologia, você precisará conhecer os fundamentos da tecnologia que a sua empresa usa. Se a sua equipe usa um software específico para sistemas de informação, inventário, gestão de linha de produção ou coordenação interdisciplinar, certifique-se de saber como usar essas plataformas.

Quatro teorias de gestão de operações

Não há uma maneira correta de gerir as operações. Felizmente, as empresas desenvolveram diferentes metodologias de gestão de operações para ajudar as operações de negócios a funcionar sem problemas. Confira estas quatro teorias de gestão de operações para começar.

Redesenho de processos corporativos (BPR)

O redesenho de processos corporativos é o ato de analisar e projetar fluxos de trabalho e processos dentro de uma empresa. A meta aqui é otimizar os processos para aumentar a eficiência, melhorar os lucros e reduzir o excesso. 

As métricas de sucesso de uma RPN geralmente estão relacionadas à lucratividade. Para executar efetivamente um RPN, defina metas claras e identifique claramente quais partes do processo você gostaria de melhorar. Depois de implementar o BPR, certifique-se de se conectar com as partes interessadas para avaliar a sua eficácia. Por exemplo, se uma equipe implementa uma RPN com a meta de aumentar o número de produtos por dia, ela pode medir facilmente a sua eficácia comparando a diferença de produtos produzidos em um dia antes de implementar a RPN e depois.

Sistemas de fabricação reconfiguráveis

Os sistemas de manufatura reconfiguráveis são sistemas modulares que permitem mudanças rápidas em resposta a uma mudança repentina no mercado. Esse tipo de sistema permite que as empresas modifiquem rapidamente os seus processos em resposta à concorrência. 

Um dos benefícios de um sistema de manufatura reconfigurável é a sustentabilidade. Muitas vezes, os sistemas de manufatura reconfiguráveis criam produtos que estão na mesma categoria. Tomemos a pandemia da COVID-19 como exemplo: uma empresa têxtil que criou roupas sustentáveis poderia ter redirecionado seus sistemas para fabricar máscaras faciais quando a demanda aumentou. 

Six Sigma

O Six Sigma é um tipo de metodologia de gestão de operações que se concentra na melhoria de processos. A meta do Six Sigma é garantir que 99,9997 % (sim, você leu corretamente) dos produtos desenvolvidos pelo processo estejam livres de quaisquer defeitos. 

O Six Sigma foi desenvolvido pelo engenheiro americano Bill Smith quando ele trabalhava para a Motorola em 1986. O termo vem da estatística, especificamente do campo do controle estatístico de qualidade. Existem duas metodologias principais do Six Sigma: DMAIC e DMADV. 

O DMAIC é usado para otimizar os processos existentes. A sigla DMAIC significa:

• Definir o sistema.

• Medir os principais aspectos dos processos atuais.

• ​Analisar os dados e verificar a causa e o efeito.

• Melhorar ou otimizar os processos atuais com base na análise de dados.

• Controlar os processos de estado futuro.

O DMADV é usado para criar novos produtos ou designs de processos. Também é conhecido como DFSS (Design for Six Sigma). A sigla inglesa DMADV significa:

• Definir metas de design que sejam consistentes com as demandas do cliente.

• Medir e identificar características específicas que são críticas para a qualidade (CTQ).

• Analisar para desenvolver e projetar alternativas.

• Projetar uma alternativa aprimorada.

• Verificar o projeto e configurar as execuções-piloto.

Manufatura enxuta

A manufatura enxuta é um processo de eliminação sistemática de desperdícios dentro do processo de fabricação. Esta metodologia é uma forma de melhoria contínua. Com base na filosofia japonesa do kaizen, os processos lean visam eliminar três tipos de desperdício: muda, mura e muri. 

• Muda (desperdício): práticas que consomem recursos mas não agregam valor.  

• Mura (inconstância): ocorre quando há excesso de produção, com a geração de desperdício. 

• Muri (sobrecarga): ocorre quando os recursos estão sob elevado estresse. 

Ao eliminar esses três tipos diferentes de desperdício, os processos de manufatura enxuta visam atingir o pico de eficiência, resultando em maiores lucros.

Organize os fluxos de trabalho com um software de gestão do trabalho

A gestão de operações requer organização e uma compreensão profunda dos diferentes fluxos de trabalho. Simplifique a gestão das operações usando um dos nossos modelos prontos. Confira o modelo de plano de projeto de operações da Asana.