O que é 8D? Um modelo para a resolução eficiente de problemas

Você passou meses supervisionando o desenvolvimento do mais novo projeto da sua empresa. Desde o início, planejamento e execução, você tem certeza de que este pode ser o seu melhor trabalho até agora.

Até que o feedback começa a chegar.

Não há como amenizar: as coisas nem sempre saem conforme o planejado. Mas problemas de produção ou de processo não são motivo para jogar a toalha. Em vez disso, concentre-se em aprimorar as suas habilidades de resolução de problemas para encontrar uma solução que impeça que isso aconteça novamente. 

O método 8D de resolução de problemas enfatiza a importância do trabalho em equipe não apenas para resolver os problemas do processo, mas também para evitar que novos problemas ocorram. Neste guia, explicaremos o que é o 8D, como usar essa metodologia e os benefícios que ela pode trazer para você e a sua equipe. Além disso, você terá um modelo 8D para facilitar a resolução do seu problema. 

O que é o 8D?

O método das oito disciplinas (8D) é uma abordagem de resolução de problemas que identifica, corrige e elimina problemas recorrentes. Ao determinar as causas principais de um problema, os gerentes podem usar esse método para estabelecer uma ação corretiva permanente e evitar problemas recorrentes. 

Introduzido pela primeira vez pela Ford, o método 8D oferece uma maneira consistente de identificar um problema e uma solução, tornando-o ideal para a aprendizagem organizacional. Muitos campos diferentes usam esse método para auxiliar na melhoria de produtos e processos.

Como usar o método 8D?

O método 8D é uma estratégia comprovada para evitar danos de longo prazo causados por problemas recorrentes. Se você está percebendo problemas no seu fluxo de trabalho ou nos seus processos, então é um bom momento para experimentar este método de resolução de problemas. 

Para concluir uma análise 8D, siga “as oito disciplinas” para construir uma análise estatística do problema e determinar a melhor solução.

As oito disciplinas da resolução de problemas

8D significa as oito disciplinas que você usará para estabelecer um relatório 8D. Como você pode notar, este esboço começa com zero, o que perfaz nove disciplinas no total. O “estágio zero” foi desenvolvido posteriormente como um estágio de planejamento inicial. 

Para ilustrar essas etapas, imagine que a sua organização tenha experimentado um declínio na inovação e na produtividade da equipe no ano passado. As partes interessadas perceberam isso e querem ver mudanças implementadas nos próximos seis meses. A seguir, usaremos o processo 8D para descobrir uma solução que eleve o moral.

D0: Preparar e planejar

Antes de iniciar o processo de resolução de problemas, avalie o problema que você quer resolver. Compreender o contexto do problema ajudará a identificar a causa raiz nas etapas posteriores. 

Reúna informações sobre como o problema afetou um processo ou produto e quais podem ser as consequências mais graves. O planejamento pode incluir:

• Coletar dados

• Determinar os pré-requisitos para resolver o problema

• Coletar feedback de outras pessoas envolvidas

Se olharmos para o nosso exemplo, talvez seja interessante descobrir se essa queda no ânimo abrange toda a organização ou apenas alguns departamentos. Considere entrevistar alguns funcionários de diferentes departamentos e níveis de gestão para obter alguma perspectiva. Em seguida, determine quais conhecimentos e habilidades serão necessários para resolver essa queda na produtividade. 

D1: Formar uma equipe

Crie uma equipe interdisciplinar composta por pessoas que tenham conhecimento dos vários produtos e fluxos de trabalho envolvidos. Esses membros da equipe devem ter as habilidades necessárias para resolver o problema e implementar ações corretivas. 

As etapas desta disciplina podem incluir:

• Nomear um líder de equipe

• Desenvolvimento e implementação de diretrizes da equipe

• Determinar as metas e prioridades da equipe

• Atribuição de funções individuais

• Organizar atividades de formação de equipes

No nosso exemplo, uma equipe sólida seria composta por pessoas com experiência em primeira mão com os problemas, como representantes de todos os departamentos e pessoas-chave próximas ao trabalho no âmbito da oficina. Você também pode chamar alguém do departamento de RH para ajudar a projetar e implementar uma solução. Mais importante ainda, certifique-se de que as pessoas escolhidas queiram se envolver e contribuir para a solução.

D2: Identifique o problema

Você já deve ter uma boa compreensão do problema, mas esta fase visa dividi-lo em termos claros e quantificáveis, identificando os cinco Ws e dois Hs (5W2H):

• Quem relatou o problema pela primeira vez?

• Do que se trata o problema?

• Quando ocorreu e com que frequência?

• Onde ocorreu (em relação ao setor, fornecedor, máquina ou linha de produção envolvida)?

• Por que é importante resolver o problema?

• Como o problema foi detectado pela primeira vez?

• Quantas peças/unidades/clientes foram afetados?

Use os insights da sua equipe para responder a essas perguntas. A partir do nosso exemplo, a sua equipe pode concluir que: 

• Os funcionários se sentem sobrecarregados com o presente volume de trabalho. 

• Não há estrutura ou oportunidade reais de compartilhar novas ideias.

• Os gestores não tiveram treinamento para reuniões ou ambientes de inovação.

• Os funcionários insatisfeitos sabem que podem alcançar mais — e querem alcançar mais — mesmo que pareçam desinteressados.

Depois de responder a essas perguntas, registre uma declaração oficial do problema para descrevê-lo. Se possível, inclua fotos, vídeos e diagramas para garantir que todas as partes tenham uma compreensão clara do problema. Também pode ser útil criar um fluxograma do processo que inclua várias etapas relacionadas à descrição do problema.

D3: Desenvolver um plano de contenção provisório

Assim como esperamos que os primeiros socorros cheguem rapidamente após um acidente, a sua equipe deve tomar medidas imediatas para garantir que o problema seja contido, especialmente se ele estiver relacionado à segurança do cliente. 

Um plano de contenção provisório fornecerá uma solução temporária para isolar o problema dos clientes enquanto sua equipe trabalha para desenvolver uma ação corretiva permanente. Esse paliativo ajudará a manter os seus clientes informados e seguros, e a sua reputação intacta.

Como suas descobertas revelaram que os trabalhadores estavam sobrecarregados e os gerentes não tinham treinamento, sua equipe sugere agendar algumas sessões de treinamento obrigatórias para os líderes de cada departamento, abordando a gestão do tempo e do estresse e o combate ao burnout. Também é recomendável fazer uma apresentação descrevendo os tópicos desse treinamento para que os principais gerentes e partes interessadas se interessem e se preparem para as mudanças positivas que estão por vir. 

D4: verificar a causa-raiz e os pontos cegos

Consulte as suas descobertas e a equipe sobre como o problema pode ter ocorrido. A análise da causa raiz do problema envolve o mapeamento de cada causa raiz potencial em relação à declaração do problema e aos dados de teste relacionados. Certifique-se de testar todas as causas em potencial: um brainstorming confuso e análises desleixadas podem fazer com que você ignore informações vitais. 

No nosso exemplo, concentre-se na parte “por quê” do 5W2H. Você e a sua equipe identificam seis causas-raiz:

• Os gestores nunca tiveram nenhum treinamento

• Há falta de confiança e segurança psicológica

• Os funcionários não entendem os objetivos e metas

• A comunicação é ruim

• A gestão do tempo é ruim

• Os funcionários não têm confiança

Além de identificar as causas principais, tente identificar onde você detectou o problema pela primeira vez no processo e por que ele passou despercebido. Isso é chamado de ponto de fuga, e pode haver mais de um. 

D5: Escolher as ações corretivas permanentes

Trabalhe com a sua equipe para determinar a solução mais provável para remover a causa raiz do problema e resolver os problemas com os pontos de escape. Confirme quantitativamente que as ações corretivas permanentes (PCA) selecionadas resolverão o problema para o cliente. 

As etapas para escolher uma ACP podem incluir:

• Determinar se você precisa de mais experiência

• Garantir que os 5W2Hs sejam definidos corretamente

• Realizar uma análise de decisão e avaliação de riscos

• Considerar medidas alternativas

• Coletar evidências para provar que a ação corretiva permanente será eficaz

Sua equipe decide implementar o treinamento usado no plano provisório para todos os funcionários, com oficinas mensais em toda a empresa sobre como melhorar o bem-estar. Você também planeja implementar reuniões, sessões de inovação e treinamento de assessoria de equipe para os gestores. Por fim, você sugere a adoção de um software para melhorar a comunicação e a colaboração. 

D6: Implementar as ações corretivas

Depois que todas as partes chegarem a um acordo sobre uma solução, o próximo passo é criar um plano de ação para remover as causas-raízes e os pontos cegos. Quando a solução estiver em vigor, você pode remover as ações de contenção provisórias.

Depois de ver o sucesso do treinamento na fase intermediária, as partes interessadas aprovam todas as ações corretivas propostas pela equipe. O representante do RH também planeja implementar verificações periódicas de bem-estar dos funcionários para monitorar a motivação deles.

Para garantir que a sua ação corretiva tenha sido bem-sucedida, monitore os resultados, o cliente ou o feedback dos funcionários por um longo período e anote quaisquer efeitos negativos. A implementação de “controles”, como as verificações de bem-estar dos funcionários, ajudará a validar se a sua solução está funcionando ou se é preciso fazer mais. 

D7: Tomar medidas preventivas

Um dos principais benefícios do uso do método 8D é a capacidade aprimorada de identificar as mudanças sistemáticas necessárias para evitar que problemas futuros ocorram. Procure maneiras de melhorar os seus sistemas de gestão, métodos operacionais e procedimentos para não apenas eliminar o problema atual, mas também impedir que problemas semelhantes se desenvolvam mais tarde.

Com base no nosso exemplo, o treinamento que a sua equipe sugeriu agora foi adotado no novo currículo de integração de gestores. Cada gerente agora tem um “sistema de reuniões” que deve ser seguido em todas as reuniões, e as cargas de trabalho e os projetos são geridos como uma equipe dentro do novo software de colaboração. A inovação está melhorando e o moral está no auge!

D8: Comemorar com a equipe

O método 8D de resolução de problemas é impossível de realizar sem membros dedicados da equipe e colaboração de primeira linha. Depois que as notas, lições, pesquisas e dados de teste forem documentados e salvos, parabenize os seus colegas de equipe pelo trabalho bem-feito! Faça um esforço para reconhecer cada indivíduo pela sua contribuição para descobrir uma solução bem-sucedida.

Modelo e exemplo de relatório 8D

Confira o nosso modelo de relatório 8D abaixo para ajudar a registrar as suas descobertas enquanto percorre as oito disciplinas de resolução de problemas. Este é um relatório formal que pode ser usado como meio de comunicação dentro das empresas, o que contribui para uma resolução de problemas transparente que pode ser aplicada a toda a cadeia de produção ou processo.

Vantagens de usar o método 8D

O método 8D é uma das estratégias de resolução de problemas mais populares por um bom motivo. A sua força reside no trabalho em equipe e nas análises baseadas em fatos para criar uma cultura de melhoria contínua, tornando-o uma das ferramentas mais eficazes para os gestores de qualidade. Os benefícios do uso do método 8D incluem: 

• Melhoria das habilidades de resolução de problemas orientadas para a equipe, em vez de depender de um indivíduo para fornecer uma solução

• Maior familiaridade com uma estrutura de resolução de problemas

• Melhor compreensão de como usar ferramentas estatísticas básicas para a resolução de problemas

• Comunicação aberta e honesta nas discussões de resolução de problemas

• Prevenção de problemas futuros por meio da identificação de pontos fracos e soluções do sistema

• Melhoria da eficácia e eficiência na resolução de problemas

Melhor colaboração = melhor resolução de problemas

Não importa o quão bom você seja como gestor, problemas de produção e processo são inevitáveis. É a forma como você os resolve que distingue o bom do ótimo. O método 8D de resolução de problemas permite não apenas resolver o problema em questão, mas também aprimorar a colaboração da equipe, melhorar os processos e evitar que problemas futuros surjam. 

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