O que é um patrocinador de projeto? Detalhamento da função e dos deveres

O patrocinador do projeto, ou patrocinador executivo, é uma pessoa ou um grupo de pessoas no nível da alta administração. Eles são responsáveis pelo sucesso de um projeto e fornecem a orientação e os recursos necessários à equipe e ao gestor do projeto. Idealmente, os patrocinadores do projeto proporcionam alta sustentabilidade, planejamento estratégico e implementação bem-sucedida dos objetivos do projeto.

O patrocinador do projeto está acima do gestor do projeto. Na maioria dos casos, o patrocinador é quem defendeu o projeto e está no quadro desde o primeiro dia.

Abordaremos as principais responsabilidades e deveres de um patrocinador de projeto, como ele apoia o gestor de projeto durante todo o ciclo de vida de um projeto e esclareceremos as diferenças entre as partes interessadas e os patrocinadores do projeto.

Responsabilidades do patrocinador de projeto

Os patrocinadores de projetos são geralmente executivos de nível sênior. Muitas vezes, eles estão logo abaixo do nível do quadro e envolvidos em vários projetos ao mesmo tempo. Um patrocinador de projeto tem três responsabilidades principais:

• Visão e pessoas: alinhar o projeto às metas, estratégias e objetivos do negócio.

• Governança: garantir o lançamento e a execução adequados do projeto.

• Valor e benefícios: gerir riscos e mudanças, garantindo a qualidade do projeto.

Quando detalhamos essas categorias, é possível ver as diferentes responsabilidades de um patrocinador de projeto:

• Selecionar o gestor certo para o projeto e orientá-lo durante todo o processo.

• Negociar o financiamento e atuar como porta-voz do gestor do projeto perante a alta administração.

• Participar do planejamento inicial do projeto e do desenvolvimento do escopo e dos termos de abertura de projeto.

• Definir os critérios de sucesso do projeto e obter a adesão das partes interessadas.

• Promover o valor do projeto e garantir que ele tenha os recursos necessários para ter sucesso.

• Apoiar o gestor do projeto com conhecimento e orientação.

• Manter uma comunicação contínua entre o gestor de projetos, a equipe e as partes interessadas.

• Revisar as alterações no ambiente do projeto (por exemplo, cronogramas, tarefas, prioridades, etc.) e gerir os riscos à medida que surgirem.

Deveres do patrocinador do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto

O patrocinador do projeto está envolvido nele do início ao fim, o que significa que ele tem uma variedade de tarefas, responsabilidades e deveres ao longo do ciclo de vida do projeto. Tanto o gestor do projeto quanto o patrocinador devem estar cientes das responsabilidades do patrocinador, para que todos permaneçam dentro das suas atribuições e cumpram o que lhes é solicitado. 

Início

• Nomear um gestor de projetos e um comitê diretor. Um comitê de direção geralmente consiste em gestores de alto nível e partes interessadas que podem fornecer aconselhamento durante todo o ciclo de vida do projeto. Como os membros de um comitê de direção não estão ativamente envolvidos no projeto, eles podem manter uma perspectiva geral e fornecer orientação e supervisão valiosas sobre o progresso do projeto.

• Defina o sucesso e os entregáveis do projeto . O patrocinador do projeto também deve assegurar que esses objetivos tenham sido comunicados adequadamente e que todos na equipe os entendam.

• Organize e exponha as tarefas em um núcleo de referência, como uma ferramenta de gestão de projetos, para que estejam disponíveis a todos no projeto.

• Monitorar as atividades de iniciação e oferecer suporte quando necessário. É fundamental garantir que todos na equipe do projeto estejam fazendo o que devem fazer para que o projeto possa ser executado sem problemas mais tarde.

• Fornecer feedback para os documentos de início do projeto, que podem incluir um termo de abertura de projeto, caso de negócios ou estudo de viabilidade, para garantir que o projeto seja aprovado pelas partes interessadas executivas.

• Verificar o escopo do projeto para garantir que as metas e objetivos sejam realistas e evitar desvios de escopo.

• Promotor do projeto durante a reunião inicial e preparação para apoiar o gestor de projetos se surgirem dúvidas da equipe.

Planejamento

• Observar e ajustar os planos do projeto para garantir datas de entrega realistas.

• Atuar como ponto de contato do gestor de projetos para desafios e problemas de escalonamento.

• Monitorar a eficácia da equipe do projeto e a dinâmica do grupo e comunicar vitórias ou oportunidades ao gestor do projeto.

• Revise o registro RAID (riscos, suposições, problemas e dependências). Este registro é um importante documento de planejamento do projeto que lista os possíveis riscos que podem afetar o projeto, as suposições que você tem sobre o progresso ou o resultado do projeto, os problemas que podem surgir durante o ciclo de vida do projeto e as dependências nas quais o projeto se baseia (por exemplo, informações de um especialista).

• Verificar se o plano do projeto contém requisitos de qualidade, entregáveis claros e marcos do projeto bem planejados. Em última análise, o patrocinador aprovará todos os requisitos do projeto.

Execução

• Trabalhe com o gestor do projeto para estabelecer limites saudáveis entre o gestor e o patrocinador, bem como entre o patrocinador e a alta administração (e evite a microgestão). É importante que o patrocinador confie no gestor do projeto para liderar a equipe durante o projeto e que peça o apoio do patrocinador quando necessário.

• Atenda às necessidades do projeto para apoiar a equipe e o gestor. Podem ser recursos como hardware ou software, financiamento adicional ou mais pessoas para apoiar a equipe do projeto.

• Certifique-se de que os líderes seniores tenham acesso aos relatórios de status do projeto para que possam se manter atualizados conforme necessário. Esses relatórios também precisam ser atualizados regularmente (semanal, mensal ou trimestralmente, dependendo da natureza do projeto).

• Implementar processos de controle de mudanças conforme necessário para reduzir o desvio de escopo.

Desempenho

• Avalie o progresso do projeto e forneça feedback quando apropriado. Dependendo da natureza do projeto, pode ser útil agendar reuniões de revisão semanais, mensais ou trimestrais para avaliar o progresso e ajustar prazos ou Metas.

• Incentive o gestor do projeto e a equipe a encontrar as suas próprias soluções para os problemas que surgirem. Liderar pelo exemplo e modelar boas estratégias de resolução de problemas.

• Identificar, abordar e resolver as causas principais dos  problemas que surgirem.

• Atualize o registro RAID com frequência para acomodar as mudanças no projeto ao longo do seu ciclo de vida.

• Reconhecer a finalização dos principais marcos do projeto. É importante celebrar esses marcos para reconhecer o esforço e o impacto da equipe.

Encerramento

• Avalie o desempenho do projeto com base nos critérios de sucesso previamente definidos. Esses dados serão importantes para a próxima retrospectiva pós-projeto, quando se discutirá o desempenho do projeto.

• Assegurar uma entrega bem-sucedida do projeto ao cliente. Esta etapa marca o fim do projeto, pois todos os entregáveis estão agora nas mãos do cliente.

• Participe ou conduza uma sessão de retrospectiva ou de lições aprendidas para discutir os sucessos e fracassos do projeto. Incentive o gestor do projeto a documentar essas lições para projetos futuros. 

• Garantir a finalização da aprovação do projeto. Isso inclui dispensar a equipe do projeto, mas também concluir quaisquer formalidades legais. 

Essas funções podem variar de acordo com a intensidade e a complexidade do projeto em questão, mas, independentemente disso, o envolvimento e a importância de um patrocinador não devem ser subestimados.

Patrocinador do projeto vs. parte interessada do projeto

Embora os dois termos pareçam muito semelhantes, os patrocinadores e os participantes do projeto desempenham duas funções muito diferentes.

Uma parte interessada pode ser qualquer pessoa afetada pelo projeto, desde membros da equipe do projeto até pessoas que não estão ativamente envolvidas no processo do projeto. As partes interessadas podem ser investidores, colegas, clientes ou superiores.

Um patrocinador de projeto, por outro lado, geralmente não é apenas parte da organização, mas também responsável pelo projeto. Ele é responsável pelo sucesso geral do projeto e, normalmente, define e garante o sucesso do projeto. Dependendo do projeto, o patrocinador também atuará frequentemente como mentor do gestor do projeto.

Patrocinador de projeto vs. gestor de projeto

Tanto o patrocinador quanto o gestor do projeto estão altamente envolvidos no projeto e são responsáveis pelo resultado e pelo sucesso. O patrocinador do projeto é o ponto de contato entre a equipe executiva da organização e o gestor do projeto; o gestor do projeto é o ponto de contato entre o patrocinador e a equipe do projeto. 

A função do gestor de projetos é organizar, acompanhar e, em última instância, liderar a equipe na execução do trabalho dentro de um projeto. O gestor de projetos é o líder diário da equipe, responsável por monitorar os recursos e a carga de trabalho, supervisionar a finalização das tarefas e informar as partes interessadas sobre o progresso do projeto. Se necessário, o gestor de projeto pode solicitar apoio adicional ao patrocinador. Sua função também é ficar de olho nas metas e expectativas para alertar o patrocinador do projeto quando houver um desalinhamento entre o cronograma e as datas estimadas.

Colaboração entre o patrocinador e o gestor do projeto

A relação entre o patrocinador e o gestor do projeto pode determinar o resultado do projeto. Definir claramente as expectativas, manter uma comunicação frequente e ter confiança mútua são fatores necessários para garantir um projeto bem-sucedido.

A transparência ajuda a acelerar a confiança. Quando vocês informam à equipe o que está acontecendo e o que estão pensando, vocês estão simultaneamente construindo credibilidade nos seus relacionamentos. Quando você pergunta o que eles pensam e incorpora essas ideias aos seus planos, está construindo um senso de propósito compartilhado.”

Dependendo da complexidade do projeto e da experiência do gestor, o patrocinador pode optar por uma abordagem mais prática ou decidir se envolver mais e apoiar, orientando o gestor e a equipe nas etapas e tarefas individuais do projeto. Idealmente, o patrocinador do projeto atua como um mentor para o gestor do projeto.

Colabore em tempo real para o sucesso do projeto

Os gestores e os patrocinadores de projetos dependem uns dos outros para executar os projetos com sucesso. Para ajudar ambas as partes a acompanhar as suas responsabilidades, tarefas e metas, é essencial contar com um software de colaboração confiável. A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho projetada para ajudar as equipes a gerir o trabalho e atingir as suas metas. Com a Asana, vocês podem manter uns aos outros atualizados em tempo real e nunca deixar nada passar despercebido.