Melhores softwares e ferramentas de colaboração para equipes

Quando se trata de ideias, projetos e fluxos de trabalho complexos, não devemos trabalhar sozinhos. Os projetos que têm o maior impacto na sua empresa raramente são o resultado de uma única pessoa. Na maioria das vezes, os projetos precisam de colaboração interdisciplinar para serem bem-sucedidos, com pessoas de diferentes equipes, departamentos e funções trabalhando juntas para produzir o melhor trabalho possível. Mas, embora a colaboração seja essencial para o nosso trabalho mais importante, coordenar todas essas diferentes partes interessadas é um desafio. É aí que entra o software de colaboração.

O software de colaboração simplifica o trabalho interdisciplinar. De plataformas robustas que apoiam organizações empresariais a ferramentas de comunicação simples, o melhor software de colaboração conecta o trabalho entre as equipes para resolver os desafios do trabalho interdisciplinar. 

O que é um software de colaboração?

O software de colaboração é uma ferramenta digital que ajuda a conectar e trabalhar com outras pessoas. Isso pode ocorrer de maneiras básicas, como em plataformas de mensagens e e-mails, ou por meio de fluxos de trabalho mais complexos. Diferentes softwares de colaboração ajudarão a resolver diferentes desafios interdisciplinares. Por exemplo, as plataformas de mensagens facilitam a comunicação com as equipes, a gestão digital de tarefas ajuda a organizar as ações com parceiros externos, e as plataformas corporativas oferecem um sistema completo de gestão do trabalho. 

Na sua melhor forma, o software de colaboração permite que você faça tudo isso (e muito mais) em um único espaço. O software de colaboração nunca deve ser apenas mais um item na lista de ferramentas tecnológicas. As ferramentas de colaboração certas ajudarão a reduzir a quantidade de aplicativos necessários e devem se concentrar em resolver o problema mais importante: como nos conectamos de uma forma que nos ajude a trabalhar melhor, mais rápido e com mais eficiência em conjunto.

Você precisa de um software de colaboração em equipe?

A resposta é simples: sim, principalmente se você trabalha com várias equipes. As grandes empresas são divididas em departamentos, equipes e indivíduos. As iniciativas mais importantes da empresa envolvem membros de diferentes departamentos que reúnem as suas habilidades para atingir uma Meta. O software de colaboração ajuda a fazer exatamente isso: permitir que indivíduos de toda a organização trabalhem como uma equipe de projeto unificada, independentemente do departamento em que estejam.

Mesmo que o seu trabalho pareça completamente solitário, você provavelmente ainda depende de outras pessoas para aprovações, atribuições ou recursos. Em suma, todos podem se beneficiar do software de colaboração, seja para organizar sessões simples de brainstorming ou para trabalhar em fluxos de trabalho altamente complexos.

Os benefícios das ferramentas de colaboração on-line

• Facilita o trabalho interdisciplinar em equipe: hoje em dia, ninguém trabalha sozinho. O uso de um software de colaboração permite que todas as equipes trabalhem de forma mais rápida e eficiente com outros departamentos da empresa.

• Permite o trabalho assíncrono: um software que ofereça suporte ao trabalho assíncrono é especialmente importante para grandes organizações globais. Essas empresas multifacetadas precisam de uma ferramenta que ajude as equipes a se comunicar e colaborar em projetos, mesmo quando estão em locais diferentes ou têm horários variados.

• Conecta equipes distribuídas: no ambiente de trabalho distribuído de hoje, é mais importante do que nunca ter uma plataforma onde a equipe possa se reunir em diferentes fusos horários e locais de escritório.

• Tornam o trabalho acessível: compartilhar dados, projetos e tarefas entre as equipes é crucial para a colaboração. O software simplifica o armazenamento e o compartilhamento de informações, para que todos possam acessar facilmente os recursos de que precisam. Além disso, uma boa ferramenta de colaboração garante que as informações também sejam compartilhadas dentro do contexto para que as pessoas se atualizem rapidamente.

• Protege informações confidenciais: o software de colaboração certo dá a você a confiança de que o seu trabalho está seguro e protegido, mesmo durante a colaboração. Você deve sempre ter o mesmo alto nível de segurança, quer as partes interessadas estejam sentadas do outro lado da sala ou se você estiver trabalhando com um parceiro externo.

• Exibe as informações do aplicativo em um só lugar: alternar entre diferentes aplicativos e procurar informações em diferentes espaços é uma grande perda de tempo. Ao agilizar a comunicação, o trabalho e a colaboração em uma única ferramenta, você recupera os seus recursos mais valiosos: tempo, espaço mental e energia.

Os 11 melhores softwares e ferramentas de colaboração em equipe

Não existe um software de colaboração ideal, mas sim o ideal para você. Você opera um negócio corporativo? Você precisará de uma plataforma altamente funcional e adaptável. Mas, se você só precisa de documentos dinâmicos para trocar ideias, pode usar uma ferramenta mais simples para atender às suas necessidades. 

Independentemente das necessidades do seu negócio, há um software de colaboração nesta lista que aumentará a sua produtividade, aprimorará a comunicação e conectará melhor as suas equipes. Continue lendo para descobrir qual software é o melhor para você. 

1. Asana: a melhor plataforma de colaboração para equipes interdisciplinares de empresas

No nível corporativo, você opera com centenas, milhares ou centenas de milhares de funcionários espalhados por diferentes fusos horários. Isso significa que você precisa de uma plataforma totalmente operacional que conecte cada indivíduo, equipe, trabalho e Meta uns aos outros. 

A Asana tem todos os recursos de colaboração que a sua empresa precisa para facilitar e aproveitar a colaboração interdisciplinar, incluindo: 

• Conexão da equipe: conecte equipes, diferentes departamentos, tarefas de trabalho e as maiores metas da empresa. Com a Asana, você pode centralizar a sua empresa para colaborar com facilidade.

• Gestão de tarefas: monitore e administre tarefas que vivem em múltiplos projetos. Quando você fizer alterações em uma tarefa de um projeto, elas serão refletidas em todos os projetos em tempo real.

• Automatizações: use as automatizações para padronizar e delegar o trabalho, criar processos e comunicar-se sobre o trabalho mais complexo em tempo real.

• Integrações: mais de 260 integrações permitem que você construa uma plataforma completa. Conecte todas as suas ferramentas favoritas num só lugar.

• Gestão de projetos: a Asana vai além das ferramentas tradicionais de gestão de projetos e inclui tudo o que você precisa para supervisionar, comunicar e concluir projetos complexos com sucesso.

• Base de conhecimento: use a Asana como um sistema de registro, para que todos na empresa saibam sempre o que está sendo feito e por quê.

• Segurança: monitore as permissões, proteja o armazenamento na nuvem e automatize as atualizações, tudo dentro da Asana.

2. Slack: a melhor opção para a comunicação da equipe

O Slack é uma ferramenta de comunicação de primeira linha que reduziu a dependência do e-mail. Ele oferece mensagens instantâneas rápidas e seguras, alojadas em “espaços de trabalho”. Os clientes que o adoram dizem que é fácil de usar e que é fácil configurar canais específicos para as equipes se comunicarem sobre diferentes tópicos, projetos e interesses não relacionados ao trabalho. O design facilita e torna mais agradável a conexão, o que é especialmente importante para equipes distribuídas.

3. Google Workspace: o melhor para colaborar em documentos

Se você já trabalhou em um documento e viu que o seu chefe revisou uma versão diferente e desatualizada, sabe por que muitas equipes recorreram ao Google Workspace. Os documentos interativos oferecem a flexibilidade de fazer edições e sugestões em tempo real, reduzindo erros. Além disso, os clientes dizem que o armazenamento em nuvem do Google Drive é fácil de configurar e começar a usar imediatamente.

4. Trello: o melhor para colaboração em tarefas

A interface do Trello, no estilo quadro Kanban, facilita a colaboração em tarefas específicas. De propriedade da Atlassian, o Trello usa cartões que podem ser agrupados em diferentes quadros para criar listas de pendências visuais. Os usuários dizem que é ótimo para indivíduos, pequenas equipes ou fluxos de trabalho simples, embora seus usos sejam limitados quando você precisa de projetos e fluxos de trabalho mais complexos. 

5. Notion: o melhor para trabalhos assíncronos simples

O Notion facilita a comunicação e a conexão em documentos assíncronos ou arquivos armazenados. Isso é especialmente útil para equipes distribuídas, onde você pode estar editando um documento em um fuso horário e recebendo feedback de outro membro da equipe em um fuso horário totalmente diferente. No entanto, quando você precisar de ferramentas de colaboração mais complexas, como a criação de fluxos de trabalho e projetos multifacetados, talvez ela não seja suficiente.

6. Figma: ideal para equipes de design

O Figma é uma ferramenta de colaboração interativa criada para equipes de design. Os clientes gostam da interface divertida e fácil de usar para projetos menores, como um quadro branco de brainstorming, e para projetos maiores, como o novo design do seu site. Os arquivos de design são interativos para colaboração em tempo real, o que significa que você pode fazer uma alteração e seus colegas de equipe verão instantaneamente a atualização, mesmo que estejam trabalhando em outro lugar do mundo.

7. Smartsheet: a melhor para colaborar em planilhas

O Smartsheet é uma ferramenta de planilhas dinâmicas com todas as funcionalidades de uma planilha estática, mas os usuários dizem que é mais fácil colaborar com ela. No Smartsheet, é possível conectar-se a planilhas sem excluir dados ou informações acidentalmente. Isso é especialmente útil para equipes remotas que podem estar trabalhando em uma planilha simultaneamente.

8. ClickUp: a melhor para colaboração em equipes pequenas

A colaboração entre equipes pode ser desafiadora, mesmo em equipes pequenas. Os recursos do Clickup ajudam nos aspectos mais simples da gestão de projetos, como planejamento ou acompanhamento do progresso, que são úteis para startups ou equipes menores.

9. Monday: a melhor para colaboração em uma única equipe

O trabalho colaborativo é sempre importante, mesmo quando não se destina às suas metas maiores e mais ousadas. O software de gestão de projetos do Monday permite criar projetos e agilizar a gestão de tarefas. Mas, quando a sua empresa — e, por padrão, a sua colaboração — precisar crescer, talvez você precise de recursos adicionais.

10. Zoom: o melhor para videochamadas

A videoconferência deixou de ser um luxo para a colaboração e passou a ser uma necessidade. A plataforma intuitiva do Zoom, com compartilhamento de tela simples e notificações não intrusivas, tornou-o líder em colaboração por vídeo. 

11. Microsoft Teams: o melhor para conectar conversas de equipe

O Microsoft Teams foi desenvolvido para conectar equipes e indivíduos por meio de videoconferências, reuniões online e mensagens. Semelhante a outras opções nesta lista, o Microsoft Teams permite a colaboração remota e assíncrona, permitindo que os membros da equipe se encontrem, independentemente de onde trabalhem.

Recursos a se procurar em uma ferramenta de colaboração

• Flexibilidade para trabalhar como você quiser. Seja colocando tarefas em vários lugares, visualizando projetos de várias maneiras ou acessando as suas informações a partir de um aplicativo, navegador ou dispositivo móvel, a sua ferramenta de colaboração deve sempre trabalhar a seu favor, não contra você.

• Integrações poderosas que simplificam o seu trabalho. O software deve facilitar o uso dos seus aplicativos favoritos. Isso ajuda a evitar o uso de muitas ferramentas incompatíveis, o que  aumenta o tempo gasto alternando entre aplicativos e procurando trabalho entre plataformas.

• Painéis, relatórios, metas e modelos personalizáveis: tudo o que você precisa para colaborar com sucesso deve ser personalizável para atender às suas necessidades específicas. 

• A capacidade de usar e compartilhar arquivos, comunicar-se e trabalhar com membros da equipe em qualquer lugar do mundo.

• Um aplicativo móvel, para que você possa acessar o seu trabalho sempre que precisar.

• Recursos de gestão do trabalho que vão além da simples gestão de projetos, como fluxos de trabalho complexos que se integram às metas mais amplas da empresa, para que você sempre saiba que está priorizando e atuando no seu trabalho mais importante.

• Recursos de segurança e privacidade de ponta que protegem os seus espaços de trabalho na nuvem.

O que considerar ao escolher um software de colaboração

Escolher um software de colaboração é uma decisão de business única, e o que funciona para outras empresas do seu setor pode não funcionar para você. Para definir as suas necessidades e encontrar um software que atenda a elas, comece respondendo às seguintes perguntas:

• Quais dos seus fluxos de trabalho complexos podem ser simplificados com a tecnologia? A resposta a isso pode indicar o tipo de software de que você precisa. Por exemplo, digamos que os seus processos sejam complexos e você suspeite que eles possam ser simplificados com Automatização e tecnologia. Nesse caso, você deve escolher um software que ofereça suporte à criação e Automatização de processos.

• Onde estão as lacunas no seu trabalho entre equipes? Trabalhe com as partes interessadas para identificar onde a equipe está com dificuldade para colaborar. Por exemplo, é na comunicação? Nesse caso, é importante que o software de colaboração tenha integrações e ferramentas de comunicação robustas.

• Quais recursos são necessários para que a equipe trabalhe da melhor forma possível? Vocês dependem do monitoramento de tempo para coordenar o trabalho? A sua equipe é global e precisa de comunicação assíncrona? Concentre-se nas funcionalidades de que você realmente precisa, para evitar funcionalidades desnecessárias (e às vezes perturbadoras).

• Esta ferramenta se integra às suas ferramentas mais importantes? As integrações são a chave para simplificar a colaboração. Quando você consegue fazer todo o seu trabalho em uma única plataforma, fica mais conectado, organizado e atento à forma como produz o seu melhor trabalho.

Colabore no seu trabalho mais complexo de forma simples

A colaboração é o elemento que mantém a equipe, o trabalho dela e, em última instância, a empresa unidos. No ambiente de trabalho moderno de hoje, cada membro da equipe depende dos outros para produzir o melhor trabalho possível. Mas isso não significa que precisem trabalhar mais para chegar lá. 

O melhor software de colaboração apoia o trabalho que você já está fazendo, adaptando-se às suas necessidades e oferecendo infinitas oportunidades para simplificar o seu trabalho. A Asana foi projetada para apoiar a colaboração entre equipes empresariais. Desde a comunicação básica até o desenvolvimento de estratégias de alto nível, os recursos da Asana têm a funcionalidade integrada para promover a colaboração em todos os níveis.

Perguntas frequentes sobre software de colaboração 

O que o software de colaboração faz?

O software de colaboração permite que as equipes trabalhem juntas, mesmo quando estão em diferentes locais ou departamentos. Por meio de recursos de mensagens, automatizações, integrações, construtores de fluxo de trabalho e muito mais, o software de colaboração dinâmica conecta as equipes entre si e ao trabalho mais importante da empresa.

Qual seria um exemplo de software de colaboração?

Há diferentes exemplos de software de colaboração para diferentes usos. Por exemplo, a Asana é um software de colaboração popular para empresas de grande porte. Por oferecer funcionalidades, integrações e fluxos de trabalho complexos, além de recursos básicos de gestão de projetos, as empresas podem usar a Asana como plataforma central para toda a colaboração.

Que software de colaboração nos permite compartilhar documentos e ideias?

Qualquer boa ferramenta de colaboração deve permitir que vocês compartilhem documentos e ideias uns com os outros. No seu nível mais básico, é isso que a colaboração é, e, portanto, até mesmo um software de colaboração básico deve ter a capacidade integrada de compartilhar o trabalho e se comunicar com os outros.

Qual é a diferença entre um software de colaboração e outros softwares?

O software de colaboração é desenvolvido para o trabalho interdisciplinar. Por exemplo, usar uma planilha estática para coletar e relatar dados pode ser bom para um indivíduo, mas não é ideal quando as equipes precisam trabalhar juntas para desenvolver relatórios entre equipes ou projetos.