Fórmula de variação de custo: mantenha os projetos dentro do orçamento

A fórmula de variação de custo é uma ferramenta de gestão de custos que ajuda a manter os projetos dentro do orçamento. “Variação de custo” é a diferença entre o custo esperado do projeto (ou o valor orçado) e o custo real do projeto (ou o valor gasto). Quando esse valor é positivo, indica que o projeto está abaixo do orçamento, enquanto uma variação negativa indica que o projeto custa mais do que o orçado.

Ao gerir um projeto, calcule a variação de custo periodicamente para determinar se o projeto está dentro ou abaixo do orçamento. Você pode até calcular variações individuais para diferentes categorias de orçamento, como mão de obra ou suprimentos, a fim de encontrar áreas com maior probabilidade de extrapolar o orçamento do projeto.

Neste artigo, explicaremos o que é a variação de custo e como aplicar a fórmula de variação de custo. Também veremos diferentes fórmulas de variação de custo individuais e como calcular cada uma delas.

O que é variação de custo?

A variação de custo é a diferença entre o custo planejado de um projeto e o seu custo real após a contabilização de quaisquer despesas extras ou economias inesperadas. A fórmula para calcular a variação de custo é:

• Custo projetado – custo real = variação de custo

Uma variação de custo positiva indica que um projeto está abaixo do orçamento, enquanto uma variação de custo negativa significa que o projeto está acima do orçamento. Se a variação de custo for zero, isso significa que o custo real do projeto é igual ao custo esperado. 

Variação de custo positiva e negativa

Em um mundo ideal, a variação de custo de um projeto seria zero, o que significa que o custo orçado e o valor real gasto correspondem exatamente. Na realidade, é extremamente raro que o custo real de um projeto corresponda perfeitamente ao seu orçamento inicial. 

Em geral, procure obter uma variação positiva ou favorável, pois isso indica que o projeto está em dia e dentro do orçamento. No entanto, uma variação negativa ou desfavorável não significa necessariamente que o seu projeto está em apuros. Pode significar simplesmente que o orçamento original era muito otimista e que você precisa tomar medidas para garantir que todos os custos permaneçam sob controle. A sua equipe pode usar um modelo de comparação de custos para apresentar as despesas lado a lado e identificar rapidamente onde os ajustes são necessários.

Exemplo simples de variação de custo

É mais fácil entender completamente a variação de custo quando você consegue vê-la na prática. Digamos que você seja o proprietário de uma pequena empresa que contratou recentemente um designer gráfico. O designer é responsável por criar materiais de marketing, design de sites e outros ativos visuais a uma taxa de US$ 50/hora. Se você espera que todo o projeto seja concluído em dois meses, ou 1.200 horas de trabalho, deve orçar US$ 60.000 para este projeto. 

O projeto acaba levando cerca de 10 semanas a mais do que o previsto originalmente, e o designer gráfico registrou 1.600 horas no total. Ao todo, o projeto custou US$ 80.000 em tempo de design gráfico.

Para calcular a variação de custo para o orçamento de design gráfico do Business, você subtrairia o custo real (US$ 80.000) do custo orçado (ou projetado) (US$ 60.000) para uma variação de custo de -US$ 20.000. Quando a variação de custo é negativa, isso significa que o projeto ultrapassou o orçamento nesse valor.

No nosso exemplo acima, você (o proprietário da Business) só calculou a variação de custo no final do projeto. A variação de custo é mais útil quando pode identificar tendências de excesso de orçamento à medida que elas estão acontecendo, para que você tenha a oportunidade de corrigir o curso e colocar o projeto de volta nos trilhos financeiramente. Para isso, é preciso levar em conta o valor agregado.

O que é a gestão do valor agregado?

O valor agregado, às vezes chamado de valor planejado, representa o custo orçado do trabalho realizado em um determinado ponto de um projeto. A gestão do valor agregado pode ajudar a verificar o progresso periodicamente e garantir que o projeto esteja dentro do prazo e do orçamento. 

Voltando ao exemplo acima, digamos que você tenha verificado o projeto de design gráfico quando 25 % do trabalho foi concluído. Na marca de 25 % de finalização, o custo projetado — o valor que você esperava ter gasto até esse ponto — deveria ser de US$ 15.000, ou 25 % do orçamento total. 

Mas, neste caso, o designer levou 400 horas para concluir 25 % do projeto. O custo real do trabalho realizado na marca de 25 % de progresso foi de US$ 20.000 (ou 400 horas de trabalho a US$ 50/hora).

Se você tivesse calculado a variação de custo no ponto de progresso de 25 % — subtraindo o custo real (US$ 20.000) do custo projetado ou do valor agregado (US$ 15.000) para uma variação de custo de -US$ 5.000 — você teria descoberto desde o início que o seu projeto estava ultrapassando o orçamento e teria feito os ajustes necessários.

Esse processo de realizar uma análise de valor em intervalos regulares ao longo de um projeto para garantir que o valor agregado corresponda ou exceda o custo real de um projeto é chamado de gestão do valor agregado. Usar um modelo de orçamento facilita o acompanhamento desses números de forma consistente e a comparação dos custos projetados com os gastos reais.

Três maneiras de calcular a variação de custo

Há três métodos diferentes para calcular a variação na contabilidade de custos: 

• Método de variação de custo acumulada

• Método de variação de custo por período

• Método de variação na finalização 

Todos os três métodos usam a mesma fórmula, mas aplicam o cálculo de forma diferente para determinar coisas diferentes.

Método de variação de custo acumulada

A variação de custo acumulada é calculada pela diferença entre o custo acumulado real do projeto e o custo acumulado esperado do projeto. Este método pode ser usado para obter uma visão geral do quanto um projeto se desviou do seu orçamento original.

No nosso exemplo acima, usamos o método de variação de custo acumulada para determinar o quanto o custo de todo o projeto havia se desviado do orçamento até aquele ponto.

Método de variação de custo por período

Você pode calcular a variação de custo por período considerando a diferença entre o custo real do projeto e o custo esperado do projeto em um momento específico ou em uma fase específica do projeto. 

Digamos que você verifique novamente o progresso do seu projeto de design gráfico na metade do caminho. Para calcular a variação de custo por período, você calcularia a variação de custo do primeiro e do segundo trimestre do projeto separadamente. 

A vantagem da variação de custo por período é que ela permite ter uma ideia melhor de onde ocorrem as flutuações orçamentárias no cronograma do projeto. Se um projeto está em dia na metade do caminho, mas atrasado na marca de três quartos, você não apenas sabe que algo deu errado, mas também sabe quando deu errado. Com um período mais curto, você pode encontrar e corrigir problemas com mais facilidade. 

Método de variação na finalização

Você pode usar o método de variação na finalização em qualquer ponto do projeto para prever o quanto o projeto estará acima ou abaixo do orçamento quando for concluído, com base no progresso feito até o momento. Você pode calcular a variação na finalização subtraindo o que você atualmente acha que o projeto total custará (ou custo previsto) do que você originalmente pensou que o projeto custaria (o custo esperado). 

Quando você avalia o seu projeto de design gráfico no ponto de finalização de 25 % e descobre que já gastou US$ 20.000, o custo previsto do projeto neste momento seria de US$ 80.000. Ao subtrair o custo previsto do custo original esperado de US$ 60.000, você pode determinar que a variação na finalização, se o projeto continuar nesse ritmo, será de -US$ 20.000.

O método de variação na finalização permite que você use as informações atuais de ritmo para prever o quanto o projeto terá se desviado do seu orçamento na finalização.

Cinco tipos de variação de custo

As três categorias acima descrevem três maneiras diferentes de calcular a variação de custo. Aqui, vamos analisar os cinco tipos de variação de custo que você pode calcular.

Cada uma dessas fórmulas calcula a variação de custo para uma categoria de orçamento diferente, permitindo que os gestores de projeto detalhem e identifiquem onde os custos estão abaixo ou acima do orçamento e façam ajustes de acordo.

Variação de custo de material

Os projetos que exigem materiais diretos terão uma variação de custo de material, que calcula a diferença entre o valor orçado para os materiais e o valor efetivamente gasto. 

Os custos de material podem ser encontrados multiplicando a quantidade de materiais pelo preço do material. O custo real dos materiais pode diferir do custo orçado se a quantidade ou o preço dos materiais mudar.

Se você calcular a variação de custo na metade do projeto e descobrir que a variação de custo dos materiais está tendendo a ser maior do que o previsto, será necessário ajustar o escopo do projeto ou encontrar fundos adicionais em outro lugar que possam cobrir os custos de material excedentes.

Variação de mão de obra

A variação de custo de mão de obra é a diferença entre os custos orçados e reais para a mão de obra direta. Os custos de mão de obra podem se desviar do orçamento se o projeto exigir mais horas do que o previsto ou se os salários por hora aumentarem. O nosso exemplo de design gráfico acima é um exemplo de variação de custo de mão de obra.

Se a sua empresa tem uma grande variação positiva de custo de mão de obra, o que significa que foi orçado mais para a mão de obra do que o necessário, ajuste o orçamento de mão de obra e redirecione os fundos extras para outras categorias de orçamento com variações de custo negativas. Se a variação de custo de mão de obra for negativa, isso indica que a sua equipe está subproduzindo ou que o escopo do projeto é maior do que o previsto. Treinamentos adicionais ou melhores medidas de controle de qualidade podem ajudar a reduzir os custos de mão de obra.

Variação de vendas

A variação de vendas difere de todos os outros tipos de variação de custo, pois tem a ver com os custos que entram (receita) em vez dos custos que saem (despesas). A variação de vendas só entra em jogo em projetos com um componente de vendas. Por exemplo, o nosso exemplo de design gráfico não teria uma variação de vendas, porque nada nesse projeto está sendo vendido. 

O cálculo da variação de vendas é a diferença entre as vendas orçadas e as vendas reais. Este é o único tipo de variação na lista que é bom quando negativo. Se o total de vendas orçado (ou esperado) foi de US$ 1.000 e o total de vendas real foi de US$ 2.000, então a variação de vendas é de -US$ 1.000. Quando as vendas reais excedem as vendas orçadas, a variação é negativa, mas os lucros são positivos.

Variação de despesas gerais variáveis

Os custos indiretos são despesas associadas à operação de um negócio. Os custos indiretos variáveis são custos incorridos durante as operações de negócios que aumentam ou diminuem dependendo da produtividade do seu negócio. Custos de envio, custos de energia do armazém e manutenção de máquinas são exemplos de custos indiretos variáveis.

Para calcular a variação de custo para despesas gerais variáveis, primeiro você precisará encontrar a “taxa de despesas gerais variáveis padrão por hora”. Esta é a soma total dos custos variáveis incorridos em uma hora de produção. Por exemplo, se você pagar US$ 2 por unidade enviada e produzir 10 unidades por hora, a sua taxa de envio padrão por hora será de US$ 20.

A variação de custo de despesas gerais variáveis é a diferença entre as despesas gerais variáveis padrão durante um período de tempo e o que as despesas gerais variáveis reais acabam sendo depois que quaisquer alterações de preço ou mudanças nas horas trabalhadas são consideradas.

Variação de despesas gerais fixas

As despesas indiretas fixas permanecem as mesmas, não importa a quantidade de trabalho realizado. Aluguel, impostos sobre a propriedade e assinaturas são exemplos de custos indiretos fixos. O “fixo” nas despesas gerais fixas refere-se especificamente ao tipo e à quantidade de despesas gerais — por exemplo, você não precisa pagar mais aluguel quanto mais usa o seu espaço de escritório, mas isso não significa que o seu senhorio não possa aumentar o seu aluguel.

A fórmula para a variação de despesas gerais fixas é o custo de despesas gerais padrão (ou orçado) menos o custo de despesas gerais real. Ambos os números são totais de despesas indiretas, portanto, abrangem o custo total de todas as suas despesas indiretas para um determinado período.

Digamos que a sua empresa tenha apenas dois custos indiretos fixos: aluguel (US$ 10.000/mês) e seguro Business (US$ 500). O custo indireto padrão para um projeto de seis meses seria de US$ 10.500/mês, ou US$ 63.000. Se o proprietário aumentar o aluguel para US$ 15.000/mês na metade do projeto, o custo fixo real será maior: US$ 10.500 nos primeiros três meses mais US$ 15.500 nos três meses restantes, ou US$ 78.000 no total.

Para calcular a variação de despesas gerais fixas, subtraia as despesas gerais fixas reais das despesas gerais fixas padrão para obter uma variação final de -$ 15.000.

Use a variação de custo para manter os orçamentos do projeto em dia

A primeira chave para manter os custos de um projeto sob controle é garantir que as estimativas de custo iniciais sejam razoavelmente precisas. Para isso, certifique-se de trabalhar em estreita colaboração com a equipe do projeto para determinar as despesas necessárias para um projeto. Em seguida, colabore com outras partes interessadas internas nos departamentos financeiro e contábil para projetar com precisão os custos e preços futuros dessas despesas.