Encerramento de projetos: 8 etapas para finalizar os projetos com confiança

Grande é a arte de começar, mas maior é a arte de terminar.”

Longfellow certamente sabia como fazer um final perfeito. Como um dos maiores poetas da América, ele entendeu que grandes conclusões dão aos poemas poder de permanência, enquanto finais sem brilho podem arruinar até mesmo a melhor escrita. E, embora Longfellow nunca tenha obtido uma certificação em gestão de projetos (não temos certeza se isso existia no século XIX), ele ainda pode nos ensinar uma ou duas coisas sobre como concluir um projeto. 

Os projetos, como os poemas, precisam de grandes finais. Mesmo que você execute o seu plano de projeto perfeitamente, uma conclusão desorganizada pode anular todo o seu trabalho árduo. Mas, quando você termina com força, pode garantir que o seu projeto tenha conclusões claras, próximos passos e poder de permanência. 

O que é o encerramento do projeto? 

O encerramento do projeto é a última etapa de um projeto, quando você resolve as pendências, comunica os resultados e faz uma análise com a equipe. A fase de encerramento põe oficialmente um fim ao seu projeto e fornece um plano concreto para as próximas etapas, seja transferindo a propriedade do projeto para outra equipe, iniciando um novo projeto para melhorar o seu trabalho ou incorporando as lições aprendidas em projetos futuros. 

Você pode adaptar o processo de encerramento do projeto às necessidades da sua equipe, mas estas são algumas etapas importantes a incluir: 

• Execute testes finais para garantir que o entregável do projeto atenda às expectativas (como testar uma funcionalidade após o lançamento para garantir que ela ainda esteja funcionando ou revisar o entregável final com as partes interessadas). 

• Revise o plano do projeto para resolver pendências e garantir que nada tenha sido esquecido. 

• Conclua as tarefas administrativas, como atualizar a documentação, finalizar o orçamento do projeto e reatribuir recursos. 

• Comunicar as observações e os próximos passos às partes interessadas.

• Realize uma reunião de retrospectiva do projeto para revisar as lições aprendidas e dar à equipe a chance de fornecer feedback e ajustar os processos. 

• Distribuir um relatório final que descreva o desempenho do projeto em relação às suas metas.

As cinco fases da gestão de projetos

O termo “encerramento do projeto” se origina do modelo de gestão de projetos de cinco fases criado pelo Project Management Institute (PMI). O PMI descreve esse modelo no Guia de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos, também conhecido como Guia PMBOK®. O modelo divide o ciclo de vida dos projetos nestes cinco estágios: 

• Início do projeto: definir o seu projeto de maneira geral e obter a adesão dos participantes.

• Planejamento do projeto: criar metas detalhadas e um roteiro para o projeto.

• Execução do projeto: lançar o projeto usando as informações das duas primeiras etapas. 

• Desempenho do projeto: medir a eficácia com os indicadores-chave de desempenho (KPIs). 

• Encerramento do projeto: concluir as pendências, fazer uma recapitulação com as partes interessadas e finalizar as próximas etapas. 

Por que o encerramento do projeto é importante 

É ótimo atingir os marcos finais ou a meta, mas isso não significa que o trabalho esteja concluído. Depois de celebrar o seu sucesso, ainda há algumas tarefas importantes a serem concluídas antes de chegar oficialmente ao fim do projeto. Veja como o encerramento do projeto pode ajudar a cumprir todas as etapas e finalizar as suas iniciativas com confiança. 

Certifique-se de que o seu trabalho foi concluído

Seguir um processo predefinido de encerramento de projeto garante que o trabalho esteja concluído e que você não tenha esquecido nenhuma tarefa no plano do projeto. Esta última fase do projeto inclui todos os detalhes que podem passar despercebidos, como testes finais, revisão do plano do projeto e comunicação dos resultados às partes interessadas, para que você possa concluir os projetos sabendo que não deixou nada por fazer. 

Além disso, a fase de encerramento ajuda a estabelecer um consenso com as partes interessadas de que o seu trabalho é eficaz e completo. Dessa forma, todos saberão o que você realizou e entenderão que o projeto foi concluído. 

Defina claramente os próximos passos

Quando o seu projeto é encerrado corretamente, você tem próximos passos concretos: entregar o trabalho a outra equipe, iniciar um novo projeto para aprimorar o seu trabalho ou incorporar lições importantes em iniciativas futuras. 

Dessa forma, a conclusão do projeto ajuda a evitar cenários indesejados como estes: 

• O seu projeto não tem uma data de conclusão concreta e a sua equipe é responsável por mantê-lo indefinidamente. Por exemplo, imagine que você tenha um projeto para melhorar o tráfego do site em 20 %. Sem encerrar adequadamente o seu projeto, você pode ser responsabilizado por pequenos ajustes, melhorias e testes indefinidamente para melhorar o tráfego do site. 

• O seu projeto não é entregue à equipe certa, então ele fica parado acumulando poeira. Por exemplo, imagine que você criou um novo projeto para testar uma funcionalidade no seu site. Para encerrar o projeto corretamente, você deve comunicar às partes interessadas que atingiu a Meta e o escopo do projeto (ou seja, testar uma funcionalidade). Em seguida, você precisa entregar os insights dos testes à equipe de produto apropriada para que a funcionalidade seja realmente desenvolvida. 

Registre as lições aprendidas

Cada projeto permite que a equipe aprenda e melhore, e o encerramento do projeto garante que você capture esses aprendizados em vez de deixá-los para trás nas notas do projeto. Isso porque uma reunião de retrospectiva é incorporada ao processo de encerramento, para que a equipe tenha a oportunidade de refletir sobre o que deu certo e o que poderia ser melhorado da próxima vez. Discutir o encerramento do projeto com a equipe muitas vezes revela problemas que talvez não tenham sido considerados, já que os membros da equipe podem fornecer uma perspectiva prática. Isso significa que você pode melhorar continuamente a gestão de projetos ao longo do tempo: a cada projeto, você tem a chance de aprender e agilizar os processos da equipe, a comunicação e a execução do projeto.

Além das melhorias nos processos, o encerramento do projeto também ajuda a registrar e compartilhar os principais aprendizados do projeto. No relatório final que você compartilha com as partes interessadas, é possível registrar as lições aprendidas com os dados reais do projeto, como conclusões de um teste A/B, os resultados de um estudo de pesquisa do usuário ou o cronograma para a criação de uma nova funcionalidade do aplicativo. Dessa forma, as partes interessadas podem aprender com o seu projeto e incorporar essas descobertas ao seu próprio trabalho. 

Usar um modelo de lições aprendidas ou de análise de projeto oferece um processo guiado para reunir feedback pós-ação e vinculá-lo diretamente a projetos futuros.

Como saber quando um projeto está concluído? 

Antes de encerrar o projeto, é preciso determinar se ele foi concluído. Mas o que isso significa exatamente? 

Há algumas maneiras de determinar se o seu projeto foi concluído, mas o maior indicador é se você alcançou os objetivos do projeto que definiu durante o planejamento. Independentemente da metodologia de definição de metas que você usa, os objetivos definem o que é o sucesso para o seu projeto e dão a você uma meta clara a ser alcançada. Existem vários métodos de definição de metas, incluindo objetivos e principais resultados (OKRs), indicadores-chave de desempenho (KPIs) e metas inteligentes. 

Nem todo projeto atinge as suas metas, e não há problema algum nisso. Mesmo que você não tenha atingido os seus objetivos, pode dizer que o seu projeto está concluído quando:

• Você concluiu os entregáveis descritos no escopo do projeto. 

• Você concluiu o cronograma do projeto.

• Você usou todo o orçamento do projeto.

Oito etapas para encerrar um projeto

Encerrar um projeto não precisa ser difícil. Ao trabalhar em projetos, você aprenderá o que funciona e o que não funciona para a sua equipe. Com esse conhecimento, você pode desenvolver as suas próprias boas práticas de encerramento de projetos. 

Se esta é a primeira vez que você encerra oficialmente um projeto, experimente as oito etapas abaixo. Tome notas sobre o que funciona e o que não funciona para que você possa refinar o processo no futuro.

1. Realize os testes finais

Esta primeira etapa é mais útil para equipes focadas no lançamento de novos produtos ou recursos. Antes de encerrar formalmente o trabalho no seu projeto, execute os testes finais para garantir que o entregável final esteja estável e ainda funcionando conforme o esperado. Isso é importante porque o desempenho geralmente muda após o lançamento, especialmente se o seu produto foi lançado para um grande número de clientes. Muitas vezes, pode ser difícil prever como um produto funcionará em larga escala antes de ser lançado. 

Além de executar testes técnicos, você também pode monitorar o feedback dos clientes (especialmente nos seus canais de mídia social) para ver se os usuários estão encontrando erros gritantes no produto. Se você encontrar grandes problemas, crie um projeto de acompanhamento para corrigi-los.

2. Encerre as questões em aberto

Em seguida, é hora de revisar o plano do projeto e sinalizar tarefas incompletas. Isso ajuda a resolver pendências e garante que você não esqueça nenhuma etapa essencial. Se você usa um software de gestão de projetos como a Asana, essa etapa é fácil porque é possível ver todas as tarefas do projeto em um só lugar, além da data de conclusão, do proprietário e do status de finalização. 

Se você se esqueceu de algo, não se preocupe. Faça um balanço de todas as tarefas incompletas e decida se elas estão dentro ou fora do escopo do projeto. Se estiverem dentro do escopo, faça um plano para lidar com essas tarefas restantes. Se estiverem fora do escopo, informe as partes interessadas e transfira essas tarefas para a equipe apropriada. 

Por exemplo, imagine que a sua equipe de desenvolvimento acabou de concluir um projeto de reformulação de um site e você percebe que não concluiu uma tarefa de atualização das imagens de banner no site. Depois de consultar a declaração de escopo do projeto, você decide que essa tarefa está fora do escopo porque a sua equipe estava focada principalmente nas melhorias de infraestrutura. Portanto, você passa a tarefa restante para a equipe de design, que pode usar a infraestrutura que você criou para atualizar as imagens do banner. 

3. Conclua as tarefas administrativas

Agora que você já resolveu as pendências, é hora de abordar o lado administrativo do seu projeto. Embora as tarefas administrativas possam variar de acordo com o projeto, aqui estão algumas tarefas comuns a considerar: 

• Certifique-se de que todos os arquivos e ativos do projeto estejam no lugar certo e que as partes interessadas saibam onde estão. 

• Atualize a documentação do projeto, como a documentação do processo, o orçamento e o cronograma do projeto. Durante esse processo, compare as estimativas com os resultados reais para ver se você estava certo. Por exemplo, compare os resultados estimados com os reais para o orçamento e o cronograma do projeto.

• Certifique-se de que os documentos do projeto estejam assinados, como quaisquer contratos ou acordos com fornecedores. 

• Encerre quaisquer contratos de fornecimento, subcontratados, doadores ou partes interessadas externas semelhantes. 

• Encerrar as finanças do projeto. Certifique-se de que os pagamentos finais sejam recebidos ou enviados e envie à equipe financeira uma atualização com os números finais do orçamento. 

• Certifique-se de que os membros da equipe tenham sido realocados para outros projetos. 

• Venda ou transfira equipamentos ​​ou outros recursos do projeto para diferentes equipes, conforme necessário. 

4. Notifique a equipe sobre as próximas etapas

Em seguida, escreva uma nota para a equipe para informá-la sobre o seu plano de encerramento. Informe-os sobre os próximos passos, como a forma de lidar com ou transferir a propriedade de quaisquer entregáveis pendentes do projeto. Além disso, informe à equipe sobre os eventos de encerramento dos quais devem participar, como uma retrospectiva, uma análise retrospectiva do projeto ou uma reunião final com as partes interessadas. Se você quiser que a equipe forneça feedback durante uma retrospectiva, este é o momento de informá-la para que possa começar a se preparar. 

5. Atualize as partes interessadas e envie um relatório final

Depois de se conectar com a equipe, é hora de se sincronizar com as partes interessadas. Pode ser uma atualização assíncrona ou uma reunião oficial de encerramento. Independentemente do formato, inclua as seguintes informações: 

• Um relatório final, incluindo um resumo do que o seu projeto realizou, como ele se saiu em comparação com as metas que você definiu e quaisquer sucessos ou fracassos importantes. 

• Uma lista de itens incompletos que estavam no escopo, além de como você os abordará. 

• Uma lista de itens incompletos que estavam fora do escopo, com uma explicação rápida e detalhes de como você fará o acompanhamento com a equipe apropriada. 

• Uma lista de acompanhamentos rápidos que você planeja concluir como parte do seu projeto atual ou repassar para uma equipe diferente.

• Uma solicitação de feedback. O ideal é que seja um feedback escrito na forma de um questionário ou pesquisa. 

6. Faça uma reunião de retrospectiva do projeto

Realizar uma reunião de retrospectiva do projeto é a melhor maneira de capturar e revisar as lições aprendidas durante cada projeto. Durante uma retrospectiva, os membros da equipe têm a oportunidade de dar feedback sobre o que deu certo, o que não deu certo e o que poderia ser melhorado para a próxima vez. 

Confira algumas dicas a considerar antes de realizar a sua próxima reunião de retrospectiva: 

• Envie aos membros da equipe uma lista de perguntas para refletir pelo menos dois dias antes da reunião de retrospectiva. Essas perguntas podem ser tão simples quanto: “O que correu bem, o que não correu bem e o que aprendemos?” Isso ajuda a equipe a estruturar os pensamentos com antecedência para que se sintam preparados e prontos para participar. 

• Durante a reunião, compartilhe a sua tela (se possível) e faça anotações para registrar o feedback de cada pessoa. Dessa forma, a equipe pode ver que a contribuição dela é valorizada. 

• Dê a cada membro da equipe tempo dedicado para compartilhar o seu feedback durante a reunião. Dessa forma, você pode garantir que a voz de todos seja ouvida. 

• Reserve um tempo no final da reunião para agradecer aos membros da equipe pelas suas contribuições. E, quando você transformar o feedback em ações concretas (falaremos disso na próxima etapa), envie uma atualização à equipe para informá-la sobre como você está lidando com as preocupações dela. 

7. Crie um roteiro para melhorias

Depois de analisar como foi o seu projeto, é hora de olhar para o futuro. Neste ponto, você pode usar um roteiro de projeto para planejar como melhorar e iterar o seu entregável final e os processos de gestão: 

1. Considere os resultados finais do teste da primeira etapa e identifique quaisquer problemas prioritários que você deseja resolver. Por exemplo, se muitos clientes estiverem reclamando da lentidão do carregamento, você pode priorizar uma iniciativa para melhorar a velocidade de carregamento do site. 

2. Compile o feedback que você recebeu das partes interessadas e da equipe do projeto. Procure temas comuns e destaque quaisquer ações a realizar que você deseja abordar. Por exemplo, se os membros da equipe disseram que não tiveram tempo suficiente para concluir as tarefas, você pode definir um item de ação para adicionar tempo de reserva aos cronogramas do projeto no futuro. 

3. Crie um roteiro para planejar como e quando você abordará essas ações a realizar. 

4. Peça feedback à equipe sobre o roteiro e obtenha a aprovação das partes interessadas relevantes. 

Criar um roteiro para melhorias futuras garante que você continue a aprimorar e iterar os seus entregáveis finais e processos de gestão de projetos. Além disso, permite que você encerre oficialmente o seu projeto atual e, em seguida, aborde quaisquer melhorias em uma iniciativa totalmente nova. Dessa forma, você pode evitar que os projetos se arrastem até que o entregável final seja “perfeito” (algo que não é realmente alcançável de qualquer maneira).

8. Comemore

Por último, mas não menos importante, reserve um tempo para celebrar as conquistas da sua equipe. As celebrações são essenciais para construir uma cultura organizacional forte e promover o trabalho em equipe no local de trabalho.

As comemorações podem assumir diversas formas, como presentes ou cartões, uma mensagem de agradecimento, um happy hour da equipe ou até mesmo uma tarde livre. Considere a dinâmica da equipe e as preferências de cada membro e escolha a opção que você acha que todos mais apreciarão. 

Encerre com confiança

Parabéns! Você acabou de concluir o seu projeto com sucesso. Você marcou todas as caixas e amarrado todas as pontas soltas. Agora você pode passar para a próxima iniciativa com tranquilidade, sabendo que tudo está resolvido e que há um plano concreto para os próximos passos. 

Se quiser padronizar o processo de encerramento da sua equipe, considere transformar o processo de encerramento de projeto em um modelo de projeto personalizado. Os modelos permitem criar um conjunto predefinido de etapas (como uma lista de verificação) que podem ser duplicadas e reutilizadas sempre que você concluir um projeto.