Modelo de estimativa de projeto

Alinhe as expectativas do projeto — inclusive quanto tempo o projeto levará, o custo estimado para conclusão e os recursos necessários — com um modelo de estimativa de projetos.

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“Quanto o projeto nos custará?”

Caso você já tenha argumentado em favor de um projeto ou liderado um, provavelmente já ouviu essa e outras perguntas sobre os recursos necessários e as estimativas de tempo para a conclusão do projeto. Sem a devida preparação, responder a essa pergunta pode ser como dar um tiro no escuro, principalmente durante a fase de planejamento inicial. 

Embora a estimativa do projeto possa parecer um jogo de adivinhação, não precisa ser assim. Afinal, estimativas precisas (além de uma boa gestão das expectativas das partes interessadas) são a base do sucesso de um projeto. É aí que entra o modelo de estimativa do projeto.

O que é estimativa de projeto?

A estimativa do projeto é o processo de estimar o tempo, o custo e os recursos necessários para concluir um projeto. Um processo de estimativa otimizado faz parte de qualquer boa estratégia de gestão de recursos, e normalmente ocorre durante a fase de planejamento inicial do projeto.

Estimativas corretas ajudam você e as partes interessadas a entenderem o que é necessário para um projeto antes mesmo de iniciá-lo. Assim, é possível adquirir confiança de que se tem tudo o que é necessário para executar um projeto e concluí-lo com sucesso, desde os recursos adequados até o orçamento correto para o projeto. Além disso, estimativas precisas ajudam a definir as expectativas para todos os envolvidos, diminuindo falhas de comunicação e mal-entendidos. 

Leia: Seis técnicas para fazer uma estimativa correta do projeto

O que é um modelo de estimativa de projetos?

Um modelo de estimativa de projetos é um recurso reutilizável que pode ser aproveitado para criar boas estimativas no início do processo de planejamento do seu projeto. Esse modelo serve como guia para criar estimativas precisas; basta copiá-lo e preenchê-lo com as informações relevantes ao seu projeto específico. 

Como esses modelos são duplicáveis e reutilizáveis, eles ajudam a padronizar o processo de estimativa do projeto. Um modelo traz segurança de que as mesmas variáveis estão sendo utilizadas ao criar as suas estimativas, não importa qual seja o projeto. 

Vamos ver por que esse tipo de modelo está prestes a se tornar a sua parte favorita do processo de planejamento de projetos e como ele deve ser usado. 

Por que utilizar um modelo de estimativa de projeto?

Os projetos não são estáticos; são entidades dinâmicas, que mudam e evoluem com o tempo. No entanto, embora nenhum projeto seja imutável, obter uma estimativa dos recursos, dos custos e do tempo necessários para um projeto durante a fase inicial de planejamento pode ajudar a sua equipe a se manter em dia, a administrar as expectativas das partes interessadas e a atenuar o risco.

Modelos de estimativa estáticos, como os criados no Excel e no Planilhas Google, oferecem funcionalidades básicas. Certamente é possível inserir estimativas de custos e horas para criar uma estimativa simples para o projeto, mas isso é quase tudo que se pode fazer. Ademais, é fácil substituir versões acidentalmente nesses tipos de ferramentas, e corre-se o risco de trabalhar em uma versão incorreta. 

Para criar estimativas de projeto de forma correta (e fácil), é preciso ter uma ferramenta que também seja usada na execução dos seus trabalhos. Ao criar um modelo de estimativa de projetos em uma ferramenta digital de gestão de projetos, pode-se reduzir o tempo gasto na alternância entre ferramentas e adquirir confiança sabendo que a equipe tem todos os detalhes necessários do projeto, exatamente onde o trabalho ocorre. 

Veja alguns outros benefícios de usar um modelo digital de estimativa de projetos:

  • Ver todos os recursos necessários para concluir um projeto, inclusive os membros da equipe, uma estimativa de custo e o total de horas ou do escopo do projeto

  • Colaborar e se comunicar diretamente na ferramenta, marcar membros para obter aprovação, anexar documentos relevantes ou reatribuir tarefas aos membros da equipe exatamente no local em que as estimativas ocorrem. 

  • Obter adesão antecipada das partes interessadas internas e externas, além de definir as expectativas do projeto para que todos estejam em sintonia quando ele for iniciado.

  • Usar o modelo de estimativa como um cronograma flexível para determinar a duração do projeto durante a fase de planejamento. 

  • Duplicar o modelo facilmente para os próximos projetos semelhantes, diminuindo, com antecedência, a quantidade de trabalho e criando um processo padronizado para estimar recursos de projetos.

  • Descrever os recursos necessários para um projeto interno ou usar o modelo para esclarecer e detalhar custos ao terceirizar. 

  • Usar o modelo como ponto de partida para fazer uma análise retrospectiva do projeto e comparar o seu orçamento estimado com os custos reais.

O que incluir em um modelo de estimativa de projeto 

Não existe uma única estimativa de projeto que funcione para todos os projetos, então será necessário ajustar de acordo com o seu caso, o que não é um problema. O seu modelo básico de estimativa de projetos servirá como estrutura para projetos semelhantes, então concentre-se em incluir informações básicas que poderão ser usadas em vários projetos. 

Na sua forma mais simples, o modelo de estimativa de projetos deve incluir:

  • Informações sobre os recursos necessários para o projeto, como uma descrição detalhada dos recursos necessários.

  • O custo total dos recursos, considerando variáveis como custo do trabalho, preços por hora e horas estimadas.

  • As estimativas de datas de início e de término associadas a cada recurso, como o período necessário para a criação do entregável.

  • O custo total do projeto considerando todas as despesas.

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmo campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

Como usar um modelo de estimativa de projetos

Depois que o seu modelo básico de estimativa de projetos for desenvolvido, é fácil duplicá-lo para servir como estrutura de estimativa de novos projetos. Veja como fazer isso:

  1. Crie uma lista geral com todos os custos associados ao seu projeto. Durante a fase de planejamento inicial do projeto, reúna-se com os membros da sua equipe e as partes interessadas internas e externas para discutir os recursos necessários para que se tenha um projeto de sucesso. 

  2. Adicione todos os recursos necessários ao seu modelo de estimativa de projeto, separando-os por categorias (como a fase do projeto), caso pertinente. 

  3. Preencha o modelo com informações adicionais para cada item separado, como o número de horas necessárias, o tipo de recurso e o custo total do recurso. 

  4. Calcule o custo total do projeto, assim como a duração e os recursos necessários, usando as informações acima.

  5. Reúna-se novamente com a sua equipe e as partes interessadas para falar sobre o projeto e os custos. 

  6. Dê seguimento ao projeto ou ajuste-o, se necessário. 

Perguntas frequentes

Quem deve usar o modelo de estimativa de projetos?

O modelo de estimativa de projetos é uma ferramenta útil para qualquer pessoa que crie escopos ou estimativas de projeto rotineiramente. Se você quer fazer o escopo de um projeto interno, estimar o custo de trabalhos terceirizados ou criar uma proposta para um possível cliente, os modelos de estimativa de projeto podem ajudar a entender o tempo, o custo e os recursos necessários para concluir o seu projeto.  

O que precisa constar no modelo de estimativa de projetos?

O modelo de estimativa de projetos servirá como estrutura para estimar os seus próximos projetos semelhantes. Por isso, inclua informações básicas que serão relevantes para outros projetos. Um modelo básico deve conter informações sobre os recursos necessários para o projeto — como quais tipos de recursos o projeto demanda, o cronograma estimado para o projeto e os custos específicos dos recursos. 

Quando criar o modelo de estimativa de projetos?

O modelo de estimativa de projetos deve ser criado nas etapas iniciais do planejamento do projeto, antes de começar o projeto oficialmente. Primeiro, reúna as partes interessadas (internas e externas) e os membros da sua equipe para falar sobre o projeto. Depois, crie uma lista geral com todos os recursos — e detalhes associados, como horas ou custos necessários — exigidos para concluir o projeto. Criar a estimativa no início do processo de planejamento do seu projeto ajudará a colocar a sua equipe em sintonia, para que seja possível prosseguir com as expectativas alinhadas. 

Como estimar um projeto de maneira precisa?

Estimativas de projeto precisas são essenciais, pois estabelecem o fundamento para o seu projeto na fase de planejamento e ajudam a se assegurar de que todos os membros estejam alinhados no que se refere a escopo e expectativas do projeto. Para saber mais sobre como estimar o seu projeto corretamente, confira o nosso artigo sobre técnicas de estimativa de projetos.

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Veja como um modelo de estimativa de projetos pode ajudar a fazer o escopo dos recursos de um projeto de maneira precisa

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