Modelo de estimativa de projeto

“Quanto o projeto nos custará?”

Caso você já tenha argumentado em favor de um projeto ou liderado um, provavelmente já ouviu essa e outras perguntas sobre os recursos necessários e as estimativas de tempo para a conclusão do projeto. Sem a devida preparação, responder a essa pergunta pode ser como dar um tiro no escuro, principalmente durante a fase de planejamento inicial. 

Embora a estimativa do projeto possa parecer um jogo de adivinhação, não precisa ser assim. Afinal, estimativas precisas (além de uma boa gestão das expectativas das partes interessadas) são a base do sucesso de um projeto. É aí que entra o modelo de estimativa do projeto.

O que é estimativa de projeto?

A estimativa do projeto é o processo de estimar o tempo, o custo e os recursos necessários para concluir um projeto. Um processo de estimativa otimizado faz parte de qualquer boa estratégia de gestão de recursos, e normalmente ocorre durante a fase de planejamento inicial do projeto.

Estimativas corretas ajudam você e as partes interessadas a entenderem o que é necessário para um projeto antes mesmo de iniciá-lo. Assim, é possível adquirir confiança de que se tem tudo o que é necessário para executar um projeto e concluí-lo com sucesso, desde os recursos adequados até o orçamento correto para o projeto. Além disso, estimativas precisas ajudam a definir as expectativas para todos os envolvidos, diminuindo falhas de comunicação e mal-entendidos. 

O que é um modelo de estimativa de projetos?

Um modelo de estimativa de projetos é um recurso reutilizável que pode ser aproveitado para criar boas estimativas no início do processo de planejamento do seu projeto. Esse modelo serve como guia para criar estimativas precisas; basta copiá-lo e preenchê-lo com as informações relevantes ao seu projeto específico. 

Como esses modelos são duplicáveis e reutilizáveis, eles ajudam a padronizar o processo de estimativa do projeto. Um modelo traz segurança de que as mesmas variáveis estão sendo utilizadas ao criar as suas estimativas, não importa qual seja o projeto. 

Vamos ver por que esse tipo de modelo está prestes a se tornar a sua parte favorita do processo de planejamento de projetos e como ele deve ser usado. 

Por que utilizar um modelo de estimativa de projeto?

Os projetos não são estáticos; são entidades dinâmicas, que mudam e evoluem com o tempo. No entanto, embora nenhum projeto seja imutável, obter uma estimativa dos recursos, dos custos e do tempo necessários para um projeto durante a fase inicial de planejamento pode ajudar a sua equipe a se manter em dia, a administrar as expectativas das partes interessadas e a atenuar o risco.

Modelos de estimativa estáticos, como os criados no Excel e no Planilhas Google, oferecem funcionalidades básicas. Certamente é possível inserir estimativas de custos e horas para criar uma estimativa simples para o projeto, mas isso é quase tudo que se pode fazer. Ademais, é fácil substituir versões acidentalmente nesses tipos de ferramentas, e corre-se o risco de trabalhar em uma versão incorreta. 

Para criar estimativas de projeto de forma correta (e fácil), é preciso ter uma ferramenta que também seja usada na execução dos seus trabalhos. Ao criar um modelo de estimativa de projetos em uma ferramenta digital de gestão de projetos, pode-se reduzir o tempo gasto na alternância entre ferramentas e adquirir confiança sabendo que a equipe tem todos os detalhes necessários do projeto, exatamente onde o trabalho ocorre. 

Veja alguns outros benefícios de usar um modelo digital de estimativa de projetos:

• Ver todos os recursos necessários para concluir um projeto, inclusive os membros da equipe, uma estimativa de custo e o total de horas ou do escopo do projeto. 

• Colaborar e se comunicar diretamente na ferramenta, marcar membros para obter aprovação, anexar documentos relevantes ou reatribuir tarefas aos membros da equipe exatamente no local em que as estimativas ocorrem. 

• Obter adesão antecipada das partes interessadas internas e externas, além de definir as expectativas do projeto para que todos estejam em sintonia quando ele for iniciado.

• Usar o modelo de estimativa como um cronograma flexível para determinar a duração do projeto durante a fase de planejamento. 

• Duplicar o modelo facilmente para os próximos projetos semelhantes, diminuindo, com antecedência, a quantidade de trabalho e criando um processo padronizado para estimar recursos de projetos.

• Descrever os recursos necessários para um projeto interno ou usar o modelo para esclarecer e detalhar custos ao terceirizar. 

• Usar o modelo como ponto de partida para fazer uma análise retrospectiva do projeto e comparar o seu orçamento estimado com os custos reais.

O que incluir em um modelo de estimativa de projeto 

Não existe uma única estimativa de projeto que funcione para todos os projetos, então será necessário ajustar de acordo com o seu caso, o que não é um problema. O seu modelo básico de estimativa de projetos servirá como estrutura para projetos semelhantes, então concentre-se em incluir informações básicas que poderão ser usadas em vários projetos. 

Na sua forma mais simples, o modelo de estimativa de projetos deve incluir:

• Informações sobre os recursos necessários para o projeto, como uma descrição detalhada dos recursos necessários.

• O custo total dos recursos, considerando variáveis como custo do trabalho, preços por hora e horas estimadas.

• As estimativas de datas de início e de término associadas a cada recurso, como o período necessário para a criação do entregável.

• O custo total do projeto considerando todas as despesas.

Recursos integrados

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

Como usar um modelo de estimativa de projetos

Depois que o seu modelo básico de estimativa de projetos for desenvolvido, é fácil duplicá-lo para servir como estrutura de estimativa de novos projetos. Veja como fazer isso:

1. Crie uma lista geral com todos os custos associados ao seu projeto. Durante a fase de planejamento inicial do projeto, reúna-se com os membros da sua equipe e as partes interessadas internas e externas para discutir os recursos necessários para que se tenha um projeto de sucesso. 

2. Adicione todos os recursos necessários ao seu modelo de estimativa de projeto, separando-os por categorias (como a fase do projeto), caso pertinente. 

3. Preencha o modelo com informações adicionais para cada item separado, como o número de horas necessárias, o tipo de recurso e o custo total do recurso. 

4. Calcule o custo total do projeto, assim como a duração e os recursos necessários, usando as informações acima.

5. Reúna-se novamente com a sua equipe e as partes interessadas para falar sobre o projeto e os custos. 

6. Dê seguimento ao projeto ou ajuste-o, se necessário. 

Perguntas frequentes