Quatro formas de melhorar a sua concentração no trabalho

No trabalho, nenhum dia é igual a outro. No entanto, é provável que, na maioria das vezes, você e os membros da sua equipe sintam que não conseguem se organizar e concentrar no trabalho. Com o aumento das cargas de trabalho e das distrações, ser eficiente no trabalho nunca foi tão difícil.

No índice Anatomia do trabalho da Asana, que realizou uma pesquisa com mais de 10 mil profissionais do conhecimento da Austrália, Nova Zelândia, Alemanha, Japão, Reino Unido e EUA, 31% dos entrevistados disseram se sentir cansados ou nervosos devido ao volume de trabalho que têm sob sua responsabilidade. Além disso, 14% afirmaram que não conseguem se desligar do trabalho devido ao estresse e à sensação de esgotamento, sentindo que precisam estar sempre “alertas” e prontos para assumir uma tarefa ou responder a uma mensagem, independentemente do horário ou de onde estiverem. Não é de surpreender que as pessoas tenham problemas para se concentrar no trabalho.

Se você se encontra nessa situação, agora já sabe que é um problema muito comum, embora o trabalho ainda tenha que estar pronto no final do dia.

Não é culpa sua: a maneira como o dia de trabalho moderno está planejado, com e-mails e mensagens intermináveis e projetos fragmentados, não contribui para que as pessoas alcancem o sucesso, além de não promover a concentração e a produtividade no trabalho. O índice Anatomia do trabalho constatou que, em vez de realizar o trabalho qualificado para o qual foram contratados, os funcionários gastam a maior parte do tempo (60%, em média) com a “organização para o trabalho”, que inclui pesquisar informações, participar de reuniões e procurar obter as aprovações necessárias.

Isso não quer dizer que o trabalho qualificado deixou de existir, mas sim que você deve realizar o seu trabalho além de todas as outras tarefas relacionadas.

Felizmente, esta situação não é irremediável. Joshua Zerkel, diretor da comunidade global da Asana e organizador profissional certificado, afirma que, com apenas alguns ajustes, é possível reestruturar a forma como você e a sua equipe trabalham, aumentando assim a eficiência e diminuindo o estresse. Neste artigo, falaremos sobre os quatro principais motivos que, segundo Joshua, levam você e a sua equipe a ter dificuldades para se concentrar no trabalho, além de sugestões para contorná-las.

1. Responder a um número excessivo de e-mails

Muitas pessoas trabalham até tarde com frequência por terem que responder a e-mails e notificações. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, responder a um fluxo constante de e-mails é o principal fator que leva as pessoas a ficar até tarde no escritório.

Apesar de os e-mails e aplicativos de mensagens serem essenciais para o trabalho, tais recursos têm sido mal empregados, causando desordem no escritório e levando as pessoas à beira do esgotamento. Em vez de aproximar as equipes, criam isolamentos ao manter as informações espalhadas nos diversos grupos e aplicativos.

Além disso, esses recursos destinam-se à comunicação e não ao gerenciamento de projetos em larga escala (ou até mesmo em pequena escala). Gerenciar projetos por meio de e-mails ou mensagens resulta em notificações intermináveis e informações espalhadas, o que dificulta a concentração das equipes no trabalho.

Por último, o uso de correntes de e-mail e grupos de mensagens isolados causa gargalos por toda a equipe e organização, afetando a agilidade, a visibilidade e o alinhamento interdisciplinares — muitas vezes, basta que uma pessoa seja esquecida para atrapalhar todo o projeto. Em outras palavras, se alguém ficar de fora de uma corrente de e-mails, dependendo do projeto, as consequências podem ser desastrosas.

Solução: estabelecer limites

Ao trabalhar em um mundo centrado em e-mails e mensagens cujas notificações parecem intermináveis, é fácil cair na armadilha do trabalho ininterrupto. No entanto, ao definir diretrizes para a equipe sobre quando responder a estas e onde gerenciar os projetos e as tarefas, é possível limitar o volume de notificações e aliviar a pressão de sentir que temos que responder a qualquer hora do dia ou da noite.

2. Volume de trabalho excessivo

No índice Anatomia do trabalho, 88% dos profissionais do conhecimento afirmam que os projetos e grandes iniciativas com prazos restritos perdem o ritmo devido ao volume de tarefas que têm sob sua responsabilidade. Apesar de este ser um problema global, afeta especialmente o Japão, onde os entrevistados disseram que o volume de trabalho é o principal obstáculo à produtividade.

Cargas de trabalho desequilibradas e excesso de trabalho podem causar consequências a você e à sua equipe. De acordo com um estudo realizado anteriormente pela Asana com 6.000 profissionais do conhecimento, mais de 80% dos trabalhadores afirmaram se sentir sobrecarregados e em risco de esgotamento, com quase três quartos dos participantes (74%) experimentando episódios de esgotamento pelo menos duas vezes ao ano. Se as cargas de trabalho individuais e das equipes não forem bem gerenciadas, isso pode prejudicar a retenção e o desempenho dos funcionários. Na verdade, quatro em cada cinco pessoas disseram se sentir menos interessados pelo trabalho devido ao esgotamento e estresse.

Solução: usar a tecnologia para planejar os períodos intensos

O esgotamento afeta quase todos os profissionais do conhecimento, em qualquer setor. No entanto, manter as cargas de trabalho sob controle pode aliviar o estresse no trabalho e devolver a todos a capacidade de concentração. Muitas organizações confiam que os funcionários indicarão quando tiverem trabalho demais, mas frequentemente eles não se pronunciam. Hoje, já dispomos de ferramentas que permitem às empresas planejar os projetos e ajudar os gerentes e suas equipes a entender quanto trabalho cada um tem em mãos.

3. Aprovações e comentários

Reunir aprovações e comentários é outra das formas de “organização para o trabalho”, e embora represente uma parte essencial deste para quase todas as pessoas, é algo que demanda muito tempo. De fato, o índice Anatomia do trabalho constatou que, para 34% dos entrevistados, obter as aprovações necessárias dos colegas de equipe é o principal motivo para ter que trabalhar até tarde.

Porém ao explorar os dados mais a fundo, vêm à tona novos obstáculos que estão intimamente relacionados. Dois dos principais fatores que levam as pessoas a trabalhar até tarde são a falta de clareza quanto às tarefas (23%) e quanto às responsabilidades (18%). Desde outra perspectiva, as tarefas ou prioridades pouco claras foram consideradas pelos entrevistados um dos maiores causadores de estresse (15%). Esses elementos secundários do quebra-cabeça contribuem para a busca interminável por aprovações e comentários. Às vezes, é difícil saber a quem recorrer, e ainda mais difícil obter as informações necessárias.

Solução: criar clareza

É essencial ter clareza por toda a equipe e organização. Quando se conhece o responsável por uma parte de um projeto, é possível eliminar a maior parte das suposições em torno das aprovações. Com uma estrutura clara e bem documentada, ou seja, quando sabemos quem deve fazer o quê e até quando, temos claro a quem devemos recorrer para obter aprovações e comentários, eliminando assim as buscas cegas. Além disso, as pessoas adquirem autonomia para fazer avançar os trabalhos e alcançar os principais objetivos, em vez de se depararem sempre com os mesmos obstáculos.

4. Buscar colegas de equipe para concluir o trabalho

Domar os tigres, persuadir os obstinados… todos nós já passamos por isso. A maioria dos projetos envolve várias pessoas, mas às vezes é difícil fazer com que os colegas de equipe façam a sua parte dentro do prazo e até mesmo saber como estão indo.

Algumas das maiores causas de estresse no trabalho, segundo o índice Anatomia do trabalho, são os prazos impraticáveis (15%) e a falta de apoio por parte dos colegas e da gerência (16%), o que leva a consultas constantes aos colegas de equipe para tentar concluir os trabalhos. Ainda que você elabore um planejamento de projeto irrepreensível, se não houver clareza sobre o trabalho realizado pelas diversas equipes multidisciplinares, será quase impossível determinar se os prazos estabelecidos por você são realistas. Essa falta de alinhamento quanto aos objetivos traz tensão a ambos os lados.

Solução: capacitar todos nas mesmas ferramentas

Por gerenciarmos tantos projetos com e-mails, mensagens e planilhas, é quase impossível ter uma visão abrangente do que está acontecendo na sua equipe e organização. As plataformas de gerenciamento de trabalho reúnem todos os participantes no mesmo ambiente, promovendo a transparência e a comunicação. Entretanto, não basta apenas introduzir uma nova plataforma; o treinamento é fundamental, especialmente se você pretende que a sua equipe gerencie com ela os projetos, a coordenação e a comunicação. Organize o lançamento das novas ferramentas de forma a explicar como elas ajudarão a fazer a integração da sua equipe.

Reaprender a se concentrar no trabalho

No fim das contas, muitos desses ajustes se resumem a saber como você e a sua equipe se encaixam no panorama geral e a criar novas formas de trabalhar que reforcem tal entendimento. A forma como fomos treinados já não está funcionando, precisamos nos destacar da multidão.

Dê a seus colegas de equipe novas ferramentas e práticas diárias para que possam trabalhar com mais inteligência. Com esse apoio, eles se sentirão mais aptos a colaborar com eficiência, assumir o controle das próprias cargas de trabalho, tomar decisões em menos tempo e reconquistar a sua capacidade de concentração. É assim que você tornará o trabalho mais impactante, produtivo e gratificante para todos.

Baixe o índice Anatomia do trabalho para obter mais informações

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