Gestão de Recursos

A Gestão de recursos está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

A Gestão de recursos dá um panorama geral da capacidade da equipe, uma visualização mais aproximada sobre o trabalho que sua equipe está fazendo em todos os projetos. Identifique os conflitos com precisão para lidar com os riscos e manter os projetos em dia reatribuindo ou reagendando as tarefas na própria tela. Certifique-se de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou com pouco o que fazer e que os projetos estão adequadamente providos.

Acessar a Gestão de recursos a partir dos Portfólios

Você pode acessar a Gestão de recursos através dos Portfólios - clique na barra lateral em Portfólios, selecione um Portfólio e clique na aba de Gestão de recursos.

Gestão de recursos 1

As listas de usuários são preenchidas com as pessoas que têm trabalhos atribuídos nos projetos do portfólio.

Crie um portfólio da equipe para ver os trabalhos de sua equipe nos diversos projetos. Crie um portfólio interequipes para ver os projetos importantes sob sua responsabilidade que são compartilhados por múltiplas equipes.

Como criar um Portfólio

Para usar a Gestão de recursos você precisa já ter um Portfólio, ou criar um novo.

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na parte superior esquerda da barra lateral
  2. Clique no mosaico Novo portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio

Visão geral da capacidade

Tendência das capacidades

A capacidade baseia-se no número e duração das tarefas. Ao clicar na visualização da Gestão de recursos a partir do Portfólio você terá uma visão geral da tendência das capacidades das pessoas.

tendência

  • Qualquer tarefa no seu projeto que contar com uma data de conclusão ou intervalo de datas será automaticamente exibida na visualização de Gestão de recursos.
  • As tarefas precisam estar atribuídas para serem contabilizadas na tendência das capacidades, caso contrário aparecerão na seção "Tarefas não atribuídas" na parte inferior da tela de Gestão de recursos.
  • Você pode atribuir tarefas arrastando-as e soltando sob o novo responsável, ou abrindo primeiro o menu de cada tarefa para então as atribuir.

Use tarefas para os trabalhos que quer contabilizar na tela de Gestão de recursos, uma vez que as subtarefas não são visíveis ali.

Datas de início

Use datas de início para contabilizar as tarefas que levam mais de um dia a serem realizadas.

início

Campos personalizados

Defina campos personalizados baseados em prioridade para ter uma ideia da importância das tarefas. Você pode escolher ver as cores dos campos personalizados clicando no seletor.

personalizado

Crie Campos personalizados e cores na sua visualização de projeto. Assim, ao atribuir um valor de campo personalizado às tarefas, essa cor ficará visível na sua tela de Gestão de recursos.

Nossa equipe de produto trabalha atualmente a todo o vapor para incorporar novos recursos de esforço personalizado à Gestão de recursos. Em algumas semanas eles estarão disponíveis em fase Beta, e permitirão escolher o melhor método para calcular a capacidade da sua equipe, seja com base no número de horas ou de pontos. Se tiver interesse em obter acesso antecipado, inscreva sua equipe aqui e entraremos em contato com os passos seguintes. Observe que sua equipe deve estar num plano Business ou Enterprise, ou fazendo uma avaliação do Business.

Estados flutuantes

Passe o mouse sobre o gráfico de uma pessoa para ver uma contagem de suas tarefas num determinado dia.

hover

Passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna de um dia específico para ver o total de todas as tarefas de vários membros da equipe no respectivo dia. Passe o mouse sobre o nome de uma pessoa para ver a contagem total de suas tarefas ao longo do tempo.

Visualização detalhada

Clique na seta para mostrar os projetos e tarefas por pessoa na visualização de detalhes.

drill

  • Você pode abrir o modal de status do projeto clicando no nome do projeto.

A Gestão de recursos só mostrará as primeiras 5.000 tarefas de um portfólio.

Arrastar e soltar tarefas

Arraste e solte tarefas para reagendá-las ou atribuí-las a outra pessoa.

Workload

  • Não é possível mover uma tarefa para um projeto diferente.
  • Ao reatribuir tarefas, o seu agendamento original é bloqueado para impedir erros. Depois de as reatribuir é possível arrastar e soltar novamente as tarefas para mudar o seu agendamento.
  • Você pode criar tarefas na tela de Gestão de recursos clicando diretamente sob o responsável, data e projeto onde quer agendar a tarefa, e digitando um título. Em seguida é possível clicar nos detalhes da tarefa para adicionar mais informações.

Reagendar em massa com seleção múltipla: pressione a tecla Command/Control e clique em todas as tarefas que quer reagendar ou reatribuir mantendo a tecla pressionada.

Filtrar

Filtre sua visualização de Gestão de recursos por função e por pessoa.

filter

  • Você pode procurar e selecionar as pessoas que quer ver na sua tela de Gestão de recursos.
  • Você também pode procurar por "Função".

Incentive sua equipe a adicionar as funções aos seus perfis na Asana.

Você também pode salvar uma visualização filtrada como visualização padrão para todos.

filter search

  1. Selecione as pessoas para o seu filtro
  2. Clique em Aplicar o filtro
  3. Clique na seta do menu suspenso

filter search

Selecione no menu suspenso Salvar como layout padrão.

filter result

Zoom

Para aumentar ou diminuir o zoom, clique no botão "Zoom" e escolha entre Dias, Semanas, Meses, Trimestres, Semestres, ou Anos.

zoom

  • Clique em "Hoje" para voltar rapidamente ao momento presente.

Use o zoom para ajustar a visualização ao intervalo requerido de planejamento e monitoramento dos trabalhos.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.