Gestão de recursos

A Gestão de recursos está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

A gestão de recursos permite visualizar num só lugar a capacidade da equipe e fornece um panorama completo sobre quem está trabalhando em cada projeto. Identifique os conflitos para poder lidar com os riscos e manter os projetos no caminho certo, reatribuindo ou reagendando tarefas numa única tela. Previna o esgotamento e a ociosidade dos membros da equipe e certifique-se de que os projetos estão adequadamente distribuídos.

Assista à demonstração da Gestão de recursos

Você pode ver o volume de trabalho em termos de número de tarefas ou unidades de esforço, como horas ou pontos. Também é possível definir a capacidade de cada membro da equipe para ver rapidamente quem está com trabalho demais.

Acessar a Gestão de recursos a partir dos Portfólios

Você pode acessar a Gestão de recursos a partir dos Portfólios - Clique em Portfólios na barra lateral, selecione um portfólio e então vá para a aba Gestão de recursos.

Portfólios

As listas de usuários são preenchidas com as pessoas que têm trabalhos atribuídos nos projetos do portfólio.

Crie um portfólio da equipe para ver os trabalhos de sua equipe nos diversos projetos. Crie um portfólio interequipes para ver os projetos importantes sob sua responsabilidade que são compartilhados por múltiplas equipes.

Como criar um Portfólio

Para usar a Gestão de recursos você precisa já ter um portfólio, ou criar um novo.

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na parte superior esquerda da barra lateral
  2. Clique no mosaico Novo portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio

adicionar projeto

Depois de criar o seu portfólio, clique em “Adicionar Projeto” para incluir um projeto no portfólio recém-criado.

Visão geral da capacidade

Tendência das capacidades

Ao clicar na visualização de Gestão de recursos a partir do seu portfólio você verá uma linha de tendência dos membros da equipe. Por padrão, a capacidade baseia-se no número e duração das tarefas, mas você pode adicionar esforço às tarefas para vê-la em termos de horas, pontos, etc.

tendência

  • Qualquer tarefa no seu projeto que contar com uma data de conclusão ou intervalo de datas será automaticamente exibida na visualização de Gestão de recursos.
  • As tarefas precisam estar atribuídas para serem contabilizadas na tendência das capacidades, caso contrário aparecerão na seção “Tarefas não atribuídas” na parte inferior da tela de Gestão de recursos.
  • Você pode atribuir tarefas arrastando-as e soltando sob o novo responsável, ou abrindo primeiro o menu de cada tarefa para então as atribuir.

Use tarefas para os trabalhos que quer contabilizar na tela de Gestão de recursos, uma vez que as subtarefas não são visíveis a partir desta.

Adicionar esforço às tarefas para estimar a capacidade

Controlar o esforço requerido pelas tarefas permite avaliar a capacidade em termos de horas, pontos e outros, em vez de se basear apenas no número de tarefas.

Painel 1

Para adicionar esforço às tarefas:

  1. Selecione adicionar esforço na barra de ferramentas da Gestão de recursos. O esforço neste contexto pode ser qualquer campo personalizado numérico disponível na biblioteca, ou um campo novo.
  2. Acrescente o campo de esforço a todos os projetos do portfólio (se ainda não estiver lá).
  3. O gráfico de Gestão de recursos exibirá agora o esforço escolhido, em vez do número de tarefas.

Lembre-se de adicionar o Esforço às tarefas (seja ao abrir a partir da Gestão de recursos ou dentro de um projeto).

Uma vez definido o esforço das tarefas, você deve também definir a capacidade da equipe para estimar com mais precisão sua disponibilidade e se certificar de que ninguém está sobrecarregado.

Definir a capacidade da equipe

Capacidade é o volume máximo de trabalho que uma pessoa pode assumir por semana, e pode ser ajustada individualmente. Por exemplo, um terceirizado talvez só possa assumir 20 horas, enquanto um membro da equipe pode trabalhar 40 horas semanais. Sempre que alguém tiver mais trabalho do que o estipulado na sua capacidade, o respectivo gráfico de volume de trabalho ficará vermelho.

capacidade

  1. Clique no ícone de alternância na sua barra de ferramentas
  2. Clique em Editar capacidade

edição de capacidade

Você pode ajustar aqui a capacidade da equipe.

panorama das capacidades

Depois de determinar a capacidade, você poderá ver os membros da equipe que estão próximos de seu limite de capacidade, e aqueles com mais disponibilidade.

Modificar o esforço da equipe

Você pode ver e editar o esforço dos membros da equipe com a Gestão de recursos.

esforço

Para editar o esforço da sua equipe:

  1. Clique no ícone de alternância na barra de ferramentas
  2. Clique em Editar esforço

esforço

Agora você pode editar o esforço da sua equipe.

visão geral dos esforços

Depois de determinar o esforço você terá uma visão melhor do trabalho delegado a cada um dos membros da equipe.

Datas de início

Use datas de início para contabilizar as tarefas que levam mais de um dia a serem realizadas.

início

Quando uma tarefa se estende por vários dias, o esforço será distribuído uniformemente pelos dias da semana (pulando os fins de semana). Por exemplo, uma tarefa de 10 horas distribuída por 2 dias mostrará 5 horas por dia. Se a tarefa abranger de sexta a segunda-feira, serão 5 horas na sexta e 5 horas na segunda-feira.

Campos personalizados

Defina campos personalizados baseados em prioridade para ter uma ideia da importância das tarefas. Você pode escolher ver as cores dos campos personalizados clicando no seletor.

personalizado

Crie Campos personalizados e cores na sua visualização de projeto. Assim, ao atribuir um valor de campo personalizado às tarefas, essa cor ficará visível na sua tela de Gestão de recursos.

Estados flutuantes

Passe o mouse sobre o gráfico de uma pessoa para ver uma contagem de suas tarefas num determinado dia.

passar o ponteiro do mouse

Passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna de um dia específico para ver o total de todas as tarefas de vários membros da equipe no respectivo dia. Passe o mouse sobre o nome de uma pessoa para ver a contagem total de suas tarefas ou unidades de esforço ao longo do tempo.

Visualização detalhada

Clique na seta para mostrar os projetos e tarefas por pessoa na visualização de detalhes.

aprofundar

  • Você pode abrir o modal de status do projeto clicando no nome do projeto.

Arrastar e soltar tarefas

Arraste e solte tarefas para reagendá-las ou atribuí-las a outra pessoa.

Workload

  • Não é possível mover uma tarefa para um projeto diferente.
  • Ao reatribuir tarefas, o seu agendamento original é bloqueado para impedir erros. Depois de as reatribuir é possível arrastar e soltar novamente as tarefas para mudar o seu agendamento.
  • Você pode criar tarefas na tela de Gestão de recursos clicando diretamente sob o responsável, data e projeto onde quer agendar a tarefa, e digitando um título. Em seguida é possível clicar nos detalhes da tarefa para adicionar mais informações.

Para reagendar em massa com seleção múltipla, pressione a tecla Command/Control e clique em todas as tarefas que quer reagendar ou reatribuir mantendo a tecla pressionada.

Filtrar

Filtre sua visualização de Gestão de recursos por função e por pessoa.

filtro

  • Você pode procurar e selecionar as pessoas que quer ver na sua tela de Gestão de recursos.
  • Você também pode procurar por “Função”.

Incentive sua equipe a adicionar as funções aos seus perfis na Asana.

Você também pode salvar uma visualização filtrada como visualização padrão para todos.

filtrar uma busca

Para salvar uma visualização filtrada como padrão:

  1. Selecione as pessoas que serão incluídas no seu filtro
  2. Clique em Aplicar filtro
  3. Clique na seta do menu suspenso

filtrar uma busca

No menu suspenso, clique em Salvar como layout padrão.

filtrar um resultado

Zoom

zoom

Para aumentar ou diminuir o zoom, clique no botão “Zoom” e escolha entre dias, semanas, meses, trimestres, semestres, ou anos.

  • Clique em “Hoje” para voltar rapidamente ao momento presente.

Use o zoom para ajustar a visualização ao intervalo requerido de planejamento e monitoramento dos trabalhos.

Número de subtarefas na Gestão de recursos

Você também pode ver o número de subtarefas de uma tarefa específica a partir da Gestão de recursos.

captura de tela com foco no número de subtarefas na gestão de recursos

O número de subtarefas será exibido na Gestão de recursos ao lado do nome da tarefa na visualização detalhada.

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