Gestão de Recursos

A Gestão de recursos está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

A Gestão de recursos dá um panorama geral da capacidade da equipe, uma visualização mais aproximada sobre o trabalho que sua equipe está fazendo em todos os projetos. Identifique os conflitos com precisão para lidar com os riscos e manter os projetos em dia reatribuindo ou reagendando as tarefas na própria tela. Certifique-se de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou com pouco o que fazer e que os projetos estão adequadamente providos.

Assista à demonstração da Gestão de recursos

Você pode ver o volume de trabalho em termos de número de tarefas ou unidades de esforço, como horas ou pontos. Também é possível definir a capacidade de cada membro da equipe para ver rapidamente quem está com trabalho demais.

Acessar a Gestão de recursos a partir dos Portfólios

Você pode acessar a Gestão de recursos através dos Portfólios - clique na barra lateral em Portfólios, selecione um Portfólio e clique na aba de Gestão de recursos.

Portfólios

As listas de usuários são preenchidas com as pessoas que têm trabalhos atribuídos nos projetos do portfólio.

Crie um portfólio da equipe para ver os trabalhos de sua equipe nos diversos projetos. Crie um portfólio interequipes para ver os projetos importantes sob sua responsabilidade que são compartilhados por múltiplas equipes.

Como criar um Portfólio

Para usar a Gestão de recursos você precisa já ter um Portfólio, ou criar um novo.

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na parte superior esquerda da barra lateral
  2. Clique no mosaico Novo portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio

adicionar projeto

Depois de criar o seu Portfólio, clique em "Adicionar Projeto" para incluir um projeto no portfólio recém-criado.

Visão geral da capacidade

Tendência das capacidades

Ao clicar na visualização de Gestão de recursos a partir do seu Portfólio você verá uma linha de tendência dos membros da equipe. Por padrão, a capacidade baseia-se no número e duração das tarefas, mas você pode adicionar esforço às tarefas para vê-la em termos de horas, pontos, etc.

tendência

  • Qualquer tarefa no seu projeto que contar com uma data de conclusão ou intervalo de datas será automaticamente exibida na visualização de Gestão de recursos.
  • As tarefas precisam estar atribuídas para serem contabilizadas na tendência das capacidades, caso contrário aparecerão na seção "Tarefas não atribuídas" na parte inferior da tela de Gestão de recursos.
  • Você pode atribuir tarefas arrastando-as e soltando sob o novo responsável, ou abrindo primeiro o menu de cada tarefa para então as atribuir.

Use tarefas para os trabalhos que quer contabilizar na tela de Gestão de recursos, uma vez que as subtarefas não são visíveis ali.

Adicionar esforço às tarefas para estimar a capacidade

Controlar o esforço requerido pelas tarefas permite avaliar a capacidade em termos de horas, pontos, e outros, em vez de se basear apenas no número de tarefas.

Painel 1

Para adicionar esforço às tarefas:

  1. Selecione adicionar esforço na barra de ferramentas da Gestão de recursos. O esforço neste contexto pode ser qualquer campo personalizado numérico disponível na biblioteca, ou um campo novo.
  2. Acrescente o campo de esforço a todos os projetos do portfólio (se ainda não estiver lá).
  3. O gráfico de Gestão de recursos exibirá agora o esforço escolhido, em vez do número de tarefas.

Lembre-se de adicionar o Esforço às tarefas (seja ao abrir a partir da Gestão de recursos ou dentro de um projeto).

Uma vez definido o esforço das tarefas, você deve também definir a capacidade da equipe para estimar com mais precisão sua disponibilidade e se certificar de que ninguém está sobrecarregado.

Definir a capacidade da equipe

Capacidade é o volume máximo de trabalho que uma pessoa pode assumir por semana, e pode ser ajustada individualmente. Por exemplo, um terceirizado que só pode assumir 20 horas, enquanto um membro da equipe talvez possa trabalhar 40 horas semanais. Sempre que alguém tiver mais trabalho do que o estipulado na sua capacidade, o respectivo gráfico de volume de trabalho ficará vermelho.

capacidade

  1. Clique no ícone de alternância na sua barra de ferramentas
  2. Clique em Editar capacidade

edição de capacidade

Você pode ajustar aqui a capacidade da equipe.

panorama das capacidades

Depois de determinar a capacidade você poderá ver os membros da equipe que estão próximos de seu limite de capacidade, e aqueles com mais disponibilidade.

Modificar o esforço da equipe

Você pode ver e editar o esforço dos membros da equipe com a Gestão de recursos.

esforço

  1. Clique no ícone de alternância na sua barra de ferramentas
  2. Clique em Editar esforço

esforço

Você pode alterar aqui a unidade de esforço da equipe.

panorama de esforço

Depois de determinar o esforço você terá uma visão melhor do trabalho delegado a cada um dos membros da equipe.

Datas de início

Use datas de início para contabilizar as tarefas que levam mais de um dia a serem realizadas.

início

Quando uma tarefa se estende por vários dias, o Esforço será distribuído uniformemente pelos dias da semana (pulando os fins de semana). Por exemplo, uma tarefa de 10 horas distribuída por 2 dias mostrará 5 horas por dia. Se a tarefa abranger de sexta a segunda-feira, serão 5 horas na sexta e 5 horas na segunda-feira.

Campos personalizados

Defina campos personalizados baseados em prioridade para ter uma ideia da importância das tarefas. Você pode escolher ver as cores dos campos personalizados clicando no seletor.

personalizado

Crie Campos personalizados e cores na sua visualização de projeto. Assim, ao atribuir um valor de campo personalizado às tarefas, essa cor ficará visível na sua tela de Gestão de recursos.

Estados flutuantes

Passe o mouse sobre o gráfico de uma pessoa para ver uma contagem de suas tarefas num determinado dia.

hover

Passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna de um dia específico para ver o total de todas as tarefas de vários membros da equipe no respectivo dia. Passe o mouse sobre o nome de uma pessoa para ver a contagem total de suas tarefas ou unidades de esforço ao longo do tempo.

Visualização detalhada

Clique na seta para mostrar os projetos e tarefas por pessoa na visualização de detalhes.

drill

  • Você pode abrir o modal de status do projeto clicando no nome do projeto.

Arrastar e soltar tarefas

Arraste e solte tarefas para reagendá-las ou atribuí-las a outra pessoa.

Workload

  • Não é possível mover uma tarefa para um projeto diferente.
  • Ao reatribuir tarefas, o seu agendamento original é bloqueado para impedir erros. Depois de as reatribuir é possível arrastar e soltar novamente as tarefas para mudar o seu agendamento.
  • Você pode criar tarefas na tela de Gestão de recursos clicando diretamente sob o responsável, data e projeto onde quer agendar a tarefa, e digitando um título. Em seguida é possível clicar nos detalhes da tarefa para adicionar mais informações.

Reagendar em massa com seleção múltipla: pressione a tecla Command/Control e clique em todas as tarefas que quer reagendar ou reatribuir mantendo a tecla pressionada.

Filtrar

Filtre sua visualização de Gestão de recursos por função e por pessoa.

filter

  • Você pode procurar e selecionar as pessoas que quer ver na sua tela de Gestão de recursos.
  • Você também pode procurar por "Função".

Incentive sua equipe a adicionar as funções aos seus perfis na Asana.

Você também pode salvar uma visualização filtrada como visualização padrão para todos.

filter search

  1. Selecione as pessoas para o seu filtro
  2. Clique em Aplicar o filtro
  3. Clique na seta do menu suspenso

filter search

Selecione no menu suspenso Salvar como layout padrão.

filter result

Zoom

Para aumentar ou diminuir o zoom, clique no botão "Zoom" e escolha entre Dias, Semanas, Meses, Trimestres, Semestres, ou Anos.

zoom

  • Clique em "Hoje" para voltar rapidamente ao momento presente.

Use o zoom para ajustar a visualização ao intervalo requerido de planejamento e monitoramento dos trabalhos.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.