Quatro ferramentas de comunicação indispensáveis para promover a colaboração

A comunicação eficaz é uma das partes mais importantes de qualquer Business. Ao facilitar a comunicação, você promove a colaboração e ajuda os membros da equipe a se concentrarem no trabalho que realmente importa. Mas existem muitas ferramentas de comunicação, e cada uma delas oferece algo ligeiramente diferente. 

O que não se deve fazer é usar muitas ferramentas. Estudos mostram que os trabalhadores do conhecimento alternam entre uma média de 10 ferramentas por até 25 vezes por dia. Alternar entre aplicativos reduz a produtividade e afeta a eficiência. Na verdade, mais de um quarto (27 %) dos trabalhadores afirma que ações e mensagens são perdidas na troca de aplicativos, e 26 % dizem que o excesso de aplicativos os torna menos eficientes. 

O que você precisa são ferramentas de Business eficazes que potencializem a comunicação sem atrapalhar o trabalho de alto impacto. Neste artigo, vamos analisar o que torna uma ferramenta de comunicação eficaz e, em seguida, analisar quatro ferramentas de comunicação para desbloquear a colaboração eficaz na sua equipe. 

O que são ferramentas de comunicação em equipe? 

Uma ferramenta de comunicação é criada para ajudar os membros da equipe a se comunicarem entre si. Isso inclui ferramentas de comunicação interna para se comunicar com a equipe e ferramentas de comunicação externa para se comunicar com fornecedores, clientes e agências. Ambas são importantes para uma comunicação eficaz no local de trabalho. 

Todas as ferramentas de comunicação também são divididas em dois estilos: 

• Comunicação síncrona, como conversas presenciais, mensagens instantâneas e qualquer outra comunicação que aconteça em tempo real.

• Comunicação assíncrona, como e-mail, relatórios de projeto ou mensagens gravadas — em outras palavras, qualquer tipo de comunicação em que não se precise de uma resposta imediata. 

Nem todas as ferramentas são de comunicação

Há uma variedade de ferramentas de negócios projetadas para melhorar a colaboração, mas isso não significa que elas sejam otimizadas para uma comunicação eficaz da equipe. Hoje, as equipes usam ferramentas de negócios como Adobe Creative Cloud, Google Docs e Salesforce como ferramentas de comunicação. 

O problema é que essas ferramentas não foram feitas para comunicação. Embora sejam sistemas especializados e excelentes para realizar trabalhos de alto impacto, não foram desenvolvidos para ajudar as equipes a comunicar informações com clareza. 

O que torna uma ferramenta de comunicação eficaz

Para possibilitar uma comunicação eficaz na sua equipe, você precisa de uma ferramenta flexível, ou de um conjunto simplificado de ferramentas, que ofereça:

Fácil adoção por toda a equipe

Ninguém trabalha sozinho. Para que uma ferramenta de comunicação seja eficaz, ela deve ser acessível e centralizada. Essa ferramenta deve ser algo que todos na sua equipe, ou o maior número possível de pessoas, estejam usando. 

Procure uma ferramenta que tenha um bom guia do usuário, configuração e opção de suporte ao cliente, para que todos possam aprender a usá-la de forma eficaz. Não basta escolher uma ferramenta que seja boa para você. Procure uma ferramenta que todos na equipe possam usar.

Compartilhamento centralizado de informações

Quando há um núcleo de referência, a equipe sabe exatamente onde procurar e tem uma visão clara de quem está fazendo o quê e para quando. A colaboração e o trabalho em equipe são a base de qualquer equipe eficaz, mas essas relações interpessoais começam com — e dependem de — uma comunicação eficaz. A seguir, falaremos sobre a importância das integrações com as ferramentas de comunicação, mas, por ora, basta dizer que essa ferramenta deve ser um dos pilares da maneira como a equipe interage. 

Integrações integradas com as outras ferramentas de negócio

A sua ferramenta de comunicação é a base da comunicação da equipe, mas há uma série de ferramentas que são úteis para o trabalho da equipe. Sejam ferramentas de compartilhamento de arquivos ou específicas para o trabalho da sua equipe, você provavelmente já tem várias delas à disposição. 

O problema é que a alternância entre aplicativos reduz a produtividade, aumenta o trabalho duplicado e torna mais provável a perda de informações. Para evitar isso, procure uma ferramenta de comunicação que se integre às suas ferramentas de negócios favoritas. Dessa forma, você sempre se comunica sobre o trabalho no mesmo lugar, enquanto ainda se beneficia de outras ferramentas mais especializadas. 

Fluxos de trabalho flexíveis e escaláveis

As melhores ferramentas de comunicação são eficazes tanto para pequenas empresas quanto para grandes corporações. Certifique-se de que a ferramenta selecionada seja escalável e flexível o suficiente para todos os fluxos de trabalho da sua equipe. 

Isso inclui uma variedade de maneiras de usar a própria ferramenta, incluindo aplicativos Web, aplicativos para computador e aplicativos móveis. Ter opções móveis é fundamental para que os membros da equipe interajam com a ferramenta quando e onde quiserem.

Segurança em que se pode confiar

Por fim, nenhuma ferramenta de comunicação está completa sem uma análise da sua segurança. Analise as práticas de segurança da ferramenta para garantir que seja uma opção confiável. A escalabilidade também faz parte disso: certifique-se de que a ferramenta selecionada ofereça uma maneira de controlar as permissões e os usuários à medida que a equipe cresce. 

As quatro melhores ferramentas de comunicação

Não existe uma abordagem única para as ferramentas de comunicação. O ideal é procurar ferramentas que ofereçam formas síncronas, assíncronas e externas de comunicação. Com as ferramentas síncronas, você pode se comunicar com as partes interessadas em tempo real. As ferramentas assíncronas são um sistema de informações centralizado que os membros da equipe podem acessar enquanto mantêm o estado de fluxo. E as ferramentas externas permitem a comunicação com clientes, parceiros, prestadores de serviços, agências e outros.

Envie mensagens instantâneas: Slack ou Microsoft Teams

A comunicação síncrona, ou ao vivo, é uma maneira valiosa de interagir com a equipe em tempo real. Essas ferramentas de bate-papo são uma maneira eficaz de se comunicar com um único membro da equipe ou de compartilhar atualizações em um bate-papo em grupo. 

As ferramentas de comunicação por mensagens instantâneas são uma maneira valiosa de manter a conexão, especialmente se você trabalha em equipes distribuídas ou remotas. No entanto, essas ferramentas não são tão eficazes para a resolução de problemas em larga escala. Em vez disso, procure outras ferramentas de comunicação síncrona ou assíncrona, como as listadas abaixo.

Comunicação presencial: Zoom, Google Meet ou Skype

Mesmo que a sua equipe trabalhe principalmente presencialmente, você ainda precisa investir em uma ferramenta de videoconferência. Essas ferramentas são geralmente mais eficazes do que as chamadas telefônicas e permitem que a equipe colabore se e quando não estiver no mesmo espaço. Para equipes que trabalham principalmente de forma virtual, as videoconferências são uma ótima maneira não apenas de debater informações, mas também de construir relacionamentos, organizar eventos de consolidação de equipe e conectar-se com os membros da equipe. 

Para comunicação sobre o trabalho: Asana

O oposto da comunicação síncrona é a comunicação assíncrona: mensagens que não precisam ser respondidas em tempo real. Esta é uma parte incrivelmente importante do seu kit de ferramentas de comunicação, porque a comunicação assíncrona não interrompe o estado de fluxo e aumenta a produtividade. 

As ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana, facilitam a comunicação da equipe sobre o trabalho no mesmo lugar em que ele está sendo realizado. A comunicação está sempre conectada ao contexto mais amplo do trabalho da equipe, para que os membros tenham todas as informações de que precisam ao seu alcance. Além disso, esses tipos de ferramentas de comunicação permitem que os membros da equipe controlem as notificações e permaneçam no fluxo. 

Independentemente da ferramenta de gestão de projetos que a sua equipe escolher, certifique-se de ter um espaço de trabalho compartilhado para todas as informações da equipe. Procure uma ferramenta que permita visualizar o trabalho de diferentes maneiras, como quadros Kanban, diagramas de Gantt, calendários e visualizações de lista no estilo de planilha. 

Gerencie a comunicação externa: Gmail ou Outlook

O e-mail é a ferramenta por excelência para a comunicação assíncrona, especialmente quando se trata de comunicação externa. Os fornecedores, prestadores de serviços, agências e clientes com quem você se comunica não terão acesso às ferramentas de comunicação interna da sua equipe, portanto, ferramentas como o e-mail são essenciais para uma comunicação externa eficaz.

Como integrar ferramentas de colaboração com a sua pilha de tecnologia de comunicação

A solução para o problema da comunicação não é usar mais ferramentas. Pesquisas recentes sugerem que, quanto mais aplicativos uma equipe usa, maior a probabilidade de o trabalho ser duplicado. Na verdade, a segunda e a terceira maiores barreiras à produtividade são ter que responder a e-mails e mensagens e ter muitas reuniões e videoconferências. 

Para melhorar a produtividade e permitir a colaboração, certifique-se de que as suas quatro principais ferramentas de comunicação ofereçam integrações robustas com as outras ferramentas importantes para o seu negócio. Dessa forma, você pode se beneficiar dessas ferramentas especializadas sem precisar se comunicar diretamente em ferramentas que não foram criadas para uma comunicação eficaz no local de trabalho.

Lembre-se: o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia, e esse problema só aumenta quanto mais alto você sobe na cadeia. Membros da diretoria executiva relatam alternar entre 14 aplicativos, 31 vezes por dia. As integrações são benéficas porque a sua equipe pode acessar as informações em um só lugar e, ao mesmo tempo, tirar proveito de ferramentas sob medida para usos específicos da equipe. 

Integração de ferramentas de comunicação interna

As ferramentas de comunicação interna são aquelas usadas para se comunicar com a equipe interna. Isso inclui qualquer pessoa, desde a sua pequena equipe de projeto até toda a empresa. Normalmente, essas ferramentas têm proteções para que parceiros externos não possam acessá-las. 

As ferramentas de comunicação interna incluem: 

• Ferramentas de compartilhamento de arquivos: Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive

• Ferramentas de envolvimento dos funcionários: BambooHR, Workday, Lattice e Culture Amp

• Ferramentas de compartilhamento ou gravação de tela: Vimeo e Loom

Outras ferramentas que a sua equipe pode usar para comunicação interna incluem:

• Ferramentas de sincronização de calendário: Google Agenda e Microsoft Outlook

• Ferramentas específicas da equipe: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush e Figma

• Ferramentas de análise: Google Analytics, Tableau, Looker e PowerBI

Essas ferramentas são uma parte essencial para fazer um bom trabalho, mas não foram feitas para a comunicação. Em vez de se comunicar dentro das próprias ferramentas, procure uma ferramenta central que se integre a essas ferramentas para que você possa acessar todas as suas informações de trabalho em um só lugar. 

Integração de ferramentas de comunicação externa

As ferramentas de comunicação externa são aquelas que você usa para interagir com pessoas que não fazem parte da sua organização. Isso inclui clientes, freelancers, prestadores de serviços, agências e outros parceiros. 

As ferramentas de comunicação externa incluem:

• Ferramentas de suporte ao cliente: Zendesk e ServiceNow

• Ferramentas de redes sociais: LinkedIn e Glassdoor

• Ferramentas de fóruns públicos e hospedagem de webinários: Livestorm e Zoom

Outras ferramentas que a sua equipe pode usar para gerir a comunicação externa incluem:

• Ferramentas de gestão de redes sociais: Sprout Social, Buffer e Hootsuite

• Ferramentas de monitoramento de tempo: Clockify, Harvest e Everhour

Esclareça as expectativas com um plano de comunicação

Depois de implementar ferramentas de comunicação eficazes, certifique-se de que a equipe saiba qual ferramenta usar e quando. A melhor forma de fazer isso é usando um modelo de plano de comunicação. Os planos de comunicação descrevem como e onde a sua equipe deve comunicar as informações. Para saber mais, leia o nosso artigo sobre as quatro etapas para criar um plano de comunicação.