Use quadros de ideias para uma colaboração eficaz em equipe

Quando a equipe se reúne para ter novas ideias, muitas faíscas podem voar, mas registrar as ideias corretamente de uma maneira que façam sentido depois é um desafio totalmente novo. Anotar ideias em notas adesivas pode ser divertido e eficiente no calor do momento. Mas o que acontece depois, quando você precisa transformar os pedaços de papel rosa e verde neon em itens acionáveis que podem ser apresentados à sua equipe de liderança?

Usar quadros de ideias digitais não é apenas uma maneira eficaz de fazer um brainstorm com equipes virtuais, mas também a ferramenta perfeita para manter todas as suas ideias incríveis (e não tão incríveis) em um só lugar. 

Continue lendo para saber mais sobre os diferentes tipos de quadro de ideias, os benefícios de usar quadros digitais e as integrações de quadro de ideias da Asana que todos deveriam conhecer.

O que é um quadro de ideias?

Um quadro de ideias é uma coleção visual de pensamentos que a sua equipe organiza. Os quadros de ideias são um excelente lugar para registrar, organizar e editar as ideias antes de transformá-las em planos de ação.

Esses quadros têm tantas formas e tamanhos quanto as ideias que os compõem: você pode escrevê-las em uma folha de papel em branco, criar uma coleção de notas adesivas em uma parede ou reunir todas as ideias da equipe em um quadro branco digital. 

Quando usar quadros de ideias

Os quadros de ideias são uma ótima maneira de compartilhar ideias novas e criativas. Normalmente, isso acontece durante uma sessão de brainstorming. 

Eles podem ser usados para registrar ideias quando a sua equipe estiver fazendo um brainstorming sobre qualquer um dos seguintes:

• nomes de produto;

• conceitos criativos;

• Soluções 

• Retrospectivas ou análises retrospectivas

• ideias de design;

• Conceitos de publicidade

• ideias de eventos;

• melhorias de produto ou processo.

Qualquer tipo de processo de ideação pode se beneficiar de um quadro de ideias.

Como criar um quadro de ideias

Quer você use um quadro branco físico ou um quadro de ideias on-line, as etapas para criá-lo são bastante semelhantes. Para inspiração e definição de metas de longo prazo, muitas equipes também recorrem a um modelo de quadro de visão que combina elementos visuais com etapas estruturadas para manter o ritmo.

Etapa 1: defina uma meta e um cronômetro

Uma sessão de debate criativo só pode ser orientada por metas se todos souberem qual é a meta. Reúna os seus colegas de equipe e informe o que você está procurando. Dependendo da natureza do brainstorm, pode até ser útil atualizar a equipe antes da reunião para que ela possa pesquisar e considerar ideias com antecedência. 

Quando estiver tudo pronto para começar a sessão de debate criativo, defina um temporizador. Brainstorms eficazes devem durar entre 15 e 45 minutos. Definir um temporizador ajudará a manter a equipe focada na tarefa em questão.

Dependendo das suas metas específicas, muitas vezes é útil dividir a sessão em etapas menores para ajudar a equipe a se manter no caminho certo.

Em um debate de ideias recente para criar textos, a nossa equipe de marketing passou os primeiros dez minutos pensando em temas e os dez minutos seguintes criando ideias específicas para esses temas. Quando você adiciona restrições de tempo ao seu brainstorm, é mais provável que a sua equipe comece a trabalhar e mantenha o foco, em vez de esperar para se sentir inspirada.”

Etapa 2: crie um ambiente aberto e positivo

Os seus colegas de equipe estarão muito mais abertos a contribuir com as suas ideias quando não se sentirem intimidados ou com medo de apresentar ideias ruins. Na verdade, pode ser útil pedir à equipe as suas “ideias ruins” no início do brainstorm para aliviar um pouco a pressão e fazer a criatividade fluir. Quem sabe, talvez uma dessas "ideias ruins" seja uma ideia brilhante disfarçada.

Etapa 3: designe alguém para fazer anotações ou colabore virtualmente

Ao reunir os membros da equipe no mesmo espaço físico, designe um membro da equipe para anotar todas as ideias durante o processo de debate de ideias. É útil usar uma ferramenta de debate de ideias digital que permita compartilhar as ideias imediatamente após a reunião, sem ter que transcrevê-las primeiro. 

Como alternativa, se você estiver usando um quadro de ideias em um ambiente remoto, compartilhe um modelo de brainstorm virtual com os seus colegas de equipe. Dessa forma, eles podem colaborar no quadro de ideias em tempo real ou de forma assíncrona, conforme a sua própria disponibilidade.

Etapa 4: discuta as ideias

Depois que todas as ideias forem registradas, analise-as uma a uma. Dependendo de quantas ideias a sua equipe tiver, pode ser útil votar nas melhores primeiro e reduzir o número de ideias que serão discutidas em detalhes.

Dê ao mentor por trás de cada ideia a oportunidade de explicar melhor o que tinha em mente, fazer perguntas para esclarecer os seus pensamentos e convidar outras pessoas a contribuir com as ideias. Continue registrando todas essas adições para criar uma coleção completa de ideias.

Etapa 5: edite o quadro de ideias

Por fim, edite o quadro de ideias arquivando ou excluindo as ideias que não passarão para a fase final e destacando aquelas que você deseja transformar em ações. Um quadro de ideias digital tornará esta etapa muito mais fácil para a equipe, pois você pode arrastar e soltar itens de um lado para o outro e criar um documento mais organizado e estruturado. Ele também permite que você reserve ideias e as guarde para o próximo brainstorm sem o risco de perdê-las.

Tipos de quadro de ideias

Para começar, existem quadros de ideias físicos e digitais. Você pode coletar ideias e informações em papel, quadros brancos, notas adesivas, paredes de vidro ou optar pelo caminho digital, o que facilita muito o compartilhamento de ideias com membros da equipe em diferentes escritórios ou até mesmo países.

Os quadros de ideias vêm em uma variedade de formas e designs:

• Gráficos ou quadros: esses quadros de ideias permitem organizar as ideias em diferentes categorias durante o brainstorming. Uma das ferramentas mais populares é o quadro Kanban, que organiza as ideias em tarefas. Por exemplo, o quadro Kanban pode ter colunas que indicam tarefas abertas, em andamento e concluídas.

• Mapas mentais ou clusters: esses diagramas são uma ótima maneira de  visualizar as conexões entre as ideias. Você pode usar essas conexões para destacar ainda mais as prioridades por meio de hierarquias.

• Quadros de ideias: se você estiver trabalhando em algo mais criativo, como um novo design de produto ou uma campanha publicitária, crie um quadro de ideias repleto de imagens, cores e ilustrações para reunir novas ideias.

Vantagens dos quadros de ideias digitais

Usar quadros de ideias digitais ou virtuais em vez de físicos pode beneficiar a sua equipe de várias maneiras.

• Inclusividade: todos na sua equipe podem se envolver. Como o quadro de ideias é preenchido digitalmente, até mesmo os membros mais reservados da equipe têm a oportunidade de contribuir com suas ideias sem sentir que estão sob os holofotes.

• Compartilhamento: quer você esteja fazendo uma sessão de brainstorm virtual ou uma reunião com a equipe no mesmo espaço físico, é possível compartilhar facilmente o quadro de ideias com todos. Chega de tirar fotos do quadro branco e tentar decifrar a caligrafia rabiscada: compartilhar e editar as suas ideias nunca foi tão fácil.

• Edição ilimitada: por falar em edição, como o quadro de ideias é digital, você pode adicionar, excluir e reorganizar o quadro quantas vezes quiser, sem criar uma confusão de notas adesivas. 

• Flexibilidade: os membros da equipe nem sempre estão disponíveis ao mesmo tempo. Se você estiver gerindo uma equipe remota ou distribuída geograficamente, os quadros de ideias digitais permitirão que os colegas de equipe adicionem as suas ideias no seu próprio ritmo.

• Organização: com os quadros de ideias digitais, você não precisa se preocupar em criar um design ou ordem antes de escrever as suas ideias. Escolha um modelo de quadro de ideias que corresponda à sua visão e simplesmente comece o seu brainstorm. Todas as ideias da equipe serão salvas em tempo real e poderão ser organizadas com apenas um clique. As ideias de que você não precisa no momento, mas que gostaria de manter para referência futura, podem ser arquivadas e reaparecer em um momento posterior.

• Detalhe: você pode adicionar links, imagens, vídeos ou documentos aos seus quadros de ideias digitais para dar mais suporte aos seus pontos. Isso facilita manter todas as ideias em um só lugar e conectar informações relevantes.

• Fácil implementação: depois de escolher as suas ideias favoritas, basta copiá-las e colá-las no seu calendário, ferramenta de quadro Kanban ou software de gestão do trabalho.

Como usar quadros de ideias digitais na Asana

A Asana pode ajudar a compartilhar os seus quadros de ideias digitais com a equipe usando integrações como o Lucidchart. Reúna todas as suas ferramentas e ideias em um só lugar para se concentrar no que realmente importa: conectar-se com a equipe para debater ideias inovadoras.

Lucidchart 

O Lucidchart permite criar diagramas virtuais e quadros de ideias. Com o conjunto de colaboração visual do Lucid, você pode mapear de forma rápida e fácil os debates, processos, sistemas e pessoas da sua organização. Graças à integração com a Asana, você pode compartilhar facilmente os seus diagramas e quadros de ideias com a equipe.

Atue com base nas ideias

Os quadros de visualização não são úteis apenas quando você está fazendo um brainstorming de novas ideias. Eles também podem ajudar a organizar as tarefas ao classificar os itens de ação em categorias que ajudam a acompanhar o progresso de cada tarefa. 

Um quadro Kanban virtual é o lugar perfeito para criar uma visão geral dinâmica do trabalho do seu projeto, para que a sua equipe possa se manter a par do que precisa ser feito, do que está em andamento e do que foi concluído.