Como criar e gerenciar um calendário de projeto para preparar a sua equipe para o sucesso

Seus dias de trabalho costumam deixar a impressão de que o caos é o elemento predominante? Os trabalhos são feitos de forma isolada e desordenada, as partes do projeto não conversam entre si e os prazos são perdidos com frequência? Você tem pouca ou nenhuma visibilidade dos fluxos de trabalho da sua equipe, o que resulta na duplicação do trabalho por falhas de comunicação? Temos uma boa notícia para você: muitos desses problemas podem ser resolvidos quando usamos um calendário de projeto.

Em primeiro lugar, saiba que você não está sozinho nas suas dificuldades. Dados obtidos na pesquisa Pulse of the Profession 2019 (Pulso da profissão) mostram que as organizações desperdiçaram quase 12% de seus investimentos em projetos no último ano devido a desempenhos insatisfatórios. O gerenciamento de projetos pode ajudar você a voltar à terra firme e a converter o caos em ordem.

E o que é melhor, você pode controlar o seu dia de trabalho caótico ao incorporar um calendário de projeto — uma peça fundamental do processo de gerenciamento de projetos que reduzirá o tempo e os recursos desperdiçados. Não importa se você está juntando todas as peças para alinhar os conteúdos, fazer roteiros de eventos ou lançar produtos, você se sentirá no controle da situação quando conhecer cada detalhe do projeto, como o que já aconteceu e o que ainda está por vir.

O que é um calendário de projeto?

Um calendário de projeto coleta todas as partes do seu trabalho e as reúne em um local central e visual para que toda a equipe possa acessá-las. Além disso, fornece um panorama geral do agendamento completo do projeto para que você veja quais são as datas de conclusão de cada parte, e ajuda os participantes a planejar com antecedência e organizar o trabalho referente aos projetos mais importantes. Ao ter em mãos um calendário de planejamento de projetos consistente, você ficará a par de tudo e saberá exatamente o que precisa fazer hoje, na semana seguinte, e mais além. E como a sua equipe também tem acesso a ele, todos poderão ver facilmente o que deve ser concluído de imediato e o que ainda virá em seguida.

Como criar um calendário de projeto

Vamos começar. O primeiro passo para colocar um calendário de projeto em pleno funcionamento é escolher a plataforma ideal, também conhecida como ferramenta de gerenciamento de projetos. Uma equipe pequena em um local centralizado pode se beneficiar da característica prática de um quadro branco. Já uma equipe maior ou mais diversificada poderia coordenar por meio de planilhas do Excel, Documentos Google ou calendários on-line. No entanto, todos esses métodos têm desvantagens: requerem atualizações manuais, têm pouca visibilidade e flexibilidade e não são facilmente dimensionáveis para equipes grandes.

O que deve fazer um gerente de projetos (este é você, mesmo que essa não seja a sua designação oficial)? Pense além dos quadros brancos e das caixas do Excel com os quais você está acostumado e recorra a uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar seus calendários de planejamento de projetos, você ganhará diversas habilidades valiosas para:

Está bem, vamos voltar à criação do seu calendário de verdade. Estas são as medidas concretas que você tomará:

  1. Mapeie os passos. Determine o que deve acontecer do início ao fim para concluir o projeto. Identifique quaisquer dependências. Não se preocupe com o tempo por enquanto.
  2. Defina as datas de início e as datas de conclusão. Agora, veja seus passos a partir de uma perspectiva global e adicione datas realistas a cada um deles.
  3. Identifique os participantes. Atribua cada passo ao membro da equipe apropriado, deixando claras as responsabilidades.
  4. Ajuste conforme necessário. Seu calendário de projeto é um documento dinâmico. Verifique-o com frequência e mova o trabalho de acordo com a evolução do seu planejamento de projeto.

Depois de criar o seu calendário de projeto, compartilhe-o com os participantes para que todos estejam alinhados e entendam o que se espera de cada um deles nos próximos dias, semanas ou meses. Incentive a sua equipe a usar diariamente o calendário de projeto para comunicar o progresso e compartilhar documentos.

Dez dicas para gerenciar o calendário do seu projeto

Assim como todas as ferramentas de negócio, existem melhores práticas para usar um calendário de projeto. Veja a seguir algumas dicas para ajudar você a gerenciar o calendário do seu projeto com mais eficiência:

  1. Não complique-o demais. Seja muito claro e não se esqueça de adicionar os detalhes (proprietários, datas de conclusão, informações do projeto, materiais de referência etc.).
  2. Use a codificação por cores das tarefas para facilitar a visualização.
  3. Duplique as tarefas onde for necessário. Várias tarefas e tipos de tarefas se repetirão, portanto, tire proveito disso e duplique as tarefas ou os requisitos, em vez de sempre começar do zero.
  4. Certifique-se de que o fluxo de trabalho da equipe esteja bem distribuído. Procure identificar quem possa estar sobrecarregado e quem possa estar subutilizado, e ajuste o calendário do seu projeto conforme necessário.
  5. Acompanhe e monitore com frequência. Ao ver o calendário do seu projeto, você pode descobrir facilmente quais entregáveis não saíram nas datas pretendidas.
  6. Adapte à medida que você avança. O recurso de arrastar e soltar das ferramentas de gerenciamento de projetos permite alterar as datas com facilidade.
  7. Crie cronogramas de projetos que mostrem a duração de cada tarefa ou parte do trabalho no seu projeto.
  8. Defina marcos para o projeto. Assim, você poderá medir o progresso e compartilhar todas as conquistas.
  9. Compartilhe o seu calendário com os participantes. Em vez de responder a inúmeras perguntas sobre o status do seu projeto, você pode direcionar todos os participantes para a visualização do calendário do seu projeto.
  10. Crie modelos de calendários de projetos que possam ser reutilizados para trabalhos futuros.

3 exemplos de um calendário de projeto

Os calendários de projetos são infinitamente versáteis e se adequam a qualquer projeto. Essa versatilidade é o que os torna tão atrativos. E eles também são reutilizáveis; se o seu tipo de projeto tende a se repetir, você pode criar um modelo de calendário de projeto que pode ser usado novamente para economizar tempo ao longo do processo.

Estes são alguns exemplos de calendários de projetos:

1. Calendário editorial
Um calendário de projeto editorial visa manter a produção de conteúdo em dia ao gerenciar todo o conteúdo num só lugar e dispor datas e prazos importantes em um formato visual. As tarefas e datas de conclusão podem ser acessadas facilmente. Atribua tarefas aos participantes (escritores, editores, designers, e até editoras) e defina datas de publicação específicas a cada artigo para saber o que está por vir e em que momento isso acontecerá. Domine todo o seu planejamento de conteúdo com este modelo.

2. Planejamento de projeto de marketing
Seja para um próximo evento ou lançamento de campanha, seu projeto de marketing só terá sucesso se você dispor de um calendário de projeto. Um gerenciamento de projetos eficiente, obtido por meio de um projeto de calendário, permite aos profissionais do marketing centralizar a comunicação, colaborar e criar processos repetíveis. Mapeie o seu planejamento de marketing, incluindo datas, proprietários e tipos de iniciativa (sejam elas RP, redes sociais etc.). As mudanças são constantes no mundo do marketing, e isso significa cumprir prazos rapidamente e ajustar datas para manter o seu planejamento de marketing sempre em dia. Use um modelo para criar clareza e responsabilidade em toda a equipe de marketing.

3. Roteiro do produto
Crie e atualize o roteiro do seu projeto em um local centralizado, ou seja, no calendário do projeto. Esse recurso é ideal para comunicar os cronogramas e as estratégias ao mesmo tempo em que você acompanha diversas linhas de produto num só lugar. Além disso, você poderá compartilhar o seu roteiro para obter feedback e aprovação. Com este modelo de calendário de projetos, você sempre terá uma visão clara das prioridades de seus negócios e produtos.

Facilite a sua vida profissional

Sábio é aquele que usa as ferramentas a seu favor. Um calendário de projetos é apenas uma forma simples de deixar o seu trabalho habitual mais tranquilo e eficiente. Veja como a Redshift, da Autodesk, teve um crescimento anual de 30% por três anos consecutivos por gerenciar o seu conteúdo editorial e usar os calendários de projetos na Asana.