Como criar e gerenciar um calendário de projeto para preparar a sua equipe para o sucesso

Seus dias de trabalho costumam deixar a impressão de que o caos é o elemento predominante? Os trabalhos são feitos de forma isolada e desordenada, as partes do projeto não conversam entre si e os prazos são perdidos com frequência? Você tem pouca ou nenhuma visibilidade dos fluxos de trabalho da sua equipe, o que resulta na duplicação do trabalho por falhas de comunicação? Temos uma boa notícia para você: muitos desses problemas podem ser resolvidos quando usamos um calendário de projeto.

Em primeiro lugar, saiba que você não está sozinho nas suas dificuldades. Dados obtidos na pesquisa Pulse of the Profession 2019 (Pulso da profissão) mostram que as organizações desperdiçaram quase 12% de seus investimentos em projetos no último ano devido a desempenhos insatisfatórios. O gerenciamento de projetos pode ajudar a obter um desempenho consistente e a converter o caos em ordem.

E o que é melhor, você pode controlar o seu dia de trabalho caótico ao incorporar um calendário de projeto — uma peça fundamental do processo de gerenciamento de projetos que reduzirá o tempo e os recursos desperdiçados. Quer esteja juntando todas as peças para alinhar os conteúdos, fazer roteiros de eventos ou lançar produtos, você se sentirá no controle da situação quando conhecer cada detalhe do projeto, como o que já foi feito e o que está por vir.

[Leia: Crie os seus próprios calendários de equipe e de projeto com a Asana]

O que é um calendário de projeto?

Um calendário de projeto coleta todas as partes do seu trabalho e as reúne em um local central e visual para que toda a equipe possa acessá-las. Além disso, fornece um panorama geral do agendamento completo do projeto para que você veja quais são as datas de conclusão de cada parte, e ajuda os participantes a planejar com antecedência e organizar o trabalho referente aos projetos mais importantes. Ao ter em mãos um calendário de planejamento de projetos consistente, você ficará a par de tudo e saberá exatamente o que precisa fazer hoje, na semana seguinte, e mais além. E como a sua equipe também tem acesso a ele, todos poderão ver facilmente o que deve ser concluído de imediato e o que virá em seguida.

Tipos de calendário de projetos

Qual é a primeira coisa que vem à sua mente quando você pensa em um calendário de projetos? Seria uma planilha do Excel em formato de calendário? Ou um sistema de gerenciamento de calendários, como o Google Agenda? Ou será que você segue por um caminho mais inovador e imagina um calendário dentro de uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Existem várias maneiras de criar um calendário de projetos, e parte do seu trabalho enquanto gerente de projetos (mesmo que esse não seja exatamente o nome do seu cargo) é encontrar um sistema que funcione para a sua equipe. Confira a seguir um breve resumo dos prós e contras das três principais formas de criar um calendário de projetos:

Prós e contras da criação de um calendário de projetos no Excel

Talvez a forma mais tradicional de se criar um calendário de projetos seja elaborá-lo no Excel, uma ferramenta do tipo planilha cujas colunas e fileiras podem ser modificadas para dar ao documento a aparência de um calendário tradicional, com 12 meses.

Prós:

  • É provável que a sua equipe já tenha acesso a essa ferramenta e saiba utilizá-la.
  • Como o Excel tem modelos de calendário de projetos, não é necessário começar do zero.
  • É possível expandir e recolher as células, dependendo da quantidade de informações que precisem ser inseridas no seu calendário de projetos.

Contras:

  • Como o Excel não foi especificamente desenvolvido para calendários de projeto, pode se tornar complicado capturar e monitorar os trabalhos realizáveis com essa ferramenta.
  • É difícil incluir detalhes, arquivos e outros trabalhos complementares, aos quais a sua equipe possa precisar ter acesso.
  • Depois que um calendário de projetos é criado no Excel, pode ficar difícil reformatar ou modificar a exibição visual.

[Leia: A melhor alternativa aos calendários e cronogramas do Excel]

Prós e contras da criação de um calendário de projetos no Google Agenda

Outra forma de se criar um calendário de projetos é utilizar o sistema de gerenciamento de calendários da sua equipe, como o Google Agenda, por exemplo. Nesse tipo de ferramenta, os eventos são inseridos no calendário para representar trabalhos futuros.

Prós:

  • É provável que a sua equipe já tenha acesso a essa ferramenta e já saiba como utilizá-la.
  • Como a maioria dos sistemas de gerenciamento de calendários tem a capacidade de exibir vários calendários por vez, você consegue visualizar o seu calendário pessoal e o calendário de eventos de trabalho da sua empresa ao mesmo tempo.
  • Tipicamente, os eventos registrados em um calendário apresentam um título e uma descrição, de modo que é possível utilizar o título do evento para representar o título da tarefa e inserir contexto adicional na descrição do evento.

Contras:

  • Sistemas de gerenciamento de calendários, como o Google Agenda, foram desenvolvidos para exibir eventos, e não tarefas e entregáveis.
  • Assim, ter diversos “eventos” de tarefas num único dia pode rapidamente sair do nosso controle.
  • Tentar visualizar tarefas futuras simultaneamente na mesma ferramenta que é usada para as reuniões pode transmitir uma sensação de excesso e desorganização.
Prós e contras do uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para o seu calendário de projetos

Ferramentas de gerenciamento de projetos são desenvolvidas com funcionalidades robustas para ajudar você e a sua equipe a coordenar e a executar os projetos mais ambiciosos. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a sua equipe tem acesso a diversas maneiras de visualizar o projeto, como calendários, quadros Kanban, e cronogramas.

Prós:

  • As ferramentas de gerenciamento de projetos não somente proporcionam uma visualização abrangente de todas as tarefas do projeto, como também permitem que você clique em cada tarefa para consultar mais detalhes, contextos e anexos importantes.
  • É possível integrar facilmente o calendário de projetos às suas ferramentas de negócios preferidas, para que a equipe tenha acesso num único lugar a todos os arquivos e contextos necessários para realizar o trabalho.
  • Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é possível alternar entre as diversas visualizações das mesmas informações de projeto, como calendários de projetos, quadros Kanban, listas e cronogramas. Assim, os participantes conseguem visualizar o trabalho da forma que preferirem.

[Leia: Três maneiras de visualizar um planejamento de projeto]

Contras:

  • Talvez a sua equipe ainda não saiba usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
  • Os participantes de outros departamentos precisarão acessar esta ferramenta para visualizar o calendário de projetos.

[Leia: Como escolher um software de gerenciamento de projetos para a sua equipe]

Como posso criar um calendário de projetos?

Vamos começar! Recomendamos o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar os seus calendários de planejamento de projetos. Assim, você ganhará diversas habilidades valiosas para:

  • Criar e mover tarefas com facilidade
  • Ajustar datas de conclusão
  • Atribuir proprietários da tarefa
  • Compartilhar materiais
  • Aumentar e facilitar a comunicação
  • Ver todo o trabalho da sua equipe num só lugar
  • Alternar entre diversas visualizações, como calendário, diagramas de Gantt, ou quadros Kanban](/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar)
  • Cumpra os prazos
  • Aproveitar os benefícios das integrações

Vamos voltar à criação do seu calendário. Estas são as medidas concretas que você deve tomar:

  1. Mapeie os passos. Determine o que deve acontecer do início ao fim para concluir o projeto. Identifique quaisquer dependências. Não se preocupe com o tempo, por enquanto.
  2. Defina as datas de início e as datas de conclusão. Agora, veja seus passos a partir de uma perspectiva global e adicione datas realistas a cada um deles.
  3. Identifique os participantes. Atribua cada passo ao membro da equipe apropriado, deixando claras as responsabilidades.
  4. Ajuste conforme necessário. O seu calendário de projeto é um documento dinâmico. Verifique-o com frequência e mova o trabalho de acordo com a evolução do seu planejamento de projeto.

Depois de criar o seu calendário de projeto, compartilhe-o com os participantes para que todos estejam alinhados e entendam o que se espera de cada um deles nos próximos dias, semanas ou meses. Incentive a sua equipe a usar diariamente o calendário de projeto para comunicar o progresso e compartilhar documentos.

Dez dicas para gerenciar o calendário do seu projeto

Assim como com todas as ferramentas de negócio, existem boas práticas para usar um calendário de projeto. Veja a seguir algumas dicas para ajudar você a gerenciar o seu calendário de projeto com mais eficiência:

  1. Não o torne demasiadamente complexo. Seja muito claro e não se esqueça de adicionar os detalhes (proprietários, datas de conclusão, informações do projeto, materiais de referência etc.).
  2. Use codificação por cores para facilitar a visualização.
  3. Duplique as tarefas sempre que necessário. Várias tarefas e tipos de tarefas se repetem com frequência, portanto, tire proveito disso e duplique as tarefas ou os requisitos, em vez de sempre começar do zero.
  4. Certifique-se de que a carga de trabalho da equipe esteja bem distribuída. Procure identificar quem está sobrecarregado e subutilizado e ajuste o calendário do seu projeto de maneira correspondente.
  5. Acompanhe e monitore o planejamento com frequência. Ao ver o calendário do projeto, você identifica facilmente os entregáveis que não saíram nas datas pretendidas.
  6. Faça ajustes à medida que avançar. O recurso de arrastar e soltar das ferramentas de gerenciamento de projetos permite alterar as datas com facilidade.
  7. Crie cronogramas de projetos que mostrem a duração de cada tarefa ou parte do trabalho no seu projeto.
  8. Defina marcos para o projeto. Assim, você poderá medir o progresso e compartilhar todas as conquistas.
  9. Compartilhe o seu calendário com os participantes. Em vez de responder a perguntas sem-fim sobre o status do seu projeto, você pode encaminhar todos os participantes para a visualização de calendário do seu projeto.
  10. Crie modelos de calendários de projetos que possam ser reutilizados para trabalhos futuros.

3 exemplos de um calendário de projeto

Os calendários de projetos são infinitamente variáveis e se ajustam a qualquer projeto. Essa versatilidade é o que os torna tão atrativos. E eles também são reutilizáveis; se o seu tipo de projeto tende a se repetir, você pode criar um modelo de calendário de projeto que pode ser usado novamente para economizar tempo ao longo do processo.

Estes são alguns exemplos de calendários de projetos:

1. Calendário editorial

Um calendário de projeto editorial visa manter a produção de conteúdo em dia ao gerenciar todo o conteúdo num só lugar e dispor datas e prazos importantes em um formato visual. As tarefas e datas de conclusão podem ser acessadas com facilidade. Atribua tarefas aos participantes (escritores, editores, designers, e até entidades editoriais) e defina datas de publicação específicas de cada artigo para saber o que está por vir e em que momento isso acontecerá. Domine todo o seu planejamento de conteúdo com este modelo.

2. Planejamento de projeto de marketing

Seja relacionado a um evento próximo ou ao lançamento de uma campanha, o seu projeto de marketing só terá sucesso se você dispuser de um calendário de projeto. Um gerenciamento de projeto eficiente realizado por meio de um calendário de projeto permite aos profissionais do marketing centralizar a comunicação, colaborar e criar processos repetíveis. Mapeie o seu planejamento de marketing, incluindo datas, proprietários e tipos de iniciativa (sejam elas RP, redes sociais etc.). As mudanças são constantes no mundo do marketing, e isso significa cumprir prazos rapidamente e ajustar datas para manter o seu planejamento de marketing sempre em dia. Use um modelo para criar clareza e responsabilidade em toda a equipe de marketing.

3. Roteiro de produto

Crie e atualize o roteiro do seu produto em um local central, ou seja, no calendário do projeto. Nele, é possível comunicar os agendamentos e estratégias, e simultaneamente acompanhar diversas linhas de produto de um único lugar. Além disso, você poderá compartilhar o seu roteiro para obter feedback e aprovação. Com este modelo de calendário de projetos, você sempre terá uma visão clara das prioridades de seus negócios e produtos.

Facilite a sua vida profissional

Sábio é aquele que usa as ferramentas a seu favor. Um calendário de projetos é apenas uma forma simples de deixar o seu trabalho habitual mais harmonioso e eficiente. Veja como a Redshift, da Autodesk, teve um crescimento anual de 30% por três anos consecutivos ao gerenciar o seu conteúdo editorial e fazer uso dos calendários de projetos na Asana.

Mais recursos Asana