Fazer planejamentos com o calendário Asana

O que tem na sua agenda hoje? E esta semana? Este mês? Se você não tiver uma visão clara e rápida dos seus compromissos e prazos, as coisas podem desandar, ou você pode ficar sobrecarregado. Com Asana, você pode ver tarefas e projetos em um calendário, para melhor administrar o seu tempo, o volume de trabalho e os prazos.

Existem diferentes formas de visualizar calendários na Asana. Você pode ver a sua lista de tarefas, um projeto específico, ou todos os projetos de sua equipe em um calendário. Também é possível visualizá-lo no aplicativo para dispositivos móveis, e dessa forma você pode rever ou reagendar trabalhos rapidamente quando estiver longe da sua mesa.

Para planejar projetos com um prazo, experimente o Cronograma. Ele ajudará a gerenciar as dependências, criar um agendamento bem definido antes de começar e deixar sua equipe por dentro das mudanças.

Veja a seu calendário

Talvez você esteja acostumado a ver a seção Minhas tarefas como uma lista, mas também pode ver todas as suas tarefas em um calendário. Seja ao chegar na segunda-feira de manhã ou no fim do mês, as visualizações de calendário sempre ajudam a acompanhar os prazos e o volume de trabalho para o dia, para a semana e para o mês. Da próxima vez que um colega solicitar a sua colaboração, confira o seu calendário em Minhas tarefas.

Dicas para usar o calendário em Minhas tarefas:

• Se você preferir ver todas as suas tarefas no modo de visualização de calendário, configure-a como visualização padrão.
• Crie novas tarefas ao clicar duas vezes na data de conclusão que você escolher. Ou marque tarefas como completas ao passar o mouse sobre a data de conclusão delas e clicar no sinal de verificação.
• Se um determinado dia parecer cheio demais, você pode modificar as datas de conclusão clicando e arrastando tarefas até uma nova data.
• Use as datas de início e as datas de conclusão das tarefas para ver o período no qual deve trabalhar em cada uma delas. Saber quando começar é tão importante quanto saber quando terminar.
• Vá para a guia Exibir das Minhas configurações de perfil para alterar o dia da semana em que seu calendário começa.

Veja o projeto em um calendário

Veja qualquer projeto em um calendário para estar a par das tarefas concluídas, datas de conclusão próximas e o que está em vista para a semana ou mês seguinte. A visualização do calendário é ótima para calendários editoriais, para assegurar um bom agendamento de conteúdo.

Dicas para usar o calendário em um projeto:

• Altere datas de conclusão facilmente clicando e arrastando-as sobre o calendário. Os responsáveis pelas tarefas vão receber uma notificação sobre a mudança.
• Use a Visualização de calendário para projetos como calendários editoriais, para enxergar facilmente as lacunas de conteúdo, ou para eventos e planejamentos de lançamento de produtos, para assegurar que todos os prazos têm tempo suficiente para serem cumpridos.
• Use a filtragem do calendário para ordenar qualquer projeto por campo personalizado e identificar rapidamente as prioridades, o tipo de conteúdo, o status da aprovação, e todos os demais usos que poderá fazer dos campos personalizados.

 

Veja o calendário da sua equipe

Se precisar ver o calendário da equipe para tomar decisões de alocação de pessoal, experimente usar a Gestão de recursos, que ajuda a criar agendamentos mais realistas para a equipe e a rever os atuais de forma a evitar prazos perdidos, ineficiência e esgotamentos.

Dicas para gerenciar a capacidade de trabalho da equipe com a Gestão de recursos:

• Obtenha a visualização mais precisa do cronograma e capacidade de trabalho da sua equipe adicionando todos os projetos em que está trabalhando a um portfólio.
• As tarefas não são todas iguais. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu Portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa.
• Consulte a Gestão de recursos antes de iniciar os projetos para visualizar melhor quando o trabalho atual terminará e quando o novo poderá começar.
• Tenha uma visualização instantânea da disponibilidade da sua equipe a qualquer momento. Você passará menos tempo em reuniões de atualização e vasculhando e-mails, mensagens ou outros tipos de comunicação.
• Se um colega de equipe estiver sobrecarregado, use a Gestão de recursos para reatribuir ou reagendar o trabalho de forma a evitar esgotamento e atrasos no projeto.

Quando usar o calendário ou o cronograma

A visualização do Cronograma e do Calendário oferecem percepções diferentes e devem ser usadas para finalidades diferentes. Ambas são visualizações do projeto e você pode sempre alternar entre elas, mas aqui estão algumas considerações:

Considere	Visualizar o cronograma se…	Visualizar o calendário se…
Prazo	O seu projeto tem um prazo final	O seu projeto é um evento contínuo
Fluxo de trabalho	O seu projeto possui dependências e o trabalho ocorre dentro de uma determinada ordem	As tarefas não são muito dependentes entre si
Agenda	Você quer criar um calendário de projeto e ver o seu progresso	Você quer ver uma prévia do trabalho que ocorrerá durante esta semana ou no próximo mês
Audiência	Você quer compartilhar o plano com executivos, outras equipes e demais pessoas envolvidas no projeto	Você está vendo o seu próprio calendário em Minhas tarefas, ou o calendário geral da sua equipe

Fique por dentro com a série Como usar a Asana

Veja o calendário Asana em ação e saiba mais com os vídeos Como usar Asana. Inscreva-se no canal do Youtube da Asana para receber dicas e tutoriais semanalmente.

Cumpra todos os prazos e saiba quais são os próximos trabalhos que sua equipe deve realizar com a visualização de calendário da Asana.