Fazer planejamentos com o calendário Asana

O que tem na sua agenda hoje? E esta semana? Este mês? Se você não tiver uma visão clara e rápida dos seus compromissos e prazos, as coisas podem desandar, ou você pode ficar sobrecarregado. Com Asana, você pode ver tarefas e projetos em um calendário, para melhor administrar o seu tempo, o volume de trabalho e os prazos.

Existem diferentes formas de visualizar calendários na Asana. Você pode ver a sua lista de tarefas, um projeto específico, ou todos os projetos de sua equipe em um calendário. Também é possível visualizá-lo no aplicativo para dispositivos móveis, e dessa forma você pode rever ou reagendar trabalhos rapidamente quando estiver longe da sua mesa.

Para planejar projetos com um prazo, experimente o Cronograma. Ele ajudará a gerenciar as dependências, criar um agendamento bem definido antes de começar e deixar sua equipe por dentro das mudanças.

Veja a seu calendário

Talvez você esteja acostumado a ver a seção Minhas tarefas como uma lista, mas também pode ver todas as suas tarefas em um calendário. Seja ao chegar na segunda-feira de manhã ou no fim do mês, as visualizações de calendário sempre ajudam a acompanhar os prazos e o volume de trabalho para o dia, para a semana e para o mês. Da próxima vez que um colega solicitar a sua colaboração, confira o seu calendário em Minhas tarefas.

Captura de tela da visualização do calendário nas Minhas tarefas para planejar e gerenciar o seu cronograma de trabalho

Para ver as Minhas tarefas na visualização do Calendário:

  1. Comece nas Minhas tarefas.
  2. Clique no Calendário no cabeçalho.

Dicas para usar o calendário em Minhas tarefas:

  • Se você preferir ver todas as suas tarefas no modo de visualização de calendário, configure-a como visualização padrão.
  • Crie novas tarefas ao clicar duas vezes na data de conclusão que você escolher. Ou marque tarefas como completas ao passar o mouse sobre a data de conclusão delas e clicar no sinal de verificação.
  • Se um determinado dia parecer cheio demais, você pode modificar as datas de conclusão clicando e arrastando tarefas até uma nova data.
  • Use as datas de início e as datas de conclusão das tarefas para ver o período no qual deve trabalhar em cada uma delas. Saber quando começar é tão importante quanto saber quando terminar.
  • Vá para a guia Exibir das Minhas configurações de perfil para alterar o dia da semana em que seu calendário começa.

Clique e arraste tarefas para movê-las em seu calendário Asana

Veja o projeto em um calendário

Veja qualquer projeto em um calendário para estar a par das tarefas concluídas, datas de conclusão próximas e o que está em vista para a semana ou mês seguinte. A visualização do calendário é ótima para calendários editoriais, para assegurar um bom agendamento de conteúdo.

GIF de arrastar e soltar uma tarefa no calendário do projeto para reagendar a data de conclusão

Para abrir a visualização do Calendário de um projeto:

  1. Comece na página do projeto
  2. Clique em Calendário no cabeçalho.

Dicas para usar o calendário em um projeto:

  • Altere datas de conclusão facilmente clicando e arrastando-as sobre o calendário. Os responsáveis pelas tarefas vão receber uma notificação sobre a mudança.
  • Use a Visualização de calendário para projetos como calendários editoriais, para enxergar facilmente as lacunas de conteúdo, ou para eventos e planejamentos de lançamento de produtos, para assegurar que todos os prazos têm tempo suficiente para serem cumpridos.
  • Use a filtragem do calendário para ordenar qualquer projeto por campo personalizado e identificar rapidamente as prioridades, o tipo de conteúdo, o status da aprovação, e todos os demais usos que poderá fazer dos campos personalizados.

Veja os valores de um campo personalizado ao passar o mouse sobre eles na visualização do calendário na Asana 

Veja o calendário da sua equipe

Se precisar ver o calendário da equipe para tomar decisões de alocação de pessoal, experimente usar a Gestão de recursos, que ajuda a criar agendamentos mais realistas para a equipe e a rever os atuais de forma a evitar prazos perdidos, ineficiência e esgotamentos.

Captura de tela do trabalho sendo redistribuído entre os responsáveis na visualização da Gestão de recursos

Dicas para gerenciar a capacidade de trabalho da equipe com a Gestão de recursos:

  • Obtenha a visualização mais precisa do cronograma e capacidade de trabalho da sua equipe adicionando todos os projetos em que está trabalhando a um portfólio.
  • As tarefas não são todas iguais. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu Portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa.
  • Consulte a Gestão de recursos antes de iniciar os projetos para visualizar melhor quando o trabalho atual terminará e quando o novo poderá começar.
  • Tenha uma visualização instantânea da disponibilidade da sua equipe a qualquer momento. Você passará menos tempo em reuniões de status e vasculhando e-mails, mensagens ou outros tipos de comunicação.
  • Se um colega de equipe estiver sobrecarregado, use a Gestão de recursos para reatribuir ou reagendar o trabalho de forma a evitar esgotamento e atrasos no projeto.

Quando usar o calendário ou o cronograma

A visualização do Cronograma e do Calendário oferecem percepções diferentes e devem ser usadas para finalidades diferentes. Ambas são visualizações do projeto e você pode sempre alternar entre elas, mas aqui estão algumas considerações:

Considere Visualizar o cronograma se… Visualizar o calendário se…
Prazo O seu projeto tem um prazo final O seu projeto é um evento contínuo
Fluxo de trabalho O seu projeto possui dependências e o trabalho ocorre dentro de uma determinada ordem As tarefas não são muito dependentes entre si
Agenda Você quer criar um calendário de projeto e ver o seu progresso Você quer ver uma prévia do trabalho que ocorrerá durante esta semana ou no próximo mês
Audiência Você quer compartilhar o plano com executivos, outras equipes e demais pessoas envolvidas no projeto Você está vendo o seu próprio calendário em Minhas tarefas, ou o calendário geral da sua equipe

Acompanhe o Como usar a Asana

Veja o calendário Asana em ação e saiba mais com os vídeos Como usar Asana. Inscreva-se no canal do Youtube da Asana para receber dicas e tutoriais semanalmente.

Cumpra todos os prazos e saiba quais são os próximos trabalhos que sua equipe deve realizar com a visualização de calendário da Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.