Aprenda a fazer planejamento operacional do jeito certo

Você criou um plano estratégico, e agora? O plano estratégico é uma ótima maneira de mapear a estratégia de longo prazo para os próximos três a cinco anos, mas você precisa de documentos complementares de planejamento para conseguir chegar lá. 

Parte do planejamento será desenvolvida anualmente, os objetivos anuais e os principais resultados, por exemplo, são naturalmente concebidos com o passar do tempo. Mas, para assegurar de que você está no caminho certo rumo às suas metas de longo prazo, um plano operacional é necessário. 

O que é um planejamento operacional?

Planejamento operacional é o processo que transforma o plano estratégico em um mapa detalhado que descreve exatamente quais ações serão executadas pela equipe semanalmente e, às vezes, até diariamente. Um plano operacional inclui ações e marcos que cada equipe ou departamento precisa concluir para executar o plano estratégico. 

Durante o processo de planejamento operacional, defina as responsabilidades de cada equipe ou pessoa para o próximo trimestre, semestre ou ano fiscal. O nível de detalhe e cronograma selecionado para o plano operacional deve depender da velocidade de progresso da sua organização: se a sua equipe for dinâmica e tiver um roteiro ágil, considere criar um plano operacional para o próximo trimestre ou semestre. Mas, se a sua organização tende a pensar mais em longo prazo, crie um plano operacional para o ano fiscal inteiro.

Planejamento operacional vs. planejamento estratégico

O plano estratégico é um plano de âmbito empresarial das estratégias de longo prazo para os próximos três a cinco anos. O plano operacional é menor em escopo e cronograma. O objetivo do planejamento operacional é definir as ações diárias necessárias para atingir as metas estratégicas. 

Diferente do plano estratégico, o plano operacional deve focar também na implementação. Quais ações diárias e semanais são necessárias para a sua equipe cumprir o plano estratégico de prazo mais longo? Quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos você precisa verificar regularmente para assegurar que a sua equipe está progredindo rumo aos objetivos? Esses detalhes devem ser incluídos no seu plano operacional.

Quem deve criar um plano operacional?

Para registrar exatamente quem está fazendo o quê e para quando, o plano operacional precisa ser bem detalhado. Por isso, crie um plano operacional em uma escala menor que o plano estratégico, tanto em termos de cronograma quanto de escopo. Em vez de tentar criar um plano operacional para a empresa inteira, crie um para o departamento ou para a equipe. Em uma empresa maior, você pode até criar um plano operacional para uma iniciativa específica, semelhante a um plano de trabalho detalhado.

Por exemplo, crie um plano operacional para indicar as tarefas diárias que o departamento de TI precisa realizar para dar suporte à empresa. Este plano operacional pode incluir a frequência com que a equipe deve verificar a caixa de entrada do projeto de solicitações de TI, os detalhes do orçamento para o programa, como a equipe de TI deve integrar e equipar os novos funcionários e a frequência de reuniões da equipe. 

Há três níveis para definir quem deve criar um plano operacional:

• Escopo: o plano operacional contempla quem, o quê e quando de cada atividade. Deve ter foco em uma equipe ou iniciativa.

• Cronograma: dependendo do ritmo da sua organização, o plano operacional deve abranger um trimestre, um semestre ou um ano fiscal. 

• Participantes: certifique-se de que as pessoas envolvidas no planejamento operacional têm maior familiaridade com o trabalho para que elas possam prever e projetar de forma precisa qual trabalho deve ser incluído no plano.

Os benefícios do planejamento operacional

O plano estratégico é uma ótima maneira de alinhar a sua equipe de forma proativa com relação a um propósito compartilhado. Ao definir as metas de longo prazo, você consegue traçar exatamente aonde quer chegar.

O plano operacional ajuda a alcançar suas metas estratégicas. Segundo a nossa pesquisa, apenas 26% dos profissionais do conhecimento entendem com clareza como o seu trabalho individual está relacionado com as metas da empresa. Um plano operacional detalhado possibilita definir exatamente quais metas de curto prazo devem ser cumpridas para avançar rumo aos objetivos de longo prazo. Isso pode ajudar a refletir melhor sobre quais ações estão sendo ou precisam ser realizadas para cumprir as metas. 

Sobretudo, o plano operacional:

• Especifica as atividades diárias e semanais da sua equipe.

• Fornece um guia abrangente das operações rotineiras que os membros da equipe devem executar para cumprir as metas de longo prazo.

• Define um ponto de referência para as expectativas diárias, a fim de evitar a perda de foco.

Cinco passos para fazer um plano operacional

Durante o processo de planejamento operacional, você não cria outros planos ou desenvolve novas metas. Pelo contrário, para criar um plano operacional, avalie tudo o que está sendo executado pela equipe e tudo o que precisa fazer diariamente ou semanalmente a fim de cumprir as metas estratégicas. Para isso:

1. Comece com um plano estratégico

Se ainda não o fez, crie um plano estratégico. Você precisa de uma visão de longo prazo e metas antes de detalhar as atividades diárias. Há quatro etapas para criar um plano estratégico:

1. Determine a posição e situação atual

2. Desenvolva uma estratégia

3. Desenvolva um plano estratégico

4. Compartilhe, monitore e gerencie o seu plano estratégico.

Para saber mais, leia o nosso artigo sobre planejamento estratégico.

2. Restrinja o escopo

Para criar um plano operacional detalhado, você precisa restringir o escopo para uma equipe, departamento ou área de foco. O escopo do seu plano operacional dependerá do tamanho da sua empresa.

Por exemplo, imagine que você está dividindo o seu plano estratégico em planos de ação para vários departamentos da empresa. A equipe de marketing engloba múltiplas funções, como design, marketing de produto, mídia social, criação de conteúdo e promoção na Web. Para registrar as funções diárias específicas de cada equipe, você deve criar um plano de ação operacional para cada equipe especializada. 

3. Identifique os principais envolvidos

Antes de criar um plano operacional, decida quem estará envolvido no processo de planejamento. Os membros da equipe responsável por criar este plano devem estar relativamente próximos das ações descritas nele. 

Continuando o nosso exemplo, o plano operacional da equipe de design deve ser criado pelo chefe da equipe e pelos líderes dela (dependendo do tamanho da equipe). Depois de criar o plano operacional, a equipe deve compartilhá-lo com o chefe de marketing para aprovação final.

4. Crie o plano

O seu plano operacional indica as ações que a equipe deve realizar a fim de cumprir as metas no prazo determinado. Para criar um plano operacional, defina:

• Os objetivos da equipe;

• Os entregáveis que serão obtidos com o plano operacional;

• Qualquer resultado ou padrão de qualidade desejados;

• Os recursos e força de trabalho necessários, incluindo o orçamento operacional; e

• Como o progresso será monitorado e reportado.

Se está com dificuldade em saber todos os detalhes que devem ser incluídos no seu plano operacional, pergunte-se o seguinte: 

1. O que precisamos realizar? Esta informação deve ser obtida do seu plano estratégico ou das metas anuais.

2. Quais tarefas diárias precisamos concluir para alcançarmos nossas metas? Podem ser as tarefas diárias que estão sendo executadas ou novas atividades que precisam ser iniciadas.

3. Quem são os responsáveis por essas tarefas? Assegure-se de que cada tarefa tenha um proprietário para que não haja confusão de quem devemos recorrer para sanar dúvidas ou obter atualizações.

4. Quais são as nossas métricas para o sucesso? Se ainda não o fez, assegure-se de que as suas metas seguem a estrutura SMART. 

Continuando o nosso exemplo, veja a estrutura que a equipe de design pode usar para criar o seu plano operacional:

Parte do plano estratégico da equipe de marketing é aumentar a visibilidade da marca, o que significa maior atenção nos materiais de marketing e maior envolvimento com clientes potenciais. Para atender a essas metas, a equipe de design: 

• Criará materiais promocionais complementares para a equipe de mídias sociais; e

• Reformulará o site para atrair mais clientes potenciais.

Para cumprir essas duas metas no próximo ano, a equipe de design:

• Contratará dois novos membros para focar no engajamento das mídias sociais; e

• Fará parceria com a equipe de desenvolvimento da Web no departamento de marketing para criar um site interativo.

Para acompanhar e relatar o progresso, a equipe de design usará a Asana como a principal fonte de referência para os indicadores-chave de desempenho, incluindo:

• Quais designs estão criando;

• O nível de engajamento que está sendo obtido nas mídias sociais; e

• O progresso da atualização do site.

Essa é apenas a estrutura que a equipe de design usaria para criar o plano operacional. Transforme o plano em realidade com uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana para esclarecer todo o trabalho que a equipe precisa realizar para cumprir suas metas. Com a gestão do trabalho, cada tarefa pode ser monitorada em tempo real do início ao fim.

5. Compartilhe e atualize o seu plano operacional

Depois de criar o plano, compartilhe-o com os principais envolvidos para que eles conheçam as metas mais importantes da sua equipe e as tarefas diárias necessárias para alcançá-las. Faça a gestão do plano e das suas atualizações em uma ferramenta compartilhada que mostre o progresso em tempo real, como a Asana.

Assim como em qualquer elemento do planejamento de projeto, as mudanças são inevitáveis. Monitore ativamente o seu plano operacional e reporte o progresso para que os principais envolvidos e os membros da equipe fiquem informados sobre como você está controlando as metas. Relate o progresso mensalmente através das atualizações de status por escrito. 

Comece a fazer o planejamento operacional

Um plano operacional pode ajudar a assegurar o progresso nas metas de longo prazo. Mas, para este plano ser eficaz, certifique-se de que está monitorando o seu trabalho em uma ferramenta de acesso centralizado. Metas e informações fragmentadas não ajudam ninguém, por isso, acompanhe as ações e metas em uma ferramenta de gestão do trabalho.