Gewonnene Erkenntnisse

Sie haben gerade ein großes Projekt abgeschlossen. Alles schien in Ordnung zu sein, bis Sie feststellten, dass Ihr Team die Arbeit wiederholen musste, weil wichtige Dateien nicht rechtzeitig geteilt wurden. Es war frustrierend, und schlimmer noch, Sie hätten es verhindern können, wenn Sie diese Analytik früher erkannt hätten.

Jedes abgeschlossene Projekt bietet wertvolle Erkenntnisse. Aber ohne eine strukturierte Möglichkeit, diese zu erfassen, riskiert Ihr Team, Fehler zu wiederholen oder Erfolge zu übersehen. Die Vorlagen für gewonnene Erkenntnisse von Asana helfen Ihnen, über Projektergebnisse nachzudenken, Input von Stakeholdern zu sammeln und wichtige Erkenntnisse zu dokumentieren, damit Sie intelligentere Entscheidungen treffen und Ihre Workflows kontinuierlich verbessern können.

Wer profitiert von dieser Vorlage für gewonnene Erkenntnisse?

Bei Asana verwenden wir nach jeder größeren Initiative eine Lessons-Learned-Analyse, um herauszufinden, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und warum. Die Erfassung von gewonnenen Erkenntnissen mit einer vorgefertigten Vorlage hilft uns, dies schneller und effektiver zu tun. Eine Vorlage für gewonnene Erkenntnisse stellt sicher, dass umsetzbare Analytik nicht verloren geht, und jedes Team profitiert von einem strukturierten, wiederholbaren Prozess. Diese Reflexion hilft Teams, mit jedem Projekt, das sie durchführen, stärker zu werden.

Diese Vorlage für gewonnene Erkenntnisse ist ideal für:

• Projektmanager, die Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten erfassen möchten

• Teams, die Sprint-Retrospektiven, Post-Mortems oder Projekt-Abschlussbesprechungen durchführen

• Stakeholder, die die Projektplanung und -durchführung verbessern möchten

• PMO-Teams, die eine Sammlung von Projekterfahrungen für die spätere Verwendung erstellen

Verwenden Sie diese Vorlage für gewonnene Erkenntnisse im Projektmanagement, um den zukünftigen Projekterfolg zu verbessern, wiederholte Fehler zu vermeiden und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Warum die Vorlage für gewonnene Erkenntnisse von Asana verwenden?

Nachdem Sie ein ganzes Projekt abgeschlossen haben, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Team wichtige Analytik erfasst, bevor Sie fortfahren. Eine spezielle Vorlage macht diesen Prozess konsistent, umsetzbar und leicht zu überarbeiten.

Mit dieser Asana-Vorlage für gewonnene Erkenntnisse können Sie:

• Diskussionen auf Schlüsselthemen konzentrieren: Verwenden Sie strukturierte Aufforderungen, um zu untersuchen, was gut gelaufen ist, was nicht und warum, z. B. eine verpasste Frist oder eine kurzfristige Änderung des Projektumfangs.

• Erfassen Sie die Beiträge von Stakeholdern in Echtzeit. Verwenden Sie Kommentare und Formulare, um Analytik von Ihrem Projektteam und Ihren Stakeholdern zu sammeln.

• Analytik in Aktionspunkte umwandeln. Wandeln Sie Erkenntnisse in klare, praktische nächste Schritte um. Wenn zum Beispiel die Verantwortlichkeit für Aufgaben unklar war, entscheiden Sie beim nächsten Mal im Voraus, wer verantwortlich ist.

• Vermeiden Sie es, Fehler zu wiederholen. Identifizieren Sie die Ursachen wie Kommunikationslücken oder unklare Anforderungen und definieren Sie Aktionspunkte, um die zukünftige Projektplanung und -durchführung zu leiten, z. B. die Klärung von Zeitplänen oder die Verbesserung von Übergabeprozessen.

• Verfolgen Sie den Fortschritt bei Folgeaktionen. Weisen Sie Verantwortlichkeiten und Fristen für Aktionspunkte zu, z. B. die Abstimmung mit den Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass alle über einen neuen Genehmigungsprozess informiert sind.

• Erstellen Sie eine durchsuchbare Wissensdatenbank. Halten Sie Berichte über gewonnene Erkenntnisse zugänglich und verknüpfen Sie sie mit dem ursprünglichen Projekt.

• Stellen Sie sicher, dass kontinuierliche Verbesserungen stattfinden. Dokumentieren Sie, was gut funktioniert hat, um den Erfolg in ähnlichen Projekten zu wiederholen

So verwenden Sie diese Vorlage für Lessons learned

Planen Sie nach Abschluss Ihres Projekts einen Erfahrungsaustausch und laden Sie Ihr Projektteam und Ihre Stakeholder ein. Dann:

1. Duplizieren und benennen Sie die Vorlage um. Erstellen Sie eine Kopie der Vorlage für gewonnene Erkenntnisse und geben Sie ihr einen klaren, durchsuchbaren Namen. Beispiele sind „Q2-Kampagne: Gewonnene Erkenntnisse“, „Website-Redesign Postmortem“ oder „Onboarding-Bewertung für Angestellte“. Dies hilft, Ihren Arbeitsbereich zu organisieren und macht es einfach, Berichte später zu finden.

2. Legen Sie die Tagesordnung für die Sitzung fest. Skizzieren Sie Themen wie Erfolge, Herausforderungen, Projektziele und zukünftige Empfehlungen. Beginnen Sie mit einem Briefing des Projekts und erläutern Sie den Zweck der Sitzung.

3. Feedback einholen. Verwenden Sie Formulare oder freigegebene Dokumente, um individuelle Gedanken im Voraus zu sammeln. Bitten Sie die Mitwirkenden, mitzuteilen, was gut gelaufen ist, was nicht und welche wiederkehrenden Herausforderungen es gab.

4. Diskutieren Sie als Gruppe. Gehen Sie die wichtigsten Projektphasen und -ergebnisse durch. Analysieren Sie die Gründe für Erfolge und Rückschläge, nicht nur die oberflächlichen Symptome.

5. Dokumentieren Sie die wichtigsten Erkenntnisse. Erfassen Sie wichtige Erkenntnisse unter Kategorien wie Erfolge, Fehler und Grundursachen. Fügen Sie nach Möglichkeit unterstützende Nachweise oder Beispiele hinzu.

6. Weisen Sie Aktionspunkte zu. Setzen Sie Erkenntnisse in konkrete nächste Schritte um. Erstellen Sie umsetzbare Aufgaben, weisen Sie Verantwortliche zu und legen Sie Zeitpläne fest, die eingehalten werden müssen.

7. Teilen Sie den Bericht. Speichern Sie Ihren Bericht über die gewonnenen Erkenntnisse zusammen mit dem Projekt. Markieren Sie ihn zur späteren Verwendung und machen Sie ihn für Teams zugänglich, die später ähnliche Projekte durchführen.

Asana-Funktionen, die die Auswertung von gewonnenen Erkenntnissen vereinfachen

Sie brauchen keine komplizierte Einrichtung, um aussagekräftige Erkenntnisse zu erfassen. Diese Asana-Funktionen erleichtern es, Feedback zu sammeln, Analytik zu dokumentieren und Verbesserungen umzusetzen.

• Formulare: Standardisieren Sie, wie Sie Input von Stakeholdern für jedes Projekt sammeln, z. B. eine kurze Umfrage nach einer Produkteinführung oder einem Verkaufsereignis.

• Benutzerdefinierte Felder: Markieren Sie Erkenntnisse nach Projektname oder Problemtyp, um Trends leicht auffindbar zu machen, z. B. durch die Kennzeichnung von Feedback als „Übergabeprobleme“ oder „Scope Creep“.

• Meilensteine: Markieren Sie wichtige Wendepunkte, wie eine verzögerte Genehmigung oder eine Änderung des Projektumfangs, damit sie bei der Überprüfung nicht vergessen werden.

• Aufgabenkommentare: Lassen Sie Teamkollegen direkt Kontext zu gewonnenen Erkenntnissen teilen, z. B. warum eine Frist nicht eingehalten wurde oder was das Problem behoben hat.

• Anhänge: Verknüpfen Sie unterstützende Nachweise, Ergebnisse oder Abschlussberichte mit jeder Lektion.

• Asana AI: Lassen Sie sich von der KI dabei helfen, Feedback zusammenzufassen, Analytik zu erhalten und Themen über mehrere gewonnene Erkenntnisse hinweg zu identifizieren, z. B. unklare Rollen oder kurzfristige Änderungen.

• Status-Updates: Teilen Sie wichtige Erkenntnisse und Folgepläne in einem prägnanten Update, damit jeder die Highlights sehen kann, ohne ein weiteres Meeting zu benötigen.

Empfohlene Integrationen

Verknüpfen Sie Ihre Vorlage für gewonnene Erkenntnisse mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet. Egal, ob Sie Feedback zu einer Kampagne einholen, Designs teilen oder technische Dokumentationen überprüfen – diese Integrationen helfen Ihnen, alles an einem Ort zu verwalten und das Hin und Her zwischen Projektmanagement-Tools zu reduzieren.

Weitere Optionen finden Sie im Asana-App-Verzeichnis.

• Slack: Erfassen Sie Feedback in Echtzeit während der Projektabschlussphase und verwandeln Sie Nachrichten in Asana-Aufgaben.

• Microsoft Teams: Mit der integrierten Aufgabenerstellung während Meetings können Sie Ihre gewonnenen Erkenntnisse kollaborativ nutzen.

• Google Drive: Hängen Sie Dateien wie Abschlussberichte, Retrospektiven oder Projektzeitpläne als Kontext an.

• Figma: Betten Sie Designdateien und Prototypen ein, um während der Überprüfung auf visuelle Arbeiten oder UX-Feedback zu verweisen.

• Coview: Fügen Sie Bildschirmaufnahmen und visuelles Feedback hinzu, um einen tieferen Kontext für Herausforderungen oder verpasste Schritte zu schaffen.

• GitLab: Verknüpfen Sie Code-Repositorys oder Merge-Request-Verläufe für Postmorts, die mit technischer Arbeit verbunden sind.

• Threads: Erfassen und synchronisieren Sie relevante Teamdiskussionen aus Threads, um Ihr Meeting über die gewonnenen Erkenntnisse zu informieren.

• Jira Cloud: Synchronisieren Sie Post-Mortem-Analytik zwischen technischen und nicht-technischen Teams. Jira verknüpfen

• Dropbox: Laden Sie Post-Project-Assets direkt in Ihre Aufgaben oder Berichte zu gewonnenen Erkenntnissen hoch.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für gewonnene Erkenntnisse