Lessons learned

Sie haben gerade ein großes Projekt abgeschlossen. Alles schien in Ordnung zu sein, bis Sie feststellten, dass Ihr Team die Arbeit wiederholen muss, weil wichtige Dateien nicht rechtzeitig geteilt wurden. Das war frustrierend, und es kam noch schlimmer – Sie hätten es nämlich verhindern können, wenn Sie diese Erkenntnis früher erkannt hätten.

Jedes abgeschlossene Projekt bietet wertvolle Erkenntnisse. Ohne eine strukturierte Möglichkeit, sie zu erfassen, riskiert Ihr Team jedoch, Fehler zu wiederholen oder Erfolge zu übersehen. Die Vorlagen für gewonnene Erkenntnisse von Asana helfen Ihnen, über Projektergebnisse nachzudenken, Input von Stakeholdern zu sammeln und wichtige Erkenntnisse zu dokumentieren, damit Sie intelligentere Entscheidungen treffen und Ihre Workflows kontinuierlich verbessern können.

Wer profitiert von dieser Vorlage für gewonnene Erkenntnisse?

Bei Asana verwenden wir nach jeder größeren Initiative die gewonnenen Erkenntnisse, um herauszufinden, was funktioniert hat, was nicht und warum. Indem wir Erkenntnisse mit einer sofort einsatzbereiten Vorlage erfassen, können wir dies schneller und effektiver zu tun. Eine Vorlage für gewonnene Erkenntnisse stellt sicher, dass umsetzbare Erkenntnisse nicht verloren gehen und jedes Team von einem strukturierten, wiederholbaren Prozess profitiert. Diese Reflexion hilft Teams, mit jedem Projekt, das sie durchführen, stärker zu werden.

Diese Vorlage für gewonnene Erkenntnisse ist ideal für:

• Projektmanager, die Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten erfassen

• Teams, die Sprint-Retrospektiven, Post-Mortems oder Projektabschlussbewertungen durchführen

• Stakeholder, die die Projektplanung und -durchführung verbessern möchten

• PMO-Teams, die eine Sammlung von Projekterkenntnissen für die Zukunft erstellen

Verwenden Sie diese Vorlage für gewonnene Erkenntnisse im Projektmanagement, um den zukünftigen Projekterfolg zu verbessern, Fehler zu vermeiden und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Warum sollten Sie die Vorlage für gewonnene Erkenntnisse von Asana verwenden?

Nach Abschluss eines Projekts möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Team wichtige Erkenntnisse erfasst, bevor es mit dem nächsten Projekt fortfährt. Durch eine spezielle Vorlage wird dieser Prozess konsistent, umsetzbar und leicht zu überprüfen.

Mit dieser Vorlage für gewonnene Erkenntnisse von Asana können Sie:

• Diskussionen auf Schlüsselthemen konzentrieren: Verwenden Sie strukturierte Eingaben, um zu untersuchen, was gut gelaufen ist, was nicht und warum, z. B. eine verpasste Frist oder eine Änderung des Projektumfangs in letzter Minute.

• Den Input von Stakeholdern in Echtzeit erfassen. Verwenden Sie Kommentare und Formulare, um Erkenntnisse von Ihrem Projektteam und Ihren Stakeholdern zu sammeln.

• Erkenntnisse in Aktionspunkte umwandeln.Wandeln Sie Erkenntnisse in klare, praktische nächste Schritte um. Wenn zum Beispiel die Verantwortung für eine Aufgabe unklar war, entscheiden Sie beim nächsten Mal im Voraus, wer dafür verantwortlich ist.

• Wiederholte Fehler vermeiden. Identifizieren Sie die Ursachen wie Kommunikationslücken oder unklare Anforderungen und definieren Sie Aktionspunkte, um die zukünftige Projektplanung und -durchführung zu steuern, indem Sie z. B. Zeitpläne klären oder Übergabeverfahren verbessern.

• Den Fortschritt bei Folgeaktionen verfolgen. Weisen Sie Verantwortliche und Fristen für Aktionspunkte zu, z. B. die Kontaktaufnahme mit den Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass alle auf einen neuen Genehmigungsprozess ausgerichtet sind.

• Eine durchsuchbare Wissensdatenbank erstellen. Sorgen Sie dafür, dass Berichte über gewonnene Erkenntnisse zugänglich bleiben, und verknüpfen Sie sie mit dem ursprünglichen Projekt

• Für kontinuierliche Verbesserungen sorgen. Dokumentieren Sie, was gut funktioniert hat, um den Erfolg in ähnlichen Projekten zu wiederholen

So verwenden Sie diese Vorlage für gewonnene Erkenntnisse

Sobald Ihr Projekt endet, planen Sie eine Sitzung zu den gewonnenen Erkenntnissen und laden Sie Ihr Projektteam und Ihre wichtigen Beteiligten ein. Gehen Sie dann so vor:

1. Duplizieren und benennen Sie die Vorlage. Erstellen Sie eine Kopie der Vorlage für gewonnene Erkenntnisse und geben Sie ihr einen klaren, durchsuchbaren Namen. Beispiele sind „Kampagne Q2: Gewonnene Erkenntnisse“, „Website-Neugestaltung: Post-Mortem“ oder „Einführung von Mitarbeitenden: Rückblick“. Dies hilft, Ihren Arbeitsbereich zu organisieren und macht es einfach, Berichte später zu finden.

2. Legen Sie die Tagesordnung für die Sitzung fest. Skizzieren Sie Themen wie Erfolge, Herausforderungen, Projektzieleund zukünftige Empfehlungen. Beginnen Sie mit einem kurzen Überblick über das Projekt und erläutern Sie den Zweck der Sitzung.

3. Sammeln Sie Feedback. Verwenden Sie Formulare oder freigegebene Dokumente, um im Voraus individuelle Überlegungen zu sammeln. Fordern Sie die Mitwirkenden auf, zu sagen, was gut gelaufen ist, was nicht und welche Herausforderungen es immer wieder gab.

4. Diskutieren Sie in der Gruppe. Gehen Sie die wichtigsten Projektphasen und -ergebnisse durch. Analysieren Sie die Gründe für Erfolge und Rückschläge, nicht nur die oberflächlichen Symptome.

5. Dokumentieren Sie die Erkenntnisse. Erfassen Sie wichtige Erkenntnisse unter Kategorien wie Gewinne, Fehler und Ursachen. Fügen Sie nach Möglichkeit unterstützende Nachweise oder Beispiele hinzu.

6. Weisen Sie Aktionspunkte zu. Wandeln Sie Erkenntnisse in konkrete nächste Schritte um. Erstellen Sie umsetzbare Aufgaben, weisen Sie Verantwortliche zu und legen Sie Zeitpläne fest, die eingehalten werden müssen.

7. Teilen Sie den Bericht. Speichern Sie Ihren Bericht über die gewonnenen Erkenntnisse im Projekt. Markieren Sie ihn für die Zukunft mit Tags und machen Sie ihn für Teams zugänglich, die später ähnliche Projekte durchführen.

Asana-Funktionen, die die Überprüfung der gewonnenen Erkenntnisse vereinfachen

Sie brauchen kein kompliziertes Setup, um sinnvolle Erkenntnisse zu erfassen. Diese Asana-Funktionen erleichtern es, Feedback zu sammeln, Erkenntnisse zu dokumentieren und Verbesserungen umzusetzen.

• Formulare: Standardisieren Sie, wie Sie den Input der Beteiligten für Projekte sammeln, z. B. durch eine kurze Umfrage nach einer Produkteinführung oder einem Verkaufsereignis.

• Benutzerdefinierte Felder: Markieren Sie Erkenntnisse mit Tags nach Projektnamen oder Problemtyp, um Trends leicht auffindbar zu machen, z. B. durch die Kennzeichnung von Feedback als „Probleme bei der Übergabe“ oder „Scope Creep“.

• Meilensteine: Markieren Sie wichtige Punkte, z. B. eine verzögerte Genehmigung oder eine Änderung des Projektumfangs, damit sie in der Überprüfung nicht vergessen werden.

• Aufgabenkommentare: Ermöglichen Sie es Teamkollegen, den Kontext direkt in den Lektionen zu teilen, z. B. um zu notieren, warum eine Frist verstrichen ist oder wodurch ein Problem behoben werden konnte.

• Anhänge: Verknüpfen Sie unterstützende Nachweise, Ergebnisse oder Abschlussberichte mit jeder Lektion.

• Asana AI: Lassen Sie die KI helfen, Feedback zusammenzufassen, Erkenntnisse vorzuschlagen und Themen über mehrere gewonnene Erkenntnisse hinweg zu identifizieren, z. B. unklare Rollen oder Änderungen in letzter Minute.

• Status-Updates: Teilen Sie wichtige Erkenntnisse und Folgepläne in einem kurzen Update, damit jeder die Highlights sehen kann, ohne dass ein weiteres Meeting erforderlich ist.

Empfohlene Integrationen

Verknüpfen Sie Ihre Vorlage für gewonnene Erkenntnisse mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet. Egal, ob Sie Feedback zu einer Kampagne sammeln, Designs teilen oder technische Dokumentationen überprüfen – diese Integrationen helfen Ihnen, alles an einem Ort zusammenzuführen und das Hin und Her zwischen Projektmanagement-Tools zu reduzieren.

Weitere Optionen finden Sie im App-Verzeichnis von Asana.

• Slack: Erfassen Sie Echtzeit-Feedback während der Projektabschlüsse und verwandeln Sie Nachrichten in Asana-Aufgaben.

• Microsoft Teams: Teilen Sie Ihre gewonnenen Erkenntnisse kollaborativ mit integrierter Aufgabenerstellung während der Meetings.

• Google Drive: Hängen Sie Dateien wie Abschlussberichte, Retrospektiven oder Projektzeitpläne an, um mehr Kontext zu erhalten.

• Figma: Betten Sie Designdateien und Prototypen ein, um während Ihrer Überprüfung auf visuelle Arbeit oder UX-Feedback zu verweisen.

• Coview: Fügen Sie Bildschirmaufnahmen und visuelles Feedback hinzu, um einen detaillierteren Kontext für Herausforderungen oder verpasste Schritte zu schaffen.

• GitLab: Verknüpfen Sie Code-Repositorys oder Merge-Request-Verläufe für Post-Mortems, die mit technischen Arbeitsschritten verbunden sind.

• Threads: Erfassen und synchronisieren Sie relevante Teamdiskussionen aus Threads, um Ihre Sitzung zu den gewonnenen Erkenntnissen zu informieren.

• Jira Cloud: Synchronisieren Sie Post-Mortem-Erkenntnisse zwischen Entwicklungs- und nicht-technischen Teams. Jira verknüpfen

• Dropbox: Laden Sie Post-Projekt-Assets direkt in Ihre Aufgabe oder Ihren Bericht über die gewonnenen Erkenntnisse hoch.

FAQs zu Vorlagen für gewonnene Erkenntnisse