Asanas Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter

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Ein effektives Onboarding bedeutet, dass Ihre neuen Angestellten ihre ersten To-dos an einem zentralen Ort nachverfolgen können. Bringen Sie sie vom ersten Tag an auf Erfolgskurs – und zwar mit unserer exklusiven Onboarding-Vorlage.

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[Produkt UI] Beispiel einer Onboarding-Vorlage von Asana (Listen)

Das Onboarding gehört bei jeder Neueinstellung dazu, aber der Onboarding-Prozess ist so viel mehr als einfach nur eine Liste mit Aufgaben. Er ist vielmehr eine Gelegenheit für Sie, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, eine wertvolle Chance, Ihre Mitarbeiter auf ihren neuen Job vorzubereiten, Erfolgskennzahlen festzulegen und neuen Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie zum Unternehmen gehören.

Ein effektives Onboarding war noch nie wichtiger als heute. Burnout und das Hochstapler-Syndrom sind auf dem Vormarsch, und aus diesem Grund versuchen Unternehmen stets dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter sich willkommen fühlen. Nutzen Sie hierfür unsere Onboarding-Vorlage.

Warum eine Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter?

Eine Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter stellt eine gute Möglichkeit dar, das Onboarding für jeden neuen Angestellten zu standardisieren. Mit einem einheitlichen Programm können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder vom ersten Tag an die Informationen haben, die sie brauchen.

Der Prozess wird optimiert

Eine Vorlage für eine Onboarding-Checkliste oder Einführungscheckliste ist – wie der Name schon sagt – eine Checkliste mit den Dingen, die neue Mitarbeiter tun und lesen müssen, um sich auf ihre neue Position im Unternehmen vorzubereiten. Eine effektive Vorlage sammelt alle Informationen an einem gemeinsamen Ort, auf den Ihr neuer Mitarbeiter stets Zugriff hat.

Teammitglieder erhalten die Informationen, die sie für ihren Erfolg brauchen

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter von Anfang an über die Tools verfügen, die sie für ihren Job benötigen. Wenn Sie Ihre Erwartungen schon in der ersten Woche, im ersten Monat oder gar im ersten Jahr deutlich machen, erhalten Ihre Mitarbeiter ein klares Verständnis dafür, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Davon profitiert nicht nur Ihr neuer Mitarbeiter – auch die Mitarbeiterzufriedenheit wird langfristig steigen. Wenn Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, sinkt die Wahrscheinlichkeit für negative Emotionen am Arbeitsplatz, die zu Burnout und dem Hochstapler-Syndrom führen. Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass Burnout und das Hochstapler-Syndrom (wovon unverhältnismäßig häufig jüngere Mitarbeiter betroffen sind) zu einer niedrigeren Arbeitsmoral, häufigen Missverständnissen, fehlendem Engagement, mehr Fehlern bis hin zur Kraftlosigkeit führen können.

Lesenswert: 30-60-90-Tage-Plan – Wie Sie neue Mitarbeiter mühelos an Bord holen können

Virtuelle Teammitglieder fühlen sich willkommen

Eine klare Onboarding-Vorlage ist besonders wichtig für das Remote-Onboarding. Ihre ortsunabhängigen Mitarbeiter verbringen nicht so viel persönliche Zeit mit Ihnen oder ihrem virtuellen Team. Wenn Sie deutlich machen, was sie zu tun haben, auf welchen Wegen sie kommunizieren sollten und wie sie von Beginn an etwas bewegen können, ermutigt das Ihre Mitarbeiter – egal wo sie leben.

Das gilt noch einmal ganz besonders für Mitarbeiter, die in anderen Zeitzonen arbeiten. Wenn Sie nicht zur gleichen Zeit online sein können wie Ihre Mitarbeiter, ist es umso wichtiger, Ihren neuen Angestellten eine klare Liste mit To-dos zu geben, damit sie selbstständig loslegen können.

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Die Einführung ist ein entscheidender Moment, denn hier können Sie Mitarbeitern vom ersten Tag an ein Gefühl der Eingebundenheit vermitteln. Diese Phase ist ausschlaggebend für die Zugehörigkeit einer Person zu Ihrem Unternehmen und legt den Grundstein für ihr Wissen und ihre Erfahrung bei der Arbeit in Ihrem Unternehmen. Aus diesem Grund ist die Gestaltung einer inklusiven Einführung so wichtig für eine inklusive Unternehmenskultur.”
Sonja Gittens Ottley, Head of Diversity and Inclusion bei Asana

Asanas Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter

Wir sind davon überzeugt, dass wir unsere neuen Angestellten am besten auf ihre neuen Positionen vorbereiten können, indem wir in den Onboarding-Prozess investieren. Ein großer Teil besteht darin, Transparenz zu schaffen und jedem neuen Mitarbeiter ein klares Verständnis davon zu vermitteln, wie das Onboarding aussehen wird.

Unsere Onboarding-Vorlage unterscheidet sich von anderen Standard-Onboarding-Vorlagen. Sie beinhaltet einige der wichtigsten Dinge, die wir bei Asana tun, damit unsere Mitarbeiter sich vom ersten Tag an willkommen fühlen. Jeder neue Mitarbeiter erhält eine neue Onboarding-Checkliste, die zuvor vom Manager mit allen wichtigen Informationen, Projekten und Onboarding-Aufgaben versehen wurde.

Mit einer solchen Quelle an (durchführbaren) Informationen weiß Ihr Mitarbeiter von Beginn an, was alles zu tun ist. Das sorgt für ein großartiges Onboarding-Erlebnis, bei dem die Informationswege für neue Angestellte deutlich verkürzt werden. So finden Ihre Mitarbeiter ganz leicht wichtige Unternehmensdokumente wie Ihre Unternehmenswerte, Richtlinien und Informationen aus dem Mitarbeiter-Handbuch.

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Schlüsselelemente einer Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter

Damit neue Mitarbeiter erfolgreich sein können, benötigen sie nicht nur eine effektive Onboarding-Vorlage, sondern sie müssen auch wissen, wie sie zu verwenden ist. So stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage für alle Teammitglieder besonders nützlich ist:

  • Teilen Sie Ihre Erwartungen mit und legen Sie Fristen fest, wie und bis wann die Arbeit erledigt sein sollte.

  • Legen Sie für jeden Aktionspunkt Fristen fest.

  • Verwandeln Sie die Vorlage in ein dynamisches Dokument, das neue Mitarbeiter in Echtzeit mit Fragen, Erkenntnissen und weiteren Schritten aktualisieren können.

  • Erklären Sie den gesamten Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende.

Integrierte Features

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtigen benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Unteraufgaben. Manchmal ist eine To-do-Liste zu groß, um sie in einer Aufgabe festzuhalten. Wenn eine Aufgabe mehr als einen Beteiligten oder eine breit ausgelegte Frist hat bzw. erst von Stakeholdern überprüft und genehmigt werden muss, können Sie die Arbeit mithilfe von Unteraufgaben nachverfolgen. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Arbeit zu verteilen und Aufgaben in individuelle Schritte aufzusplitten. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass all diese kleineren To-dos noch immer mit dem Hintergrund der übergeordneten Aufgabe in Verbindung stehen. Brechen Sie Aufgaben in kleinere Aktionspunkte herunter oder halten Sie die individuellen Steps eines mehrschrittigen Prozesses mittels Unteraufgaben fest.

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Mehrfachzuordnung von Aufgaben. Natürlicherweise findet Arbeit funktionsübergreifend statt. Teams müssen also in der Lage sein, über mehrere Abteilungen hinweg effektiv miteinander zusammenzuarbeiten. Allerdings wird die Arbeit allzu oft nur an einem Ort festgehalten. Wenn jede Abteilung dafür ihr eigenes System verwendet, verzögert sich die Arbeit und findet isoliert voneinander statt. Mit der Mehrfachzuordnung von Aufgaben in Asana können Sie doppelte Arbeit vermeiden und die teamübergreifende Transparenz erhöhen, indem Sie Aufgaben mehreren Projekten zuordnen. Schauen Sie sich Aufgaben mit dem nötigen Kontext an, sehen Sie, wer gerade an was arbeitet, und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team und Ihre Aufgaben miteinander vernetzt sind.

Empfohlene Apps

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Tool-Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, konstruktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald eine Konferenz vorbei ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  • Gmail. Mit der Integration von Asana und Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt von Ihrer Inbox aus in Gmail erstellen. Jede dieser Aufgaben beinhaltet ganz automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass Sie nichts mehr aus den Augen verlieren. Möchten Sie sich auf eine Asana-Aufgabe beziehen, während Sie eine E-Mail schreiben? Anstatt Asana zu öffnen, nutzen Sie einfach das Add-on, um von Ihrer Inbox aus nach der Aufgabe zu suchen. 

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana, ohne MS Teams verlassen zu müssen. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

  • Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in nachverfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Verwandeln Sie schnelle Fragen und Aktionspunkte in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack verloren gehen. 

Häufig gestellte Fragen über Onboarding-Vorlagen für Mitarbeiter

Was sollte in einer Vorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter enthalten sein? 

Ihre Checkliste sollte vom ersten Tag an alles beinhalten, was Ihr neuer Mitarbeiter braucht, um erfolgreich zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben eintragen, die am ersten Tag, sowie die Aufgaben, die innerhalb der ersten 30, 60 und 90 Tage erledigt werden sollen. Ebenfalls gehören sämtliche Informationen in die Checkliste, die zur Orientierung im neuen Job benötigt werden.

Wer ist für die Erstellung einer Onboarding-Vorlage verantwortlich?

Normalerweise ist das Personalteam für sämtliche Aufgaben rund um den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter verantwortlich. Indem sie das gesamte Onboarding-Programm standardisieren, können die Mitglieder des Personalteams sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter über die Tools und Informationen verfügt, die zur erfolgreichen Arbeit benötigt werden. Sobald das Personalteam den Grundstein gelegt hat, sind Sie dann dafür verantwortlich, alle zusätzlichen Informationen, Hintergründe und Details hinzuzufügen, die Ihr neuer Mitarbeiter für den Job benötigt.

Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?

Bei Managern und Personalmitarbeitern dauert der Onboarding-Prozess in der Regel weniger als einen Monat, doch diese Zeit reicht nicht aus, um neuen Angestellten Selbstbewusstsein im neuen Job zu vermitteln. Idealerweise dauert das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter ungefähr drei Monate, sodass sie einen kompletten 30-60-90-Tage-Plan durchlaufen können.

Wie vermittelt man neuen Mitarbeitern das Gefühl, willkommen zu sein?

Das beste Onboarding-Erlebnis beginnt bereits vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters. Schicken Sie eine Woche vor Arbeitsbeginn einen Willkommensbrief mit Informationen darüber, wie der erste Tag aussehen wird, was für diesen Tag mitgebracht werden sollte und zusätzliche Informationen, die noch wissenswert sind (z. B. Dresscode und Pausenregelungen). Sobald Ihr neuer Mitarbeiter mit der Arbeit im Team beginnt, sollten Sie verfügbar sein, um ihn durch den Onboarding-Prozess zu führen und seine Fragen zu beantworten. Weisen Sie ihm auch einen Mentor zu, damit er sich im Falle von Fragen und Problemen auch an einen Gleichgestellten wenden kann.

Erhöht eine Onboarding-Vorlage die Mitarbeiterbindung?

Untersuchungen von Glassdoor haben gezeigt, dass Unternehmen mit einem wirkungsvollen Onboarding-Prozess ihre Mitarbeiterbindung um 82 % erhöhen können. Eine effektive Onboarding-Vorlage legt den Grundstein für einen engagierten Angestellten, was schlussendlich die Mitarbeiterbindung verbessert und einer Abwanderung vorbeugt.

Benötigt jeder Mitarbeiter nur eine Onboarding-Vorlage?

Wir bei Asana erstellen eigentlich zwei Onboarding-Projekte für unsere neuen Mitarbeiter. Jedem Mitarbeiter wird ein allgemeines Onboarding-Projekt zugewiesen, das die Informationen enthält, die jedes neue Teammitglied benötigt. Zusätzlich zu dieser unternehmensspezifischen Onboarding-Vorlage erhält der neue Mitarbeiter noch eine funktions- oder rollenspezifische Vorlage mit den Informationen, die er für seinen neuen Job benötigt.

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