Mitarbeiter-Handbuch: So informieren und inspirieren Sie Ihr Team (mit Beispielen)

Viele stellen sich Mitarbeiter-Handbücher als eine Auflistung von Standardtexten mit denselben bekannten rechtlichen Informationen vor. Und auch wenn viele Unternehmen Mitarbeiter-Handbücher dazu verwenden, neuen Mitarbeitern diverse Richtlinien und Vorschriften nahezubringen, haben sich Mitarbeiter-Handbücher weiterentwickelt und sind inzwischen zu einem Fundament der Unternehmenskultur geworden. In modernen Unternehmen werden Mitarbeiter-Handbücher dazu genutzt, die Eigenschaften des Unternehmens selbst und der allgemeinen Arbeitsweise zur Schau zu stellen und darüber hinaus ein Gemeinschaftsgefühl innerhalb der Organisation zu schaffen.

Wenn Sie mit einer neuen Sichtweise an Ihr Mitarbeiter-Handbuch herangehen, können Sie es dafür nutzen, Ihre Teammitglieder – ob neu oder alt – zu informieren und zu inspirieren. In diesem Beitrag werden wir Ihnen erklären, wie Sie ein Mitarbeiter-Handbuch erstellen, auf das Sie stolz sein können. Sie können dieses Dokument nicht nur dazu nutzen, Ihre Werte zu vermitteln, sondern auch demonstrieren, wie diese durch Firmenrichtlinien im Unternehmen verankert sind.

Was ist ein Mitarbeiter-Handbuch?

Ein Mitarbeiter-Handbuch informiert neue Teammitglieder über die Vorsätze, Ziele, Prozesse und Richtlinien des Unternehmens. Darüber hinaus dient es Teammitgliedern als Referenzmaterial für wichtige Firmeninformationen und legt Standards für erwartete Verhaltensweisen fest – rechtlich und kulturell.

Egal, ob Sie zum ersten Mal ein Mitarbeiter-Handbuch erstellen oder Ihr bereits vorhandenes verbessern möchten: Die Verfügbarkeit eines ausführlichen Dokuments mit Informationen zu Ihrem Unternehmen bietet viele Vorteile:

Ihr Mitarbeiter-Handbuch kann:

• Teammitgliedern Zugriff auf gültige rechtliche Dokumente und Standards bieten

• Die Teamkommunikation optimieren

• Das Onboarding neuer Teammitglieder beschleunigen

• Für Klarheit bezüglich der Arbeitsweisen des Unternehmens sorgen

Was Ihr Mitarbeiter-Handbuch beinhalten sollte

Neue Teammitglieder sind normalerweise die primäre Zielgruppe von Mitarbeiter-Handbüchern, aber Sie sollten auch bestehende Teammitglieder im Hinterkopf behalten. Betrachten Sie das Dokument als Schulungshandbuch, Willkommenspaket und Referenzmaterial. Es gibt zwar kein bestimmtes Format, an das Sie sich beim Erstellen Ihres Mitarbeiter-Handbuchs halten müssen, aber viele Unternehmen beinhalten eine Kombination der unten aufgeführten Abschnitte.

Dieser Leitfaden bietet eine Übersicht über gängige Abschnitte in Mitarbeiter-Handbüchern – aber ist keinesfalls eine vollständige Auflistung aller erforderlichen Bestandteile. Bevor Sie Ihr Mitarbeiter-Handbuch veröffentlichen, sollten Sie mit Ihrem Rechtsteam prüfen, ob Sie alle relevanten Informationen gemäß regionaler und bundesweiter Gesetze berücksichtigt haben.

Einleitung:

• Übersicht über das Unternehmen und dessen Werte: Geben Sie Ihre Unternehmensmission an, erläutern Sie Ihre Werte und nennen Sie Ihre Vorsätze und Ziele.

• Geschichte und Zukunft des Unternehmens: Bieten Sie eine allgemeine Zeitleiste zur Entstehung und Entwicklung des Unternehmens und teilen Sie Ihre Vision für die Zukunft.

Unternehmensbeitritt:

• Leitfaden zum ersten Arbeitstag: Auch wenn der erste Arbeitstag für jeden Mitarbeiter abhängig von der jeweiligen Rolle unterschiedlich aussehen wird, kann das Mitarbeiter-Handbuch einen Leitfaden zum ersten Arbeitstag mit einem Fokus auf die Arbeitsumgebung und -kultur für alle neuen Mitarbeiter bieten.

• Was im ersten Monat zu erwarten ist: Gehen Sie noch einen Schritt weiter als mit dem Leitfaden für den ersten Arbeitstag, indem Sie erklären, was neue Mitarbeiter im ersten Monat in ihrer neuen Beschäftigung erwartet.

Informationen zum Team:

• Teammanagement und -struktur: Das Mitarbeiter-Handbuch ist die perfekte Möglichkeit Teamstrukturen zu erläutern, um sicherzustellen, dass das Organigramm für Teammitglieder klar verständlich ist.

• Allgemeiner Verhaltenskodex: Ein Verhaltenskodex legt Verhaltensregeln fest und zieht Teammitglieder bei Bedarf zur Verantwortung. Sie können in diesem Abschnitt Regeln zur Nutzung von Mobiltelefonen und Social Media während der Arbeitszeit, eine Kleiderordnung, Richtlinien zum respektvollen gegenseitigen Umgang oder bezüglich Pünktlichkeit für den Arbeitsbeginn und Meetings einfügen. Der Verhaltenskodex sollte von Ihrem internen Rechtsteam verfasst und geprüft werden.

• Richtlinien zum ortsunabhängigen und hybriden Arbeiten: Viele Unternehmen haben ortsunabhängiges oder hybrides Arbeiten als die neue Normalität übernommen. Falls Ihr Team komplett ortsunabhängig tätig ist, können Sie Ihr ganzes Handbuch auf ein ortsunabhängiges Arbeitsumfeld ausrichten. Diese Richtlinien können den Fokus auf Technologieanforderungen, Umgangsformen für Videoanrufe und die Kommunikation via Tools zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit richten.

Unternehmensabläufe:

• Vergütung und Entwicklung: In diesem Abschnitt können Sie Fragen dazu beantworten, wann und wie Gehaltszahlungen stattfinden und die Schritte erläutern, die Teammitglieder unternehmen müssen, um Ihre Gehaltzahlungen zu erhalten. In Bezug auf Entwicklung können Sie potenzielle Wachstumskurse für Teammitglieder erläutern und den Prozess zur Leistungsbeurteilung erörtern. Stellen Sie sicher, dass die Informationen zu Vergütung und Entwicklung von Ihrem internen Rechtsteam verfasst und geprüft werden.

• Arbeitsstunden, bezahlter Urlaub und Krankheitsausfall: Nutzen Sie diesen Abschnitt, um den Teammitgliedern zu erklären, wie sie Urlaub beantragen können und welche Regeln für den Krankheitsausfall gelten. Wenn Teammitglieder mit einem Teilzeit-Arbeitsplan andere Urlaubsansprüche als Vollzeit-Mitarbeiter haben, sollten Sie diese Unterschiede klar darlegen. Verweisen Sie auf die Richtlinien Ihres internen Rechtsteams bezüglich regionaler oder staatlicher Gesetze, die Auswirkungen auf die Ansprüche der Teammitglieder haben können.

• Leistungen und Vergünstigungen: Leistungspläne für Mitarbeiter können Krankenversicherungen, zahnmedizinische und augenärztliche Versicherungen, Urlaubstage, Rentenversicherungen, Erstattung von karitativen Spenden, vergünstigte Mitgliedschaft in Fitnessstudios und mehr umfassen. Welche Leistungen und Vergünstigungen auch immer Ihr Unternehmen seinen Teammitgliedern bietet: An dieser Stelle sollten Sie sie mit Begeisterung aufzählen.

Allgemeine organisatorische Dinge:

• Mitarbeiterkündigung und -entlassung: Natürlich möchten Sie Ihrem herzlichen Willkommen, das Sie Ihren neuen Mitarbeitern bereiten möchten, keinen Dämpfer aufsetzen, aber dieser Abschnitt ist dazu da, mögliche Gründe, die zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen können, zu erklären. Außerdem erinnert er Teammitglieder daran, dass sie ihre Stelle jederzeit kündigen können. Dieser Abschnitt sollte von Ihrem internen Rechtsteam verfasst und geprüft werden.

• Jegliche weitere allgemeine Disclaimer (oder rechtliche Anforderungen): Sie können auch weitere Disclaimer oder rechtliche Anforderungen in Ihr Mitarbeiter-Handbuch aufnehmen. Erarbeiten Sie diese gemeinsam mit Ihrem internen Rechtsteam, um sicherzustellen, dass Sie jegliche relevanten Rechtsinformationen beinhalten, die Sie bereitstellen müssen. Allerdings gibt es vielleicht auch andere Stellen – wie z. B. Unterlagen für die Neueinstellung –, die sich besser eignen, um diese rechtlichen Dokumente zur Verfügung zu stellen. Suchen Sie daher mit Ihrem Rechtsteam gemeinsam nach alternativen Lösungen, wenn Ihr Mitarbeiter-Handbuch mit rechtlichen Informationen überladen wirkt.

Rechtliche Anforderungen an Ihr Mitarbeiter-Handbuch

In manchen Ländern wird verlangt, dass Unternehmen ihren Teammitgliedern Informationen bezüglich bundesweiter, staatlicher, regionaler oder gewerkschaftlicher Vorschriften zukommen lassen. Während der Erstellung Ihres Mitarbeiter-Handbuchs sollten Sie derartige Informationen mit Ihrer Personal- oder Rechtsabteilung prüfen, damit Sie konform handeln.

Falls Sie sich Ihr Mitarbeiter-Handbuch eher als einen Leitfaden für allgemeine und kulturelle Prozesse vorstellen, können Sie die rechtlichen Informationen für neue Mitarbeiter an anderer Stelle einfügen, wie z. B. im Mitarbeitervertrag.

Tipps zum Erstellen Ihres Mitarbeiter-Handbuchs

Ihr Mitarbeiter-Handbuch sollte aus mehr als nur einer Auflistung von Firmenrichtlinien und Rechtsparagraphen bestehen. Wenn Sie Ihrem Handbuch eine Prise Persönlichkeit mitgeben, werden neue Teammitglieder sich willkommen fühlen und schneller einleben.

Indem Sie Ihr Mitarbeiter-Handbuch in einem digitalen Format erstellen, können Sie es auch interaktiv und einfach zugänglich machen. Nutzen Sie die unten aufgeführten Tipps, um eine wertvolle Hilfsquelle zu erstellen, die neuen Mitarbeitern Vorfreude auf ihre neue Rolle bereiten wird.

1. Binden Sie Ihre Markenbotschaft ein

Sie haben mit großer Wahrscheinlichkeit bereits eine „Botschaft“ für Ihre Marke festgelegt, die Sie auch in der Kommunikation mit Kunden durchklingen lassen. Diese Markenbotschaft kann sowohl formell als auch ein wenig keck sein. Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Es ist wichtig, dass Sie sich an diese Botschaft über Ihre gesamte Kommunikation hinweg halten, damit Ihr Gegenüber Sie kennenlernen und Vertrauen zu Ihnen aufbauen kann.

Ihr internes Team wird verstehen, dass es sich bei Ihrer Markenbotschaft um eine gewählte Persona handelt. Ihr Mitarbeiter-Handbuch kann jedoch dazu genutzt werden, neue Teammitglieder willkommen zu heißen und ihnen zu zeigen, was Ihr Unternehmen ausmacht. Wenn Sie Ihre Markenbotschaft über das gesamte Dokument hinweg durchklingen lassen, können Sie dem Leser zeigen, ob Sie als Unternehmen Humor begrüßen, einen eher ernsthaften Ansatz gewählt haben oder wiederkehrende Merkmale in all Ihre Inhalte einbinden.

2. Erwecken Sie Ihre Unternehmenswerte zum Leben

Ihr Mitarbeiter-Handbuch ist in vielerlei Hinsicht das erste Mal, dass Ihre Teammitglieder sich mit Ihren Unternehmenswerten auseinandersetzen werden. Daher sollten Sie diese nicht nur einfach aufzählen, sondern die Gelegenheit nutzen, ihnen durch Ihre Formulierungen Leben einzuhauchen. Zum Beispiel, indem Sie:

• Aus dem Leben gegriffene Beispiele anbringen

• Den Leser in die Story einbeziehen

• Ausdrucksstarke Verben verwenden und eine Prise Persönlichkeit beigeben

Falls einer Ihrer Werte „respektieren Sie Ihre Teammitglieder“ lautet, wird das einfache Niederschreiben dieser Worte in Ihrem Mitarbeiter-Handbuch neue Mitarbeiter kaum davon überzeugen, dass Ihr Unternehmen sich von der Konkurrenz abhebt. Wenn Respekt einer Ihrer Unternehmenswerte ist, können Sie stattdessen Folgendes probieren:

„Hier bei Apollo Enterprises wird RESPEKT groß geschrieben. Unser IT-Team widmet sogar einen ganzen Tag pro Woche dem Dank an Teammitglieder. Jeden Mittwoch gehen die Teammitglieder durchs Büro und erklären sich gegenseitig, welchen Beitrag sie für die Gruppe leisten.“

3. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Handbuch ein dynamisches Dokument bleibt

Es ist unerlässlich, dass Sie Ihr Mitarbeiter-Handbuch auch in einem digitalen Format zur Verfügung stellen, um einen einfachen Zugriff zu gewährleisten. Ein digitales Handbuch hat auch weitere Vorteile:

• Aktualisieren Sie es bei Bedarf, wenn sich Ihre Werte oder Richtlinien weiterentwickeln

• Gestalten Sie es interaktiv mithilfe von Infografiken oder Videoelementen

• Fügen Sie Links zu relevanten zusätzlichen Ressourcen hinzu

• Bieten Sie bei Bedarf Zugriff auf interne Teams oder andere Beteiligte

Aktualisierungen des Mitarbeiter-Handbuchs sind einfacher, wenn Sie das Dokument direkt bearbeiten können, ohne es neu drucken und mit dem gesamten Team teilen zu müssen. Die Aktualisierung Ihres Handbuchs kann nötig sein:

• Wenn Gesetze sich ändern

• Um alte Richtlinien zu modernisieren

• Um neue Stellen zu schaffen

• Um neue Technologien einzuführen

• Um das Bewusstsein zu stärken

• Um alte Richtlinien zu erläutern

• Um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu optimieren

• Um Richtlinien für hybrides und ortsunabhängiges Arbeiten hinzuzufügen

• Um die Unternehmenskultur zu verbessern

4. Bieten Sie zusätzliche Ressourcen

Es wäre zu viel des Guten, wenn in nur einem Dokument jede einzelne Information enthalten sein sollte, die die Teammitglieder benötigen könnten. Falls Sie Informationen haben, die zwar für die neuen Mitarbeiter relevant sein können, aber die Sie nicht direkt ins Mitarbeiter-Handbuch einfügen möchten, können Sie Links einsetzen. Auf diese Weise wissen die Teammitglieder, wo sie Informationen finden können, ohne dass das primäre Dokument überladen wirkt.

Gesetzliche Paragraphen und Richtlinien sind ein großartiges Beispiel für Elemente, die Sie mithilfe von Links einbinden können. Dadurch wird Ihr Mitarbeiter-Handbuch leichter verdaulich, ansprechender und dennoch alle erforderlichen rechtlichen Punkte ansprechen. Wie immer sollten Sie auch an dieser Stelle Ihr internes Rechtsteam konsultieren, um sicherzugehen, dass alle relevanten Unterlagen enthalten sind.

Beispiele von Mitarbeiter-Handbüchern als Inspiration

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Beispiele für Unternehmen mit einzigartigen – und digitalen – Mitarbeiter-Handbüchern. In diesen Handbüchern werden Sie eine klare Repräsentation der Unternehmenskultur und -werte erkennen. Werfen Sie doch einmal einen Blick in das ein oder andere Handbuch und lassen Sie sich für Ihren eigenen kreativen Prozess inspirieren.

1. MobileJazz

MobileJazz ist ein in Brooklyn, New York, ansässiges Softwareunternehmen. Das Mitarbeiter-Handbuch der Firma – das Sie hier herunterladen können – erklärt direkt vorweg, dass es darauf abzielt, „zum Teil Handbuch, zum Teil Bauplan, zum Teil Betriebsanleitung, zum Teil Unternehmensmission“ zu sein. MIt 45 Seiten digitaler Inhalte haben Teammitglieder alles zur Verfügung, was sie für ihre ersten Schritte, zum Navigieren von Projekten, zum Nachvollziehen von Arbeitsabläufen und darüber hinaus benötigen.

2. PeopleHR

PeopleHR ist ein Softwareunternehmen mit einem Fokus auf HR-Anwendungen. Das Mitarbeiter-Handbuch der Firma schreibt Spaß ganz groß. Es ist im Stil eines Notizbuchs gestaltet und voll gepackt mit Ratschlägen für neue Teammitglieder, um sie durch ihren ersten Tag – und Monat – ihres neuen Jobs zu führen. Dieses Handbuch ist zwar kürzer als viele andere, aber es deckt alle Grundlagen der Mitarbeitereinführung auf spielerische Weise ab.

3. Valve

Valve ist ein Videospielhersteller, der sein Mitarbeiter-Handbuch im Stil eines Geschichtenbuchs gestaltet hat – komplett mit Inhaltsverzeichnis, Einleitung, Glossar und Illustrationen. In jedem Kapitel erfahren Teammitglieder Details zu ihrer bevorstehenden Zeit im Unternehmen, einschließlich dessen, was sie in den ersten sechs Monaten erwartet, wie Valves Arbeitsabläufe funktionieren und wie sie innerhalb des Unternehmens Karriere machen können.

Unterstützen Sie neue Teammitglieder mit effektiven Mitarbeiter-Handbüchern

Erinnern Sie sich an die Art von Mitarbeiter-Handbüchern, die Unternehmen pflichtbewusst an neue Mitarbeiter verteilten – wohl wissend, dass niemand sie lesen würde? Dies gehört nun der Vergangenheit an. Wenn Sie ein dynamisches Dokument erstellen, das Ihr Unternehmen und dessen Arbeitsweisen repräsentiert, werden neue Mitarbeiter es lesen und stolz sein, für Sie zu arbeiten.

Verwenden Sie eine Work-Management-Software und paaren Sie Ihr Handbuch mit einem effektiven Personalmanagement-Workflow. Mit Asana können Sie teamübergreifend Arbeitsvorgänge koordinieren, wiederkehrende Prozesse optimieren und Informationen zentral bereitstellen, sodass neue und langjährige Mitarbeiter sich mit Zuversicht in ihrer Rolle weiterentwickeln können.