So verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Team: 6 Strategien + Tipps

Team Asana – FotoTeam Asana13. Januar 20228 Minuten Lesezeit
facebooktwitterlinkedin
So verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Team: 6 Strategien + Tipps – Artikel-Bannerbild
Vorlagen

Zusammenfassung

Eine solide Teamkommunikation spielt bei allen Arbeitsvorgängen eine maßgebliche Rolle. Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, darauf zu achten, wie in Ihrem Team kommuniziert wird. In diesem Artikel besprechen wir die zentrale Bedeutung der Teamkommunikation und stellen Ihnen einige Strategien vor, mit denen Sie das Mitarbeiterengagement fördern können.

Ihr Kommunikationsstil verrät viel über Sie als Führungskraft. Sind Sie unterstützend und entspannt, wenn Sie Ihr Team durch kreative Projekte führen? Oder wirken Sie eher ernst und treten energisch auf, damit Ihr Team effizient arbeitet und überzeugende Ergebnisse liefert? Es gibt verschiedene Kommunikationsstile, auf die Sie am Arbeitsplatz stoßen können. In jedem Fall gilt, dass ineffektive Kommunikation zu schlechterer Leistung und einer schwächeren Teammoral führen kann.

Die Teamkommunikation ist also von zentraler Bedeutung – und die gute Nachricht ist, dass die Entwicklung einer förderlichen Kommunikation im Team kein schwieriges Unterfangen darstellt. Als Projektmanager können Sie vorgeben, wie Ihre Teammitglieder miteinander kommunizieren. Machen Sie sich jedenfalls keine Sorgen, wenn die Kommunikation in Ihrem Team noch nicht einwandfrei läuft: Kommunikationsstile sind nicht in Stein gemeißelt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Grundlagen, damit auch Ihr Team bewährte Kommunikationsmethoden umsetzen kann.

Warum ist die Teamkommunikation wichtig?

Eine solide Kommunikation spielt bei allen Arbeitsvorgängen eine maßgebliche Rolle. An der Projektqualität, den Beziehungen zu wichtigen Beteiligten und der Kundenzufriedenheit lässt sich ablesen, wie gut die Kommunikation innerhalb Ihres Teams funktioniert. 

Förderliche Kommunikationsformen führen zu effektiven Entscheidungsfindungsprozessen, engagierten Mitarbeitern und erfolgreichen Projekten. Im Vergleich dazu können schlechte Kommunikationsformen negative Auswirkungen haben, zum Beispiel:

  • Unausgeglichenes Arbeitspensum oder Doppelarbeit

  • Scope Creep, also ungeplantes Arbeitsaufkommen

  • Unzureichende Projektergebnisse

  • Unzufriedene Kunden

  • Schlechtes Kundenfeedback

  • Starke Fluktuation der Teammitglieder

  • Ein von Stress geprägtes Arbeitsumfeld

  • Geringes Engagement der Teammitglieder

Damit eine Verbesserung der Kommunikation im Team gelingt, müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Üben Sie einen achtsamen Umgang und seien Sie Ihren Teammitgliedern gegenüber transparent. Beantworten Sie ihre Fragen proaktiv und erklären Sie ihnen die Hintergründe Ihrer Entscheidungen. Effektive Kommunikation ist nicht einfach – durch den offenen Austausch können Sie aber die Entwicklung eines gesunden Arbeitsumfelds fördern. 

Verbessern Sie mit Asana die Kommunikation im Team

Die 5 Arten von Teamkommunikation

Ihr Team kommuniziert nicht nur auf eine einzige Art und Weise miteinander. Für den Aufbau eines wirklich leistungsstarken Teams sollten Sie sich daher mit allen fünf Kommunikationsformen vertraut machen. Nutzen Sie auch die folgende Grafik, um Bereiche zu identifizieren, bei denen Sie Verbesserungspotential sehen. 

Arten von Teamkommunikation
  1. Verbale Kommunikation: Die verbale Kommunikation ist die wichtigste Interaktionsform zwischen Teammitgliedern. Unabhängig davon, ob es sich um persönliche Gespräche, Telefonate oder Videokonferenzen handelt, sind diese Interaktionen entscheidend dafür, wie Personen einander wahrnehmen. Die verbale Kommunikation gibt Teammitgliedern die beste Möglichkeit, ihre Gedanken mit anderen zu teilen. 

  2. Nonverbale Kommunikation: Zur nonverbalen Kommunikation zählen zum Beispiel die Körpersprache, Mimik und der Tonfall. Vielen Personen ist nicht bewusst, wie sehr sich die nonverbale Kommunikation auf ihre Beziehungen auswirkt. Führt man sich aber vor Augen, dass mehr als die Hälfte der gesamten Kommunikation nonverbal stattfindet, wird die Wichtigkeit nonverbaler Signale deutlich.

  3. Schriftliche Kommunikation: Bei geschriebenen Texten können Sie leicht kontrollieren, wie Sie kommunizieren. Das gemeinsame Ziel Ihres Teams sollte es sein, die schriftliche Kommunikation so effektiv wie möglich zu gestalten. Das gilt für alle Kommunikationskanäle, die Sie verwenden, zum Beispiel E-Mails, Projektmanagement-Tools, Nachrichten, Umfragen oder Überprüfungsvorgänge. Von einer guten schriftlichen Ausdrucksweise kann Ihr gesamtes Teams profitieren. 

  4. Visuelle Kommunikation: Visuelle Kommunikation spielt bei Team-Meetings und Schulungen eine Rolle, wenn Informationen mithilfe von Präsentationen oder Videos geteilt werden. Bildmaterial bietet Ihnen einen besonderen Vorteil: Es gibt Ihnen Zeit, nachzudenken, bevor Sie Ihre Idee vorstellen. Fragen Sie sich bei der Vorbereitung auf Ihre Präsentation, ob Ihre visuellen Unterlagen dem Verständnis Ihres Publikums dienen und Ihnen bei der Kommunikation Ihrer Idee helfen. 

  5. Zuhören: Wenn Sie jetzt „Zuhören“ lesen, fragen Sie sich vielleicht, was es mit dem Thema Kommunikation zu tun hat. Effektive Kommunikation kann ohne Zuhören aber nicht funktionieren. Während Sie einer Person beim Sprechen zuhören, erhalten Sie Informationen. Besonders das aktive Zuhören sorgt für eine gesunde Atmosphäre am Arbeitsplatz, da es dem Sprecher zeigt, dass Sie an seinen Äußerungen interessiert sind und dem Gespräch aufmerksam folgen.

6 Strategien zur Förderung der Kommunikationsfähigkeiten im Team

Zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz gibt es einige Strategien. Ob Ihr Team nun ortsunabhängig oder in einem gemeinsamen Büro arbeitet, die folgenden Maßnahmen fördern die Zusammenarbeit im Team und stärken die Beziehungen der Teammitglieder unabhängig von ihren Positionen oder Rollen. 

6 Strategien zur Förderung der Kommunikationsfähigkeiten im Team

1. Konfliktlösung

Konflikte bei der Arbeit beginnen oft klein und scheinen keine Auswirkungen zu haben. Nehmen wir folgendes Beispiel an: Teammitglied A verschiebt eine Frist, um mehr Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe zu gewinnen. In Folge bedeutet das für Teammitglied B, dass es für seinen Teil der Arbeit weniger Zeit hat. Teammitglied A entschuldigt sich für die Unannehmlichkeiten und es scheint, dass alles in Ordnung ist. Wenn Teammitglied A aber weiterhin Fristen verschiebt und Teammitglied B nicht anspricht, welche Auswirkungen das auf seine Zeiteinteilung hat, wird Teammitglied B wahrscheinlich früher oder später verärgert und frustriert sein. An dieser Situation wird deutlich, dass es zu Spannungen kommt, wenn Teammitglieder Konflikte nicht umgehend lösen, und das wirkt sich in weiterer Folge negativ auf ihre Leistung aus.

Tipp: Erarbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern Konfliktlösungsstrategien, damit sie Probleme schnell, direkt und respektvoll lösen können. So verhindern Sie, das sich kleine Unstimmigkeiten in große Konflikte verwandeln. 

2. Engagement

Niemand mag das Gefühl von Mikromanagement, aber durch fehlende Führung und Teamzusammenarbeit kann auch das Engagement der Teammitglieder verloren gehen. Als Manager ist es wichtig, die Balance zu finden und die Mitarbeiter einerseits anzuspornen und ihnen andererseits genügend Freiraum für kreatives Arbeiten zu lassen. 

Eine gute Möglichkeit, um Informationen und Ideen auszutauschen, bieten Brainstorming-Sitzungen und wöchentliche Workshops. Achten Sie dabei immer darauf, die Ideen Ihrer Mitarbeiter nicht nur zu sammeln, sondern auch Wertschätzung für jede einzelne Idee zu zeigen. Damit vermitteln Sie Ihren Teammitgliedern, dass Sie sie unterstützen. 

Tipp: Planen Sie wöchentliche Meetings ein, in denen jeder seine aktuellen Aufgaben bespricht und bei Bedarf Fragen dazu stellen kann. Regelmäßige Meetings können den Zusammenhalt im Team stärken und verhindern, dass wichtige Fokuszeiten gestört werden.

3. Bottom-up-Kommunikation

Teammitgliedern, die sich in der Teamstruktur weiter unten befinden, fällt es mitunter schwer, das Wort zu ergreifen und ihre Ideen zu teilen. Indem Sie eine Bottom-up-Kommunikation fördern, unterstützen Sie Teammitglieder aller hierarchischen Ebenen dabei, ihre Ideen zu präsentieren und ihre Meinung zu äußern. Um diese Form der Kommunikation in Ihrem Team zu etablieren, ist es wichtig, Vertrauen und Moral im Team aufzubauen und den einzelnen Teammitgliedern Verantwortung bei Projekten zu übertragen.

Tipp: Manche Teammitglieder benötigen Ihre Unterstützung, damit sie sich trauen, sich aktiv an Gesprächen zu beteiligen. Fragen Sie sie direkt nach ihren Ideen, ihrer Meinung und ihrem Feedback und Sie werden sehen, dass es ihnen mit der Zeit deutlich leichter fällt, darüber zu sprechen. Am besten nutzen Sie dafür verschiedene Situationen, zum Beispiel Teambesprechungen, Umfragen, Einzelgespräche oder auch eine Art Kummerkasten, wenn Sie ein solches Format verwenden.

4. Transparenz

An einem kommunikativen Arbeitsplatz steht Transparenz an erster Stelle. Wenn Sie und Ihre Teammitglieder ehrlich miteinander sprechen können, wird das Risiko von Fehlkommunikation verringert und somit auch alle negativen Auswirkungen, die daraus resultieren. 

Als Teamleiter können Sie Transparenz vorleben, indem Sie ehrlich über die Geschäftsentwicklung sprechen und Informationen dazu bekannt geben. Zudem sollten Sie Ihren Teammitglieder bei Bedarf konstruktives Feedback geben und sie so bei der Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten unterstützen. Ein wesentlicher Faktor ist auch die Verknüpfung der täglichen Arbeitsvorgänge Ihres Teams mit den übergreifenden Unternehmenszielen. Wenn Ihre Teammitglieder diese Zusammenhänge kennen und wissen, warum ihre Arbeit wichtig ist, sind sie motivierter und fühlen sich als Mitglieder des Teams geschätzt.

Tipp: Transparenz bedeutet nicht, jedes einzelne Detail zu besprechen. Überlegen Sie sich am besten, welche Informationen für Ihre Mitarbeiter relevant sind. Zum Beispiel ist es für Ihre Teammitglieder hilfreich, die jährlichen Umsatzziele Ihres Unternehmens zu kennen. Über Ihre Konflikte mit dem CEO müssen Sie hingegen nicht mit Ihrem Team sprechen.

5. Einzelgespräche

Teamkommunikation findet sowohl in Gruppen als auch zwischen einzelnen Mitarbeitern statt. Jedes Mal, wenn Teammitglieder interagieren, hat dies einen Einfluss auf die gesamte Gruppe. 

Regelmäßige Einzelgespräche bieten Ihnen die Gelegenheit, Konflikte anzusprechen und Informationen über das Wohlbefinden Ihrer Teammitglieder einzuholen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Raum, damit sie sich etwaige Sorgen von der Seele reden können. Sie können Ihre Teammitglieder auch zu Einzelgesprächen untereinander ermutigen. Dabei lernen sie sich besser kennen und können kollaborative Arbeitsbeziehungen aufbauen.

Tipp: Als Manager müssen Sie nicht in die Rolle eines Therapeuten schlüpfen, Sie sollten sich aber um das Befinden Ihrer Teammitglieder kümmern. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel eine emotional schwierige Phase erlebt, könnten Sie ihm einige Tage frei geben, damit er danach wieder fit zur Arbeit kommen kann. 

6. Regelmäßiges Feedback

Ein zentraler Aspekt der Teamkommunikation ist Feedback zu erbrachten Leistungen. Teammitglieder benötigen eine Bestätigung Ihrer Arbeit, um motiviert und engagiert zu bleiben. Geben Sie Ihren Mitarbeitern bei Einzelgesprächen Feedback und besprechen Sie mögliches Wachstumspotenzial. Bei dieser Gelegenheit können Sie Ihre Teammitglieder auch bitten, Ihnen Feedback zu geben.

Tipp: Oft ist es Teammitgliedern eher unangenehm, Ihnen direkt Feedback zu geben. Um das zu umgehen, können Sie beispielsweise anonyme Fragebögen austeilen. Auf diese Weise erhalten Sie eine ehrliche Meinung Ihres Teams über Ihre Leistung als Teamleiter.

Lesenswert: 3 Möglichkeiten für bessere Zusammenarbeit mit Ihrem ortsunabhängigen Team

Die 4 Kommunikationsstile in Teams

Ein Verständnis für die Kommunikationsstile Ihrer Teammitglieder kann Ihnen bei Führung Ihres Teams generell zugute kommen. Der DISG-Persönlichkeits- und Verhaltenstest unterscheidet zwischen vier vorrangigen Kommunikationsstilen: dominant, initiativ, stetig und gewissenhaft.

Kommunikationsstile sind ein komplexes Thema, denn meist haben Menschen nicht einen bestimmten Kommunikationsstil, sondern weisen in ihren Interaktionen Merkmale aus mehreren der vier Stile auf. Für den Aufbau eines starken Teams ist es aber notwendig, den vorrangigen Kommunikationsstil eines jeden Mitarbeiters zu kennen und Ihre Art der Kommunikation daran anzupassen.

4 Kommunikationsstile in Teams

Dominant

Teammitglieder mit einem dominanten Kommunikationsstil sind ernste Persönlichkeiten, die effizient arbeiten und sich stets an Ergebnissen orientieren. Es ist einfach, diese Personen zu erkennen, da sie sehr wettbewerbsorientiert und ehrgeizig sind. Bei Personen mit einem dominanten Kommunikationsstil handelt es sich oft um natürliche Führungspersönlichkeiten, allerdings können sie auch ungeduldig und zu selbstsicher sein.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass dominante Teammitglieder Herausforderungen haben, damit sie bei der Arbeit motiviert sind. Erinnern Sie sie aber auch daran, die Team- und Unternehmensmission nicht aus dem Auge zu verlieren.

Initiativ

Teammitglieder mit einem initiativen Kommunikationsstil sind die Socializer in Ihrem Team. Sie wissen, wie sie andere mit ihrem Charme begeistern können und sorgen für eine energetische und motivierende Atmosphäre. Diese Teammitglieder sind oft im Bereich der Kundenbeziehungen sehr erfolgreich, da sie gerne mit Menschen sprechen.

Tipp: Achten Sie darauf, dass ihre initiativen Teammitglieder nicht den Fokus verlieren, indem Sie ihnen Aufgaben zuweisen, die zu ihren Fähigkeiten passen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich in ihrer Rolle einzubringen, aber passen Sie auch auf, dass sie andere nicht ablenken. 

Gewissenhaft

Teammitglieder mit einem gewissenhaften Kommunikationsstil sind die „Macher“ Ihres Teams. Sie arbeiten hart, um fehlerfreie Leistungen zu erbringen, und werden alles daran setzen, ihr Wissen zu erweitern. Gewissenhafte Teammitglieder arbeiten oft gerne unabhängig, damit sie Kontrolle über ihre Arbeit und Leistung haben.

Tipp: Diese Teammitglieder bevorzugen einen objektiven Führungsstil, um Fehlkommunikation zu vermeiden. Geben Sie pflichtbewussten Mitgliedern die Möglichkeit, an Projekten zu arbeiten, bei denen sie über sich selbst hinauswachsen können. Bieten Sie außerdem klare Richtlinien und quantitatives Feedback an. 

Stetig

Teammitglieder mit einem stetigen Kommunikationsstil schätzen Kontinuität und Stabilität in ihrem Arbeitsumfeld. Im Gegensatz zu den dominanten Teammitgliedern, die sich über jede Herausforderung freuen, bevorzugen sie eine vorhersehbare Position, zum Beispiel im Kundenservice oder im IT-Bereich. In einer entspannten Arbeitsatmosphäre fühlen sich Teammitglieder mit einem stetigen Kommunikationsstil wohl und entspannt.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Teammitglieder mit einem stetigen Kommunikationsstil in einem stabilen Arbeitsumfeld eingesetzt werden. Sollte es zu Änderungen kommen, besprechen Sie diese –sofern das möglich ist – Schritt für Schritt und überfallen Sie die Person nicht damit. Hören Sie diesen Teammitgliedern aktiv zu, damit sie sich wahrgenommen fühlen und geben Sie ihnen bei komplexen Aufgaben klare Anweisungen, damit keine Fragen offen bleiben.

Bessere Zusammenarbeit durch Kommunikationstools

Da immer mehr Teams auf der ganzen Welt ortsunabhängig arbeiten, findet auch die Teamkommunikation zunehmend online statt. Aber selbst, wenn Ihr gesamtes Team gemeinsam in einem Büro sitzt, verwenden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Tools für die Teamkommunikation, um Informationen auszutauschen und Ihre Workflows zu optimieren.

Es gibt Teamkommunikations-Tools für unterschiedlichste Bedürfnisse, zum Beispiel: 

  • Nachrichten und Chat: Verwenden Sie Apps für Sofortnachrichten und Chats, um sich über Projekte auszutauschen und Fragen in Echtzeit zu stellen.

  • Filesharing: Mithilfe von Filesharing-Apps können Sie Dokumente teilen, ohne sie jedem Teammitglied einzeln senden zu müssen.

  • Videokonfernzen: Videokonferenzen bieten Ihnen eine gute Möglichkeit, Ihre Teammitglieder persönlich zu sehen, wenn Sie an unterschiedlichen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. 

  • Dokumentenbearbeitung: Mit der Online-Bearbeitung von Dokumenten können Sie Dokumente automatisch teilen und speichern. Sie sind für alle sichtbar und bearbeitbar, sodass Ihr Team gemeinsam daran arbeiten kann.

  • Projektmanagement: Ohne ein Projektmanagement-Tool ist es unmöglich, eine förderliche Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten. Projektmanagement-Tools wie Asana bieten Funktionen wie Aufgabenmanagement, Zielsetzung, Feedback, das Teilen von Dateien und vieles mehr.

Wenn Sie Ihre Arbeitsunterlagen speichern, teilen und immer Zugriff darauf haben, entsteht Klarheit am Arbeitsplatz, was wiederum die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team erleichtert. 

Mehr Engagement durch Teamkommunikation

Damit sich die Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern verbessert, müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, ihre Meinung zu äußern und sich im Team zu engagieren. Tools für die Teamkommunikation wie Asana wurden speziell für diese Art der Zusammenarbeit entwickelt und können Sie bei der Einführung gesunder Verhaltensweisen unterstützen, die sie schließlich zum Erfolg führen.

Testen Sie Asana für das Projektmanagement

Weitere Ressourcen

Artikel

Informationsbarrieren im Unternehmen überwinden​ – mit diesen 6 Tipps