Organigramm erstellen: Arten, Tipps & Vorlagen

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen bei einem Familienessen und Ihre Großmutter holt den Familienstammbaum aus der Vitrine. Sie legt ihn auf den Tisch und zeichnet mit ihrem Finger die Linien nach. Dabei stößt sie auf einen Namen und sagt: „Siehst du, da ist er, das ist dein Vetter Karl!“ Sie zeigt auf den Namen Ihres Vetters dritten Grades und beweist, dass dieser Vorname mit dem eines großen Kaisers übereinstimmt.

Ähnlich wie ein Familienstammbaum ist ein Organigramm ein Strukturplan, der den hierarchischen Aufbau eines Unternehmens und seiner Teams veranschaulicht. Ein Organigramm, auch Organogramm oder Stellenplan genannt, ist ein Diagramm, das einen Überblick über die Struktur und Aufgabenbereiche eines Teams bietet und das Verhältnis zwischen den einzelnen Positionen aufzeigt.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie ein Organigramm erstellen, welche verschiedenen Arten es gibt und welche kostenlosen Vorlagen Sie verwenden können.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der internen Struktur eines Unternehmens. Es bildet Hierarchien, Positionen, Abteilungen und Berichtslinien visuell ab und zeigt auf einen Blick, wer wem unterstellt ist. Typische Elemente sind Kästchen für Positionen, Verbindungslinien für Weisungsbefugnisse sowie optionale Angaben wie Namen und Kontaktdaten.

Wie diese Grafik aufgebaut wird, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen. Man kann auf verschiedene visuelle Mittel zurückgreifen, wie etwa Pfeile, eine gestrichelte Linie oder auch Fotos und Kontaktinformationen.

Woher kommt das Organigramm?

Das erste Organigramm wurde 1855 von dem Eisenbahnmanager Daniel McCallum gezeichnet. Dieser bildete damals die Unternehmensstruktur der Eisenbahngesellschaft von New York und Erie Railroad ab.

Das Organigramm würde in den nächsten 50 bis 60 Jahren hauptsächlich in Ingenieurkreisen bekannt sein. Spätestens jedoch, nachdem Willard C. Brinton den Begriff in seinem 1914 veröffentlichten Werk “Graphic Methods for Presenting Facts” verwendete, wurde das Modell allmählich in der Geschäftswelt verwendet. Heute ist das Modell sehr beliebt und wird oft angewendet zur Visualisierung von Unternehmensstrukturen.

Was gehört in ein Organigramm?

Damit ein Organigramm seinen Zweck erfüllt, sollte es bestimmte Kerninformationen enthalten. Die folgende Übersicht zeigt, welche Elemente in keinem Organigramm fehlen sollten:

• Positionen und Stellenbezeichnungen: Jede Stelle im Unternehmen wird mit ihrer offiziellen Bezeichnung dargestellt, z. B. Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder Teamleitung.

• Abteilungen und Teams: Die Gliederung in Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, IT oder Personalwesen zeigt die funktionale Struktur.

• Hierarchieebenen und Berichtslinien: Verbindungslinien zwischen den Positionen verdeutlichen, wer wem unterstellt ist und welche Weisungsbefugnisse bestehen.

• Namen der jeweiligen Personen: Optional, aber empfehlenswert, um das Organigramm als Personalverzeichnis nutzbar zu machen.

• Kontaktinformationen: E-Mail-Adressen oder Telefonnummern erleichtern die direkte Kommunikation.

Je nach Zweck des Organigramms können weitere Details ergänzt werden, etwa Fotos der Teammitglieder, Standortinformationen oder Zuständigkeitsbereiche. Entscheidend ist, dass das Organigramm übersichtlich bleibt und die wichtigsten Informationen auf einen Blick erkennbar sind.

Wie erstelle ich ein Organigramm?

Mithilfe eines Organigramms lässt sich die Unternehmensorganisation sehr gut visualisieren. Bevor Sie mit der Erstellung beginnen können, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über die Teammitglieder sammeln und sich überlegen, wie Sie das Organisationsschaubild aufbauen möchten.

Die Hierarchien in Ihrem Unternehmen dienen als Grundlage für die Planung Ihres Organigramms von oben nach unten.

1. Den Umfang bestimmen

Es empfiehlt sich, die Erstellung einer solchen Grafik wie jedes andere neue Projekt anzugehen: Bestimmen Sie zunächst den Umfang des Organigramms, damit die gewünschte Teamstruktur und die verschiedenen Verantwortungsbereiche auch tatsächlich abgebildet werden. Der Umfang bestimmt den übergeordneten Zweck Ihres Organigramms.

Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

• Soll der Strukturplan als Informationsquelle für das Team dienen und über die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens informieren?

• Wird das Organigramm auch an externe Beteiligte oder Geschäftspartner weitergegeben?

• Werden mehrere Diagramme für verschiedene Unternehmensebenen benötigt?

Stellen Sie sich diese Fragen schon von Anfang an, um die richtigen Informationen zu erfassen.

2. Informationen sammeln

Der wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Organigramms ist das Einholen von Informationen, denn ohne die richtigen Informationen kommen Sie nicht weit. Am besten befragen Sie dazu die einzelnen Teammitglieder per E-Mail oder wenden sich an Ihre Personalabteilung.

Sie werden aktuelle Informationen über die Beschäftigten in Ihrem Unternehmen benötigen, einschließlich ihrer aktuellen Berufsbezeichnungen. Außerdem sollten Sie die Hierarchiestrukturen im gesamten Unternehmen ermitteln. Fotos der einzelnen Personen Ihres Teams sorgen für eine persönliche Note.

3. Tools auswählen

Die Auswahl eines Tools spielt eine wichtige Rolle, da der Prozess durch den Einsatz von Software vereinfacht werden kann. Wenn Sie ein leeres Dokument als Ausgangsbasis haben und das Organigramm von Hand erstellen, erschwert das die Weitergabe des Diagramms. Deshalb empfiehlt es sich, ein passendes Tool für diesen Prozess zu verwenden.

Mit einer editierbaren PDF-Datei können Sie viel Zeit sparen, da die Vorlage bereits mit Platzhaltern versehen ist. Anschließend lässt sich die PDF-Datei problemlos im gesamten Unternehmen nutzen.

4. Anpassungen ermöglichen

Nach der Erstellung Ihres Organigramms sollten Sie einen Teamkalender für regelmäßige Updates verwenden. Es ist durchaus wahrscheinlich, dass sich Ihre Unternehmensstruktur und die Teamdynamik im Laufe der Zeit ändern.

Beschäftigte wechseln ihre Positionen, und auch die Hierarchiestrukturen unterliegen Veränderungen. Ein digitales Organigramm ermöglicht es Ihnen, die Struktur auf den neuesten Stand zu bringen und ständig weiter zu optimieren, um eine bestmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Organigramm Vorlagen

Beim Organigramm erstellen empfiehlt es sich, eine Vorlage zu verwenden, denn die meisten Unternehmen verfügen über ähnliche Strukturen, wie zum Beispiel eine hierarchische oder eine Matrixstruktur.

Die nachfolgenden Vorlagen bieten hierfür eine gute Ausgangsbasis. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, die Ihre Unternehmensstruktur am besten widerspiegelt. Füllen Sie dann die Felder, in die Sie dann die jeweiligen Beschaffenheiten und Anforderungen Ihres Teams einfügen.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Je nach Unternehmensstruktur und Ihren Ansprüchen können Organigramme in vier verschiedene Arten beziehungsweise weiteren Formen unterteilt werden. Ein Organigramm bildet die interne Struktur Ihres Unternehmens visuell ab, weshalb Sie ein Organigramm wählen sollten, das die Hierarchiestrukturen, Entscheidungsabläufe und die Aufbauorganisation in Ihrem Unternehmen widerspiegelt.

1. Hierarchisches Organigramm

Ein hierarchisches Organigramm von oben nach unten ist die häufigste Struktur, die in Unternehmen verwendet wird. An der Spitze dieser Organisationsstruktur steht in der Regel ein Vorstandsmitglied oder eine leitende Führungskraft.

Von hier aus gehen weitere Zweige zu den nächstniedrigeren Positionen ab, wie z. B. den Vizepräsidenten des Unternehmens. Die Hierarchie erstreckt sich weiter auf die verschiedenen Abteilungen, bis die Zweige letztendlich bis zu den Teams führen.

Vorteile: Die hierarchische Organisation sorgt für Klarheit, Übersicht und Stabilität. Gerade bei großen Unternehmen mit vielen Beschäftigten und mehreren Management-Ebenen kann dies sinnvoll sein.

Nachteile: Jedoch laufen gerade diese Unternehmen Gefahr, starr und weniger flexibel zu werden. Für Unternehmen, die auf Innovationen aufbauen, kann dies nachteilig sein.

2. Matrix-Organigramm

Die Matrixorganisation ist eine komplexere Struktur als das traditionelle hierarchische Schema. Bei dieser Struktur sind die Teammitglieder mehreren Vorgesetzten unterstellt.

Während die Beschäftigten wahrscheinlich einen für Ihre Abteilung zuständigen Vorgesetzten haben, gibt es in manchen Teams auch eine Projektleitung. Diese sekundären Vorgesetzten unterstehen wiederum der Abteilungsleitung, weshalb das Matrixorganigramm eher rechteckig als baumartig aussieht.

Vorteile: Eine sogenannte Matrix-Organisation wird sehr abteilungsübergreifend aufgestellt, wodurch es auf jeden Fall zu einer höheren Zusammenarbeit und damit einer verbesserten Produktivität kommen kann.

Nachteile: Jedoch kann es auch zu verlangsamten Prozessen und Interessenskonflikten kommen, wenn eine Person mehreren Vorgesetzten der Rechenschaft schuldig ist.

3. Sparten- oder Divisionsorganigramm

Die Divisions- oder Spartenstruktur ist eine übergeordnete Version der traditionellen hierarchischen Struktur. Solche Strukturen sind für Unternehmen sinnvoll, in denen die Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten.

So kommt die Spartenstruktur beispielsweise für Unternehmen mit separaten Produktlinien in Frage, da jede Produktlinie über eigene IT-, Marketing- und Vertriebsabteilungen verfügt.

Vorteile: Durch diese Art von Organisation kann auf jeden Fall die Flexibilität der einzelnen Abteilungen erhöht werden. Es erfolgt eine getrennte Erfolgsbeurteilung, wodurch auch Erfolge besser zugerechnet werden können.

Nachteile: Durch das Abschirmen der Abteilungen voneinander kann es jedoch auch zu Synergieverlusten kommen. Indem jede Abteilung in einem Silo arbeitet, fallen Zusammenarbeiten oft eher schwer aus.

4. Flaches Organigramm

Die flache Organisationsstruktur ist einzigartig, weil sie nur wenige oder gar keine Führungsebenen aufweist. Diese Form findet man vor allem in kleinen Unternehmen oder in innovativen Betrieben, die ohne hierarchische Strukturen arbeiten möchten.

Das Ziel einer solchen Organisationsstruktur besteht darin, die selbständige Arbeitsweise sowie die Entscheidungsfähigkeit der Teammitglieder im gesamten Unternehmen zu fördern.

Vorteile: Gerade für kleine und mittlere Unternehmen kann diese Organisation sinnvoll sein, da sich ein Unternehmensaufbau ohne viele Führungsebenen positiv auf die Kultur auswirken kann.

Nachteile: Gerade jedoch großen Unternehmen wird von dieser Art der Organisation abgeraten, da die Gefahr auftreten kann, dass Entscheidungen auf zu viele Menschen verteilt werden.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Organigramm?

Nachdem Sie die verschiedenen Organigramm-Arten kennen, stellt sich die Frage: Welche Vor- und Nachteile bringt der Einsatz eines Organigramms mit sich?

Die Vorteile eines Organigramms

Der Einsatz und die Umsetzung eines Organigramms kann Ihrem Unternehmen zugute kommen, weil es eine grafische Darstellung der verschiedenen Abteilungen und Rollen bietet. Solche Diagramme dienen als Organisationsplan und zeigen den Teammitgliedern, wie die Zusammenarbeit funktionieren soll und vermitteln ihnen Sicherheit in Bezug auf ihre Rolle und ihre Aufgaben.

Visualisierung der Hierarchiestruktur

Als Führungskraft können Sie neuen Teammitgliedern anhand eines Organigramms die Zuständigkeiten und Hierarchiestrukturen innerhalb des Teams veranschaulichen. Neue Beschäftigte lernen mit Hilfe des Organigramms ihre Teammitglieder und deren Aufgaben kennen. Außerdem hilft es neuen Teammitgliedern, sich an die verschiedenen Personen innerhalb des Unternehmens zu erinnern.

Steuerung von Wachstum und Wandel

Organigramme können dem Führungsteam dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Wachstum oder den Wandel innerhalb des Unternehmens zu steuern. Wenn die Abteilungsleitung beispielsweise feststellt, dass ein Team der Abteilung schneller als die anderen gewachsen ist, kann die Leitung einige Beschäftigte versetzen oder neue einstellen, um ein Gleichgewicht herzustellen.

Information über die Personalstruktur

Ein Organigramm schafft Klarheit, denn es zeigt jedem Einzelnen im Unternehmen, wo sein Platz in der Organisationsstruktur ist. Wenn jemand neu zum Team stößt, kann er mit einem Blick erkennen, dass sein Team aus fünf weiteren Mitgliedern, zwei Assistenten unter ihm und einer Projektleitung über der eigenen Position besteht. Außerdem kann er so schnell erkennen, dass die Projektleitung der Abteilungsleitung unterstellt ist.

Verbesserung der Kommunikation

Ein Organigramm kann die Kommunikation im Unternehmen verbessern, weil es die Hierarchiestrukturen und auch die Kommunikationswege deutlich macht. Ohne diese grafische Übersicht wissen die Teammitglieder möglicherweise nicht, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Aus dem Strukturplan geht klar hervor, wer wofür zuständig ist. Dadurch erhalten die Teammitglieder die Möglichkeit, Fragen zu stellen und besser mit anderen zusammenzuarbeiten.

Verwendung als Personalverzeichnis

Ein Organigramm ist im Grunde ein visuelles Verzeichnis des Unternehmens. Wann immer jemand befördert wird oder das Unternehmen verlässt, kann dies festgehalten werden. Ein solches visuelles Verzeichnis informiert alle über die aktuellen Beschäftigten im Unternehmen und ihre aktuelle Position.

Die Nachteile eines Organigramms

Trotz ihrer Vorteile haben Organigramme auch Einschränkungen, die Sie kennen sollten.

Sie verlieren schnell an Aktualität

Organigramme verlieren schnell an Aktualität, wenn Unternehmen umstrukturieren und ihre Stellenbesetzungen ändern. Deshalb müssen Sie darauf achten, Ihren Strukturplan stets auf dem neuesten Stand zu halten und die derzeitigen Unternehmensstrukturen und Namen der Beschäftigten zu erfassen.

Die Lösung: Beauftragen Sie jemanden damit, Ihr Organigramm auf dem neuesten Stand zu halten und regelmäßig in Umlauf zu bringen, um diese wertvolle Informationsquelle zu bewahren.

Sie stellen lediglich formelle Beziehungen dar

Das Organigramm ist ein eindimensionales Dokument, das über die Hierarchiestruktur hinaus nicht allzu viel Aussagekraft besitzt. Zwar dient es zur Veranschaulichung der grundlegenden Unternehmensstrukturen, zeigt aber nur die formalen Zusammenhänge. Zahlreiche Unternehmen profitieren jedoch von diversen informellen Beziehungsstrukturen, die in einem herkömmlichen Strukturplan nicht zu erkennen sind.

Die Lösung: Benutzen Sie ein Organigramm als Ausgangsbasis, aber vergessen Sie dabei nicht die anderen Arbeitsbeziehungen, die nicht abgebildet sind.

Sie zeigen nicht den Führungsstil an

Das Organigramm zeigt zwar die Führungskräfte und die ihnen unterstellten Teammitglieder, aber es zeigt nicht die Art und Weise, wie Führungskräfte führen. Aus dem Strukturplan geht zum Beispiel hervor, dass einer Führungspersönlichkeit zwei Teammitglieder und einer andere fünf Teammitglieder unterstellt sind. Man könnte vermuten, dass die Führungspersönlichkeit mit dem größeren Team mehr Führungsqualität aufweist, aber es wird nicht aufgezeigt, dass die Führungspersönlichkeit mit dem kleineren Team einen (inter)aktiveren Führungsstil verfolgt.

Die Lösung: Verwenden Sie Ihr Organigramm als ersten Anhaltspunkt, aber vergessen Sie nicht, dass der persönliche Kontakt der beste Weg ist, um die Hierarchiestrukturen innerhalb von Teams zu verstehen.

Best Practices für die Erstellung und Pflege von Organigrammen

Ein Organigramm ist nur so nützlich wie seine Aktualität und Zugänglichkeit. Die folgenden Best Practices helfen Ihnen, den langfristigen Nutzen Ihres Organigramms zu maximieren.

Digitale Tools statt statischer Dokumente nutzen

Statische Organigramme in Word oder PowerPoint veralten schnell. Setzen Sie auf digitale Lösungen, die sich automatisch aktualisieren lassen. Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana können Sie Teamstrukturen, Zuständigkeiten und Berichtslinien zentral abbilden und jederzeit anpassen.

Regelmäßige Aktualisierungen einplanen

Planen Sie feste Intervalle für die Überprüfung Ihres Organigramms ein, beispielsweise quartalsweise. So stellen Sie sicher, dass Personalwechsel, neue Abteilungen oder Umstrukturierungen zeitnah dokumentiert werden.

Klare Verantwortlichkeit für die Pflege festlegen

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person oder Abteilung, etwa aus dem HR-Bereich, die das Organigramm kontinuierlich pflegt. Ohne klare Zuständigkeit verliert das Dokument schnell an Relevanz.

Das Organigramm mit Arbeitsabläufen verknüpfen

Ein Organigramm zeigt Strukturen, aber nicht die tägliche Zusammenarbeit. Verknüpfen Sie Ihr Organigramm mit einem Work-Management-System, um Zuständigkeiten nicht nur abzubilden, sondern auch operativ zu nutzen. So wird aus einer statischen Übersicht ein lebendiges Steuerungsinstrument.

Ein gelungenes Beispiel für den Einsatz digitaler Organisationstools liefert Blinkist. Das Unternehmen organisiert seine Abteilungen als „Kreise" in Asana, wodurch jedes Teammitglied sofort erkennen kann, wer welche Verantwortung trägt. Diese Transparenz fördert selbstbestimmtes Arbeiten und hat zu einer geringen Personalfluktuation beigetragen. Erfahren Sie, wie Asana auch Ihr Team unterstützen kann.

Auch Stride, ein Anbieter für Buchhaltungs- und HR-Dienstleistungen, nutzt Asana, um Teamstrukturen und persönliche Entwicklungspläne zentral zu verwalten. Neue Teammitglieder erhalten am ersten Tag ihren Onboarding-Plan in Asana und können sofort erkennen, welche Rolle sie im Unternehmen einnehmen. Entdecken Sie, wie Asana Ihnen bei der Teamorganisation helfen kann.

Ihr Organigramm als Grundlage für bessere Zusammenarbeit

Ein gut gepflegtes Organigramm schafft Orientierung, verbessert die Kommunikation und unterstützt Sie bei der Steuerung von Wachstum und Wandel in Ihrem Unternehmen. Entscheidend ist, dass Sie den richtigen Organigramm-Typ für Ihre Organisationsstruktur wählen, die relevanten Informationen einpflegen und das Organigramm regelmäßig aktualisieren.

Um Ihre Organisationsstruktur nicht nur zu dokumentieren, sondern auch operativ zu nutzen, empfiehlt sich eine digitale Lösung. Testen Sie Asana kostenlos und erleben Sie, wie Sie Teamstrukturen, Zuständigkeiten und Ziele an einem Ort verwalten können.

Häufig gestellte Fragen zu Organigrammen