Organigramme effizient erstellen, planen und umsetzen – mit Vorlagen

Team Asana – FotoTeam Asana8. September 20215 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Ein Organigramm bildet die interne Struktur eines Unternehmens grafisch ab. Anhand eines übersichtlichen Schaubilds werden Hierarchien, Positionen, Abteilungen, Aufgaben und Führungsverantwortlichkeiten dargestellt und in Beziehung gesetzt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Organigrammtypen vor und bieten Ihnen kostenlose Vorlagen zur Erstellung und Umsetzung Ihres eigenen Organigramms, damit Sie nicht mit Tools wie Microsoft Excel, Word, Powerpoint und Co. Vorlieb nehmen müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen bei einem Familienessen und Ihre Großmutter holt den Familienstammbaum aus der Vitrine. Sie legt ihn auf den Tisch und zeichnet mit ihrem Finger die Linien nach. Dabei stößt sie auf einen Namen und sagt: „Siehst du, da ist er, das ist dein Vetter Karl!“ Sie zeigt auf den Namen Ihres Vetters dritten Grades und beweist, dass dieser Vorname mit dem eines großen Kaisers übereinstimmt. 

Ähnlich wie ein Familienstammbaum ist ein Organigramm ein Strukturplan, der den hierarchischen Aufbau eines Unternehmens und seiner Teams veranschaulicht. Ein Organigramm, auch Organogramm genannt, ist ein Diagramm, das einen Überblick über die Struktur und Aufgabenbereiche eines Teams bietet und das Verhältnis zwischen den einzelnen Positionen aufzeigt.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie ein Organigramm erstellen, welche verschiedenen Arten von Organigrammen es gibt und welche kostenlosen Vorlagen Sie verwenden können, um Ihr eigenes Organigramm zu planen und umzusetzen.

Aufbau und Erstellung eines Organigramms

Mithilfe eines Organigramms können Sie die Struktur Ihres Unternehmens visualisieren. Bevor Sie mit dem Erstellen von Organigrammen beginnen können, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über die Teammitglieder sammeln und sich überlegen, wie Sie das Organigramm aufbauen möchten.

Die Hierarchien in Ihrem Unternehmen dienen als Grundlage für die Planung Ihres Organigramms von oben nach unten.

Beispiel eines Organigramms

1. Den Umfang bestimmen

Es empfiehlt sich, die Erstellung eines Organigramms wie jedes andere neue Projekt anzugehen: Bestimmen Sie zunächst den Umfang des Organigramms, damit die gewünschte Teamstruktur und die verschiedenen Verantwortungsbereiche auch tatsächlich abgebildet werden. Der Umfang bestimmt den übergeordneten Zweck Ihres Organigramms.

Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

  • Soll das Organigramm als Informationsquelle für das Team dienen und über die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens informieren? 

  • Wird das Organigramm auch an externe Beteiligte oder Geschäftspartner weitergegeben? 

  • Werden mehrere Diagramme für verschiedene Unternehmensebenen benötigt? 

Stellen Sie sich diese Fragen schon von Anfang an, um die richtigen Informationen zu erfassen und Ihr Organigramm zu erstellen.

2. Informationen sammeln

Der wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Organigramms ist das Einholen von Informationen, denn ohne die richtigen Informationen kommen Sie nicht weit. Am besten befragen Sie dazu die einzelnen Teammitglieder per E-Mail oder wenden sich an Ihre Personalabteilung.

Sie werden aktuelle Informationen über die Beschäftigten in Ihrem Unternehmen benötigen, einschließlich ihrer aktuellen Berufsbezeichnungen. Außerdem sollten Sie die Hierarchiestrukturen im gesamten Unternehmen ermitteln. Fotos der einzelnen Personen Ihres Teams sorgen für eine persönliche Note.

3. Tools auswählen

Die Auswahl eines Tools spielt eine wichtige Rolle, da der Prozess durch den Einsatz von Software vereinfacht werden kann. Wenn Sie ein leeres Dokument als Ausgangsbasis haben und das Organigramm von Hand erstellen, erschwert das die Weitergabe des Diagramms. Deshalb empfiehlt es sich, ein passendes Tool für diesen Prozess zu verwenden.

Mit einer editierbaren PDF-Datei können Sie viel Zeit sparen, da die Vorlage bereits mit Platzhaltern versehen ist. Anschließend lässt sich die PDF-Datei problemlos im gesamten Unternehmen nutzen.

4. Anpassungen ermöglichen

Nach der Erstellung Ihres Organigramms sollten Sie einen Teamkalender für regelmäßige Updates verwenden. Es ist durchaus wahrscheinlich, dass sich Ihre Unternehmensstruktur und die Teamdynamik im Laufe der Zeit ändern.

Beschäftigte wechseln ihre Positionen, und auch die Hierarchiestrukturen unterliegen Veränderungen. Ein digitales Organigramm ermöglicht es Ihnen, die Struktur auf den neuesten Stand zu bringen und die veränderte Version mit anderen zu teilen.

Vorlagen für die Umsetzung von Organigrammen

Bei der Erstellung eines Organigramms empfiehlt es sich, eine Organigramm-Vorlage zu verwenden, denn die meisten Unternehmen verfügen über ähnliche Strukturen, wie zum Beispiel eine hierarchische oder eine Matrixstruktur.

Die nachfolgenden Vorlagen bieten hierfür eine gute Ausgangsbasis. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, die Ihre Unternehmensstruktur am besten widerspiegelt. Füllen Sie dann die Felder, in die Sie dann die jeweiligen Beschaffenheiten und Anforderungen Ihres Teams einfügen.

Vorlage für Unternehmen herunterladenKostenlose Vorlage für ein Teamorganigramm

Arten von Organigrammen

Je nach Unternehmensstruktur und Ihren Ansprüchen können Organigramme in vier verschiedene Arten beziehungsweise weitere Formen von Organigrammen unterteilt werden. Ein Organigramm bildet die interne Struktur Ihres Unternehmens visuell ab, weshalb Sie ein Organigramm wählen sollten, das die Hierarchiestrukturen, Entscheidungsabläufe und die Aufbauorganisation in Ihrem Unternehmen widerspiegelt.

Arten von Organigrammen

1. Hierarchisches Organigramm

Ein hierarchisches Organigramm von oben nach unten ist die häufigste Struktur, die in Unternehmen verwendet wird. An der Spitze dieser Organisationsstruktur steht in der Regel ein Vorstandsmitglied oder eine leitende Führungskraft. 

Von hier aus gehen weitere Zweige zu den nächstniedrigeren Positionen ab, wie z. B. den Vizepräsidenten des Unternehmens. Die Hierarchie erstreckt sich weiter auf die verschiedenen Abteilungen, bis die Zweige letztendlich bis zu den Teams führen.

2. Matrix-Organigramm

Die Matrixorganisation ist eine komplexere Struktur als das traditionelle hierarchische Schema. Bei dieser Struktur sind die Teammitglieder mehreren Vorgesetzten unterstellt.

Während die Beschäftigten wahrscheinlich einen für Ihre Abteilung zuständigen Vorgesetzten haben, gibt es in manchen Teams auch eine Projektleitung. Diese sekundären Vorgesetzten unterstehen wiederum der Abteilungsleitung, weshalb das Matrixorganigramm eher rechteckig als baumartig aussieht.

3. Sparten- oder Divisionsorganigramm

Die Divisions- oder Spartenstruktur ist eine übergeordnete Version der traditionellen hierarchischen Struktur. Solche Strukturen sind für Unternehmen sinnvoll, in denen die Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten.

So kommt die Spartenstruktur beispielsweise für Unternehmen mit separaten Produktlinien in Frage, da jede Produktlinie über eigene IT-, Marketing- und Vertriebsabteilungen verfügt.

4. Flaches Organigramm

Die flache Organisationsstruktur ist einzigartig, weil sie nur wenige oder gar keine Führungsebenen aufweist. Diese Form findet man vor allem in kleinen Unternehmen oder in innovativen Betrieben, die ohne hierarchische Strukturen arbeiten möchten.

Das Ziel einer solchen Organisationsstruktur besteht darin, die selbständige Arbeitsweise sowie die Entscheidungsfähigkeit der Teammitglieder im gesamten Unternehmen zu fördern.

Lesenswert: 6 Tipps von Asana-Führungskräften zum Aufbau einer starken Unternehmenskultur

Die Ziel eines Organigramms

Der Einsatz und die Umsetzung eines Organigramms kann Ihrem Unternehmen zugute kommen, weil es eine grafische Darstellung der verschiedenen Abteilungen und Rollen bietet. Solche Diagramme dienen als Organisationsplan und zeigen den Teammitgliedern, wie die Zusammenarbeit funktionieren soll und vermitteln ihnen Sicherheit in Bezug auf ihre Rolle und ihre Aufgaben. 

Visualisierung der Hierarchiestruktur

Als Führungskraft können Sie neuen Teammitgliedern anhand eines Organigramms die Zuständigkeiten und Hierarchiestrukturen innerhalb des Teams veranschaulichen. Neue Beschäftigte lernen mit Hilfe des Organigramms ihre Teamkollegen und deren Aufgaben kennen. Außerdem hilft es neuen Teammitgliedern, sich an die verschiedenen Personen innerhalb des Unternehmens zu erinnern. 

Steuerung von Wachstum und Wandel

Organigramme können dem Führungsteam dabei helfen, den Überblick zu behalten und das Wachstum oder den Wandel innerhalb des Unternehmens zu steuern. Wenn eine Abteilungsleiterin beispielsweise feststellt, dass ein Team ihrer Abteilung schneller als die anderen gewachsen ist, kann sie einige Beschäftigte versetzen oder neue einstellen, um ein Gleichgewicht herzustellen.

Information über die Mitarbeiterstruktur

Ein Organigramm schafft Klarheit, denn es zeigt jedem Einzelnen im Unternehmen, wo sein Platz in der Organisationsstruktur ist. Wenn jemand neu zum Team stößt, kann er mit einem Blick auf das Organigramm erkennen, dass sein Team aus fünf weiteren Mitgliedern, zwei Assistenten unter ihm und einer Projektleiterin über ihm besteht. Außerdem kann er so schnell erkennen, dass seine Projektleiterin einem Abteilungsleiter unterstellt ist.

Verbesserung der Kommunikation

Ein Organigramm kann die Kommunikation im Unternehmen verbessern, weil es die Hierarchiestrukturen deutlich macht. Ohne Organigramm wissen die Teammitglieder möglicherweise nicht, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Aus dem Organigramm geht klar hervor, wer wofür zuständig ist. Dadurch erhalten die Teammitglieder die Möglichkeit, Fragen zu stellen und besser mit anderen zusammenzuarbeiten.  

Verwendung als Mitarbeiterverzeichnis

Ein Organigramm ist im Grunde ein visuelles Verzeichnis des Unternehmens. Wann immer jemand befördert wird oder das Unternehmen verlässt, kann dies im Organigramm festgehalten werden. Ein solches visuelles Verzeichnis informiert alle über die aktuellen Beschäftigten im Unternehmen und ihre aktuelle Position.

Lesenswert: Projektstrukturpläne (PSPs): Vorteile und Anwendung in der Praxis

Die Grenzen von Organigrammen

Wenngleich Organigramme umzusetzen die interne Kommunikation zwischen Teams verbessert, stoßen sie auch manchmal an ihre Grenzen. Es ist wichtig, diese Einschränkungen zu kennen, um eventuelle Probleme vorherzusehen und die entsprechenden Lösungen rechtzeitig parat zu haben.

Sie verlieren schnell an Aktualität

Organigramme verlieren schnell an Aktualität, wenn Unternehmen umstrukturieren und ihre Stellenbesetzungen ändern. Deshalb müssen Sie darauf achten, Ihr Organigramm stets auf dem neuesten Stand zu halten und die derzeitigen Unternehmensstrukturen und Mitarbeiternamen zu erfassen. 

Die Lösung: Beauftragen Sie jemanden damit, Ihr Organigramm auf dem neuesten Stand zu halten und regelmäßig in Umlauf zu bringen, um diese wertvolle Informationsquelle zu bewahren.

Sie stellen lediglich formelle Beziehungen dar

Das Organigramm ist ein eindimensionales Dokument, das über die Hierarchiestruktur hinaus nicht allzu viel Aussagekraft besitzt. Zwar dient es zur Veranschaulichung der grundlegenden Unternehmensstrukturen, zeigt aber nur die formalen Zusammenhänge. Zahlreiche Unternehmen profitieren jedoch von diversen informellen Beziehungsstrukturen, die in einem herkömmlichen Organigramm nicht zu erkennen sind.

Die Lösung: Benutzen Sie ein Organigramm als Ausgangsbasis, aber vergessen Sie dabei nicht die anderen Arbeitsbeziehungen, die das Organigramm nicht abbildet.

Sie zeigen nicht den Führungsstil an

Das Organigramm zeigt zwar die Führungskräfte und die ihnen unterstellten Teammitglieder, aber es zeigt nicht die Art und Weise, wie Führungskräfte führen. Aus dem Organigramm geht zum Beispiel hervor, dass einer Führungspersönlichkeit zwei Teammitglieder und einer andere fünf Teammitglieder unterstellt sind. Man könnte vermuten, dass die Führungspersönlichkeit mit dem größeren Team mehr Führungsqualität aufweist, aber aus dem Organigramm geht nicht hervor, dass die Führungspersönlichkeit mit dem kleineren Team einen (inter)aktiveren Führungsstil verfolgt. 

Die Lösung: Verwenden Sie Ihr Organigramm als ersten Anhaltspunkt, aber vergessen Sie nicht, dass der persönliche Kontakt der beste Weg ist, um die Hierarchiestrukturen innerhalb von Teams zu verstehen.

Organigramme planen und umzusetzen strafft Ihre Organisationsstruktur

Auch wenn Organigramme manchmal an ihre Grenzen stoßen, so bieten sie doch eine praktische Orientierungshilfe für die Struktur eines Unternehmens. Außerdem verbessern sie die Kommunikation mit der Unternehmensleitung, indem sie die Zuständigkeiten und Kompetenzen eindeutig definieren. Um ein Organigramm für Ihr Unternehmen zu erstellen, nutzen Sie unsere kostenlosen editierbaren PDF-Dateien und passen Sie diese nach Ihren Vorstellungen an.

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