Vier Herausforderungen beim Remote-Onboarding – und die passenden Lösungen

Erinnern Sie sich an den ersten Tag an einem neuen Arbeitsplatz. Er mag in etwa so verlaufen sein: Sie erschienen in Ihrem neuen Büro mit einigen Papieren, einem schicken Outfit und einer gehörigen Portion Nervosität. Ihr Vorgesetzter begrüßte Sie bei Ihrer Ankunft, ein freundlicher IT-Mitarbeiter hatte bereits die Technik eingerichtet, und Sie haben mehr Menschen die Hand geschüttelt, als Sie sich erinnern können. Vielleicht waren Sie sogar mit Ihrem Team zum Mittagessen oder zu einer Happy Hour verabredet. 

Nun stellen Sie sich mal vor, Sie würden Ihr Onboarding aus der Ferne absolvieren. Sie nehmen an Ihrem Schreibtisch (oder Küchentisch) Platz, mit einer frischen Tasse Kaffee, Ihrem Rechner und einer gehörigen Portion Nervosität. Doch es gibt niemanden, der Sie bei Ihrer Ankunft begrüßt. Sie setzen sich einfach hin, fahren Ihren Rechner hoch... und was dann? 

Genau das wollen wir uns jetzt mal genauer ansehen. 

Was bedeutet Remote-Onboarding? 

Beim Remote-Onboarding geht es darum, neue Mitarbeitende auf virtueller Basis in Ihrem Team willkommen zu heißen und sie einzuführen. Ein guter Remote-Onboarding-Prozess gibt neuen Mitarbeitenden auch ohne persönliches Kennenlernen das Gefühl, Teil Ihres Teams zu sein. Im Rahmen des virtuellen Onboardings lernen neue Teammitglieder die für ihre Rolle erforderlichen Fähigkeiten, machen sich mit der Unternehmenskultur vertraut und knüpfen Kontakte zu Teamkollegen. Darüber hinaus werden sie bei der Einarbeitung durch den Einrichtungsprozess der notwendigen Hilfsmittel geführt, wie dem Computer, E-Mail-Programm und sonstiger Kollaborationssoftware, die Ihr Team verwendet. 

Warum ist die Remote-Onboarding wichtig?

Die COVID-19-Pandemie führte in den letzten Jahren zu einem sprunghaften Anstieg von Mitarbeitern in ortsunabhängigen Arbeitsmodellen. Laut einer Gallup-Umfrage aus dem Jahr 2021 arbeitet fast die Hälfte der US-Beschäftigten vollständig oder teilweise ortsunabhängig. Neun von zehn dieser Arbeitnehmer wollen zudem auch nach Ende der Pandemie in einem gewissen Umfang ortsunabhängig arbeiten.  

Ortsunabhängig zu arbeiten bringt zwar mehr Flexibilität mit sich, aber auch einige Herausforderungen, insbesondere wenn es um das Onboarding geht. Wenn neue Mitarbeiter ihre Kollegen nicht von Angesicht zu Angesicht treffen und nicht täglich sehen können, ist es oft schwierig, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen und sich darüber auszutauschen, ob sich neue Teammitglieder wohlfühlen. Ortsunabhängige Neueinsteiger müssen sich außerdem gleich vom ersten Tag an mit virtuellen Kommunikationstools wie Chat, Videokonferenzen und Projektmanagement-Software vertraut machen. 

Doch das Onboarding ist entscheidend für den weiteren Erfolg der Mitarbeitenden. Laut einer Studie von Glassdoor können Unternehmen mit einem starken Onboarding-Programm die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um über 70 % steigern. Das bedeutet, dass wir bei der Einführung neuer Teammitglieder besonders sorgfältig vorgehen sollten, um sicherzustellen, dass diese mit den Tools und Informationen ausgestattet sind, die sie für ihren Erfolg benötigen. Doch nur weil Sie ortsunabhängig arbeiten, heißt das nicht, dass Sie nicht auch eine erstklassige virtuelle Einführung durchlaufen können. Alles, was Sie brauchen, ist ein wenig zusätzliche Planung und die richtigen Tools für diesen Zweck. 

Vier Herausforderungen beim Remote-Onboarding und die passenden Lösungen dafür

Das Onboarding von ortsunabhängig arbeitenden Teammitgliedern erfordert ein wenig Planung, aber auch diese neuen Mitarbeitenden können Sie auf Erfolgskurs bringen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Im Folgenden finden Sie fünf häufige Herausforderungen, denen Sie beim Onboarding der Mitglieder Ihres virtuellen Teams begegnen können und Lösungsansätze, um diese Fallstricke zu vermeiden. 

1. Einrichten der Technik

Die Herausforderung: Ortsunabhängig arbeitende Teammitglieder müssen ihre Geräte selbst einrichten. 

Wenn Sie vor Ort eine neue Stelle antreten, wird die benötigte Ausrüstung in der Regel am oder vor dem ersten Arbeitstag für Sie bereit gestellt. So finden Sie bei Ihrer Ankunft vielleicht einen Schreibtisch vor, der mit einem einsatzbereiten Computer, Monitor, Tastatur und Maus ausgestattet ist. Sie brauchen also nur noch anzukommen und mit der Arbeit zu beginnen. 

Für neue ortsunabhängige Mitarbeitende sieht die Situation anders aus. Da sie das Büro nicht persönlich aufsuchen, müssen Sie ihnen alle benötigten technischen Geräte zuschicken. Anschließend müssen sie alles auspacken und selbständig einrichten. Das hat zur Folge, dass es am ersten Tag viel mehr zu bedenken gibt. Noch bevor also mit dem Einarbeiten und dem Kennenlernen neuer Kollegen begonnen werden kann, muss möglicherweise ein neuer Computer und auch der Zugriff auf wichtige Systeme wie E-Mail, Messaging- und Projektmanagement-Tools eingerichtet werden. 

Die Lösung: Räumen Sie neuen Mitarbeitenden von vornherein genügend Zeit ein, um ihren Arbeitsplatz einzurichten.

Mit wenigen zusätzlichen Handgriffen können Sie die technische Einrichtung für Ihre neuen Mitarbeitenden reibungslos und einfach gestalten. So geht's: 

• Sorgen Sie dafür, dass neue Teammitglieder bereits vor ihrem Arbeitsbeginn über die notwendige Ausrüstung verfügen. Wenn Sie ihnen technische Geräte wie einen Computer oder ein Telefon zusenden müssen, sollten Sie den Versand in die Wege leiten, sobald ein Datum für den Arbeitsbeginn feststeht. Im Idealfall senden Sie Ihren neuen Mitarbeitenden einen Link zur Sendungsverfolgung, damit sie genau Bescheid wissen, wann ihre Geräte eintreffen werden. Dies gilt insbesondere, wenn sie zu Hause sein müssen, um die Lieferung zu empfangen. 

• Versenden Sie Kalendereinladungen für den ersten Tag an die persönliche und geschäftliche E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeitenden. Für externe Mitarbeitende geht es am ersten Tag vor allem darum, Zugriff auf wichtige Systeme zu erhalten. Da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt es sich, Einladungen und Links zu Videokonferenzen auch an die persönliche E-Mail-Adresse zu senden. Achten Sie darauf, diese Einladungen frühzeitig zu versenden. So kann Ihr neues Teammitglied schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn sehen, wie der Zeitplan für den ersten Tag aussehen wird. 

• Setzen Sie am ersten Tag eine IT-Session an, um neuen Mitarbeitenden beim Zugriff auf wichtige Systeme zur Seite zu stehen. Neue Mitarbeitende sind vor allem darauf angewiesen, auf ihren Computer und ihre Kommunikationstools (wie E-Mail, Messaging-Tools oder Work-Management-Software) zuzugreifen. Das bedeutet, dass eine geführte IT-Session gleich der erste Punkt auf der Agenda eines neuen Mitarbeiters sein sollte. Planen Sie hierfür ausreichend Zeit ein, um eventuell auftretende Probleme lösen zu können. 

• Stellen Sie detaillierte schriftliche Anleitungen bereit. Zusätzlich zu der Session mit der IT-Abteilung sollten Sie sicherstellen, dass Ihr neues Teammitglied Schritt für Schritt erklärt bekommt, wie es auf verschiedene Tools wie E-Mail, Messaging- und Projektmanagement-Software zugreifen kann. So brauchen Ihre neuen Teammitglieder währenddessen nicht auch noch Notizen zu machen. Sollten sie etwas vergessen, haben sie ein Dokument, auf das sie später zurückgreifen können. 

Koordinieren und verfolgen Sie mit einem Projekt zur Vorbereitung der Einführung neuer Mitarbeitender alle erforderlichen Vorarbeiten. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre neuen Mitarbeitenden an ihrem ersten Arbeitstag alles vorfinden, was sie für einen erfolgreichen Start benötigen.

2. Aufbau einer starken Unternehmenskultur und guter Beziehungen

Die Herausforderung: Ortsunabhängig arbeitende Teammitglieder fühlen sich oft isoliert. 

Laut einer zweijährigen Studie des Stanford-Professors Nicholas Bloom sind Einsamkeit und Isolation die häufigsten Sorgen von ortsunabhängig Beschäftigten. Das leuchtet ein, denn wenn Beschäftigte dezentral arbeiten, gehen ihnen all die typischen Interaktionen im Büro verloren, wie etwa der Austausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen mit dem Team. Anstatt zusammen mit den Kollegen zu arbeiten, sitzen die neuen Mitarbeitenden isoliert in ihren Wohnungen. Zwar sind sie über den Bildschirm verbunden, aber es fehlen ihnen die alltäglichen sozialen Erlebnisse des Büroalltags. 

Die Lösung: Planen Sie Zeit für Austausch ein. 

Glücklicherweise sind ortsunabhängige Mitarbeitende nicht zwangsläufig dazu verdammt, sich isoliert zu fühlen. Mit etwas Planung können Sie sie dabei unterstützen, starke Beziehungen zu ihren Teamkollegen und zu Ihrem Unternehmen als Ganzes aufzubauen. 

• Knüpfen Sie schon vor dem ersten Tag Kontakte. Auch wenn Ihr neues Teammitglied noch nicht offiziell angefangen hat, können Sie trotzdem bereits im Austausch stehen. Senden Sie ihnen nach Vertragsabschluss eine Karte vom Team, eine kleine Aufmerksamkeit des Unternehmens oder eine E-Mail, um sie wissen zu lassen, wie sehr Sie sich auf die bevorstehende Zusammenarbeit freuen. Das kann viel dazu beitragen, dass sich die neuen Mitarbeitenden bereits an ihrem ersten Tag wie ein Teil des Teams fühlen. 

• Organisieren Sie Kennenlerntreffen. Da Ihr neues Teammitglied weder an der Kaffeemaschine noch im Aufzug auf Kollegen treffen wird, liegt es an Ihnen, ein Treffen zu planen. Weisen Sie die Eingeladenen darauf hin, dass es sich um ein informelles Treffen zum gegenseitigen Kennenlernen handelt, bei dem keine Vorbereitungen getroffen werden müssen. Im Allgemeinen sind 30 Minuten eine gute Zeitspanne für diese Art von Treffen. Um zu viele Meetings zu vermeiden, können Sie auch Gruppentreffen mit Teams planen, die nicht zu den unmittelbaren Arbeitskollegen gehören. Diese sollten über den ersten Monat verteilt werden, damit der neue Mitarbeitende nicht mehr als zwei Besprechungen pro Tag hat. 

• Planen Sie für die ersten Wochen regelmäßig Einzelgespräche ein. In den ersten Wochen des Onboardings empfiehlt sich ein solches Gespräch etwa zweimal pro Woche, nach der ersten Zeit dann nur noch einmal pro Woche. So haben Sie genügend Zeit, um Fragen zu beantworten und sich ein Bild davon zu machen, wie sich der neue Mitarbeitende in der neuen Rolle zurechtfindet. Außerdem haben Sie so eine feste Zeit festgelegt, auf die sich beide Parteien einstellen und verlassen können. 

• Stellen Sie Ihrem neuen Teammitglied einen Mentor zur Seite. Dadurch gibt es eine konkrete Ansprechperson, mit der man sich abgesehen vom Vorgesetzten austauschen kann. Ein Mentor ist jemand aus dem Team des neuen Mitarbeitenden (oder einem funktionsübergreifenden Team), der sich regelmäßig mit dieser Person trifft – in der Regel jeden Tag oder jeden zweiten Tag in den ersten Wochen. Auf diese Weise können die neuen Teammitglieder ohne Druck alle Probleme ansprechen, die sie möglicherweise haben. 

• Nutzen Sie virtuelle Eisbrecher und teambildende Spiele. Per Video lassen sich Beziehungen nur schwer aufbauen, doch mit ein wenig Struktur kann man neue Teammitglieder dazu ermutigen, sich zu öffnen und eine Bindung zu ihrem Team aufzubauen. Planen Sie zu Beginn von Team-Meetings fünf Minuten für eine auflockernde Fragerunde ein oder setzen Sie ein separates Meeting für ausgedehntere teambildende Spiele an. Scheuen Sie sich nicht, auch mal ein bisschen albern zu werden. Einige unserer Lieblings-Eisbrecherfragen sind etwa: „Wie würden Sie am liebsten zubereitet werden, wenn Sie eine Kartoffel wären?“ oder „Stellen Sie sich vor, Sie wären Profisportler. Welche Musik würde im Hintergrund spielen, wenn Sie das Spielfeld betreten?“ 

3. Virtuelle Kommunikation vereinfachen

Die Herausforderung: Neue Teammitglieder wissen möglicherweise nicht so recht, wie sie mit ihrem Team kommunizieren sollen.

Es führt kein Weg daran vorbei – die Kommunikation muss anders gestaltet werden, wenn Ihre Angestellten ortsunabhängig arbeiten. Für viele neue Angestellte kann diese Art der Kommunikation jedoch abschreckend wirken, da sie leider nicht einfach mit einer Frage zu Ihrem Schreibtisch kommen können. Stattdessen müssen sie sich oftmals durch eine Vielzahl von Kommunikationstools wie E-Mails, Messaging-Tools, Videoanrufe und dergleichen behelfen. Infolgedessen fühlen sich neue Mitarbeiter oft unsicher, welche Kommunikationstools sie denn für welche Zwecke nutzen sollten. 

Die Lösung: Legen Sie Kommunikationsrichtlinien fest.

In Sachen virtuelle Kommunikation kann ein gewisses Maß an Klarheit einen großen Unterschied machen. Hier erfahren Sie, wie Sie die ortsunabhängige Zusammenarbeit vereinfachen können: 

• Definieren Sie genau, wie Ihr Team kommunizieren soll. Da jedes Team seine eigene Art zu kommunizieren hat, sollten Sie detaillierte Richtlinien für die genaue Vorgehensweise Ihres Teams aufstellen. Diese Richtlinien sollten Sie dann gleich in der ersten Woche mit Ihrem neuen Teammitglied teilen. Erläutern Sie zum Beispiel, welche Art von Inhalten Sie in bestimmten Slack-Kanälen teilen, wie Sie bei Team-Meetings die Zeit nutzen und wie Sie sich bei kleinen Anliegen im Gegensatz zu größeren Fragen am besten verhalten. Sie können auch festlegen, wann Sie asynchrone Kommunikation nutzen und wann Sie Zoom-Meetings ansetzen, um bestimmte Angelegenheiten weiter zu erörtern.

• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für die Projekte, an denen Ihr neues Teammitglied arbeiten wird. Dieser legt fest, wie Sie die Stakeholder während des Projekts auf dem Laufenden halten. Dazu gehört beispielsweise, wie oft Sie Status-Updates und Projektdetails kommunizieren oder wer über was informiert werden muss. Die gemeinsame Nutzung eines Kommunikationsplans hilft Ihrem neuen Teammitglied auch dabei, effektiv mit Teammitgliedern und Stakeholdern außerhalb Ihres Teams zu kommunizieren. 

• Legen Sie bestimmte Richtlinien für die verschiedenen Kommunikationstools fest. Neue Mitarbeitende können leicht das Gefühl bekommen, umgehend auf Nachrichten reagieren zu müssen, doch diese Art von Druck kann überfordernd wirken und zu Symptomen von Burnout führen. Legen Sie stattdessen klare Erwartungen fest, was eine angemessene Reaktionszeit ist. Dies kann je nach Rolle des neuen Teammitglieds und dem verwendeten Tool variieren. So muss ein Mitglied des Entwicklungsteams beispielsweise auf dringende Slack-Nachrichten innerhalb einer Stunde antworten, wenn es auf Abruf ist. Für einen Event-Koordinator hingegen kann eine Reaktionszeit von einem Tag für E-Mail-Nachrichten durchaus akzeptabel sein. 

• Erleichtern Sie sich die Kommunikation mit einer Projektmanagement-Software. Unseren Untersuchungen zufolge wechseln die Menschen im Durchschnitt 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her, um ihre Aufgaben zu erledigen. Das ist ziemlich viel, vor allem für neue Mitarbeitende. Anstatt also neue Teammitglieder durch eine Vielzahl von Kommunikationstools navigieren zu lassen, sollten Sie Ihre Zusammenarbeit mithilfe einer Projektmanagementsoftware zentralisieren. Mit Asana können Sie beispielsweise Aufgaben direkt kommentieren, sodass Sie sich nicht mehr mit E-Mails herumschlagen müssen, sondern alle Hintergrundinfos an einem Ort einsehen können. 

4. Vorbeugung gegen Informationsüberlastung

Die Herausforderung: Ortsunabhängig arbeitende Teammitglieder können von all den neuen Informationen, die sie lesen und anwenden müssen, geradezu überflutet werden.

Für neue Mitarbeitende ist es völlig normal, zu Beginn ihrer Tätigkeit eine Vielzahl von Informationen zu erhalten. Ortsunabhängig arbeitende neue Teammitglieder sind dabei jedoch oft ganz auf sich allein gestellt. Und da sie nicht einfach zur Klärung ihrer Fragen bei Ihnen vorbeikommen oder sich Rat bei ihren Kollegen holen können, können all diese Informationen schnell zur Belastung werden. 

Die Lösung: Geben Sie Leitlinien und eine Struktur für den Umgang mit neuen Informationen vor. 

Mit ein wenig Struktur können Sie dafür sorgen, dass Ihr neues Teammitglied nicht gleich von all den neuen Informationen überwältigt wird. Und so können Sie das umsetzen: 

• Setzen Sie Schulungen an, um wichtige Informationen durchzugehen. Organisieren Sie eine offizielle Schulungseinheit, um Ihren neuen Mitarbeitenden mit wichtigen Informationen vertraut zu machen, wie etwa der Ausführung jobspezifischer Aufgaben oder einem Gesamtüberblick über die Ziele Ihres Teams. Eine solche Schulungseinheit gibt Ihrem neuen Teammitglied die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Achten Sie nur darauf, dass die Schulungen nicht zu lange dauern. Laut einer Microsoft-Studie aus dem Jahr 2020 setzt bei virtuellen Meetings ein starker Abfall der Aufmerksamkeit bereits nach 30 Minuten ein. Das bedeutet, dass es danach viel schwerer fällt, sich zu konzentrieren. Wenn Sie längere Schulungen brauchen, sollten Sie alle 25-30 Minuten eine fünfminütige Pause einplanen. 

• Schaffen Sie für ein Gleichgewicht zwischen Schulungen und frei strukturierter Zeit. Lassen Sie Ihrem neuen Teammitglied ausreichend Zeit, die neuen Fertigkeiten zu verinnerlichen und zu üben, anstatt sie einfach in aufeinanderfolgenden Schulungen abzuhandeln. Zusätzliche Zeit ist besonders in den ersten Wochen des Onboarding wichtig, denn zu dieser Zeit ist Ihr neues Teammitglied mit den Abläufen im Unternehmen noch gänzlich unvertraut. 

• Bündeln Sie Informationen an einem zentralen Ort. In der frei strukturierten Zeit können sich neue Mitarbeitende selbstständig durch Projektunterlagen und Unternehmensdokumente durcharbeiten. Wenn Sie alles an einem zentralen Ort zusammenführen, können Sie ihnen das Lernen erleichtern, und genau hier kann ein Work-Management-Tool wie Asana sehr hilfreich sein. Sobald Sie ein Projekt in Asana freigeben, können die Teammitglieder alle relevanten Aufgaben, Dokumentationen und Mitwirkenden einsehen und andere verwandte Projekte entdecken, die für sie von Interesse sein könnten. So sparen Sie sich die Mühe, eine umfassende Liste von Ressourcen zusammenzustellen, fügen sie einfach den entsprechenden Projekten hinzu und lassen die Mitarbeiter diese in ihrem eigenen Tempo erkunden.

• Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste. Eine solche Checkliste kann neuen Mitarbeitenden helfen zu erkennen, welche Aufgaben sie bis wann erledigen sollten. Sie könnten zum Beispiel eine Checkliste erstellen, in der Aufgaben (wie Schulungen, Einzelgespräche und empfohlene Lektüre) in Abschnitte eingeteilt werden, je nachdem, wann sie erledigt werden sollen. Eine gute Möglichkeit ist es, Abschnitte für Tag eins, Woche eins, Woche zwei, Woche drei usw. zu erstellen. Wenn Sie Ihre Checkliste in Asana erstellen, dient sie auch als zentrales Verzeichnis für alle Onboarding-Informationen. Mit Asana können Sie relevante Projekte und kontextbezogene Informationen mit jeder Aufgabe verknüpfen, sodass Ihr neues Teammitglied über alle benötigten Informationen verfügt. 

Beispiel einer Onboarding-Checkliste für neu eingestellte Mitarbeitende

Auf einen guten (virtuellen) Start

Ein guter Onboarding-Prozess kann maßgeblich zum Erfolg neuer Mitarbeitender beitragen, ob sie nun an einem vor Ort oder ortsunabhängig arbeiten. Mit diesen Tipps sind Sie in der Lage, sich den Herausforderungen einer dezentralen Arbeitsweise zu stellen und diese zu meistern. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein wenig zusätzliche Planung, eine gute Internetverbindung und die richtigen Tools für diesen Job.