Stakeholderanalyse Vorlage kostenlos erstellen!

Jedes Projekt hat Beteiligte, also diejenigen, die am Projekt beteiligt sind. Entscheidend für den Projekterfolg ist es, alle Beteiligten zufriedenzustellen und auf dem Laufenden zu halten, was jedoch leichter gesagt als getan ist. Hier kommt die Stakeholderanalyse Vorlage ins Spiel.

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[Produkt-UI] Projekt für eine Stakeholder-Übersicht in Asana, Projektansicht im Tabellenstil (Liste)

Der Erfolg Ihres Projektes hängt von vielen Faktoren, wie eine umfassende Planung, eine effektive Kommunikation, klare Ziele und Vorgaben und natürlich die Zustimmung und Zufriedenheit der wichtigen Beteiligten, ab.

Die Zufriedenheit der Beteiligten ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, den Überblick über die Präferenzen aller Beteiligten zu behalten, vor allem im Falle eines großen Projektes mit vielen Komponenten. Glücklicherweise sind die Tage des komplizierten Beteiligtenmanagements dank der Stakeholderanalyse Vorlage vorbei.

Was ist eine Stakeholderanalyse?

Bei einer Stakeholderanalyse bzw. einer Stakeholderüberischt handelt es sich um ein Dokument, dass alle wichtigen Beteiligten an einem bestimmten Projekt auflistet. Daneben werden auch deren jeweilige Beteiligung am Projekt, deren Interesse und Einfluss sowie deren Kommunikationspräferenzen aufgeführt.

Haben Sie schon einmal die Präferenzen eines Beteiligten mit denen eines anderen verwechselt? Oder noch schlimmer, vergessen, einen Beteiligten in eine wichtige Kommunikation einzubinden? Sowas passiert leichter als gedacht, denn Projektmanager sind auch nur Menschen. Einen optimierten Prozess zur Analyse und Übersicht über die Details der Beteiligten zu haben ist nur ein kleiner Teil von gutem Beteiligtenmanagement.

Hier kommen Stakeholderanalysen ins Spiel. Hierbei handelt es sich um nützliche Projektmanagement-Tools, weil sie alle Details zu den Beteiligten an einem leicht zugänglichen Ort zusammenfassen. Darüber hinaus erleichtern sie den Überblick darüber, welche Beteiligten im Projekt involviert sind und wie sie das Projektergebnis beeinflussen. Wenn sich Informationen eines Beteiligten im Verlauf eines Projekts ändern, können Sie die Analyse und Übersicht kurzfristig aktualisieren, sodass keine Details verlorengehen.

Was ist eine Stakeholderanalyse Vorlage?

Eine Stakeholderanalyse Vorlage ist eine wiederverwendbare Ressource, die Sie einfach duplizieren und damit eine neue Übersicht für das jeweilige Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, erstellen können. Stakeholderanalyse Vorlagen bilden eine Grundstruktur im Stakeholdermanagement und für all Ihre Projekte und geben einen einfachen Überblick über folgende Fragen der Stakeholder-Matrix: Welchen Einfluss haben die Stakeholder und wie hoch ist das Interesse der Stakeholder am Projekt?

Welche Vorteile hat eine digitale Stakeholderanalyse Vorlage?

Manchmal kann es schwierig sein, als Projektmanager den Überblick über alle Beteiligten an den Projekten zu behalten, vor allem wenn Sie ein Großvorhaben oder mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die Zustimmung und Zufriedenheit von Beteiligten ist jedoch wichtig für den Erfolg.

Wenn Sie zu Beginn eines Projektes die wichtigsten Stakeholder identifizieren und priorisieren, sowie die richtigen Informationen an die richtigen Personen kommunizieren, hilft dies dabei, die Zustimmung von Entscheidungsträgern zu erhalten. Dies stellt auch sicher, dass Ihr Verständnis und das der einzelnen Stakeholder bezüglich des Projektzeitplans, der Vorgaben und der Ergebnisse übereinstimmt und somit Scope Creep im Verlauf des Projektes vermieden wird.

Stakeholderanalyse Vorlagen vereinfachen diesen Prozess und optimieren das Beteiligtenengagement, indem sie eine einzige Informationsquelle für alle Ihre Beteiligten bieten. Stakeholderanalyse Vorlage ermöglichen es Ihnen, alle Beteiligten in verschiedene Level oder Kategorien zu sortieren und einen Überblick darüber zu behalten, wie Sie am besten Informationen teilen können. Dies hilft Ihnen, die notwendige Zustimmung zu sichern und zu halten.

Darüber hinaus reduzieren digitale Stakeholderanalyse Vorlage, die in einem Projektmanagement-Tool erstellt wurden, Arbeit rund um die Arbeit, indem sie als Mustervorlage für Informationen zu den Interessensgruppen dienen und Ihnen einen schnellen Start für jedes Projekt ermöglichen. Somit bieten diese wesentlich mehr Vorteile als im Vergleich eine Excel-Vorlage.

Digitale Stakeholderanalyse Vorlagen haben noch weitere Vorteile: 

  • Sie dienen als eine einzige Informationsquelle für die Angaben zu allen Beteiligten.

  • Sie verfolgen die Details von Beteiligten an einem für alle Teammitglieder einfach zugänglichen Ort nach.

  • Sie halten Teammitglieder auf dem Laufenden und auf Kurs bezüglich der Präferenzen von Beteiligten.

  • Sie verbessern Beteiligtenengagement und -beziehungen.

  • Sie helfen dem Team dabei, die Präferenzen der einzelnen Beteiligten nachzuvollziehen, effektive Kommunikation zu verbessern und Zustimmung zu begünstigen.

  • Sie stärken das Vertrauen und die Kommunikation mit Beteiligten.

  • Sie erlauben Ihrem Team, schnell herauszufinden, wer Entscheidungsträger ist und wer nicht, sodass Sie sich an die richtigen Beteiligten wenden und so schnell eine Übereinstimmung erreichen.

  • Sie helfen dem Team, die Bedürfnisse der Beteiligten zu identifizieren und zu entscheiden, was die für sie besten geeignete Kommunikationsweise ist.

Denken Sie daran, dass eine Stakeholder-Übersicht ein proaktives (nicht reaktives) Tool ist, das Ihnen hilft, den Überblick über das „Who is Who“ in Ihrem Projekt zu behalten. Die Stakeholder-Übersicht ist Teil des Projektinitiierungsprozesses und hilft Ihnen, Grenzen zu setzen und sich frühzeitig mit den Beteiligten abzustimmen, um zu verhindern, dass Ihr Projekt zu groß wird oder aus der Bahn gerät.

Was gehört in eine Stakeholderanalyse Vorlage?

Die Stakeholderanalyse Vorlage dient als Muster für all Ihre zukünftigen Projekte, daher sollte sie alle Informationen enthalten, die über verschiedene Vorhaben hinweg dupliziert werden sollen. Dies umfasst Informationen, die Sie bei den jeweiligen externen Stakeholdern und internen Stakeholdern nachverfolgen möchten, wie beispielsweise der Einflussgrad auf ein Projekt und die bevorzugte Kommunikationsweise. So vermeiden Sie, dass wichtige Informationen vergessen werden.

Ihre Stakeholderanalyse Vorlage sollte folgende Angaben zu den wichtigsten Stakeholdern enthalten:

  • Name

  • Position oder Titel

  • Kategorie der Stakeholdergruppen (intern oder extern; vorrangig oder zweitrangig)

  • Einflussgrad auf das Projekt (geringer Einfluss oder hoher Einfluss)

  • Grad des Interesses am Projekt (niedrig, mittel oder hoch)

  • Spezifische Anforderungen oder Wünsche

  • Primäre Form der Kommunikation

  • Bevorzugte Art von Information bei Statusberichten 

  • Bevorzugte Häufigkeit der Statusberichte

  • Kontaktinformationen

  • Weitere Anmerkungen 

Ihre Stakeholderanalyse Vorlage sollte darüber hinaus auf einen Abschnitt zu Grundinformationen des Projektes enthalten, wie z. B. Projektname und Beschreibung, Art des Projekts sowie das geplante Start- und Enddatum. Diese Angaben und alle beteiligtenspezifischen Anmerkungen können Sie zu Beginn des jeweiligen Projekts eintragen.

Enthaltene Funktionen

  • Projekt-Statusberichte. Verabschieden Sie sich von der Suche nach Informationen zum Projektstatus über mehrere Tools hinweg und der Teilnahme an einer weiteren Besprechung, die auch per E-Mail hätte stattfinden können. Projekt-Statusaktualisierungen in Asana sind nicht nur einfacher zu bedienen, sie sind auch direkt mit der Arbeit verbunden, die Ihr Team erledigt. Das vereinfacht Teammitgliedern den Zugriff auf zusätzliche Projektinformationen, wie Ihren Projektplan, Kommunikationsplan, Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und mehr. Schlussendlich reduzieren Projekt-Statusberichte manuelle Arbeit, sammeln Informationen zentral und halten alle auf dem Laufenden.

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind ideal, um Arbeit zu markieren, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie spezifische benutzerdefinierte Felder für alle Informationen, die Sie nachverfolgen möchten, sei es Priorität und Status, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihre To-Dos zu sortieren und zu planen, sodass Sie wissen, woran Sie als Erstes arbeiten sollten. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um Einheitlichkeit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

  • Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Ermöglichen Sie Ihrem Team eine „Vogelperspektive“ auf das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um zu bestimmen, wie Sie in Asana zusammenarbeiten werden. Dann teilen Sie alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge, wie Meetingdetails, Kommunikationskanäle und Projekt-Briefing, an einem Ort.

  • Projekt-Briefing. Ein Projekt-Briefing ist eine Art, wichtige Details und Daten an ein breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team problemlos Zugriff auf Ihre Projekt-Briefings hat, indem Sie sie in eine zentrale Informationsquelle wie Asana einfügen.

Empfohlene Apps

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang Asana-Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen. Möchten Sie beim Entwerfen einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, nutzen Sie Asana-Add-on für Gmail, um einfach und direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang nach dieser Aufgabe zu suchen.

  • Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und erforderliche Aktionen von Slack in nachvollziehbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Wechseln Sie von kurzen Fragen und erforderliche Aktionen zu Aufgaben mit verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten. Erfassen Sie Arbeit ganz einfach, sodass Anfragen und To-Dos nicht in Slack verloren gehen.

  • Dropbox: Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Miro. Verbinden Sie Miro und Asana, um Arbeitsabläufe zu optimieren und das Gesamtbild von jedem Projekt an einem Ort zu sehen. Betten Sie Miro-Whiteboards in Projekt-Briefings von Asana ein, wodurch die Teammitglieder damit interagieren, sie sehen, kommentieren oder direkt in Asana bearbeiten können. Alternativ können Sie ein bestehendes oder neues Miro-Whiteboard an eine beliebige Asana-Aufgabe anhängen und so automatisch Aufgabenbeteiligte zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten des Whiteboards einladen.

FAQs

Wer sollte eine Stakeholderanalyse Vorlage erstellen?

Üblicherweise wird die Stakeholderanalyse Vorlage vom Projektmanager erstellt, also der Person, die zuständig ist für die Organisation des Projekts, die Arbeitsverteilung und die Nachverfolgung des Projektfortschritts. Nachdem Sie die Stakeholderanalyse Vorlage für ein bestimmtes Projekt dupliziert haben, kann der Projektmanager relevante Informationen eintragen, sobald die relevanten Stakeholder identifiziert sind.

Was sollte eine Stakeholderanalyse Vorlage umfassen?

Ihre Stakeholderanalyse Vorlage wird als Muster dienen für alle zukünftigen Projekte, bei denen mehrere Personengruppen vom Projekt betroffen sind und damit ein berechtigtes Interesse daran haben, daher sollten Sie alle grundlegenden Abschnitte mit einbeziehen, die Sie projektübergreifend duplizieren können. Dies schließt den Namen jedes einzelnen Beteiligten ein, dessen bevorzugte Art der Kommunikation, den Einflussgrad und das Interesse sowie Kontaktinformationen. Auch die Priorisierung der Stakeholder wird hier dokumentiert. Lesen Sie unseren Artikel zur Erstellung eines Stakeholder Engagement Plans und erfahren Sie, wie Sie die Interessen von Beteiligten identifizieren und einen Kommunikationsplan für Beteiligte erstellen können.

Wie und wann sollten Sie Projektbeteiligte identifizieren?

Beteiligte können von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Bei Projektbeteiligten kann es sich um Personen handeln, die die Arbeit erledigen, oder auch diejenigen, für die die Arbeit erledigt wird. Projektbeteiligte können intern oder extern sein, angefangen von einzelnen Mitwirkenden bis hin zu leitenden Angestellten. Kurz gesagt, wenn eine Person das Projekt beeinflussen kann bzw. davon beeinflusst wird, dann ist sie sehr wahrscheinlich ein Projektbeteiligter. Der beste Zeitpunkt zum Identifizieren von Beteiligten ist vor dem Projekt Kick-Off selbst, überlicherweise während der Stakeholder-Analyse. Dieser Prozess hilft Ihnen dabei, frühzeitig die richtigen Beteiligten zu identifizieren und deren Beweggründe sowie Interessen klarzustellen, damit Sie das Projekt anhand der richtigen Informationen beginnen können. Somit können Sie auch leichter Einzelmaßnahmen zu den jeweiligen Stakeholden identifizieren.

Wie können Sie die Stakeholderanalyse Vorlage verwenden?

Es ist einfach, eine Stakeholderanalyse Vorlage zu verwenden. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, duplizieren Sie einfach die Vorlage und tragen die entsprechenden Informationen zu den Beteiligten des neuen Projekts ein. Achten Sie darauf, auch Projektinformationen wie den Zweck des Projekts sowie den geplanten Start- und Endtermin einzutragen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Nachdem Ihr Projekt begonnen hat, können Sie die Informationen zu Beteiligten anhand deren Feedbacks und Verhaltens aktualisieren.

Für welche Art von Projekten sollten Sie Stakeholderanalyse Vorlagen verwenden?

Die einfache Antwort? Eine Stakeholderanalyse Vorlage funktioniert bei allen Projekten, in denen Beteiligte involviert sind. Ob Sie nun eine Website für einen Kunden umgestalten oder eine unternehmensinterne Markteinführungsstrategie erstellen, es ist wichtig, dass Sie und die Beteiligten sich über Dinge wie Projektvorgaben und Ergebnisse einig sind. Ein solches gemeinsames Verständnis verhindert Scope Creep und stellt sicher, dass alle das gleiche Verständnis vom Erfolg des Projekts haben. Anhand der Stakeholderanalyse Vorlage lassen sich alle Informationen zu Beteiligten an einem Ort sammeln. So können Sie sicher sein, dass Sie mit den richtigen Personen auf die richtige Art kommunizieren.

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