Tagesordnungsvorlage

Eine produktive und zielführende Besprechung erfordert eine klare Struktur und einen konkreten Zweck. Anhand unserer kostenfreien Vorlage für eine Tagesordnung lässt sich der Ablauf von Besprechungen standardisieren und die Zuständigkeiten klären – so kann die Zusammenarbeit schneller beginnen.

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Wann haben Sie das letzte Mal eine Besprechung mit der Frage verlassen: „Was sollte das denn?“ Dann geht es Ihnen vermutlich wie zahlreichen Arbeitnehmern, die im Durchschnitt satte drei Stunden pro Woche durch unnötige Besprechungen verlieren, und die Antwort lautet wahrscheinlich „viel öfter, als mir lieb ist“. 

Nicht zielgerichtete, unproduktive Besprechungen scheinen ein unvermeidlicher Bestandteil des Büroalltags zu sein – doch das muss keineswegs so sein. Indem Sie Zweck und Ziele der Besprechung klar definieren, die Erwartungen an die Teammitglieder festlegen und klären, wer wofür verantwortlich ist, geben Sie Besprechungen endlich wieder einen Sinn. Hier kommt eine praktische Vorlage für die Tagesordnung ins Spiel. 

[Produkt-UI] Beispiel Vorlage für die Tagesordnung einer Besprechung in Asana, Projektansicht im Tabellenformat (Liste)

Was ist eine Tagesordnung für eine Besprechung?

Eine Tagesordnung ist im Grunde genommen einfach eine Übersicht über die Themen und Gesprächspunkte, die das Team während einer konkreten Besprechung erörtern soll. Eine gut ausgearbeitete Tagesordnung trägt zu einer zielführenden Besprechung bei, indem sie das Team über den Zweck der Besprechung aufklärt und die Erwartungen an die Besprechung festlegt. Indem Sie klar definieren, wer im Team für welche Themen zuständig ist, welche Priorität diese Themen haben und wie viel Zeit für die einzelnen Diskussionspunkte vorgesehen ist, sorgen Sie dafür, dass die Besprechung planmäßig und zielgerichtet verläuft. 

Was genau beinhaltet eine Vorlage für eine Tagesordnung?

Eine Vorlage für eine Tagesordnung ist ein wiederverwendbares Dokument, das die grundlegenden Elemente einer Besprechung zusammenfasst. Eine Besprechung ist nur dann zielführend, wenn sie einen Zweck hat und die Erwartungen klar definiert sind. Dafür sorgt eine Vorlage für die Tagesordnung im Handumdrehen, denn sie klärt, welche Themen in der Besprechung behandelt werden, welche Aufgaben die einzelnen Teammitglieder haben und welche Maßnahmen sich letztlich daraus ergeben. So kann die Vorlage für die Tagesordnung beispielsweise die zu besprechenden Themen, die Zuständigkeit der einzelnen Teammitglieder und die Zeitspanne, die jeweils zur Erörterung des Themas zur Verfügung steht, aufführen. 

Mit unserer kostenfreien Vorlage für die Tagesordnung können Sie sich getrost die lästige Arbeit sparen, für jede Besprechung eine neue Tagesordnung zu erstellen. Dadurch können Sie und Ihr Team schneller mit der Zusammenarbeit und der Erledigung wichtiger Aufgaben beginnen. Zudem können Sie mit einer Tagesordnungsvorlage in einer Work-Management-Plattform Informationen aus früheren Besprechungen (z. B. Besprechungsaufzeichnungen und Notizen) an einem leicht zugänglichen Ort zusammenfassen. Mit einer Tagesordnungsvorlage können Sie:

  • Vereinheitlichen Sie den Ablauf von Besprechungen. 

  • Dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmer über den Zweck der Besprechung, deren Ziele und die Aufgaben einig sind. 

  • Die Zeit für die Besprechung optimal nutzen.  

  • Besprechungen mit klar definierten Themen, festen Zeitvorgaben und einer Priorisierung der Themen zielgerichtet und produktiv gestalten. 

  • Aktionspunkte erfassen, direkt nachdem sie entstehen, und den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen. 

  • Ihre Arbeitsabläufe koordinieren und an einem für alle leicht zugänglichen zentralen Ort zusammenarbeiten.

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Unterschiedliche Tagesordnungsvorlagen für eine Besprechung 

Unsere Tagesordnungsvorlage ist eine hilfreiche Grundlage für jede Art von Besprechung – von einmaligen Abstimmungen bis hin zu einmal wöchentlich stattfindenden Teambesprechungen. Einige Besprechungen erfordern jedoch eine spezifischere Struktur. So unterscheidet sich beispielsweise ein Einzelgespräch mit einem Untergebenen deutlich von einer Vorstandssitzung mit einem Aufsichtsrat und externen Beteiligten. 

Ganz gleich, welche Art von Besprechung Sie veranstalten, es gibt wahrscheinlich eine passende Vorlage dafür. Werfen Sie doch einmal einen Blick auf die verschiedenen Arten von Tagesordnungsvorlagen, um schnell die richtige Vorlage für Ihre Zwecke zu finden. 

  • Besprechungen bei Projektauftakt: Starten Sie Ihr Projekt von Anfang an richtig, und holen Sie Ihr Projektteam mit einem Kick off Meetingan einen Tisch. Mit dieser Vorlage für Kick off Meetings können Sie Kick off Meetings projektübergreifend organisieren und einheitlich gestalten. 

  • Einzelgespräche: Eine Vorlage für ein Einzelgespräch hilft Ihnen, Einzelgespräche erfolgreich zu gestalten. Dabei können Sie und die Ihnen unterstellten Mitarbeiter Diskussionspunkte planen und Maßnahmen sowie Fortschritte in der beruflichen Entwicklung nachverfolgen.. 

  • Team-Brainstorming: Wecken Sie die schlummernde Kreativität. Sorgen Sie dafür, dass alle Ideen berücksichtigt werden, indem Sie eine Vorlage für ein Team-Brainstorming verwenden. Strukturieren und verfolgen Sie die Ideen. Weisen Sie Erinnerungsaufgaben zu, um diese Ideen schnell und effizient in die Tat umzusetzen. 

  • Firmenversammlungen: Mit dieser Vorlage, die Ihnen bei der Planung und Koordination der Logistik für Versammlungen und ähnliche Veranstaltungen hilft, können Sie Betriebsversammlungen kinderleicht optimieren und alle Betriebsangehörigen auf den gleichen Stand bringen. 

  • Vorstandssitzungen: Gestalten Sie Vorstandssitzungen zielführend, indem Sie die Ziele und Prioritäten der Sitzungen mit einer Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung präzisieren. 

  • Planung von Sprint-Meetings: Bringen Sie Ihr funktionsübergreifendes Team auf den gleichen Stand, und halten Sie Ihr Sprint-Meeting mit einer Vorlage für die Sprint-Planung auf Kurs. 

  • Standup-Meetings: Mithilfe von Standup-Meetings können die Teammitglieder schnell in Kontakt treten, sich austauschen und sicherstellen, dass das Projekt reibungslos verläuft. Optimieren Sie diesen Prozess, und beseitigen Sie bereits im Vorfeld Hindernisse mit einer Vorlage für tägliche Standup-Meetings.

  • Projektnachbesprechung: Eine erfolgreiche Post-Mortem-Analyse sollte aufzeigen, was bei einem Projekt gut gelaufen ist und was Sie in Zukunft verbessern können. Verwenden Sie diese Post-Mortem-Vorlage als Orientierungshilfe für Ihre Projektnachbesprechungen. 

  • Vertriebsmeetings: Verfolgen Sie Vertriebserfolge, anstehende Vorhaben, Pipeline-Updates und vieles mehr mit einer Vorlage für Vertriebsmeetings. 

  • Gespräche zur Mitarbeiterbeurteilung: Optimieren Sie die Leistungsbeurteilung mit einer Vorlage für Mitarbeiterbeurteilungsgespräche, mit der Sie Feedback erfassen und ganz einfach in umsetzbare Maßnahmen umwandeln können.

Kriterien für eine Tagesordnungsvorlage 

Eine Basisvorlage für eine Tagesordnung sollte Elemente enthalten, die dazu beitragen, die Ziele der Besprechung festzulegen und deren reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, z. B.:

  • Ein übersichtlicher Abschnitt, in dem das Ziel der Besprechung, der Moderator und die Besprechungsteilnehmer aufgeführt sind.

  • Ein Abschnitt für Themenvorschläge, darunter die zu klärenden Punkte für die jeweilige Besprechung sowie die Person, die im Team für das jeweilige Thema zuständig ist.

  • Ein Abschnitt für Aktionspunkte, die sich bei der jeweiligen Besprechung ergeben, sowie die jeweils verantwortliche Person und die entsprechenden Fälligkeitsdaten. 

  • Ein Abschnitt zum Nachschlagen, in dem Sie hilfreiche Materialien wie Aufzeichnungen früherer Besprechungen, Bildschirmpräsentationen und Besprechungsnotizen aufbewahren können. 

So nutzen Sie unsere kostenlose Tagesordnungsvorlage

Ganz gleich, ob Sie unsere kostenfreie Tagesordnungsvorlage für Besprechungen einsetzen oder eine eigene erstellen – die Verwendung ist denkbar einfach. Zunächst sind folgende Fragen zu klären:

  • Wozu dient die Besprechung? Welche Ziele möchten wir damit erreichen? 

  • Welche Entscheidungen muss das Team bei der Besprechung treffen? Welche Themen wird das Team erörtern? Welche Themen haben die höchste Priorität? 

  • Wer wird an der Besprechung teilnehmen? Warum nehmen diese Personen teil? Welche Aufgaben haben sie?

  • Wie lange sollte die Besprechung dauern? 

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, erstellen Sie einfach eine Kopie der Tagesordnungsvorlage für die Besprechung und gehen folgendermaßen vor: 

  1. Eckdaten der Besprechung notieren.Tragen Sie wichtige Angaben zur Besprechung ein, z. B. Zweck, Liste der Teilnehmer und Moderator.

  2. Diskussionsthemen und Gesprächspunkte auflisten. Listen Sie im Abschnitt „Themenvorschläge“ die Diskussionsthemen auf, die Sie im Rahmen der Besprechung behandeln möchten. Achten Sie darauf, dass diese Themen auf das übergeordnete Ziel der Besprechung abgestimmt sind. Überlegen Sie sich, wie lange die Besprechung dauern soll, damit Sie Ihre Zeit produktiv nutzen können. 

  3. Ordnen Sie die Themen am besten nach Priorität, damit die Teilnehmer wissen, welche Themen sie zuerst behandeln müssen und welche weniger wichtig sind, falls die Zeit knapp wird. 

  4. Den Teilnehmern Gesprächspunkte zuweisen. Nachdem feststeht, welche Themen das Team besprechen muss, ordnen Sie jedem Thema eine verantwortliche Person zu, damit sich die Teammitglieder bereits im Vorfeld auf das Gespräch vorbereiten können.

  5. Planen Sie für jedes Thema eine realistische Zeitspanne ein, indem Sie die voraussichtliche Dauer des Gesprächs abschätzen und noch einige Minuten zusätzlich als Puffer einplanen. 

  6. Schicken Sie die Tagesordnung schon frühzeitig an die Teammitglieder, damit jeder Einzelne Zeit hat, sich auf die Besprechung vorzubereiten, und weiß, wozu sie dienen wird. 

  7. Fügen Sie einen Abschnitt für hilfreiche Unterlagen hinzu, z. B. Erkenntnisse aus früheren Besprechungen, Dokumente, Aufzeichnungen und einschlägige Ressourcen. 

  8. Verwenden Sie die Tagesordnung der Besprechung, um die in der Besprechung erarbeiteten Aktionspunkte sowie die entsprechenden Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten festzuhalten, damit jede Person Besprechungsteilnehmer genau weiß, wofür sie bis zu welchem Zeitpunkt verantwortlich ist.

Diese Integrationen und Apps können Sie in Kombination mit Ihrer Asana-Vorlage verwenden 

Bündeln Sie Ihre gesamten Arbeitsabläufe an einem zentralen Ort, indem Sie Ihre Tagesordnungsvorlage mit Ihren Lieblings-Apps verknüpfen und bequem unsere integrierten Funktionen nutzen.

Enthaltene Funktionen

  1. Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  2. Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  3. Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mithilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen. 

  4. Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

  1. Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  2. Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

  3. Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

  4. Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

FAQs

Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Tagesordnungsvorlage für Besprechungen?

Eine Tagesordnungsvorlage erfasst bereits im Vorfeld die Ziele der Besprechung und trägt deshalb dazu bei, die Produktivität während der Besprechung aufrechtzuerhalten. Sie definiert den Zweck der Besprechung und fasst die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder im Rahmen der Besprechung zusammen. 

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