Projektzeitleisten-Vorlage

Ein Projekt erfolgreich zu leiten, fühlt sich oft wie eine Mammutaufgabe an. Das muss es aber nicht, denn mit einer Projektzeitleisten-Vorlage erhält Ihr Team einen Überblick über jeden einzelnen Schritt im Projekt und kann Engpässe erfolgreich umgehen. Hier erfahren Sie, wie das gelingt.

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INTEGRATED FEATURES

timeline iconZeitleistebrief iconProjekt-Briefingsmilestone iconMeilensteinedependency iconAbhängigkeiten

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[Product UI] Beispiel-Layout einer Projektzeitleiste mit abstrahierter Benutzeroberfläche (Zeitleiste)

Ein neues Projekt ist wie eine leere Leinwand – das Potenzial ist schier endlos, und am liebsten würden Sie sich sofort ans Werk machen. Bestimmt haben Sie schon eine Vision und einen vorläufigen Plan für Ihr Projekt. Doch wie können Sie Ihre Vision in konkret umsetzbare und erreichbare Schritte unterteilen, damit Ihre Leinwand zu einem wahren Meisterwerk wird?

Die Antwort ist eine Projektzeitleisten-Vorlage.

Was ist eine Projektzeitleiste?

Eine Projektzeitleiste ist eine chronologische Übersicht über jeden einzelnen Schritt des Projekts, einschließlich aller Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse. Mit einer Zeitleiste erhalten Sie eine visuelle Repräsentation der einzelnen Projektetappen von Anfang bis Ende, mithilfe derer Ihr Team eine bessere Vorstellung über die bevorstehenden Schritte erhält und darüber hinaus mögliche Engpässe erfolgreich vermeiden kann.

Was ist eine Projektzeitleisten-Vorlage?

Die frühe Phase der Projektplanung ist eine komplexe Aufgabe. Es kann oft schwierig sein, zu erkennen, welche Rolle die einzelnen Bestandteile Ihres Projekts im großen Ganzen spielen und wie Sie die gewünschten Ergebnisse rechtzeitig und ohne Einbußen bei der Qualität erzielen können. Sie haben jedoch Glück: Mit einer Projektzeitleisten-Vorlage gelingt dies wesentlich leichter.

Bei Projektzeitleisten-Vorlagen handelt es sich um eine wiederverwendbare Ressource, mit der die einzelnen Phasen eines Projekts übersichtlich dargestellt werden. Projektzeitleisten-Vorlagen sind ein unerlässliches Hilfsmittel für das Projektmanagement und bilden eine visuelle Grundlage für den Zeitplan Ihres Projekts mitsamt aller bevorstehenden Schritte. Wenn Sie erst einmal eine Projektzeitleisten-Vorlage erstellt haben, können Sie diese ganz bequem für Folgeprojekte einsetzen, egal ob für Produkteinführungen oder die Event-Planung. Dazu müssen Sie die Vorlage nur an die jeweilige Struktur anpassen. Die Zeiten, in denen Sie neue Projekte ohne klare Struktur gestartet haben, sind damit vorbei. Freuen Sie sich auf mehr Organisation bei Ihren Projekteinführungen!

Die Vorteile einer Projektzeitleisten-Vorlage

Vergessen Sie ausgedruckte Zeitplanübersichten, ebenso wie herkömmliche Tools zur Erstellung von Zeitplänen und verwirrende Infografiken. Sie brauchen keine weitere Tabelle zum Download, sondern eine digitale Projektzeitleisten-Vorlage.

Eine digitale Projektzeitleisten-Vorlage zeigt Ihnen weit mehr als nur bevorstehende Projektschritte. Wenn Sie eine solche in einem Projektmanagement-Tool erstellen, dient Ihnen diese Vorlage als zentrale Informationsquelle für Ihre Projektarbeit. Durch wiederverwendbare Vorlagen wird die Projektplanung und die erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte vereinfacht, denn auch funktionsübergreifende Teams erhalten Klarheit über bevorstehende Aufgaben sowie Transparenz über Verantwortlichkeiten, damit das Projekt planmäßig verläuft.

Weitere Vorteile einer wiederverwendbaren Projektzeitleisten-Vorlage sind unter anderem folgende:

  • Sämtliche Bestandteile eines Projektes befinden sich an einem Ort

  • Es wird Klarheit für Ihr Team und alle Projektbeteiligten geschaffen

  • Ihr Workflow wird mit sämtlichen Aufgaben und bevorstehenden To-dos visualisiert

  • Mögliche Engpässe werden erkannt, bevor sie eintreten

  • Das Ressourcenmanagement wird einfacher und transparenter

  • Fälligkeitsdaten können leicht verschoben werden, wenn sich Prioritäten ändern

  • Kalender von funktionsübergreifenden Teams können miteinander synchronisiert werden

  • Aufgaben können im Team bequem zugewiesen oder delegiert werden

  • Es entsteht ein klarer Überblick über bereits erledigte Aufgaben und bevorstehende Arbeitsschritte

  • Es können Aufgabenabhängigkeiten hinzugefügt werden, damit Mitarbeiter ein klares Verständnis darüber haben, wie sich ihre Arbeit in das Gesamtgeschehen einfügt

  • Sie können Meilensteine festlegen, um wichtige Projektetappen zu verfolgen

  • Der gesamte Projekt-Lebenszyklus kann nachverfolgt werden

[Produkt-UI] Projekt für eine Markenkampagne in Asana in einer Gantt-Diagrammansicht (Zeitleiste)

So setzen Sie eine Projektzeitleisten-Vorlage erfolgreich ein

Sie sind es leid, Projektfortschritte anhand unübersichtlicher Tabellen oder To-do-Listen in Papierform nachzuverfolgen? Dafür haben wir volles Verständnis. Digitale Projektzeitleisten-Vorlagen können dem Chaos ein Ende bereiten und eine solide, wiederverwendbare Grundlage für all Ihre künftigen Projekte darstellen.

Sämtliche Vorlagen für Projektzeitleisten enthalten dieselben grundlegenden Komponenten: Projektphasen und Aufgaben. Wenn Sie erst einmal eine Basisvorlage geschaffen haben, können Sie diese für zukünftige Projekte erneut verwenden, die einzelnen Projektphasen mit To-dos bestücken, Verantwortlichkeiten für Aufgaben zuweisen und Fristen oder Abhängigkeiten hinzufügen.

Noch ein Hinweis: Trotz der Bezeichnung müssen Projektzeitleisten-Vorlagen nicht unbedingt als Zeitleiste eingesetzt werden. Manchmal ist eine Übersicht des Projekts in seinem Gesamtverlauf sinnvoll, doch manchmal ist es hilfreicher, es in einer Rasteransicht beziehungsweise als Kanban-Board anzuzeigen. Entscheiden Sie sich – je nach Projekt – für Ihre bevorzugte Ansicht.

[Produkt-UI] Beispiel eines Projekts für eine Markenkampagne (Boards)

Um eine Projektzeitleiste für ein bestimmtes Projekt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie Ihre Projektziele fest. Verwenden Sie dazu zum Beispiel die SMART-Methode und achten Sie darauf, dass diese Ziele erreichbar sind. 

  2. Skizzieren Sie den Projektzeitplan von der Planung bis zur Durchführung. 

  3. Legen Sie Projektmeilensteine als Etappenziele beziehungsweise als Richtwert für den Beginn neuer Projektphasen fest.   

  4. Erarbeiten Sie eine To-do-Liste für Ihr Projekt, in die Sie alle Aufgaben auf dem Weg zum Projektabschluss aufnehmen, egal wie groß oder klein. 

  5. Planen Sie ein, wie viel Zeit jedes dieser To-dos in Anspruch nehmen wird und berücksichtigen Sie dabei die verfügbaren Ressourcen sowie das Projektbudget.

  6. Geben Sie den Aufgaben den letzten Schliff, indem Sie Fälligkeitsdaten und verantwortliche Personen hinzufügen.

  7. Fügen Sie Aufgabenabhängigkeiten zu all denjenigen Aufgaben hinzu, deren Bearbeitung vom Abschluss einer Vorgängeraufgabe abhängt. 

  8. Teilen Sie Ihre Ergebnisse mit dem Team, um Transparenz und ein Bewusstsein über die Verantwortlichkeiten zu schaffen.

  9. Passen Sie Ihren Plan und die Fälligkeitsdaten an, wenn sich die Prioritäten ändern. 

Integrierte Features

  • Zeitleistenansicht: Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

  • Projekt-Briefing. Ein Projekt-Briefing ist eine Art, wichtige Details und Daten an ein breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team problemlos Zugriff auf Ihre Projekt-Briefings hat, indem Sie sie in eine zentrale Informationsquelle wie Asana einfügen.

  • Meilensteine: Meilensteine stellen wichtige Checkpoints für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Gelegenheit, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

  • Abhängigkeiten: Wenn Sie eine Aufgabe als abhängig markieren, wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur durch Teamwork funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann einfach einsehen, wer auf welche Aufgabe von wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

Empfohlene Apps

  • Dropbox: Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang Asana-Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen. Möchten Sie beim Entwerfen einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, nutzen Sie Asana-Add-on für Gmail, um einfach und direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang nach dieser Aufgabe zu suchen.

FAQs

Für welche Art von Projekten eignet sich eine Projektzeitleisten-Vorlage?

Ganz einfach: Wenn Ihr Projekt ein Start- und Enddatum besitzt, ist eine Projektzeitleisten-Vorlage sinnvoll. Sie können diese Vorlagen anpassen und für verschiedene Arten von Zeitleisten verwenden, darunter Zeitleisten für Events, Marketing- und Kreativprojekte und vieles mehr. Egal ob Sie ein neues Produkt einführen oder den Fortschritt einer Social-Media-Kampagne nachverfolgen möchten: Eine Zeitleisten-Vorlage ist Ihre Orientierungshilfe und sorgt dafür, dass Sie Ihre Projektergebnisse zeitgerecht liefern können.

Worin bestehen die Unterschiede zwischen einer Projektzeitleiste und einem Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Tool, mit dem Sie die bevorstehenden Schritte eines Projekts planen und eine umfassende Übersicht über dessen Zeitplan erhalten. Ähnlich wie Gantt-Diagramme eröffnen Ihnen Projektzeitleisten einen ganzheitlichen Überblick über Ihr Projekt, einschließlich der Information, wann Aufgaben stattfinden und wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen werden. Allerdings sind digitale Projektzeitleisten und deren Vorlagen meist flexibler als Gantt-Diagramme, da die letzteren oft in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel oder Google Docs erstellt werden und daher manuell gepflegt und aktualisiert werden müssen.

Wer sollte eine Projektzeitleisten-Vorlage erstellen und dafür verantwortlich sein?

Dies fällt üblicherweise in den Verantwortungsbereich des Projektmanagers – der Person also, die das Projekt überwacht und die teamübergreifende Arbeit koordiniert. Zusätzlich zum Überwachen des Projektfortschritts muss der Projektmanager ebenfalls die Aufgaben im Projekt zuweisen, die Projektressourcen bestimmen, die teamübergreifende Kommunikation leiten und die Projekt-KPIs festlegen und nachverfolgen. Denken Sie dabei immer daran, dass Projektzeitleisten-Vorlagen nicht nur dem Projektmanager, sondern dem gesamten Team Transparenz und Klarheit über Verantwortlichkeiten bieten.

Wann sollten Sie eine Projektzeitleisten-Vorlage erstellen?

Erstellen Sie Ihre Standardvorlage für Projektzeitleisten, also die, die Sie duplizieren und für mehrere Projekte verwenden werden, bevor die Projektplanung beginnt. Auf diese Weise müssen Sie diesen Arbeitsschritt nicht erst dann durchführen, wenn das Projekt bereits begonnen hat. Wenn das erledigt ist, können Sie während der Projektplanungsphase (wenn Sie also bereits das Start- und Enddatum des Projekts kennen) die Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen, To-dos hinzufügen und Aufgaben zuweisen. Ihre Projektzeitleiste sollte zu dem Zeitpunkt vollständig einsatzbereit sein, sobald Ihr Team mit der ersten Aufgabe des Projekts beginnt.

Wie können Sie dafür sorgen, dass die Projektzeitleisten-Vorlage die planmäßige Durchführung des Projekts sicherstellt?

Auch die Erstellung einer Projektzeitleisten-Vorlage kann zunächst umfangreich wirken, besonders dann, wenn sich das Projekt über mehrere Wochen oder Monate erstreckt. Damit Ihre Projektzeitleiste Ihren Zweck erfüllt und Sie nicht noch zusätzlich behindert, achten Sie auf folgende Punkte:

  • Machen Sie sich zu Anfang Ihres Projekts ein Bild darüber, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und weisen Sie diese entsprechend zu.

  • Arbeiten Sie gemeinsam mit anderen Teammitgliedern an der Ausarbeitung der Zeitleiste, damit die Fälligkeitsdaten und die Projektergebnisse realistisch erreichbar sind.

  • Unterteilen Sie Ihr Projekt mit Meilensteinen in überschaubare, machbare Phasen.

  • Sprechen Sie sich regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern ab und passen Sie Fristen bei Bedarf an.

  • Fügen Sie Aufgabenabhängigkeiten hinzu, damit das gesamte Team eine Vorstellung über den Zusammenhang der einzelnen Arbeitsschritte erhält.

  • Überprüfen Sie den Projektumfang und -fortschritt in regelmäßigen Abständen und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor.

  • Erstellen Sie Ihre Projektzeitleiste mit einem Projektmanagement-Tool, damit der Vorgang besser gelingt und die Verwendung möglichst einfach wird.

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