ギャップ分析

Asana のギャップ分析テンプレートは、戦略計画を改善するための、体系化された、繰り返し可能なプロセスを提供します。 時間を節約し、一貫性を確立し、チーム内のコラボレーションを促進するように設計されています。

このテンプレートを使用すると、調査結果を明確なカテゴリと優先順位に整理できるため、スキルのギャップ、パフォーマンスの問題、製品のニーズを特定できます。 目標、障害、次のステップを可視化し、全員の足並みを揃えることができます。

また、タスクの割り当て、計画の調整、インサイトに基づいた対応を即座に行えるため、リアルタイムのコラボレーションも可能になります。 これにより、ロードマップの作成を迅速化し、主要な優先事項を明確にし、成功を妨げる可能性のあるギャップに対処できます。

ギャップ分析テンプレートのメリット

Asana では、再調整が必要なタイミングでギャップ分析を実施しています。 新しい計画サイクルに入る場合でも、チーム固有の課題に取り組む場合でも、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのか、何を変えるべきなのかを評価するのに役立ちます。 現在のパフォーマンスと望ましい結果を比較することで、最も大きなインパクトをもたらす仕事に集中できます。

しかし、ギャップ分析を行うには、構造化されたアプローチと一貫したフォローアップが必要です。 そこで、テンプレートが役に立ちます。 ギャップ分析テンプレートを使用すると、セットアッププロセスが簡素化され、全員が単一のワークスペース内で連携し、インサイトをアクションに変換しやすくなります。 標準的なギャップ分析テンプレートを使用することで、多忙なチームは分析の際の摩擦を解消し、ギャップの解消に集中する時間を確保できます。

ギャップ分析テンプレートは、以下のような場面で活用できます。

• ステークホルダーの調整や、インサイトを優先事項や長期計画に反映させるための、再現性のある手段を必要とするビジネス戦略チーム。

• スキルのギャップ分析を標準化し、共通のフレームワークを使用してさまざまなチームがトレーニングのニーズを評価し、それに対応しやすくしたい人事リーダー。

• コンテンツのギャップ分析や SEO レビューを実施する際に、毎回ワークフローを一から作成する必要がないようにしたいマーケティングチーム。

• 製品のギャップをすばやく特定し、チームメンバーや関係者に次の具体的なステップを割り当てることを目指すプロダクトマネージャー。

• 現在と将来のワークフローを比較して、非効率な点を特定するための構造化されたフォーマットを必要とするオペレーションリーダー。多くの場合、リソース配分計画と連携して使用されます。

• サービスの問題を診断し、サポートチケットのパターンを明らかにし、明確で追跡可能なアクションプランを用いて顧客満足度を向上させたいカスタマーサービスチーム。

たとえば、e コマースブランドは、現在のカート放棄率をベンチマークと比較することで、チェックアウトエクスペリエンスのギャップを特定できます。 SaaS チームは、使用状況データを分析して、あまり使用されていない機能を特定し、顧客のニーズに合わせてロードマップを調整できます。

Asana のギャップ分析テンプレートを使うべき理由

何がうまくいっていないのか、何が欠けているのかを理解していなければ、チームは推測に基づいて意思決定を行うことになります。 その結果、優先事項を見逃したり、工数が重複したり、実行に一貫性がなかったりすることになります。

Asana のギャップ分析テンプレートを使用すると、チームは 1 か所で何が順調で、何が要注意かを把握できます。 ギャップ分析の実施を合理化できるため、問題をすばやく特定し、その原因を理解し、次に何をすべきかを決定できます。

• タスクとサブタスクを使って、現在の状況と望ましい結果を定義します。

• コメントや添付ファイルを使用して背景情報を把握し、パフォーマンスの低下とその根本的な原因を特定します。

• 進捗状況とパフォーマンスを追跡するカスタムフィールドを使用して、すべてのタスクをスマートゴールや重要業績評価指標 (KPI) に関連付けます。

• タスクを割り当ててオーナーシップを明確にし、締め切りを設定することで、見落としを防ぎます 。

• ダッシュボードを使用して、ツールを切り替えることなく進捗状況と指標を可視化する。

• サービスの問題をすばやく特定して解決することで、顧客満足度を向上させる。

このカスタマイズ可能なギャップ分析テンプレートを使用すれば、現状と目標の間のギャップを埋めるためのアクションプランを作成できます。

ギャップ分析テンプレートの使い方

スキルのギャップ分析テンプレートやコンテンツのギャップ分析テンプレートなど、このカスタマイズ可能なテンプレートは、あらゆるニーズに対応できます。 テンプレートを最大限に活用するためのステップバイステップガイドをご紹介します。

ステップ 1. テンプレートを複製してスコープを定義する

まずは Asana でテンプレートを複製し、プロジェクトに名前を付けて、その目的を全員が理解できるようにします。 「第 3 四半期のリソース割り当てレビュー」や「SNS コンテンツのギャップ」など、明確なタイトルを使用します。 次に、スコープと目的を定義する簡単な説明を書きます。これには、分析の対象となるチーム、プロセス、ワークフローなどが含まれます。

前もって背景情報を提供することで、チームの方向性を明確にし、後で混乱が生じるのを防ぐことができます。 たとえば、人事部門のリーダーは従業員のオンボーディングや技術トレーニングに関するスコープを設定し、マーケティングマネージャーはキャンペーン計画の欠陥に焦点を当てることができます。 どちらのアプローチも、同じ構造化されたフレームワークを活用できます。

ステップ 2. 現在の状態と望ましい状態を把握する

現在の状態と、将来の理想の状態を、プロジェクト内の別々のタスクまたはセクションとしてリストアップします。 SWOT、PEST、マッキンゼーの 7S などのフレームワークを使用して、現在の状態を定義する組織的、運用的、文化的要因を明らかにすることを検討してください。 こうしたフレームワークを使用すると、詳細を文書化する前に全体像を把握できます。

望ましい状態も、同様に具体的に記述する必要があります。 たとえば、チームが「顧客のオンボーディングに 12 日かかる」という現状を把握し、「5 日以内に顧客のオンボーディングを完了する」という目標を設定するとします。 ベンチマークが明確になることで、現状とのギャップを測定しやすくなり、成功の姿を定義しやすくなります。

ステップ 3: ギャップを特定して分類する

現在の状態と望ましい状態を比較して、パフォーマンス、リソース、プロセスのどの部分が不足しているのかを特定します。 これらのギャップを、トレーニングのニーズ、プロセスの非効率性、テクノロジーの制限などのカテゴリに分類します。 こうすることで、大きな問題を管理しやすくなり、担当者を割り当てやすくなります。

これらのインサイトをコンテンツやSEO 戦略に結びつけるには、キーワード調査テンプレートを使用して、ターゲットオーディエンスのニーズに関連するコンテンツのギャップを明らかにします。

たとえば、ある人事チームは、サポート担当者の 40% が技術的なトラブルシューティングスキルを持っていないことを発見しました。 この問題をトレーニングの欠落として分類することで、その不足に直接対処するための対象を絞ったアクションを実行するための準備が整います。 分類を行うことで、チームはどこから手をつけてよいかを当てずっぽうにすることなく、体系的に問題に取り組めます。

ステップ 4. 根本原因を特定する

ギャップを特定したら、その存在理由を理解するためにさらに深く掘り下げます。 ブレインストーミング、フィッシュボーンダイアグラム、その他のコラボレーション手法を使用して、根本的な原因を明らかにします。 コメントでインサイトを共有したり、Lucidspark などのツールを連携して分析結果を文書化したりできます。

根本原因を分析することで、表面的な対応を防げます。 人事チームの場合、職務説明書が不明確で、オンボーディングが不十分であることが、従業員の技術的スキルの欠如の原因であることがわかりました。 「なぜ」を理解することで、問題を隠蔽するのではなく、確実に解決できます。

ステップ 5. アクションアイテムを作成して割り当てる

分析結果を具体的で実行可能なタスクに変換します。 各アイテムに担当者を割り当て、期日を設定し、深刻度や工数に基づいて優先順位を付けます。 Asana のカスタムフィールドを使用して、ギャップの深刻度、推定工数、予想される影響などの詳細を追跡しましょう。

先ほどの人事部の例では、チームは研修モジュールの開発と職務説明書の更新に関するタスクを作成しました。 オーナーシップを割り当てることで、広範な調査結果を実用的なステップに変換し、各ギャップを埋める責任者を明確にしました。

ステップ 6. 進捗を追跡し、改善する

Asana でダッシュボードと視覚的なレポートを使用して、時間の経過とともにギャップがどのように埋まっていくかを追跡します。 実際の結果を目標やベンチマークと比較して、進捗を測定します。 結果が期待に沿わない場合は、リソースの調整、担当者の再割り当て、タイムラインの調整を行います。

分析結果を定期的に見直すチームは、うまくいっていること、改善が必要なことを把握できます。 たとえば、ある人事チームは最近、カスタマーサポート担当者の 40% が技術的なトラブルシューティングスキルを持っていないことを発見しました。 そこで「技術的習熟度」の目標���設定し、根本的な原因 (トレーニングの欠如、職務説明の不明確さ) を特定し、アクション (トレーニングモジュール、役割の定義の更新) を割り当てました。

このような追跡と改善により、ギャップ分析テンプレートを最新の状態に保つことができました。

ギャップ分析の種類と使い分け

さまざまな課題を解決するために、ギャップ分析にはいくつかの種類があります。 このテンプレートで実行できるものをいくつかご紹介します。

• スキルのギャップ分析:人事チームが、従業員のスキルと現在または将来の役割に必要なスキルを比較するために使用します。 新しい職務の採用、L&D プログラムの設計、パフォーマンスレビューの実施などに使用できます。

• コンテンツのギャップ分析:マーケティングチームが、不足しているコンテンツやパフォーマンスの低いコンテンツを特定する際に役立ちます。 SEO 戦略やコンテンツカレンダーの作成、トラフィックやエンゲージメントの向上に役立ちます。

• 製品ギャップ分析:製品チームや UX チームが、機能や能力のギャップを見つけるために使用します。 戦略計画、ユーザーフィードバックの分析、競合分析を行う際に、製品ギャップ分析テンプレートを使用します。

• パフォーマンスのギャップ分析:期待されるベンチマークと照らし合わせて、現在のパフォーマンス指標を評価します。 チームの KPI を確認したり、業務における非効率性を明らかにしたり、新しいOKR を設定したりする際に使用します。

• 市場ギャップ分析:顧客の満たされていないニーズや、競合他社が十分に対応していない領域を評価します。 新製品のリリース、事業拡大の検討、市場進出 (GTM) 戦略の改善に役立ちます。

• 競合他社とのギャップ分析:機能、サービス、価格設定など、自社の製品と競合他社の製品を比較して、自社の製品の位置づけを明確にするのに役立ちます。 製品やサービスをベンチマークして、市場における優位性やリスクを明らかにする際に使用します。

• キーワードのギャップ分析:競合他社がランク付けしているが、あなたがランク付けしていないキーワードを見つけます。オーガニックコンテンツ戦略を構築または改善する際に使用します。

• バックリンクのギャップ分析:どの高権威サイトが競合他社にリンクしているかを示します。 アウトリーチキャンペーンの計画や SEO の権威強化に使用します。

• SEO ギャップ分析:技術的な SEO、キーワード、コンテンツのインサイトを組み合わせて、検索の可視性を向上させます。 SEO の監査やデジタル戦略の見直しに役立ちます。

ヒント: SWOT 分析は、ギャップ分析を補完するのに役立ちます。 SWOT を使用して、強み、弱み、機会、脅威を全体的に把握します。 次に、ギャップ分析を実行して、それらのインサイトをアクションに変換します。 たとえば、SWOT 分析で新たな競合他社からの脅威が浮き彫りになった場合、ギャップ分析で不足している機能を特定し、それらに対処するための計画を策定できます。

効果的なギャップ分析のベストプラクティス

以下の実績のあるヒントを活用して、チームを成功に導きましょう。

• 具体的に。 目標が曖昧だと、ギャップも曖昧なものになります。 成功の要件を定義します。

• ベンチマークを使用する。 業界標準や社内のベストと比較します。

• 早い段階で関係者を巻き込む。 期待事項を一致させ、最初から賛同を得ましょう。

• 前提条件を記録する。 ギャップの結論の根拠を追跡します。

• インパクトの大きさで優先順位を付ける。 すべてのギャップが同じというわけではありません。 主要な成果の妨げとなるものに焦点を当てましょう。

• オーナーシップを明確にする。 すべてのアクションアイテムを追跡可能にし、責任を明確にします。

• 定期的に見直す。 ギャップ分析を四半期ごとに見直し、スコープ、市場、パフォーマンスの変化に合わせて調整します。

分析を改善するための Asana の機能

Asana には、計画から実行まで、ワークフローのすべてのステップをサポートするために設計された数十種類の機能があります。 このギャップ分析テンプレートには、分析を整理し、フォローアップをモニタリングするのに特に役立つツールがいくつか含まれています。 すべての機能の一覧は、機能ページをご覧ください。

• カスタムフィールド:現在のパフォーマンス、将来の目標、優先度を、整理され、ソート可能なフィールドでモニタリングできます。 たとえば、「ギャップの深刻度」フィールドを使用して、影響を 1 から 5 までのスコアで評価できます。

• マイルストーン:「分析完了」「アクション完了」など、ギャップ分析プロセスの主要なフェーズを特定し、チームの足並みを揃えます。

• ダッシュボード:パフォーマンスの傾向を強調するチャートを使用して、不一致、進捗状況、結果をリアルタイムで可視化します。

• 目標:ギャップ分析の結果を、より広範なビジネス目標に結びつけて、明確さと説明責任を確立します。 各イニシアチブが戦略計画にどのように貢献しているのかを確認できます。

• フォーム:チームメンバーがパフォーマンスデータやギャップに関するフィードバックを送信する方法を標準化することで、不一致を減らし、可視性を向上させます。

おすすめの連携

Asana は他の数百種類のツールと連携できるため、チームはプラットフォームを切り替えることなく、集中して作業できます。 ここでは、分析を強化し、コラボレーションを容易にする連携をいくつかご紹介します。 その他のオプションについては、Asana アプリディレクトリをご覧ください。

• Power BI:主要な KPI や指標を同期して、より詳細な分析やプレゼンテーションを行えます。 リーダーシップレポートや進捗状況のスナップショットに最適です。

• Lucidspark: Asana での構造化されたタスク管理と合わせて、ブレインストーミング、ジャーニーマッピング、根本原因分析を視覚的に行う際に使用できます。

• Google スプレッドシートと Google ドキュメント:外部のパフォーマンス指標やベンチマークをインポートして、分析に役立てます。 四半期ごとの KPI やサードパーティの監査結果のアップロードに最適です。

• Slack:ギャップ分析のワークフローでタスクが更新または完了したときに通知を受け取れます。 会議を増やすことなくチームの足並みを揃えられます。

• Gmail:テンプレート内で、ステークホルダーからのメールを直接アクションアイテムに変換できます。 リクエストやフィードバックのやり取りを見落とすことはありません。

ギャップ分析テンプレートに関するよくある質問