業績評価 (パフォーマンスレビュー) のテンプレート 15 選を紹介

チームをリードするには、成功を評価することが欠かせません。効果的な評価制度が確立していれば、メンバーのモチベーションもアップするでしょう。

成功は、ピアレビューや自己評価など、さまざまな評価手段を使って評価できます。この記事では、チームにぴったりのレビュースタイルを決定していただくための手段として、効果的に業績を評価できる従業員の業績評価テンプレートを 15 種類ご用意しました。

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業績評価とは何ですか？

業績評価とは、マネージャーや同僚、その他の関係者がチームメンバーの業績の推移を評価することを言います。

従業員の業績評価は、うまく機能していることや改善の余地がある領域を特定する最適な手段の一つであるほか、組織の目標や個人的な目標の達成度や進捗状況について話し合うよい機会でもあります。

業績評価には何を書く？

業績評価の書き方を知りたいなら、そこに含まれる要素について知ることが先決です。業績評価の運用プロセスは、評価対象となる期間やレビューを率先するメンバーにもよりますが、効果的なレビューには中核的な要素がいくつか存在します。

業績評価のプロセスには、以下の要素が含まれます。

• 従業員の強み: 効果的な問題解決のスキルやコミュニケーションスキルなど、チームメンバーの強み関するフィードバックや称賛は必ず含めましょう。これは、従業員が上手にこなせている事柄に関するインサイトになります。

• 従業員の弱み: チームメンバーの弱みや機会のある領域について話し合うことも重要です。フォーカスすべき領域としては、チーム環境で働く能力や一層効果的にアイデアを共有するタイミング、その方法などが挙げられます。これは、チームメンバーが改善の余地がある領域を把握するよい機会となります。

• 評価システム: 改善の余地がある領域がどれかを判断するには、事前設定されたカテゴリーにおいて各従業員のスキルレベルを評価する仕組みが業績評価に含まれている必要があります。「常に期待を超えている」、「頻繁に期待を超えている」、「常に期待を満たしている」、「改善が必要」といった基準を基に従業員を評価することが一般的です。そうした評価を用いて、戦略的思考、コミュニケーションスキル、チームコラボレーションといったさまざまなカテゴリーで従業員を評価することが考えられます。

• 評価の対象期間: 業績評価のプロセスでは、従業員の業績を決められた期間に対して評価します。企業によって、やり方は多少異なりますが、一般的な期間として、1 年、半年、四半期などが含まれます。

• 設定された目標: 明確化された SMART な目標があると、従業員は改善の余地がある領域や今後フォーカスすべき領域を把握できます。SMART とは、Specific (具体的)、Measurable (測定可能)、Achievable (達成可能)、Realistic (現実的)、Time-bound (期限がある) の頭文字であり、従業員に期待するパフォーマンスを明確に定義するのに役立ちます。

どの業績評価にも、上述した要素が盛り込まれますが、他にも個人のスキルなど、評価しにくいスキルがあることも覚えておきましょう。そうしたスキルには、チーム環境でブレインストーミングを行う能力や組織のためにチームメンバーをサポートする能力などが含まれます。

建設的なフィードバックをする方法

さまざまな業績評価の構造やスタイルを見ていく前に、効果的に建設的批判をする方法をご紹介します。建設的批評をするには、具体的な例を用いて有益なフィードバックを心がけます。それは、フィードバックを受けたチームメイトがそのフィードバックを受けた理由を理解するためのコンテキストとなります。

効果的なフィードバックをするには、必ず以下のことを行いましょう。

フィードバックを送る相手に前もって知らせておく

フィードバックをした経験が少ないと、いきなりフィードバックセッションをして、さっさと終わらせてしまうおうという気持ちになりがちです。しかし、実際はその反対、つまり、チームメンバーがフィードバックを受ける心構えをするための時間が長ければ長いほど、セッションはその分価値のあるものになります。その理由は、事前にフィードバックについて知らされているチームメンバーは、自己防御的になったり、消極的になったりせずに、オープンな姿勢でフィードバックを受け止める姿勢になれるためです。

正式な会話をする前に、必ず従業員にフィードバックセッションを行うことを知らせておきましょう。可能であれば、何に関するフィードバックであるかも伝えておきます。たとえば、「来週行う四半期の業績評価では、前の四半期に達成したことのうち、一番誇りに思っていることを 3 つ、それと次の四半期にフォーカスしたいことを 3 つ教えていただきたいと思います。その後に、私が同じ内容について話をします。今後あなたが取り組んでいくステップやフォーカスエリアについて、一緒に考えていきましょう」などと言って伝えるとよいでしょう。そうすることにより、従業員がミーティングに備え、関連する質問を用意する時間が設けられます。

プライベートな環境で会話をする

建設的なフィードバックは、グループ環境で共有すると、意図に反してネガティブな体験になりやすいものです。業績評価の種類やスタイルを問わず、フィードバックは必ず 1 対 1 のプライベートな場所で伝えましょう。そうすると、従業員がグループ環境で標的にされた気分になることを避けられます。

使用する業務評価のスタイルが、ピアレビューなど、複数のメンバーによるフィードバックが含まれるタイプである場合、そうしたフィードバックをまとめて、プライベートにチームメンバーに提示することは、チームマネージャーの責任となります。フィードバックセッションをマネージャーとチームメンバーの間だけで行えば、チームメンバーは自分のタイミングでフィードバックを頭の中で整理できます。

アクションに移しやすいフィードバックを与える

フィードバックを建設的な内容にするには、常にデータに基づいたインサイトとアクションに移しやすい次のステップを一緒に提供します。そうすると、従業員が業績を基に具体的なレビューを受けた理由をはっきりとさせることができます。それまでうまく機能している事柄や改善の余地がある領域、改善を遂げる方法に関する詳細を交えた具体的なフィードバックを提供しましょう。

たとえば、チームメンバーが重要な期日をいくつか逃していたとしましょう。その場合は、それに関するフィードバックを共有し、そのチームメイトが期日を守ることを優先していけるようにするとよいでしょう。その例では、そのチームメンバーが逃した期日の具体例を含めることが非常に重要となります。そうすると、チームメイトは具体的な事例を振り返り、何がいけなかったのかを洗い出すことにより、将来的に導入できる具体的なアクションアイテムとプロセスを考え出すことができます。

フィードバックを書いて記録しておく

建設的なフィードバックは、必ず書いて記録しておきましょう。これは、何らかのフィードバックシステムや Asana のようなツールを使って行えます。そうすれば、マネージャーと従業員は、過去の業績を振り返り、適切に目標を評価できます。

これは、建設的なフィードバックだけでなく、ポジティブな内容についても言えることです。ポジティブなフィードバックは、ポジティブな内容であるため、わざわざ記録されていないことが多いです。しかし、チームメンバーの大きな成果を記録しておくことは、チームの士気を高めると同時にインポスター症候群や燃え尽き症候群の発生を減らす非常に適した手段であります。

時系列的な従業員レビューテンプレート

フィードバックのベストプラクティスをいくつか学んだところで、今度は従業員業績評価の最初のタイプ「時系列的レビュー期間」について見ていきましょう。

1. 年間業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回。

年間業績評価では、チームメンバーが 1 年の間に達成した事柄を評価します。全体的なパフォーマンスは、コアコンピタンス (得意分野) とパフォーマンス管理に関連する個人的な目標にフォーカスが当てられることが考えられます。

年間レビューは、過去 1 年間のパフォーマンスを分析するのに最適な手段です。業務評価は、必ず共有スペースに書いておきましょう。作業結果を信頼できる唯一の情報源に記録しておけば、マネージャーも、従業員も、過去一年の間に達成した事柄をレビューできます。そうすると、期待する事柄やマイルストーンに関する透明性が生まれます。

2. 中期業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 2 回。

中期業績評価では、1 年に 2 回、チームメンバーの達成した事柄を評価します。これは、パフォーマンスに関する透明性を確立したいチームに最適な選択肢です。

それは、半年に 1 度チームメンバーにパフォーマンスの現状を確認する機会を与えると、チームメンバーは、自らのパフォーマンスを評価して、必要な変更を加えることができるようになるためです。一方で、ポジティブなパフォーマンスを見ると、チームメンバーは自分が長けている領域を把握することができます。

3. 四半期業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 4 回。

四半期業績評価を行って、透明性のあるコミュニケーションをさらに一歩進化させます。四半期の業績評価では、チームメンバーの業績が 1 年に 4 回も評価されるため、従業員に弱みを強みに変えるチャンスが一定の頻度で与えられます。

他のスタイルと同様に、ポジティブなフィードバックにも建設的なフィードバックに費やすのと同量の時間とエネルギーを費やすことが重要となります。どちらも、よいパフォーマンスを促進します。

4. 年末業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回。

年末業績評価では、チームメンバーが挙げた成果を会社の財務的な成功に対して評価します。このレビューは、一般的に会社の長期目標の評価と一緒に予定され、頻繁にオペレーションチームとマーケティングチームに対して使用されます。これは、チームメンバーの作業が綿密に財務収益の目標に関連しているためです。

事業年度の始めと終わりのスケジュールは、企業によって異なりますが、年末のレビューは、1 年の終わりに近い時期に行われることが一般的です。

5. 30-60-90 日業績評価

レビューを行う頻度: 採用後 3 か月に渡って月 1 回ずつ。

30-60-90 日単位で行われる業績評価では、新しいチームメンバーの業績を評価します。30-60-90 日計画とペアで実施されることの多いこのメソッドでは、雇用後の 1 か月、2 か月、3 か月後のタイミングで、新しく加わったチームメンバーを期待されている仕事内容に対して評価します。

このレビューは、新しいチームメンバーに、業務においてどの程度期待に応えられているかを示すベースラインを提供するのに最適です。また、そのチームメンバーがもっと時間とエネルギーを注入して、スキルをマスターすべき領域についての透明性も確立します。チームメンバーは、自身の職務に関するノウハウを深めていく中で、期待やフォーカスエリア、優先事項を調整していくことが必要になる可能性があるため、従業員のオンボーディングは少しコツが要るかもしれません。30-60-90 日レビューを実施しないと、新入社員は最初の 6 か月が経過しても業績評価を受けられない可能性があるため、自身のパフォーマンスの状況をほぼ把握できない状態になります。

頻繁に複数のフィードバックセッションを開いて、自分が新しいチームメンバーの成長に関与している、真剣である、投資していることを示すというのは、マネージャーとして新しいチームメンバーのためにできる最も価値のあることの 1 つです。

チーム重視の業績評価テンプレート

マネージャーは、チームメンバーのパフォーマンスを独自のかたちで理解していることでしょう。しかし、メンバーたちのすべての取り組みを常に把握できる訳ではありません。チームの目標に焦点を置いた従業員業績評価テンプレートは、チーム内の他のメンバーからフィードバックを集める最適な手段です。従来的なマネージャーによるフィードバックと組み合わせれば、従業員のパフォーマンスについて総合的なレビューを行えます。

6. 自己評価レビュー

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回、2 回、または 4 回。

自己評価とは、チームメンバーが自分自身のパフォーマンスを自ら評価することです。これにより、各チームメンバーが自分自身のスキルをどのように見ているかを一層深く理解できます。自己評価は、自分の担当業務を減らすために行うものではないと理解しておくことが重要です。むしろ、チームメンバーが自分の意見を伝える機会が生まれるといった、独自のメリットがあります。

そして、マネージャーは、物理的なフォームやデジタルなフォームを使って、その従業員による自己評価に対してフィードバックを提供します。そうすると、マネージャーと従業員の意見を両立させ、双方の意見を合致させることができます。これは、1on1 ミーティングの際に自分が出したフィードバックについて二人で話し合い、パフォーマンスを総合的にレビューすることにより行います。

7. ピアレビュー

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回または 2 回。

年間レビューや年 2 回のレビューには、ピアレビューが盛り込まれることがしばしばあります。これは、同僚たちが質問に答え、自分たちの仲間を評価する機会となります。通常は、書面で行われます。このフィードバックを使用するには、年間レビューの期間中または年 2 回のレビュー期間中にピアフィードバック、自分自身 (マネージャー) によるフィードバック、および対象となる本人による自己評価を集めます。

ピアレビューを行う主なメリットは、チームメンバーに他のメンバーの視点から自分自身の価値と機会のある領域を見つめる期待を与えるという点です。チームの規模やチームメンバーとの関係によっては、各チームメンバーのすべての取り組みを知ることはできないかもしれません。そこで、ピアレビューは、チームメンバーたちにそうした視点を共有してもらうことにより、従業員のパフォーマンスをより総合的に見る機会を与えてくれます。

8. チーム業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 1 度。

チーム業績評価では、複数のメンバーがチームのパフォーマンスを全体的に評価します。異なるメンバーから複数の意見を聞くことは、グループのニーズを理解し、成長の機会がある領域を特定するのに役立ちます。この種のレビューは、マネージャーにとって一番貴重なものです。

これは、各チームメンバーに自己評価をするフォームに記入してもらい、チームやチームのニーズに関する質問に回答してもらうことによって行います。たとえば、以下のような質問をします。

• チームはどの程度グループとして機能していましたか？

• 前期に見られた素晴らしいチームコラボレーションの例を 1 つ挙げてください。

• 前期において、チームコラボレーションがあまり効果的でなかったときの例を 1 つ挙げてください。

• 同僚にフィードバックをすることにどの程度慣れていますか？マネージャーに対してはどうですか？

• チームコラボレーションの効率を高めるには何を改善できますか？

一般的な業績評価テンプレート

上述した業績評価テンプレートがどれもしっくりこないという場合は、ほぼすべての状況やチームに使用できる一般的な業績評価テンプレートを見てみましょう。

9. シンプルな業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回、2 回、または 4 回。

シンプルな業績評価では、パフォーマンスを示す数字ではなく、そのフレーズにフォーカスが置かれます。それは、チームメンバーにそれぞれのパフォーマンスに関する文脈を与えることが非常に重要なためです。文脈なしに評価だけを提供すると、チームメンバーを混乱させるほか、成長を妨げてしまう可能性もあります。

シンプルな業績評価は、従業員を混乱させずに、期待事項を極力明確に維持するのに便利です。総合的に見ても、パフォーマンスについて伝えるベーシックかつ効果的な手段が欲しいときに最適なスタイルです。

パフォーマンスのレビューは、目標に重点を置き、実例を用いてデータの内容を裏付けます。そうしないと、チームメンバーは、どのように改善を遂げ、期待に応えればいいのかを理解するのに苦労しかねません。

10. 目標設定のレビュー

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回または 2 回。

目標設定のレビューでは、チームメンバーに期待される目標にフォーカスが置かれます。そうした目標は、従業員の職業人としての目標、およびそれがどのように会社の長期的な戦略に合致するのかが焦点となる場合があります。たとえば、あなたは、チームリーダーとして、次の四半期に部門間のコミュニケーションを合理化することを目標に掲げているとしましょう。その目標は、すべての部門において透明性を高めるという会社の目標に合致していると言えます。

目標の設定を見直し、評価するには、SMART な目標を設定し、その内容を評価できるほど具体的に、かつ測定可能にするとよいでしょう。KPI を設定するときなどにも SMART は大切です。成果主義が台頭してきた昨今、営業職などの「目標が数値化しやすい」部署以外でも、具体的な目標の設定および目標管理制度 (MBO) も重要視されています。

11. 360 業績評価

レビューを行う頻度: 1 年に 1 度。

360 業績評価は、従業員のパフォーマンスを関連するすべてのチームメンバーの視点から評価します。これには、自身によるフィードバック、同僚によるフィードバック、マネージャーによるフィードバック、また該当する場合は、従業員によるマネージャーに対してのフィードバックが含まれます。

この種のレビューは、マネージャーが直属の部下からのフィードバックが欲しい場合には特に重宝します。このレビューテンプレートは、相手の職務と自分の職務との関連性を問わず、自分が緊密に連携し合うメンバーたちからのインサイトが欲しいケースに使用します。

12. キャリア開発のレビュー

レビューを行う頻度: 1 年に 1 回または 2 回。

キャリア開発のレビューでは、チームメンバーの個人的な目標が評価されます。チームメンバーのキャリアパスを評価したいときに重要となります。チームメンバーが自分の職務のニーズを満たし、個人的な目標 (リーダーシップスキルの向上など) を立てることが保証されます。

仕事と個人的な目標を結び付けると、従業員は自分の仕事がどのように自身のキャリア開発を支えているのかを一層深く理解できます。たとえば、ゆくゆくはリーダーとして成長していくことを望んでいる従業員がいると想像してみてください。その従業員のキャリア開発プランには、より戦略的な役割に関われる領域を特定することが含まれています。キャリア開発のフィードバックセッションを開くときは、その従業員がその目標の達成を目指して実践した具体的なステップをレビューし、今後目指すべきステップについて説明するとよいでしょう。

13. パフォーマンス改善のレビュー

レビューを行う頻度: 従業員のパフォーマンスが低い場合のみ。

パフォーマンス改善のレビューを使用する前には、改善プランを用意しておく必要があります。パフォーマンスについて期待する目標を事前に伝えておき、期待に応えるチャンスを与えることが重要です。目標が明確になれば、パフォーマンス改善のレビューを使って、チームメンバーの努力の結果を事前に定義した期待に対して評価します。

改善のレビューでは、チームメンバーの努力の結果を事前に立てられたパフォーマンスプランに基づいて評価します。改善をプランを使い、従業員が目標の達成を目指して行う取り組みへの期待を明確に定義します。パフォーマンスプランは、対象となる個人のパフォーマンスを職務内容に基づいて低いと判断したときに導入します。

14. 報酬の確認

レビューを行う頻度: 1 年に 1 度。

報酬の確認は、チームメンバーが昇給に値するかどうかを評価するために行うパフォーマンスのレビューです。この種のレビューは、昇格を保証するものではありませんが、1 年に 1 回の昇給に関連して期待される業績をはっきりさせるのに役立ちます。

これを効果的に行うには、従業員が職務内容以上の働きを見せた業務の実例を必ず提供しましょう。これにより、パフォーマンスと昇格への道について透明性が生まれます。

15. 好成績に対するフィードバックのレビュー

レビューを行う頻度: 従業員が好成績を挙げている場合のみ。

対照的に、個人の功績を評価し、細かく列挙するには、好成績に対するフィードバックのレビューを使います。このレビューを使用すると、従業員に本人の働きがどのようにしてチームや会社にポジティブなインパクトを与えたのかについて更なる文脈を提供できます。報酬の確認と併せて使用されるのが多いのはそのためです。

このパフォーマンスをしっかりと認識することは、従業員の士気が高まることにつながり、従業員の功績について一緒に振り返る時間が生まれます。

業績評価のサンプル

人気の高い 15 種類の従業員レビューテンプレートの内容を理解できたところで、今後は独自のテンプレートを作成してみましょう。一般的なレビューテンプレートのイメージを掴んでいただけるよう、業績評価のサンプルを作成しました。

従業員名: Daniela Vargas

レビュー対象期間: Q4

レビュー実施日: 1 月 1 日

従業員の評価: 頻繁に期待以上の働きをする

強み: この四半期、Daniela は素晴らしい仕事をしました。彼女は、期日を守るためにソリューションを見い出そうとブレインストーミングを行うチームメイトをサポートし、チームコラボレーションにおける能力を大いに発揮しました。Daniela が仕事とチームメイトを心から大切にし、Apollo Enterprises のコアバリューを体現していることは明らかです。

機会: Daniela はコラボレーションが得意ですが、ソートリーダーシップにおいて改善の余地があると思います。Daniela には、ワークショップに参加したり、業界の最新ニュースを把握したりすることにより、新しいスキルを習得する機会があります。そうすれば、彼女はそのスキルをチームに持ち帰ることができます。

目標: 

• Q1 には、毎月業界の新しいスキルを 1 つ修得する。

• Q2 の終わりまでに 2 つのチームミーティングで進行役を務め、ソートリーダーシップを披露する。

このサンプルは、独自の効果的な業績評価プロセスの出発点として使用できますが、自分のチームカラーを盛り込むことを忘れないようにしましょう。

業績評価テンプレートを使ってコラボレーションの効率化を目指す

業績評価 (パフォーマンスレビュー) は、チームメンバーのパフォーマンスを評価するのに非常に優れた手段です。期待事項について透明性を生み出し、チームと率直に話し合う機会となります。業績評価の書き方に困ったら、ご紹介した 15 のテンプレートを参考にしてみてください。

プロセスの透明性を可能な限り高めるということは、率直なフィードバックを行うことやパフォーマンスを改善したいと思う気持ちを助長する一番良い方法です。効果的なレビュープロセスの中核をなすのは、まさにコミュニケーションです。

文脈を付けたフィードバックから、コラボレーションの合理化まで、Asana がお手伝いします。Asana のチームコミュニケーションソフトウェアを使用すれば、業績評価の際のコミュニケーションだけでなく、日々のコミュニケーションも改善していけます。