年次計画テンプレート

年次計画は、明確な戦略を打ち立て、企業全体や各部門、個々のチームの認識を合わせるのに欠かせません。しかし、年次計画は、毎年立てるものであるにもかかわらず、関係者や期日、決定する事柄が多いため、混沌としがちです。

年次計画テンプレートを使用すると、年次計画プロセスが合理化されるため、さまざまな計画タスクを同時に管理する必要が無くなり、素晴らしい戦略を立てることに集中できます。

年次計画とは？

年次計画とは、リーダーがチームが目指すべき大きな目標を含め、チームの来年の戦略を策定することです。 年次計画では、リーダーは年末までに達成したいことを「北極星」となる目標として設定し、そこに到達する方法のロードマップを作成します。これは、全体の企業戦略に沿ってチームと部門のイニシアチブを調整することでもあり、組織の全員が同じ方向に進むことができます。

年次計画テンプレートとは？

年次計画テンプレートとは、年次計画策定の各ステップを決定する再利用可能なガイドのことです。実行すべきタスクとそのタイミングを正確にまとめることによって、計画を明確にできるため、効果的なビジネス計画を作り上げることができます。たとえば、テンプレートには、戦略セッションを行ったり、予算や参加メンバーのリクエストを提出したり、部門の目標を確定したりするタイミングなどが含まれます。

また、優れた年次計画テンプレートには、年次計画策定を通して組織の「北極星」となる目標を忘れないようにするために、会社と部門、チームそれぞれの目標を掲げるスペースが設けられます。アクションプランが標準化され、また経営レベルの目標も見て確認できるため、組織の一番下の階層から照準を合わせることができます。

デジタル年次計画テンプレートを使うメリット

年次計画の策定は組織のトップで行われ、すべての人に効果的に伝達されないことがよくあります。Asana の調査によると、勤務先が会社の目標を効果的に設定、伝達できていると回答した知識労働者はわずか 16% でした。そして、個人の仕事が会社の目標にどう貢献するか、明確に理解している人は 26% にとどまりました。 

デジタル年次計画テンプレートを使用すると、作業を行うのと同じ場所で年次目標を立て、追跡できるため、このコミュニケーションのギャップを埋めることができます。チームや会社の目標は、表計算ソフトの中で放っておかれるのではなく、それを達成するために必要な仕事のすぐ隣にあるのです。そうすれば、年次計画は経営層だけの問題にとどまらず、CEO から夏期限定のインターンまで、誰もがチームや会社の目標に沿った、測定可能な仕事上の目標を設定しやすくなります。

年次計画策定を 1 つのワークマネジメントプラットフォームに統一すれば、以下のことを行えます。

• 部門とチームの戦略計画プロセスを標準化する。

• 年次計画策定の記録を一元管理するシステムを構築して、メンバー全員が共通認識を持てるようにする。

• 部門やチームが会社の優先事項を意識しながら新年の年次目標を立てるようにする。

• 年次計画策定の、具体的なタイムラインを計画する。

• 具体的な期日が設定されたタスクを割り当てることによって、誰が何をいつまでに行うかを明確にする。

• プロジェクトビューを切り替えて、標準的なリスト、ガントチャート、カレンダー、かんばんボードなど、さまざまな形で年次事業計画を可視化する。

年次計画テンプレートの作成方法

年次計画は、企業によって内容が異なります。独自のカスタムテンプレートを作成する際は、まず初めに以下のことを検討しましょう。

• 年次計画の策定にはどのメンバーが参加するのか？

• 決定すべき重要事項と実行するステップは何か？

• 決定を下すのは誰か？

• それらの重要事項をどのような順番で決定すべきか？

そして、それぞれの回答を基にタイムラインを大まかに描いていきます。年次計画策定のプロセスを整理するときは、以下のベストプラクティスを活用しましょう。

• セクションを使ってタスクを整理する: 会社の計画、部門の計画、人員リクエストなど、さまざまなセクションに区分けして、年次計画のステップを整理しましょう。 

• カスタムタグを作成して重要なステージを可視化する: 年次計画は多くの場合、ステージを踏んで行われます。事前計画を立て、戦略を立て、目標を立ててから、その目標を達成するためのリソースを割り当てます。色分けされたカスタムタグを使用すると、各タスクが年次計画のどのステージで行われるのかを可視化できます。

• 各タスクの担当チームを示す: 年次計画を立てるときは、プロセスの各ステップの担当者を把握することが重要です。 各タスクには、全社計画や財務、HR など、担当するチームのラベルを付けます。

• チームの目標と会社全体の目標を含める: 年次計画を機能させるには、経営レベルの企業目標を常に確認できるようにする必要があります。組織内の各階層で同じ認識を持てるよう、テンプレートには事業目標、部門目標、チーム目標を設定し、追跡するスペースを設けます。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを配置することで、目標に向かってどのようなペースで進んでいるかを、チームメンバーやプロジェクト関係者に知らせることができます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 開始日: やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知っておく必要がある場合もあります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は提携を結び、チームが目的意識を持ち、集中して会議に参加することをサポートしています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして通話後の情報へのアクセスが容易になります。Asana で会議の議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議の際、チームメンバーは、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議が終了すると、Zoom と Asana の連携機能によって会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Vimeo: テキストで要点を伝えることも可能ですが、語調や感情、表現は文字だけでは十分に伝えられません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージ機能を使用すれば、必要な情報を共有する度に会議を開く必要がなくなります。自身が説明している様子または操作画面を録画してビデオメッセージを作成し、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。録画した動画には、Asana の機能により自動で文字起こしが生成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバックの共有、質問、タスクの割り当てなど、すべてを Asana 上で完結できます。

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana の連携を使用すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげられます。また、Teams の会議中に、ブラウザーで Asana タブを開く必要なく、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

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