ステークホルダー登録簿テンプレート

プロジェクトの成功は、網羅的な計画、効果的なコミュニケーション、明確な目標と目的などさまざまな要素に左右されますが、ステークホルダーの賛同を得ることと、彼らを満足させることももちろん重要です。

ステークホルダーが満足するかどうかがプロジェクトの成功のカギとはいえ、さまざまなタスクが進行している大規模なプロジェクトでは、ステークホルダーが何を望んでいるかを把握し続けることは容易ではありません。しかし安心してください。ステークホルダー登録簿テンプレートを使えば、複雑なステークホルダー管理の悩みは解消されます。

ステークホルダー登録簿とは？

ステークホルダー登録簿は、あるプロジェクトのすべてのステークホルダーの概要と、そのプロジェクトへの関与の内容、関心と影響力、希望のコミュニケーション方法をまとめた文書です。

ステークホルダーの好みを取り違えたり、もっと悪いことに重要な伝達にステークホルダーを入れ忘れたりといった経験はないでしょうか？プロジェクトマネージャーとはいえ人間なので、こうしたミスは意外に多いものです。ステークホルダーの情報を管理するプロセスを整備しておくことは、ステークホルダー管理を上手に行う小さなポイントの一つです。

そこで利用したいのがステークホルダー登録簿です。ステークホルダー登録簿とは、ステークホルダーのあらゆる情報を一元管理し、手軽にアクセスできるようにする便利なプロジェクト管理ツールです。これを使うと、誰がプロジェクトに関与し、プロジェクトの結果にどのような影響力を持っているかをスムーズに追跡できます。ステークホルダーの情報がプロジェクトの期間中に変更されたら、登録簿をすばやく更新して変更を反映すれば、見落としが起きることがありません。

ステークホルダー登録簿テンプレートとは？

ステークホルダー登録簿テンプレートは、プロジェクトのたびに簡単に複製し、新しいステークホルダー登録簿を作成するための繰り返し使えるリソースです。これはあなたの全プロジェクトの基本的な概要であり、ステークホルダー分析後、各ステークホルダーの希望やプロジェクトへの影響力を容易に追跡できます。

デジタルによるステークホルダー登録簿テンプレートのメリット

大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトを同時に担当している場合は特に、プロジェクトマネージャーにとってプロジェクトのステークホルダーすべてを管理することは至難の業です。しかし、ステークホルダーの賛同を得、彼らを満足させることはプロジェクトの成功に欠かせません。プロジェクトの開始時点で必要な情報を必要な人に伝えることで、経営陣からの賛同が得やすくなります。また、あなたもステークホルダーも、プロジェクトのタイムライン、目的、成果物について認識を揃えられるので、後々スコープクリープを避けられます。

ステークホルダー登録簿テンプレートは、こうしたプロセスを単純化してすべてのステークホルダー情報を集めた信頼できる唯一の情報源として機能し、ステークホルダーのプロジェクトへのエンゲージメントを円滑にします。このテンプレートを使えば、各プロジェクトのステークホルダーをさまざまなレベルやカテゴリ別に整理し、望ましい情報共有の方法を管理して、どうしても必要な賛同を得たり、維持したりできます。

さらに、デジタルのステークホルダー登録簿テンプレートをプロジェクト管理ツールで作成すれば、ステークホルダー情報のテンプレート化されたベースとして使えるため、仕事のための仕事が減り、プロジェクトが始まるたびに、すばやく仕事に取りかかれるようになります。

デジタルステークホルダー登録簿テンプレートのその他のメリットには次のようなものがあります。

• あらゆるステークホルダー情報の信頼できる唯一の情報源として機能する

• チームメンバー全員が簡単にアクセスできる場所でステークホルダーの情報を管理できる

• チームメンバーと情報を共有し、ステークホルダーの希望や好みについて認識を合わせられる

• ステークホルダーエンゲージメントとステークホルダーとの関係性を改善する

• チームが個々のステークホルダーの好みを理解でき、効果的なコミュニケーションが可能になるため、賛同を取り付けやすくなる

• ステークホルダーとの信頼とコミュニケーションを確立できる

• 誰が意思決定者なのかをチームがすばやく認識できるため、ターゲットとなるステークホルダーを見過らずに、短時間で同意に達することができる。

• チームがステークホルダーのニーズを認識し、相手にとって最も都合のいいコミュニケーション手段を判断できる

覚えておきたいのは、ステークホルダー登録簿は、事後対応的なツールではなく、プロジェクトの関係者を主体的に管理するツールであることです。これは初期段階で行うプロジェクト計画プロセスの一部であり、範囲を設定し、ステークホルダーと早期に認識をすり合わせることで、プロジェクトの肥大化や重要事項の見落としを防ぎます。

ステークホルダー登録簿テンプレートに盛り込むべき内容

ステークホルダー登録簿テンプレートは、進行するあらゆるプロジェクトのベースとして機能するため、さまざまなプロジェクトで共通して使用したい情報をすべて含めます。たとえば、プロジェクトでの影響力の度合いやコミュニケーション方法の好みといった、各ステークホルダーについて管理しておきたい情報がこれに当たります。これで重要な情報を忘れる心配はなくなります。

ステークホルダー登録簿テンプレートには各ステークホルダーについて以下の情報を含めます。

• 氏名

• 役割 / 役職

• カテゴリ (社内、社外、メイン、サブ)

• プロジェクトに対する影響力の度合い (高、中、低)

• プロジェクトへの関心度 (高、中、低)

• 特筆すべきニーズや希望

• 主なコミュニケーション手段

• 進捗を追跡したい情報の種類

• 情報アップデートの望ましい頻度

• 連絡先情報

• 追記

ステークホルダー登録簿テンプレートには、プロジェクト名と説明、プロジェクトのタイプ、提示されている開始日と終了日といったプロジェクトの基本情報のセクションも必要です。こうした情報とステークホルダーそれぞれの情報を、プロジェクトを開始するたびに記入しましょう。

組み込まれている機能

• プロジェクトステータスの更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータスの更新機能は使い方が簡単なだけでなく、チームが進めている業務に直接つながっています。そのためチームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、プロジェクト目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに付随する情報に容易にアクセスできます。最終的には、プロジェクトステータスレポートによって、手作業を減らし、情報を一元管理して、全員が最新情報を常に把握できるようになります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• プロジェクトの概要: プロジェクトの概要は、プロジェクトの重要な背景状況をすべて一か所でまとめて把握できる場所です。プロジェクト作業の内容、理由、方法について、チームが俯瞰的に確認できます。プロジェクトの説明を追加し、Asana を使ってどう共同作業するか、方向性を決めます。次に、会議の詳細、コミュニケーションチャネル、プロジェクトの要旨などといった、重要なリソースや背景情報を一か所で共有します。

• プロジェクトの要旨: プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な詳細情報や日程を伝える手段です。プロジェクトの要旨は、Asana のような信頼できる唯一の情報源で管理し、チームが容易にアクセスできるようにしてください。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、Gmail の受信トレイから直接、そのタスクを簡単に検索できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Miro: Miro と Asana を連携すると、ワークフローを合理化するのも、すべてのプロジェクトの全体像を把握するのも 1 か所で可能になります。Miro のボードを Asana のプロジェクトの要旨に埋め込むと、チームメンバー同士のやりとり、ボードの確認、コメントの追加、編集がすべて Asana から直接行えます。また、Miro の既存のボードや新規のボードを Asana のテンプレートに添付すれば、タスクのコラボレーターをボードの参照やコメントの追加、編集を行うよう自動的に促せます。

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