適切な計画、明確なコミュニケーション、明確に定義された目標など、プロジェクトの成功にはさまざまな要素が関係します。 最も重要な要素の 1 つは、ステークホルダーの満足度を維持することですが、特に大規模なプロジェクトでは、ステークホルダーの好みを把握することが難しい場合があります。 幸いなことに、ステークホルダー登録簿テンプレートを使うことで、ステークホルダーの管理がはるかに簡単になります。

この記事では、ステークホルダー登録簿とは何か、デジタルテンプレートを使用するメリット、作成のタイミングと方法、そしてチームを最初から最後まで順調に進めるために必要な情報について説明します。

ステークホルダー登録簿とは？

ステークホルダー登録簿は、各ステークホルダーの氏名、役割、関心と影響力の度合い、希望のコミュニケーション方法、期待事項の管理に役立つメモを記録するプロジェクト文書です。 プロジェクトマネージャーは、誰が最新情報を必要としているか、誰が何に関心を持っているか、誰が意思決定にどのような影響力を持っているかを確認するための単一の参照資料としてステークホルダー登録簿を使用します。 ステークホルダー管理に直接的に役立つこのツールは、ステークホルダーとの関係をより効果的に管理できるため、Asana がおすすめするプロジェクト管理ツールの 1 つです。

ステークホルダー登録簿テンプレートとは？

ステークホルダー登録簿テンプレートは、プロジェクトのたびに簡単に複製し、新しいステークホルダー登録簿を作成するための繰り返し使えるリソースです。 ステークホルダー登録簿テンプレートは、すべてのプロジェクトの基本的な概要を提供するため、さまざまなステークホルダーの希望を追跡し、ステークホルダー分析を実施しやすくなります。

デジタルによるステークホルダー登録簿テンプレートを使用すべき理由とは？

デジタルによるステークホルダー登録簿テンプレートは、大規模な取り組みや複数のプロジェクトを同時に管理する際に、プロジェクトのステークホルダーを追跡するのに役立ちます。 テンプレートを使うことで、重要な情報を早期に把握できるため、プロジェクト計画プロセスにおいて、チームがタイムライン、役割、期待事項について共通認識を持てるようになります。 チームはステークホルダーリストを使用して、ステークホルダーのエンゲージメントを合理化し、意思決定を導き、チームメンバーがステークホルダーのニーズを認識し、最初から効果的なコミュニケーションを計画できるようにします。

ステークホルダー登録簿テンプレートの主なメリットは次のとおりです。

• ステークホルダー情報の集約:プロジェクトのステークホルダーに関するすべての情報を 1 か所にまとめられます。

• 意思決定の可視化:意思決定に影響を与える人物や、承認が必要な人物を把握できます。

• ステークホルダーとの関係強化:プロジェクトの最新情報を適切な対象者に確実に届けられます。

• スコープクリープの軽減:プロジェクトの早い段階で、プロジェクトのタイムラインと期待事項をすり合わせることができます。

• プロジェクト間で再利用可能:チームメンバーがすべてのプロジェクトで複製して使用できる、統一されたテンプレートを提供します。

さらに、デジタルのステークホルダー登録簿テンプレートをプロジェクト管理ツールで作成すれば、ステークホルダー情報のテンプレート化されたパターンとして使えるため、成果につながらない仕事が減り、プロジェクトが始まるたびに、すばやく仕事に取りかかれるようになります。

ステークホルダー登録簿テンプレートを使用するタイミング

ステークホルダー登録簿を作成するのに最適なタイミングは、プロジェクトの立ち上げフェーズまたは計画フェーズで、作業が正式に開始する前です。 この段階では、チームはスコープを定義し、役割を割り当て、期待事項を設定しているため、プロジェクトの成功に関わる人物を特定するのに最適なタイミングです。

ステークホルダー登録簿は、一度きりの文書ではありません。 プロジェクトの進行に伴い、優先事項が変わったり、新しい関係者が加わったり、コミュニケーションのニーズが変わったりすることがあるため、プロジェクトの全期間を通じて見直し、更新する必要があります。

次のような場合に、ステークホルダー登録簿テンプレートの使用を検討しましょう。

• 新規プロジェクトの開始:社内外の複数のステークホルダーが関与するプロジェクトを開始する場合。

• 優先事項が競合している:チームが管理する複雑な取り組みにおいて、ステークホルダーの優先事項が異なる。

• 部門横断プロジェクト:複数の部署やチームが関与するプロジェクトを進めている。

• 承認が頻繁に必要:プロジェクトにおいて、経営陣からの定期的な承認が必要となる場合。

• 反復可能なプロセス:複数のプロジェクトにわたってステークホルダーのエンゲージメントを一貫した方法で追跡したい場合。

早めにステークホルダー登録簿を作成することで、誤解が生じる前にチームが期待事項を設定し、コミュニケーションを計画できます。

ステークホルダー登録簿テンプレートに盛り込むべき内容

ステークホルダー登録簿テンプレートは、プロジェクトのパターンとして機能するため、さまざまなプロジェクトで共通して使用したい情報をすべて含めます。 各ステークホルダーについて管理すべき情報は以下のとおりです。

• 名前:氏名

• 役割 / 役職:役職またはプロジェクトにおける役割

• 関係者のタイプ:社内または社外

• カテゴリ:主要または二次的

• 影響力:高、中、低

• 関心度:高、中、低

• ニーズや希望:期待事項や懸念事項

• 希望するコミュニケーション方法:メール、会議、チャット、その他

• 更新の種類:希望する更新の種類

• 最新情報の提供頻度:最新情報の提供を希望する頻度

• 連絡先情報:メールアドレス、電話番号、その他の詳細

• その他の注意事項: 追加の背景情報

ステークホルダー登録簿テンプレートには、プロジェクト名、説明、タイプ、予定されている開始日と終了日といったプロジェクトの基本情報のセクションも必要です。 こうした情報とステークホルダーに関するメモを、プロジェクトを開始するたびに記入しましょう。

組み込まれている機能

• プロジェクトステータスの更新。 プロジェクトステータスの更新は、プロジェクトチームが Asana で完了する仕事に直接紐づいているため、複数のツールを横断して検索したり、余計な会議に参加したりする必要がありません。 チームメンバーは、プロジェクト計画、コミュニケーション計画、マイルストーン、成果物、目標などの関連情報を 1 か所で確認できます。

• カスタムフィールド。 カスタムフィールドを使用すると、プロジェクトチームは優先度、ステータス、メールアドレス、電話番号などの詳細情報に基づいて、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みを行えます。 チームはこれらのフィールドを使用して、プロジェクト全体でタスクを一貫して整理し、次に取り組むべきことを決定します。

• プロジェクトの概要。 プロジェクトの概要では、プロジェクトチームに、作業内容、その根拠、実行方法をまとめた共有ダッシュボードが提供されます。 ワークフローと一緒に、主な参考資料、ミーティングの詳細、コミュニケーションチャネルを保存できます。

• プロジェクトの要旨。 プロジェクトの要旨は、プロジェクトチーム全体に重要な日付、期待されるアクション、マイルストーンを伝えるものです。 ブリーフを Asana で保存しておけば、プロジェクトのライフサイクルを通じて全員が同じ情報を参照できます。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、受信トレイから直接タスクを作成でき、メールのコンテキストをタスクに関連付けられます。

• Slack: Slack との連携により、メッセージやリクエスト、アクションアイテムを Asana のタスクに変換できるため、仕事の割り当てと追跡が可能になります。

• Dropbox: Dropbox と連携すると、タスクウィンドウから直接 Asana のタスクにファイルを添付できます。

• Microsoft Office 365。 Microsoft Office との連携により、Asana と Excel や PowerPoint などのツールが連携されるため、チームはスプレッドシートを参照し、作業を最新のデータに紐づけておくことができます。

ステークホルダー登録簿の作成方法

含めるべき情報がわかったところで、今度はステークホルダー登録簿を作成する手順をステップバイステップでご紹介します。 明確なプロセスを用いることで、最初から適切な詳細情報を収集でき、チームが共通認識を持てるようになります。

1. ステークホルダーを特定する。 まず、プロジェクトに影響を与えたり、影響を受けたりする可能性のあるすべての関係者をリストアップします。 広い視野で考えましょう。社内のチームメンバー、リーダーシップ、クライアント、ベンダー、その他の社外の関係者を含めます。

2. 重要な詳細を収集する。 各ステークホルダーの名前、役割、連絡先情報、プロジェクトとの関係を収集します。 可能な限り直接連絡を取り、希望するコミュニケーション手段や、最も役立つと思う最新情報の種類を確認しましょう。

3. 影響力と関心の度合いを評価する。 各ステークホルダーのプロジェクトに対する影響力の度合いと、プロジェクトの成果に対する関心の度合いを評価します。 ほとんどのプロジェクトでは、高、中、低のシンプルな評価基準で十分です。

4. コミュニケーションの希望を明確にする。 各関係者が情報をどのように受け取りたいかを記録します。メール、ミーティング、ステータスレポート、メッセージツールなど、受け取り方を記録しましょう。 また、情報アップデートの望ましい頻度も確認しておきましょう。一部の利害関係者は週次ブリーフィングを希望する一方で、他の利害関係者はマイルストーンの概要のみを希望する場合もあります。

5. ステークホルダー登録簿を文書化し、共有する。 すべての情報をステークホルダー登録簿テンプレートに入力し、プロジェクトチームと共有します。 ステークホルダー登録簿は、全員が参照できるように一元化された場所に保管し、プロジェクトの進行に合わせて更新します。

Asana を使ってステークホルダーを効果的に管理

ステークホルダーの好み、コミュニケーションのニーズ、影響力のレベルを簡単に把握できます。 Asana のステークホルダー登録簿テンプレートを使用すれば、チームはすべてのステークホルダーの情報を 1 か所にまとめ、フォローアップを割り当て、最初から最後まで認識を合わせることができます。

Asana を使用すれば、新規プロジェクトごとにテンプレートを簡単に複製し、ステークホルダーの管理ニーズに合わせてフィールドをカスタマイズし、最も必要なメンバーとリアルタイムの最新情報を共有できます。 チームのステークホルダー管理をシンプルにする準備はできましたか？ 今すぐ Asana を使い始めましょう。

ステークホルダー登録簿テンプレートに関するよくある質問