Vorlage für RAID-Logs

Ich lade Sie ein, kurz an das letzte Projekt zu denken, an dem Sie mitgearbeitet haben. Ist dabei alles nach Plan verlaufen? Mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie jetzt sofort denken „Nein, ist es nicht“. Zu knappe Ressourcen, verpasste Fristen und Scope Creep sind nur einige Risiken und Hindernisse, mit denen bei Projekten zu rechnen ist – selbst nach einer perfekten Planung. 

Auf den ersten Blick mag das nervenaufreibend erscheinen, aber wir haben gute Nachrichten: Sie können dem entgegenwirken. Mithilfe von Risikomanagement-Strategien können Sie sicherstellen, dass Ihr Team auf alle möglichen Projektrisiken vorbereitet ist. 

Vorlagen für RAID-Logs einfügen

Was ist ein RAID-Log?

Ein RAID-Log ist ein Tool für die Strukturierung und Minderung von Projektrisiken. Damit werden potenzielle Risiken, die im Laufe des Projektes auftreten können, noch vor dem Start des Projektes erfasst. Alle Probleme, die danach auftauchen, werden dann auch darin dokumentiert. 

RAID ist ein Akronym und steht für Risks (Risiken), Assumptions (Annahmen), Issues (Probleme) und Dependencies (Abhängigkeiten). Je nachdem, wie Ihr Team den RAID-Log aufbaut, kann es auch für Risks (Risiken), Actions (Aktionen), Issues (Probleme) und Decisions (Entscheidungen) stehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was genau mit RAID-Logs erfasst wird und warum diese Dokumente so hilfreich sind, werfen Sie einen Blick in unseren Artikel Alles, was Sie über die Erstellung eines RAID-Logs wissen sollten.

Keine Sorge, wenn das alles jetzt noch ein bisschen verwirrend klingt. Mit einer Vorlage für RAID-Logs können Sie Ihre RAID-Analyse und die Erstellung von RAID-Logs optimieren, damit Sie sich voll und ganz auf die Erfassung – und Minderung – von Projektrisiken konzentrieren können. 

Was ist eine Vorlage für RAID-Logs?

Eine Vorlage für RAID-Logs ist eine wiederverwendbare und duplizierbare Version eines RAID-Logs, mit deren Hilfe Sie alle Risiken und Probleme, die im Verlauf eines Projektes auftreten, schnell erfassen können. 

Die Verwendung einer Vorlage für RAID-Logs ist einfach: Zu Beginn eines jeden neuen Projektes kopieren Sie die Vorlage und nutzen Sie als Ausgangsbasis für die Dokumentation der RAID-Elemente des Projekts. Auf diese Weise brauchen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass Sie wichtige Informationen übersehen könnten. Außerdem wird mithilfe von Vorlagen für RAID-Logs die RAID-Analyse und der gesamte Dokumentationsprozess der RAID-Elemente standardisiert. Dadurch können Sie sich darauf verlassen, dass jedes Ihrer Teammitglieder Projektrisiken auf dieselbe Weise erfasst. 

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für RAID-Logs

Bei der Strukturierung, Überwachung und Minderung von Projektrisiken gilt es, viele laufende Arbeitsvorgänge im Blick zu behalten. So kann das Risikomanagement bei Projekten eine umfassende Aufgabe darstellen, die alles vom Identifizieren von möglichen Gefahren beim Start des Projektes bis hin zur genauen Überwachung des Projektfortschritts, um auftauchende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, umfasst. Genau aus diesem Grund benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Risiken erfassen und Maßnahmen in Echtzeit koordinieren können – und beides bestenfalls an einem zentralen Ort. 

Durch die Erstellung einer Vorlage für RAID-Logs in einem Projektmanagement-Tool können Sie sich in Ihrem Team gut hinsichtlich der Projektrisiken und der zu ergreifenden Maßnahmen abstimmen. Und es gibt einen weiteren Pluspunkt: Da Ihre digitale Vorlage für RAID-Logs am selben Ort erfasst wird, wie all Ihre Arbeitsvorgänge, können Sie das Dokument täglich ganz einfach überprüfen und aktualisieren, um stets genau zu wissen, wie es um Ihr Projekt bestellt ist. 

Mithilfe einer digitalen Vorlage für RAID-Logs können Sie: 

• Potenzielle Risiken gleich zu Beginn eines Projektes identifizieren, damit Sie alle notwendigen Ressourcen und Notfallpläne organisieren können. 

• Auftretende Probleme im Verlauf des Projektes schnell erfassen und Maßnahmen zur Minderung dokumentieren – alles an einem zentralen Ort.

• Teammitglieder bei kritischen Problemen benachrichtigen und sie in Echtzeit lösen.

• Alle Aktionspunkte den dafür verantwortlichen Personen zuweisen, damit jedes Teammitglied die Erwartungen und Verantwortlichkeiten kennt.

• Die negativen Auswirkungen eines Risikos, einer Annahme, eines Problems oder einer Abhängigkeit auf einen Blick erkennen und eine entsprechende Entscheidung treffen.

• Wichtige Informationen zum Projekt einfach mit den Projekt-Stakeholdern teilen.

Welche Punkte sollte eine Vorlage für RAID-Logs enthalten?

Ihre Vorlage für RAID-Logs dient Ihnen als zentrale Informationsquelle für alle Risiken, Annahmen (oder Aktionen), Probleme und Abhängigkeiten (oder Entscheidungen), die im Zusammenhang mit Ihrem Projekt auftreten können.

Um mit der Erstellung Ihrer Vorlage für RAID-Logs zu beginnen, teilen Sie das Dokument zunächst in zwei Abschnitte ein. Der erste ist für die Identifikation von Risiken, Annahmen und Abhängigkeiten während der Projektplanungsphase, im zweiten werden Probleme, Aktionen, Abhängigkeiten und Entscheidungen nach dem Projekt-Kick-Off erfasst. Erweitern Sie die Vorlage dann um alle Details, die Sie für eine erfolgreiche Erfassung und Überwachung der Projektrisiken benötigen. Dazu gehören unter anderem:

• Die RAID-Kategorie (Risiko, Annahme/Aktion, Problem oder Abhängigkeit/Entscheidung)

• Eine Beschreibung des RAID-Elements (z. B. eine Beschreibung des Projektrisikos)

• Die Auswirkung, die das RAID-Element möglicherweise auf das Projekt haben kann

• Der Status des RAID-Elements

• Nächste Schritte bzw. Maßnahmen zur Risikominderung

• Falls zutreffend die für die Aufgabe verantwortliche Person sowie die Frist

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Salesforce. Beseitigen Sie Engpässe, indem Sie Ihren Vertriebs-, Customer-Success- und Serviceteams die Möglichkeit geben, direkt mit ihren Support-Teams in Asana zu kommunizieren. Fügen Sie Anhänge hinzu und erstellen Sie umsetzbare und nachverfolgbare Aufgaben für die Pre-Sales-Anforderungen Ihrer Kunden. Mithilfe der Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit weiteren beteiligten Teams in Asana vernetzen und somit hervorragende Kundenerlebnisse ermöglichen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

So verwenden Sie eine Vorlage für RAID-Logs

Nachdem Sie Ihre Vorlage für RAID-Logs erstellt haben, ist die Nutzung ein Kinderspiel. Befolgen Sie einfach die folgenden fünf Schritte:

1. Erstellen Sie zu Beginn eines jeden neuen Projektes eine Kopie Ihrer Vorlage für RAID-Logs.

2. Besprechen Sie erste absehbare Risiken, Annahmen und Abhängigkeiten während der Projektplanungsphase, und tragen Sie diese in Ihr Doument ein. 

3. Aktualisieren Sie Ihren RAID-Log , sobald neue Probleme im Verlauf des Projektes auftauchen. Erfassen Sie auch, welche Maßnahmen Ihr Team zur Risikominderung ergreifen sollte. 

4. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern an Ihrem digitalen RAID-Log, und weisen Sie bei Bedarf Fälligkeitsdaten und Verantwortlichkeiten zu.

5. Verwenden Sie Ihren RAID-Log als Basis für Ihre Projektnachbesprechung, die nach Abschluss Ihres Projekts stattfindet. 

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