Modèle de charte de projet

Vous venez d’avoir une idée de projet formidable. Super ! Encore faut-il savoir comment la mettre en œuvre... Dans la plupart des entreprises, pour lancer une nouvelle initiative, il faut d’abord la présenter aux parties prenantes. Si votre présentation se passe bien, vous obtenez leur approbation et pouvez ensuite procéder à la mise en place du projet.

L’élaboration d’une bonne présentation de projet est essentielle à l’obtention de l’approbation de votre initiative. Heureusement, un modèle de charte de projet peut vous aider (ainsi que toute votre équipe) à réussir chacune de vos présentations.

Qu’est-ce qu’une charte de projet ?

Une charte de projet correspond à un bref exposé d’une nouvelle initiative. Elle synthétise les informations clés du projet (objectifs, portée et ressources nécessaires) pour que les parties prenantes puissent rapidement comprendre votre projet et, si possible, l’approuver.

Qu’est-ce qu’un modèle de charte de projet ?

Un modèle de charte de projet est un schéma réutilisable qui expose tous les éléments d’une charte de projet réussie. Ce guide peut être suivi par votre équipe chaque fois qu’elle doit présenter une nouvelle initiative. Au lieu de partir de zéro, les membres de votre équipe peuvent reprendre votre modèle et compléter les informations requises.

En tant que chef d’équipe, la création d’un modèle de charte de projet peut contribuer à standardiser le mode de présentation des nouvelles initiatives par votre équipe. Grâce à cette cohérence, vous êtes sûr de fournir aux approbateurs toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre une décision. Il est également plus facile pour les parties prenantes d’examiner votre charte. En effet, elles sauront à quoi s’attendre puisque celle-ci suit un format standardisé.

Les avantages d’un modèle de charte de projet numérique

Il est rarement évident de donner son accord à un projet. Bien souvent, la prise de décision implique une discussion avec les parties prenantes et des changements concernant les objectifs, la portée ou les responsabilités du projet. Des fichiers Excel ou Word statiques ne permettent pas de refléter ce processus itératif. Ces documents deviennent rapidement obsolètes et ne vous laissent pas la possibilité de faire des retours.

À l’inverse, un modèle de charte de projet numérique permet de :

• Discuter avec les parties prenantes et d’obtenir des retours en temps réel via les commentaires.

• Mettre facilement à jour les éléments figurant sur la charte de projet selon les besoins.

• Fournir une source unique de référence aux parties prenantes concernant les informations relatives au projet.

• Suivre les éléments de votre charte qui ont été approuvés.

• Visualiser votre modèle de charte de projet selon différents modes de vue : liste standard, tableau Kanban, diagramme de Gantt ou calendrier.

• Calculer le coût du projet automatiquement.

• Joindre des informations contextuelles aux tâches par le biais de documents, images ou vidéos.

Les éléments à inclure dans votre modèle de charte de projet

L’objectif de votre modèle de charte de projet est de rassembler tous les éléments d’une charte de projet réussie et de permettre à votre équipe de compléter facilement les informations nécessaires. Un modèle de charte de projet bien rédigé comprend généralement les éléments suivants :

• Le but du projet : pourquoi ce projet est-il important et à quel besoin commercial répond-il ?

• Les objectifs du projet : que désirez-vous accomplir à la fin de votre projet et quels indicateurs allez-vous utiliser pour évaluer sa réussite ?

• La portée et les livrables du projet : quels livrables concrets comptez-vous obtenir et sur quoi NE travaillerez-vous PAS ?

• Les ressources nécessaires ou besoins du projet : de quoi avez-vous besoin pour accomplir cette mission ? Cela comprend les effectifs, les outils et le budget.

• Les parties prenantes du projet : qui sont les membres de votre équipe projet ? Qui doit approuver la charte du projet, qui en est le sponsor et qui doit être informé des décisions clés ?

Pour créer votre modèle de charte de projet, vous devez ajouter des sections pour chaque élément ci-dessus. Dans chaque section, ajoutez des tâches plus spécifiques pour guider votre équipe tout au long du processus de création de la charte de projet. Par exemple, vous pouvez créer les tâches suivantes dans la section des parties prenantes du projet : « identifier l’équipe projet » et « créer une matrice RACI pour définir les responsabilités des parties prenantes ». Vous pouvez également créer des jalons de projet pour indiquer les étapes clés de votre plan de projet.

Pour assurer le suivi du budget et des livrables d’un projet depuis un seul et même endroit, ajoutez des colonnes indiquant l’estimation du coût de chaque livrable, ainsi que l’estimation du temps requis par votre équipe projet. Grâce à cette analyse de toutes les ressources nécessaires, les approbateurs peuvent comprendre les raisons pour lesquelles vous demandez un budget spécifique.

Pour finir, ajoutez une colonne destinée à indiquer l’approbation ou non de chaque élément de votre charte de projet. De cette façon, vous pouvez repérer les parties finalisées et celles qui doivent être modifiées.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

Les différents types de modèles de charte de projet

Nous avons expliqué plus haut comment créer un modèle de charte de projet de base, mais il est également possible d’adapter votre modèle aux besoins spécifiques de votre équipe.

Voici différentes façons de personnaliser votre modèle de charte de projet :

• Modèle de charte de projet Agile : si vous utilisez la gestion de projet Agile, vous pouvez définir les responsabilités des membres de l’équipe Agile, notamment le Scrum Master, le Product Owner et l’équipe de développement. Lors de l’estimation des ressources du projet, vous pouvez également utiliser les story points pour évaluer le temps nécessaire à chaque livrable.

• Modèle de charte de projet Six Sigma : si votre équipe utilise la méthode Six Sigma, organisez les livrables du projet en fonction des différentes phases du cycle de vie du projet selon cette méthode (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler).

• Modèle de charte de projet de construction : pour les projets de construction, il peut être utile d’organiser les coûts prévus par type (par ex. : « main-d’œuvre » ou « matériaux »). Vous pouvez également identifier les sous-traitants ou les fournisseurs avec lesquels vous travaillez au moment de décrire les principales parties prenantes et responsabilités.

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