Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins24 décembre 202019 min de lecture
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Les avantages de la gestion de projet - Image bannière Asana

Toutes les entreprises ou équipes ne disposent pas d’un processus de gestion de projet officiel. Que vous apparteniez à une grande organisation ou à une startup à croissance rapide, votre équipe n’a peut-être pas encore fait de cette notion sa priorité. Cependant, il vous est de plus en plus difficile de maintenir une bonne organisation et de collaborer avec vos collègues. Vous songez donc à vous plonger dans la gestion de projet, tout en vous demandant si ce n’est pas réservé aux équipes dotées d’un chef de projet.

Eh bien, il semblerait que non. Chez Asana, nous partons du principe que les compétences en gestion de projet aident chaque équipe à mener à bien ses projets plus efficacement. Trouver les bonnes méthodes pour planifier, gérer et effectuer le travail bénéficie à toutes les équipes et entreprises. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas besoin de faire appel à tout l’arsenal traditionnel de la gestion de projet que votre équipe ne pourrait pas bénéficier de ses fondamentaux.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet aide les équipes à organiser, suivre et accomplir l’ensemble des activités se rapportant à un projet, que l’on pourrait définir comme une succession de tâches à réaliser pour parvenir à un objectif donné. Votre équipe peut ainsi mieux planifier, gérer et réaliser le travail nécessaire pour répondre aux besoins du projet dans les temps impartis. Les outils de gestion de projet ont pour but de renforcer la collaboration entre les membres de votre équipe, qui peuvent organiser tous les détails liés à leurs activités au même endroit, partager leur avis et rendre compte de leur progression.

[À lire] Choisir le logiciel de gestion de projet de votre équipe

Pour ne plus avoir à jongler entre différents e-mails, feuilles de calcul et autres outils au cours de vos activités professionnelles quotidiennes, adoptez un outil de gestion de projet qui permettra à votre équipe de :

  • Coordonner les activités multidisciplinaires

  • Centraliser les plans de projet, informations, fichiers et avis associés

  • Partager des mises à jour de statut avec tous les participants

  • Améliorer la collaboration d’équipe

Avantages de la gestion de projet

L’histoire de la gestion de projet

La gestion de projet est le fruit de la convergence de plusieurs types d’ingénierie. Bien qu’elle ait initialement vu le jour dans les années 1900, ce n’est qu’à partir des années 1950 qu’ont émergé les outils et techniques qui définissent notre gestion de projet actuelle. C’est à cette époque que la gestion de projet a commencé à devenir reconnaissable et à constituer une méthodologie à part entière, généralement employée dans les projets d’ingénierie. L’année 1969 a vu la création officielle du Project Management Institute (PMI), une organisation qui jouera un rôle prépondérant dans l’élaboration et le renforcement de la gestion de projet au cours des décennies suivantes. Outre le fait de proposer des certifications aux chefs de projet, le PMI a publié le tout premier Guide to the Project Management Body of Knowledge (le guide PMBOK ou Guide du corpus des connaissances en management de projet) en 1996, que l’organisation actualise régulièrement.

Le chef de projet était traditionnellement un employé spécialisé, généralement formé aux méthodologies et outils de gestion de projet, le plus souvent accrédité par des organismes comme le PMI. Le déroulement du processus de gestion de projet demandait la présence d’un chef de projet, puisque les outils concernés étaient difficiles à mettre en place et à utiliser, exigeant fréquemment une expertise unique.

De nos jours, la gestion de projet a bien changé. Tout le monde peut devenir chef de projet sans certifications difficiles à obtenir et sans avoir à maîtriser les codes d’un jargon hermétique. D’ailleurs, Asana considère que toute personne qui gère un projet quel qu’il soit est chef de projet. La flexibilité et la démocratisation de la gestion de projet est attribuable en grande partie à nos logiciels de gestion de projet modernes. Finis les outils encombrants et difficiles à utiliser, la gestion de projet actuelle est flexible et se présente sous une forme agréable. C’est elle qui s’adapte à nos besoins et non plus l’inverse.

L’abc d’une gestion de projet moderne

SI la gestion de projet a bien ses propres termes et son jargon particulier, elle est finalement plus simple à comprendre qu’elle n’en a l’air. Vous commencez à vous y intéresser ? Vous aimeriez comprendre à quoi se réfèrent vos collègues lorsqu’ils parlent de méthodologie Agile ou encore de la portée d’un projet ? Voici une explication détaillée des types, composantes, processus et rôles qui accompagnent la gestion de projet.

Les types de gestion de projet

Faire appel à la gestion de projet est un bon moyen d’aider votre équipe à suivre toutes les tâches à réaliser pour répondre aux besoins d’un projet dans les temps impartis. Étant donné son étendue, elle compte différents types, méthodologies et approches, notamment :

  • La gestion de projet Agile : la méthode Agile est un type de Lean management appliqué à la gestion de projet. Elle est plébiscitée par les équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel. Cette méthode mise sur un perfectionnement constant des équipes, une grande souplesse de réaction au changement, des processus itératifs et une évolution progressive. Parmi les structures Agile les plus répandues, on peut citer Scrum et Kanban.

  • Le modèle en cascade ou « Waterfall » : dans ce type de modèle, les tâches s’enchaînent de façon linéaire. Dès qu’une tâche est terminée, c’est au tour de la suivante, et ainsi de suite. Le modèle en cascade comprend six phases : exigences, analyse, conception, mise en œuvre, validation et mise en service. Ce modèle est particulièrement utile dans le cas de projets aux livrables et à la portée bien précis, dans la mesure où il a tendance à offrir moins de flexibilité sur le moment que d’autres méthodologies de gestion de projet.

  • La méthodologie PRINCE2 : PRINCE2 est l’abréviation de « PRojects IN Controlled Environments » (projets en environnements contrôlés). La méthodologie de gestion de projet PRINCE2 divise les projets en sept processus : élaborer le projet, diriger le projet, initialiser le projet, contrôler une séquence, gérer la livraison du produit, gérer une limite de séquence et clore le projet.

  • Les méthodes du chemin critique (Critical Path Method ou CPM) et PERT (Program Evaluation and Review Technique) : ces deux méthodes ont été les premières méthodologies de gestion de projet à voir le jour dans les années 1950. La méthode du chemin critique propose un algorithme destiné à tracer le chemin critique entre des tâches complexes liées les unes aux autres, dans des délais bien définis. Grâce à elle, les équipes peuvent identifier les activités interdépendantes qui prendront le plus de temps. Quant à la méthode PERT, elle a été conçue pour aider les équipes à identifier le chemin critique lorsque ni le calendrier ni les délais ne sont connus. Les chefs de projet repèrent ainsi toutes les tâches à réaliser (et non simplement le chemin critique), ce qui leur permet de déterminer la durée minimale du projet dans son ensemble.

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Éléments essentiels et termes clés

Dans la mesure où il existe plusieurs types de gestion de projet avec leurs propres composantes, processus et formats, il serait impossible de dresser la liste de tous les éléments ayant trait à la gestion de projet dans son ensemble. Toutefois, votre méthodologie ou outil de gestion de projet devrait généralement inclure les éléments suivants :

Objectifs SMART

Tous les projets doivent présenter un but ou un objectif bien défini. Au moment où vous tracez les grandes lignes de votre objectif de projet, pensez à suivre le modèle de définition d’objectifs SMART pour obtenir des indicateurs et critères clairs qui vous permettront d’évaluer efficacement votre projet.

Plan de projet

Un plan de projet peut s’apparenter à un plan détaillé des étapes clés que votre équipe doit accomplir afin d’atteindre les objectifs fixés.

[À lire] Créer un plan de projet vraiment efficace

Budget

La plupart des projets disposent d’un certain budget, qui constituera une contrainte et définira les actions possibles.

Risques du projet

Les risques du projet représentent tout ce qui peut poser problème au cours d’un projet, par exemple les dépassements de budget ou les retards dans les échéances. La gestion des risques consiste à identifier ces derniers avant le début du projet afin de s’en prémunir.

Portée du projet

Au cours de la phase de planification, il vous faudra également définir la portée du projet : sa taille, ses contraintes, son budget et ses objectifs. Connaître sa portée vous évitera les dérives, notamment concernant les livrables et le travail à effectuer.

Plan de gestion des ressources

Le plan de gestion des ressources planifie l’allocation des ressources de votre équipe, tant du point de vue de la charge de travail des employés que des outils techniques et du budget. Créer un plan de ce type pour votre projet vous aidera à mieux gérer et prévoir les ressources nécessaires à votre équipe, donc à optimiser les ressources disponibles.

[À lire] Votre guide pour bien appréhender la gestion des ressources

Participants

Les parties prenantes du projet sont toutes les personnes qui sont impliquées dans votre projet, que ce soit les membres d’équipe des différents services comme ceux de la direction.

Chronologie

La plupart des projets se déroulent selon une certaine chronologie, qui comprend une date de début (lancement du projet) et une date de fin (moment où le travail est terminé).

[À lire] Créer une chronologie de projet en 7 étapes

Livrables

Les livrables sont les ressources, fichiers ou produits que vous aurez créés en fin de projet. Ils peuvent notamment inclure les publicités d’une campagne de marque ou de nouvelles fonctionnalités intégrées à un lancement de produit.

Jalons

Les jalons font office de points de contrôle indiquant qu’un groupe de tâches a été réalisé ou qu’un nouveau groupe est prêt à débuter. Ils correspondent à un instant précis, contrairement aux livrables qui représentent un produit ou un résultat.

[À lire] Définir, franchir et célébrer les jalons d’un projet

Dépendances

Votre projet peut aussi comporter des dépendances, lorsque certaines tâches ne peuvent commencer sans l’achèvement des précédentes. Si votre projet compte de nombreuses dépendances, nous vous conseillons de travailler en vue de type diagramme de Gantt et ainsi visualiser vos tâches sur une chronologie.

Progression et mises à jour de statut

Tout au long de votre gestion de projet, vous aurez besoin de communiquer des rapports d’avancement et des mises à jour de statut aux différentes parties prenantes. Un bon processus de création de rapports peut améliorer la visibilité et la collaboration interfonctionnelles.

[À lire] Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Processus de gestion de projet

Tous les projets présentent de légères variantes, selon ce sur quoi vous travaillez, l’équipe concernée et les méthodes de travail employées par ses membres pour collaborer. Cependant, on identifie le plus souvent quatre phases principales dans le processus de gestion de projet :

  1. Le cadrage : lors de la phase de cadrage, vous réunirez l’équipe du projet et identifierez sa portée. En fonction de la complexité et de l’envergure du projet, vous souhaiterez peut-être aussi créer une feuille de route de projet.

  2. La planification : cette phase consiste à identifier les exigences du projet et à définir ses critères de réussite. Elle est essentielle à toute gestion de projet efficace et à l’atteinte de vos objectifs. Au cours de la phase de planification, vous créerez votre plan de projet, identifierez les jalons clés et déciderez ensemble des coûts et du calendrier.

  3. L’exécution : la plus grande partie du projet se réalisera en phase d’exécution. Ce sera le moment pour vous et votre équipe de travailler à la réalisation des livrables de votre projet. Au cours de cette phase, vous devrez combiner gestion des charges de travail, gestion du temps et gestion des tâches pour que votre équipe soit bien coordonnée et travaille dans les délais, sans se sentir dépassée.

  4. L’évaluation : l’évaluation se fait à la fois pendant et après la phase d’exécution. Au cours du projet, elle vous aidera à rectifier le tir si nécessaire, mais aussi à collaborer et améliorer la visibilité interfonctionnelle de vos activités. Une fois le projet terminé, vous pourrez rendre compte de son déroulement et réfléchir avec ses parties prenantes aux moyens de vous améliorer pour les suivants.

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FAQ : qu’en est-il des projets continus ?

Le mieux pour gérer un processus continu, par exemple un projet de suivi des bugs ou de demandes de création, reste encore de faire appel à la gestion du travail. En effet, la gestion de projet n’est que l’une des facettes de la gestion du travail. Elle est là pour vous aider à coordonner des projets individuels, tandis que les logiciels de gestion du travail sont conçus pour aider les équipes à gérer à la fois des projets distincts, mais aussi des processus qui n’ont ni date de début ni date de fin.

[À lire] Gestion du travail ou gestion de projet ?

Cinq avantages de la gestion de projet

Si vous êtes encore indécis quant à vos besoins en gestion de projet, poursuivez votre lecture pour découvrir ses avantages, ainsi que quelques astuces simples pour intégrer ces idées aux méthodes de travail de votre équipe. Nul besoin de diplômes prestigieux ou de cours de formation pour y parvenir !

1. Des plans clairs et structurés pour améliorer la collaboration d’équipe

Tous ceux qui ont déjà eu l’occasion de se lancer dans un projet sans planification préalable ont bien conscience des difficultés que l’on peut rencontrer dès le départ. Nous avons tendance à nous affranchir des étapes essentielles de notre calendrier de projet, à avoir du mal à terminer une tâche oubliée à la dernière minute, ou encore à devoir répondre inlassablement aux mêmes questions logistiques : « Quelle est l’échéance de cette tâche ? Quelle est la prochaine étape ? ». Plus grave encore, se retrouver à courir après le temps pour terminer un projet peut avoir une influence néfaste sur la qualité de notre travail.

Plutôt que de concevoir votre plan au fil de votre progression, vous avez tout intérêt à identifier le travail à faire, les responsables, livrables et échéances, avant de vous lancer dans votre projet. Par la suite, il vous suffira de consulter les tâches du projet sous forme de chronologie ou de liste divisée en catégories pour clarifier qui fait quoi et pour quand. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous pouvez établir la liste des différentes étapes menant à l’événement principal, définir les responsables et les délais pour chacune, et les suivre sur un calendrier de projet partagé. Cela vous évite ainsi d’avoir à demander des invitations de dernière minute, ou encore à vos collègues de réserver deux traiteurs différents (oups !).

[À lire] Créer un plan de projet vraiment efficace

En concevant un plan clair contenant toutes vos tâches de projet et en y ajoutant des échéances, des responsables et tous les détails clés nécessaires, vous faites de ce qui aurait été un processus d’exécution chaotique et inefficace un processus performant. Vous avez une idée claire de la portée et des échéances de votre travail, et pouvez repérer les conflits potentiels avant même qu’ils ne surviennent. Il suffit d’un peu de prévoyance et de planification pour vous faire gagner du temps et des ressources : que demander de mieux ?

Conseils pour planifier vos projets

  • Listez toutes les tâches à faire avant de commencer : vous pouvez ensuite y ajouter des détails tels que les échéances, les responsables, le statut ou des liens menant aux fichiers associés. S’il s’agit d’un nouveau type de projet pour votre équipe, n’hésitez pas à accorder des délais supplémentaires afin de gérer les étapes et écueils imprévus.

  • Organisez toutes vos actions à l’aide d’un plan partageable : quelle que soit la méthode utilisée (simples listes, calendriers ou encore tableaux Kanban), votre plan devra être organisé de manière à laisser chacun visualiser qui fait quoi et pour quand. Partagez-le ensuite avec les différentes parties prenantes pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

  • Créez des modèles pour vos projets récurrents : pour les projets dont vous allez vous servir à maintes reprises, créez un modèle réutilisable qui vous fera gagner du temps lors de votre prochaine phase de planification.

Pour gérer un projet avec succès, il est nécessaire d’établir des priorités. Puisque nous n’avons jamais autant de temps ni de ressources que nous le souhaitons, nous devons nous concentrer sur les éléments qui auront le plus d’impact. Nous devons ensuite nous assurer que ces priorités sont claires à tous les niveaux afin de définir les attentes, notamment pour l’équipe, qui pourra alors se focaliser sur les tâches les plus pertinentes.
Pour gérer un projet avec succès, il est nécessaire d’établir des priorités. Puisque nous n’avons jamais autant de temps ni de ressources que nous le souhaitons, nous devons nous concentrer sur les éléments qui auront le plus d’impact. Nous devons ensuite nous assurer que ces priorités sont claires à tous les niveaux afin de définir les attentes, notamment pour l’équipe, qui pourra alors se focaliser sur les tâches les plus pertinentes.

2. Des rôles bien définis pour éviter toute confusion

Une fois le travail préparatoire terminé, il est temps d’aborder la partie gestion de la gestion de projet. Mais si vous n’avez pas défini de responsable précis à même de guider votre équipe dans sa mission, vos collègues pourraient avoir tendance à abandonner certaines tâches, à oublier des détails ou à ne pas savoir vers qui se tourner pour obtenir des réponses à leurs questions.

[À lire] Bien gérer la charge de travail de son équipe

Les entreprises qui comptent une fonction de gestion de projet officielle font appel à un chef de projet pour s’assurer que leurs plans se déroulent comme prévu. Celles qui n’en ont pas confient bien souvent ces responsabilités aux personnes qui dirigent ou qui sont à l’origine du projet concerné. Par exemple, un éditeur publiant une nouvelle série d’articles, un développeur organisant la migration d’un site Web ou un gestionnaire de compte mettant à jour les systèmes de création de rapports client s’occuperont probablement aussi de coordonner tous les éléments de leur projet.

Fort heureusement, vous n’avez pas à endosser une seconde casquette pour gérer vos projets efficacement. Un peu de communication et de collaboration suffisent à faire la différence. Faites savoir à vos collègues que vous êtes le référent privilégié de votre projet et toutes les personnes impliquées sauront à qui s’adresser pour toutes questions et mises à jour. En clarifiant le rôle de chacun au sein du projet, vous évitez toute confusion concernant leurs responsabilités respectives.

Conseils pour gérer vos projets

  • Indiquez clairement votre rôle (et celui des autres) : que ce soit lors de la phase de planification ou au début de votre projet, assurez-vous que chacun a connaissance de l’identité du responsable du projet (c’est à dire vous !) et peut identifier les responsabilités de toutes les parties prenantes.

  • Suivez la progression des responsables de tâches et répondez à leurs questions : maintenant que vous avez créé un plan clair, les acteurs concernés connaissent leurs responsabilités. Pour les aider à mener leur projet à bien, suivez la progression de leur travail et donnez-leur accès à tous les outils dont ils ont besoin pour trouver des solutions à leurs problèmes.

  • Partagez régulièrement des mises à jour de statut : maintenez une bonne dynamique en partageant des mises à jour avec votre équipe concernant l’avancement du projet. Non seulement cela permettra de tenir tout le monde informé et de réduire le nombre de questions liées aux mises à jour de statut, mais cela aura aussi pour effet de motiver les différents intervenants.

Asana nous a permis d’optimiser la collaboration au sein de notre organisation et de nous débarrasser des initiatives en double. Tous les acteurs concernés contribuent au même projet, que chacun peut ainsi s’approprier.
Asana nous a permis d’optimiser la collaboration au sein de notre organisation et de nous débarrasser des initiatives en double. Tous les acteurs concernés contribuent au même projet, que chacun peut ainsi s’approprier.

3. Des objectifs bien définis pour une efficacité d’équipe renforcée

Comment s’imaginer qu’un projet peut être couronné de succès si l’équipe n’a pas connaissance de ses objectifs ? En l’absence d’objectifs clairs, non seulement les équipes voient leur motivation décliner, mais elles courent le risque de s’égarer et de consacrer toute leur énergie à des activités à faible valeur ajoutée.

Recourir à un outil de gestion de projet vous permet de définir vos objectifs en amont. Ainsi, ceux-ci n’ont de secret pour personne et chacun peut réfléchir à la meilleure façon de les atteindre. Par exemple, si votre projet consiste à lancer un nouveau produit, vous pouvez vous fixer comme objectif d’« augmenter les mises à niveau de 20 % ». Cet objectif influencera à son tour vos décisions de lancement au fil du temps, tout en vous permettant de mesurer votre succès après le lancement.

Les membres de votre équipe projet en tireront eux aussi les bénéfices. En étudiant le problème à résoudre en profondeur et en donnant un fil d’Ariane à votre équipe, vous leur permettez de se focaliser sur les tâches qui auront un impact sur ces objectifs, ce qui leur évite de se perdre en tâches inutiles.

Comment définir vos objectifs de projet ?

  • Analysez les raisons pour lesquelles vous lancez ce projet. Posez-vous les questions suivantes : pourquoi faut-il accomplir ce projet ? Quelles seront les personnes concernées ? Comment ce projet s’inscrit-il dans le cadre d’objectifs d’entreprise plus larges ? Quels sont les résultats attendus pour cette initiative ?

  • Communiquez vos objectifs à tous les acteurs concernés. Avant de planifier votre projet, expliquez les objectifs à l’ensemble des personnes impliquées. Vous avez le choix de la méthode à employer, le but étant que chacun comprenne bien les objectifs de votre initiative (et repère les tâches superflues) : vous pouvez par exemple organiser une réunion de lancement, faire circuler un document, ou encore le partager grâce à un outil de gestion de projet.

  • Mettez en place un processus destiné à suivre vos objectifs et à rendre compte de l’avancement et des résultats. Il ne suffit pas de fixer des objectifs, il vous faut aussi disposer des méthodes adéquates pour contrôler et rendre compte de votre progression. Ainsi, vous pouvez aisément repérer les risques de retard ou d’échec, et rectifier le tir.

Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.
Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.

4. Un plan de communication clair pour une équipe coordonnée et focalisée

On parle bien de « gestion » de projet, mais l’aspect gestion d’un projet n’est que la partie émergée de l’iceberg. Avant même de commencer à travailler, il convient de définir un plan de communication. Votre équipe utilise probablement un outil pour la communication par e-mail, un autre pour le tchat, un troisième pour la gestion de projet, et bien d’autres encore. Le plan de communication précisera quel outil doit être utilisé dans quelles circonstances. À titre d’exemple, chez Asana, nos communications externes se font par e-mail, tandis que Slack nous sert à communiquer instantanément en interne et Asana regroupe les messages ayant trait à l’ensemble du travail à réaliser.

Un employé utilise en moyenne une dizaine d’outils différents par jour. En l’absence d’un plan de communication adapté, nous devons constamment basculer entre ces outils, ce qui peut rapidement engendrer de la confusion et même nous donner la sensation d’être submergés. Le plan de communication réduit le sentiment de lassitude quant au choix des outils, et permet à tous les employés d’être sur la même longueur d’onde.

[À télécharger] Rapport L’Anatomie du travail

Conseils pour créer un plan de communication

  • Établissez des conventions de communication : votre plan de communication doit préciser les outils et la fréquence de communication entre les membres de votre équipe.

  • Permettez à chacun de partager son avis : votre plan de communication devant convenir à tous les membres de votre équipe, assurez-vous que l’ensemble des participants est impliqué. Laissez-leur l’opportunité de donner leur avis et de participer à des ateliers, jusqu’à ce que le plan de communication remporte leur adhésion.

  • Établissez la liste des participants au projet et leurs rôles : à quel moment est-il judicieux de tenir informés les participants ? Doit-on impliquer des décideurs en amont de tout lancement ? Dans le cadre de votre plan de communication, précisez quels sont les participants ainsi que leurs rôles.

  • Convenez de la fréquence et du style des mises à jour de statut : la méthode adoptée pour communiquer sur l’avancement du projet constitue l’un des éléments essentiels de votre plan de communication. Dans l’idéal, toutes les activités à accomplir devraient être réunies au sein de votre outil de gestion de projet pour vous permettre de rédiger et partager des mises à jour de statut le plus simplement possible.

En mettant un terme aux demandes par e-mail et en utilisant Asana pour collaborer plus efficacement, nous gagnons 60 heures de travail par mois, que nous pouvons dédier à la stratégie plutôt qu’à la coordination.
En mettant un terme aux demandes par e-mail et en utilisant Asana pour collaborer plus efficacement, nous gagnons 60 heures de travail par mois, que nous pouvons dédier à la stratégie plutôt qu’à la coordination.

5. Des outils de gestion de projet pour une efficacité accrue

Pour mettre ces conseils en pratique, utilisez un outil de gestion de projet afin d’aider votre équipe à mieux collaborer et à rester sur de bons rails.

Vous pouvez faire votre choix parmi des dizaines d’outils, mais nous vous conseillons d’éviter de faire appel aux outils de gestion de projet traditionnels. En effet, la plupart d’entre eux ont été créés pour des processus conventionnels et prennent beaucoup de temps à configurer et à prendre en main. Préférez plutôt un outil facile à adopter, flexible et personnalisable. Et c’est encore mieux si cet outil vous permet de relier vos activités sur plusieurs projets (une prouesse difficile à accomplir par le biais d’e-mails et de feuilles de calcul) et de communiquer avec vos collègues où qu’ils soient.

[À lire] 9 conseils pour une meilleure efficacité d’équipe au travail

Nous sommes convaincus qu’Asana répond à tous ces critères et qu’il représente un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent faire évoluer positivement leur gestion de projet, à l’aide d’un outil à la fois simple à adopter et offrant les fonctionnalités nécessaires à votre équipe pour réussir.

Conseils pour utiliser un outil de gestion de projet

  • Mobilisez tout le monde autour d’un seul outil clé : au lieu de laisser chaque équipe ou membre de l’équipe faire appel à un outil différent pour gérer ses projets, mettez-vous d’accord sur l’utilisation d’un seul et même outil. Cela facilitera la collaboration et évitera toute confusion au moment de retrouver des informations importantes.

  • Créez des conventions régissant son utilisation : aidez les différents intervenants à utiliser leur nouvel outil avec assurance grâce à des recommandations simples. Vous pouvez par exemple leur demander de « toujours ajouter une échéance aux tâches », de « s’assurer que les titres de tous les projets marketing contiennent le terme “Marketing” », ou encore d’« éviter de communiquer par e-mail pour toute demande concrète à adresser à un collègue et préférer la création d’une tâche dans l’outil de gestion de projet ».

  • Partagez vos mises à jour de statut et rapports : la méthode la plus simple pour permettre à vos collègues de mesurer toute la valeur d’un outil consiste à leur donner une meilleure visibilité des statuts et de la progression des projets. Lorsque vous partagez des mises à jour et que vous affichez la progression du projet dans votre nouvel outil, vous aidez vos collègues à mieux évaluer l’avancement du travail et vous les encouragez à utiliser cet outil pour leur propre usage.

Si je n’avais qu’un seul conseil de gestion de projet à donner, ce serait de systématiquement vous laisser un temps de réflexion après un projet. Celui-ci sera l’occasion de faire le bilan de tout ce que vous avez appris et de créer un guide que vous n’aurez plus qu’à appliquer la prochaine fois que vous aurez à planifier ou gérer un projet similaire.
Si je n’avais qu’un seul conseil de gestion de projet à donner, ce serait de systématiquement vous laisser un temps de réflexion après un projet. Celui-ci sera l’occasion de faire le bilan de tout ce que vous avez appris et de créer un guide que vous n’aurez plus qu’à appliquer la prochaine fois que vous aurez à planifier ou gérer un projet similaire.

J’aimerais devenir chef de projet : comment faire ?

Félicitations, vous voilà chef de projet ! Eh oui, c’est tout. À l’époque où la gestion de projet a fait son apparition, il était nécessaire de passer par une formation rigoureuse et d’obtenir des certifications pour être considéré comme un « chef de projet professionnel ». Mais la donne a changé au cours des dernières décennies, en grande partie en raison de la démocratisation et l’élargissement des responsabilités au sein des équipes actuelles. À l’origine, il fallait faire appel à un chef de projet pour gérer des projets. Puis, à mesure que les chefs d’équipe ont commencé à gérer leurs propres projets, la gestion de projet est passée du stade de profession à celui de compétence.

Les outils de gestion de projet actuels ont été conçus en prenant cette évolution en compte. Pour l’équipe Asana, tout le monde peut être chef de projet. À partir du moment où vous travaillez en équipe et que cette dernière participe à des projets, vous pouvez endosser le rôle de chef de projet, sans même avoir besoin de connaître tous les tenants et aboutissants d’un nouvel outil. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un outil qui s’adapte à vos besoins (et non l’inverse).

Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont des méthodes visuelles qui permettent de gagner en transparence et faire le lien avec les membres de votre équipe. Comment votre équipe gère-t-elle son travail à l’heure actuelle ? Si vous ne partagez pas un seul et même outil de gestion de projet, alors les projets, tâches, fichiers et communications de votre équipe sont très certainement éparpillés sur différents outils, ce qui réduit la visibilité et la coordination. Sans une source unique de référence, les membres de l’équipe ont du mal à définir leurs priorités et perdent sûrement beaucoup de temps à chercher des réponses. Selon une étude intitulée L’Anatomie du travail, au lieu de nous concentrer sur les tâches qualifiées ou stratégiques, nous perdons chaque jour 60 % de notre temps sur des activités d’organisation, qu’Asana nomme le « work about work » : recherche de documents, course aux approbations, réunions.

Les outils de gestion de projet en ligne sont là pour vous aider à bien communiquer les priorités et vous coordonner sur qui fait quoi et pour quand. Pour offrir le maximum de transparence aux équipes, ce type d’outils propose plusieurs options pour afficher vos tâches de projet en temps réel. Voici les plus répandues :

Tableaux Kanban

[Vue Tableau] Tableau Kanban de campagne de marque sur Asana

Les tableaux Kanban sont une bonne méthode pour tracer visuellement la progression de votre projet. Dans ce type de tableau, la progression est représentée par des colonnes verticales. Les tâches passent par chaque étape, jusqu’à leur achèvement. Un tableau Kanban classique comporte par exemple des colonnes Nouveau, En cours et Tâches terminées.

Tester les Tableaux Asana gratuitement

Diagrammes de Gantt

Les avantages de la gestion de projet - Diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des diagrammes à barres horizontales utilisés pour visualiser un projet sous forme de chronologie. Dans un diagramme de Gantt, les tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur indique la durée.

Tester la Chronologie Asana gratuitement

Les calendriers

[Vue Calendrier] Projet de campagne de marque sur Asana

Les calendriers de projet sont un excellent moyen de donner vie aux tâches de la semaine ou du mois prochain et de les visualiser clairement. Ce type d’affichage est très utilisé pour les projets qui comptent de nombreuses tâches différentes à échéance unique, notamment pour les calendriers éditoriaux ou de contenu des réseaux sociaux.

Tester gratuitement les calendriers d’équipe sur Asana

Listes de type feuille de calcul

[Vue Liste] Plan de projet de campagne de marque sur Asana - liste façon feuille de calcul

Se rapprochant des feuilles de calcul, cet affichage permet d’identifier clairement qui fait quoi et pour quand, en un clin d’œil. Ce type de gestion de projet visuelle vous permet de suivre votre processus de projet de façon linéaire, dans une structure en forme de grille.

Tester gratuitement les listes de tâches sur Asana

Et les outils de gestion du travail ?

Un peu plus tôt, nous avons évoqué les logiciels de gestion du travail en indiquant que la notion de gestion du travail englobe également la gestion de projet. Cette dernière vous donne les meilleurs outils pour organiser, planifier et livrer vos projets. De son côté, la gestion du travail va au-delà d’un unique processus de projet : elle permet à votre équipe de visualiser en détail les relations entre vos différents projets et initiatives. Pour ce faire, outre les quatre options d’affichage mentionnées auparavant, vous pouvez compter sur deux types d’outils de gestion du travail.

Gestion de portefeuille de projets

[Portefeuilles] Portefeuille de planification d’entreprise sur Asana

Le secret pour superviser toutes vos initiatives au même endroit ? La gestion de portefeuille de projets ! Grâce aux portefeuilles, vous disposez d’une vue d’ensemble de tout votre travail et pouvez indiquer le cap à tenir à votre équipe pour les différents projets. C’est le moyen idéal pour relier vos activités quotidiennes à la stratégie d’entreprise.

Tester gratuitement la gestion de portefeuilles sur Asana

Gestion de la charge de travail

Les avantages de la gestion de projet - Gestion de la charge de travail

La gestion de la charge de travail et des ressources vous donne une idée précise des tâches de votre équipe et de sa capacité, de façon à ce que personne ne subisse de burnout ni ne s’ennuie. Le cas échéant, vous pouvez repérer les employés surmenés et réattribuer des tâches si nécessaire.

Tester gratuitement la gestion des ressources sur Asana

Découvrez ces avantages par vous-même

Dans tous les cas et quel que soit le secteur ou l’entreprise qui vous concerne, adopter les fondamentaux de la gestion de projet et du travail sera bénéfique à votre équipe. Il vous suffira d’apporter quelques ajustements à vos méthodes de planification, de gestion et de création de rapports pour améliorer l’efficacité de votre équipe et clarifier ses responsabilités, augmenter la transparence générale et assurer le suivi des éléments clés.

Appuyez-vous sur un outil de gestion du travail conçu pour aider les équipes à organiser et réaliser leur travail : découvrez Asana dès aujourd’hui !

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