Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Les avantages de la gestion de projet
  • À découvrir dans cet article :
    • Les quatre avantages clés de la gestion de projet.
    • Des exemples illustrant chacun d’entre eux.
    • Des astuces pour aider votre équipe à adopter les meilleures pratiques de la gestion de projet.

Toutes les entreprises ou équipes ne disposent pas d’un processus de gestion de project officiel. Que vous fassiez partie d’une toute nouvelle équipe appartenant à une grande organisation ou d’une startup à croissance rapide, votre équipe n’a pas encore cette notion pour priorité. Cependant, il vous est de plus en plus difficile de maintenir une bonne organisation et de collaborer avec vos collègues. Vous songez donc à vous plonger dans la gestion de projet, tout en vous demandant si ce n’est pas réservé aux équipes dotées d’un chef de projet.

Eh bien, il semblerait que non. Chez Asana, nous partons du principe que la gestion de projet constitue une compétence universelle, qui aide chaque équipe à compléter ses projets plus efficacement. Trouver les bonnes méthodes pour planifier, gérer et effectuer le travail bénéficie à toutes les équipes et entreprises. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas besoin de faire appel à tout l’arsenal traditionnel de la gestion de projet que votre équipe ne pourrait pas bénéficier de ses fondamentaux.

Si vous êtes encore indécis quant à vos besoins en gestion de projet, poursuivez votre lecture pour découvrir ses avantages, ainsi que quelques astuces simples pour intégrer ces idées aux méthodes de travail de votre équipe. Nul besoin de diplômes prestigieux ou de cours de formation pour y parvenir !

1. Des objectifs bien définis pour une équipe alignée et focalisée

On parle bien de « gestion » de projet, mais l’aspect gestion d’un projet n’est que la partie émergée de l’iceberg. Avant de commencer à travailler, vous devriez définir des objectifs pour votre projet et ainsi clarifier le but du travail de chacun et les résultats à atteindre.

Par exemple, si votre projet consiste à lancer un nouveau produit, vous pouvez vous fixer comme objectif d’« augmenter les mises à niveau de 20 % ». Cet objectif influencera à son tour vos décisions de lancement au fil du temps et vous permettra de mesurer votre succès après le lancement.

Les membres de votre équipe de projet en tireront eux aussi les bénéfices. En étudiant le problème à résoudre en profondeur et en donnant un fil d’Arianne à votre équipe, vous leur permettez de se focaliser sur les tâches qui auront un impact sur ces objectifs, ce qui leur évite de se perdre en tâches inutiles.

Comment définir vos objectifs de projet ?
  • Analysez les raisons pour lesquelles vous lancez ce projet. Posez-vous les questions suivantes : pourquoi faut-il accomplir ce projet ? Quelles seront les personnes concernées ? Comment ce projet s’inscrit-il dans le cadre d’objectifs d’entreprise plus larges ? Quels sont les résultats attendus pour cette initiative ?

  • Communiquez vos objectifs à tous les acteurs concernés. Avant de planifier votre projet, communiquez vos objectifs à l’ensemble des personnes impliquées. Vous avez le choix de la méthode à employer, le but étant que chacun comprenne bien les objectifs de votre initiative (et repère les tâches superflues) : vous pouvez par exemple organiser une réunion de lancement, faire circuler un document, ou encore tout planifier grâce à un outil de gestion de projet qui vous permettra d’ajouter des abonnés à votre projet.

  • Mettez en place un processus destiné à suivre vos objectifs et à rendre compte de l’avancement et des résultats. Il ne suffit pas de fixer des objectifs, il vous faut aussi disposer des méthodes adéquates pour contrôler et rendre compte de votre progression. Ainsi, vous pouvez aisément repérer les risques de retard ou d’échec, et rectifier le tir.

« Pour qu’un projet soit mené à bien avec succès, il vous faut définir des objectifs précis qui permettent à chacun d’identifier le travail à accomplir. Assurez-vous que l’équipe en ait une vision claire » : « Voici ce que nous faisons et pourquoi, et voilà ce que l’on considère comme une réussite. »

Meaghan Wagner, directrice du marketing numérique, HBO

2. Des plans clairs et structurés pour gagner du temps et des ressources

Tous ceux qui ont déjà eu l’occasion de se lancer dans un projet sans planification préalable ont bien conscience des difficultés que l’on peut rencontrer dès le départ. On peut avoir tendance à s’affranchir des étapes essentielles de notre calendrier de projet, avoir du mal à terminer une tâche oubliée à la dernière minute, ou encore devoir répondre inlassablement aux mêmes questions logistiques : « Quelle est l’échéance de cette tâche ? Quelle est la prochaine étape ? ». Plus grave encore, se retrouver à courir après le temps pour terminer un projet peut avoir une influence néfaste sur la qualité de notre travail.

Plutôt que de concevoir votre plan au fil de votre progression, vous avez tout intérêt à identifier le travail à faire, les responsables, livrables et échéances, avant de vous lancer dans votre projet. Il vous suffit ensuite d’organiser les tâches du projet en une chronologie ou en une liste divisée en catégories pour clarifier qui fait quoi et pour quand. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous pouvez établir la liste des différentes étapes individuelles menant à l’événement principal, définir les responsables et les délais pour chacune et les suivre sur un calendrier de projet partagé. Cela vous évite ainsi d’avoir à demander des invitations de dernière minute, ou encore à vos collègues de réserver deux traiteurs différents (oups !).

En concevant un plan clair contenant toutes vos tâches de projet et en y ajoutant des échéances, des responsables et tous les détails clés nécessaires, vous faites de ce qui aurait été un processus d’exécution chaotique et inefficace un processus performant. Vous avez une idée claire de la portée et des échéances de votre travail, et pouvez repérer les conflits potentiels avant même qu’ils ne surviennent. Il suffit d’un peu de prévoyance et de planification pour vous faire gagner du temps et des ressources : que demander de mieux ?

Conseils pour planifier vos projets
  • Listez toutes les tâches à faire avant de commencer. Vous pouvez ensuite y ajouter des détails tels que les échéances, les responsables, le statut ou des liens menant aux fichiers associés. S’il s’agit d’un nouveau type de projet pour votre équipe, n’hésitez pas à accorder des délais supplémentaires afin de gérer les étapes et écueils imprévus.

  • Organisez toutes vos actions à l’aide d’un plan partageable. Quelle que soit la méthode utilisée (simples listes, calendriers ou encore tableaux kanban), votre plan devra être organisé de manière à ce que chacun puisse visualiser qui fait quoi et pour quand. Partagez-le ensuite avec les différentes parties prenantes pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

  • Créez des modèles pour vos projets récurrents. Pour les projets dont vous allez vous servir à maintes reprises, créez un modèle réutilisable qui vous fera gagner du temps lors de votre prochaine phase de planification.

« Pour gérer un projet avec succès, il est nécessaire d’établir des priorités. Puisque nous n’avons jamais autant de temps ni de ressources que nous le souhaitons, nous devons nous concentrer sur les éléments qui auront le plus d’impact. Nous devons ensuite nous assurer que ces priorités sont claires à tous les niveaux afin de définir les attentes, et pour l’équipe qui peut alors se focaliser sur les tâches les plus pertinentes. »

Corri Skinner, responsable principale des opérations créatives de Vox Creative, Vox Media

3. Des rôles bien définis pour éviter toute confusion

Une fois le travail préparatoire terminé, il est temps d’aborder la partie gestion de la gestion de projet. Mais si vous n’avez pas défini de responsable précis à même de guider votre équipe dans sa mission, vos collègues peuvent avoir tendance à abandonner certaines tâches, à oublier des détails ou à avoir du mal à savoir vers qui se tourner en cas de question.

Les entreprises bénéficiant d’une fonction de gestion de projet officielle font appel à un chef de projet pour s’assurer que leurs plans se déroulent comme prévu. Celles qui n’en ont pas confient bien souvent ces responsabilités aux personnes qui dirigent ou qui sont à l’origine du projet concerné. Par exemple, un éditeur publiant une nouvelle série d’articles, un développeur organisant la migration d’un site Web ou un gestionnaire de compte mettant à jour les systèmes de génération de rapports client s’occuperont probablement aussi de coordonner tous les éléments de leur projet.

Fort heureusement, vous n’avez pas à endosser une seconde casquette pour gérer vos projets efficacement. Un peu de communication et de collaboration suffisent à faire la différence. Si vous faites en sorte que chacun sache que vous êtes le référent privilégié de votre projet, toutes les personnes impliquées sauront à qui s’adresser pour toutes questions et mises à jour. En clarifiant le rôle de chacun au sein du projet, vous évitez toute confusion concernant le niveau d’implication attendu.

Conseils pour gérer vos projets
  • Indiquez clairement votre rôle (et celui des autres). Que ce soit lors de la phase de planification ou au début de votre projet, assurez-vous que chacun a connaissance de l’identité du responsable du projet (c’est à dire vous !) et peut identifier les responsabilités de toutes les parties prenantes.

  • Suivez la progression des responsables de tâches et répondez à leurs questions. Maintenant que vous avez créé un plan clair, les acteurs concernés connaissent leurs responsabilités. Pour les aider à mener leur projet à bien, suivez la progression de leur travail et donnez-leur accès à tous les outils dont ils ont besoin pour trouver des solutions à leurs problèmes.

  • Partagez régulièrement des mises à jour de statut. Maintenez une bonne dynamique en partageant des mises à jour avec votre équipe concernant la progression du projet. Non seulement cela permettra de tenir tout le monde informé et de réduire le nombre de questions liées aux mises à jour de statut, mais cela aura aussi pour effet de motiver les différents intervenants.

4. Des outils de gestion de projet pour plus d’efficacité

Pour mettre ces conseils en pratique, utilisez un outil de gestion de projet afin d’aider votre équipe à mieux collaborer et à rester sur de bons rails.

Vous pouvez faire votre choix parmi des dizaines d’outils, mais nous vous conseillons d’éviter de faire appel aux outils de gestion de projet traditionnels. En effet, la plupart d’entre eux ont été créés pour des processus conventionnels et prennent beaucoup de temps à configurer et à prendre en main. Préférez plutôt un outil facile à adopter, flexible et personnalisable. Et c’est encore mieux si cet outil vous permet de connecter votre travail sur plusieurs projets (une prouesse difficile à accomplir par le biais d’e-mails et de feuilles de calcul) et de communiquer avec vos collègues où qu’ils soient.

Nous sommes convaincus qu’Asana répond à tous ces critères et qu’il représente un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent faire évoluer positivement leur gestion de projet, à l’aide d’un outil à la fois simple à adopter et offrant les fonctionnalités nécessaires à votre équipe pour réussir.

Conseils pour utiliser un outil de gestion de projet
  • Mobilisez tout le monde autour d’un seul outil clé. Au lieu de laisser chaque équipe ou membre de l’équipe faire appel à un outil différent pour gérer ses projets, mettez-vous d’accord sur l’utilisation d’un seul et même outil. Cela facilitera la collaboration et évitera toute confusion au moment de retrouver des informations importantes.

  • Créez des conventions régissant son utilisation. Aidez les différents intervenants à utiliser leur nouvel outil avec assurance grâce à des recommandations simples. Vous pouvez par exemple leur demander de « toujours ajouter une échéance aux tâches », de « s’assurer que les titres de tous les projets marketing contiennent le terme Marketing », ou encore d’« éviter de communiquer par e-mail pour toute demande concrète à adresser à un collègue et préférer la création d’une tâche dans l’outil de gestion de projet ».

  • Partagez vos mises à jour de statut et rapports. La méthode la plus simple pour permettre à vos collègues de mesurer toute la valeur d’un outil consiste à leur donner une meilleure visibilité des statuts et de la progression des projets. Lorsque vous partagez des mises à jour et que vous affichez l’avancement du projet dans votre nouvel outil, vous aidez vos collègues à mieux évaluer l’avancement du travail et vous les encouragez à utiliser cet outil pour leur propre usage.

« Mon premier conseil de gestion de projet serait de toujours vous donner un temps de réflexion après un projet. Vous pouvez alors regrouper tout ce que vous avez appris et créer un guide que vous n’aurez plus qu’à appliquer la prochaine fois que vous aurez à planifier ou gérer un projet similaire. »

Kerry Anne Hoffman, chef de produit senior et responsable des opérations commerciales, ClassPass

Et s’il vous fallait finalement faire appel à un soupçon de gestion de projet ?

L’adoption de quelques fondamentaux de la gestion de projet sera bénéfique à votre équipe, quel que soit l’entreprise ou le secteur dans lequel vous travaillez. Il suffit d’appliquer quelques petites modifications à vos méthodes de planification, de gestion et de création de rapports pour améliorer l’efficacité de votre équipe, augmenter la transparence générale et assurer le suivi des éléments clés.

Si vous souhaitez faire d’Asana votre outil de gestion de projet, suivez ce lien pour en savoir plus.

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