Qu’est-ce que la conduite de projet ? Définition et avantages

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins24 octobre 202220 min de lecture
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Les avantages de la gestion de projet - Image bannière de l’article
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Résumé

La conduite de projet, aussi appelée gestion de projet ou management de projet, est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour atteindre un but ou un objectif dans un temps défini. Pour gérer un projet, on désigne généralement un Chef de projet qui décide de piloter le projet en suivant une méthodologie de gestion de projet. Toutes ces notions vous semblent compliquées à comprendre ? Pas de panique, nous allons tout vous expliquer.

Mise à jour: Dans cet article, découvrez comment mener une conduite de projet, quelles sont les étapes clés et les outils de gestion de projet à privilégier.

Toutes les entreprises ou équipes ne disposent pas d’un processus de conduite de projet officiel. Que vous apparteniez à une grande organisation ou à une startup à croissance rapide, votre équipe n’a peut-être pas encore fait de cette notion sa priorité.

Cependant, il vous est de plus en plus difficile de maintenir une bonne organisation et de collaborer avec vos collègues. Vous songez donc à vous plonger dans la gestion de projet, et pour cela, il vous faut tout d’abord en comprendre tous les enjeux. Bonne nouvelle, vous êtes au bon endroit.

Vous trouverez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la conduite de projet, depuis les méthodologies en passant par les outils et les compétences requises pour être un bon chef de projet.

C'est quoi la conduite d'un projet ?

La conduite de projet (ou gestion de projet) aide les équipes à organiser, suivre et accomplir l’ensemble des activités se rapportant à un projet, que l’on pourrait définir comme une succession de tâches à réaliser pour parvenir à un objectif donné. Votre équipe peut ainsi mieux planifier, gérer et réaliser le travail nécessaire pour répondre aux besoins du projet dans les temps impartis.

Les outils de gestion de projet ont pour but de renforcer la collaboration entre les membres de votre équipe, qui peuvent organiser tous les détails liés à leurs activités au même endroit, partager leur avis et rendre compte de leur progression.

Pour ne plus avoir à jongler entre différents e-mails, feuilles de calcul et autres outils au cours de vos activités professionnelles quotidiennes, adoptez un outil de gestion de projet qui permettra à votre équipe de :

  • Coordonner les activités multidisciplinaires

  • Centraliser les plans de projet, informations, fichiers et avis associés

  • Partager des mises à jour de statut avec tous les participants

  • Améliorer la collaboration d’équipe

Avantages de la gestion de projet

L’histoire de la gestion de projet

La conduite de projet est le fruit de la convergence de plusieurs types d’ingénierie. Bien qu’elle ait initialement vu le jour dans les années 1900, ce n’est qu’à partir des années 1950 qu’ont émergé les outils et techniques qui définissent notre conduite de projet actuelle.

C’est à cette époque que la conduite de projet a commencé à devenir reconnaissable et à constituer une méthodologie à part entière, généralement employée dans les projets d’ingénierie. L’année 1969 a vu la création officielle du Project Management Institute (PMI), une organisation qui joue un rôle prépondérant dans l’élaboration et le renforcement de la conduite de projet au cours des décennies suivantes. Outre le fait de proposer des certifications aux chefs de projet, le PMI a publié le tout premier Guide to the Project Management Body of Knowledge (le guide PMBOK ou Guide du corpus des connaissances en management de projet) en 1996, que l’organisation actualise régulièrement.

Le chef de projet était traditionnellement un employé spécialisé, généralement formé aux outils et méthodologies de gestion de projet, le plus souvent accrédité par des organismes comme le PMI. Le déroulement du processus de conduite de projet demandait la présence d’un chef de projet, puisque les outils concernés étaient difficiles à mettre en place et à utiliser, exigeant fréquemment une expertise unique.

De nos jours, la chefferie de projet a bien changé. Tout le monde peut devenir chef de projet sans certifications difficiles à obtenir et sans avoir à maîtriser les codes d’un jargon hermétique.

Définition de la conduite de projet

Si la conduite de projet a ses propres termes et son jargon particulier, elle est finalement plus simple à comprendre qu’elle n’en a l’air.

Vous commencez à vous y intéresser ? Vous aimeriez comprendre à quoi se réfèrent vos collègues lorsqu’ils parlent de méthodologie Agile ou encore de la portée d’un projet ?

Voici une explication détaillée des types, composantes, processus et rôles en équipe qui accompagnent la conduite de projet.

Les différentes méthodes de conduite de projet

S’organiser en mode projet est un bon moyen d’aider votre équipe à suivre toutes les tâches à réaliser pour répondre aux besoins d’un projet dans les temps impartis.

Étant donné son étendue, la conduite de projet compte différents types, méthodologies et approches, voici les plus courants:

  • La gestion de projet Agile : la méthode Agile est un type de Lean management appliqué à la conduite de projet. Elle est plébiscitée par les équipes produit, d’ingénierie et de développement logiciel. Cette méthode mise sur un perfectionnement constant des équipes, une grande souplesse de réaction au changement, des processus itératifs et une évolution progressive. Parmi les structures Agile les plus répandues, on peut citer Scrum et Kanban.

  • Le modèle en cascade ou « Waterfall » : dans ce type de modèle, les tâches s’enchaînent de façon linéaire. Dès qu’une tâche est terminée, c’est au tour de la suivante, et ainsi de suite. Le modèle en cascade comprend six phases : exigences, analyse, conception, mise en œuvre, validation et mise en service. Ce modèle est particulièrement utile dans le cas de projets aux livrables et à la portée bien précis, dans la mesure où il a tendance à offrir moins de flexibilité sur le moment que d’autres méthodologies de conduite de projet.

  • La méthodologie PRINCE2 : PRINCE2 est l’abréviation de « PRojects IN Controlled Environments » (projets en environnements contrôlés). La méthodologie de gestion de projet PRINCE2 divise les projets en sept processus : élaborer le projet, diriger le projet, initialiser le projet, contrôler une séquence, gérer la livraison du produit, gérer une limite de séquence et clore le projet.

  • Les méthodes du chemin critique (Critical Path Method ou CPM) et PERT (Program Evaluation and Review Technique) : ces deux méthodes ont été les premières méthodologies de conduite de projet à voir le jour dans les années 1950. La  méthode du chemin critique propose un algorithme destiné à tracer le chemin critique entre des tâches complexes liées les unes aux autres, dans des délais bien définis. Grâce à elle, les équipes peuvent identifier les activités interdépendantes qui prendront le plus de temps. Quant à la méthode PERT, elle a été conçue pour aider les équipes à identifier le chemin critique lorsque ni le calendrier ni les délais ne sont connus. Les chefs de projet repèrent ainsi toutes les tâches à réaliser (et non simplement le chemin critique), ce qui leur permet de déterminer la durée minimale du projet dans son ensemble.

Glossaire de la conduite de projet

Nous venons de le voir, il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet, si bien qu’il serait impossible de dresser une liste incluant tous les composants, les processus et les formats.

Pour mener à bien votre conduite de projet, vous devez néanmoins maîtriser les termes suivants:

Objectifs SMART

Tous les projets doivent présenter un but ou un objectif bien défini. Au moment où vous tracez les grandes lignes de votre objectif de projet, pensez à suivre le modèle de définition d’objectifs SMART pour obtenir des indicateurs et critères clairs qui vous permettront d’évaluer efficacement votre projet.

Plan de projet

Un plan de projet peut s’apparenter à un plan détaillé des étapes clés que votre équipe doit accomplir afin d’atteindre les objectifs fixés.

Budget

La plupart des projets disposent d’un certain budget, qui constitue une contrainte et définit les actions possibles.

Risques du projet

Les risques du projet représentent tout ce qui peut poser problème au cours d’un projet, par exemple les dépassements de budget ou les retards dans les échéances. La gestion des risques consiste à identifier ces derniers avant le début du projet afin de s’en prémunir. Pour y parvenir, créez un registre des risques.

Portée du projet

Au cours de la phase de planification, il vous faudra également définir la portée du projet: sa taille, ses contraintes, son budget et ses objectifs. Connaître sa portée vous évitera les dérives, notamment concernant les livrables et le travail à effectuer.

Plan de gestion des ressources

Essentiel en conduite de projet, le plan de gestion des ressources planifie l’allocation des ressources de votre équipe, tant du point de vue de la charge de travail des employés que des outils techniques et du budget. Créer un plan de ce type pour votre projet vous aidera à mieux gérer et prévoir les ressources nécessaires à votre équipe, donc à optimiser les ressources disponibles.

Participants

Les parties prenantes du projet sont toutes les personnes impliquées dans votre projet, que ce soit les membres d’une équipe interfonctionnelle ou ceux de la direction.

Chronologie

La plupart des projets se déroulent selon une certaine chronologie, qui comprend une date de début (lancement du projet) et une date de fin (moment où le travail est terminé).

Livrables

Les livrables sont les ressources, fichiers ou produits que vous aurez créés en fin de projet. Ils peuvent notamment inclure les publicités d’une campagne de marque ou de nouvelles fonctionnalités intégrées à un lancement de produit.

Jalons

Les jalons font office de points de contrôle indiquant qu’un groupe de tâches a été réalisé ou qu’un nouveau groupe est prêt à débuter. Ils correspondent à un instant précis, contrairement aux livrables qui représentent un produit ou un résultat.

Dépendances

Votre projet peut aussi comporter des dépendances, lorsque certaines tâches ne peuvent commencer sans l’achèvement des précédentes. Si votre projet compte de nombreuses dépendances, nous vous conseillons de travailler en vue de type diagramme de Gantt et ainsi visualiser vos tâches sur une chronologie.

Progression et mises à jour de statut

Tout au long de votre conduite de projet, vous aurez besoin de communiquer des rapports d’avancement et des mises à jour de statut aux différentes parties prenantes. Un bon processus de création de rapports peut améliorer la visibilité et la collaboration interfonctionnelles.

Quels sont les outils de gestion de projet?

Très utiles pour la conduite de projet, les outils de gestion de projet sont des méthodes visuelles qui permettent de gagner en transparence et de faire le lien avec les membres de votre équipe.

Comment votre équipe gère-t-elle son travail à l’heure actuelle ? Si vous ne travaillez pas avec un outil collaboratif, alors les projets, tâches, fichiers et communications de votre équipe sont très certainement éparpillés sur différents outils, ce qui réduit la visibilité et la coordination. Sans une source unique de référence, les membres de l’équipe ont du mal à définir leurs priorités et perdent sûrement beaucoup de temps à chercher des réponses.

Selon une étude intitulée L’Anatomie du travail, au lieu de nous concentrer sur les tâches qualifiées ou stratégiques, nous perdons chaque jour 60 % de notre temps sur des activités d’organisation: recherche de documents, course aux approbations, réunions.

Les outils de gestion de projet en ligne sont là pour vous aider à bien communiquer les priorités et vous coordonner sur qui fait quoi et pour quand. Pour offrir le maximum de transparence aux équipes, ce type d’outils propose plusieurs options pour suivre la conduite de projet en temps réel. Voici les plus répandues:

Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont une bonne méthode pour tracer visuellement la progression de votre projet. Dans ce type de tableau, la progression est représentée par des colonnes verticales. Les tâches passent par chaque étape, jusqu’à leur achèvement. Un tableau Kanban classique comporte par exemple des colonnes Nouveau, En cours et Tâches terminées.

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales utilisé pour visualiser un projet sous forme de chronologie. Dans le diagramme de Gantt, les tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur indique la durée.

Calendriers

Les calendriers de projet sont un excellent moyen de donner vie aux tâches de la semaine ou du mois prochain et de les visualiser clairement. Ce type d’affichage est très utilisé pour les projets qui comptent de nombreuses tâches différentes à échéance unique, notamment pour les calendriers éditoriaux ou les retro plannings.

To do list

Se rapprochant des feuilles de calcul, la to do list permet d’identifier clairement qui fait quoi et pour quand, en un clin d’œil. Ce type de conduite de projet visuelle vous permet de suivre votre processus de projet de façon linéaire, dans une structure en forme de grille.

Et les outils de gestion du travail ?

Un peu plus tôt, nous avons évoqué les logiciels de gestion du travail en indiquant que la notion de gestion du travail englobe également la conduite de projet. Cette dernière vous donne les meilleurs outils pour organiser, planifier et livrer vos projets.

De son côté, la gestion du travail va au-delà d’un unique processus de projet : elle permet à votre équipe de visualiser en détail les relations entre vos différents projets et initiatives. Pour ce faire, outre les quatre options d’affichage mentionnées auparavant, vous pouvez compter sur deux types d’outils de gestion du travail.

Gestion de portefeuille de projets

Le secret pour superviser toutes vos initiatives au même endroit ? La gestion de portefeuille de projets ! Grâce aux portefeuilles, vous disposez d’une vue d’ensemble de tout votre travail et pouvez indiquer le cap à tenir à votre équipe pour les différents projets. C’est le moyen idéal pour relier vos activités quotidiennes à la stratégie d’entreprise.

Gestion de la charge de travail

La gestion de la charge de travail et des ressources vous donne une idée précise des tâches de votre équipe et de sa capacité, de façon à ce que personne ne subisse de burnout ni ne s’ennuie. Le cas échéant, vous pouvez repérer les employés surmenés et attribuer des tâches si nécessaire.

[A lire] Codir: comment organiser un comité de direction en 10 étapes

Quelles sont les étapes de la conduite de projet?

Tous les projets présentent de légères variantes, selon ce sur quoi vous travaillez, l’équipe concernée et les méthodes de travail employées par ses membres pour collaborer.

Voici quelles sont les principales étapes d’un projet:

  1. Le démarrage : lors de la phase de conception, vous réunirez l’équipe projet et identifierez sa portée. En fonction de la complexité et de l’envergure du projet, vous souhaiterez peut-être aussi créer une feuille de route de projet. C’est le moment aussi de mener une analyse des risques ainsi qu’un plan d’action qui sera mis à jour tout au long du projet.

  2. La planification : lors de cette étape, vous allez mener l’étude de faisabilité et définir le cahier des charges. Au cours de la phase de planification, vous créerez votre plan de projet, identifierez les jalons clés et déciderez ensemble des coûts et du calendrier.

  3. La mise en œuvre : la plus grande partie du projet se réalisera en phase d’exécution. Ce sera le moment pour votre équipe de travailler à la réalisation des livrables de votre projet et pour vous, de tenir informée les acteurs du projet au cours des comités de pilotage.

  4. L’évaluation des performances : l’évaluation se fait à la fois pendant et après la phase de mise en œuvre. Au cours du projet, elle vous aidera à rectifier le tir si nécessaire, mais aussi à collaborer et améliorer la visibilité interfonctionnelle de vos activités. Une fois le projet terminé, vous pourrez rendre compte de son déroulement et organiser des sessions de brainstorming avec les parties prenantes pour réfléchir aux bonnes pratiques à retenir ou à adopter.

  5. La clôture : une fois le projet terminé, prenez le temps de faire un bilan avec les parties prenantes pour tirer parti des enseignements de cette initiative. Selon la structure de votre équipe, il peut s’agir d’une rétrospective, d’un post mortem ou d’un débriefing du projet.

Quels sont les avantages de la conduite de projet?

Si vous êtes encore indécis quant à vos besoins en chefferie de projet, poursuivez votre lecture pour découvrir ses avantages, ainsi que quelques astuces simples pour intégrer ces idées aux méthodes de travail de votre équipe.

1. Des plans clairs et structurés pour améliorer la collaboration d’équipe

Tous ceux qui ont déjà eu l’occasion de se lancer dans un projet sans planification préalable ont bien conscience des difficultés que l’on peut rencontrer dès le départ.

Plutôt que de concevoir votre plan au fil de votre progression, vous avez tout intérêt à identifier le travail à faire, les responsables, livrables et échéances, avant de vous lancer dans votre projet. Par la suite, il vous suffira de consulter les tâches du projet sous forme de chronologie ou de liste divisée en catégories pour clarifier qui fait quoi et pour quand. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous pouvez établir la liste des différentes étapes menant à l’événement principal, définir les responsables et les délais pour chacune, et les suivre sur un calendrier de projet partagé.

En concevant un plan clair contenant toutes vos tâches de projet et en y ajoutant des échéances, des responsables et tous les détails clés nécessaires, vous faites de ce qui aurait été un processus d’exécution chaotique et inefficace un processus performant. Vous avez une idée claire de la portée et des échéances de votre travail, et pouvez repérer les conflits potentiels avant même qu’ils ne surviennent.

Conseils pour piloter vos projets

  • Listez toutes les tâches à faire avant de commencer : vous pouvez ensuite y ajouter des détails tels que les échéances, les responsables, les prérequis, le statut ou des liens menant aux fichiers associés.

  • Organisez toutes vos actions à l’aide d’un plan partageable : quelle que soit la méthode utilisée (simples listes, calendriers ou encore tableaux Kanban), l’organisation du projet devra permettre à chacun de visualiser ce qu’il doit faire et quand.

  • Créez des modèles pour vos projets récurrents : pour les projets dont vous allez vous servir à maintes reprises, créez un modèle réutilisable qui vous fera gagner du temps lors de votre prochaine phase de planification.

En concevant un plan clair contenant toutes vos tâches de projet et en y ajoutant des échéances, des responsables et tous les détails clés nécessaires, vous faites de ce qui aurait été un processus d’exécution chaotique et inefficace un processus performant. Vous avez une idée claire de la portée et des échéances de votre travail, et pouvez repérer les conflits potentiels avant même qu’ils ne surviennent. Il suffit d’un peu de prévoyance et de planification pour vous faire gagner du temps et des ressources : que demander de mieux ?

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Pour gérer un projet avec succès, il est nécessaire d’établir des priorités. Puisque nous n’avons jamais autant de temps ni de ressources que nous le souhaitons, nous devons nous concentrer sur les éléments qui auront le plus d’impact. Nous devons ensuite nous assurer que ces priorités sont claires à tous les niveaux afin de définir les attentes, notamment pour l’équipe, qui pourra alors se focaliser sur les tâches les plus pertinentes.”
Corri Skinner, directrice exécutive chargée de la réussite client de Vox Creative, Vox Media

2. Des rôles bien définis pour éviter toute confusion

Une fois le travail préparatoire terminé, il est temps d’aborder la partie gestion de la conduite de projet. Mais si vous n’avez pas défini de responsable précis à même de guider votre équipe dans sa mission, vos collègues pourraient avoir tendance à abandonner certaines tâches, à oublier des détails ou à ne pas savoir vers qui se tourner pour obtenir des réponses à leurs questions.

Les entreprises font généralement appel à un Chef de projet. Celles qui n’en ont pas confient bien souvent ces responsabilités aux personnes qui dirigent ou qui sont à l’origine du projet concerné.

Par exemple, un éditeur publiant une nouvelle série d’articles, un développeur organisant la migration d’un site Web ou un gestionnaire de compte mettant à jour les systèmes de création de rapports client s’occuperont probablement aussi de coordonner tous les éléments de leur projet.

Conseils pour le bon déroulement d’un projet

  • Indiquez clairement votre rôle (et celui des autres) : que ce soit lors de la phase de planification ou au début de votre projet, assurez-vous que chacun a connaissance de l’identité du responsable du projet (c’est à dire vous !) et peut identifier les responsabilités de toutes les parties prenantes.

  • Suivez la progression des responsables de tâches et répondez à leurs questions: maintenant que vous avez créé un plan clair, les acteurs concernés connaissent leurs responsabilités. Pour les aider à mener leur projet à bien, suivez la progression de leur travail et donnez-leur accès à tous les outils dont ils ont besoin pour trouver des solutions à leurs problèmes.

  • Partagez régulièrement des mises à jour de statut : maintenez une bonne dynamique en partageant des mises à jour avec votre équipe concernant l’avancement du projet. Non seulement cela permettra de tenir tout le monde informé et de réduire le nombre de questions liées aux mises à jour de statut, mais cela aura aussi pour effet de motiver les différents intervenants.

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Asana nous a permis d’optimiser la collaboration au sein de notre organisation et de nous débarrasser des initiatives en double. Tous les acteurs concernés contribuent au même projet, que chacun peut ainsi s’approprier.”
Julia Bersin, principale responsable de la génération de demande, Guru

3. Des objectifs bien définis pour une efficacité d’équipe renforcée

Comment s’imaginer qu’un projet peut être couronné de succès si l’équipe n’a pas connaissance de ses objectifs ? En l’absence d’objectifs clairs, non seulement les équipes voient leur motivation intrinsèque décliner, mais elles courent le risque de s’égarer et de consacrer toute leur énergie à des activités à faible valeur ajoutée.

Recourir à un outil de gestion de projet vous permet de définir vos objectifs en amont. Ainsi, ceux-ci n’ont de secret pour personne et chacun peut réfléchir à la meilleure façon de les atteindre.

Par exemple, si votre projet consiste à lancer un nouveau produit, vous pouvez vous fixer comme objectif d’« augmenter les mises à niveau de 20 % ». Cet objectif influencera à son tour vos décisions de lancement au fil du temps, tout en vous permettant de mesurer votre succès après le lancement.

Comment définir vos objectifs de projet ?

  • Analysez les raisons pour lesquelles vous lancez ce projet. Posez-vous les questions suivantes : pourquoi faut-il accomplir ce projet ? Quelles seront les personnes concernées ? Comment ce projet s’inscrit-il dans le cadre d’objectifs d’entreprise plus larges ? Quels sont les résultats attendus pour cette initiative ?

  • Communiquez vos objectifs à tous les acteurs concernés. Avant de planifier votre projet, expliquez les objectifs à l’ensemble des personnes impliquées. Vous avez le choix de la méthode à employer, le but étant que chacun comprenne bien les objectifs de votre initiative (et repère les tâches superflues) : vous pouvez par exemple organiser une réunion de lancement, faire circuler un document, ou encore le partager grâce à un outil de gestion de projet.

  • Mettez en place un processus destiné à suivre vos objectifs et à rendre compte de l’avancement et des résultats. Il ne suffit pas de fixer des objectifs, il vous faut aussi disposer des méthodes adéquates pour contrôler et rendre compte de votre progression. Ainsi, vous pouvez aisément repérer les risques de retard ou d’échec, et rectifier le tir.

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Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées.”
 Carla De Ciccio, responsable de la stratégie de contenu, École de gestion Telfer

4. Un plan de communication clair pour une équipe coordonnée et focalisée

On parle bien de "gestion" ou "conduite" de projet, mais l’aspect conduite d’un projet n’est que la partie émergée de l’iceberg. Avant même de commencer à travailler, il convient de définir un plan de communication. Votre équipe utilise probablement un outil pour la communication par e-mail, un autre pour le tchat, un troisième pour la conduite de projet, et bien d’autres encore. Le plan de communication précisera quel outil doit être utilisé dans quelles circonstances.

Un employé utilise en moyenne une dizaine d’outils différents par jour. En l’absence d’un plan de communication adapté, nous devons constamment basculer entre ces outils, ce qui peut rapidement engendrer de la confusion et même nous donner la sensation d’être submergés. Le plan de communication réduit le sentiment de lassitude quant au choix des outils, et permet à tous les employés d’être sur la même longueur d’onde.

Conseils pour créer un plan de communication

  • Établissez des conventions de communication : votre plan de communication doit préciser les outils et la fréquence de communication entre les membres de votre équipe.

  • Permettez à chacun de partager son avis : votre plan de communication devant convenir à tous les membres de votre équipe, assurez-vous que l’ensemble des participants est impliqué. Laissez-leur l’opportunité de donner leur avis et de participer à des ateliers, jusqu’à ce que le plan de communication remporte leur adhésion.

  • Établissez la liste des participants au projet et leurs rôles : à quel moment est-il judicieux de tenir informés les participants ? Doit-on impliquer des décideurs en amont de tout lancement ? Dans le cadre de votre plan de communication, précisez quels sont les participants ainsi que leurs rôles.

  • Convenez de la fréquence et du style des mises à jour de statut : la méthode adoptée pour communiquer sur l’avancement du projet constitue l’un des éléments essentiels de votre plan de communication. Dans l’idéal, toutes les activités à accomplir devraient être réunies au sein de votre outil de gestion de projet pour vous permettre de rédiger et partager des mises à jour de statut le plus simplement possible.

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En mettant un terme aux demandes par e-mail et en utilisant Asana pour collaborer plus efficacement, nous gagnons 60 heures de travail par mois, que nous pouvons dédier à la stratégie plutôt qu’à la coordination.”
 Walter Gross, directeur principal du marketing numérique, Sony Music

5. Des outils de gestion de projet pour une efficacité accrue

Pour mettre ces conseils en pratique et mener à bien votre conduite de projet, appuyez-vous sur un outil de gestion efficace.

Vous pouvez faire votre choix parmi des dizaines d’outils, mais nous vous conseillons d’éviter de faire appel aux outils de gestion de projet traditionnels. En effet, la plupart d’entre eux ont été créés pour des processus conventionnels et prennent beaucoup de temps à configurer et à prendre en main. Préférez plutôt un outil facile à adopter, flexible et personnalisable. Et c’est encore mieux si cet outil vous permet de relier vos activités sur plusieurs projets (une prouesse difficile à accomplir par le biais d’e-mails et de feuilles de calcul) et de communiquer avec vos collègues où qu’ils soient.

Conseils pour utiliser un outil de gestion de projet

  • Mobilisez tout le monde autour d’un seul outil clé : au lieu de laisser chaque équipe ou membre de l’équipe faire appel à un outil différent pour gérer ses projets, mettez-vous d’accord sur l’utilisation d’un seul et même outil. Cela facilitera la collaboration et évitera toute confusion au moment de retrouver des informations importantes.

  • Créez des conventions régissant son utilisation : aidez les différents intervenants à utiliser leur nouvel outil avec assurance grâce à des recommandations simples. Vous pouvez par exemple leur demander de « toujours ajouter une échéance aux tâches », de « s’assurer que les titres de tous les projets marketing contiennent le terme “Marketing” », ou encore d’« éviter de communiquer par e-mail pour toute demande concrète à adresser à un collègue et préférer la création d’une tâche dans l’outil de gestion de projet ».

  • Partagez vos mises à jour de statut et rapports : la méthode la plus simple pour permettre à vos collègues de mesurer toute la valeur d’un outil consiste à leur donner une meilleure visibilité des statuts et de la progression des projets. Lorsque vous partagez des mises à jour et que vous affichez la progression du projet dans votre nouvel outil, vous aidez vos collègues à mieux évaluer l’avancement du travail et vous les encouragez à utiliser cet outil pour leur propre usage.

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Si je n’avais qu’un seul conseil de gestion de projet à donner, ce serait de systématiquement vous laisser un temps de réflexion après un projet. Celui-ci sera l’occasion de faire le bilan de tout ce que vous avez appris et de créer un guide que vous n’aurez plus qu’à appliquer la prochaine fois que vous aurez à planifier ou gérer un projet similaire.”
Kerry Anne Hoffman, chef de projet principale, opérations marketing, ClassPass

Découvrez ces avantages par vous-même

Dans tous les cas et quel que soit le secteur ou l’entreprise qui vous concerne, adopter les fondamentaux de la conduite de projet sera bénéfique à votre équipe.

Il vous suffira d’apporter quelques ajustements à vos méthodes de planification, de gestion et de création de rapports pour améliorer l’efficacité de votre équipe et clarifier ses responsabilités, augmenter la transparence générale et assurer le suivi des éléments clés.

Appuyez-vous sur un outil de gestion du travail conçu pour aider les équipes à organiser et réaliser leur travail : découvrez Asana dès aujourd’hui !

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