Améliorer la collaboration d’équipe en 10 étapes simples

En équipe, l’individualisme n’a pas sa place. Un message largement relayé par les entraîneurs de football, mais pas seulement. Outre sur le terrain, l’esprit d’équipe est nécessaire dans tous les domaines : après tout, nous travaillons tous en équipe d’une manière ou d’une autre. Le secret d’un travail efficace réside précisément dans la capacité de votre équipe à bien collaborer.

C’est le moment de vous expliquer comment collaborer sans effort et vous donner les clés de la réussite, à votre équipe et vous.

Quelle forme la collaboration d’équipe revêt-elle dans le monde du travail ?

On peut voir la collaboration comme l’huile qui aide à faire tourner les rouages d’une équipe. En entreprise, la collaboration est essentielle pour produire un travail d’équipe de qualité : les équipes collaborent à la recherche de nouvelles idées, ainsi qu’à l’achèvement de vastes projets et de leurs objectifs. Pour faire simple, une équipe collaborative en fait plus lorsque ses membres agissent de concert que lorsque chacun travaille de son côté.

La collaboration d’équipe se présente de différentes manières selon les responsabilités des uns et des autres :

  • Les chefs d’équipe qui exercent dans le cadre d’une bonne collaboration d’équipe répartissent mieux le travail. Ils peuvent ainsi mettre en lumière et enrichir les compétences de leurs subordonnés, mais aussi les aider à faire progresser leur carrière.
  • Quant aux collaborateurs individuels, ils peuvent communiquer plus efficacement avec leur équipe et travailler en synergie pour venir à bout d’initiatives clés.
  • Enfin, les collaborateurs interfonctionnels doivent pouvoir collaborer efficacement en équipe s’ils souhaitent travailler sans problème. Les équipes doivent avoir les outils pour travailler ensemble et communiquer en toute transparence, sans quoi leurs membres auront tendance à travailler en vase clos et oublier certaines tâches.

Les avantages de la collaboration d’équipe

Lorsqu’une équipe travaille en synergie, tout devient possible. Une bonne collaboration d’équipe apporte les bénéfices suivants :

Communication ouverte et honnête

Pour que les équipes travaillent ensemble efficacement, il faut poser des questions, réfléchir à certains points précis et même avoir des opinions divergentes afin de faire avancer le travail. Communiquer ouvertement et avec franchise n’est pas toujours chose aisée, mais une équipe collaborative doit pouvoir créer main dans la main pour trouver de meilleures solutions, prendre en compte les retours des autres membres d’équipe et travailler de concert à l’achèvement de ses objectifs.

Implication et créativité

Souvenez-vous de l’une de vos meilleures sessions de brainstorming, par exemple. L’équipe y fourmillait sûrement de nouvelles idées et chacun avançait en se basant sur les suggestions des autres, jusqu’à obtenir le plan parfait. C’est ça, la magie de la collaboration d’équipe : seuls dans leur coin, les membres de votre équipe auraient eu bien du mal à imaginer une si bonne solution. Tous ont dû s’impliquer et s’inspirer les uns des autres pour parvenir à un tel résultat.

Meilleure visibilité sur le travail

Les membres d’équipe qui travaillent ensemble s’impliquent constamment dans leurs activités respectives. Dans la mesure où ils contribuent à des initiatives communes ou à résoudre des problèmes conjointement, ils doivent partager des éléments et communiquer sur leur travail, améliorant ainsi la visibilité à l’échelle de l’équipe.

10 astuces pour renforcer la collaboration d’équipe

Vous souhaitez bâtir une équipe collaborative… mais comment faire ? Encourager la communication d’équipe ne se fera pas en un claquement de doigt. Pour développer cette compétence en gestion de projet, il est nécessaire de s’impliquer et s’y intéresser sérieusement. Mais si vous êtes prêts à recueillir les fruits d’une solide collaboration d’équipe, voici 10 astuces à suivre pour forger votre propre culture d’entreprise collaborative.

1. Érigez la collaboration en valeur fondamentale

Cette astuce va peut-être vous sembler évidente, mais il est crucial de souligner l’importance de la collaboration auprès de votre équipe. En effet, toutes les équipes ne valorisent pas la collaboration : certaines misent sur la compétition ou les performances individuelles, par exemple. Prenez le temps d’expliquer à quel point la collaboration compte pour votre équipe et de poser les bases.

« Avec Asana, notre organisation est particulièrement collaborative. Nous avons décloisonné les équipes et les projets, et les gens comprennent mieux leur place dans le cadre de l’organisation en général. »

2. Établissez des conventions de communication

L’une des meilleures solutions pour monter une équipe collaborative et l’encourager consiste à établir des directives relatives à la communication et au travail commun. Retenez bien qu’au départ, cette collaboration demandera certains efforts. Il faudra quelque temps aux membres de votre équipe pour s’habituer à travailler ensemble et se sentir à l’aise. Cela est parfaitement normal. Toutefois, vous pouvez faciliter le processus en vous réunissant avec votre équipe pour élaborer des conventions de communication.

Prenez le temps de décider :

  • Des éléments à communiquer par e-mail
  • Des messages à envoyer par système de messagerie direct
  • Des informations à partager depuis vos outils de gestion de projet
  • Des heures et jours de réunion à privilégier

Enfin, vous devez aussi déterminer quand ne pas communiquer. Accordez-vous des moments pour travailler sur les projets qui vous demandent une grande concentration et encouragez les employés à se mettre en mode Ne pas déranger si nécessaire ou à réserver des créneaux sur leur calendrier pour éviter de morceler leurs journées de travail pour cause de réunion. Par exemple, Asana a instauré le « No Meeting Wednesday » (mercredi sans réunion) : des nouveaux arrivants dans l’équipe aux dirigeants, tous les employés peuvent se plonger sereinement dans leurs activités ce jour-là.

« Plus une organisation se développe et plus la communication pose problème. Ce manque d’efficacité a clairement causé du tort à Hope for Haiti : si le fonctionnement n’est pas fluide, difficile d’aider le maximum de personnes ! Nous avons aussi pour responsabilité de nous améliorer sur ce point. »

3. Invitez vos collègues à créer ensemble

La collaboration d’équipe repose sur ce principe fondamental : ensemble, les équipes travaillent mieux qu’elles ne le feraient seules. L’un des meilleurs moyens d’encourager la collaboration est donc d’inviter les équipes à la cocréation. Plutôt que de vous contenter d’expliquer aux membres d’équipe qu’ils doivent collaborer sur un projet, organisez des sessions de brainstorming et ouvrez la porte à la discussion, mais aussi aux différences d’opinion. Qui dit cocréer dit faire émerger une idée ensemble et non s’attaquer séparément à un objectif.

Vous n’êtes pas non plus obligés de vous voir en personne pour collaborer. Organiser des sessions de brainstorming en différé présente d’ailleurs de très nombreux atouts. Pour travailler ensemble en équipe virtuelle, vous pouvez collaborer sur un même fichier Google Doc : ouvrez-le et inspirez-vous mutuellement pour trouver les meilleures idées, en toute simplicité.

« Asana, c’est avant tout le partage des connaissances. Plus nous avons découvert et présenté de nouvelles fonctionnalités aux différentes équipes, plus nos collaborateurs ont pris conscience des avantages procurés par cet outil et ont décidé de l’utiliser. »

4. Encouragez une communication ouverte…

… et tenez-vous-y. Pour bien collaborer, les membres d’équipe doivent pouvoir s’impliquer pleinement dans leur travail. Vous devez donc les encourager à participer, innover et communiquer. Plutôt que d’avoir à réprimer leurs pensées ou leurs sentiments, vos collègues devraient pouvoir être eux-mêmes et partager toutes les idées brillantes qui leur viennent en tête.

[À lire : exprimer et accepter les critiques constructives]

Communiquer ouvertement implique aussi parfois des désaccords. Toutefois, ces derniers ne sont pas les ennemis de la collaboration d’équipe, bien au contraire : pour qu’elle soit réussie, il est nécessaire d’exprimer son désaccord de façon saine et de communiquer en toute franchise.

« Utiliser Asana pour répondre aux demandes m’aide à maintenir une transparence totale avec les personnes qui participent aux projets interfonctionnels, notamment concernant la capacité de l’équipe et les échéances. »

Shani  Tucker, graphiste, B Lab

5. Donnez l’exemple

Difficile de construire une équipe collaborative sans responsable collaboratif ! La collaboration doit prendre sa source en haut de la pyramide et vous devez donc inviter constamment vos collègues à créer ensemble, encourager une communication ouverte et laisser le temps à votre équipe d’innover et collaborer. Incitez les membres d’équipe à vous contacter s’ils ont des questions ou à prendre rendez-vous avec vous pour une réunion individuelle s’ils ont besoin de plus de temps pour en discuter.

« Grâce à Asana, je peux très simplement travailler avec tous les collaborateurs de l’entreprise, du PDG aux membres de mon équipe, ce qui fait de moi un meilleur leader. »

Ziv Peled, directeur de l’expérience client, AppsFlyer

6. Laissez le temps à votre équipe de former des liens

À quand remonte la dernière occasion pour votre équipe de se réunir et… discuter ? Les activités qui développent l’esprit d’équipe permettent non seulement de relâcher la pression, mais aussi de faire connaissance hors du cadre de travail. Quel but votre collègue s’est-il donné dans la vie ? D’où vient votre responsable et en quoi ses origines ont-elles influencé son expérience ? Dans quel domaine votre nouveau collègue travaillait-il avant de vous rejoindre ? Les équipes qui apprennent à se connaître au travail et au-dehors collaborent plus efficacement, et ont plus de facilités à communiquer pour arranger la situation en cas de conflit ou de difficultés au travail.

« Je refuse de voir mes collègues faire un burnout. Je veux qu’ils s’entendent bien et travaillent dans une bonne ambiance. Asana nous y aide beaucoup. »

7. Mettez en valeur le travail d’équipe réussi

Quoi de mieux que d’obtenir la reconnaissance de ses collègues pour le travail accompli ? Tout travail d’équipe réussi mérite lui aussi sa couronne de lauriers. Lorsque deux membres d’équipe collaborent à concrétiser une nouvelle idée ou mener à bien un webinaire très délicat, prenez le temps de les en féliciter. Demandez aux membres d’équipe de partager leurs impressions quant à leur expérience : quels ont été les points positifs ? Comment ont-ils collaboré à l’achèvement de leur objectif ? Non seulement c’est le moment pour eux d’être sous les feux de la rampe, mais leur travail peut servir d’exemple à d’autres membres d’équipe pour une collaboration future.

« Avant d’utiliser Asana, nous n’avions jamais pu suivre l’ensemble des tâches interfonctionnelles rattachées à plusieurs projets. Désormais, nous visualisons tout de manière précise et structurée. En ce qui concerne les sprints, les responsabilités sont on ne peut plus claires. »

Bart Johnston, responsable principal du développement Web, Hudl

8. Offrez des opportunités de mentorat

La collaboration d’équipe fait partie des « soft skills » ou savoir-être : elle combine compétences relationnelles et de communication. Chaque membre d’équipe peut travailler de son côté à améliorer ces compétences, mais une perspective extérieure est souvent la bienvenue. L’expérience professionnelle, le temps passé dans une entreprise et une bonne connaissance du marché ou d’un poste particulier s’accompagnent de certaines connaissances intangibles, et les nouveaux employés ont parfois envie d’en savoir plus. C’est pourquoi encourager les opportunités de mentorat au sein de votre entreprise peut aider votre équipe à s’améliorer.

« Asana nous a non seulement permis de nous rendre compte de la quantité de travail fournie, mais aussi de redonner les bonnes priorités et d’appliquer des stratégies plus adaptées aux différents types de tâches effectuées. »

9. Collaborez à établir vos objectifs

Comment votre équipe établit-elle ses objectifs ? Ce processus prend un aspect essentiel pour toutes les équipes ; il peut vous aider à vous entendre sur les éléments importants et les étapes menant à vos objectifs. Ces derniers sont souvent définis de façon descendante : c’est la direction qui fixe les objectifs et les indicateurs pour les atteindre. Cette méthode peut certes aider votre équipe ou entreprise à parvenir à un but commun, mais elle ne donne pas à votre équipe l’opportunité de collaborer et innover quant au moyen d’atteindre l’objectif.

Mais vous pouvez définir des objectifs hybrides : les responsables d’équipe ou de l’entreprise établissent l’objectif principal, tandis que les membres d’équipe sont incités à se fixer leurs propres ICP pour déterminer comment l’atteindre. Pour mettre en place ces indicateurs, vous pouvez organiser des ateliers et séances de brainstorming, mais si vous permettez aux membres d’équipe de s’investir dans les objectifs, ils seront plus enclins à les atteindre.

[À télécharger : guide numérique « Comment bien définir ses OKR »]

« Asana encourage la responsabilisation de chacun et nous avons ainsi tous amélioré nos compétences en gestion de projet. »

Ryan Conlin, conseiller stratégique principal, EarthEnable

10. Utilisez des outils partagés

Le meilleur moyen (et celui le plus simple) pour votre équipe de travailler ensemble reste encore de collaborer au sein d’un même outil partagé. Grâce à cette source unique de référence, toutes les activités de vos équipes se déroulent au même endroit. Les nouvelles mises à jour, fichiers partagés et autres informations de contexte sont ainsi aisément accessibles. Vous brisez les barrières qui entravent le travail collaboratif et donnez à votre équipe les moyens d’en faire plus tous ensemble, sans effort.

« Une collaboration d’équipe efficace et des outils de communication performants sont essentiels, d’autant plus depuis la pandémie de COVID-19. Grâce à la configuration mise en place dès le premier jour avec Asana et nos autres outils, nous avons pu poursuivre nos activités lors de notre passage en télétravail. Nos processus sont restés inchangés, tout comme nos résultats. »

Rossa Shanks, directeur du marketing, Dow Jones

Les meilleurs outils de collaboration d’équipe

Les applications de collaboration peuvent faciliter le travail de votre équipe lorsqu’il s’agit de communiquer, partager des fichiers et coordonner ses activités. Testez ces outils et favorisez une collaboration efficace au sein de votre équipe.

Un outil de partage de fichiers du type Google Workspace, Microsoft Office ou Dropbox

L’un des plus grands obstacles à la collaboration d’équipe reste encore la recherche interminable de documents ou l’attente d’une réponse par e-mail pour accéder à un fichier. Les outils de partage de fichiers centralisés permettent à votre équipe de disposer d’une base de connaissance partagée et d’accéder aux fichiers qui y sont stockés en quelques clics.

Un outil de communication du type Slack ou Microsoft Teams

Comment votre équipe communique-t-elle à l’heure actuelle ? Pour bien collaborer en équipe, chacun doit pouvoir communiquer rapidement pour poser des questions simples ou même juste pour s’amuser et passer de bons moments ensemble. Une bonne équipe doit être régulièrement en contact (sans forcément se parler constamment), en particulier dans le cadre du télétravail. Si organiser des réunions ou faire le point de temps à autre pose de bonnes bases de communication, un outil de messagerie sera facile d’accès pour tous les membres de l’équipe.

Un outil de communication par vidéo du type Zoom ou Google Meet

La visioconférence est essentielle à la collaboration des équipes en télétravail. Une équipe qui communique en direct est mieux à même de créer un environnement collaboratif, y compris à distance. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont la possibilité d’organiser des réunions vidéo et savent utiliser l’outil sélectionné.

Un outil de gestion du travail comme Asana

La gestion du travail est au cœur de votre stratégie de collaboration d’équipe. Les outils de gestion du travail s’adaptent aisément aux besoins des membres de votre équipe et leur permettent de visualiser leurs activités en temps réel, ainsi que de clarifier les objectifs. Évidemment, l’équipe Asana est convaincue qu’Asana sera parfaitement en mesure de répondre aux attentes de votre équipe. Cet outil de gestion du travail est là pour aider votre équipe à organiser son travail, coordonner ses activités et atteindre ses objectifs.

En outre, Asana s’intègre à tous vos outils de collaboration et vous évite ainsi des changements constants d’environnement. Un employé utilise en moyenne une dizaine d’outils différents par jour. Heureusement, grâce à Asana, tous vos outils de travail préférés sont accessibles au même endroit, en toute simplicité.

En savoir plus

Les défis de la collaboration d’équipe

Nous vous avons donc énuméré les avantages de la collaboration d’équipe et expliqué comment faire évoluer votre équipe de façon à ce qu’elle collabore sans effort. Une collaboration solide ne présente aucun inconvénient en soi. Toutefois, il y a certains pièges à éviter au moment de mettre ces stratégies en œuvre :

Trop d’informations
  • Le problème : une fois ces nouveaux outils et stratégies de collaboration implémentés, le travail ne se fait plus en vase clos. Sans un système de gestion du travail, vous pourriez éprouver des difficultés à gérer les nouvelles informations auxquelles votre équipe a désormais accès.
  • La solution : vous devez établir des conventions de communication dès que possible au cours du processus. Une équipe qui sait exactement comment tout est organisé, partagé et ce à quoi elle a accès peut travailler en toute transparence, sans aucune confusion. Il est également crucial de choisir un outil de gestion du travail qui vous laisse décider du degré de confidentialité des informations de travail, et ainsi coordonner vos activités et collaborer efficacement.
Trop de notifications
  • Le problème : maintenant que tout est connecté, vous recevez constamment de nouvelles informations sur votre boîte de réception et vous avez du mal à travailler.
  • La solution : assurez-vous que votre logiciel de collaboration propose un accès facile aux commandes de notification adéquates. Choisissez des solutions qui disposent d’un mode Ne pas déranger et vous laissent désactiver les fonctionnalités de notification afin que votre équipe puisse aisément se focaliser sur le travail qui la concerne.
Une adoption lente
  • Le problème : votre équipe traîne des pieds lorsqu’il s’agit de mettre en place de nouvelles politiques et d’utiliser vos derniers outils de collaboration.
  • La solution : commencez par de petits changements. Au départ, nous vous conseillons de vous limiter à un nouveau domaine de travail ou projet, histoire de vous habituer aux nouveaux processus et outils. Vous pouvez aussi faire appel à des « champions » en interne, des utilisateurs référents qui seront là pour guider leurs collègues tout au long de l’adoption. Pour aider les équipes à bien implémenter de nouvelles pratiques, Asana a mis au point la méthodologie Asana de conduite du changement. Découvrez son fonctionnement.
Des résultats lents à venir
  • Le problème : ni les performances d’équipe ni sa dynamique ne semblent s’être améliorées.
  • La solution : lorsque vous décidez d’encourager la collaboration d’équipe, les résultats ne sont pas forcément visibles du jour au lendemain. Quoi qu’il en soit, une équipe qui travaille en toute transparence et bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses activités a tout à y gagner. Faites en sorte d’établir des objectifs et indicateurs clairs pour repérer où vous en êtes dès le départ et ainsi évaluer votre progression au fil du temps.

Collaborez pour mieux travailler en équipe

Une équipe qui collabore peut accomplir de grandes choses. L’équipe Asana croit dur comme fer en la collaboration d’équipe, à tel point qu’elle en a fait sa mission et aide les équipes du monde entier à travailler ensemble sans effort. Notre équipe collaborative vous soutient et vous adresse tous ses vœux de réussite !

Gérez vos projets sur Asana dès aujourd’hui.