Guide pour bien appréhender la gestion des ressources

Votre équipe s’est déjà sentie débordée ? Vous avez du mal à trouver les bonnes méthodes pour travailler efficacement ? Dans un monde où les organisations évoluent à toute vitesse, la charge de travail des employés passe parfois au second plan. Si vous et votre équipe passez vos soirées au bureau pour boucler vos projets ou que vos pauses déjeuner appartiennent désormais au passé, la gestion des ressources devrait vous intéresser. Il existe des solutions pour maximiser les performances de votre équipe tout en préservant leur bien-être et leur implication, et sans avoir à faire d’heures supplémentaires.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources, également appelée allocation ou affectation des ressources, est le processus qui consiste à planifier et programmer vos ressources et activités. Les ressources sont les différents éléments qui vous aident à compléter votre projet. Cela peut aller de l’équipement aux fonds financiers, en passant par les outils technologiques et les employés.

Au moment de déterminer comment gérer ou allouer vos ressources, vous devez vous poser plusieurs questions :

  1. Quelle est la disponibilité de chaque ressource ?
  2. Quel calendrier faut-il suivre pour chaque activité ?
  3. Combien de ressources vous faut-il pour accomplir chaque activité ?
  4. Quelle est la personne la plus apte à accomplir efficacement telle ou telle activité ?

Pourquoi pratiquer la gestion des ressources ?

Intégrer l’allocation des ressources à votre gestion de projet ne fait pas simplement partie des petits plus, mais bien des indispensables à prendre en compte dans tous les projets dont vous avez la responsabilité. Les bénéfices obtenus l’emportent largement sur le temps investi dans l’adoption de différentes pratiques de gestion des ressources. Pour tout chef de projet, l’allocation des ressources est une opportunité à saisir pour optimiser les performances et gérer efficacement la charge de travail de son équipe.

Bien souvent, il est déjà trop tard lorsque nous nous apercevons que des employés croulent sous le travail. La production s’en voit ralentie et les membres de l’équipe sont alors soumis à beaucoup de stress. Heureusement, vous pouvez remédier à ces problèmes. Grâce à la gestion des ressources, vous vous assurez que les membres de votre équipe sont en mesure de gérer le volume de travail qui leur est attribué, et qu’ils disposent des outils nécessaires pour accomplir chaque tâche. Non seulement la bonne allocation des ressources favorise la fluidité de vos projets, mais vous évitez aussi à vos employés de se retrouver en situation de burnout. Quand elle est mise en œuvre correctement, la gestion des ressources accélère la production et améliore la qualité, tout en assurant au final la satisfaction des employés vis à vis de leur charge de travail.

Les 5 principaux avantages de la gestion des ressources

Si vous n’êtes pas encore convaincu du caractère indispensable de la gestion des ressources pour assurer la réussite de votre projet, étudions la question un peu plus en profondeur. Voici les avantages à ne pas manquer :

  1. Bénéficiez d’une vue d’ensemble : une allocation efficace des ressources vous donne une vue générale sur l’ensemble de votre projet. En regroupant toutes les ressources associées à votre projet au même endroit, vous observez ses rouages et êtes en mesure d’apporter des changements si nécessaire. Cet aperçu global vous aide à faire le lien entre les ressources, les tâches et la chronologie, ainsi qu’à déterminer si la charge de travail d’un collègue est trop lourde ou trop légère. C’est l’occasion pour vous de repérer à l’avance de futurs problèmes éventuels.

  2. Répartissez bien les tâches : vous connaissez très certainement les forces et faiblesses de chaque membre de votre équipe. Lorsque vous allouez vos ressources, vous devez les garder à l’esprit pour déterminer qui sera le plus performant pour entreprendre chaque tâche ou activité. En discuter avec toutes les personnes avec lesquelles vous comptez travailler permet de les tenir informés et de les intégrer au processus de prise de décision. Ils se sentiront ainsi impliqués dès le départ. Assurez-vous de faire bon usage de leur temps en repérant ceux déjà trop occupés par d’autres projets, et ceux qui ont davantage de temps libre.

  3. Gardez votre équipe sur la même longueur d’onde : faire preuve de transparence à l’égard de votre équipe évitera que l’un de ses membres ne passe à côté d’informations essentielles. C’est une condition importante, dans la mesure où lorsque chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, il n’y a plus de confusion possible, chacun ayant une vision claire de ses responsabilités. Vos collègues visualisent ainsi le rôle qu’ils jouent dans la vision globale de l’équipe ou de l’entreprise. Une équipe qui collabore efficacement est nécessairement une équipe qui gère mieux ses projets… et dans un meilleur état d’esprit !

  4. Fixez des objectifs réalistes : inutile d’établir des objectifs que vous savez impossibles à atteindre. Commencez par faire appel à la gestion des ressources pour définir les actions que vous pouvez entreprendre et leurs échéances. Une fois que tout est listé clairement, notamment les ressources nécessaires, vous pouvez plus facilement vous justifier auprès de votre responsable (ou de la personne qui vous a attribué ce projet) quant aux défis à prévoir. Étudiez ce que vous êtes en mesure d’accomplir avec les ressources actuelles et étayez votre argumentaire pour en obtenir davantage si nécessaire. Pour finir, fixez-vous des objectifs réalisables.

  5. Planifiez mieux à l’avenir : vous n’aurez de cesse de vous améliorer à chaque fois que vous suivrez ce processus d’allocation des ressources. Par la suite, vous saurez repérer les carences et ajouter de nouvelles ressources pour travailler encore plus rapidement. Lorsque vous verrez un projet similaire arriver sur votre bureau, il vous sera également plus facile d’appuyer votre argumentaire pour obtenir un plus gros budget ou plus de personnel, et vous prendrez de meilleures décisions dans la gestion de vos effectifs.

Les bonnes pratiques en gestion des ressources

Mais comment faire pour devenir un pro de la gestion des ressources ? Commencez par appliquer ces 10 conseils.

  1. Calculez des délais réalistes : prenez connaissance du temps qu’il faut à chaque employé pour accomplir les tâches demandées. Les planifications suivantes n’en seront que plus faciles.
  2. Définissez des dates de début et des échéances : définir une durée pour chaque tâche vous permet de calculer des délais réalistes concernant le temps nécessaire à chaque membre de l’équipe pour accomplir une tâche. En vous assurant d’indiquer les bonnes dates de début et de fin, vous vous dotez d’une chronologie de projet précise.
  3. Ayez connaissance des compétences de vos employés : connaître les points forts de chacun vous aide à déterminer les meilleures ressources à allouer à chaque tâche.
  4. Hiérarchisez les tâches : définissez à l’avance les tâches prioritaires parmi la charge de travail de votre équipe. Faites de vos tâches hautement prioritaires les pivots de votre chronologie et identifiez les ressources à employer pour les accomplir.
  5. Pour une efficacité optimale, adaptez-vous au fil de l’eau : dans l’ensemble, la gestion de projet consiste en un effort continu. Les tâches et chronologies peuvent évoluer à mesure que vous faites face à de nouveaux défis. Afin d’être aussi efficace que possible, n’hésitez pas à répartir vos ressources différemment si nécessaire.
  6. Prévoyez des créneaux supplémentaires : planifier les ressources dès le départ revêt un caractère essentiel, mais vous ne pouvez pas tout anticiper. Prévoyez une marge dans vos délais pour gérer de futurs travaux éventuels et faire preuve de flexibilité.
  7. Choisissez les méthodes de gestion des ressources qui conviennent le mieux à votre équipe : vous connaissez votre équipe mieux que quiconque. Servez-vous de vos connaissances pour opter pour le meilleur processus d’allocation des ressources, par exemple en calculant la charge de travail en heures, points ou nombre de tâches.
  8. Faites le point avec votre équipe : assurez-vous d’avoir un bon aperçu en temps réel de la charge de travail de votre équipe et que chaque membre de l’équipe estime que cette dernière est équilibrée et réalisable. Procéder ainsi pourra vous aider à mieux planifier vos projets à l’avenir et à allouer vos ressources plus judicieusement.
  9. Saluez le travail assidu de votre équipe : puisque vous visualisez toute la charge de travail de votre équipe en un seul endroit, vous êtes aussi tenu au courant de leurs accomplissements. C’est donc l’occasion de saluer leurs réussites.
  10. Munissez-vous du bon outil de gestion du travail : rien de mieux pour créer la confusion que de gérer les ressources à l’aide de feuilles de calcul. Préférez plutôt faire appel à un outil de gestion du travail, qui calculera les charges de travail pour vous en toute simplicité. Vous bénéficierez ainsi d’une vue d’ensemble, tout en ayant la possibilité de plonger davantage dans le détail des tâches, tout cela au sein d’un même outil. Sur Asana, vous pouvez même visualiser les tâches individuelles et les glisser-déposer au besoin.

La gestion des ressources devrait systématiquement faire partie intégrante de votre plan de gestion de projet global. Allouer les bonnes ressources au bon moment vous semblera peut-être insurmontable dans un premier temps, mais adopter ce processus vous facilitera grandement la tâche par la suite. Procédez étape par étape et engagez-vous à utiliser un outil de gestion du travail, par exemple Asana. Votre équipe vous en sera reconnaissante !

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