Guide pour bien appréhender la gestion des ressources

La plupart des responsables rencontrent des difficultés à bien répartir le travail au sein de leurs équipes. Dans un monde où les organisations évoluent à toute vitesse et gèrent désormais bien souvent leurs activités à distance, la charge de travail des employés passe parfois au second plan. Un plan de gestion des ressources vous permet à tout moment de visualiser la charge de travail de vos collaborateurs individuels et de votre équipe. Ainsi, vous équilibrez efficacement toutes vos ressources et bénéficiez d’une vision globale sur la voie empruntée par votre équipe pour atteindre ses objectifs.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources, également appelée allocation ou affectation des ressources, est le processus qui consiste à planifier et programmer les ressources et activités de votre équipe. Les ressources désignent les différents éléments qui vous aident à mener à bien votre projet : de l’équipement aux fonds financiers, en passant par les outils technologiques et les disponibilités des employés.

Au moment de déterminer comment gérer ou allouer les ressources de votre équipe, posez-vous plusieurs questions :

  1. Quelle est la disponibilité de chaque ressource ?
  2. Quel calendrier faut-il suivre pour chaque activité ?
  3. Combien de ressources vous faut-il pour accomplir chaque activité ?
  4. Quelle est la personne la plus apte à accomplir efficacement telle ou telle activité ?

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des ressources ?

On utilise un plan de gestion des ressources pour gérer et allouer tous les types de ressources utiles à un projet. Un plan efficace doit énumérer les ressources (notamment humaines, financières, techniques et physiques) et activités nécessaires à l’avancement d’un projet ou d’une initiative. Vous portez la casquette de chef de projet et ce plan est justement conçu pour vous guider. Ce dernier vous fait bénéficier d’un aperçu global des différentes variables de votre projet : budget, effectifs, charge de travail requise et capacités en matière d’outils technologiques. Rien de plus facile pour gérer, planifier et allouer toutes vos ressources tout en optimisant la productivité de chacun ! Apprendre à bien répartir vos ressources de gestion de projet vous permettra de gérer vos projets efficacement aux côtés de votre équipe.

Plan de gestion des ressources : quels avantages pour votre équipe ?

Bien souvent, il est déjà trop tard lorsque nous nous apercevons que nos collègues croulent sous le travail. Heureusement, vous pouvez remédier à ces problèmes. Grâce à la gestion des ressources, vous vous assurez que le manager ou chef d’équipe et ses subordonnées sont en mesure de gérer le volume de travail qui leur est attribué, et qu’ils disposent des outils nécessaires pour accomplir chaque tâche.

Un plan de gestion des ressources assure la bonne allocation des ressources et favorise la fluidité de vos projets. En outre, vous évitez aussi à vos employés de se retrouver en situation de burnout. Quand elle est mise en œuvre correctement, la gestion des ressources permet de mieux travailler à long terme et améliore la qualité de la production. Mieux encore, si votre équipe est en mesure de se dépasser, elle ne sera que plus satisfaite de ses accomplissements en fin de journée.

FAQ : dois-je créer un plan de gestion des ressources pour mon projet ?

Pour faire court : oui. Intégrer l’allocation des ressources à votre gestion de projet ne fait pas simplement partie des petits plus, mais bien des indispensables à prendre en compte pour soutenir votre équipe et éviter toute situation de burnout. Les bénéfices l’emportent largement sur le temps investi dans l’adoption de différentes pratiques de planification des ressources : le nombre de projets que votre équipe peut prendre en charge et la qualité de chacun d’eux dépendent de cette gestion des ressources. Pour tout chef de projet, l’allocation des ressources est une opportunité à saisir pour optimiser les performances, éviter le surmenage des employés et gérer efficacement la charge de travail de son équipe.

Les 5 avantages de la gestion des ressources

Si vous n’êtes pas encore convaincu du caractère indispensable de la gestion des ressources pour assurer la réussite de votre équipe, étudions la question un peu plus en profondeur. Voici les avantages à ne pas manquer :

1. Obtenir une vue d’ensemble sur votre travail

Avoir une idée des activités qui occupent votre équipe est la condition sine qua non pour allouer au mieux les ressources aux nouveaux projets qui se présentent. Définir et gérer un plan de gestion des ressources pour chaque projet à partir d’une source unique de référence vous permet d’observer ses rouages et d’apporter des changements si nécessaire. Cela vous évitera aussi d’allouer de trop nombreuses ressources au projet : votre équipe n’en sera que plus productive. Cet aperçu global vous aide à faire le lien entre les ressources, les tâches individuelles et la chronologie de projet, mais aussi à déterminer si la charge de travail d’un collègue est trop importante ou insuffisante. C’est l’occasion pour vous de repérer en amont d’éventuels problèmes à venir.

2. Répartir le travail de manière équilibrée

Vous connaissez très certainement les forces et faiblesses de chaque membre de votre équipe. Lorsque vous allouez vos ressources, vous devez les garder à l’esprit pour déterminer qui sera le plus qualifié pour entreprendre telle tâche ou activité. Faites régulièrement le point avec vos collaborateurs et intégrez-les au processus de prise de décision. Ils se sentiront ainsi impliqués dès le départ. Assurez-vous de faire bon usage de leur temps en repérant ceux déjà trop occupés par d’autres projets, et ceux qui ont davantage de temps libre.

3. Garder votre équipe sur la même longueur d’onde

Faire preuve de transparence à l’égard de votre équipe évitera que l’un de ses membres ne passe à côté d’informations essentielles. C’est une condition importante, dans la mesure où lorsque chacun sait ce qu’il a à faire et pour quand, il n’y a plus de confusion possible, chacun ayant une vision claire de ses responsabilités. Vos collègues comprennent ainsi le rôle qu’ils jouent à l’échelle de l’équipe ou de l’entreprise. Une équipe qui collabore efficacement est nécessairement une équipe qui gère mieux ses projets… Et dans un meilleur état d’esprit !

4. Définir des objectifs réalistes

Inutile d’établir des objectifs que vous savez impossibles à atteindre. Commencez par faire appel à la gestion des ressources pour définir les actions de projet que vous pouvez entreprendre et leurs échéances. Une fois que tout est listé clairement, notamment les ressources nécessaires, vous pouvez plus facilement identifier les dépendances et effectuer des ajustements si nécessaire. Dans certains cas, un rééquilibrage des ressources de votre équipe peut s’avérer nécessaire : ajustez les échéances et les priorités, puis définissez une nouvelle échéance plus réaliste. Personne n’aime manquer ses échéances. Toutefois, rééquilibrer vos ressources de façon proactive peut permettre à votre équipe de tenir ses délais.

[À lire : quatre manières de gérer des délais serrés et des priorités en constante évolution]

5. Améliorez la planification de vos projets à venir

C’est en forgeant que l’on devient forgeron. Si vous avez une idée claire des projets sur lesquels travaillent vos subordonnés et si vous allouez les ressources disponibles en conséquence, alors la gestion des ressources n’aura bientôt plus de secrets pour vous. Plus vous vous familiariserez avec ce processus, plus vous bénéficierez d’une visibilité claire sur les prochaines tâches à accomplir et sur les disponibilités futures. Ainsi, lorsque vous verrez un projet similaire arriver sur votre bureau, il vous sera plus facile d’appuyer votre argumentaire pour obtenir un plus gros budget ou plus de personnel, et vous prendrez de meilleures décisions quant à la gestion de vos effectifs.

Créer un plan de gestion des ressources

Vous pouvez créer un plan de gestion des ressources sur à peu près tous les outils. En théorie, vous pourriez même utiliser une feuille de calcul pour rester informé de l’utilisation et de la disponibilité des ressources. Toutefois, se doter d’un outil constituant une source unique de référence reste la meilleure solution pour votre équipe.

Asana est un outil de gestion du travail qui propose à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour rester connectée, respecter ses délais et atteindre ses objectifs. Utiliser Asana pour la gestion des ressources vous permet de visualiser très simplement les tâches sur lesquelles travaillent chacun de vos collègues, d’identifier les ressources disponibles et d’éviter le surmenage des employés. Les Portefeuilles et la Gestion des ressources vous apportent plus de clarté sur la charge de travail de votre équipe et vous permet ainsi de répartir les ressources au mieux. Dès lors, comment aborder les projets à venir ? Voici quelques pistes pour faire bon usage des informations préalablement recueillies au sujet de vos ressources afin de monter une équipe optimale pour tout nouveau projet :

1. Définir les objectifs du projet

Afin de répartir au mieux les ressources de votre équipe, vous devez identifier les objectifs du projet. Par exemple, s’agit-il d’un simple blog ou article ou d’une campagne plus engagée ? Quels seront les indicateurs utilisés pour évaluer la réussite du projet ?

2. S’accorder sur la portée du projet

Quelle est la portée du projet ? Si possible, rencontrez les participants afin de déterminer ensemble le temps et les ressources à mobiliser pour ce projet. Le plan de projet se dessinera plus clairement dans votre esprit et vous pourrez donc identifier les ressources pertinentes à allouer à chaque tâche. C’est précisément le moment où il peut s’avérer utile de procéder au lissage des ressources, à savoir vous assurer que vous ne manquerez de rien sur toute la durée et la portée du projet.

3. Identifier les types de ressources nécessaires

Comme nous l’avons mentionné, tout plan comprend des ressources : il peut s’agir d’équipements, de logiciels, de fonds financiers ou des disponibilités des employés. Lors de l’élaboration de votre plan de gestion des ressources, il vous faudra nécessairement définir les différents types de ressources dont vous aurez besoin. Cette étape clé vous permettra alors d’identifier les ressources disponibles.

4. Identifier les ressources disponibles

C’est le b.a.-ba de la gestion des ressources. Si votre équipe gère ses projets sur un outil de gestion du travail comme Asana, soyez tranquille : vous aurez une idée claire de la charge de travail de votre équipe et il vous sera bien plus simple de décider à quelles personnes confier les tâches à accomplir. Selon la portée du projet, vous devrez peut-être allouer des ressources supplémentaires et faire passer certaines activités au second plan pour ménager votre équipe et éviter qu’elle ne soit complètement débordée.

5. Suivre la progression du projet

Tout bon gestionnaire de ressources doit veiller à faire régulièrement le point avec les membres de son équipe, tout au long du cycle de vie du projet. Comment vont-ils ? Se sentent-ils débordés ou, à l’inverse, pourraient-ils accomplir bien plus ? Le cas échéant, cela signifie que de trop nombreuses ressources ont été allouées au projet. Rappelez à vos collègues que vous les soutenez et, surtout, que vous êtes conscient du volume de travail de chacun. C’est un excellent moyen de rester constamment à l’écoute de vos collaborateurs.

Les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources

La création de votre plan de gestion des ressources est en bonne voie. Mais comment faire pour devenir un vrai pro en la matière ? Commencez par appliquer ces 11 conseils.

  1. Calculez des délais réalistes : prenez connaissance du temps qu’il faut à chaque employé pour accomplir les tâches demandées. Les planifications suivantes n’en seront que plus faciles.
  2. Définissez des dates de début et des échéances : définir une durée pour chaque tâche vous permet de calculer des délais réalistes concernant le temps nécessaire à chaque membre de l’équipe pour accomplir une tâche. En vous assurant d’indiquer les bonnes dates de début et de fin, vous vous dotez d’une chronologie de projet précise.
  3. Ayez connaissance des compétences de vos employés : connaître les points forts de chacun vous aide à déterminer les meilleures ressources à allouer à chaque tâche.
  4. Hiérarchisez les tâches : définissez à l’avance les tâches prioritaires parmi la charge de travail de votre équipe. Faites de vos tâches hautement prioritaires les pivots de votre chronologie et identifiez les ressources à employer pour les accomplir.
  5. Aidez votre équipe à améliorer son taux d’utilisation : le taux d’utilisation représente le temps consacré par l’équipe du projet à des tâches concrètes, stratégiques ou « facturables ». Les employés consacrent en moyenne 60 % de leur temps au « work about work » (course aux approbations, recherche d’informations, etc.). Réduisez le « work about work » afin de donner à votre équipe les moyens de briller et améliorer le taux d’utilisation de ses ressources.
  6. Pour une efficacité optimale, adaptez-vous au fil de l’eau : dans l’ensemble, la gestion de projet consiste en un effort continu. Les tâches et chronologies peuvent évoluer à mesure que vous faites face à de nouveaux défis. Afin d’être aussi efficace que possible, n’hésitez pas à répartir vos ressources différemment si nécessaire.
  7. Prévoyez des créneaux supplémentaires : planifier les ressources dès le départ revêt un caractère essentiel, mais vous ne pouvez pas tout anticiper. Prévoyez une marge dans vos délais pour gérer de futurs travaux éventuels et faire preuve de flexibilité.
  8. Choisissez les méthodes de gestion des ressources qui conviennent le mieux à votre équipe : vous connaissez votre équipe mieux que quiconque. Servez-vous de vos connaissances et choisissez la méthodologie d’allocation des ressources la plus adaptée, par exemple en calculant la charge de travail en heures, points ou nombre de tâches.
  9. Faites le point avec votre équipe : assurez-vous d’avoir un bon aperçu en temps réel de la charge de travail de votre équipe et que chaque membre de l’équipe estime que cette dernière est équilibrée et réalisable. Procéder ainsi pourra vous aider à mieux planifier vos projets à l’avenir et à allouer vos ressources plus judicieusement.
  10. Faites le point avec votre équipe : assurez-vous d’avoir un bon aperçu en temps réel de la charge de travail de votre équipe et que chaque membre de l’équipe estime que cette dernière est équilibrée et réalisable. Procéder ainsi pourra vous aider à mieux planifier vos projets à l’avenir et à allouer vos ressources plus judicieusement.
  11. Munissez-vous du bon outil de gestion du travail : rien de mieux pour créer la confusion que de gérer les ressources à l’aide de feuilles de calcul. Faites plutôt appel à un outil de gestion du travail qui propose des fonctionnalités permettant de gérer des portefeuilles (mesurer la charge de travail de l’équipe, par exemple). Vous bénéficierez ainsi d’une vue d’ensemble, en conservant la possibilité d’accéder aux détails des tâches pour en savoir plus, tout cela au sein d’un même outil. Sur Asana, vous pouvez même visualiser les tâches individuelles et les glisser-déposer si besoin.

Quatre chefs d’équipe vous conseillent sur la gestion de vos ressources

Quoi de mieux que de consulter un guide pour apprendre à allouer vos ressources ? Et si nous laissions la parole à quatre de nos responsables d’équipe ? Chacun évolue dans sa sphère d’activité et fait face à ses propres défis, mais tous sont unis par une pratique quotidienne approfondie. Lisez la suite et découvrez leurs astuces pour concevoir un plan de gestion des ressources, exemples inclus. Nous vous présentons Jenny, Ariel, Reigan et Eric.

Jenny Thai, responsable du contenu, équipe marketing

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

Le plus gros défi auquel je suis confrontée lorsqu’il s’agit de gérer et d’allouer des ressources, c’est de parvenir à obtenir une vue d’ensemble sur la charge de travail de mon équipe. Je dois pouvoir anticiper l’arrivée de chaque nouveau projet avec précision.

Pour ce faire, je commence par jeter un œil à la stratégie des prochains lancements et campagnes de produit, avant de m’atteler à déterminer nos besoins en personnel tant au niveau des projets que des livrables individuels. Je fais appel à un outil de gestion du travail pour bien gérer l’ensemble de mes activités. J’y ai créé un portefeuille contenant tous les projets sur lesquels mon équipe travaille chaque trimestre. Pour les petits projets de rédaction et les activités ponctuelles, j’ai mis en place dans ce même outil un processus permettant aux utilisateurs de déposer des demandes d’assistance à la rédaction. Je récupère ainsi très facilement les nouvelles demandes et identifie les échéances, priorités et besoins correspondants.

Pour ce qui est de la répartition des effectifs et ressources au sein des différents projets, cela tient autant du domaine de l’art que de la science. Je fais de mon mieux pour que les disponibilités de chacun concordent avec l’étendue du travail attribué, sans oublier de prendre en compte les compétences et objectifs de carrière individuels lors de l’attribution des projets.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Prenez les devants et identifiez les projets en préparation. La plupart des projets traités par mon équipe sont lancés par d’autres équipes. Il est donc essentiel de s’adresser à nos partenaires des différents services pour avoir une vue d’ensemble sur le travail à venir.
  2. Assurez-vous d’attribuer au moins un gros projet (par exemple une campagne marketing) à chacun des membres de l’équipe et de compléter le reste de leur charge de travail par des tâches à échéances journalières et hebdomadaires. Ainsi, vous leur permettez de varier les plaisirs tout en limitant les changements de contexte.
  3. Faites régulièrement le point avec votre équipe afin de connaître les disponibilités des uns et des autres et effectuer des ajustements au fil de l’eau. En cas d’imprévu, maintenez toutes les voies de communication ouvertes pour être sûr que la répartition de vos ressources reste équilibrée.

Ariel Ross, productrice créative intégrée, équipe de conception

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

Pour la gestion des ressources, mon plus gros défi consiste à avoir une vision précise de ce sur quoi travaille mon équipe, de nos disponibilités et du statut de nos projets. C’est un travail tout en nuances, dans la mesure où chaque contributeur individuel a ses points forts et avance à son propre rythme. Je dois identifier la personne la mieux adaptée à chaque projet avant de le lui attribuer.

La clé, c’est de constamment faciliter la communication entre les membres de l’équipe. Je m’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde en les contactant régulièrement, en organisant des réunions et en les rencontrant en personne. Je m’efforce aussi d’avoir une idée générale des tâches de chacun pour que nos discussions soient plus efficaces. La conception de chronologies pour visualiser le processus de production de l’équipe me permet d’identifier clairement les différents responsables et d’anticiper les prochaines étapes.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Demandez aux participants issus des différentes équipes de vous donner leur avis concernant votre rétroplanning. Vous vous assurerez ainsi que votre équipe est en phase avec les objectifs attendus et vous définirez des attentes et échéances réalistes dès le départ.
  2. Suivez votre progression en utilisant un outil de gestion du travail (notamment votre chronologie). Visualisez les tâches confiées aux membres de votre équipe et faites appel à la Chronologie pour repérer les points de blocage à résoudre.
  3. Étudiez l’usage que fait votre équipe de votre outil de gestion du travail. Certains membres ont peut-être une perspective plus large de leurs activités, tandis que d’autres se focalisent sur une seule et même tâche. Adaptez vos méthodes de travail au fonctionnement de votre équipe.

Eric Pelz, responsable technique, équipe produit

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

La gestion des ressources représente un défi dans la mesure où tout le travail de mon équipe se fait en parallèle. Je cherche donc à maximiser la valeur générée par mon équipe technique et je dois parvenir à trouver un équilibre entre nos objectifs et les risques de travail.

J’organise des réunions d’équipe, au cours desquelles je présente une liste des tâches attribuées à chacun devant toute l’équipe. Grâce à cette liste, nous savons ce qui nous attend dans les prochaines semaines et nous recueillons les retours des membres de l’équipe sur le travail à faire. Les nouvelles connaissances acquises sont ensuite intégrées à notre outil de gestion du travail. Nous mettons un point d’honneur à regrouper toutes les informations au même endroit.

Tous les éléments sont suivis dans notre outil de gestion du travail, notamment les avis de congé. Les ressources disponibles sont visibles à tout moment, ce qui nous permet de prendre des décisions stratégiques en termes d’échéances. Nous évitons donc de lancer un gros projet juste avant le week-end ou lorsque plusieurs personnes sont absentes.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Prenez note de tout projet ou tâche à risque. Ainsi, vous vous protégez face à tous les scénarios catastrophes ou risques auxquels vous pourriez vous retrouver confronté.
  2. Faites preuve de flexibilité. Vous ne devez pas voir l’élaboration de votre plan de gestion des ressources comme une tâche ponctuelle à rayer de votre liste, mais comme un processus à optimiser au fur et à mesure, en fonction de vos expériences, réorganisations et ajustements.
  3. Faites de la réflexion d’équipe une activité de collaboration. Vous devez inciter tous les membres de l’équipe à partager leurs opinions, à formuler des recommandations et à prévenir leurs collègues lorsque leur emploi du temps est serré. La gestion des ressources ne se fait pas seule, c’est un travail de groupe.

La gestion des ressources devrait systématiquement faire partie intégrante de votre plan de gestion de projet global. Allouer les bonnes ressources au bon moment vous semblera peut-être insurmontable dans un premier temps, mais adopter ce processus vous facilitera grandement la tâche par la suite. Procédez étape par étape et engagez-vous à utiliser un outil de gestion du travail, par exemple Asana. Votre équipe vous en sera reconnaissante !

Reigan Combs, ancienne directrice du marketing cycle de vie et des campagnes internationales, équipe marketing

Quel est le plus gros défi auquel vous devez faire face en matière de gestion des ressources, et quelle solution avez-vous trouvée ?

L’un de mes plus gros défis en ce qui concerne la gestion des ressources, c’est de bien évaluer les demandes et de déterminer qui dans l’équipe sera le plus efficace sur telle ou telle tâche, tout en tenant compte des disponibilités de chacun. Je me retrouve souvent à me demander qui est la personne la mieux préparée et la plus apte à traiter une demande donnée.

Tous les mois, je demande à chacun de définir ses cinq priorités principales, de façon à évaluer les disponibilités au sein de l’équipe. L’objectif est d’identifier quel projet est le mieux adapté à chaque personne. Par exemple, un projet comprenant une initiative déjà existante correspond mieux à une nouvelle recrue. En revanche, il est peut-être préférable de confier un projet plus complexe à un employé plus expérimenté.

Récemment, j’ai créé un projet au sein de mon outil de gestion du travail qui me permet d’afficher un calendrier éditorial. Je peux y visualiser toutes les campagnes d’e-mailing sur lesquelles travaille mon équipe et repérer d’un seul coup d’œil les campagnes bientôt diffusées et leurs responsables.

Quelles sont vos trois meilleures astuces pour bien concevoir et gérer un plan de gestion des ressources ?
  1. Rationalisez votre processus de travail. La gestion de plusieurs demandes à la fois peut représenter un véritable défi. Essayez donc de simplifier votre processus en utilisant des formulaires numériques, surtout s’ils peuvent se greffer à votre système de gestion du travail.
  2. Mettez en place une réunion d’équipe hebdomadaire. C’est un excellent moyen de savoir ce que pensent les membres de votre équipe de leur charge de travail actuelle et d’avoir une idée claire de ce qu’ils se sentent capable de gérer.
  3. Gérez les priorités. Repérez les cinq grandes priorités de votre équipe pour bien identifier sur quel type de travail se concentre chacun. Suivez les priorités de votre équipe d’une semaine à l’autre pour repérer d’éventuels changements et apporter des ajustements si nécessaire.

[À télécharger : le guide de la gestion du travail pour les responsables à distance]

Prêt à concevoir un plan de gestion des ressources ?

La gestion des ressources devrait systématiquement faire partie intégrante de votre plan de gestion de projet global. Allouer les bonnes ressources au bon moment vous semblera peut-être insurmontable dans un premier temps, mais adopter ce processus vous facilitera grandement la tâche par la suite. Utiliser un outil de gestion du travail vous permettra de bénéficier d’une vue d’ensemble sur vos activités et de vous adapter si nécessaire.

Une fois votre plan de gestion des ressources en place, et après avoir réparti les tâches, pensez à repérer les accomplissements des employés et à les mettre en avant. Célébrer la réussite de votre équipe poussera vos employés à rester impliqués et performants. Tout comme Jenny, Ariel, Eric et Reigan, faites vous aussi appel à Asana pour atteindre plus rapidement vos objectifs.

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