Efficience ou efficacité au travail ? Les deux !

Vous ne vous êtes jamais interrogé sur la différence entre efficience et efficacité ? Rassurez-vous, car vous n’êtes pas seul : la plupart des équipes utilisent ces termes indistinctement. Cependant, comprendre la différence entre ces deux stratégies de travail pourrait bien être la clé du succès de votre équipe.

Dans son livre, La pratique de la direction des entreprises, Peter Drucker déclarait : « L’efficience, c’est faire les choses bien. L’efficacité, c’est faire les bonnes choses. » Une équipe aussi efficiente qu’efficace est l’idéal auquel tout le monde aspire. Après tout, qui n’aimerait pas travailler moins mais mieux ? Afin d’y parvenir, commencez par comprendre en quoi consistent les notions d’efficience et d’efficacité, puis repérez le moment propice pour les développer au sein de votre équipe.

Qu’est-ce que l’efficience ?

Travailler de manière efficiente, c’est s’assurer que votre travail est effectué de la « bonne » façon : avancer plus rapidement dans ses tâches, terminer son travail avec moins de ressources, accomplir des grands projets avec un budget restreint, etc. Il s’agit donc de faire « plus » avec « moins ».

En général, une équipe efficiente se démarque par les caractéristiques suivantes :

• Gestion de projets orientés processus

• Création de plan de gestion des ressources

• Adoption de l’automatisation

• Réussite malgré des ressources restreintes

• Concentration sur le travail immédiat

• Mesure de la progression avec des indicateurs précis

Qu’est-ce que l’efficacité ?

Travailler de manière efficace, c’est faire en sorte de vous focaliser sur le travail « essentiel » : les tâches qui contribuent à la valeur commerciale et à l’accomplissement des objectifs d’entreprise. Aujourd’hui, peu d’équipes font preuve d’efficacité lorsqu’il s’agit de participer aux objectifs de leur entreprise. Lors d’une étude récente menée auprès de 6 000 travailleurs de la connaissance, seuls 26 % des répondants étaient en mesure de comprendre clairement la façon dont leur travail participait aux objectifs de leur entreprise, et seuls 16 % déclaraient qu’elle était très efficace dans la définition et la communication de ces objectifs.

Les équipes efficaces savent établir leurs priorités et consacrer les ressources adaptées aux initiatives importantes. Elles comprennent l’enjeu de leur travail dans un cadre plus large : celui de la stratégie et des objectifs de leur entreprise. Cette connaissance façonne leurs décisions quant aux tâches à accomplir et aux ressources à attribuer.

En général, une équipe efficace se démarque par les caractéristiques suivantes :

• Prise de décision axée sur les objectifs

• Investissement dans les résultats

• Concentration sur le client ou l’utilisateur final

• Capacité à faire le lien entre tâches quotidiennes et activités globales de l’entreprise

Laquelle faut-il privilégier ?

Afin d’être exceptionnelle, une équipe a besoin d’être à la fois efficiente et efficace : une équipe efficiente qui manque d’efficacité terminera ses tâches rapidement, mais donnera sans doute la priorité aux mauvaises initiatives. À l’inverse, une équipe efficace qui manque d’efficience accomplira les bonnes tâches, mais à une vitesse qui laisse à désirer.

Imaginons que votre équipe commerciale assure la promotion de votre produit auprès d’une nouvelle entreprise cliente. Le service informatique de cette dernière demande un diaporama de présentation et une démonstration pour chacun des trois produits qu’il pourrait éventuellement adopter. Voici les scénarios possibles selon l’efficience et l’efficacité de votre équipe :

• Équipe efficiente, mais inefficace : votre équipe termine le diaporama et la démo en seulement trois jours. Cependant, le client n’est pas satisfait de la présentation. Celle-ci ne s’est pas focalisée sur les éléments souhaités et n’a finalement pas répondu aux besoins du client. Il décide donc d’aller voir ailleurs.

• Équipe efficace, mais inefficiente : votre équipe se surpasse pour créer un diaporama et une démo sophistiqués, mais cela lui prend deux semaines. Le client est mécontent d’attendre aussi longtemps d’avoir de ses nouvelles. Ainsi, le processus de négociation et de présentation finit par s’étaler sur plusieurs semaines supplémentaires.

• Équipe inefficiente et inefficace : votre équipe ne possède pas de processus de vente abouti. Résultat ? Personne ne sait qui est censé s’occuper de la conception du diaporama et de la démo. Néanmoins, elle réussit à produire les deux livrables, mais passe à côté de son sujet : le client ne perçoit ni la véritable valeur du produit ni la compétitivité de votre entreprise, car elles n’ont pas été clairement mises en valeur. Il décide d’aller voir ailleurs.

• Équipe efficiente et efficace : votre équipe dispose d’un processus clair, la rendant capable de réaliser un diaporama et une démo en cinq jours. Sa présentation a lieu la semaine suivante et produit le résultat escompté : le client décide d’adopter son produit !

Comment renforcer son efficacité pour gagner en efficience ?

Tout le monde veut mettre sur pied une équipe aussi efficiente qu’efficace. Bien qu’il faille commencer quelque part, vous ne verrez sans doute aucun résultat favorable si vous cherchez à mettre en place les deux méthodologies en même temps. Travaillez donc d’abord sur votre efficacité avant de vous pencher sur votre efficience.

En donnant la priorité à l’efficacité, vous êtes certain que votre équipe travaille sur des initiatives qui participent aux objectifs d’entreprise. Vous pourrez réfléchir aux moyens d’améliorer votre efficience une fois la pratique de l’efficacité assimilée, en d’autres mots : comment effectuer le même travail en moins de temps.

Prenons par exemple un projet interfonctionnel qui implique les équipes de création et de conception Web. L’objectif est de procéder à la refonte du site Web de l’entreprise pour présenter sa proposition de valeur sous un meilleur jour. Au départ, ces deux équipes ne sont ni efficientes ni efficaces. Elles en savent peu sur la proposition de valeur dont elles sont censées assurer la mise en avant, qu’il s’agisse des avantages pour les clients ou du message à promouvoir sur la page d’accueil.

L’équipe du projet commence par prendre des mesures pour résoudre son problème d’efficacité et mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Elle investit dans une plateforme de gestion du travail de façon à coordonner l’ensemble des informations entre les différents niveaux de son organisation et intégrer les activités individuelles aux objectifs d’entreprise. Grâce à une meilleure compréhension de la stratégie globale, l’équipe est en mesure de créer un site Web qui représente parfaitement son entreprise et répond aux besoins de ses clients.

Cependant, l’équipe n’est pas encore complètement efficiente : elle a consacré beaucoup de temps au lancement du projet. Le processus de révision a également été plus long que prévu. Néanmoins, en se concentrant sur l’efficacité, elle s’est assurée que le livrable de projet s’inscrivait dans les objectifs d’entreprise. Il faut désormais passer à l’étape suivante : gagner en vitesse et en efficience.

Former une équipe efficiente et efficace

L’objectif ultime est de rendre votre équipe efficiente et efficace. Pour cela, elle doit pouvoir garder une vision globale tout en accordant de l’importance à sa vitesse de travail et sa productivité. La première étape de la démarche était de renforcer l’efficacité de l’équipe, mais il existe aussi d’autres méthodes pour l’encourager à mettre en place les bonnes pratiques souhaitées.

1. Faire le lien entre les objectifs et les tâches quotidiennes

Votre équipe ne peut pas prétendre être efficace sans avoir conscience de l’impact de son travail sur les objectifs d’entreprise. Faites en sorte qu’elle visualise clairement sa contribution à la vision et à la mission d’entreprise. La meilleure façon d’y arriver est d’adopter un outil de gestion du travail.

La gestion du travail vise à coordonner le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation afin de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus. Les outils de gestion du travail peuvent vous aider à faire le lien entre vos tâches quotidiennes et leur impact sur l’entreprise pour éviter le cloisonnement des projets. Ainsi, votre équipe établira ses priorités de façon à renforcer la valeur commerciale de l’entreprise et arrêtera de perdre son temps sur des tâches de moindre importance.

Afin de donner la priorité aux bonnes tâches, nous nous servons des OKR pour définir les objectifs trimestriels qui contribueront à nos objectifs semestriels. Chaque semaine, nos chefs d’équipe s’assurent que le travail effectué par leurs équipes participe à ces objectifs.”

2. Augmenter la visibilité interfonctionnelle

Les équipes efficaces ne travaillent pas de façon cloisonnée. Favorisez la réussite de votre équipe en veillant à ce qu’elle comprenne le lien entre son travail et les autres projets et initiatives de l’entreprise. Avec une vision claire des responsabilités et des échéances, les membres de votre équipe passeront moins de temps à organiser leur travail et pourront se consacrer davantage aux projets les plus utiles.

La responsabilité, la visibilité et l’accessibilité sont trois des avantages apportés par une bonne gestion de projet et l’utilisation d’outils adaptés. ”

3. Investir dans l’automatisation et l’intégration

Votre équipe a gagné en efficacité ? Elle peut donc désormais commencer à réfléchir à des moyens de développer son efficience. L’automatisation des tâches manuelles ou répétitives est l’une des nombreuses manières d’y arriver, de même que l’automatisation des processus métier (BPA). D’après notre étude sur l’Anatomie du travail, les travailleurs de la connaissance consacrent en moyenne 60 % de leur temps de travail aux tâches d’organisation : course aux approbations, recherche d’informations, tâches redondantes, etc. En automatisant les processus manuels, vous libérez du temps à votre équipe, qui se concentre alors sur des tâches qualifiées et stratégiques.

Avec [l’automatisation], nous économisons désormais de 2 à 6 étapes pour chacune des 40 à 50 demandes clients reçues par sprint. Les tâches sont automatiquement ajoutées à d’autres projets et déplacées d’une étape à l’autre.”

Outre le « work about work », les travailleurs de la connaissance perdent aussi un temps précieux sur le va-et-vient entre applications et la recherche d’informations. Les recherches ont montré qu’ils basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. Les outils de travail peuvent rarement communiquer entre eux, forçant les employés à constamment jongler entre plateforme d’e-mail ou de messagerie, outils spécialisés et logiciel de gestion de projet. Nous vous recommandons d’intégrer l’ensemble de vos outils de travail préférés pour y avoir accès en un seul et même endroit.

4. Identifier des points d’amélioration

Pour gagner en efficience, identifiez les éléments qui vous ralentissent en cours de route. Que ce soit du travail en retard ou un surmenage des membres de l’équipe, repérer ces difficultés dès le début vous permettra de remettre les choses en perspective et de redistribuer les cartes, si besoin.

Élaborer un processus clair de signalement et d’identification des points d’amélioration poussera votre équipe à prendre les devants plutôt que de se contenter d’agir sur le moment. Cela lui permettra non seulement d’être plus efficiente (en la débarrassant du travail inutile), mais aussi d’être plus efficace (en l’aidant à être plus attentive et concernée).

Pendant longtemps, notre équipe créative a eu pour seul prérequis d’effectuer le travail dès qu’une nouvelle demande se présentait. Mais sans un processus clair, impossible de fournir un vrai travail efficace et de qualité.”

Assurez un suivi régulier de chaque initiative au cours duquel votre équipe pourra échanger sur la progression du projet et signaler de potentiels freins à sa réalisation. Au lieu de tenir une réunion, nous vous conseillons de publier des mises à jour de statut à l’endroit même où votre travail se déroule. Chacun pourra les consulter rapidement pour faire le point sur ses activités et revoir ses priorités en cas de retard.

Se débarrasser de l’inefficience et de l’inefficacité : place au changement

Former une équipe aussi efficiente qu’efficace ne se fait pas du jour au lendemain. Concentrez-vous dans un premier temps sur le renforcement de l’efficacité et apportez une vision claire des priorités et des objectifs d’entreprise. Misez ensuite sur l’automatisation et la réduction du « work about work » pour gagner en efficience. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez nos 12 astuces pour gagner en productivité dès aujourd’hui.