Initiation à la gestion du travail

Il y a quelques années, le professeur Martin Viessmann et son fils Max (désormais co-PDG) ont réalisé l’importance de faire entrer leur entreprise de systèmes de chauffage et de refroidissement dans l’ère des appareils intelligents et de l’Internet des objets. En complément de ces innovations produits, ils souhaitaient également améliorer le fonctionnement interne de la société, et encourager les équipes commerciales et opérationnelles de Viessmann à entrer dans ce qu’ils nomment l’« ère de la collaboration efficace ».

Il était donc tout naturel pour la famille Viessmann de croire en l’adoption de la technologie. Selon Martin et Max Viessmann, une entreprise centenaire se doit de continuellement moderniser ses produits et son environnement de travail pour prospérer au fil du temps.

C’est alors qu’est entré en scène Alexander Pöllmann, responsable du service Smart office et collaboration de Viessmann. Son rôle ? Planifier et mettre en œuvre l’« environnement de travail du futur » et faire entrer Viessmann dans cette fameuse « ère de la collaboration efficace ». Franchir ce pas devait permettre à l’entreprise centenaire de prendre le virage de l’ultramoderne et de produire des appareils avancés.

Avant de commencer à introduire de nouvelles technologies, Alexander Pöllmann a pris le temps de l’analyse afin de mieux comprendre les besoins de l’organisation.

Qu’a-t-il observé ? Les employés avaient besoin d’un outil pour garder facilement le contact, collaborer et accomplir davantage de choses ensemble dans une entreprise de moins en moins centralisée. Au fil des décennies, Viessmann s’était développé, et de nombreuses personnes travaillaient désormais dans des pays et sur des fuseaux horaires différents, ce qui compliquait d’autant plus la collaboration, sans parler de l’absence d’une source unique de référence pour gérer le travail entre les équipes.

La mission d’Alexander Pöllmann consistait à assurer une transition numérique en douceur sur l’ensemble de l’entreprise pour changer la façon de collaborer des employés de Viessmann. L’un des éléments clés de cette transformation a été la mise en œuvre d’une plateforme de gestion du travail.

[À télécharger : guide numérique « Qu’est-ce que la gestion du travail et pourquoi vous est-elle indispensable ? »]

Gestion du travail ou gestion de projet ?

Qu’est-ce que la gestion du travail ? Certains confondent parfois la gestion du travail avec la gestion de projet. Mais si ces deux notions se recoupent, elles présentent toutefois de réelles différences.

Avant de se lancer dans des explications détaillées à propos de ces deux notions, si nous commencions tout simplement par définir la gestion du travail ? Voici comment Asana voit les choses :

« La gestion du travail est une approche systématique. Elle a pour but d’orchestrer les processus de l’organisation afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement. Ces processus peuvent être des projets, des processus continus ou encore des tâches de routine. Il s’agit de faire le lien entre les employés et de coordonner leur travail à tous les niveaux de l’organisation afin de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus. »

En d’autres mots, la gestion du travail est un système plus large, qui permet d’accomplir son travail. Ce système englobe à la fois les projets, la planification et les processus. Par conséquent, la planification ou la gestion de projet ne représentent qu’une partie de ce qu’est la gestion du travail. En un mot : la gestion de projet est un arbre en bordure de route, tandis que la gestion du travail représente la fôret toute entière, quelques kilomètres plus loin.

[À lire : gestion du travail ou gestion de projet ?]

Dans quelle mesure la gestion du travail facilite-t-elle la coordination de vos projets ?

La notion de gestion du travail devient chaque jour plus populaire et beaucoup de personnes pensent qu’elle peut vraiment jouer un rôle dans leur travail au quotidien, du moins en théorie. Toutefois, à quoi ressemble la gestion du travail en pratique ? Dans quelle mesure permet-elle à votre équipe de coordonner ses projets de manière plus claire et avec davantage de sérénité ?

L’exemple de Viessman le souligne bien : une plateforme de gestion du travail permet de faciliter la coordination des équipes, en entreprise ou au sein d’une équipe en télétravail ou décentralisée. Voyons cela plus en détail :

La gestion du travail facilite la collaboration par la mise en relation des informations : elle associe les questions quoi et comment à la question (qui désigne l’environnement de travail de votre équipe). Vous l’aurez sans doute compris, nous utilisons de nombreux outils au travail et cette mise en relation des informations n’est donc pas si simple. La collaboration constitue un défi encore plus ambitieux dans les environnements de travail à distance. Il est donc impératif de veiller à adopter un arsenal technologique adapté et de réfléchir à la manière dont cet arsenal peut aider votre équipe à travailler à distance en toute transparence. Voici trois composantes essentielles qui ont pour but de vous aider à tenir votre équipe informée et coordonnée, en toute simplicité :

  • La communication : vous utilisez probablement déjà plusieurs outils de communication : Zoom, Slack, les e-mails, etc. Votre équipe doit désormais trouve le bon équilibre en matière de communication et décider quel outil doit être utilisé pour quel type de communication.
  • Le contenu : les répertoires de contenu sont les emplacements où vous stockez vos documents et informations. Dropbox, Google Drive, ou encore OneDrive sont des plateformes sûres auxquelles vous fier pour sauvegarder et partager votre travail.
  • La coordination : vos outils de communication et répertoires de contenus sont sans doute essentiels à votre travail. Toutefois, difficile de collaborer et de coordonner efficacement une équipe sans une plateforme de gestion du travail comme Asana. Cet outil, véritable cerise sur le gâteau, vous apporte toute la clarté dont vous avez besoin : vous savez qui fait quoi et pour quand. Votre équipe bénéficie également de toutes les informations utiles à propos du travail à accomplir. En un mot, Asana constitue votre source unique de référence.

Compléter votre arsenal technologique par un outil de coordination et une source de référence unique est essentiel pour garantir la réussite de votre équipe. C’est ce que vous apporte une plateforme de gestion du travail comme Asana : un système dynamique où chacun peut consulter et gérer les priorités de l’équipe, échanger à leur sujet, et tout cela au même endroit.

« Avant, les équipes pouvaient utiliser les outils de leur choix pour planifier leur travail. Toutefois, cela rendait la collaboration difficile et la communication se faisait en vase clos. Aujourd’hui, nous veillons à centraliser l’ensemble de notre travail sur un seul outil. »Moritz Schollähn, directeur des finances et des relations avec les investisseurs, Earlybird Venture Capital

Simplifier les processus et gagner du temps avec la gestion du travail

Votre équipe ou votre organisation a adopté une solution de gestion du travail : parfait. L’heure est venue de songer à simplifier vos processus pour permettre à votre équipe de gagner du temps et de l’énergie.

[À lire : nos vieilles méthodes de travail ne fonctionnent plus]

Une grande partie de notre travail concerne des processus répétés ou continus, et l’on ne s’en rend pas forcément compte. Lorsque vous aurez une idée claire du travail que votre équipe doit accomplir, de qui fait quoi et pour quand, vous souhaiterez logiquement gagner du temps et concrétiser vos idées de manière efficace. C’est là que l’automatisation intervient. Repérez les processus récurrents à partir desquels il est possible de créer des modèles ou qui peuvent être automatisés. Votre équipe sera plus efficace et productive : le cocktail idéal pour atteindre ses objectifs sans obstacle.

« La marche à suivre est la même pour chacun de nos projets éditoriaux majeurs. C’est pourquoi nous avons créé un modèle de projet. Nous gagnons un temps précieux et économisons beaucoup d’énergie pendant la phase de planification. »Kim Bryson, directrice des opérations, C&EN Magazine - American Chemical Society

Un système de gestion du travail, une source unique de référence

« Je suis pour ne conserver qu’une seule source fiable pour nos données. », nous confie Jerod Hillard, ambassadeur Asana. « Pour mon équipe, c’est Asana. Sur Asana, nous sommes en mesure de fournir à nos collaborateurs tous les éléments de contexte nécessaires, mais également de leur donner accès à des documents supplémentaires sur nos plateformes de stockage en ligne, à nos outils financiers ou à d’autres domaines sur Asana. »

Cette transparence renforce la confiance de l’ensemble de votre équipe. Elle permet à chacun de poursuivre son travail pour atteindre des objectifs communs, que votre équipe soit au bureau ou décentralisée (article en anglais). C’est justement ce dont Viessmann pouvait rêver de mieux.

Les équipes et les membres qui les composent doivent visualiser en quoi leur travail contribue aux priorités de l’entreprise pour se sentir soutenus et impliqués, mais aussi pour garder le cap sur les activités les plus essentielles. La gestion du travail apporte de la clarté aux équipes et leur donne la confiance nécessaire pour aller de l’avant. Les équipes se concentrent en effet sur les tâches essentielles, sans se perdre en suppositions ou se heurter à des obstacles imprévus.

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Dialogue sincère : comment travailler à distance efficacement ?