Planning de travail : pour un maximum de productivité et de transparence

Portrait du contributeur – Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil15 juillet 202212 min de lecture
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Résumé

La création d’un planning de travail vise à planifier et organiser l’emploi du temps d’une équipe. Lorsqu’il est conçu avec soin, ce document vous aide à tirer profit des forces de votre équipe et à identifier clairement qui est disponible pour répondre à diverses demandes et questions : l’idéal pour des collègues pleinement productifs ! Lisez la suite pour découvrir les différents types de plannings de travail et comment en créer un pour votre équipe.

Votre équipe est au cœur de tous vos projets. Aussi bien son travail que son temps sont des composantes essentielles dans l’atteinte de vos objectifs de projet et la croissance de vos activités. Gérez efficacement l’emploi du temps de votre équipe, et chacun pourra donner le meilleur de lui-même.

Dans ce contexte, vous avez tout intérêt à prévoir un planning de travail. Un bon planning vous aidera à optimiser les disponibilités de votre équipe et à vous assurer que tous disposent des ressources nécessaires pour réussir, aussi bien à l’échelle du projet que de l’entreprise en général.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Le planning de travail est un document grâce auquel vous pouvez planifier et organiser plus aisément l’emploi du temps de votre équipe. Celui-ci précise les jours et les heures de travail de chacun de ses membres : il s’agit pour vos employés de repérer à quel moment ils devront se rendre disponibles, mais aussi de savoir à qui est confiée chaque tâche, et pour quand.

Le type de planning de travail que vous choisirez dépendra des besoins de votre équipe. Par exemple, une équipe d’ingénieurs spécialisée dans le développement Web tiendra sûrement un planning flexible à temps plein, dans lequel chaque employé pourra indiquer ses propres heures de travail ; de son côté, une équipe chargée du service client s’organisera certainement davantage par roulement de façon à fournir une assistance 24 heures sur 24.

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L’intérêt du planning de travail pour votre équipe

Un planning de travail aidera votre équipe à fournir un travail de qualité, notamment à :

Gagner en productivité

Tout le monde n’est pas nécessairement productif à la même heure. Tenez, par exemple : certains auront davantage de facilités à entrer dans un état d’hyper-concentration pendant la matinée, tandis que d’autres travailleront mieux le soir. Votre planning de travail vous permettra d’identifier les horaires qui conviennent le mieux à vos collègues et d’optimiser le travail aux heures où ils sont pleinement productifs.

Tirer parti des forces de votre équipe

À l’image des heures de productivité maximale qui varient selon les personnes, chacun a des compétences qui lui sont propres. Un collègue pourra être extraverti de nature et avoir un bon relationnel avec les clients ; un autre sera un as de la coordination en interne, etc. Vous devez garder ces différences à l’esprit lorsque vous organisez les emplois du temps afin d’équilibrer les forces de votre équipe au quotidien.

Encourager la transparence

Communiquer un planning de travail à votre équipe permet à chacun de savoir qui fait quoi, et pour quand. C’est aussi un très bon moyen pour les membres de l’équipe de repérer qui est disponible pour donner un coup de main au moment opportun. Enfin, dès qu’un collègue est indisponible, toute l’équipe est au courant : les employés peuvent se déconnecter en toute tranquillité.

Gagner du temps

La création du planning vous prendra plus de temps au départ, mais vous aurez tout à y gagner par la suite. Une fois que vous aurez établi un planning cohérent, ainsi que les directives en matière de demandes de congés, vous ne perdrez plus de temps à gérer toute la logistique et à opérer des changements de dernière minute.

Garder un œil sur les coûts

Si les membres de votre équipe sont payés à l’heure, comme c’est généralement le cas en France, vous pouvez vous baser sur votre planning de travail pour rationaliser les coûts et veiller au respect du budget du projet. En effet, ce type de document vous permet de gérer efficacement les heures de travail des employés et prestataires, sans avoir à planifier à outrance. Cela vous évitera également de tomber dans l’excès inverse et de manquer de personnel.

Respecter la loi

Selon le nombre d’heures de travail effectuées par vos collègues, ceux-ci pourraient avoir droit à certains avantages : pause déjeuner minimale et autres temps de pause obligatoires dans la journée, taux horaire majoré pour les heures supplémentaires, etc. Dans ce cas, gérer les heures de travail des employés en s’appuyant sur ce type de planning vous aidera à ne pas dévier du cadre légal prévu pendant les horaires de travail (notamment le Code du travail en France). À ce titre, n’oubliez pas d’en référer à votre service juridique avant la mise en place de chaque nouveau planning de travail.

Les différents types de plannings de travail

Lorsqu’il s’agit de concevoir un planning de travail, plusieurs options s’offrent à vous. Le type de planning sélectionné dépendra des besoins de votre équipe et du projet concerné, sans oublier vos objectifs d’entreprise, ainsi que la culture propre à cette dernière. Avant d’implémenter le moindre changement dans votre planning, vous devez systématiquement en aviser vos équipes juridiques et des ressources humaines de façon à respecter toutes les contraintes légales (locales comme nationales) et suivre les procédures exigées. Voici quelques-uns des types de plannings pour lesquels vous pouvez opter :

Plannings de travail classiques

Ces plannings de travail classiques se différencient tout simplement au niveau du nombre d’heures travaillées. Dans les sections suivantes, pour encore davantage de flexibilité, nous vous proposons des exemples de plannings personnalisés (aussi bien pour du temps plein que du temps partiel) qui sauront s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise. En voici déjà une présentation générale :

  • Planning de travail à temps plein : en France, ce type de plannings prévoit environ 35 heures de travail par semaine ou plus. À noter que la notion de travail à temps plein diffère selon les pays.

  • Planning de travail à temps partiel : en toute logique, ce type de plannings compte moins d’heures de travail que le planning à temps plein. Il est donc assez variable, avec certains employés enregistrant à peine deux heures de travail par semaine contre 25 pour d’autres, par exemple.

Plannings de travail flexibles

Les plannings de travail flexibles laissent aux membres de votre équipe la possibilité de travailler aux heures où ils sont les plus productifs, et leur permettent d’adapter leurs horaires de travail à leur propre emploi du temps. C’est le moyen idéal pour équilibrer vies privée et professionnelle, rentrer plus facilement en état d’hyper-concentration, mais aussi se concentrer aux horaires qui conviennent le mieux à chacun, le matin ou le soir suivant les personnes. La mise en place d’un planning flexible n’est pas toujours envisageable, cela dépendra des contrats signés avec vos employés : informez-vous quant à cette possibilité auprès de vos services juridiques et des ressources humaines, sans oublier de déterminer la marche à suivre dans cette optique.

  • Horaires flexibles : cette option établit une « plage horaire fixe » au cours de laquelle les membres de l’équipe devront être disponibles, que ce soit au bureau ou en ligne (ex. : de 11 h à 15 h). En dehors de ces heures de travail fixes, votre équipe pourra travailler selon son propre emploi du temps. Par exemple, vous pouvez très bien décider de travailler de 7 h à 15 h, tandis qu’un collègue pourra travailler de 10 h à 18 h.

  • Heures annualisées : si la demande à laquelle fait face votre équipe connaît des fluctuations importantes, les heures annualisées peuvent vous être utiles. Ces dernières octroient en effet aux employés un nombre d’heures total précis sur l’année, généralement en prévoyant quelques heures fixes par semaine. Par exemple, une équipe d’ingénieurs aura certainement besoin de travailler davantage dans les semaines qui précèdent un lancement majeur, et moins la semaine suivante.

  • Calendrier de travail compressé : il s’agit ici pour les membres de l’équipe de condenser les heures de travail sur un nombre de jours restreint. Par exemple, il est possible de travailler 10 heures par jour sur quatre jours, plutôt que 8 heures par jour sur cinq jours.

  • Planning de travail pour indépendants : les travailleurs indépendants sont des prestataires extérieurs et non des employés. À ce titre, ils travaillent aux horaires qui leur conviennent. Bien souvent, ils sont rémunérés à chaque fin de projet plutôt qu’en nombre d’heures travaillées.

Les équipes qui travaillent à distance s’appuient régulièrement sur des plannings flexibles. Soulignons d’ailleurs que d’après une étude sur l’Anatomie du travail, 35 % des employés déclarent que l’adoption d’horaires de travail flexibles est un excellent moyen de parvenir à un meilleur équilibre entre vies privée et professionnelle.

Plannings de travail par plage horaire

Les plannings organisés par plage horaire adoptent une approche plus structurée. Ils sont généralement plébiscités par les équipes aux horaires atypiques : celles chargées du service client, qui doivent proposer une assistance 24 heures sur 24 ; les équipes de cuisiniers, qui doivent préparer les repas tôt le matin, etc. Là aussi, comme pour les plannings flexibles, vous devrez vérifier auprès de vos équipes quelles sont les possibilités qui vous sont offertes, en fonction des contrats de travail et des lois locales.

  • Planning par roulement : ce planning est prévu pour permettre aux entreprises de fonctionner 24 heures sur 24, le travail des employés étant organisé en plusieurs rotations. Par exemple, certains membres d’équipe travailleront en journée, tandis que d’autres exerceront tôt le matin ou rejoindront l’équipe de nuit.

  • Planning de travail fractionné : dans le cas présent, les heures de travail d’un employé sont divisées en deux parties. Par exemple, un membre de l’équipe prendra une première fois son poste le matin avant de repartir, puis reviendra travailler le soir.

  • Planning de travail d’astreinte : lorsqu’un employé est d’astreinte, il est disponible pour travailler au moment où l’on a besoin de lui. En général, l’employé concerné effectue son travail sur ses horaires habituels, puis rentre chez lui et passe en période d’astreinte pour pallier les manques de personnel ou les urgences. Les périodes d’astreinte sont le plus souvent réparties entre les membres de l’équipe tout au long de la semaine, de façon à ce que personne ne soit sur le qui-vive en continu.

Il est conseillé de systématiquement consulter ses employés en cas de changement de planning de travail, et de les en informer suffisamment à l’avance. Dans de nombreux pays, il s’agit même d’une obligation. Par ailleurs, certains contrats de travail précisent les jours et les heures de travail des salariés. Vous devez donc vous entretenir avec vos collègues des ressources humaines et du service juridique avant toute modification.

Créer son planning de travail en 8 étapes

Suivez les étapes ci-après pour créer votre propre planning de travail personnalisé et donner à votre équipe toutes les chances de réussir.

1. Identifiez les exigences et les ressources

Avant de vous lancer dans la création du planning, commencez par délimiter le périmètre de travail propre à votre équipe, sans oublier les ressources disponibles. Vous n’aurez ainsi aucun mal à organiser raisonnablement son emploi du temps de façon à atteindre vos objectifs de projet.

Si votre équipe est composée de salariés, faites le point sur le nombre de collaborateurs que compte votre équipe et leurs heures de travail habituelles, mais aussi sur les prochains congés ou vacances des uns et des autres. Si vous faites appel à des collègues payés à l’heure ou des prestataires extérieurs, référez-vous au budget du projet afin de déterminer le nombre d’heures maximal que vous pouvez vous permettre chaque semaine.

2. Déterminez à quel moment travaillera votre équipe

Selon les besoins de votre entreprise ou projet, vos collègues devront être disponibles à des moments bien précis. Posez-vous les questions suivantes afin de déterminer quel type de planning est le mieux adapté à votre équipe :

  • Votre équipe travaille-t-elle à des heures de bureau classiques sur un seul fuseau horaire ou est-elle répartie sur plusieurs fuseaux horaires ? Dans le second cas, il vous faudra certainement faire attention à vos horaires de réunion si vous voulez gérer convenablement ces décalages horaires. Ex. : certains collègues pourraient devoir se connecter tôt le matin ou tard le soir pour s’entretenir avec leurs homologues d’autres régions du monde.

  • Vous faut-il un employé d’astreinte hors de vos heures de bureau habituelles ? Ex. : une équipe de développeurs logiciels peut désigner une personne d’astreinte en cas de souci technique au niveau du site Web ou du serveur de l’entreprise.

  • Votre équipe exerce-t-elle en dehors des heures ouvrables classiques ? Ex. : une équipe d’assistance 24 heures sur 24 devra tenir un planning de rotations pour proposer une assistance client en continu.

  • À quelle charge de travail vous attendez-vous au fil de la journée, du mois ou de l’année ? Ex. : une entreprise B2B enregistrera certainement moins de ventes pendant les vacances, là où une entreprise de restauration connaîtra un pic d’activité aux heures de repas.

  • Votre équipe doit-elle se rencontrer en personne ou peut-elle travailler en différé ? Lorsque des réunions en présentiel sont nécessaires, quelles sont les heures idéales pour vous réunir ? Si vous optez pour un type de planning plus flexible, vous poser ces questions vous aidera à déterminer la « plage horaire fixe » de votre équipe.

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3. Dressez la liste des exigences pour chaque plage de travail

Maintenant que vous avez identifié à quel moment votre équipe devrait se rendre disponible, il est temps de réfléchir aux besoins en personnel pour chaque plage de travail. Au quotidien, il s’agira de trouver l’équilibre idéal entre leadership et expertise. Commencez déjà par vous poser les questions suivantes :

  • Les membres de l’équipe peuvent-ils exercer en toute autonomie ou l’aide d’un collègue occupant une position de leadership leur serait-elle bénéfique (supervision générale, réponse à leurs questions, etc.) ? Ex. : une équipe d’infirmières devrait toujours pouvoir compter sur un médecin de garde, qui saura repérer les pathologies plus graves.

  • De quel type d’expertise avez-vous besoin ? Ex. : une équipe des opérations devra certainement faire appel à des employés aux compétences variées entre 9 h et 17 h (réceptionniste, gestionnaire de bureau, spécialiste informatique, etc.).

  • Les membres d’équipe dotés d’une expertise particulière doivent-ils être disponibles à différents moments ? Ex. : cette situation pourrait concerner une équipe commerciale jonglant entre des comptes appartenant à plusieurs régions du monde. Un chargé de compte sera connecté tôt le matin pour échanger avec ses clients européens, là où son homologue exercera en soirée pour assurer la coordination avec les équipes situées en Asie.

4. Apprenez à connaître votre équipe

Vous voulez concevoir un planning de travail aussi performant que possible ? Sachez qu’il ne suffira pas de vous enquérir des disponibilités de vos collègues pour y parvenir. Vous devez aller plus loin, en leur demandant à quels horaires ils préfèrent travailler et quand ils sont le plus productif : tôt le matin, plutôt en fin de journée, etc. Chacun pourra ainsi maximiser son potentiel et vous éviterez d’organiser des réunions d’équipe pendant les heures où ils aimeraient pouvoir se concentrer.

Par ailleurs, vous devez déterminer les modes de collaboration à privilégier pour chacun. Imaginons que certains de vos collègues aient besoin de se concentrer sans interruption à des moments précis, mais qu’ils souhaitent tout de même participer à des réunions en face à face. Dans ce cas, vous feriez peut-être mieux d’établir un planning flexible, incluant néanmoins quelques heures fixes.

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5. Anticipez les changements

La vie n’est pas un long fleuve tranquille : vacances bien méritées, mais aussi congés maladie, urgences familiales et autres imprévus sont monnaie courante. Vous devez donc anticiper, de façon à pouvoir adapter le planning de travail de votre équipe en cas de besoin. Au moment de créer votre planning, n’oubliez pas de prendre en compte les éléments suivants :

  • Les congés maladie : quelle est la procédure à suivre lorsqu’un collègue doit poser un jour de congé à la dernière minute ? À vous d’en décider ! Il vous faudra peut-être trouver un remplaçant ou désigner une personne de référence, qui sera chargée de traiter les demandes ou questions urgentes. Vous avez aussi la possibilité de laisser les membres de votre équipe échanger leurs heures de disponibilité si nécessaire.

  • Les congés décidés à l’avance : établissez des directives claires pour ce qui est des demandes de congés formulées par vos employés. Vous devez déterminer le délai préalable pour vous en informer. Par exemple, vous pouvez prévoir une période de préavis plus longue en cas d’absence prolongée (une semaine ou plus), et plus courte pour les congés ponctuels (une petite journée).

  • Les disponibilités de remplacement : faites le point en amont sur les remplaçants disponibles pour votre équipe et désignez des référents secondaires pour chaque besoin de projet ou d’entreprise identifié. Il y aura ainsi toujours quelqu’un pour combler les manques, que ce soit pour les congés décidés à l’avance comme pour les absences de dernière minute. Vous pouvez vous appuyer sur un plan de continuité d’activité pour communiquer au sujet des solutions prévues dans le but d’assurer un service en continu.

Modèle gratuit de plan de continuité d’activité

6. Concevez votre planning

Vous avez défini les exigences et les préférences de votre équipe ? Il est temps de concevoir votre planning. Son format et son degré de détails dépendront du type de planning sélectionné. En effet, il y aura nécessairement des différences entre un emploi du temps basé sur des horaires de travail classiques (9 h – 17 h) et un planning prévoyant des rotations d’équipes, par exemple. Voici néanmoins quelques-uns des éléments clés à inclure dans votre planning de travail, quel qu’en soit le type :

  • Le nom des membres de l’équipe

  • Les jours et horaires de travail escomptés

  • La nature du travail qui incombe à chaque collègue

  • Le lieu de travail de chacun (au bureau ou en télétravail, par exemple)

Exemple de planning d’une équipe d’ingénieurs

En aparté, vous noterez que le planning de travail ci-dessus vous est présenté purement à titre d’exemple et n’est en aucun cas le reflet des politiques d’Asana en ce qui concerne ses horaires de travail. Revenons désormais dans le vif du sujet : une fois conçue votre première version du planning, vous devrez contacter vos équipes juridiques et des ressources humaines afin de vérifier les mesures à prendre pour veiller au respect des réglementations nationales et locales en la matière.

7. Diffusez le planning

Pour être utile, ce planning de travail doit nécessairement être accessible à tous les membres de votre équipe. Le fait de le partager vous aide à collaborer efficacement, en toute transparence. Vos collègues savent ainsi à qui s’adresser lorsqu’ils ont des demandes ou des questions, et ce à tout moment. Enfin, vous fixez des limites et protégez la vie privée de vos collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail.

Il existe une multitude d’outils qui vous permettent de créer votre planning et de le partager, de simples modèles Excel à des logiciels de gestion de projet plus avancés. Avec un outil comme Asana, vous communiquez les informations et rendez la dernière version de votre planning accessible à votre équipe en seulement quelques clics. Sur Asana, vos collègues indiquent leur disponibilité et partagent des notes en temps réel, en toute simplicité. En outre, vous avez accès à plusieurs types d’affichage, pour visualiser le planning de votre équipe de la façon qui vous convient : liste, tableau, calendrier, chronologie, etc.

8. Demandez son avis à votre équipe

Est-il seulement possible de produire le planning de travail parfait dès le premier jet ? Dans les faits, c’est fort peu probable : il vous faudra l’améliorer et l’adapter à l’emploi du temps de votre équipe en permanence, c’est pourquoi les retours de vos collègues vous sont essentiels. Demandez régulièrement son avis à votre équipe, par exemple en fin de mois ou de trimestre. C’est le moyen idéal pour faire évoluer votre planning au fil du temps, ainsi que pour donner à chacun la possibilité de se concentrer et collaborer au maximum de ses capacités.

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Établissez votre emploi du temps en toute confiance

Un bon planning de travail est là pour vous aider à tirer parti des forces de votre équipe et donner à chacun les moyens d’être pleinement productif. Diffusez votre planning auprès de toute votre équipe de façon à ce que vos collègues aient à tout moment une visibilité optimale sur les disponibilités et responsabilités des uns et des autres, sans oublier les absences. Pour ce qui est du type de planning, de nombreux choix s’offrent à vous : vous pourrez ainsi créer votre propre planning personnalisé, sur lequel pourra s’appuyer votre équipe pour travailler avec assurance et en toute transparence à l’atteinte de ses objectifs de projet.

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