3 façons de visualiser les plans de projet : chronologies, calendriers et tableaux Kanban

Gestion de projet visuelle
  • Dans cet article :
    • Trois méthodes de gestion visuelle des projets : tableaux Kanban, chronologies et calendriers.
    • Quelle vue pour quel projet ? Exemples.
    • Conseils pour les utiliser et créer votre propre plan de projet visuel.

Qu’il s’agisse de planifier un événement, de superviser les créations d’une campagne ou de coordonner la correction des bugs, vous avez besoin d’un plan et d’assurer le suivi de chaque tâche à accomplir pour mener à bien votre projet, ainsi que de savoir qui s’occupe de chaque étape et pour quand.

La plupart des gens commencent par dresser une liste et préparer des feuilles de calcul, mais que se passe-t-il lorsque vous gérez un projet complexe composé de nombreux éléments et informations ? La liste se transforme en documents de plusieurs pages et les feuilles de calcul en d’innombrables colonnes surchargées de détails. Il devient difficile de savoir où en est réellement un projet à l’instant t.

C’est sur ce point que la gestion de projet visuelle vient vous aider. En voyant d’un simple coup d’œil les informations importantes du projet (statut des livrables, échéances importantes…), vous serez mieux armé pour les gérer efficacement.

Il existe trois méthodes largement répandues pour visualiser un projet :

  • Les tableaux Kanban
  • Les chronologies (ou diagrammes de Gantt)
  • Les calendriers

Bien qu’il existe de nombreuses façons de visualiser un projet, certaines fonctionnent mieux que d’autres selon le type de projet planifié. Faut-il alors utiliser un tableau kanban, une chronologie ou un calendrier ? Nous vous présentons le fonctionnement de chacune de ces méthodes et dans quels cas les utiliser.

Chronologies de projet et diagrammes

gestion de projet sur chronologie

L’une des façons de visualiser le plan d’un projet est de créer une chronologie ou un diagramme de Gantt à partir du calendrier de votre projet. Les chronologies de projet sont des schémas visuels de votre plan de projet. Les informations du projet sont organisées sous la forme d’un diagramme à barres horizontales pour indiquer à quel moment les tâches doivent être achevées, combien de temps elles prendront et dans quel ordre les exécuter.

Pour quel type de travail ?

Les chronologies sont utiles lorsque connaître les échéances ne vous suffit pas et que vous devez également savoir à quel moment démarrer et combien de temps le travail prendra. En plaçant tous les éléments sur une ligne de temps visuelle, vous pouvez mieux répartir les ressources, attribuer les différentes étapes aux membres de l’équipe et visualiser les dépendances.

Sur une chronologie, vous visualisez l’intégration de tous les éléments du projet et pouvez apporter des modifications si nécessaire afin de résoudre les problèmes avant même qu’ils ne surviennent.

Exemple de chronologie de projet

Exemple de chronologie de projet

Imaginons que vous planifiez un lancement de produit. Le projet est appelé à être complexe, car sa réussite dépend de la collaboration entre plusieurs équipes : produit, marketing, commerciale, technique et service client.

Une chronologie peut être utile pour prévoir les temps d’exécution et coordonner les ressources afin d’atteindre vos jalons en limitant les imprévus. Votre chronologie de lancement doit lister les étapes ou les livrables nécessaires et indiquer toutes les dates de début et de fin ainsi que les liens de dépendance entre les tâches. Ainsi, tous les membres de l’équipe en charge du projet ont une vue claire du plan de lancement dès le départ.

Astuce : Partagez et gérez votre chronologie avec vos collègues

Après avoir établi la chronologie de votre projet, n’oubliez pas d’inclure vos collègues et toute autre personne concernée, puis de mettre à jour les détails au fur et à mesure que le projet avance.

Sur Asana, vous pouvez allez plus loin dans la planification de votre projet sous forme de chronologie. Vous pouvez en effet partager cette dernière en toute simplicité avec vos collègues et autres parties prenantes pour obtenir leur adhésion et ajuster ou adapter votre calendrier en cas de besoin.

Tableaux Kanban

plan de projet sous forme de tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont un système visuel d’organisation de projet dans lequel chaque tâche ou élément est représenté par une fiche. Ces fiches sont ensuite disposées dans des colonnes représentant les étapes d’un projet ou d’un processus. À mesure que les tâches ou livrables progressent, vous déplacez leur fiche d’une colonne à l’autre. Un moyen simple de voir où en est chaque tâche dans le processus.

Pour quel type de travail ?

La gestion de projet de type Kanban particulièrement efficace sur les projets qui présentent des étapes claires par lesquelles chaque tâche doit passer afin d’être accomplie.

Exemple de projet sous forme de tableau

Un processus de suivi des bugs est un bon exemple de ce qui peut être réalisé avec des tableaux. Votre tableau Kanban destiné à identifier et corriger les bugs peut comprendre des colonnes pour les étapes suivantes :

  • Nouveau bug (backlog)
  • Prêt à traiter
  • En cours
  • Contrôle qualité
  • Terminé

Pour chaque bug signalé, vous créez une nouvelle fiche et la déplacez dans les colonnes à mesure qu’elle progresse.

Astuce : Créez et partagez vos tableaux en ligne

outil de tableau Kanban en ligne

Vous verrez souvent des tableaux Kanban créés sur de vrais tableaux physiques avec des notes adhésives, mais saviez-vous que vous pouvez tout aussi bien les créer en ligne à l’aide d’un outil tel qu’Asana ?

La création de vos tableaux Kanban sur Asana (plutôt que sur un tableau accroché au mur) vous offre davantage de possibilités telles que l’ajout de champs personnalisés, de descriptions, de fichiers et d’abonnés à chaque fiche afin de recueillir facilement toutes vos informations de projet et permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble en toute transparence.

Calendrier de projet

Visuel de plan de projet dans un calendrier

Les tableaux Kanban et les chronologies fonctionnent pour de nombreux types de projets, mais parfois, l’outil qu’il vous faut est un calendrier. Il peut sembler un brin élémentaire, mais s’avérer idéal pour planifier certains types de projets.

Pour quel type de travail ?

Les calendriers sont parfaits lorsque vous devez gérer des tâches en grande quantité et avec des échéances variées. Savoir à quel moment de la semaine, du mois ou de l’année vous devez atteindre un jalon ou livrer une ressource vous aide à planifier à l’avance et à respecter les délais.

Exemple de calendrier de projet

Calendrier de projet pour événement

Par exemple, si vous planifiez un événement qui doit se tenir à une date précise, un calendrier vous permettra de partir du jour de l’événement et de revenir en arrière étape par étape afin de déterminer facilement les échéances de tous les jalons nécessaires. Par la suite, vous pourrez visualiser l’ensemble de votre plan sur votre calendrier et savoir exactement ce qui doit être fait et pour quand.

Astuce : Commencez par lister toutes vos tâches avant de les programmer.

Si vous décidez d’utiliser Asana pour gérer votre calendrier, vous pouvez créer une liste de tâches dans un projet, définir leur échéances, puis passer à la vue Calendrier pour afficher automatiquement vos tâches dans un calendrier. Le cas échéant, vous pouvez déplacer les tâches sur ce calendrier pour modifier rapidement leurs échéances.

Quelle est la meilleure vue pour votre projet ?

Tableau, chronologie ou calendrier, tous trois sont excellents pour visualiser les étapes de votre projet et vous offrir une vue d’ensemble comprenant toutes les informations clés. Toutes ces vues peuvent être créées sur Asana. Quel que soit votre choix, vous pouvez facilement partager votre plan avec vos collègues et gérer l’ensemble de votre projet en un seul endroit.

Vous voulez créer un plan de projet visuel sur Asana ? Commencez votre essai dès aujourd’hui.