3 façons de visualiser les plans de projet : chronologies, calendriers et tableaux Kanban

Quel que soit le projet que vous gérez, vous avez besoin d’un moyen de planifier votre travail et d’en assurer le suivi. En plus de savoir qui fait quoi et pour quand, vous devez pouvoir visualiser l’ensemble des éléments et des informations qui s’y rapportent.

Voyons les choses en face, les feuilles de calcul et listes en tous genres ne font plus l’affaire. Pourquoi cela ? Car la liste se transforme inévitablement en documents de plusieurs pages et les feuilles de calcul en d’innombrables colonnes surchargées de détails. Il devient alors difficile de savoir où en est réellement un projet à l’instant T.

En quoi consiste la gestion de projet visuelle ?

La gestion de projet visuelle est un moyen qui vous est proposé pour organiser et gérer votre travail en dehors d’une traditionnelle liste. Elle vous permet de visualiser les informations de diverses façons telles des chronologies, tableaux Kanban et calendriers. La gestion de projet visuelle permet de profiter en un clin d’œil d’un aperçu précis de votre charge de travail, des échéances, des jalons de votre équipe et bien plus encore.

Comment visualiser l’avancement d’un projet ?

Il existe trois méthodes largement répandues pour visualiser l’avancement d’un projet :

  • Les chronologies (ou diagrammes de Gantt)
  • Les tableaux Kanban
  • Les calendriers

Chacune de ces méthodes présente ses avantages propres, le choix final sera donc fonction du type de projet que vous gérez. C’est pourquoi il est essentiel que votre logiciel de gestion de projet visuelle vous propose différentes options de visualisation. Ainsi, chacun peut avoir un aperçu des tâches de la façon qui lui convient le mieux et quel que soit le poste occupé, des employés aux dirigeants.

[À lire : comment utiliser les vues d’Asana : liste, tableau, calendrier et chronologie]

Alors, vers quelle option s’orienter ? Pour vous faciliter les choses, voici une présentation du fonctionnement de chacune de ces méthodes et des situations dans lesquelles les utiliser.

Chronologies de projet et diagrammes

Gestion de projet sur chronologie

L’une des façons de visualiser le plan d’un projet consiste à créer une chronologie ou un diagramme de Gantt à partir du calendrier de votre projet. Les chronologies de projet sont des schémas visuels de votre plan de projet, lesquels vous permettent d’organiser les informations relatives au projet sous la forme d’un diagramme à barres horizontales, pour indiquer à quel moment les tâches doivent être achevées, combien de temps elles prendront et dans quel ordre les exécuter.

[À lire : vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer]

Quand utiliser les chronologies de projet et les diagrammes de Gantt

Les chronologies sont utiles lorsque le simple fait de connaître vos échéances ne suffit pas et que vous devez également savoir à quel moment démarrer et combien de temps le travail prendra. En plaçant tous les éléments sur une ligne de temps visuelle, vous pouvez mieux répartir les ressources, attribuer les différentes étapes aux membres de l’équipe et visualiser les dépendances.

Sur une chronologie, vous visualisez l’intégration de tous les éléments du projet et pouvez y apporter des modifications si nécessaire pour éliminer les problèmes avant même qu’ils ne surviennent. Les chronologies sont particulièrement utiles pour des projets tels que :

Quand ne pas utiliser les chronologies de projet ou les diagrammes de Gantt

La gestion par chronologie n’a de véritable sens que si l’ensemble des tâches se voit attribuer des dates de début et de fin. La chronologie, comme son nom l’indique, est un graphique visuel qui se rapporte à la notion de temps. Si vos tâches ne sont pas liées à des échéances, la chronologie ne vous sera pas d’un grand secours. Si le projet que vous planifiez est composé de multiples tâches quotidiennes, il sera vraisemblablement plus judicieux de visualiser votre travail sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau Kanban.

Exemple de chronologie de projet

Exemple de chronologie de projet

Imaginons que vous planifiez un lancement de produit. Le projet est appelé à être complexe, car sa réussite dépend de la collaboration entre plusieurs équipes sur différents domaines : produit, marketing, commerciale, technique et service client.

Une chronologie peut être utile pour prévoir les temps d’exécution et coordonner les ressources afin d’atteindre vos jalons en limitant les imprévus. Votre chronologie doit lister les étapes ou les livrables nécessaires et indiquer toutes les dates de début et de fin ainsi que les liens de dépendance entre les tâches. Ainsi, tous les membres de l’équipe en charge du projet ont, dès le départ, une vue claire du plan de lancement.

Astuce : partagez et gérez votre chronologie avec vos collègues

Après avoir établi la chronologie de votre projet, n’oubliez pas de la communiquer à vos collègues et à toute autre personne concernée, puis de mettre à jour les détails au fil de l’avancement du projet. En effet, partager une source unique de référence avec votre équipe permettra à chacun de disposer des dernières informations sur la progression, en temps réel.

[À lire : créer une chronologie de projet en 7 étapes]

Sur Asana, vous pouvez en toute simplicité partager votre projet avec vos collègues et toute autre personne. Visualiser votre travail sous forme de chronologie vous permet d’obtenir l’adhésion des diverses parties prenantes et d’ajuster ou adapter les calendriers en cas de besoin. Visualisez les dépendances entre les tâches et repérez en un clin d’œil les potentiels conflits avant même qu’ils ne surgissent.

Tableaux Kanban

Plan de projet sous forme de tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont un système visuel d’organisation de projet dans lequel chaque tâche ou élément est représenté par une fiche. Ces fiches sont ensuite disposées dans des colonnes représentant les étapes d’un projet ou d’un processus, le responsable d’une tâche, le niveau de priorité ou tout autre système qui conviendra à votre équipe. À mesure que les tâches ou livrables progressent, vous déplacez leur fiche d’une colonne à l’autre. Un moyen simple de voir où en est chaque tâche dans le processus.

[À lire : créer et gérer des tableaux Kanban en ligne avec Asana]

Quand recourir aux tableaux Kanban

La gestion de type Kanban est particulièrement efficace sur les projets qui présentent des étapes claires par lesquelles chaque tâche doit passer afin d’être accomplie. Les tableaux Kanban conviennent parfaitement aux équipes Agile qui fonctionnent par sprints, car ils permettent de suivre avec précision l’avancée du travail. Ils sont notamment incontournables pour ce qui suit :

Quand ne pas utiliser les tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont un outil ô combien polyvalent dont il est très intéressant de disposer pour la gestion de projet visuelle. Ceci étant, cela ne signifie en rien qu’ils seront LA solution à toute épreuve. En effet, imaginons un instant que vous planifiez une campagne marketing pour laquelle de nombreuses tâches sont interdépendantes. Vous aurez alors besoin d’un moyen de visualiser clairement ces dépendances et les relations entre les tâches, auquel cas une chronologie ou un diagramme de Gantt constituera vraisemblablement une meilleure alternative.

Mais là encore, il s’agit d’une question de préférence. C’est pourquoi Asana vous donne la possibilité de basculer entre les diverses vues en toute simplicité, pour que chaque membre de votre équipe puisse visualiser son travail de la façon qui lui convient le mieux.

Exemple de projet sous forme de tableau

Un processus de suivi des bugs est un bon exemple de ce qui peut être réalisé avec des tableaux. Votre tableau Kanban destiné à identifier et corriger les bugs peut comprendre des colonnes pour les étapes suivantes :

  • Nouveau bug (backlog)
  • Prêt à traiter
  • En cours
  • Contrôle qualité
  • Terminé

Pour chaque bug signalé, votre équipe peut en toute simplicité créer une nouvelle fiche et la déplacer dans les colonnes à mesure qu’elle progresse.

Astuce : créez et partagez vos tableaux en ligne

Outil de tableau Kanban en ligne

La plupart des tableaux Kanban sont créés sur de vrais tableaux physiques avec des notes adhésives, mais saviez-vous que vous pouvez tout aussi bien les créer en ligne à l’aide d’un outil tel qu’Asana ?

La création de vos tableaux Kanban sur Asana vous offre davantage de possibilités telles que l’ajout de champs personnalisés, de descriptions, de fichiers et de collaborateurs à chaque fiche afin de recueillir facilement toutes vos informations de projet et permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble en toute transparence.

Calendriers de projet

Visuel de plan de projet dans un calendrier

Les tableaux Kanban et les chronologies fonctionnent pour de nombreux types de projets, mais parfois, c’est le calendrier qui est l’outil le plus adapté. S’il peut sembler un brin élémentaire, il s’avère idéal pour planifier certains types de projets.

[À lire : créez vos propres calendriers d’équipe et de projet avec Asana]

Quand utiliser les calendriers de projet

Les calendriers sont parfaits lorsque vous devez gérer un grand nombre de tâches aux échéances variées. Savoir à quel moment de la semaine, du mois ou de l’année vous devez atteindre un jalon ou livrer une ressource vous aide à tout planifier à l’avance et à respecter les délais. Les calendriers de projet sont particulièrement recommandés pour gérer vos :

Quand ne pas utiliser les calendriers de projet

Les calendriers de projet peuvent donner vie à vos tâches et vous permettre de planifier les prochaines échéances : semaine, mois ou trimestre. Ceci étant, ils sont moins performants lorsque les tâches dues chaque jour commencent à s’accumuler. Si vous devez focaliser votre attention sur le travail effectué par votre équipe au quotidien, alors un tableau Kanban ou une vue sous forme de liste de tâches sera vraisemblablement une meilleure solution pour votre équipe.

Exemple de calendrier de projet

Calendrier de projet d’événement

Un calendrier de projet est particulièrement utile pour la planification de projets comportant une liste quotidienne de choses à faire. En effet, il vous permet de visualiser à quoi ressembleront les prochains jours ou les prochaines semaines. Vous pouvez alors visualiser l’intégralité de votre projet sur le calendrier et savoir qui fait quoi.

Astuce : listez toutes vos tâches avant de les programmer

Utiliser Asana pour gérer votre calendrier vous permet de créer une liste de tâches dans un projet, de définir leurs échéances, puis de passer à la vue Calendrier pour afficher automatiquement vos tâches dans un calendrier. Le cas échéant, vous pouvez déplacer les tâches sur ce calendrier pour modifier rapidement leurs échéances.

Quelle est la meilleure vue pour votre projet ?

Tableau Kanban, chronologie ou calendrier, tous trois sont excellents pour visualiser les étapes de votre projet et vous offrir une vue d’ensemble comprenant toutes les informations clés. Toutes ces vues sont disponibles sur Asana pour vos différents projets. Quel que soit votre choix, vous pouvez facilement partager votre plan avec vos collègues et gérer l’ensemble de votre projet en un seul endroit.

Vous voulez créer un plan de projet visuel sur Asana ? Commencez votre essai dès aujourd’hui.