Comment mettre en place le management visuel ? Méthodes et outils

6 février 2025
9 min de lecture
Gestion de projet visuelle - Image bannière Asana

Résumé

Le management visuel est un outil clé du Lean management, qui crée un lien direct entre les données et les équipes. En s’appuyant sur des repères visuels instinctifs – comme des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt ou des cartes mentales – il permet de rendre des informations complexes simples, claires et accessibles en un coup d’œil. En réduisant les données à l’essentiel, le management visuel facilite la prise de décision, optimise la gestion de projet et favorise la collaboration au sein des équipes.

Le management visuel est l’un de ces éléments essentiels de notre vie professionnelle et privée, que beaucoup d’entre nous acceptent sans se poser de questions et sans même l'avoir peut-être remarqué. Mais une fois que vous aurez compris ce que l’on entend par management visuel - et ce qu’il comprend - vous le verrez partout !

Pourquoi faire du management visuel ? Le management visuel est un moyen de communiquer visuellement des attentes, des performances, des normes ou des avertissements d’une manière compréhensible et qui ne nécessite que peu ou pas de formation préalable pour être interprétée. 

Vous avez peut-être entendu ce terme dans le contexte du travail, mais il est en fait utilisé dans toutes sortes de situations du quotidien. Vous avez probablement déjà utilisé des dizaines d’outils de gestion visuelle aujourd’hui sans y réfléchir.

En savoir plus sur la gestion de projet

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel est une méthode de gestion qui utilise des outils visuels pour rendre l’information claire, compréhensible et accessible en un coup d’œil. Inspiré du Lean management et de l’amélioration continue (Kaizen), il permet de visualiser les flux de travail, de suivre la performance des équipes et de faciliter la prise de décision rapide.

Cette approche transforme des données complexes en éléments visuels simples (graphiques, couleurs, symboles, tableaux), offrant une vision globale du travail en cours, des échéances et des objectifs. Le management visuel ne se limite pas à l'industrie ou au développement logiciel : il est largement utilisé dans des domaines comme le marketing, les ressources humaines, la gestion de projets et l'événementiel.

Quels sont les avantages du management visuel ?

Si le management visuel est à la mode, c’est que les avantages sont nombreux, en voici quelques uns:

  • Transparence: le manque de transparence est un problème récurrent dans les équipes. Avec les outils de management visuel, l’avancée du projet est disponible et compréhensible par tous;

  • Responsabilisation: en favorisant la transparence, le management visuel augmente de fait la responsabilisation. Chacun visualise facilement ce qu’il a à faire et quel est son rôle dans l’équipe.

  • Réduction des risques: un avantage moins connu du management visuel est la réduction du risque. En visualisant le workflow d’un coup d’oeil, les équipes et managers s’attèlent à la résolution des problèmes dès qu’ils surviennent.

  • Cohésion d’équipe: les équipes sont assaillies de toute part et peuvent recevoir des informations contradictoires. Les outils de management visuel mettent tout le monde sur la même longueur d’ondes et les équipes décident ensemble de la meilleure façon d’avancer dans le projet.

Le management visuel est un levier clé pour structurer, suivre et optimiser vos projets en temps réel. Que vous gériez une équipe agile, un projet marketing ou une campagne événementielle, disposer d’outils de management visuel efficaces est essentiel pour savoir qui fait quoi, quand et comment. Ces outils permettent de visualiser l’ensemble des informations liées à vos projets, favorisant la prise de décision rapide et la collaboration entre les équipes.

Quels sont les outils du management visuel ?

Voici les méthodes de management visuel les plus répandues :

  • Les chronologies (ou diagrammes de Gantt), idéales pour planifier et gérer les dépendances entre les tâches ;

  • Les tableaux Kanban, parfaits pour suivre l'avancement des tâches de manière flexible et agile ;

  • Les calendriers, pour une vue claire des échéances et une organisation précise des livrables;

  • Le mind-mapping,

  • Le design thinking

Chacune de ces approches présente des avantages spécifiques, selon la nature et la complexité de vos projets. Un outil de gestion de projet performant, comme Asana, propose différentes options de visualisation pour répondre aux besoins variés des équipes, des collaborateurs individuels aux membres de la direction.

[À lire] Comment utiliser les vues d’Asana : listes, tableaux, calendrier et chronologie

En complément, d’autres outils de management visuel de la performance peuvent enrichir votre gestion de projet : Kaizen, SWOT, indicateurs de performance (KPI), PDCA, Six Sigma, ou encore le Value Stream Mapping (VSM).

Alors, quel outil choisir pour optimiser vos projets ? Découvrons ensemble le fonctionnement des principales approches du management visuel.

1. Chronologies de projet et diagrammes

[Interface produit] Projet de campagne de marque sur Asana - vue façon diagramme de Gantt (Chronologie)

Les chronologies de projet et les diagrammes de Gantt sont des outils de management visuel incontournables pour la gestion de projet. Ils facilitent la prise de décision en offrant une représentation graphique claire de chaque étape, permettant aux membres de l’équipe de visualiser les flux de travail, les échéances et les dépendances en un coup d'œil.

[À lire] Vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est une chronologie visuelle qui présente les tâches sous forme de barres horizontales sur un calendrier. Chaque barre représente une tâche, sa durée et sa position dans le temps. Ce type de support visuel aide à suivre les délais, à identifier les chevauchements et à gérer les ressources efficacement, contribuant ainsi à l'efficacité opérationnelle.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

  • Découper un projet complexe : le diagramme de Gantt transforme un projet en une série de tâches gérables, rendant chaque étape claire et accessible.

  • Avoir une vision d’ensemble : il permet de voir toutes les tâches en un coup d'œil, de repérer les retards potentiels et de suivre l’avancement en temps réel.

  • Identifier les dépendances : vous pouvez facilement repérer les tâches liées entre elles. Si l’une prend du retard, vous savez immédiatement quelles autres seront affectées.

  • Assurer la coordination des équipes : chaque membre de l’équipe sait ce qu’il doit faire et quand. La transmission d’informations sur les délais renforce la collaboration.

Quand utiliser un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est idéal pour les projets où la gestion des délais et des dépendances est essentielle :

  • Lancements de produits : de la conception au marketing, chaque étape est claire.

  • Organisation d’événements : suivez chaque jalon, de la planification à l’exécution.

  • Campagnes marketing : planifiez et coordonnez les différentes phases de vos actions.

Avantages du diagramme de Gantt dans le management visuel :

  • Vision globale et détaillée : suivez l’intégralité du projet et ses sous-tâches sur des tableaux de bord.

  • Gestion des dépendances : identifiez facilement les relations entre les tâches.

  • Répartition efficace des ressources : assurez-vous que chaque tâche est assignée à la bonne personne au bon moment.

  • Amélioration continue : permet d'identifier les obstacles et d'ajuster les processus pour une meilleure performance.

[À lire] Créer une chronologie de projet en 7 étapes

Limites des chronologies et quand les éviter :

Les diagrammes de Gantt sont moins efficaces pour les projets très dynamiques ou pour des tâches sans échéances précises. Si votre projet comporte de nombreuses micro-tâches quotidiennes ou évolue constamment, les tableaux Kanban ou les calendriers peuvent offrir une meilleure flexibilité.

[Vue Chronologie] Chronologie d’un projet de lancement de produit sur Asana - vue façon diagramme de Gantt

Exemple pratique : Lancement de produit

Pour un lancement de produit impliquant des équipes produit, marketing, commerciales et techniques, un diagramme de Gantt vous aide à :

  • Lister les étapes clés : conception, tests, marketing, mise en vente.

  • Attribuer des responsabilités : chaque tâche est assignée à un membre de l’équipe.

  • Suivre l’avancement : les retards sont immédiatement visibles et des ajustements peuvent être faits en temps réel.

  • Utiliser des indicateurs visuels : tels que des KPI pour suivre la performance.

Astuce : Utilisez Asana pour gérer vos diagrammes de Gantt

Avec Asana, créez et partagez des chronologies de projet interactives. Suivez l’avancement, ajustez les tâches en temps réel et identifiez les dépendances d’un simple coup d'œil. L'intégration de pictogrammes, de codes couleurs et d'autres indicateurs visuels facilite la compréhension des informations clés.

Élaborer des chronologies de projet avec Asana

2. Tableaux Kanban

[Interface produit] Tableau Kanban de campagne de marque sur Asana (Tableau)

Les tableaux Kanban sont des piliers du management visuel, largement adoptés dans la gestion de projet moderne. Popularisés par Toyota et ancrés dans le Lean management, ils facilitent la prise de décision et l’amélioration continue grâce à des indicateurs visuels simples et intuitifs.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban, qu’il soit physique sur un tableau blanc recouvert de post-its ou digital via des outils de management visuel comme Asana, est divisé en colonnes représentant les différentes étapes d’un flux de travail. Chaque tâche est matérialisée par une fiche (ou carte) que l’on déplace de colonne en colonne à mesure de sa progression, offrant ainsi une vue claire du travail en cours.

Créer des tableaux Kanban avec Asana

Quand utiliser un tableau Kanban ?

Le Kanban est idéal pour les projets où les tâches suivent des étapes répétitives. Il est particulièrement adapté aux équipes Agile, aux processus itératifs et aux environnements où la visualisation en temps réel est essentielle. C’est un excellent choix pour :

Exemple de tableau Kanban : Suivi des bugs

Un tableau Kanban pour le suivi des bugs peut comporter les colonnes suivantes :

  • Nouveau bug (backlog)

  • Prêt à traiter

  • En cours

  • Contrôle qualité

  • Terminé

Chaque post-it ou carte représente un bug, que l’équipe déplace au fil de sa résolution. Ce système visuel simplifie la transmission d’informations et permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement.

[IU produit] Projet de plans de sprint sur Asana (Tableaux)

Astuce : Passez au management visuel digital avec Asana

Les outils collaboratifs comme Asana permettent de créer des tableaux Kanban numériques, offrant des fonctionnalités avancées :

  • Ajout de champs personnalisés pour suivre des KPI spécifiques.

  • Automatisation des tâches répétitives pour optimiser le flux de travail.

  • Partage d’informations en temps réel avec tous les membres de l’équipe.

Que vous gériez un projet marketing, un processus RH ou un lancement produit, le Kanban digital vous aide à garder le cap et à améliorer l’efficacité opérationnelle.

Créer des tableaux Kanban avec Asana

3. Calendriers de projet

[Vue Calendrier] Projet de campagne de marque sur Asana

Les tableaux Kanban et les chronologies fonctionnent pour de nombreux types de projets, mais parfois, c’est le calendrier qui est l’outil le plus adapté. S’il peut sembler un brin élémentaire, il s’avère idéal pour planifier certains types de projets. Il est de ce fait couramment utilisé en management visuel digital.

Visualiser vos calendriers d’équipe sur Asana

Quand utiliser un calendrier de projet ?

Les calendriers (ou plannings) sont idéaux pour gérer un grand nombre de tâches aux échéances variées. Ils vous permettent de visualiser rapidement qui fait quoi, quand et de suivre les livrables à venir. Ce type de gestion de projet est particulièrement adapté pour :

  • Les calendriers éditoriaux : planifiez les articles, les publications et les dates de diffusion.

  • Le contenu des réseaux sociaux : organisez vos posts, campagnes et interactions pour rester cohérent avec votre stratégie.

  • La planification d’événements : suivez les deadlines critiques et assurez-vous que chaque tâche est accomplie à temps.

Quand éviter d’utiliser les calendriers ?

Bien que les calendriers soient pratiques, ils deviennent moins efficaces lorsque vous gérez un grand nombre de micro-tâches quotidiennes ou des projets nécessitant des ajustements constants. Dans ce cas, des outils comme les tableaux Kanban ou les listes de tâches détaillées offrent plus de flexibilité pour suivre l’avancement en temps réel.

Exemple de management visuel avec un calendrier de projet

Prenons l’exemple d’une équipe marketing qui doit gérer un calendrier éditorial. Le calendrier vous permet de visualiser l’ensemble des publications prévues, de repérer les périodes surchargées et d’ajuster les contenus en fonction des priorités. Chaque tâche peut être associée à des indicateurs visuels (comme des codes couleur) pour différencier les types de contenu (articles, vidéos, posts sur les réseaux sociaux).

Astuce : Optimisez vos plannings avec Asana

Avec Asana, vous pouvez facilement créer un calendrier de projet en listant vos tâches, en fixant des dates d’échéance et en les visualisant automatiquement dans la vue Calendrier. Vous pouvez aussi utiliser des codes couleur pour différencier les priorités et déplacer les tâches par glisser-déposer en cas de changement de planning. Cet outil facilite la prise de décision rapide et la communication interne avec les membres de l’équipe et les parties prenantes.

4. Mind Mapping : Visualiser des projets complexes avec des cartes mentales

Le mind mapping, aussi appelé carte mentale ou carte heuristique, est un outil puissant de management visuel pour représenter des idées et des projets complexes. Basé sur un système de ramification, il facilite la structuration des informations et la prise de décision.

Qu’est-ce qu’un mind map ?

Le thème central est placé au centre de la carte, avec des branches reliant des sous-thèmes et d’autres détails pertinents. L’utilisation de codes couleur, de pictogrammes et de mots-clés améliore la clarté et la mémorisation des informations.

L’intérêt du mind mapping :

  • Représentation visuelle des problématiques complexes.

  • Passage de l’abstraction à l’opérationnel.

  • Outil collaboratif et dynamique, enrichi au fil des sessions.

Exemple pratique : Gestion de projet complexe

Dans un projet multidisciplinaire, le mind mapping permet de visualiser les liens entre les différentes parties prenantes, les étapes et les ressources nécessaires.

5. Design Thinking : favoriser l’innovation par le management visuel

Le design thinking est une approche centrée sur l’utilisateur qui combine la créativité et la résolution de problèmes. C’est un type de management visuel idéal pour les projets d’innovation.

Qu’est-ce que le design thinking ?

Il s’agit d’un processus en trois étapes :

  1. Co-créativité : des équipes diverses brainstorment sur une idée.

  2. Transformation de l’idée en concept : les meilleures idées sont sélectionnées et développées.

  3. Formalisation et test : évaluation de la faisabilité avant la mise en œuvre.

Pourquoi intégrer le design thinking dans votre gestion de projet ?

  • Favorise l’émergence d’idées novatrices.

  • Améliore la collaboration entre les différents départements.

  • Réduit les risques en testant les concepts avant leur déploiement.

FAQ sur le management visuel

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel est une méthode qui utilise des supports visuels (tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, cartes mentales) pour représenter les flux de travail, faciliter la prise de décision et améliorer la communication au sein des équipes.

Quels sont les avantages du management visuel ?

Le management visuel améliore la transparence, facilite la communication interne, accélère la prise de décision, et permet une meilleure résolution de problèmes en identifiant rapidement les goulots d’étranglement.

Comment mettre en place un management visuel efficace ?

Choisissez l’outil de gestion visuelle le mieux adapté à votre projet (Kanban, Gantt, mind mapping), impliquez les membres de l’équipe dans le processus, et mettez à jour régulièrement les informations pour garantir un suivi précis.

Quels sont les indicateurs clés à suivre en management visuel ?

Les KPI (indicateurs clés de performance) comme le temps de cycle, le taux de livraison, et la qualité des livrables sont essentiels pour mesurer l’efficacité de vos processus visuels.

Le management visuel est-il adapté à tous les types de projets ?

Oui, le management visuel peut être utilisé dans des domaines variés : gestion de projet, marketing, RH, ingénierie ou encore innovation grâce à des méthodes comme le design thinking.

Comment faire un bon management visuel avec Asana

Que vous choisissiez la méthode Kanban, la chronologie de projet, le calendrier, le mind mapping ou encore le design thinking, Asana propose des outils de management visuel adaptés à chaque besoin. Ces outils vous aident à structurer vos projets, à partager des informations clés et à suivre l’avancement en temps réel.

Grâce à ces supports visuels, vous pouvez améliorer la prise de décision, renforcer la collaboration entre les membres de l’équipe et optimiser l’efficacité opérationnelle.

Essayez les outils de management visuel d’Asana pour transformer votre gestion de projet dès aujourd’hui.

Tester la gestion de projet sur Asana