Chronologies, calendriers et tableaux : 3 options pour visualiser vos plans de projet

1 juillet 20195 minutes de lecture
Gestion de projet visuelle - Image bannière Asana

Quel que soit le projet que vous gérez, vous avez besoin d’un moyen de planifier votre travail et d’en assurer le suivi. En plus de savoir qui fait quoi et pour quand, vous devez pouvoir visualiser l’ensemble des éléments et informations qui s’y rapportent.

Voyons les choses en face : les feuilles de calcul et listes en tous genres ne font plus l’affaire. Pourquoi cela ? Car la liste se transforme inévitablement en documents de plusieurs pages et les feuilles de calcul en d’innombrables colonnes surchargées de détails. Il devient alors difficile de savoir où en est réellement un projet à l’instant T.

Qu’est-ce que la gestion de projet visuelle ?

La gestion de projet visuelle est une bonne solution lorsqu’il s’agit d’organiser et gérer votre travail sans passer par une liste de tâches conventionnelle. Grâce à elle, vous pouvez visualiser les informations de projet de diverses façons : chronologies, tableaux Kanban, calendriers... En un clin d’œil, vous avez un aperçu du travail en cours, des échéances des livrables de projet, des jalons de l’équipe, et bien plus encore.

Comment visualiser l’avancement d’un projet ?

Pour ce faire, il existe trois méthodes largement répandues :

  • les chronologies (ou diagrammes de Gantt) ;

  • les tableaux Kanban ;

  • les calendriers.

Chacune de ces méthodes ayant ses avantages et ses inconvénients, votre choix se fera en fonction du type de projet à planifier. C’est pourquoi votre logiciel de gestion de projet devra absolument vous proposer différentes options de visualisation. Ainsi, chacun trouvera un intérêt à l’utiliser, des collaborateurs individuels aux membres de la direction.

À lire : comment utiliser les vues d’Asana - listes, tableaux, calendrier et chronologie

Alors, vers quelle option s’orienter ? Pour vous faciliter les choses, voici une présentation du fonctionnement de chacune et des situations dans lesquelles les utiliser.

1. Chronologies de projet et diagrammes

Plans de projet visuels - Chronologies et diagrammes

L’une des façons de visualiser le plan d’un projet consiste à créer une chronologie ou un diagramme de Gantt à partir du calendrier de votre projet. Les chronologies de projet sont des schémas visuels de votre plan de projet. Les informations du projet sont organisées sous la forme d’un diagramme à barres horizontales pour indiquer à quel moment les tâches doivent être achevées, combien de temps elles prendront et dans quel ordre les réaliser.

À lire : vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Quand recourir aux chronologies de projet et aux diagrammes de Gantt ?

Les chronologies sont utiles lorsque le simple fait de connaître vos échéances ne suffit pas et que vous devez également savoir à quel moment démarrer et combien de temps le travail prendra. En plaçant tous les éléments sur une ligne de temps visuelle, vous pouvez mieux répartir les ressources, attribuer les différentes étapes aux membres de l’équipe et visualiser les dépendances.

Sur une chronologie, vous visualisez l’intégration de tous les éléments du projet et pouvez y apporter des modifications si nécessaire pour éliminer les problèmes avant même qu’ils ne surviennent. Les chronologies sont particulièrement utiles dans le cadre de projets de ce type :

Quand éviter de recourir aux chronologies de projet ou aux diagrammes de Gantt ?

La gestion par chronologie n’a de véritable sens que si l’ensemble des tâches se voit attribuer des dates de début et de fin. La chronologie, comme son nom l’indique, est un graphique visuel qui se rapporte à la notion de temps. Pour des tâches qui ne sont pas liées à des dates, elle ne vous sera pas d’un grand secours. Si le projet que vous planifiez est composé de multiples tâches quotidiennes, il serait vraisemblablement plus judicieux de visualiser votre travail sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau Kanban.

Exemple de chronologie de projet

Organisation visuelle d’un projet - exemple d’une chronologie de projet

Imaginons que vous planifiez un lancement de produit. Le projet est appelé à être complexe, car sa réussite dépend de la collaboration entre plusieurs équipes sur différents domaines : produit, marketing, commerciale, technique et service client.

La chronologie peut vous aider à prévoir les temps d’exécution et coordonner les ressources afin d’atteindre vos jalons en limitant les imprévus. Votre chronologie doit lister les étapes ou les livrables nécessaires et indiquer toutes les dates de début et de fin ainsi que les liens de dépendance entre les tâches. Tous les membres de l’équipe en charge du projet ont ainsi une parfaite visibilité sur le plan de lancement, dès le départ.

Astuce : partagez et gérez votre chronologie avec vos collègues

Après avoir établi la chronologie de votre projet, n’oubliez pas de la communiquer à vos collègues et à toute autre personne concernée, puis de mettre à jour les détails au fil de l’avancement du projet. En effet, partager une source unique de référence avec votre équipe permettra à chacun de disposer des dernières informations sur la progression, en temps réel.

À lire : créer une chronologie de projet en 7 étapes

Sur Asana, vous pouvez en toute simplicité partager votre projet avec vos collègues et toute autre personne. Visualiser votre travail sous forme de chronologie vous permet d’obtenir l’adhésion des diverses parties prenantes et d’ajuster ou adapter les calendriers en cas de besoin. Visualisez les dépendances entre les tâches et repérez les conflits potentiels en un clin d’œil, avant même qu’ils ne surviennent.

2. Tableaux Kanban

Plans de projet visuels - Tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont un système visuel d’organisation de projet dans lequel chaque tâche ou élément est représenté par une fiche. Ces fiches sont ensuite disposées dans des colonnes représentant les étapes d’un projet ou d’un processus, le responsable d’une tâche, le niveau de priorité ou tout autre système qui conviendra à votre équipe. À mesure que les tâches ou livrables progressent, vous déplacez leur fiche d’une colonne à l’autre. Un moyen simple de voir où en est chaque tâche dans le processus.

À lire : créer et gérer des tableaux Kanban en ligne avec Asana

Quand recourir aux tableaux Kanban ?

La gestion de projet de type Kanban est particulièrement efficace pour les projets dont les tâches doivent chacune passer par les mêmes étapes au cours de leur réalisation. Les tableaux Kanban conviennent parfaitement aux équipes Agile qui fonctionnent par sprints, car ils permettent de suivre avec précision l’avancée du travail. Ils sont notamment le mieux adaptés aux projets suivants :

Exemple de projet sous forme de tableau

Un processus de suivi des bugs est un bon exemple de ce qui peut être réalisé avec des tableaux. Votre tableau Kanban destiné à identifier et corriger les bugs peut comprendre des colonnes pour les étapes suivantes :

  • Nouveaux bugs (backlog)

  • Prêt à traiter

  • En cours

  • Contrôle qualité

  • Terminé

Pour chaque bug signalé, votre équipe peut créer une nouvelle fiche en quelques clics et la déplacer dans les colonnes à mesure que sa résolution progresse.

Astuce : créez et partagez vos tableaux en ligne

Gestion de projet visuelle - Exemple de tableau Kanban

La plupart des tableaux Kanban sont créés sur de vrais tableaux physiques avec des notes adhésives, mais saviez-vous que vous pouvez tout aussi bien les créer en ligne à l’aide d’un outil comme Asana ?

La création de tableaux Kanban sur Asana vous offre davantage de possibilités, telles que l’ajout de champs personnalisés, de descriptions, de fichiers et de collaborateurs à chaque fiche afin de recueillir facilement toutes vos informations de projet et permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble en toute transparence.

3. Calendriers de projet

Gestion de projet visuelle - Calendriers

Les tableaux Kanban et les chronologies fonctionnent pour de nombreux types de projets, mais parfois, c’est le calendrier qui est l’outil le plus adapté. S’il peut sembler un brin élémentaire, il s’avère idéal pour planifier certains types de projets.

À lire : créez vos propres calendriers d’équipe et de projet avec Asana

Quand recourir aux calendriers de projet ?

Les calendriers sont parfaits pour gérer un grand nombre de tâches aux échéances variées. Savoir à quel moment de la semaine, du mois ou de l’année vous devez atteindre un jalon ou livrer une ressource vous aide à tout planifier à l’avance et à respecter les délais. Les calendriers de projet sont particulièrement recommandés pour gérer vos :

Quand éviter de recourir aux calendriers de projet ?

Les calendriers peuvent donner vie à vos tâches et vous permettre de planifier les prochaines échéances hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles. Cela étant, ils sont moins performants lorsque les tâches à terminer chaque jour commencent à s’accumuler. Si vous devez focaliser votre attention sur le travail effectué par votre équipe au quotidien, alors un tableau Kanban ou une vue sous forme de liste de tâches sera certainement une meilleure solution pour votre équipe.

Exemple de calendrier de projet

Gestion de projet visuelle - Calendriers de projet

Le calendrier de projet est particulièrement utile pour planifier des projets qui comportent une liste quotidienne de choses à faire. En effet, il vous permet de savoir à quoi ressembleront les prochains jours ou les prochaines semaines. Vous pourrez alors visualiser l’intégralité de votre projet sur le calendrier et savoir qui fait quoi.

Astuce : listez toutes vos tâches avant de les programmer

Utiliser Asana pour gérer votre calendrier vous permet de créer une liste de tâches dans un projet, de définir leurs échéances, puis de passer à la vue Calendrier pour afficher automatiquement vos tâches dans un calendrier. Le cas échéant, vous pouvez déplacer les tâches sur ce calendrier pour modifier rapidement leurs échéances.

Quelle est la meilleure vue pour votre projet ?

Tableau Kanban, chronologie ou calendrier ? Tous trois sont très pratiques pour visualiser les étapes de votre projet et vous offrir une vue d’ensemble sur les informations clés. Toutes ces options d’affichage sont disponibles sur Asana pour vos différents projets. Quel que soit votre choix, vous pouvez facilement partager votre plan avec vos collègues et gérer l’ensemble du projet en un seul endroit.

Ressources associées

Article

Créer rapidement une matrice de décision en 7 étapes simples, exemples inclus