Comment mettre en place le management visuel ? Méthodes et outils

Le management visuel est l’un de ces éléments essentiels de notre vie professionnelle et privée, que beaucoup d’entre nous acceptent sans se poser de questions et sans même l'avoir peut-être remarqué. Mais une fois que vous aurez compris ce que l’on entend par management visuel - et ce qu’il comprend - vous le verrez partout !

Pourquoi faire du management visuel ? Le management visuel est un moyen de communiquer visuellement des attentes, des performances, des normes ou des avertissements d’une manière compréhensible et qui ne nécessite que peu ou pas de formation préalable pour être interprétée. 

Vous avez peut-être entendu ce terme dans le contexte du travail, mais il est en fait utilisé dans toutes sortes de situations du quotidien. Vous avez probablement déjà utilisé des dizaines d’outils de gestion visuelle aujourd’hui sans y réfléchir.

Qu’est-ce que le management visuel ?

S’inspirant du Lean management, le management visuel fait partie des outils de l’amélioration continue (Kaizen en japonais). Grâce à lui, vous pouvez visualiser les informations de projet de diverses façons et en un coup d’œil : carte mentale (mind mapping), chronologies, tableaux Kanban, calendriers… 

En s’appuyant sur des supports visuels, le management visuel permet d’avoir une vision globale du travail en cours, des échéances des livrables de projet, des jalons de l’équipe, et de se concentrer sur la résolution de problèmes.

L’utilisation de dessins, couleurs, symboles, graphiques et autres pictogrammes facilite la compréhension. C’est là tout l’intérêt du management visuel.

Quels sont les avantages du management visuel?

Si le management visuel est à la mode, c’est que les avantages sont nombreux, en voici quelques uns:

• Transparence: le manque de transparence est un problème récurrent dans les équipes. Avec les outils de management visuel, l’avancée du projet est disponible et compréhensible par tous;

• Responsabilisation: en favorisant la transparence, le management visuel augmente de fait la responsabilisation. Chacun visualise facilement ce qu’il a à faire et quel est son rôle dans l’équipe.

• Réduction des risques: un avantage moins connu du management visuel est la réduction du risque. En visualisant le workflow d’un coup d’oeil, les équipes et managers s’attèlent à la résolution des problèmes dès qu’ils surviennent.

• Cohésion d’équipe: les équipes sont assaillies de toute part et peuvent recevoir des informations contradictoires. Les outils de management visuel mettent tout le monde sur la même longueur d’ondes et les équipes décident ensemble de la meilleure façon d’avancer dans le projet.

Quels sont les outils du management visuel ?

Quel que soit le projet que vous gérez, vous avez besoin d’un moyen de planifier votre travail et d’en assurer le suivi. En plus de savoir qui fait quoi et pour quand, vous devez pouvoir visualiser l’ensemble des éléments et informations qui s’y rapportent.

Voyons les choses en face : les feuilles de calcul et listes en tous genres ne font plus l’affaire. Pourquoi cela? Car la liste se transforme inévitablement en documents de plusieurs pages et les feuilles de calcul en d’innombrables colonnes surchargées de détails. Il devient alors difficile de savoir où en est réellement un projet à l’instant T.

Pour ce faire, il existe trois méthodes de management visuel largement répandues :

• les chronologies (ou diagrammes de Gantt);

• les tableaux Kanban;

• les calendriers.

Chacune de ces méthodes de management visuel ayant ses avantages et ses inconvénients, votre choix se fera en fonction du type de projet à planifier. C’est pourquoi votre logiciel de gestion de projet devra absolument vous proposer différentes options de visualisation. Ainsi, chacun trouvera un intérêt à l’utiliser, des collaborateurs individuels aux membres de la direction.

D’autres outils peuvent être utilisés en management visuel : Kaizen, Swot, indicateurs de performances (KPI), PDCA, Six Sigma, VSM (Value Stream Mapping) etc.

Alors, vers quelle option s’orienter? Pour vous faciliter les choses, voici une présentation du fonctionnement des trois principaux outils de management visuels : Kanban, Gantt et les calendriers de projet.

1. Chronologies de projet et diagrammes

L’une des façons de visualiser le plan d’un projet consiste à créer une chronologie ou un diagramme de Gantt à partir du calendrier de votre projet. Les chronologies de projet sont des schémas visuels de votre plan de projet. Les informations du projet sont organisées sous la forme d’un diagramme à barres horizontales pour indiquer à quel moment les tâches doivent être achevées, combien de temps elles prendront et dans quel ordre les réaliser.

Quand utiliser les diagrammes de Gantt et les chronologies de projet ?

Les chronologies sont utiles lorsque le simple fait de connaître vos échéances ne suffit pas et que vous devez également savoir à quel moment démarrer et combien de temps le travail prendra. La mise en place d’un outil de management visuel, comme Gantt, permet de mieux répartir les ressources, attribuer les différentes étapes aux membres de l’équipe et visualiser les dépendances.

Sur une chronologie, vous visualisez l’intégration de tous les éléments du projet et pouvez y apporter des modifications si nécessaire pour éliminer les problèmes avant même qu’ils ne surviennent. Les chronologies sont particulièrement utiles dans le cadre de projets de ce type :

• Gestion des campagnes

• Lancements de produits

• Organisation d’événements

Quand éviter de recourir aux chronologies de projet ou aux diagrammes de Gantt ?

La gestion par chronologie n’a de véritable sens que si l’ensemble des tâches se voit attribuer des dates de début et de fin. La chronologie, comme son nom l’indique, est un graphique visuel qui se rapporte à la notion de temps. Pour des tâches qui ne sont pas liées à des dates, elle ne vous sera pas d’un grand secours. Si le projet que vous planifiez est composé de multiples tâches quotidiennes, il serait vraisemblablement plus judicieux de visualiser votre travail sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau Kanban.

Management visuel: exemple de chronologie de projet

Imaginons que vous planifiez un lancement de produit. Le projet est appelé à être complexe, car sa réussite dépend de la collaboration entre plusieurs équipes sur différents domaines : produit, marketing, commerciale, technique et service client.

La chronologie est le tableau de bord du projet, elle peut vous aider à prévoir les temps d’exécution et coordonner les ressources afin d’atteindre vos jalons en limitant les imprévus. Votre chronologie doit lister les étapes ou les livrables nécessaires et indiquer toutes les dates de début et de fin ainsi que les liens de dépendance entre les tâches. Tous les membres de l’équipe en charge du projet ont ainsi une parfaite visibilité sur le plan de lancement, dès le départ.

Astuce : partagez et gérez votre chronologie avec vos collègues

Après avoir établi la chronologie de votre projet, n’oubliez pas de la communiquer à vos collègues et à toute autre personne concernée, puis de mettre à jour les détails au fil de l’avancement du projet. En effet, l’un des avantages du management visuel est de pouvoir partager une source unique de référence avec votre équipe. Cela permet à chacun de disposer des dernières informations sur la progression, en temps réel.

Sur Asana, vous pouvez en toute simplicité partager votre projet avec vos collègues et toute autre personne. Visualiser votre travail sous forme de chronologie vous permet d’obtenir l’adhésion des diverses parties prenantes et d’ajuster ou adapter les calendriers en cas de besoin. Visualisez les dépendances entre les tâches et repérez les conflits potentiels en un clin d’œil, avant même qu’ils ne surviennent.

2. Tableaux Kanban

Vous connaissez certainement l’image du tableau blanc recouvert de post-its. Très utilisé en management visuel, ce petit carré de papier jaune est en quelque sorte l’ancêtre du tableau Kanban. Les tableaux Kanban sont un type de management visuel dans lequel chaque tâche ou élément est représenté par une fiche. Ces fiches sont ensuite disposées dans des colonnes représentant les étapes d’un projet ou d’un processus, le responsable d’une tâche, le niveau de priorité ou tout autre système qui conviendra à votre équipe.

À mesure que les tâches ou livrables progressent, vous déplacez leur fiche d’une colonne à l’autre. Une méthode de management visuel qui facilite la transmission d’informations et qui permet de voir en un coup d’œil où en est chaque tâche dans le processus.

Quand utiliser un tableau Kanban ?

La gestion de projet de type Kanban est particulièrement efficace pour les projets dont les tâches doivent chacune passer par les mêmes étapes au cours de leur réalisation. Les tableaux Kanban conviennent parfaitement aux équipes Agile qui fonctionnent par sprints, car ils permettent de suivre avec précision l’avancée du travail. Ils sont notamment le mieux adaptés aux projets suivants :

• Suivi des bugs

• Planification de sprints

• Rétrospectives de sprints

• Réunions debout quotidiennes de type Agile

• Gestion de la production Web

• Demandes de travail

Management visuel: exemple de projet sous forme de tableau

Un processus de suivi des bugs est un bon exemple de ce qui peut être réalisé avec des tableaux. Votre tableau Kanban destiné à identifier et corriger les bugs peut comprendre des colonnes pour les étapes suivantes :

• Nouveau bug (backlog)

• Prêt à traiter

• En cours

• Contrôle qualité

• Terminé

Pour chaque bug signalé, votre équipe peut créer une nouvelle fiche en quelques clics et la déplacer dans les colonnes à mesure que sa résolution progresse.

Astuce : créez et partagez vos tableaux en ligne

La plupart des tableaux Kanban sont créés sur de vrais tableaux physiques avec des notes adhésives, mais saviez-vous que vous pouvez tout aussi bien les créer en ligne à l’aide d’un outil comme Asana?

La création de tableaux Kanban sur Asana vous offre davantage de possibilités, telles que l’ajout de champs personnalisés, de descriptions, de fichiers et de collaborateurs à chaque fiche afin de recueillir facilement toutes vos informations de projet et permettre aux membres de votre équipe de travailler ensemble en toute transparence.

3. Calendriers de projet

Les tableaux Kanban et les chronologies fonctionnent pour de nombreux types de projets, mais parfois, c’est le calendrier qui est l’outil le plus adapté. S’il peut sembler un brin élémentaire, il s’avère idéal pour planifier certains types de projets. Il est de ce fait couramment utilisé en management visuel digital.

Quand faire un planning projet ?

Les calendriers (ou plannings) sont parfaits pour gérer un grand nombre de tâches aux échéances variées. Savoir à quel moment de la semaine, du mois ou de l’année vous devez atteindre un jalon ou livrer une ressource vous aide à tout planifier et à respecter les délais. Les plannings de projet sont particulièrement recommandés pour gérer vos :

• calendriers éditoriaux;

• Calendriers de contenu des réseaux sociaux

Quand éviter de recourir aux calendriers de projet ?

Les calendriers peuvent donner vie à vos tâches et vous permettre de planifier les prochaines échéances hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles. Cela étant, ils sont moins performants lorsque les tâches à terminer chaque jour commencent à s’accumuler. Si vous devez focaliser votre attention sur le travail effectué par votre équipe au quotidien, alors un tableau Kanban ou une vue sous forme de liste de tâches sera certainement une meilleure solution pour votre équipe.

Management visuel : exemple de calendrier de projet

Le calendrier de projet est particulièrement utile pour planifier des projets qui comportent une liste quotidienne de choses à faire. En effet, il vous permet de savoir à quoi ressembleront les prochains jours ou les prochaines semaines. Vous pourrez alors visualiser l’intégralité de votre projet sur le calendrier et savoir qui fait quoi.

Astuce : listez toutes vos tâches avant de les programmer

Utiliser Asana pour gérer votre calendrier vous permet de créer une liste de tâches dans un projet, de définir leurs échéances, puis de passer à la vue Calendrier pour afficher automatiquement vos tâches dans un calendrier. Le cas échéant, vous pouvez déplacer les tâches sur ce calendrier pour modifier rapidement leurs échéances.

Comment faire un bon management visuel avec Asana

Méthode Kanban, chronologie ou calendrier ? Vous savez à présent quels sont les trois outils de management visuels les plus répandus et comment les mettre en place dans votre organisation. Ces trois outils de management visuels sont très pratiques pour le partage de l’information et obtenir une vue d’ensemble sur les informations clés.

Toutes ces options d’affichage sont disponibles sur Asana pour vos différents projets. Quel que soit votre choix, vous pouvez facilement partager votre plan avec vos collègues et gérer l’ensemble du projet en un seul endroit.