Créer et gérer un calendrier de projet pour assurer la réussite de votre équipe

Avez-vous parfois l’impression de travailler en pleine anarchie  ? Voici quelques signes qui doivent vous mettre la puce à l’oreille : les gens travaillent en vase clos, sans coordination, les divers éléments d’un projet ne sont pas reliés entre eux et les délais ne sont généralement pas respectés. Vous avez peu ou pas de visibilité sur les ressources de votre équipe, avec un risque de travail en double en raison du manque de communication. La bonne nouvelle, c’est que bon nombre de ces problèmes peuvent être résolus simplement à l’aide d’un calendrier de projet.

Tout d’abord, soyez rassuré, vous n’êtes pas seul dans cette situation. Les résultats de l’enquête 2019 Pulse of the Profession montrent que les entreprises gaspillent près de 12 % de leur investissement sur des dépenses de projets en raison d’un manque d’efficacité. La gestion de projet peut vous aider à repartir sur de bes bases solides et à remettre de l’ordre dans votre travail.

Encore mieux, vous pouvez maîtriser votre journée de travail par la mise en place d’un calendrier de projet, un élément crucial du processus de gestion de projet qui réduit les pertes de temps et de ressources. Que vous essayiez d’assembler toutes les pièces d’une ligne de contenu, d’un plan d’événement ou d’un lancement de produit, vous vous sentirez en contrôle si vous savez avec précision ce qui s’est passé et ce qui reste à venir dans le cadre de votre projet.

Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

Le calendrier d’un projet est accessible à toute votre équipe. Il centralise et présente de manière visuelle l’ensemble des éléments de votre projet. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble pour consulter les diverses échéances qui aide vos collaborateurs à planifier leur travail à l’avance et à bien s’organiser. Avec un calendrier de planification de projet bien ficelé, vous êtes toujours à jour et savez ce que vous devez faire aujourd’hui, la semaine prochaine, et même au-delà. Et comme votre équipe y a également accès, tout le monde peut facilement identifier ce qui doit être terminé en urgence et ce qui les attend par la suite.

Comment créer un calendrier de projet

Commençons sans perdre de temps ! La première étape dans la préparation d’un calendrier de projet consiste à choisir la bonne plateforme pour l’héberger (c’est-à-dire un outil de gestion de projet). Une petite équipe regroupée au même endroit trouverait certainement pratique l’utilisation d’un tableau blanc, et une équipe un peu plus nombreuse ou plus dispersée pourrait tout coordonner à l’aide de feuilles de calcul Excel, de documents Google ou de calendriers personnels en ligne. Mais toutes ces méthodes ont des défauts : les mises à jour sont manuelles, elles manquent de visibilité et de flexibilité, et elles s’adaptent difficilement à des équipes plus larges.

Que doit alors faire le chef de projet (vous, même si ce n’est pas votre titre officiel) ? Regarder au-delà des tableaux blanc et des tableaux Excel auxquels vous êtes habitué et s’orienter vers un outil de gestion de projet.

L’utilisation d’un outil de gestion de projet pour créer vos calendriers de planification vous offre une myriade de fonctionnalités pour :

Bien, revenons à la création de notre calendrier. Voici les mesures concrètes à prendre :

  1. Tracer la marche à suivre. Décidez des étapes à effectuer, du début à la fin, pour terminer le projet. Identifiez les éventuels liens de dépendance entre les tâches. Ne pensez pas encore aux délais.
  2. Définir les dates de début et les échéances. À présent, prenez du recul et regardez vos étapes dans leur ensemble afin d’ajouter des dates réalistes pour chacune d’entre elles.
  3. Identifier les participants. Attribuez chaque étape au membre de l’équipe approprié afin de clarifier les responsabilités.
  4. Ajuster si nécessaire. Votre calendrier de projet est un document vivant. Pensez à le consulter régulièrement et à déplacer les tâches lorsque vos plans évoluent.

Une fois créé, partagez votre calendrier de projet avec l’ensemble des personnes concernées afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et comprenne ce qui doit être fait dans les jours, semaines ou mois à venir. Encouragez votre équipe à utiliser ce calendrier au quotidien pour faire part de leurs progrès ou partager des documents.

10 conseils pour gérer votre calendrier de projet

Comme pour tout outil d’entreprise, l’utilisation d’un calendrier de projet est plus efficace si l’on en suit les bonnes pratiques. Retrouvez ci-dessous nos conseils :

  1. Ne pas compliquer les choses. Soyez précis et ajoutez tous les détails nécessaires (responsables, échéances, description du projet, documents de référence, etc.).
  2. Utiliser un code couleur pour faciliter la visualisation des tâches.
  3. Dupliquer les tâches peut être utile. Beaucoup de tâches et de types de tâches se répètent. Tirez-en avantage et dupliquez les tâches ou les exigences plutôt que de repartir de zéro.
  4. S’assurer que la charge de travail de l’équipe est répartie équitablement. Essayez d’identifier les personnes surchargées et celles susceptibles d’avoir plus de temps devant elles, et ajustez le calendrier de votre projet en conséquence.
  5. Effectuer un suivi régulier. Ceci vous permet d’identifier rapidement les échéances manquées sur votre calendrier de projet.
  6. Ajuster en cours de route. Les outils de gestion de projet vous permettent de glisser-déposer facilement les tâches en cas de changement de dates.
  7. Créer des chronologies qui montrent la durée de chaque tâche au sein du projet.
  8. Placer des jalons de projet. Il s’agit d’indicateurs efficaces pour mesurer et partager votre progression.
  9. Partager votre calendrier avec toutes les parties prenantes. Au lieu de répondre à de multiples questions sur l’avancement du projet, vous pouvez renvoyer tout le monde vers votre calendrier.
  10. Créer des modèles de calendrier de projet à réutiliser pour vos futurs travaux.

Trois exemples de calendrier de projet

Les calendriers de projets sont suffisamment polyvalents pour s’adapter à n’importe quel projet. Cette flexibilité est pour beaucoup dans leur attractivité. Mais ils peuvent aussi être réutilisables. Si vous avez tendance à répéter un même type de projet, créez un modèle de calendrier que vous pourrez réutiliser et gagnez du temps à chaque nouveau projet.

Voici quelques exemples de calendriers de projet :

1. Calendrier éditorial
Le calendrier éditorial d’un projet vise à maintenir la production de contenu sur la bonne voie en regroupant tout en un seul endroit et en offrant la possibilité de consulter l’ensemble des dates et échéances de manière visuelle. Attribuez des tâches aux participants (rédacteurs, relecteurs, concepteurs ou éditeurs) et définissez des dates de publication pour chaque article afin de savoir ce qui doit sortir et à quel moment. Maîtrisez l’ensemble de votre planning de contenu avec ce modèle.

2. Plan de projet marketing
Que ce soit pour un prochain événement ou le lancement d’une campagne, votre projet marketing ne réussira que si vous disposez d’un calendrier de projet. Une gestion de projet efficace, réalisée au travers d’un calendrier, permet aux personnes en charge du marketing de centraliser la communication, de collaborer et de créer des processus répétables. Définissez votre plan marketing en incluant les dates, noms des responsables et types d’initiatives (relations publiques, réseaux sociaux, etc.). Les changements sont un facteur constant dans le milieu du marketing, ce qui signifie que les délais peuvent être modifiés à tout moment et que les dates doivent être ajustées en conséquence pour tenir à jour votre plan marketing. Utilisez un modèle pour apporter clarté et fiabilité à l’ensemble de votre équipe marketing.

3. Stratégie produit
Créez et mettez à jour votre stratégie produit dans un emplacement centralisé : votre calendrier de projet. Cet outil est idéal pour présenter la chronologie et la stratégie d’un projet tout en suivant plusieurs lignes de produits au même endroit. De plus, vous pouvez partager votre stratégie afin de recueillir les avis et obtenir l’adhésion de tous. Avec ce modèle de calendrier de projet, vous disposez toujours d’une vision claire de vos priorités commerciales et de produits.

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