Créer et gérer un calendrier de projet pour assurer la réussite de votre équipe

Avez-vous parfois l’impression de travailler en plein milieu d’un champ de bataille  ? Voici quelques signes qui doivent vous mettre la puce à l’oreille : les gens travaillent en vase clos, sans coordination, les divers éléments d’un projet ne sont pas reliés entre eux et les délais ne sont généralement pas respectés. Vous n’avez que peu ou pas de visibilité sur les ressources de votre équipe, avec un risque de travail en double en raison du manque de communication. La bonne nouvelle, c’est que bon nombre de ces problèmes peuvent être résolus simplement à l’aide d’un calendrier de projet.

Tout d’abord, soyez rassuré, vous n’êtes pas seul dans cette situation. Les résultats de l’enquête Pulse of the Profession 2019 montrent que les entreprises gaspillent près de 12 % de leurs investissements dans des dépenses de projets en raison d’un manque d’efficacité. La gestion de projet peut vous aider à repartir sur des bases solides et à remettre de l’ordre dans votre travail.

Encore mieux, vous pouvez maîtriser votre journée de travail en mettant en place un calendrier de projet, un élément crucial du processus de gestion de projet qui réduit les pertes de temps et de ressources. Que vous essayiez d’assembler toutes les pièces d’une ligne de contenu, d’un plan d’événement ou d’un lancement de produit, vous vous sentirez en contrôle si vous savez avec précision ce qui s’est passé et ce qui reste à venir dans le cadre de votre projet.

[À lire : créez vos propres calendriers d’équipe et de projet avec Asana]

En quoi consiste un calendrier de projet ?

Le calendrier de projet est accessible à toute votre équipe. Il centralise et présente de manière visuelle l’ensemble des éléments de votre projet. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble sur les diverses échéances. Par ailleurs, ce calendrier aide vos collaborateurs à planifier leur travail à l’avance et à bien s’organiser. Avec un calendrier de planification de projet bien ficelé, vous êtes toujours à jour et savez ce que vous devez faire aujourd’hui, la semaine prochaine, et même après. Et comme votre équipe y a également accès, chacun peut facilement identifier ce qui doit être terminé en urgence et ce qui l’attend par la suite.

Types de calendriers de projet

Vous songez à créer un calendrier de projet… Quel est le premier outil auquel vous pensez ? Une feuille de calcul Excel, mise en page pour ressembler à un calendrier ? Un système de gestion de calendrier comme Google Agenda ? Au-delà de ces méthodes classiques, vous pouvez aussi établir votre calendrier grâce à un outil de gestion de projet.

Pour établir un calendrier de projet, plusieurs choix s’offrent à vous. En tant que chef de projet (même si ce n’est pas votre fonction officielle), trouver un système de gestion qui fonctionne pour votre équipe fait partie intégrante de vos responsabilités. Voici un bref aperçu des avantages et inconvénients des trois principales méthodes pour créer un calendrier de projet :

Créer un calendrier de projet sur Excel : avantages et inconvénients

Pour créer un calendrier de projet, nous sommes nombreux à penser à Excel en premier lieu. Cet outil vous permet d’établir un calendrier de projet grâce à des feuilles de calcul : vous modifiez simplement les lignes et les colonnes d’Excel pour que le tout soit similaire à un calendrier mensuel classique.

Avantages :

  • Votre équipe a déjà accès à Excel et sait comment s’en servir.
  • Excel propose des modèles de calendrier de projet pour ne pas avoir à tout reprendre du début.
  • La possibilité d’agrandir et réduire les cellules en fonction de la quantité d’informations que vous ajoutez à votre calendrier de projet.

Inconvénients :

  • Excel n’a pas été conçu pour créer des calendriers de projet, il est parfois difficile d’identifier et d’assurer le suivi du travail à effectuer avec cet outil.
  • Il n’est pas toujours simple d’intégrer certains détails, fichiers ou autres supports auxquels votre équipe peut avoir besoin d’accéder.
  • Une fois votre calendrier de projet créé sur Excel, modifier le format ou l’affichage du calendrier peut s’avérer complexe.

[À lire : Découvrez la meilleure alternative aux plannings et calendriers Excel]

Créer un calendrier de projet sur Google Agenda : avantages et inconvénients

Il est également possible de créer un calendrier de projet au sein même du système de gestion de calendrier de votre équipe, par exemple sur Google Agenda. Les événements inscrits sur Google Agenda représentent ainsi les tâches à accomplir prochainement.

Avantages :

  • Votre équipe a déjà accès à Excel et sait comment s’en servir.
  • La plupart des systèmes de gestion permettent d’afficher simultanément plusieurs calendriers : il est donc possible de consulter à la fois votre agenda personnel et le calendrier des événements professionnels de votre entreprise.
  • Les événements inscrits au calendrier comportent généralement un titre et une description. Le titre de l’événement peut également être celui de la tâche. Libre à vous d’ajouter des informations plus détaillées dans la description de l’événement.

Inconvénients :

  • Les systèmes de gestion de calendrier comme Google Agenda ont été conçus pour afficher des événements, et non des tâches et livrables.
  • Si une journée comporte plusieurs « événements », votre calendrier pourra vite devenir difficile à gérer.
  • Visualiser simultanément sur le même outil les tâches à venir et vos réunions programmées peut devenir complexe : manque de visibilité, désordre…
Utiliser un outil de gestion de projet pour votre calendrier de projet : avantages et inconvénients

Les outils de gestion de projet sont pourvus de fonctionnalités performantes afin de vous aider, vous et votre équipe, à coordonner vos activités et réaliser vos projets les plus ambitieux. Un outil de gestion de projet offre à votre équipe plusieurs manières de visualiser un projet : calendriers, tableaux Kanban et chronologies, entre autres.

Avantages :

  • Les outils de gestion de projet vous permettent d’accéder à une vue détaillée de l’ensemble des tâches de votre projet, mais aussi de cliquer sur chaque tâche afin d’obtenir des informations complémentaires, des éléments de contexte et d’accéder à toutes les pièces jointes pertinentes.
  • Intégrez facilement à votre calendrier de projet tous vos outils professionnels habituels. Votre équipe a ainsi accès à l’ensemble des fichiers et informations dont elle a besoin pour travailler, en un seul et même endroit.
  • Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez basculer entre plusieurs vues et afficher ainsi les mêmes informations de différentes manières : calendriers de projet, tableaux Kanban, listes de tâches ou chronologies. Ainsi, tous les participants au projet peuvent visualiser les tâches de la manière qui leur convient le mieux.

[À lire : 3 façons de visualiser les plans de projet]

Inconvénients :

  • votre équipe n’est pas forcément familière des outils de gestion de projet.
  • les participants issus des différentes équipes devront être autorisés à accéder à l’outil pour consulter votre calendrier de projet.

[À lire : choisir le logiciel de gestion de projet de votre équipe]

Comment créer un calendrier de projet ?

Pour commencer, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion de projet pour créer vos calendriers de planification. Grâce à cet outil, vous aurez accès à une myriade de fonctionnalités :

Bien, revenons-en maintenant à la création de notre calendrier. Voici les mesures concrètes à prendre :

  1. Tracer la marche à suivre : décidez des étapes à effectuer, du début à la fin, pour terminer le projet. Identifiez les éventuels liens de dépendance entre les tâches. Ne vous inquiétez pas des délais pour le moment.
  2. Définir les dates de début et les échéances : à présent, prenez du recul et observez vos étapes dans leur ensemble avant d’ajouter des dates réalistes pour chacune d’entre elles.
  3. Identifier les participants : attribuez chaque étape au membre de l’équipe approprié afin de clarifier les responsabilités.
  4. Faire des ajustements si nécessaire : votre calendrier de projet est un document vivant. Pensez à le consulter régulièrement et à déplacer les tâches lorsque vos plans évoluent.

Une fois votre calendrier de projet créé, partagez-le avec l’ensemble des personnes concernées afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et comprenne ce qui doit être fait dans les jours, semaines ou mois à venir. Encouragez votre équipe à utiliser ce calendrier au quotidien pour faire part de leurs progrès ou partager des documents.

10 conseils pour gérer votre calendrier de projet

Comme pour tout outil d’entreprise, l’utilisation d’un calendrier de projet prend tout son sens lorsque l’on applique certaines bonnes pratiques. Nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils :

  1. Ne pas compliquer les choses : soyez précis et ajoutez tous les détails nécessaires (responsables, échéances, description du projet, documents de référence, etc.).
  2. Utiliser un code couleur pour faciliter la visualisation des tâches.
  3. Dupliquer les tâches si nécessaire : beaucoup de tâches et de types de tâches se répètent. Tirez-en avantage et dupliquez les tâches ou les exigences plutôt que de repartir de zéro.
  4. S’assurer que la charge de travail de l’équipe est répartie équitablement : essayez d’identifier les personnes surchargées et celles qui sont susceptibles d’avoir plus de temps devant elles, et ajustez le calendrier de votre projet en conséquence.
  5. Effectuer un suivi régulier : vous identifierez ainsi rapidement les échéances manquées sur votre calendrier de projet.
  6. Faire des ajustements en cours de route : les outils de gestion de projet vous permettent de glisser-déposer facilement les tâches en cas de changement de dates.
  7. Créer des chronologies qui montrent la durée de chaque tâche au sein du projet.
  8. Définir des jalons de projet : ceux-ci constituent des indicateurs efficaces pour mesurer et partager votre progression.
  9. Partager votre calendrier avec toutes les parties prenantes : au lieu de répondre à de multiples questions sur l’avancement du projet, vous pouvez renvoyer tout le monde vers votre calendrier.
  10. Créer des modèles de calendrier de projet à réutiliser pour vos futurs travaux.

3 exemples de calendrier de projet

Les calendriers de projet sont suffisamment polyvalents pour s’adapter à n’importe quel projet. Cette flexibilité est pour beaucoup dans leur attractivité. Par ailleurs, ils sont aussi réutilisables. Si vous avez tendance à répéter un même type de projet, créez un modèle de calendrier que vous pourrez réutiliser et gagnez du temps à chaque nouveau projet.

Voici quelques exemples de calendriers de projet :

1. Calendrier éditorial

Le calendrier éditorial d’un projet vise à maintenir la production de contenu sur la bonne voie en regroupant tout en un seul endroit et en offrant la possibilité de consulter l’ensemble des dates et échéances de manière visuelle. Attribuez des tâches aux participants (rédacteurs, relecteurs, concepteurs ou éditeurs) et définissez des dates de publication pour chaque article afin de savoir ce qui doit sortir et à quel moment. Maîtrisez l’ensemble de votre planning de contenu grâce à ce modèle.

2. Plan de projet marketing

Que ce soit pour un prochain événement ou pour le lancement d’une campagne, votre projet marketing n’aboutira que si vous disposez d’un calendrier de projet. Une gestion de projet efficace, réalisée au travers d’un calendrier, permet aux personnes en charge du marketing de centraliser la communication, de collaborer et de créer des processus répétables. Concevez votre plan marketing en y incluant les dates, noms des responsables et types d’initiatives (relations publiques, réseaux sociaux, etc.). Les changements sont un facteur constant dans le milieu du marketing, ce qui signifie que les délais peuvent être modifiés à tout moment et que les dates doivent être ajustées en conséquence pour tenir à jour votre plan marketing. Utilisez un modèle pour apporter clarté et fiabilité à l’ensemble de votre équipe marketing.

3. Stratégie produit

Créez et mettez à jour votre stratégie produit dans un emplacement centralisé : votre calendrier de projet. Cet outil est idéal pour présenter la chronologie et la stratégie d’un projet tout en suivant plusieurs lignes de produits au même endroit. De plus, vous pouvez partager votre stratégie afin de recueillir des avis généraux et d’obtenir leur adhésion. Avec ce modèle de calendrier de projet, vous disposez toujours d’une vision claire sur vos priorités commerciales et concernant vos produits.

Simplifiez-vous la vie au travail

Un bon ouvrier fait toujours le meilleur usage de ses outils. Les calendriers de projet sont un moyen simple de rendre votre travail quotidien plus fluide et plus efficace. Découvrez comment Redshift by Autodesk a augmenté son trafic de 30 % par an au cours de ces trois dernières années grâce à une bonne gestion de son contenu éditorial et en faisant appel aux calendriers de projet d’Asana.

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