Créer et gérer un calendrier de projet pour assurer la réussite de votre équipe

Avez-vous parfois l’impression de travailler en plein milieu d’un champ de bataille  ? Voici quelques signes qui doivent vous mettre la puce à l’oreille : les gens travaillent en vase clos, sans coordination, les divers éléments d’un projet ne sont pas reliés entre eux et les délais ne sont généralement pas respectés. Vous n’avez que peu ou pas de visibilité sur les ressources de votre équipe, avec un risque de travail en double en raison du manque de communication. La bonne nouvelle, c’est que bon nombre de ces problèmes peuvent être résolus simplement à l’aide d’un calendrier de projet.

Tout d’abord, soyez rassuré, vous n’êtes pas seul dans cette situation. Les résultats de l’enquête Pulse of the Profession 2019 montrent que les entreprises gaspillent près de 12 % de leurs investissements dans des dépenses de projets en raison d’un manque d’efficacité. La gestion de projet peut vous aider à repartir sur des bases solides et à remettre de l’ordre dans votre travail.

Encore mieux, vous pouvez maîtriser votre journée de travail en mettant en place un calendrier de projet, un élément crucial du processus de gestion de projet qui réduit les pertes de temps et de ressources. Que vous essayiez d’assembler toutes les pièces d’une ligne de contenu, d’un plan d’événement ou d’un lancement de produit, vous vous vous sentirez en contrôle si vous savez avec précision ce qui s’est passé et ce qui reste à venir dans le cadre de votre projet.

Qu’est-ce qu’un calendrier de projet ?

Le calendrier de projet est accessible à toute votre équipe. Il centralise et présente de manière visuelle l’ensemble des éléments de votre projet. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble sur les diverses échéances de projet. Par ailleurs, ce calendrier aide vos collaborateurs à planifier leur travail à l’avance et à bien s’organiser. Avec un calendrier de planification de projet bien ficelé, vous êtes toujours à jour et savez ce que vous devez faire aujourd’hui, la semaine prochaine, et même après. Et comme votre équipe y a également accès, chacun peut facilement identifier ce qui doit être terminé en urgence et ce qui l’attend par la suite.

Créer un calendrier de projet

Commençons sans perdre de temps ! La première étape dans la préparation d’un calendrier de projet consiste à choisir la bonne plateforme pour l’héberger (c’est-à-dire un outil de gestion de projet). Une petite équipe regroupée au même endroit trouverait certainement pratique d’utiliser un tableau blanc, tandis qu’une équipe un peu plus nombreuse ou plus dispersée pourrait tout coordonner à l’aide de feuilles de calcul Excel, de documents Google ou de calendriers en ligne. Mais toutes ces méthodes ont des défauts : elles nécessitent des mises à jour manuelles, manquent de visibilité et de flexibilité, et enfin s’adaptent difficilement à des équipes plus larges.

Mais alors que doit faire le chef de projet (donc vous, même si ce n’est pas votre titre officiel) ? Se détacher des tableaux blancs et des tableaux Excel auxquels il est habitué et s’orienter vers un outil de gestion de projet.

En utilisant un outil de gestion de projet pour créer vos calendriers de planification, vous aurez accès à une myriade de fonctionnalités :

Bien, revenons-en maintenant à la création de notre calendrier. Voici les mesures concrètes à prendre :

  1. Tracer la marche à suivre : décidez des étapes à effectuer, du début à la fin, pour terminer le projet. Identifiez les éventuels liens de dépendance entre les tâches. Ne vous inquiétez pas des délais pour le moment.
  2. Définir les dates de début et les échéances : à présent, prenez du recul et observez vos étapes dans leur ensemble avant d’ajouter des dates réalistes pour chacune d’entre elles.
  3. Identifier les participants : attribuez chaque étape au membre de l’équipe approprié afin de clarifier les responsabilités.
  4. Faire des ajustements si nécessaire : votre calendrier de projet est un document vivant. Pensez à le consulter régulièrement et à déplacer les tâches lorsque vos plans évoluent.

Une fois votre calendrier de projet créé, partagez-le avec l’ensemble des personnes concernées afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et comprenne ce qui doit être fait dans les jours, semaines ou mois à venir. Encouragez votre équipe à utiliser ce calendrier au quotidien pour faire part de leurs progrès ou partager des documents.

Dix conseils pour gérer votre calendrier de projet

Comme pour tout outil d’entreprise, l’utilisation d’un calendrier de projet prend tout son sens lorsque l’on applique certaines bonnes pratiques. Nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils :

  1. Ne pas compliquer les choses : soyez précis et ajoutez tous les détails nécessaires (responsables, échéances, description du projet, documents de référence, etc.).
  2. Utiliser un code couleur pour faciliter la visualisation des tâches.
  3. Dupliquer les tâches si nécessaire : beaucoup de tâches et de types de tâches se répètent. Tirez-en avantage et dupliquez les tâches ou les exigences plutôt que de repartir de zéro.
  4. S’assurer que la charge de travail de l’équipe est répartie équitablement : essayez d’identifier les personnes surchargées et celles qui sont susceptibles d’avoir plus de temps devant elles, et ajustez le calendrier de votre projet en conséquence.
  5. Effectuer un suivi régulier : vous identifierez ainsi rapidement les échéances manquées sur votre calendrier de projet.
  6. Faire des ajustements en cours de route : les outils de gestion de projet vous permettent de glisser-déposer facilement les tâches en cas de changement de dates.
  7. Créer des chronologies qui montrent la durée de chaque tâche au sein du projet.
  8. Définir des jalons de projet : ceux-ci constituent des indicateurs efficaces pour mesurer et partager votre progression.
  9. Partager votre calendrier avec toutes les parties prenantes : au lieu de répondre à de multiples questions sur l’avancement du projet, vous pouvez renvoyer tout le monde vers votre calendrier.
  10. Créer des modèles de calendrier de projet à réutiliser pour vos futurs travaux.

Trois exemples de calendrier de projet

Les calendriers de projet sont suffisamment polyvalents pour s’adapter à n’importe quel projet. Cette flexibilité est pour beaucoup dans leur attractivité. Par ailleurs, ils sont aussi réutilisables. Si vous avez tendance à répéter un même type de projet, créez un modèle de calendrier que vous pourrez réutiliser et gagnez du temps à chaque nouveau projet.

Voici quelques exemples de calendriers de projet :

1. Calendrier éditorial
Le calendrier éditorial d’un projet vise à maintenir la production de contenu sur la bonne voie en regroupant tout en un seul endroit et en offrant la possibilité de consulter l’ensemble des dates et échéances de manière visuelle. Attribuez des tâches aux participants (rédacteurs, relecteurs, concepteurs ou éditeurs) et définissez des dates de publication pour chaque article afin de savoir ce qui doit sortir et à quel moment. Maîtrisez l’ensemble de votre planning de contenu grâce à ce modèle.

2. Plan de projet marketing
Que ce soit pour un prochain événement ou pour le lancement d’une campagne, votre projet marketing n’aboutira que si vous disposez d’un calendrier de projet. Une gestion de projet efficace, réalisée au travers d’un calendrier, permet aux personnes en charge du marketing de centraliser la communication, de collaborer et de créer des processus répétables. Concevez votre plan marketing en y incluant les dates, noms des responsables et types d’initiatives (relations publiques, réseaux sociaux, etc.). Les changements sont un facteur constant dans le milieu du marketing, ce qui signifie que les délais peuvent être modifiés à tout moment et que les dates doivent être ajustées en conséquence pour tenir à jour votre plan marketing. Utilisez un modèle pour apporter clarté et fiabilité à l’ensemble de votre équipe marketing.

3. Stratégie produit
Créez et mettez à jour votre stratégie produit dans un emplacement centralisé : votre calendrier de projet. Cet outil est idéal pour présenter la chronologie et la stratégie d’un projet tout en suivant plusieurs lignes de produits au même endroit. De plus, vous pouvez partager votre stratégie afin de recueillir des avis généraux et d’obtenir leur adhésion. Avec ce modèle de calendrier de projet, vous disposez toujours d’une vision claire sur vos priorités commerciales et concernant vos produits.

Simplifiez-vous la vie au travail

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