La meilleure alternative aux plannings Excel

Portrait du contributeur – Molly TalbertMolly Talbert26 août 20206 min de lecture
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La meilleure alternative aux plannings Excel - Image bannière de l’article

Pour concevoir un plan clair, il est essentiel de planifier chaque étape de projet. Seulement, visualiser les relations entre les différentes activités d’une liste de tâches n’est pas toujours chose aisée. Heureusement, vous pouvez faire appel à des chronologies et calendriers de projet pour afficher votre plan à l’aide de moyens visuels, repérer vos différentes échéances de travail, identifier les dépendances et détecter les obstacles avant qu’il ne soit trop tard.

Lorsque vous commencez à planifier un projet, vous avez certainement pour premier réflexe d’ouvrir Excel et d’y créer votre chronologie ou calendrier de projet, mais attendez un peu ! Vous pouvez certes utiliser Excel dans cette situation, mais est-ce vraiment l’outil le mieux adapté ? En effet, si Microsoft Excel se distingue par ses grandes capacités de calcul et de création de tableaux croisés, il n’a pas été conçu pour la gestion de projet ou pour afficher des informations dans des chronologies, calendriers et autres dispositions bien pratiques.

À l’inverse, les logiciels collaboratifs de gestion du travail comme Asana sont conçus pour aider nos équipes à planifier et gérer leurs projets. Ces logiciels proposent des fonctionnalités intégrées qui permettent de visualiser aisément les projets sous forme de chronologie ou de calendrier (exit les formules et les fusions de cellules !).

Dans cet article, nous aborderons les faiblesses d’Excel en matière de gestion de projet, puis nous comparerons son utilisation à celle d’un logiciel de gestion de projet dédié. Nous vous présenterons ensuite plusieurs exemples de chronologies et de calendriers de projet. Enfin, nous vous expliquerons les différentes étapes à suivre pour créer vos propres outils.

[À lire] Créer une chronologie de projet en 7 étapes

Les chronologies et calendriers sous Excel face aux logiciels de gestion du travail

Excel n’a pas été créé dans l’optique de gérer des projets. Nous allons vous présenter les trois pièges à éviter et vous présenter quelques pistes pour mieux gérer vos projets à l’aide d’un outil de gestion de projet dédié :

Une structure de projet cohérente

  • Excel : une feuille de calcul est une toile blanche sur laquelle vous disposez vos cellules. Lorsque vous créez votre calendrier ou chronologie, vous devez donc choisir les informations à y intégrer. Entre la conception de la structure et le recueil de l’ensemble des informations clés, ce processus peut se révéler fastidieux. Par ailleurs, chacun peut concevoir ses propres calendriers et chronologies à sa manière, ce qui engendre des incohérences entre les différents projets.

  • Logiciel de gestion du travail : tout spécialement conçu pour gérer tous vos projets et tâches, cet outil dispose de sa propre structure intégrée afin de vous aider dans votre planification. En général, il propose des processus standardisés destinés à recueillir chacun des éléments de votre travail et à organiser vos tâches, ainsi que des champs supplémentaires regroupant certaines informations clés comme les responsables et les échéances. De plus, vous pouvez aisément afficher votre plan de différentes manières, par exemple sous forme de calendrier, de chronologie, de liste ou de tableau Kanban. Enfin, vous pouvez réutiliser la même structure d’un projet à l’autre.

Un plan et une chronologie exploitables et centralisés

  • Excel : les informations contenues dans les cellules des feuilles de calcul ne sont pas connectées au travail en cours. En parallèle, vous devez faire appel à divers outils, tels que des logiciels de messagerie ou de tchat, pour communiquer et collaborer sur des projets avec vos collègues. Des informations de projet importantes se retrouvent donc dispersées dans différents outils, et vous courrez le risque de négliger des éléments de contexte clés.

  • Logiciel de gestion du travail : vous organisez, suivez vos projets et communiquez sur chaque élément de projet auprès de votre équipe, le tout sur une seule et même plateforme. Les tâches à effectuer, les responsabilités et les échéances de chacun sont donc parfaitement claires. Vous pouvez également communiquer, collaborer avec vos collègues et partager avec eux des fichiers au sein même de l’outil. Ainsi, les informations restent connectées les unes aux autres et sont aisément accessibles.

[À lire] Rédiger un plan de communication clair : une étape plus importante qu’on ne le pense

Des projets mis à jour en temps réel

  • Excel : puisque vos activités ne se répercutent pas directement sur vos feuilles de calcul, vous devez mettre à jour les informations de chaque cellule à la main, de façon à ce qu’elles reflètent les dernières évolutions du projet, que ce soit en matière de portée, de responsabilités ou d’échéances, ou plus simplement au fil de l’achèvement des tâches. Ce « work about work » peut s’avérer chronophage, en particulier pour les projets et chronologies les plus complexes. En outre, les informations concernées sont rapidement obsolètes et peuvent facilement se perdre.

  • Logiciel de gestion du travail : dès que quelqu’un termine une tâche ou une partie du travail, ou lorsque les échéances de projet sont modifiées, votre chronologie ou calendrier se met à jour automatiquement pour refléter ces évolutions. De cette manière, les membres du projet ont toute confiance en votre plan, les responsabilités sont clairement définies et chacun peut aisément juger de l’avancement du travail à tout moment.

Faire son choix entre calendrier et chronologie

Selon la complexité de votre projet et les informations à afficher, vous serez plutôt amené à opter pour un calendrier ou une chronologie. Nous vous présentons ci-après les principaux cas d’utilisation pour chaque type de plan de projet visuel :

Calendrier de projet

[Vue Calendrier] Projet de campagne de marque sur Asana

La disposition sous forme de calendrier vous offre une présentation temporelle du travail, avec dates et échéances clés. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble des diverses échéances de projet et pouvez y apporter des ajustements en cas de besoin.

La chronologie du projet

[Vue Chronologie] Projet de campagne de marque sur Asana

Outre la temporalité des tâches, les chronologies comme les diagrammes de Gantt permettent de visualiser la façon dont elles s’enchaînent et leurs interdépendances. Par ailleurs, les chronologies mettent en évidence les chevauchements dans votre planning et aident à identifier tout problème éventuel de coordination entre des tâches dépendantes.

[À lire] Vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Des exemples de chronologies et calendriers créés grâce à un outil de gestion du travail

À titre d’exemple, nous allons ici nous servir d’Asana pour comparer l’utilisation des calendriers ou chronologies dans un outil de gestion du travail à cette même utilisation sous Excel.

Calendriers éditoriaux et de contenu

[Vue Calendrier] Exemple de calendrier de contenu des réseaux sociaux sur Asana

Gérer un calendrier éditorial sur des feuilles de calcul demande un travail préparatoire certain. De plus, les cellules doivent être mises à jour et déplacées à la main à chaque arrivée de story de dernière minute et autres bouleversements d’échéances. Votre outil de gestion du travail vous permet quant à lui de relier votre calendrier éditorial à votre processus de production de contenu. Vous repérez ainsi où en est chaque élément et êtes en mesure d’ajuster rapidement les dates de publication le cas échéant.

Modèle gratuit de calendrier éditorial

Campagnes marketing

[Vue Chronologie] Projet de campagne de marque sur Asana

La conception de campagne marketing sous Excel ressemble à une véritable partie de Tetris. Alors que vous pensiez que tout était bien organisé, voilà qu’une nouvelle tâche vient semer la zizanie. Mais grâce à la vue Chronologie de votre outil de gestion de projet, rien de plus facile que de planifier des tâches, repérer les conflits d’emploi du temps et répartir le travail comme il faut pour lancer votre campagne dans les temps.

Modèle de plan de campagne marketing gratuit

Organisation d’événements

Chronologie d’un événement de remerciement sur Asana

Pour organiser un événement avec succès, vous devez prendre en compte de nombreux détails. Très vite, il devient difficile de gérer à la fois les tâches, les fournisseurs et les parties prenantes de l’entreprise par l’intermédiaire de feuilles de calcul nécessitant des mises à jour régulières. Votre système de gestion du travail vous permet pour sa part de créer une chronologie exploitable à partir de vos tâches, de clarifier les responsabilités et échéances de chacun, et enfin de relier vos contrats et ressources créatives à vos activités, pour que vos événements se déroulent sans accroc.

Modèle gratuit d’organisation d’événements

Lancements de produit

Organisation visuelle d’un projet - exemple d’une chronologie de projet

Comment gérer de multiples variables et coordonner vos équipes sous Excel sans passer à côté de certaines des étapes clés de votre lancement de produit ? Un défi difficile à relever avec un outil qui ne permet pas de visualiser les liens entre les tâches. De son côté, votre outil de gestion du travail vous permet de définir des plages de dates et des dépendances pour vos tâches, de repérer les conflits d’emploi du temps, de rééquilibrer les charges de travail, et enfin de joindre des fichiers aux tâches. Ainsi, chacun sait ce qu’il doit faire et pour quand.

Modèle de lancement de produit gratuit

Créer des chronologies et calendriers de projet plus efficaces

Maintenant que vous savez dans quelle situation utiliser chaque vue et à quel point il peut être avantageux d’utiliser un outil de gestion du travail pour concevoir vos chronologies et calendriers de projet, il est temps d’apprendre à les créer sur Asana :

  1. Créez un nouveau projet ou importez votre plan de projet Excel existant sur Asana à l’aide de l’importateur CSV.

  2. Planifiez chaque étape à franchir et tâche à accomplir pour mener à bien votre projet.

  3. Définissez les dates de début et échéances de chaque tâche pour clarifier toutes vos activités.

  4. Attribuez ces tâches à vos collègues pour clarifier leurs responsabilités et pour que chacun sache à qui s’adresser.

  5. Cliquez sur l’onglet Calendrier ou Chronologie pour visualiser votre plan de projet de la manière qui vous convient.

  6. Répartissez les charges de travail et faites évoluer votre plan au besoin afin de mener à bien vos projets et respecter vos échéances.

Besoin d’un peu d’inspiration ou d’un petit coup de pouce ? Consultez notre galerie de modèles Asana ! Vous y trouverez plus de cinquante modèles destinés à tout type de projet, qui vous permettront de lancer votre projet en quelques clics.

Bien gérer ses projets sans utiliser de feuilles de calcul

Tout bon projet qui se respecte demande d’élaborer un plan précis au préalable. L’utilisation d’un outil adapté à la conception de votre chronologie ou calendrier de projet permettra à votre équipe de gagner en productivité, de collaborer plus efficacement, et de se reposer sur votre plan de projet en toute confiance.

Si vous n’êtes pas encore sur Asana, profitez d’un essai gratuit et accédez à des dizaines de modèles de projet pour commencer à planifier votre prochain projet dès maintenant.

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