Qu’est-ce qu’une analyse des parties prenantes d’un projet ?

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins6 janvier 202110 min de lecture
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Parties prenantes d’un projet - Illustration

Considérez votre projet comme un film nommé aux Oscars. Vous gagnez le sésame et devez monter sur scène pour faire votre discours. Qui remerciez-vous?

En gestion de projet, vous remercieriez les parties prenantes : les personnes qui ont un intérêt dans ce projet et vous ont aidé à atteindre les objectifs fixés d’une manière ou d’une autre. Il peut s’agir des collaborateurs qui ont accompli le travail, de ceux qui l’approuvent ou même de vos commanditaires ou supérieurs hiérarchiques. Une chose est sûre : toutes les parties prenantes ont leur importance.

Croyez-le ou non, l’identification des parties prenantes d’un projet peut s’avérer plus difficile que la préparation de votre discours de remerciement aux Oscars. Une cartographie des parties prenantes peut alors se révéler utile. En en créant une, vous pouvez facilement identifier et gérer les parties prenantes d’un projet. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment élaborer un tel support pour renforcer l’impact de votre projet. Voici comment faire.

Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?

Les parties prenantes du projet désignent des personnes qui peuvent influencer ou être influencées par le projet qui vous occupe. Ces collaborateurs peuvent venir de tous les niveaux de l’organisation, des collaborateurs individuels aux dirigeants. Toutefois, ces personnes sont impliquées dans votre projet et leur rôle ne doit donc pas être négligé. Même si les parties prenantes ne sont pas directement concernées par le projet au quotidien, elles peuvent toutefois l’être par ses résultats.

Qu’est-ce qu’une cartographie des parties prenantes ?

Une cartographie des parties prenantes permet d’identifier les parties prenantes de votre projet et l’impact qu’elles peuvent avoir sur celui-ci selon deux critères principaux : l’impact des parties prenantes et l’intérêt des parties prenantes. Une cartographie des parties prenantes peut vous aider à identifier celles qui ont un fort ou faible impact sur votre projet et celles qui ont un grand ou faible intérêt pour votre travail. Ainsi, vous pouvez communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes de votre projet, de la manière qui leur convient le mieux.

Qu’est-ce que la gestion des parties prenantes ?

Après la création d’une cartographie, la gestion des parties prenantes correspond au processus de communication avec ces dernières. La gestion des parties prenantes vous permet de savoir quelles informations partager et à quel moment. Il peut s’agir d’informations propres à une tâche, de rapports d’avancement de projet ou de présentations de programmes plus importants.

L’élaboration d’un plan de communication représente une partie importante de la gestion des parties prenantes d’un projet. Dans le cadre de ce plan, il convient de préciser aux parties prenantes quel canal utiliser (e-mails, messages, plateforme de gestion du travail), quand (à quelle fréquence) ces différentes informations doivent être communiquées et qui est responsable de chacun des canaux.

[À lire] Rédiger un plan de communication clair : une étape plus importante qu’on ne le pense

Identifier les parties prenantes d’un projet

De manière générale, tout le monde ou presque peut être concerné par les résultats de votre projet. Toutefois, en gestion de projet, les parties prenantes correspondent aux personnes impliquées (d’une manière ou d’une autre) dans le processus décisionnel du projet : participants clés chargés d’approuver les résultats du projet, membres de l’équipe qui réalisent les efforts nécessaires pour atteindre les jalons clés, etc. L’ensemble de votre public cible est aussi à considérer comme une partie prenante : c’est avant tout sur ces personnes que les décisions prises auront les conséquences les plus directes.

Identifiez les parties prenantes du projet en vous posant une question simple : « Le travail effectué aura-t-il des conséquences sur cette personne ? ». Si la réponse est oui, l’individu auquel vous pensez peut être considéré comme une partie prenante.

[À lire] Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Notez cependant que toutes les personnes sur lesquelles votre projet a une influence n’ont pas forcément leur mot à dire sur son déroulement. Les parties prenantes clés (celles dont nous parlerons dans cet article) ont leur mot à dire quant aux résultats du projet. Identifier clairement les parties prenantes clés vous aide à maintenir de bonnes relations avec vos collaborateurs et vous permet d’obtenir l’adhésion de ceux qui comptent le plus.

Les deux types de parties prenantes possibles

Pour faire simple, il existe deux types de parties prenantes : internes et externes. Les premières sont probablement celles auxquelles vous pensez immédiatement. Il s’agit de toutes les personnes qui travaillent dans votre entreprise (de vos subordonnés directs aux membres de la direction) et qui sont investies dans votre projet. Les secondes désignent tous les collaborateurs qui ne font pas partie de votre entreprise : clients, agences ou travailleurs indépendants, utilisateurs, investisseurs, fournisseurs ou autres contributeurs externes.

Exemples de parties prenantes internes

Exemples de parties prenantes externes

  • Clients

  • Travailleurs indépendants

  • Sous-traitants

  • Utilisateurs

  • Investisseurs

  • Fournisseurs

Les avantages d’une analyse des parties prenantes

Des parties prenantes bien impliquées apportent beaucoup à votre projet. Pendant la phase de planification du projet, elles vous aident à déterminer dans quelle direction orienter vos efforts. Les parties prenantes internes peuvent vous aider à élaborer un budget ou un plan de gestion des ressources. Avoir une idée claire de qui sont les parties prenantes externes vous permet de définir plus facilement la portée et les objectifs du projet. Une fois le projet lancé, les personnes qui y participent activement vous apporteront leur soutien, vous aideront en cas de problème et renforceront la motivation de votre équipe.

Une parfaite connaissance des parties prenantes de votre projet peut vous permettre d’obtenir l’adhésion de ces dernières et de mener votre projet plus efficacement. De plus, une analyse des parties prenantes peut vous aider à :

  • Obtenir une meilleure assistance et davantage de ressources

  • Augmenter la visibilité du projet, en particulier auprès de la direction

  • Éviter les obstacles coûteux plus tard dans le cycle du projet

  • Communiquer au bon moment via les bons canaux

  • Partager les bonnes informations avec vos parties prenantes

Créer une cartographie des parties prenantes en 4 étapes

Identifier et gérer les parties prenantes est un excellent moyen de préparer la réussite du projet. Lorsque les parties prenantes clés adhèrent au projet, elles vous apportent un soutien qui s’avère crucial tout au long de son cycle de vie. Par ailleurs, sans le soutien des parties prenantes, ces dernières peuvent modifier leurs attentes au beau milieu du projet et vous mettre dans l’embarras. Résultat, vous devrez procéder à des ajustements de dernière minute, vous exposant ainsi à des risques inutiles. Pour éviter ce genre de situations, nous vous expliquons comment créer une cartographie des parties prenantes efficace, en quatre étapes.

Étape 1 : identifier les parties prenantes

Avant de gérer les attentes des parties prenantes, vous devez tout d’abord réussir à les identifier. Pour ce faire, veillez à prendre en compte les collaborateurs internes et externes. Posez-vous les questions suivantes :

  • Qui s’intéresse au projet ?

  • Sur qui ce projet aura-t-il un impact ?

  • Qui peut influer sur l’évolution de ce projet ?

  • Qui peut approuver/rejeter ce projet ?

Vous avez besoin d’aide pour assurer un suivi des parties prenantes ? Songez à créer une matrice RACI ou à tenir un registre pour savoir qui elles sont, en quoi elles sont importantes et dans quelle mesure elles influeront sur le projet. Avant de passer à la deuxième étape, procédez à une dernière vérification et posez-vous les questions suivantes :

  • Y a-t-il d’autres parties prenantes internes dont je devrais tenir compte, par exemple le responsable des ressources ou le responsable du portefeuille de projets ?

  • Ai-je inclus tous les principaux chefs et responsables de projets ?

  • Des parties prenantes externes pourraient-elles être concernées par les résultats de ce projet ?

[À lire] Votre guide pour tout savoir des matrices RACI, exemples inclus

Étape 2 : déterminer le niveau d’influence/intérêt des parties prenantes

Une forte implication des parties prenantes peut réellement faire passer votre projet à la vitesse supérieure. La création d’une cartographie claire des parties prenantes, qui définit le niveau d’influence/intérêt de chaque participant, est le meilleur moyen de garantir une forte implication. Cette grille, souvent appelée matrice pouvoir/intérêt, est le meilleur moyen de visualiser vos quatre principaux groupes de participants.

Les quatre principaux groupes de participants sont les suivants :

  • Haute influence et grand intérêt : les personnes qui approuvent ou parrainent votre projet. En dehors de l’entreprise, il peut s’agir de partenaires ou de clients clés. Faites régulièrement le point avec ces personnes et assurez-vous d’être sur la même longueur d’onde : vos attentes et les leurs doivent concorder. Au cours du projet, veillez à collaborer activement avec ces personnes, considérez-les comme les joueurs principaux de l’équipe des parties prenantes.

  • Haute influence et faible intérêt : ces intervenants (partenaires interfonctionnels éloignés, direction de l’entreprise, etc.) peuvent bloquer ou soutenir votre projet, mais ne participent pas activement à ce dernier. Assurez-vous qu’ils connaissent les fondamentaux de votre projet et demandez à vos partenaires très influents et fortement impliqués de vous aider à gérer les relations avec ces collaborateurs, le cas échéant. Même s’il s’agit de parties prenantes sans participation active, gardez à l’esprit que votre travail peut interférer avec le leur : mieux vaut ne pas nuire à la progression de leurs propres projets. Au cours du projet, tenez-les informées le plus possible pour vous assurer que le niveau d’avancement leur convient.

  • Faible influence et grand intérêt : vous n’avez probablement pas besoin de l’approbation de ce groupe de participants, surtout au tout début du projet. En revanche, en cours de projet (notamment lors de l’étape 4), tenez-les régulièrement informés.

  • Faible influence et faible intérêt : il s’agit de participants secondaires. En fonction de l’ampleur et de la complexité des tâches à accomplir, vous pouvez leur transmettre de temps à autre vos rapports d’avancement de projet, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez très bien ne pas communiquer du tout à ce sujet pendant toute la durée du projet. Toutefois, au cours du projet, veillez à vérifier auprès de ces participants qu’ils ne souhaitent pas être davantage impliqués.

Étape 3 : comprendre les besoins des parties prenantes

Dans les faits, des parties prenantes peuvent être en désaccord avec certains éléments du projet. En tant que chef de projet, vous devez comprendre les besoins de vos collaborateurs et leur point de vue. L’objectif est de parvenir à une solution qui ne nuise pas à la réussite du projet. Rassurez-vous, vous n’êtes pas tenu d’effectuer tout ce que les parties prenantes vous demandent, mais les écouter et comprendre leurs besoins fait partie de votre travail.

Parfois, une partie prenante dite « difficile » a simplement d’autres priorités que les vôtres. Peut-être même que vos tâches viennent bousculer les siennes, dans une certaine mesure. Essayez de comprendre son point de vue : c’est le meilleur moyen de faire avancer la situation et de parvenir à une solution gagnant-gagnant.

En cas de doute, mettez-vous à la place de ces personnes et posez-vous les questions suivantes :

  • De quoi ont-elles besoin ?

  • Quel niveau de communication souhaitent-elles ?

  • Quelle est la stratégie de communication la plus efficace ?

  • Des facteurs ou d’autres personnes pourraient-ils les influencer ?

  • Comment pouvez-vous identifier avec précision les intérêts des parties prenantes ?

Étape 4 : tenir tout le monde informé

Une forte implication des parties prenantes peut réellement faire passer votre projet à la vitesse supérieure. Une fois ces dernières identifiées et leurs besoins cernés, assurez-vous de les convier aux sessions de planification du projet et à la réunion de lancement, le cas échéant. Les parties prenantes clés doivent également approuver votre charte de projet et votre plan de projet, de même que ses objectifs et sa portée.

Au fil de l’avancement du projet, veillez à informer les parties prenantes concernées de toute modification éventuelle, mais aussi de votre progression. Documenter vos processus dès le départ vous offre une plus grande visibilité et réduit le risque de faire face à des malentendus en cours de route.

Même si vous devez inviter un large éventail de collaborateurs, assurez-vous d’accorder la priorité aux parties prenantes clés. Vous n’avez pas besoin de l’approbation de tout le monde. En cas de doute, vous pouvez vous référer à la cartographie de vos parties prenantes pour identifier les personnes qui ont besoin d’être tenues informées.

Vous pouvez bien sûr rencontrer régulièrement certains participants, par exemple des collaborateurs très influents et intéressés, pour discuter du projet et chercher ensemble des solutions pour pallier les difficultés imprévues. Toutefois, pensez à tenir les autres parties prenantes au courant : envoyez régulièrement des mises à jour de statut pour communiquer sur les jalons récemment terminés, les freins éventuels et les prochaines étapes. Nous vous recommandons d’envoyer une mise à jour toutes les deux semaines, voire plus régulièrement si vous gérez un projet complexe.

[À lire] Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Pièges courants à éviter lors de la cartographie des parties prenantes

Il n’existe pas de solution parfaite en matière de communication avec les parties prenantes. Toutefois, voici une liste des pièges les plus courants et comment les éviter :

Manque de limites

  • Problème : des parties prenantes un peu trop enthousiastes entraînent une dérive des objectifs.

  • Solution : mettre en place un processus de conduite du changement.

Quelquefois, il arrive que des parties prenantes un peu trop enthousiastes aient un effet négatif sur le projet. Vous avez passé beaucoup de temps à planifier votre projet et à déterminer les livrables à produire : si un trop grand nombre de participants vous font part de leurs idées pour élaborer de nouveaux livrables, souhaitent modifier les échéances ou ajuster le budget fixé, votre projet peut rapidement dévier de sa trajectoire.

Pour mettre en place des garde-fous avec vos parties prenantes, la création d’un processus de conduite du changement est essentielle. Élaborez un tel processus pour proposer, analyser et approuver les modifications liées à la portée de votre projet. Ainsi, vous êtes sûr que ce dernier reste à jour et maintienne une certaine dynamique, tout en évitant une éventuelle dérive des objectifs. Tout processus de conduite du changement comporte quatre étapes :

  1. Les parties prenantes du projet envoient une demande de modification.

  2. Les parties prenantes clés examinent la demande.

  3. La demande est ensuite approuvée, rejetée ou reportée.

  4. La portée et les objectifs du projet sont ajustés en conséquence. 

[À lire] Dérive des objectifs : 7 causes courantes et comment les éviter

Oubli de certaines parties prenantes

  • Problème : au cours de la première phase d’identification des parties prenantes, vous avez oublié un participant qui a un grand intérêt dans cette initiative.

  • Solution : impliquer l’équipe du projet durant la phase d’identification des parties prenantes.

Inévitablement, il pourrait vous arriver d’oublier un participant d’un autre service ou de penser à un participant, mais oublier de l’ajouter à votre liste des participants ou de définir son niveau d’influence/intérêt. Ces types d’erreurs arrivent, mais sont à éviter le plus possible, surtout lorsqu’il s’agit de participants qui ont une haute influence ou un grand intérêt.

Pour éviter que cela ne se produise, impliquez l’équipe de votre projet durant la phase d’identification des parties prenantes. Prévoyez d’organiser une session de brainstorming avec votre équipe afin d’identifier et de classer chaque participant de sorte que personne ne soit oublié. Si vous avez encore des doutes, transmettez la liste à votre manager ou sponsor de projet pour vous assurer que toutes les personnes concernées y figurent bien. Si vous n’êtes pas sûr, demandez !

Intégration trop tardive des parties prenantes

  • Problème : vous avez lancé votre projet avant de commencer l’analyse de vos parties prenantes.

  • Solution : la prochaine fois, créez une cartographie des parties prenantes en amont.

Ce point semble évident, mais il mérite d’être mentionné. Si vous oubliez un participant, retenez la leçon pour votre prochain projet. Par exemple, si vous oubliez de créer la cartographie de vos parties prenantes avant le lancement du projet, prenez note de procéder différemment la prochaine fois.

La clarté : la clé pour une gestion efficace des parties prenantes

Pour veiller au bon déroulement de votre projet, assurez-vous que les livrables définis pour le projet correspondent aux attentes des parties prenantes : autrement dit, vous devez encourager la clarté au sein du projet et gagner en transparence.

La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un outil de gestion du travail comme Asana. Un outil de gestion du travail vous permet de coordonner les activités des employés à tous les niveaux de l’entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre article d’initiation à la gestion du travail.

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The beginner's guide to Agile methodologies