Votre guide pour tout savoir des matrices RACI, exemples inclus

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins7 janvier 20215 min de lecture
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Article sur les matrices RACI - Image d’en-tête

Êtes-vous en mesure d’identifier précisément qui fait quoi et pour quand pour chaque tâche, jalon et livrable de votre projet ? Si la réponse est non, songez à utiliser une matrice RACI.

RACI est un acronyme. Il désigne une méthode dont l’objectif est d’aider les équipes à établir clairement la liste des rôles pour un projet et identifier le responsable de chaque tâche. Que vous découvriez les matrices RACI pour la première fois ou que vous songiez simplement à utiliser cet outil pour votre prochain projet, voici tout ce que vous devez savoir sur la création et l’utilisation des matrices RACI.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Une matrice RACI (parfois appelée matrice des responsabilités) est un moyen d’identifier les rôles et responsabilités des membres d’une équipe projet pour toute tâche, jalon ou livrable. Utilisez cet outil pour clarifier les responsabilités et éviter les malentendus. L’acronyme RACI correspond aux quatre rôles suivants :

  • Responsable (ou Réalisateur) : la personne chargée d’accomplir une tâche donnée. Une tâche doit compter un seul et unique responsable pour toujours savoir à qui s’adresser en cas de question ou mise à jour. Si une tâche a plusieurs responsables, vous risquez de perdre en clarté et de semer la confusion. En revanche, il est possible d’ajouter des collaborateurs pour d’autres rôles RACI dont le nombre n’est pas limité.

  • Approbateur : la personne chargée de contrôler l’achèvement des tâches, mais pas nécessairement celle qui effectue le travail. Il y a deux façons d’attribuer le rôle d’Approbateur. Il s’agit parfois du chef de projet (ou même du Responsable. Toutefois, le cas échéant, la personne concernée assume deux rôles différents dans le processus). Dans ce cas, l’approbateur est chargé de veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies. Dans certains cas, l’approbateur est un haut dirigeant ou un haut responsable, chargé d’approuver les tâches avant qu’elles ne soient considérées comme terminées. Comme pour le rôle de Responsable, il est préférable de désigner un seul et unique Approbateur.

  • Consulté : le ou les collaborateurs chargés de vérifier et valider le travail avant qu’il ne soit livré. Plusieurs collaborateurs peuvent être consultés pour chaque tâche, jalon ou livrable.

  • Informé : toutes les personnes qui doivent être informées de l’évolution et la progression du projet. Elles ne sont généralement pas impliquées dans d’autres étapes de la conception du livrable.

[À lire] Qu’est-ce qu’un livrable en gestion de projet ?

Quand est-il nécessaire de créer une matrice RACI ?

Les matrices RACI sont utiles pour suivre le rôle de chaque partie prenante pour une tâche, un jalon ou un livrable, notamment si vous gérez un projet complexe avec de nombreux décideurs et experts. Une matrice RACI est idéale pour éviter de prendre de mauvaises décisions ou contourner les obstacles du processus d’approbation qui pourraient nuire à la réussite globale du projet.

Ces outils sont particulièrement utiles si les parties prenantes sont amenées à assumer différents rôles tout au long du projet. Par exemple, un intervenant peut être le Responsable (le « R » de RACI) d’un livrable et un Informé (le « I » de RACI) d’un autre. Une matrice de ce type vous aide à définir clairement ces informations et à veiller à ce que chacun connaisse ses responsabilités.

Exemple de matrice RACI

Pour créer une matrice RACI, listez chaque tâche, jalon ou livrable de votre projet. Attribuez alors un rôle (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) à chacun des membres de votre équipe.

Imaginons que vous procédez à la mise à jour de la page d’accueil de votre site Web. Voici les parties prenantes de votre projet :

  • Rédacteur

  • Designer

  • Responsable du site Web

  • Développeur Web

Vous souhaitez créer une matrice RACI pour cinq tâches et livrables :

  • Mettre à jour les CTA de la page d’accueil

  • Mettre à jour les témoignages clients de la page d’accueil

  • Procéder à la refonte du site Web

  • Améliorer la vitesse de chargement de la page d’accueil

  • Mettre à jour le design de la page d’accueil

Voici à quoi devrait ressembler votre matrice RACI :

Mettre à jour les CTA de la page d’accueilMettre à jour les CTA de la page d’accueil

  • Responsable : rédacteur

  • Approbateur : développeur Web

  • Consulté : responsable du site Web

  • Informé : designer

Mettre à jour les témoignages clients de la page d’accueilMettre à jour les témoignages clients de la page d’accueil

  • Responsable : rédacteur

  • Approbateur : développeur Web

  • Consulté : responsable du site Web

  • Informé : designer

Remplacer les vidéos de la page d’accueilRemplacer les vidéos de la page d’accueil

  • Responsable : designer

  • Approbateur : développeur Web

  • Consulté : responsable du site Web

  • Informé : rédacteur

Améliorer la vitesse de chargement de la page d’accueilAméliorer la vitesse de chargement de la page d’accueil

  • Responsable : développeur Web

  • Approbateur : développeur Web

  • Consulté : responsable du site Web

  • Informé : rédacteur et designer

Mettre à jour le design de la page d’accueilMettre à jour le design de la page d’accueil

  • Responsable : designer

  • Approbateur : développeur Web

  • Consulté : responsable du site Web

  • Informé : rédacteur

Les avantages et inconvénients des matrices RACI

Dernière question à vous poser : est-il nécessaire de créer une matrice RACI ? S’il s’agit d’un outil utile pour identifier les responsabilités au sein d’un projet, ces matrices peuvent devenir un peu encombrantes au fil du temps. Nous vous présentons les avantages et inconvénients des matrices RACI pour organiser le travail de votre équipe :

Les avantages des matrices RACI

La définition de rôles et responsabilités clairs pour le projet aide votre équipe à avancer rapidement et à éviter les malentendus liés à la responsabilité des tâches. Avec une matrice RACI, aucun risque qu’une même tâche soit accomplie par deux collaborateurs différents. Ainsi, vous simplifiez la collaboration d’équipe.

Les matrices RACI sont également très utiles lorsque le processus décisionnel est réparti entre plusieurs tâches. Parfois, l’Informé pour une tâche ou un jalon est également le Responsable ou le Consulté d’une autre tâche. Pour que tout soit clair, mieux vaut suivre l’ensemble de vos activités sur une matrice RACI.

Éviter les pièges courants des matrices RACI

Les matrices RACI s’attachent aux détails et ne permettent pas d’obtenir une vue d’ensemble des activités d’un projet. Vous pouvez savoir qui est Consulté sur une tâche particulière, ce qui est utile, mais ne vous aide pas forcément à comprendre le rôle joué par les parties prenantes dans les autres activités du projet.

En outre, si vous essayez de noter chaque tâche et rôle sur votre matrice RACI, elle deviendra vite illisible. Pire encore, si votre projet évolue et que des modifications ou ajustements surviennent, votre matrice deviendra tout bonnement inutile ! Le cas échéant, difficile de rester informé en temps réel de l’évolution de vos processus et de la progression des tâches.

Les matrices RACI sont limitées, car elles ne s’adaptent pas aux besoins de votre projet en temps réel. Afin d’établir des attentes claires et d’éliminer toute confusion au niveau du projet, utilisez un outil de gestion de projet.

Passez à la vitesse supérieure : combinez matrice RACI et gestion de projet

Avec un logiciel de gestion de projet, chaque tâche est dotée d’un responsable. Vous visualisez les activités à l’échelle du projet : ainsi, le Responsable et l’Informé n’ont pas besoin de vérifier leurs e-mails ou de participer à des réunions de suivi. En outre, pour toute approbation requise de la part du Consulté, vous êtes en mesure de suivre les révisions et approbations au même endroit. Votre équipe dispose alors d’une source unique de référence pour l’ensemble de son travail.

Matrice RACI - Outil de gestion du travail Asana[À lire] Chronologies, calendriers et tableaux : 3 options pour visualiser vos plans de projet

Votre matrice RACI n’a pas à être séparée des activités en cours. Les outils de gestion de projet regroupent le sujet traité, le responsable et d’autres informations clés comme l’échéance de la tâche ou sa priorité. Ainsi, toute votre équipe projet identifie clairement qui fait quoi et pour quand : vous ne dépendez pas d’une seule personne chargée de gérer et mettre à jour votre matrice RACI. Les outils de gestion de projet sont mis à jour en temps réel et vous visualisez précisément l’avancement du processus d’approbation.

Suivez qui fait quoi et pour quand

Définir des rôles et responsabilités clairs au sein de l’équipe projet permet d’atteindre plus facilement vos objectifs dans les délais impartis. Le suivi des responsabilités des parties prenantes, diverses et complexes, avec une matrice RACI peut aider, mais rappelez-vous que ces outils ne sont qu’un début. En savoir plus sur la gestion du travail et la manière dont votre équipe peut en tirer le meilleur parti.

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