Comment définir rôles et responsabilités avec la matrice RACI ?

RACI est un acronyme. Il désigne une méthode dont l’objectif est d’aider les équipes à établir clairement la liste des rôles pour un projet et identifier le responsable de chaque tâche.

Que vous découvriez la méthode pour la première fois ou que vous songiez simplement à utiliser une matrice raci pour votre gestion de projet, apprenez dans cet article comment faire une matrice RACI et comment l'implémenter dans l'entreprise.

Astuce: gagnez en efficacité en définissant clairement les responsabilités de chaque membre de l'équipe grâce à la matrice RACI intégrée à un outil de collaboration.

Qu’est-ce que la matrice RACI ?

La méthode RACI (aussi appelée matrice des responsabilités) est un moyen d’identifier en un coup d’oeil les rôles et le niveau de responsabilités des membres d’une équipe projet pour toute tâche, jalon ou livrable.

RACI est l’acronyme anglais des mots Responsible, Accountable, Consulted, Informed correspondants aux quatre rôles suivants :

• Responsible ou Responsable (ou Réalisateur) : la personne chargée d’accomplir une tâche donnée. Une tâche doit compter un seul et unique responsable pour toujours savoir à qui poser des questions ou partager des informations. Si une tâche a plusieurs responsables, vous risquez de perdre en clarté et de semer la confusion. En revanche, il est possible d’ajouter des collaborateurs pour d’autres rôles RACI dont le nombre n’est pas limité.

• Approbateur : la personne chargée de contrôler l’achèvement des tâches, mais pas nécessairement celle qui effectue le travail. Il y a deux façons d’attribuer le rôle d’approbateur. Il s’agit parfois du chef de projet (ou même du responsable, mais le cas échéant, la personne concernée assume deux rôles différents au cours du processus de travail). Dans ce cas, l’approbateur est chargé de veiller à ce que toutes les tâches soient accomplies. Dans certains cas, l’approbateur est un haut dirigeant ou un haut responsable, chargé d’approuver les tâches avant qu’elles ne soient considérées comme terminées. Comme pour le rôle de responsable, il est préférable de désigner un seul et unique approbateur.

• Consulté : le ou les collaborateurs chargés de vérifier et valider le travail avant qu’il ne soit livré. Plusieurs collaborateurs peuvent être consultés pour chaque tâche, jalon ou livrable.

• Informé : toutes les personnes qui doivent être informées de l’avancement du projet. Elles ne sont généralement pas impliquées dans d’autres étapes de la conception du livrable.

Pourquoi utiliser une matrice RACI ?

Les matrices RACI sont utiles pour suivre le rôle de chaque partie prenante pour une tâche, un jalon ou un livrable, notamment si vous gérez un projet complexe avec de nombreux décideurs et experts. Une matrice RACI est idéale pour la prise de décisions ou contourner les obstacles du processus d’approbation qui pourraient nuire à la réussite globale du projet.

Bien que différents des diagrammes de PERT, ces outils sont particulièrement utiles si les parties prenantes sont amenées à assumer différents rôles tout au long du projet. Par exemple, un intervenant peut être le Responsable (le « R » de RACI) d’un livrable et un Informé (le « I » de RACI) d’un autre. Une matrice de ce type vous aide à définir clairement ces informations et à veiller à ce que chacun connaisse ses responsabilités.

Exemples de matrice raci pour une meilleure collaboration en équipe

Pour mettre en place la méthode RACI, listez chaque tâche, jalon ou livrable de votre projet. Attribuez alors un rôle (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) à chacun des membres de votre équipe.

Imaginons que vous procédez à la mise à jour de la page d’accueil de votre site Web. Voici les parties prenantes de votre projet :

• Rédacteur

• Designer

• Responsable du site Web

• Développeur Web

Vous souhaitez créer une matrice RACI pour cinq tâches et livrables :

• Mettre à jour les CTA de la page d’accueil

• Mettre à jour les témoignages clients de la page d’accueil

• Procéder à la refonte du site Web

• Améliorer la vitesse de chargement de la page d’accueil

• Mettre à jour le design de la page d’accueil

Voici à quoi devrait ressembler votre matrice RACI :

Mettre à jour les CTA de la page d’accueil

• Responsable : rédacteur

• Approbateur : développeur Web

• Consulté : responsable du site Web

• Informé : designer

Mettre à jour les témoignages clients de la page d’accueil

• Responsable : rédacteur

• Approbateur : développeur Web

• Consulté : responsable du site Web

• Informé : designer

Remplacer les vidéos de la page d’accueil

• Responsable : designer

• Approbateur : développeur Web

• Consulté : responsable du site Web

• Informé : rédacteur

Améliorer la vitesse de chargement de la page d’accueil

• Responsable : développeur Web

• Approbateur : développeur Web

• Consulté : responsable du site Web

• Informé : rédacteur et designer

Mettre à jour le design de la page d’accueil

• Responsable : designer

• Approbateur : développeur Web

• Consulté : responsable du site Web

• Informé : rédacteur

Quels sont les avantages et inconvénients des matrices RACI?

Dernière question à vous poser : est-il nécessaire de créer une matrice RACI ? S’il s’agit d’un outil utile pour identifier la répartition des tâches au sein d’un projet, ces matrices peuvent devenir un peu encombrantes au fil du temps. Voici quels sont les avantages et inconvénients des matrices RACI pour organiser le travail de votre équipe :

Les avantages de l'utilisation de la matrice RACI

La définition de rôles et responsabilités clairs pour le projet aide votre équipe à avancer rapidement et à éviter les malentendus liés à la responsabilité des tâches. Avec un tableau RACI, aucun risque qu’une même tâche soit accomplie par deux collaborateurs différents. Ainsi, vous simplifiez la collaboration d’équipe.

Les matrices RACI sont également très utiles lorsque le processus décisionnel est réparti entre plusieurs tâches. Parfois, l’Informé pour une tâche ou un jalon est également le Responsable ou le Consulté d’une autre tâche. Pour que tout soit clair, mieux vaut suivre l’ensemble de vos activités sur un tableau RACI.

Les inconvénients des matrices RACI

Les matrices RACI s’attachent aux détails et ne permettent pas d’obtenir une vue d’ensemble des activités d’un projet. Vous pouvez savoir qui est Consulté sur une tâche particulière, ce qui est utile, mais ne vous aide pas forcément à comprendre le rôle joué par les parties prenantes dans les autres activités du projet.

En outre, si vous essayez de noter chaque tâche et rôle sur votre méthode RACI, elle deviendra vite illisible. Pire encore, si votre projet évolue et que des modifications ou ajustements surviennent, votre matrice deviendra tout bonnement inutile ! Le cas échéant, difficile de rester informé en temps réel de l’évolution de vos processus et de la progression des tâches.

Les tableaux RACI sont limités, car ils ne s’adaptent pas aux besoins de votre projet en temps réel. Afin d’établir des attentes claires et d’éliminer toute confusion au niveau du projet, utilisez un outil de gestion de projet.

Combinez matrice RACI et gestion de projet

Avec un logiciel de gestion de projet, chaque tâche est dotée d’un responsable. Vous visualisez les activités à l’échelle du projet : ainsi, le Responsable et l’Informé n’ont pas besoin de vérifier leurs e-mails ou de participer à des réunions de suivi.

En outre, pour toute approbation requise de la part du Consulté, vous êtes en mesure de suivre les révisions et approbations au même endroit. Votre équipe dispose alors d’une source unique de référence pour l’ensemble de son travail.

Votre matrice RACI est intégrée aux activités en cours. Les outils de gestion de projet regroupent le sujet traité, le responsable et d’autres informations clés comme l’échéance de la tâche ou sa priorité.

Ainsi, toute votre équipe projet identifie clairement qui fait quoi et pour quand : vous ne dépendez pas d’une seule personne chargée de gérer et mettre à jour votre matrice RACI. Les outils de gestion de projet sont mis à jour en temps réel et vous visualisez précisément l’avancement du processus d’approbation.

Optimisez votre gestion de projet avec la matrice RACI

En conclusion, la matrice RACI est un outil précieux pour la gestion de projet qui permet de clarifier les responsabilités et les relations entre les différents membres de l'équipe.

En utilisant une matrice RACI, les équipes peuvent améliorer la communication, la collaboration et la responsabilisation, ce qui peut conduire à un meilleur respect des délais, un meilleur suivi des tâches et une meilleure qualité du travail.

Pour tirer le maximum de l'utilisation de la matrice RACI, nous vous recommandons d'utiliser un outil de gestion de projet pour automatiser et centraliser les informations. De cette façon, vous pourrez améliorer l'efficacité de votre gestion de projet et atteindre vos objectifs plus rapidement.