Jalons de projet : les définir, les franchir, les célébrer

Si vous êtes passionné de gestion de projet (et nous espérons que vous l’êtes), vous savez qu’un plan bien ficelé permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. D’ailleurs, le Project Management Institute a découvert que les entreprises qui investissent dans la gestion de projet perdent 13 fois moins d’argent, car leurs initiatives stratégiques sont mises en oeuvre plus efficacement.

Cependant, tous les plans de projet ne se valent pas. Imaginons que vous travaillez sur votre dernier projet en date. Votre plan comprend des objectifs, des tâches, des responsables et des échéances, ainsi que des dépendances et des livrables. Vous êtes persuadé de tenir là un chef d’œuvre de planification qui mènera votre équipe sur la voie de la réussite. Mais n’avez-vous pas oublié d’y inclure les jalons du projet ?

Omettre d’ajouter des jalons à un projet, c’est un peu comme se tirer une balle dans le pied. En tant que responsable du projet, les jalons vous simplifient la vie. Ils donnent à votre équipe des paliers à viser et montrent par la même occasion votre progression aux différentes parties prenantes, et ce, au niveau qui les intéresse. La bonne nouvelle est que ces jalons sont faciles à ajouter à n’importe quel projet (même ceux déjà en cours), et qu’ils ont de nombreux avantages.

Voyons ensemble ce que sont les jalons de projet et ce qu’ils peuvent vous apporter.

Qu’est-ce qu’un jalon de projet ?

Les jalons de projet marquent des points spécifiques sur la chronologie d’un projet. Il s’agit de points de contrôle qui indiquent l’achèvement d’activités ou de groupes d’activités, ou le lancement de nouvelles phases ou de nouvelles activités. Les jalons se différencient des autres éléments de la chronologie en ce qu’ils ne prennent pas de temps à compléter. Considérez-les comme des panneaux qui permettent de rester sur la bonne voie.

Les jalons sont des outils puissants qui attestent de l’avancement de votre projet. Ils sont un facteur de motivation et permettent de maintenir votre équipe sur la même longueur d’onde en permettant à tous de visualiser la progression et de déterminer les priorités. Ils vous aident également à surveiller les échéances, identifier les dates importantes et repérer les points de blocage potentiels de votre projet. Si vous décidez d’effacer les tâches de votre chronologie, les jalons représenteront une ligne directrice comprenant les étapes ou phases clés du projet.

Il peut être facile de se perdre entre les jalons et les autres éléments de la gestion de projet. Revoyons ensemble leurs différences.

Jalons ≠ Objectifs

Les objectifs représentent ce que vous souhaitez réaliser à terme. Les jalons proposent de poser le regard sur ce qui a déjà été accompli. Vous pouvez comparer les jalons aux barreaux d’une échelle menant vers un objectif.

Exemple : Une équipe marketing travaille sur une opération de changement d’image à l’échelle de l’entreprise, un projet conséquent avec beaucoup de variables. Elle peut se fixer pour objectif de terminer pour la fin du troisième trimestre, puis placer des jalons tout au long du projet pour indiquer les décisions clés ou les activités terminées : Couleurs sélectionnées, Modèles de conception créés, Plan de lancement approuvé, etc.

Jalons ≠ Phases du projet

Les jalons coïncident souvent avec le début ou l’achèvement de phases du projet (comme le lancement, la planification, l’exécution et la fermeture). Une phase de projet peut prendre des semaines ou des mois à terminer, avec de multiples tâches et membres de l’équipe impliqués. Un jalon est une sorte de coche qui marque à l’instant t un point de passage important et dont il faut rendre compte.

Exemple : Pour un projet de changement d’image, la phase initiale comprend de nombreuses tâches telles que la mise en place de groupes de discussions pour rassembler les nouvelles idées au sujet de la marque et des sessions de brainstorming créatif. Un jalon placé à la fin de la phase initiale permet de la valider et d’indiquer que l’équipe est prête à passer à la phase de planification.

Jalons ≠ Livrables

Un livrable est un produit ou un résultat alors qu’un jalon est un instant t sur la ligne de temps. Les livrables constituent parfois la preuve qu’un jalon a été franchi.

Exemple : Les livrables du projet de changement d’image peuvent comprendre la mise à jour du document PDF de la charte graphique et des fichiers de logo associés. L’achèvement de ces tâches mérite d’être souligné (voire même célébré !), le directeur du marketing peut donc ajouter un jalon marquant cette réalisation.

Jalons ≠ Tâches

Les tâches sont les éléments de base de votre projet et il faut du temps pour les accomplir. Les jalons n’ont pas de durée en tant que telle et ressemblent davantage à des lignes virtuelles qui indiquent qu’un groupe de tâches est terminé.

Exemple : Un projet de changement d’image comporte de nombreuses tâches, certaines sont petites, d’autres plus importantes comme la création de logos, l’ouverture de comptes sur les réseaux sociaux et la rédaction de communiqués de presse. Un jalon peut marquer l’achèvement d’un groupe de tâches liées.

L’intégration des jalons dans vos plans de projets

Vous pouvez ajouter des jalons à tout type de plan de projet afin d’en fluidifier le déroulement. Ils peuvent s’avérer particulièrement utiles lors de la planification, car ils doivent être placés de manière pertinente aux côtés des tâches et des différentes phases. La mise en place des jalons vous aide ainsi à vous concentrer sur les dates à cibler et à ajuster le plan du projet en fonction des besoins.

Les jalons sont aussi l’occasion de s’amuser ! Planifiez par exemple des célébrations lorsque les jalons importants d’un projet sont franchis. Ce type de reconnaissance est excellent pour le moral et renforce l’implication de l’équipe.

Vous pouvez ajouter des jalons à n’importe quelle étape du projet, alors n’attendez pas votre prochain lancement pour commencer. De plus, si vous disposez de projets récurrents, insérez des jalons dans vos modèles dès à présent afin d’en profiter le moment venu.

Effectuer le suivi des jalons

La mise en place de jalons est un bon début, mais vous n’en récolterez tous les fruits qu’avec un suivi et un reporting adéquat. Les jalons sont d’excellents outils pour rendre compte de l’activité et communiquer auprès des parties prenantes qui ne souhaitent pas ou n’ont pas besoin de mises à jour détaillées au niveau de chaque tâche. Ces grandes lignes vous aident à comprendre instantanément quelles phases sont terminées, si le projet est sur la bonne voie pour franchir les jalons à venir et si vous vous rapprochez de l’objectif. Vous pouvez à tout moment zoomer pour entrer dans les détails et examiner les tâches liées à vos jalons. C’est un bon moyen d’identifier les acteurs de votre réussite ou les obstacles qui se sont mis en travers de votre route.

Suivre les jalons permet de bien cerner le travail le plus important et le véritable statut des projets, tout en vous donnant toutes les cartes pour partager la progression du projet avec assurance.

Exemples de jalons

Un jalon de projet marque un moment important dans le temps. Vous pouvez utiliser des jalons dans vos projets pour représenter des événements tels que la réception de livrables clés, le lancement du projet, l’approbation du plan final, la validation des exigences, l’approbation de la conception, la fin d’une phase du projet, et bien plus encore.

Voyons en quatre exemples comment les jalons peuvent s’appliquer à votre équipe.

  1. Marquer les tâches critiques
    Il s’agit des tâches qui doivent être accomplies à un moment précis sous peine de bloquer le projet telles que l’approbation d’un concept créatif pour une campagne marketing.
  2. Souligner la fin d’une étape ou d’une phase
    La fin d’une phase ou d’une étape majeure dans le travail telle que le regroupement des demandes de budget de tous les services pour la planification au niveau de l’entreprise.
  3. Mettre en avant un événement ou un livrable majeur
    Un événement ou livrable majeur tel que l’achèvement de la construction des nouveaux bureaux que votre entreprise prévoit d’ouvrir afin de pouvoir commencer à y installer le personnel.
  4. Mettre l’accent sur les objectifs et résultats clés
    Les objectifs et résultats clés (RC) des projets tels que la réalisation de l’objectif trimestriel de revenus pour un produit récemment mis sur le marché.

Allez de l’avant et planifiez vos jalons

Vous savez désormais à quoi correspondent les jalons de projet et comprenez l’impact positif qu’ils peuvent avoir sur la planification, l’exécution et la communication des mises à jour. Considérez-les comme un outil supplémentaire dans votre boite de gestion de projet, un outil dont vous êtes certain de tirer beaucoup d’avantages. Quand vous commencez à planifier à l’aide de jalons, vous ne pouvez plus vous en passer !

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