Jalons de projet : les définir, les franchir, les célébrer

Si vous êtes passionné de gestion de projet (et nous l’espérons bien), vous savez qu’un plan bien ficelé permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. D’ailleurs, le Project Management Institute a découvert que les entreprises qui investissent dans la gestion de projet perdent 13 fois moins d’argent, car leurs initiatives stratégiques sont mises en œuvre plus efficacement.

Cependant, tous les plans de projet ne se valent pas. Imaginons que vous travaillez sur votre dernier projet en date. Votre plan comprend des objectifs, des tâches, des responsables et des échéances, ainsi que des dépendances et des livrables. Vous êtes persuadé de tenir là un chef d’œuvre de planification qui mènera votre équipe sur la voie de la réussite. Mais n’avez-vous pas oublié d’y inclure les jalons du projet ?

Omettre d’ajouter des jalons à un projet, c’est un peu comme se tirer une balle dans le pied. En tant que responsable du projet, les jalons vous simplifient la vie. Ils donnent à votre équipe des paliers à atteindre et montrent par la même occasion votre progression aux différentes parties prenantes, et ce, au niveau qui les intéresse. La bonne nouvelle, c’est que ces jalons sont faciles à ajouter à n’importe quel projet (même ceux qui sont déjà en cours), et qu’ils présentent de nombreux avantages.

Voyons ensemble ce que sont les jalons de projet et ce qu’ils peuvent vous apporter.

En quoi consiste un jalon de projet ?

Les jalons de projet marquent des points spécifiques sur la chronologie d’un projet. Il s’agit de points de contrôle qui indiquent l’achèvement d’activités ou de groupes d’activités, ou le lancement de nouvelles phases ou de nouvelles activités. Les jalons se différencient des autres éléments de la chronologie en ce qu’ils ne prennent pas de temps à compléter. On peut les voir comme des panneaux qui nous guident sur la bonne voie.

En quoi les jalons de projet sont-ils importants ?

Les jalons sont des outils puissants qui attestent de l’avancement de votre projet. Ils sont un facteur de motivation et permettent de maintenir votre équipe sur la même longueur d’onde en permettant à tous de visualiser la progression et de déterminer les priorités. Ils vous aident également à surveiller les échéances, identifier les dates importantes et repérer les points de blocage potentiels de votre projet. Si vous effaciez les tâches de votre chronologie pour ne garder que les jalons, ces derniers offriraient toujours une ligne directrice comprenant les étapes ou phases clés du projet.

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Difficile de ne pas se perdre entre les jalons et autres éléments de la gestion de projet ! Revoyons ensemble leurs différences.

Jalons et objectifs

Les objectifs représentent ce que vous souhaitez réaliser à terme. Les jalons vous proposent de poser votre regard sur ce qui a déjà été accompli. Ils sont en quelque sorte les barreaux d’une échelle menant vers un objectif.

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Exemple : une équipe marketing travaille sur une opération de renouvellement d’image à l’échelle de l’entreprise, un projet conséquent comportant de nombreuses variables. L’équipe peut se fixer pour objectif de terminer pour la fin du troisième trimestre, puis placer des jalons tout au long du projet pour indiquer les décisions clés ou les activités terminées : couleurs sélectionnées, modèles de conception créés, plan de lancement approuvé, etc.

Jalons et phases du projet

Les jalons coïncident souvent avec le début ou l’achèvement de phases du projet (comme le lancement, la planification, l’exécution et la clôture). Une phase de projet peut prendre des semaines ou des mois à se terminer, avec de multiples tâches et membres de l’équipe impliqués. Un jalon est une sorte de coche qui marque à l’instant T un point de passage important et dont il faut rendre compte.

Exemple : pour un projet de renouvellement d’image, la phase initiale comprend de nombreuses tâches telles que la mise en place de groupes de discussions pour rassembler les nouvelles idées au sujet de la marque et des sessions de brainstorming créatif. Un jalon placé à la fin de la phase initiale permet de la valider et d’indiquer que l’équipe est prête à passer à la phase de planification.

Jalons et livrables

Un livrable est un produit ou un résultat, tandis qu’un jalon représente un instant donné dans la chronologie. Les livrables constituent parfois la preuve qu’un jalon a été franchi.

Exemple : les livrables du projet de renouvellement d’image peuvent comprendre la mise à jour du document PDF de la charte graphique et des fichiers de logo associés. L’achèvement de ces tâches méritant d’être souligné (voire même célébré !), le responsable marketing peut ajouter un jalon marquant cette réalisation.

Jalons et tâches

Les tâches sont les éléments de base de votre projet et il faut du temps pour les accomplir. Les jalons n’ont pas de durée en tant que telle et ressemblent davantage à des lignes virtuelles tracées pour indiquer qu’un groupe de tâches a été accompli.

Exemple : un projet de renouvellement d’image comporte de nombreuses tâches. Certaines d’entre elles sont petites tandis que d’autres sont plus importantes, comme la création de logos, l’ouverture de comptes sur les réseaux sociaux et la rédaction de communiqués de presse. Un jalon peut marquer l’achèvement d’un groupe de tâches liées.

L’intégration des jalons dans vos plans de projets

Vous pouvez ajouter des jalons à tout type de plan de projet afin d’en fluidifier le déroulement. Ils peuvent s’avérer particulièrement utiles lors de la planification, car ils doivent être placés de manière pertinente aux côtés des tâches et des différentes phases. La mise en place des jalons vous aide ainsi à vous concentrer sur les dates à cibler et à ajuster le plan du projet en fonction des besoins.

Les jalons sont aussi l’occasion de se divertir ! Planifiez par exemple des célébrations lorsque les jalons importants d’un projet sont franchis. Ce type de reconnaissance est excellent pour le moral et renforce l’implication de l’équipe.

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Vous pouvez ajouter des jalons à n’importe quelle étape du projet, alors n’attendez pas votre prochain lancement pour commencer. De plus, si vous disposez de projets récurrents, insérez des jalons dans vos modèles dès à présent afin d’en profiter le moment venu.

Créer un planning des jalons de projet

Considérez vos jalons de projet comme des étapes dans le temps plutôt que comme des buts, livrables ou tâches. Ainsi, ajoutez des jalons pour indiquer les principaux points de contrôle de votre projet. Jetez un œil à la chronologie de votre projet et identifiez les étapes clés ou tout moment important. À titre d’exemple, imaginons que vous planifiez le lancement d’un produit. Vous souhaiterez alors probablement créer des jalons qui représentent la finalisation du message de lancement, le lancement de la page Web dédiée au produit et, bien évidemment, le lancement du produit.

FAQ : combien de jalons un projet doit-il contenir ?

Il n’y a pas de règles vraiment précises en la matière. Alors que certains projets ne comprendront que deux ou trois jalons, d’autres en auront une douzaine. Ce nombre importe peu en soi. Ce qui compte réellement, c’est de définir des jalons pour les événements importants qui marqueront l’avancement de votre projet. Gardez à l’esprit que les jalons représentent un instant donné dans la chronologie. Les tâches à accomplir pour franchir ces jalons devront quant à elles figurer à un autre endroit du projet.

Ajouter des échéances aux jalons de projet

Étant donné que les jalons représentent des instants dans la chronologie et qu’ils n’assurent pas un suivi des processus nécessaires à leur franchissement, il importe de définir des échéances qui correspondent au lancement d’une initiative. Par exemple, si vous planifiez un événement en ligne, vous devez créer un jalon pour le jour où l’événement a lieu et non pas pour le travail préparatoire à accomplir en amont. Les jalons soulignent les moments importants d’un projet.

Exemples de jalons

Un jalon de projet marque un moment important dans le temps. Vous pouvez utiliser des jalons dans vos projets pour représenter des événements tels que la réception de livrables clés, le lancement du projet, l’approbation du plan final, la validation des exigences, l’approbation de la conception, la fin d’une phase du projet, et bien plus encore.

Voyons en quatre exemples comment les jalons peuvent s’appliquer à votre équipe.

  1. Identifier les tâches critiques. Il s’agit des tâches qui doivent être accomplies à un moment précis sous peine de bloquer le projet, comme l’approbation d’un concept créatif pour une campagne marketing.
  2. Souligner la fin d’une étape ou d’une phase. Il s’agit de la fin d’une phase ou d’une étape majeure dans le travail, telle que le regroupement des demandes de budget de tous les services pour la planification au niveau de l’entreprise.
  3. Mettre en avant un événement ou un livrable majeur. Il s’agit d’un événement ou livrable majeur, tel que l’achèvement de la construction des nouveaux bureaux que votre entreprise prévoit d’ouvrir afin de pouvoir commencer à y installer le personnel.
  4. Mettre l’accent sur les objectifs et résultats clés. Il s’agit des objectifs et résultats clés (RC) des projets, tels que la réalisation de l’objectif trimestriel de revenus pour un produit récemment mis sur le marché.

Effectuer le suivi des jalons

La mise en place de jalons est un bon début, mais vous n’en récolterez tous les fruits qu’avec un suivi et un reporting adéquat. Les jalons sont d’excellents outils pour rendre compte de l’activité et communiquer auprès des parties prenantes qui ne souhaitent pas ou n’ont pas besoin de mises à jour détaillées au niveau de chaque tâche. Ces grandes lignes vous aident à repérer instantanément quelles phases sont terminées, si le projet est sur la bonne voie pour franchir les jalons à venir et si vous vous rapprochez de l’objectif. Vous pouvez à tout moment rentrer dans les détails en examinant les tâches liées à vos jalons. C’est un bon moyen d’identifier les acteurs de votre réussite ou les obstacles qui se sont mis en travers de votre route.

Suivre les jalons permet de bien cerner le travail le plus important et le véritable statut des projets, tout en vous donnant les cartes en main pour partager la progression du projet avec assurance. Assurez-vous que votre outil de gestion de projet comprenne des mises à jour de statut qui permettent un suivi des jalons. Vous pourrez ainsi tenir informés les membres de votre équipe et toute autre partie prenante quant aux accomplissements passés et aux futures étapes.

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Conseil de pro : que faire lorsque vous ne franchissez pas vos jalons à temps

Parfois, votre équipe ne respectera pas l’échéance d’un jalon. Cela fait partie des aléas du travail. Toutefois, selon l’importance de ce jalon, les conséquences peuvent être lourdes et entraîner le report d’une initiative ou d’un lancement.

Si vous ne respectez pas une échéance, prenez un peu de recul et réfléchissez, avec votre équipe, aux raisons qui en sont la cause. Votre jalon était peut-être incorrectement planifié, ou simplement trop ambitieux. Jetez un œil aux tâches et livrables qui s’y rapportaient : un de ces éléments a-t-il connu un retard ? Bien souvent, tant de variables rendent difficile de savoir ce qui se passe à tout instant. Pour éviter que cette mésaventure ne se reproduise, il vous faut un outil de gestion de projet avec une composante visuelle, laquelle vous permettra de consulter vos projets sous forme de chronologies, calendriers ou tableaux Kanban.

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Jalons de projet : les pièges à éviter

Définir des jalons tient plus du domaine de l’art que de la science. Il n’existe pas de vérité absolue en la matière. Ceci étant, vous trouverez ci-dessous quelques erreurs parmi les plus communément commises au moment de définir ses premiers jalons :

  • Définir un trop grand nombre de jalons. Le nombre de jalons dont vous avez besoin est fonction de la taille et de la portée de votre initiative. Évitez de créer des jalons juste pour le plaisir d’en créer. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les tâches clés que votre équipe doit accomplir pour assurer l’avancement de votre projet.
  • Utiliser des jalons comme des tâches. Les jalons doivent représenter un instant donné dans la chronologie. Les tâches vous sont quant à elles utiles pour assurer un suivi du travail à accomplir pour y parvenir. Les jalons vous serviront alors à représenter le moment où un ensemble de tâches doivent être terminées.
  • Isoler vos jalons du reste du travail. La meilleure façon de respecter vos échéances et de mener à bien votre projet consiste à gérer l’ensemble du travail en un seul et même endroit. Assurez-vous que votre outil de gestion de projet vous donne la possibilité de gérer les tâches, de définir des jalons et de visualiser la progression du projet au même endroit.

Lancez-vous et planifiez vos jalons

Vous savez désormais à quoi correspondent les jalons de projet et êtes conscient de l’impact positif qu’ils peuvent avoir sur la planification, l’exécution et la communication des mises à jour. Vous pouvez les voir comme un instrument supplémentaire dans votre boite à outils de gestion de projet, un instrument dont vous êtes certain de tirer de nombreux avantages. Quand on commence à planifier à l’aide de jalons, on ne peut plus s’en passer !

Prêt à utiliser des jalons dans votre planification ? Il vous faudra tout d’abord faire appel à l’outil de gestion du travail adéquat. Découvrez Asana, l’un des leaders du marché et le meilleur outil de gestion du travail disponible pour votre équipe.

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