Créer un plan de projet vraiment efficace

Les plans de projet sont une composante essentielle pour bien organiser et mettre en œuvre toutes les activités liées à vos projets. Avec un plan efficace, vous commencez à travailler plus rapidement, avec tous les éléments nécessaires au même endroit (buts, budgets, jalons, plans de communication, etc.). En créant un plan pour assurer la réussite de votre projet, vous gagnez du temps et vous vous épargnez de nombreux problèmes par la suite. Lisez cet article et découvrez comment faire.

En quoi les plans de projet sont-ils importants ?

Les plans de projet préparent le terrain pour l’ensemble de votre projet. Sans cela, vous passez à côté de la première étape cruciale du processus de gestion de projet global. Un plan rédigé avec clarté attribue des directives à tous les participants et établit les responsabilités de chacun. Il est là pour confirmer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires avant de vous lancer.

Le plan de projet vous permet aussi d’anticiper les défis potentiels auxquels vous devrez faire face en cours de projet en tant que responsable de son exécution, et ce dès sa planification. D’après une étude menée par le Project Management Institute, il existe une forte corrélation entre la planification d’un projet et sa réussite : mieux un projet est planifié, plus il donnera de résultats. Par conséquent, une bonne maîtrise de la phase de planification améliore également l’efficacité de vos projets et ce qui en ressort.

Les éléments à inclure dans un plan de gestion de projet

Il sera bien plus facile de garder le cap tout au long du projet si votre plan prend en compte toutes les variables essentielles. Pour être parfaitement clair, tout plan de gestion de projet devrait comporter les éléments suivants :

  • Buts et ICP
  • Participants et rôles
  • Budget
  • Jalons et livrables
  • Chronologie et planning
  • Plan de communication

Vous ne savez pas en quoi consistent ces éléments ni sous quelle forme ils devraient se présenter ? Voyons de quoi ils se composent plus en détail :

Buts et ICP

Vous travaillez sur ce projet pour une raison bien définie, qui a pour but de mener votre entreprise, votre équipe ou vous-même vers un objectif final. Mais comment savoir si ce but est atteint lorsque vous ne disposez d’aucun outil pour évaluer votre réussite ?

L’identification des résultats escomptés est une étape importante pour expliquer les raisons derrière un projet et pour permettre à tous de rester sur la même longueur d’onde tout en se focalisant sur les résultats à atteindre. Prenons l’exemple d’un événement au cours duquel vous organisez une conférence annuelle destinée aux professionnels du SEO, sur 3 jours à compter du 22 juin : si vous deviez vous fixer un objectif clair et mesurable, vous pourriez partir sur l’accueil d’au moins 1000 participants.

Votre plan de projet devra également comporter des indicateurs clés de performance (ICP), qui vous permettront d’évaluer votre progression par rapport aux objectifs fixés. Votre objectif est le résultat attendu, tandis que les ICP vous permettent de déterminer si vous êtes en bonne voie pour l’atteindre ou non. Pour en revenir à notre exemple d’événement, le nombre de nouveaux abonnés à la liste de diffusion de promotion de la conférence SEO constituerait un bon ICP.

Participants et rôles

Vous n’êtes probablement pas la seule personne impliquée dans le projet (mais si c’est le cas, ces explications vous seront tout de même utiles). En effet, gérer un projet se fait généralement aux côtés de divers collaborateurs impliqués dans son exécution. Dans votre plan, indiquez quels sont les membres de l’équipe à faire partie du projet, ainsi que le rôle de chacun. Il sera ainsi plus facile de décider des responsabilités pour chaque tâche (nous en reparlerons sous peu) et de communiquer aux participants ce que vous attendez d’eux.

L’utilisation d’un système tel que le modèle DACI vous aide à déterminer qui fait avancer le projet, qui y participe, qui doit être informé de sa progression, et enfin qui approuve les décisions.

Budget

Mener à bien un projet est généralement un processus qui entraîne des dépenses, que ce soit pour rémunérer les travailleurs indépendants engagés pour rédiger votre contenu ou encore le traiteur convié à un événement.

Établissez votre budget avant d’engager la moindre dépense pour vous assurer de son approbation en amont. Vous pourrez alors prendre des décisions budgétaires judicieuses au cours de la phase d’implémentation de votre projet.

Vous pourrez aussi allouer votre budget plus facilement une fois votre plan de projet établi. La planification en amont de votre budget vous aide à déterminer les coûts liés à chaque élément du projet, vous évitant ainsi de mauvaises surprises par la suite.

Jalons et livrables

La planification de votre projet passe également par la définition des jalons, qui sont des objectifs spécifiques représentant certains accomplissements. Vos jalons n’ont pas besoin de comporter de dates de début ou d’échéances, mais leur franchissement est le signe de réalisations importantes en cours de projet. Imaginons par exemple que vous travaillez au développement d’un nouveau produit pour votre entreprise. Vous pouvez ajouter un jalon à la chronologie de votre projet pour indiquer la finalisation du prototype afin de vous aider à mesurer le chemin parcouru jusque-là.

Le livrable est quant à lui le résultat tangible du franchissement d’un jalon. Pour reprendre notre exemple de développement de produit, le jalon s’est ici traduit par la production d’un prototype, qui constitue donc le livrable.

Chronologie et planning

Maintenant que nous avons abordé les responsabilités générales, prenons le temps de peaufiner les détails. Commencez par diviser votre projet en plusieurs tâches en vous assurant de bien y intégrer toutes les parties du processus. Vous pouvez aussi subdiviser les tâches les plus complexes en des tâches plus petites pour en faciliter la gestion.

Attribuez ensuite une date de début et une échéance à chaque tâche et sous-tâche. Ainsi, vous commencerez à voir émerger une chronologie de projet cohérente. N’oubliez pas non plus d’y ajouter les participants concernés et de préciser qui fait quoi et pour quand.

Plan de communication

Comme nous l’avons établi auparavant, la plupart des projets impliquent de multiples acteurs, ce qui entraîne l’utilisation de différents moyens de communication. Vous pouvez décider de définir vos attentes en amont du projet. Il est essentiel de disposer d’un plan de communication pour s’assurer que tout le monde comprend bien ce qui se passe, et pour que chacun puisse suivre la progression du projet et sache quoi faire par la suite. Par ailleurs, en cas de blocage, vous aurez déjà mis en place un système de communication clair.

Lorsque vous élaborez votre plan de communication, essayez de répondre aux questions suivantes :

  • Combien de réunions de projet vous attendez-vous à organiser ? Quels seront leurs objectifs ?
  • Comment vos mises à jour de statut seront-elles gérées ? Où seront-elles partagées ?
  • Quel sera l’outil utilisé pour gérer le projet et pour communiquer la progression et les mises à jour ?

Exemple de plan de projet : calendrier de contenu annuel

Exemple de plan de projet de calendrier de contenu

Pour vous aider à mieux visualiser à quoi devrait ressembler votre plan de gestion de projet, nous allons maintenant vous présenter deux exemples de plans de projets marketing et de conception. Ces derniers vous guideront à travers votre propre planification de projet.

Supposons que vous êtes le responsable contenu de votre entreprise, et que vous avez pour responsabilité de créer et de livrer tout le contenu devant être publié l’année prochaine en respectant un calendrier de contenu marketing spécifique. Vous savez que la première étape à suivre consiste à concevoir votre plan de projet. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

Buts et ICP

Pour la création et la mise en œuvre par rapport à votre calendrier de contenu, vous vous fixez pour objectif d’augmenter l’engagement de 10 %. Vos indicateurs clés de performance (ICP) sont les taux d’ouverture et de clic des e-mails, les abonnés à votre entreprise sur les réseaux sociaux, et enfin le classement de vos éléments de contenu dans les moteurs de recherche.

Participants et rôle de chacun

Cinq personnes seront impliquées dans ce projet.

  • Vous, responsable contenu : concevoir le calendrier et le tenir à jour
  • Bertrand et Jimmy, rédacteurs : produire les résumés et les textes pour chaque élément de contenu
  • Jonathan, éditeur : éditer et fournir du feedback sur le contenu
  • Paula, productrice : publier le contenu une fois celui-ci rédigé et édité
Budget

Vous disposez d’un budget de 50 000 €, couvrant à la fois le calendrier et un an de contenu.

Jalons et livrables

Votre premier jalon consiste à terminer le calendrier de contenu, présentant tous les sujets de l’année. Le livrable prend la forme d’une version partageable du calendrier.

Chronologie/planning

Vous avez déterminé les échéances suivantes pour votre calendrier de contenu :

  • 15 octobre - 12 novembre : phase de recherche pour trouver des idées de sujets de contenu
  • 2 novembre - 30 novembre : définir les sujets d’écriture
  • 1er décembre - 1er janvier : concevoir le calendrier
  • 1er janvier - 31 décembre : tout au long de l’année, le contenu sera rédigé par Bertrand et Jimmy, puis édité par Jonathan
  • 16 janvier - 31 décembre : Paula sera chargée de lancer la publication et de la poursuivre au fil de l’année.
Plan de communication

Votre plan de communication prévoit d’organiser une réunion de lancement, suivie de réunions de statut mensuelles. L’envoi de mises à jour de statut hebdomadaires se fera tous les vendredi après-midi. Enfin, l’ensemble des communications en rapport avec le projet passera par un outil de gestion de projet.

Exemple de plan de projet : refonte de site Web

Exemple de plan de projet de conception général

Dans cet exemple, votre site Web est enfin mis à jour pour bénéficier d’un nouveau design (enfin, parlons ici plutôt d’une refonte complète). Étant donné le large périmètre et les attentes élevées suscitées par ce projet de la part de différents acteurs, il vous faut concevoir un plan détaillé.

Buts et ICP

Vous avez pour principal objectif d’augmenter de 15 % les conversions sur le site Web de votre entreprise d’ici la fin de l’année. Vos ICP sont le nombre quotidien de visiteurs qui s’inscrivent à votre essai gratuit ainsi que le taux de conversion d’inscription.

Participants et rôle de chacun
  • Vous, responsable contenu : planifier et gérer le projet
  • Sophie, chercheuse UX : mener des recherches et fournir des renseignements pour chaque élément
  • James et Jennifer, conception : produire de nouveaux designs pour le site Web
  • Sarah, contenu : rédiger les textes et produire le contenu pour tous les nouveaux composants ou pages Web
  • Kate, développeuse Web : mettre en œuvre le nouveau site Web
  • Robert, responsable développement Web : mettre en œuvre l’assurance qualité et lancer le nouveau site Web
  • Émilie, responsable marketing : fournir du feedback et approuver les éléments du projet
Budget

Le budget alloué à la refonte du nouveau site Web s’élève à 30 000 €.

Jalons et livrables

Vous franchirez votre premier jalon lorsque la phase de recherche sera terminée et que Sophie aura envoyé un rapport (le livrable) contenant des recommandations sur la marche à suivre pour le design et le contenu.

Chronologie/planning
  • Mars - mai : Sophie mènera toutes les recherches nécessaires à la refonte du site.
  • Mai - juillet : James et Sarah travailleront en parallèle sur la création du design et du contenu.
  • Début août : Kate lancera le nouveau site Web contenant les designs de James et le contenu de Sarah.
Plan de communication

Pour ce qui est du plan de communication, on utilisera un outil de gestion de projet pour regrouper les tâches, les communications et les ressources au même endroit, afin qu’elles soient aisément accessibles à tous les participants. Une réunion de lancement sera organisée en amont du projet, de même qu’après le franchissement de chaque jalon. Toutes les autres communications seront elles aussi gérées à partir de l’outil, notamment les mises à jour de statut et les nouvelles demandes de travaux.

Comment ClassPass gère ses plans de projet de A à Z

Kerry Hoffman est chef de projet principal des opérations marketing à ClassPass. Elle supervise l’ensemble des projets marketing entrepris par les équipes de création, de la croissance et du contenu. Voici les trois stratégies clés qu’elle emploie pour bien gérer ses plans de projet :

  • Identifier les différents participants dès le départ : quelle que soit la taille de votre projet, vous devez pouvoir identifier les acteurs du projet et leur rôle pour être sûr d’impliquer les bonnes personnes à chaque étape. Cela vous permettra aussi de clarifier les processus de révision et d’approbation avant même que vos équipes ne commencent à travailler.
  • Décider des modes de communication à employer pour votre projet : déterminez où et quand votre communication de projet doit se faire pour être sûr de recueillir toutes les informations clés au bon endroit et ainsi permettre à tous les intervenants de rester alignés.
  • Faire preuve d’adaptabilité et étudier les méthodes de travail des différents acteurs : la gestion de projet ne se passe pas toujours comme prévu. Faire preuve d’adaptabilité et adopter une attitude proactive permet à vos projets de se dérouler sans encombre. Vous avez également tout intérêt à observer les méthodes de travail des membres du projet et à en prendre compte lors de la création de votre plan. L’exécution du projet n’en sera que plus aisée.

Concevez votre prochain plan de projet comme un pro

Félicitations, vous êtes devenu un pro de la planification de projet ! En suivant ces étapes tout en faisant preuve d’un peu de patience et de beaucoup d’organisation, vous êtes parvenu à rédiger un plan de projet efficace.

À partir de maintenant, votre équipe et vous-même serez en mesure de garder le cap sur vos projets et de résoudre les problèmes en amont. Grâce à un outil de gestion de projet comme Asana, vous pouvez mettre en œuvre chacune des étapes de votre plan de projet en toute sérénité.

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