Créer un plan de projet vraiment efficace

Les plans de projet sont une composante essentielle pour bien organiser et mettre en œuvre toutes les activités liées à vos projets. Avec un plan efficace, vous commencez à travailler plus rapidement, avec tous les éléments nécessaires au même endroit (buts, budgets, jalons, plans de communication, etc.). En créant un plan pour assurer la réussite de votre projet, vous gagnez du temps et vous vous épargnez de nombreux problèmes par la suite.

En quoi consiste un plan de projet ?

Un plan de projet peut s’apparenter à un schéma présentant tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre les objectifs de ce projet. Le plan doit inclure des informations relatives au calendrier, à la portée et aux livrables du projet. En outre, vous devez le créer sur une plateforme qui permette à chacun des membres de votre équipe d’y accéder. Le concevoir et le conserver au sein d’un système de gestion du travail vous permet de planifier, suivre et générer des rapports sur le travail effectué, le tout au même endroit.

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Si vous n’êtes pas certain de comprendre en quoi consiste un plan de projet, voici en quoi il diffère des autres éléments du projet :

Plan de projet et portée du projet

La portée du projet en détermine la taille et les limites. Votre plan de projet doit prévoir de définir cette portée et de la partager à l’ensemble des parties prenantes. Si vous vous inquiétez d’une éventuelle dérive des objectifs, vous pouvez toujours vous référer à la portée prédéfinie de votre plan de projet pour revenir dans le droit chemin.

Plan de projet et calendrier de projet

Le calendrier de projet constitue seulement l’un des éléments de votre plan de projet. Pour qu’un plan de projet soit exhaustif, il doit aussi apporter des informations sur d’autres éléments clés, tels que les participants, les objectifs et les jalons.

Plan de projet et projet agile

La gestion de projet Agile offre un cadre aux équipes, qui les aide à diviser le travail à effectuer en itérations pour une meilleure collaboration. Les cadres de travail Agile sont souvent utilisés en association à une méthodologie Scrum pour la planification de sprints. Comme pour tous les autres projets, une équipe Agile a tout intérêt à avoir un plan de projet à disposition avant même de travailler.

[À lire : Asana pour Agile et Scrum]

En quoi les plans de projet sont-ils importants ?

Les plans de projet préparent le terrain pour l’ensemble de votre projet. Sans cela, vous passez à côté de la première étape cruciale du processus de gestion de projet global. Un plan de gestion de projet rédigé avec clarté attribue des directives à tous les participants et établit les responsabilités de chacun. Il est là pour confirmer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires avant de vous lancer.

Le plan de projet vous permet aussi d’anticiper les défis potentiels auxquels vous devrez faire face en cours de projet en tant que responsable de son exécution, et ce dès sa planification. D’après une étude menée par le Project Management Institute, il existe une forte corrélation entre la planification d’un projet et sa réussite : mieux un projet est planifié, plus il donnera de résultats. Par conséquent, une bonne maîtrise de la phase de planification améliore également l’efficacité de vos projets et ce qui en ressort.

Rédiger un plan de projet efficace en 7 étapes

Pour créer un plan de gestion de projet aussi clair que possible, vous devez avoir les moyens d’assurer le suivi de l’ensemble des variables. Indépendamment du type de projet que vous planifiez, chaque plan de projet doit comprendre ce qui suit :

  • Objectifs
  • Indicateurs de réussite
  • Participants et rôles
  • Budget
  • Jalons et livrables
  • Chronologie et planning
  • Plan de communication

Vous ne savez pas en quoi consistent ces éléments ni sous quelle forme ils devraient se présenter ? Voyons de quoi ils se composent plus en détail :

Étape 1 : définir les objectifs

Vous travaillez sur ce plan de projet pour une raison bien définie, qui a pour but de mener votre entreprise, votre équipe ou vous-même vers un objectif final. Mais comment savoir si ce but est atteint lorsque vous ne disposez d’aucun outil pour évaluer votre réussite ?

Chaque plan de projet doit clairement préciser quels sont les résultats escomptés. Non seulement l’identification de ces objectifs explique quelles sont les raisons derrière le plan de projet, mais elle permet aussi à tous de rester sur la même longueur d’onde tout en se focalisant sur les résultats à atteindre. Par ailleurs, plusieurs études démontrent que les employés qui visualisent clairement en quoi leur travail individuel contribue aux objectifs de leur entreprise sont deux fois plus motivés que leurs collègues. Or, seuls 26 % des employés ont une telle visibilité sur leurs activités. Quelle en est la raison ? C’est tout simple : trop souvent, la définition des objectifs n’est pas liée au travail effectif. Définir des objectifs dans le cadre de votre plan de projet vous permet d’établir des liens entre le travail de votre équipe et les résultats escomptés.

[À télécharger : le guide Asana des OKR]

Gardez à l’esprit que votre plan de projet indique à votre équipe la direction à suivre pour atteindre ses objectifs. En intégrant vos objectifs à votre plan, vos dotez votre équipe d’une véritable boussole. Au moment de définir la portée du projet ou le calendrier s’y rapportant, pensez à régulièrement jeter un œil à vos objectifs pour vous assurer que vous êtes sur le bon chemin : celui qui mène vers la réalisation de vos objectifs.

Étape 2 : définir des indicateurs de réussite

Une fois vos objectifs définis, établissez des indicateurs de réussite pour vous assurer qu’ils sont mesurables. Ces objectifs représentent les résultats escomptés, tandis que les indicateurs de réussite vous permettent de déterminer si vous êtes en bonne voie pour les atteindre ou non. Assurez-vous que vos indicateurs de réussite sont clairs et quantifiables, de façon à aisément identifier si vos objectifs ont été atteints ou non en fin de projet.

Prenons l’exemple d’un événement au cours duquel vous organisez une conférence annuelle destinée aux professionnels du SEO, sur 3 jours à compter du 22 juin : si vous deviez vous fixer un objectif clair et mesurable, vous pourriez souhaiter accueillir au moins 1 000 participants.

Étape 3 : établir la liste des participants et les rôles

En général, la gestion de projet implique un certain nombre de collaborateurs dans sa mise en œuvre. Dans votre plan de gestion de projet, indiquez quels sont les membres de l’équipe à faire partie du projet, ainsi que le rôle de chacun. Il sera ainsi plus facile de décider des responsabilités pour chaque tâche (nous en reparlerons sous peu) et de communiquer aux participants ce que vous attendez d’eux.

Lors de ce processus, il importe de définir les rôles et responsabilités de chaque participant, afin de répondre à ce type de questions : qui est directement responsable de la réussite du projet ? Doit-on impliquer des décideurs en amont de toute finalisation ? Quels participants issus d’autres équipes doivent être ajoutés au plan de projet ? Y a-t-il des facteurs de gestion des risques à prendre en compte ?

L’utilisation d’un système tel que le modèle DACI vous aidera à déterminer qui fait avancer le projet, qui y participe, qui doit être informé de sa progression, et enfin qui approuve les décisions.

Les rôles et l’étendue des responsabilités de chacun étant désormais clairement définis, il convient d’ajouter ces informations à votre plan de projet. Une fois finalisé, ce plan deviendra la source unique de référence de l’ensemble des parties prenantes.

[À lire : 10 stratégies pour bien gérer plusieurs projets à la fois]

Étape 4 : définir le budget

Mener à bien un projet est généralement un processus qui entraîne des dépenses, que ce soit pour rémunérer les travailleurs indépendants engagés pour rédiger votre contenu ou encore le traiteur convié à un événement.

Maintenant que votre plan de projet intègre vos objectifs et la liste des collègues concernés, vous pouvez vous appuyer sur ces informations pour établir votre budget. Par exemple, s’il s’agit d’un projet pluridisciplinaire impliquant plusieurs services, le coût du projet sera-t-il réparti entre ces derniers ? Imaginons que l’un de vos indicateurs de réussite se rapporte au nombre de participants à un événement ou à de nouveaux utilisateurs : le budget prévisionnel couvre-t-il vos besoins ?

Établir votre budget au moment de la planification du projet (et avant qu’aucune dépense ne soit engagée) vous permet de le faire valider en amont. Vous pourrez alors prendre des décisions budgétaires judicieuses au cours de la phase d’implémentation du projet. Vous pourrez aussi allouer votre budget plus facilement une fois votre plan de projet établi, en ayant une parfaite connaissance à la fois des objectifs et des parties prenantes impliquées. La planification en amont de votre budget vous aide à déterminer les coûts liés à chaque élément du projet, vous évitant ainsi de mauvaises surprises par la suite.

Étape 5 : intégrer jalons et livrables

La planification de votre projet passe également par la définition des jalons, qui sont des objectifs spécifiques représentant certains accomplissements. Vos jalons n’ont pas besoin de comporter de dates de début ou d’échéances, mais leur franchissement est le signe de réalisations importantes en cours de projet. Imaginons par exemple que vous travaillez au développement d’un nouveau produit pour votre entreprise. Vous pouvez ajouter un jalon à la chronologie de votre projet pour indiquer la finalisation du prototype afin de vous aider à mesurer le chemin parcouru jusque-là.

[À lire : définir et franchir les jalons d’un projet]

Le livrable est quant à lui le résultat tangible du franchissement d’un jalon. Pour reprendre notre exemple de développement de produit, le jalon s’est ici traduit par la production d’un prototype, qui constitue donc le livrable. Découvrez notre modèle gratuit de plan de projet et articulez votre projet autour de livrables et de jalons, en toute simplicité. Ainsi, chaque membre de l’équipe a une vision claire à la fois du travail impliqué par la portée du projet et des jalons à franchir.

Étape 6 : établir la chronologie et le planning

Maintenant que nous avons abordé les responsabilités générales, prenons le temps de peaufiner les détails. Ouvrez votre modèle de plan de projet et commencez par diviser votre projet en plusieurs tâches, en vous assurant de bien y intégrer toutes les parties du processus. Vous pouvez aussi subdiviser les tâches les plus complexes en des tâches plus petites pour en faciliter la gestion.

Attribuez ensuite une date de début et une échéance à chaque tâche et sous-tâche. Ainsi, vous commencerez à voir émerger une chronologie de projet cohérente. N’oubliez pas non plus d’y ajouter les participants concernés et de préciser qui fait quoi et pour quand.

[À lire : créer des chronologies et plannings de projet pour se faciliter le travail]

Étape 7 : partager le plan de communication

Comme nous l’avons établi auparavant, la plupart des projets impliquent de multiples acteurs, ce qui entraîne l’utilisation de différents moyens de communication. Dans votre plan de projet, vous pouvez décider de définir vos attentes en amont du projet. Il est essentiel de disposer d’un plan de communication pour s’assurer que tout le monde comprend bien ce qui se passe, et pour que chacun puisse suivre la progression du projet et sache quoi faire par la suite. Par ailleurs, en cas de blocage, vous aurez déjà mis en place un système de communication clair.

Lorsque vous élaborez votre plan de communication, essayez de répondre aux questions suivantes :

  • Combien de réunions de projet vous attendez-vous à organiser ? Quels seront leurs objectifs ?
  • Comment vos mises à jour de statut seront-elles gérées ? Où seront-elles partagées ?
  • Quel sera l’outil utilisé pour gérer le projet et pour communiquer la progression et les mises à jour ?

Comme pour tous les autres éléments, assurez-vous que votre plan de communication est aisément accessible au sein de votre plan de projet. L’ensemble des parties prenantes pourra ainsi facilement retrouver ces instructions pendant les phases de planification et d’exécution du projet.

Exemples de plans de projet

Pour vous aider à mieux visualiser à quoi devrait ressembler votre plan de gestion de projet, nous allons maintenant vous présenter deux exemples de plans de projets marketing et de conception. Ces derniers vous guideront à travers votre propre planification de projet.

Exemple de plan de projet : calendrier de contenu annuel

Exemple de plan de projet de calendrier de contenu

Supposons que vous êtes le responsable contenu de votre entreprise, et que vous avez pour responsabilité de créer et de livrer tout le contenu devant être publié l’année prochaine en respectant un calendrier de contenu marketing spécifique. Vous savez que la première étape à suivre consiste à concevoir votre plan de projet. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

Objectifs et indicateurs de réussite

Pour la création et la mise en œuvre des activités liées à votre calendrier de contenu, vous vous fixez pour objectif d’augmenter l’engagement de 10 %. Vos indicateurs de réussite sont les taux d’ouverture et de clic des e-mails, les abonnés à votre entreprise sur les réseaux sociaux, et enfin le classement de vos éléments de contenu dans les moteurs de recherche.

Participants et rôle de chacun

Cinq personnes seront impliquées dans ce projet.

  • Vous, responsable contenu : concevoir le calendrier et le tenir à jour
  • Bertrand et Jimmy, rédacteurs : produire les résumés et les textes pour chaque élément de contenu
  • Jonathan, éditeur : éditer et fournir du feedback sur le contenu
  • Paula, productrice : publier le contenu une fois celui-ci rédigé et édité
Budget

Vous disposez d’un budget de 50 000 €, couvrant à la fois le plan de projet et un an de contenu.

Jalons et livrables

Votre premier jalon consiste à terminer le calendrier de contenu, présentant tous les sujets de l’année. Le livrable prend la forme d’une version partageable du calendrier. Les jalons et livrables doivent être clairement identifiés sur votre calendrier de projet.

Chronologie/planning

Vous avez déterminé les échéances suivantes pour votre plan de projet relatif au calendrier de contenu :

  • 15 octobre - 12 novembre : phase de recherche pour trouver des idées de sujets de contenu
  • 2 novembre - 30 novembre : définir les sujets d’écriture
  • 1er décembre - 1er janvier : concevoir le calendrier
  • 1er janvier - 31 décembre : tout au long de l’année, le contenu sera rédigé par Bertrand et Jimmy, puis édité par Jonathan
  • 16 janvier - 31 décembre : Paula sera chargée de lancer la publication et de la poursuivre au fil de l’année.
Plan de communication

Votre plan de communication prévoit d’organiser une réunion de lancement, suivie de réunions de statut mensuelles. L’envoi de mises à jour de statut hebdomadaires se fera tous les vendredi après-midi. Enfin, l’ensemble des communications en rapport avec le projet passera par un outil de gestion de projet.

Exemple de plan de projet : refonte de site Web

Exemple de plan de projet de conception général

Dans cet exemple, votre site Web est enfin mis à jour pour bénéficier d’un nouveau design (enfin, parlons ici plutôt d’une refonte complète). Étant donné le large périmètre et les attentes élevées suscitées par ce projet de la part de différents acteurs, il vous faut concevoir un plan détaillé. Voici à quoi pourrait ressembler votre plan de projet :

Objectifs et indicateurs de réussite

Selon votre plan de projet, vous avez pour principal objectif d’augmenter de 15 % les conversions sur le site Web de votre entreprise d’ici la fin de l’année. Vos indicateurs de réussite sont le nombre quotidien de visiteurs qui s’inscrivent à votre essai gratuit ainsi que le taux de conversion d’inscription.

Participants et rôle de chacun
  • Vous, responsable contenu : planifier et gérer le projet
  • Sophie, chercheuse UX : mener des recherches et fournir des renseignements pour chaque élément
  • James et Jennifer, conception : produire de nouveaux designs pour le site Web
  • Sarah, contenu : rédiger les textes et produire le contenu pour tous les nouveaux composants ou pages Web
  • Kate, développeuse Web : mettre en œuvre le nouveau site Web
  • Robert, responsable développement Web : mettre en œuvre l’assurance qualité et lancer le nouveau site Web
  • Émilie, responsable marketing : fournir du feedback et approuver les éléments du projet
Budget

Le budget alloué à la refonte du nouveau site Web s’élève à 30 000 €.

Jalons et livrables

Vous franchirez votre premier jalon lorsque la phase de recherche sera terminée et que Sophie aura envoyé un rapport (le livrable) contenant des recommandations sur la marche à suivre pour le design et le contenu.

Chronologie/planning
  • Mars - mai : Sophie mènera toutes les recherches nécessaires à la refonte du site.
  • Mai - juillet : James et Sarah travailleront en parallèle sur la création du design et du contenu.
  • Début août : Kate lancera le nouveau site Web contenant les designs de James et le contenu de Sarah.
Plan de communication

Pour ce qui est du plan de communication, on utilisera un outil de gestion de projet pour regrouper les tâches, les communications et les ressources au même endroit, afin qu’elles soient aisément accessibles à tous les participants. Une réunion de lancement sera organisée en amont du projet, de même qu’après le franchissement de chaque jalon. Toutes les autres communications seront elles aussi gérées à partir de l’outil, notamment les mises à jour de statut et les nouvelles demandes de travail.

Comment ClassPass gère ses plans de projet de A à Z

Kerry Hoffman est chef de projet principal des opérations marketing à ClassPass. Elle supervise l’ensemble des projets marketing entrepris par les équipes de création, de la croissance et du contenu. Voici les trois stratégies clés qu’elle emploie pour bien gérer ses plans de projet :

  • Identifier les différents participants dès le départ : quelle que soit la taille de votre projet, vous devez pouvoir identifier les acteurs du projet et leur rôle pour être sûr d’impliquer les bonnes personnes à chaque étape. Cela vous permettra aussi de clarifier les processus de révision et d’approbation avant même que vos équipes ne commencent à travailler.
  • Décider des modes de communication à employer pour votre projet : déterminez où et quand votre communication de projet doit se faire pour être sûr de recueillir toutes les informations clés au bon endroit et ainsi permettre à tous les intervenants de rester alignés.
  • Faire preuve d’adaptabilité et étudier les méthodes de travail des différents acteurs : la gestion de projet ne se passe pas toujours comme prévu. Faire preuve d’adaptabilité et adopter une attitude proactive permet à vos projets de se dérouler sans encombre. Vous avez également tout intérêt à observer les méthodes de travail des membres du projet et à en prendre compte lors de la création de votre plan. L’exécution du projet n’en sera que plus aisée.

[À lire : les bonnes pratiques de la production créative, par Kerry Hoffman (ClassPass)]

Concevez votre prochain plan de projet comme un pro

Félicitations, vous êtes devenu un pro de la planification de projet ! En suivant ces étapes tout en faisant preuve d’un peu de patience et de beaucoup d’organisation, vous êtes parvenu à rédiger un plan de projet efficace.

À partir de maintenant, votre équipe et vous-même serez en mesure de garder le cap sur vos projets et de résoudre les problèmes en amont. Grâce à un outil de gestion de projet comme Asana, vous pouvez mettre en œuvre chacune des étapes de votre plan de projet en toute sérénité.

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