Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Rapports d’avancement de projet
  • À découvrir dans cet article :
    • Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet et en quoi est-il important ?
    • Rédiger un rapport parfait
    • Créer votre propre rapport à partir d’un modèle et d’exemples
    • Les bonnes pratiques pour vos rapports de projet
    • Les éléments à prendre en compte dans une synthèse finale de projet

À votre arrivée au travail le matin, vous ouvrez vos e-mails et découvrez trois demandes de mise à jour de statut pour l’un de vos projets. Votre superviseur veut savoir quand le budget sera finalisé, une collègue vous demande combien de temps elle doit consacrer à ce projet, et enfin le directeur du marketing demande quel sera l’impact du retard pris sur les objectifs du premier trimestre.

Les demandes à répétition sur tous les fronts peuvent être épuisantes, mais il existe un autre moyen plus efficace d’informer les participants au projet des dernières mises à jour : les rapports d’avancement de projet.

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet et en quoi est-il important ?

Les rapports d’avancement de projet sont des mises à jour publiées en temps opportun (nous discuterons de leur fréquence plus tard) concernant la progression de vos projets. Ils répondent aux questions que chacun se pose (avant même qu’ils ne les posent). Rédigés de manière concise, ils fournissent des informations d’ordre général au lieu de s’attarder sur les petits détails.

La publication régulière de rapports concernant l’avancement des projets revêt une grande importance. En effet, ils permettent de tenir toutes les parties informées de votre progression. Vous prenez ainsi une longueur d’avance et recevez beaucoup moins de demandes de renseignements sur vos projets. Ces rapports montrent que vous êtes sur la bonne voie et rassurent tout le monde.

Et si votre projet est en retard, vos rapports permettront aux autres de prendre connaissance de cette situation et de savoir ce qui est fait pour y remédier. Vous démontrez ainsi votre attitude volontaire et votre envie de tout remettre sur la bonne voie. (Une chronologie est également un excellent complément à votre gestion de projet.)

Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Alors, comment s’y prendre pour créer des rapports d’avancement de projet ? Commencez par mettre en place une structure claire, que vous utiliserez systématiquement pour tous vos rapports. Vous devez également vous assurer que ces derniers correspondent à vos énoncés de projet afin de ne pas vous éloigner du sujet.

Suivez ce guide pour mieux identifier les éléments à prendre en compte dans votre rapport d’avancement de projet. Nous mettrons chaque étape en pratique à l’aide d’un exemple de projet de suivi de la satisfaction du personnel.

1. Nommer le rapport

Pour éviter toute confusion, le plus pratique reste encore tout simplement de lui attribuer le même nom qu’au projet. Si vous publiez régulièrement ce rapport, pensez également à y inclure une date ou tout autre forme d’horodatage.

Exemple : Février 2019 - Projet de suivi de la satisfaction du personnel

2. Indiquer si le projet est dans les délais, présente des risques ou est en retard

Trouvez un outil de gestion de projet qui vous permette de communiquer l’état d’avancement de votre projet, qu’il soit ou non dans les temps. Vous pouvez par exemple utiliser un code couleur (vert = dans les délais, jaune = présente des risques, rouge = en retard).

Exemple : Le statut du projet est dans les délais.

3. Écrire un bref résumé du rapport

Le résumé du rapport doit être bref, environ 2 à 3 phrases. Le but ici est de donner aux lecteurs qui n’ont peut-être pas le temps de lire l’intégralité du rapport un rapide aperçu des faits les plus notables.

Exemple : Les résultats de notre enquête sont en cours d’analyse. Le comité d’engagement travaille avec l’équipe de direction sur les nouvelles initiatives de motivation à mettre en œuvre.

4. Choisir 2 à 3 domaines clés ou jalons à mettre en avant

Choisissez ce sur quoi vous avez le plus travaillé depuis votre dernière mise à jour. Par exemple, préparez une liste chronologique de ce qui aurait dû être fait, de ce qui l’a été, du travail en cours et de celui à venir. Vous pouvez aussi décider de regrouper les mises à jour par activité (conception, rédaction, développement web) ou encore par jalons du projet (organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback).

Exemple : Organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback

5. Ajouter une présentation générale de chaque domaine clé

Pour chaque domaine clé, indiquez en quelques points les progrès effectués, les objectifs atteints et le travail à venir.

Exemple : Résultats de l’enquête

  • 70 % des employés ont répondu à l’enquête de satisfaction
  • Notre taux de satisfaction global est de 80 %
  • Les résultats sont analysés par l’équipe de direction avant la prochaine réunion du comité d’engagement
6. Ajouter des liens vers d’autres documents ou outils

Bien qu’il ne soit pas souhaitable d’y inclure tous les détails du déroulement du projet, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour ces derniers, ajoutez des liens vers des documents ou outils qui leurs permettront de creuser dans les détails.

Exemple : Un lien vers le questionnaire de satisfaction envoyé aux employés

7. Pointer tout problème ou défi rencontré

Tous les projets sont amenés à rencontrer des points de blocage. En tenant les intervenants au courant des problèmes identifiés, vous aidez tout le monde à s’adapter en conséquence et à garder le cap.

Exemple : L’équipe de direction souhaite examiner les résultats avant que le comité d’engagement ne se réunisse à nouveau, mais ne pourra le faire avant trois semaines. L’ensemble de notre calendrier s’en voit retardé.

8. Intégrer des notes ou mentions complémentaires

Cela peut être une liste des étapes à venir, des remerciements ou tout autre chose que vous souhaiteriez mettre en avant.

Exemple : Un grand merci à Sarah A. pour avoir envoyé tous ces communiqués aux employés afin de les encourager à participer à l’enquête.

Modèle pour créer votre propre rapport d’avancement de projet

Si vous voulez mettre en pratique sans attendre ce que vous avez appris dans la section précédente, rédigez votre prochain rapport d’avancement de projet à partir de ce modèle facile à remplir :

Nom du rapport :

Donnez un nom à votre rapport. Il peut s’agir du nom de votre projet accompagné de la date du jour.

État du projet :

Est-il dans les délais, susceptible d’être en retard, ou en retard ?

Résumé :

Ajoutez ici une brève description des points les plus importants à retenir.

1er sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

2ème sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

3ème sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

Problèmes/défis :

Faites-vous face à des difficultés ? Comment comptez-vous les résoudre ?

Remarques supplémentaires ou autre point important :

Y-a-t-il autre chose que votre équipe devrait savoir ?

Exemple de rapport d’avancement de projet

Si disposer d’un guide pour rédiger vos rapports d’avancement vous est effectivement d’une grande aide, il n’y a rien de mieux qu’un cas pratique pour bien illustrer à quoi pourraient ressembler vos mises à jour. Nous nous sommes dit que vous penseriez la même chose, c’est pourquoi nous vous proposons cet exemple, qui devrait vous être utile.

Cela dit, il n’existe pas une façon unique de rédiger un rapport d’avancement et le vôtre ne ressemblera probablement pas exactement à celui-ci. Mais du moment que vos rapports comprennent des informations pertinentes, vous êtes sur le bon chemin.

Nom du rapport : Lancement de l’e-book

Statut du projet : Dans les délais

Résumé :

Nous en sommes encore à la définition du concept, mais nous choisirons un sujet cette semaine. Les équipes de contenu et de conception sont prêtes à commencer dès que nous leur donnerons le feu vert.

Concept :

  • L’équipe de planification s’est réunie pour discuter du thème général.
  • Pour le moment, nous avons retenu trois idées. Nous en choisirons une vendredi.
  • Les instructions seront communiquées à l’équipe de contenu jeudi prochain.

Contenu :

  • L’équipe de contenu est prête à commencer la rédaction des articles dès que nous aurons finalisé l’idée principale.
  • Ils ont regroupé les informations à inclure au sujet de l’entreprise.

Conception :

  • L’équipe de conception a étudié cinq exemples d’e-book pour déterminer le style à suivre.
  • Ils s’accorderont sur un modèle d’ici mardi.

Remarques supplémentaires ou autre point important :

  • Jennifer étant absente toute la semaine prochaine, merci d’adresser vos questions de contenu à Sarah.
  • Un grand merci à Henri pour avoir regroupé et organisé une liste aussi vaste de sujets parmi lesquels choisir !

Problèmes/défis :

Comme vous le savez tous, le délai pour cet e-book est serré. Il est essentiel que chacun d’entre nous utilise notre outil de gestion de projet afin que tout soit bien organisé et que nous restions dans les temps. Merci !

Les bonnes pratiques pour la création de rapports de projet

Vous avez désormais connaissance des éléments à inclure dans vos rapports d’avancement de projet. Toutefois, certaines questions restent peut-être encore en suspens. Les bonnes pratiques listées ci-dessous devraient vous aider à trouver la formule gagnante.

À quelle fréquence faut-il publier ces rapports ?

Un excellent moyen d’effectuer le suivi des projets consiste à adopter une cadence hebdomadaire. Attribuez-vous une tâche pour vous rappeler de toujours envoyer vos rapports d’avancement un certain jour de la semaine. Les personnes concernées en prendront l’habitude et attendront vos mises à jour, ce qui réduira la fréquence de leurs demandes (et elles apprécieront d’être tenues informées).

Cet envoi de rapport hebdomadaire devrait vous éviter certaines réunions en lien avec le projet (les réunions inutiles ayant des conséquences fâcheuses). Vous pourrez ainsi passer plus de temps sur vos travaux plus importants.

Qui faut-il y inclure ?

Cela dépend du projet et des personnes qui y participent, mais généralement, vous devez envoyer des mises à jour à tous ceux qui travaillent sur votre projet. Si votre projet a bien été défini, vous savez déjà qui est impliqué puisque vous en avez dressé la liste.

Même si le rapport d’avancement de cette semaine ne concerne pas l’un des participants, il est tout de même préférable de partager votre mise à jour avec tout le monde. Il est important que chacun ait une vue d’ensemble du projet.

Quel doit être leur niveau de détail ?

Un rapport d’avancement de projet ne doit pas plonger dans les moindres détails. Voyez-le plutôt comme un aperçu global : seules les informations les plus importantes qui concernent la plupart des participants doivent y être incluses.

Vous devez toujours y indiquer si le projet est dans les temps, présente des risques ou est en retard, fournir un bref résumé de ce qui a été réalisé, annoncer les étapes à venir, et enfin, ajouter des liens vers des ressources complémentaires pour ceux qui souhaiteraient entrer dans les détails.

Où le créer et quels outils utiliser ?

Rapport d’avancement de projet

Pour rédiger et conserver vos rapports d’avancement, la meilleure solution reste encore de faire appel à un outil de gestion de projet. Vous pourrez vous en servir pour conserver tout ce qui est lié au projet en un seul endroit (calendriers, instructions, documents, messages, etc.), ce que ne permet pas la gestion de projet sur des feuilles de calcul, puis envoyer vos rapports par e-mail. Ces derniers pourront être facilement partagés et les participants pourront consulter les archives à tout moment, leur évitant ainsi de vous envoyer des e-mails à cet effet.

Fin du projet : résumer le travail réalisé

Les rapports d’avancement dont nous avons parlé tout au long de cet article sont toujours envoyés dans le cadre d’un projet en cours afin de tenir tout le monde informé. Cependant, une fois le projet arrivé à son terme, il est judicieux de dresser un rapport récapitulatif final. L’objectif de ce dernier est de présenter aux personnes concernées une synthèse des travaux effectués et de clôturer officiellement le projet.

Encore une fois, il est ici question de donner un aperçu global. Plutôt que d’y inclure des mises à jour et un statut, vous expliquerez brièvement comment le projet s’est déroulé. Voici quelques questions auxquelles ce dernier rapport doit répondre :

  • Quels étaient les objectifs du projet et ont-ils été atteints ?
  • Le projet a-t-il été terminé dans les temps et selon le budget prévu (le cas échéant) ?
  • Quel sont les motifs de réussite notables ?
  • Quelles difficultés avons-nous rencontrées ?
  • Quelles leçons pouvons-nous tirer pour de futurs projets ?

Tenez tous les intervenants informés grâce à des rapports d’avancement exemplaires

Si vous souhaitez que votre prochain projet sorte du lot, essayez de mettre en place des mises à jour hebdomadaires. Elles permettront à votre équipe de rester productive et efficace, ainsi que de connaître ses responsabilités. De plus, chacun disposera d’un aperçu rapide (et attrayant) pour suivre toutes les évolutions. Utilisez les ressources fournies dans cet article pour créer des rapports qui apportent les bonnes informations, sans pour autant trop rentrer dans les détails. Trouvez un outil de gestion de projet tel qu’Asana pour gagner du temps et adopter la meilleure organisation possible.

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