Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace en 8 étapes

Portrait du contributeur – Jenny ThaiJenny Thai15 juillet 202213 min de lecture
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Rapports d’avancement de projet
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Résumé

Un rapport d’avancement de projet efficace est le meilleur moyen de coordonner vos parties prenantes tout au long du projet. Ces mises à jour générales tiennent votre équipe informée de la tournure du projet. Vous prenez ainsi les devants et pouvez corriger le tir si nécessaire, pour ne manquer aucun délai. Découvrez comment créer un rapport d’avancement de projet en quelques étapes simples et profitez d’un modèle prêt à l’emploi.

La fin de semaine arrive, et vous vous retrouvez de nouveau à devoir fouiller dans des feuilles de calcul, e-mails et autres outils pour rassembler les informations nécessaires au suivi de l’avancement de votre projet. 

Il est crucial d’informer votre équipe de l’avancement du projet pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde, identifier les risques de manière proactive, rester sur la bonne voie et respecter le budget. Toutefois, rassembler ces informations à partir de plusieurs sources est un important facteur de « work about work », ces petites tâches répétitives qui ralentissent celles à la valeur ajoutée bien plus élevée. 

Au lieu de rassembler ces informations manuellement, utilisez un modèle de rapport d’avancement de projet afin de fluidifier ce processus. Vous passerez ainsi moins de temps à recueillir des informations superflues qu’à travailler sur ce qui compte vraiment. 

Que vous vous prépariez à créer votre tout premier rapport d’avancement de projet ou que vous cherchiez à remplacer votre système actuel, nous allons tout vous expliquer : ce qu’est un rapport d’avancement, comment le créer et comment l’utiliser pour toujours respecter vos échéances. C’est parti !

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet ?

Le rapport d’avancement de projet est une mise à jour sur la progression de votre projet. Très concis, il présente des informations générales sur cette progression afin que les membres de l’équipe sachent en un coup d’œil ce qu’il se passe au sein du projet. Avec un rapport envoyé en temps opportun, vous êtes certain que l’ensemble de votre équipe projet ainsi que les parties prenantes transverses sont informés des délais, des freins et des prochaines étapes. 

Il est important de communiquer régulièrement des rapports d’avancement de projet afin de coordonner toutes les parties prenantes au fil du projet. Ces rapports répondent à toutes les questions avant même que les membres d’équipe n’aient eu le temps de les poser. Ils informent votre équipe du bon respect des délais, vous permettant à tous de travailler en confiance.

La fréquence de publication des rapports d’avancement de projet dépend de votre chronologie de projet. Certains projets tirent profit d’une communication hebdomadaire, d’autres d’une mensuelle ; établissez donc la fréquence selon les besoins des parties prenantes. Ces rapports d’avancement ne sont pas destinés à pointer du doigt ce qui se passe mal, mais plus simplement de tenir votre équipe informée de la progression du projet : sommes-nous dans les délais, en difficulté ou tout simplement en retard ?

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Les avantages d’un rapport d’avancement de projet efficace

N’établissez pas des rapports d’avancement simplement pour la forme, mais plutôt parce qu’ils apportent de nombreux avantages, que nous vous proposons de découvrir ci-dessous : 

Suivez la santé du projet

Rien de pire que d’arriver au terme d’un projet et de réaliser que vous étiez en retard depuis le début. Personne n’aime être pris au dépourvu et, en tant que manager, il est de votre devoir de vous assurer que votre équipe ait toujours conscience de la santé du projet. 

Le rapport d’avancement est un moyen d’y parvenir sans trop de travail manuel. Savant mélange de résumés généraux et d’indicateurs importants, il permet d’informer tout le monde de la santé du projet. Vous pouvez également gérer rapidement et de manière proactive tout retard éventuel, afin de respecter les échéances et le budget.

[À lire] Pourquoi les projets échouent-ils ? Sept erreurs fréquentes à éviter

Résumez la progression du projet

Les rapports d’avancement de projet ne présentent pas les informations en temps réel. Ils résument ce qu’il s’est passé durant les dernières semaines de travail, l’occasion pour les parties prenantes de rester informées du bon déroulement du plan projet

Si vous recherchez des conseils au sujet des rapports de projet en temps réel, consultez notre article dédié aux outils de génération de rapports

Limitez le travail manuel

En tant que chef de projet, vous êtes déjà très occupé et n’avez pas envie de passer des heures chaque semaine ou chaque mois à recueillir des données à divers endroits. Les outils de génération de rapports centralisent cette recherche d’information et permettent de créer un rapport d’avancement de projet en un seul clic. 

Communiquez les prochaines étapes et autres actions à traiter

Le rapport d’avancement de projet est destiné à votre équipe, au sponsor du projet, aux parties prenantes importantes et aux membres des équipes transverses. Ce rapport restant général, il convient à tous ceux qui souhaitent rester informés de la progression du projet. 

Il représente le moyen optimal de s’informer, sans rentrer dans les détails. Vous pouvez l’utiliser pour communiquer les prochaines étapes importantes ou autres actions à traiter, afin que chacun sache à quoi s’attendre. 

Identifiez les freins de manière proactive

Si votre projet est en retard, vos rapports permettront à chacun de prendre connaissance de cette situation et de savoir ce qui est mis en œuvre pour y remédier. Vous démontrez ainsi votre attitude volontaire et votre envie de tout remettre sur la bonne voie. De la même façon que le processus de gestion des risques de projet, le rapport d’avancement vous permet d’identifier et de résoudre les problèmes avant toute répercussion sur la chronologie du projet.

[À lire] Les 7 risques de projet les plus courants et des solutions pour les éviter

Dites adieu aux réunions sur le statut des projets

L’époque des réunions d’avancement est révolue. Nous savons à présent qu’elles sont très coûteuses en temps. Contrairement aux réunions en face à face, les rapports d’avancement de projet sont partagés dans un outil central accessible à tout moment par les membres de l’équipe et de manière asynchrone. Ils peuvent y retrouver les informations ou approfondir le sujet, le cas échéant. Limitez vos réunions en présentiel aux plus importantes telles que les sessions de brainstorming ou celles avec tout le personnel. 

Avant de vous lancer : combinez les rapports d’avancement à une gestion de projet efficace

Le principal avantage du rapport d’avancement de projet est de réduire le travail manuel, de centraliser les informations et de facilement tenir tout le monde informé de la progression du projet. Si les informations sont disséminées dans plusieurs outils, vous ne serez pas en mesure d’utiliser efficacement les modèles de rapport de projet, vous devrez par contre ouvrir manuellement des feuilles Excel et des e-mails pour tout rassembler. 

Pour éviter cela, assurez-vous d’utiliser un logiciel de gestion de projet comme source unique de référence. Voici ses avantages :

  • Disposer d’une source unique de référence : les membres de l’équipe savent qui fait quoi et pour quand. 

  • Visualiser facilement les informations relatives au projet dans un diagramme de Gantt, un tableau Kanban, un calendrier ou une liste façon feuille de calcul. 

  • Créer des rapports d’avancement d’un simple clic. 

  • Offrir aux membres de l’équipe, qui ont lu le rapport d’avancement et veulent en savoir davantage, des liens pour trouver les informations dont ils ont besoin. 

  • Avoir accès aux informations complémentaires du projet telles que le plan projet, le plan de communication, les objectifs du projet, les jalons, les livrables et plus encore !

Naturellement, nous vous recommandons Asana, un outil de gestion du travail destiné à l’ensemble de votre équipe. Les collaborateurs transversaux auront ainsi un moyen de consulter les rapports d’avancement antérieurs. Les parties prenantes clé auront une vue d’ensemble sur la progression et la gestion du programme ou du portefeuille projet. Et enfin, les membres de votre équipe pourront suivre le travail individuel tout au long du cycle de vie du projet.

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Un rapport d’avancement de projet efficace en 8 étapes

Alors, comment s’y prendre pour créer des rapports d’avancement de projet ? Commencez par mettre en place une structure claire, que vous utiliserez systématiquement pour tous vos rapports. Vous devez également vous assurer que ces rapports correspondent à vos briefs de projet afin de ne pas vous éloigner du sujet.

Suivez ce guide pour mieux identifier les éléments à prendre en compte dans votre rapport d’avancement de projet. Chaque étape s’accompagnera d’une mise en pratique à l’aide d’un exemple de projet de suivi de la satisfaction du personnel.

1. Créez votre rapport là où tout se passe

Avant de créer votre rapport, assurez-vous de suivre les informations relatives à votre travail à l’aide d’un outil de gestion de projet. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de recueillir manuellement les informations de plusieurs sources. Vous pourrez au contraire réduire les tâches manuelles et créer un rapport en quelques clics. 

Utiliser un outil de gestion de projet facilite l’identification des dépendances et l’arrivée des nouvelles tâches, vous ne serez ainsi jamais pris au dépourvu au sujet de la santé du projet.

2. Nommez le rapport

Pour éviter toute confusion, le plus pratique reste encore tout simplement d’utiliser le même nom que celui du projet. Si vous publiez régulièrement ce rapport, pensez également à y inclure une date ou tout autre forme d’horodatage.

Exemple de titre de rapport d’avancement : Février 2020 – projet de suivi de la satisfaction du personnel

3. Indiquez la santé du projet

La santé du projet est le statut actuel de celui-ci, elle peut changer d’un rapport à l’autre, en particulier si vous rencontrez des freins ou supprimez des risques importants. Trouvez un outil de gestion de projet qui vous permette de communiquer l’état d’avancement du projet, qu’il soit ou non dans les temps. Vous pouvez par exemple utiliser un code couleur (vert = dans les délais, orange = présente des risques, rouge = en retard).

Exemple de mise à jour de la santé du projet : le projet est dans les délais.

4. Rédigez un bref résumé du rapport d’avancement

Le résumé du rapport doit être bref, environ 2 à 3 phrases. Le but ici est de donner aux lecteurs qui n’ont peut-être pas le temps de lire l’intégralité du rapport un rapide aperçu des faits les plus notables. 

Puisqu’il s’agit de la première section de votre rapport, c’est l’endroit idéal pour : 

  • Inclure des faits marquants

  • Pointer les principaux freins

  • Noter les risques inattendus

Exemple de résumé de rapport d’avancement : les résultats de notre enquête sont en cours d’analyse. Au premier abord, nous voyons que la satisfaction du personnel est de 80 %, soit 3 points de plus que lors de l’enquête précédente. Le comité d’engagement travaille avec l’équipe de direction sur les nouvelles initiatives de motivation à mettre en œuvre dans nos domaines cibles principaux, notamment l’évolution de carrière et la transparence.

5. Ajoutez une présentation générale de chaque domaine clé

Selon votre projet, vos domaines clés peuvent varier d’un rapport à l’autre, ou rester les mêmes. Par exemple, dans un projet Agile qui évolue constamment, vous pouvez utiliser des domaines clés dynamiques pour couvrir le travail de votre équipe durant le dernier sprint. Autre possibilité, pour un projet d’organisation d’événement, plusieurs domaines clés sont couramment utilisés tels que la promotion, les inscriptions et les intervenants. 

Pour chaque domaine clé du rapport d’avancement, indiquez en quelques points les progrès effectués, les objectifs atteints et le travail à venir.

Exemple de présentation générale d’un domaine clé : résultats de l’enquête

  • 70 % des employés ont répondu à l’enquête de satisfaction.

  • Notre taux de satisfaction global est de 80 %.

  • Seulement 57 % des employés ont déclaré avoir un plan d’évolution de carrière clair, soit 5 % de moins par rapport à l’enquête précédente. 

  • 41 % des employés ont cité la transparence comme souhait d’amélioration principal.

6. Ajoutez des liens vers d’autres documents ou ressources

Bien qu’il ne soit pas souhaitable d’y inclure tous les détails du déroulement du projet, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour ces dernières, ajoutez des liens vers des documents ou ressources. Cela peut inclure des informations plus spécifiques, comme certains jalons ou les répercussions plus générales du projet, avec par exemple une référence aux objectifs commerciaux auxquels il contribue.

Exemple : un lien vers le questionnaire de satisfaction envoyé aux employés ou vers les objectifs et résultats clés de l’entreprise liés à l’accroissement de l’implication des employés tout au long de l’année.

7. Signalez les freins rencontrés

Tous les projets sont amenés à rencontrer des points de blocage tels que les risques de projet, les dépassements de budget inattendus ou les retards se répercutant sur la chronologie du projet. En tenant les intervenants au courant des problèmes identifiés, vous aidez tout le monde à s’adapter en conséquence et à garder le cap. 

Exemple de point de blocage : l’équipe de direction souhaite examiner les résultats avant la prochaine réunion du comité d’engagement, mais ne pourra le faire avant trois semaines. L’ensemble de notre calendrier s’en voit retardé.

8. Définissez les prochaines étapes

Cela peut inclure une liste des étapes à venir, des remerciements ou toute autre information à mettre en avant.

Exemple : un grand merci à Sarah A. pour avoir envoyé tous ces communiqués aux employés afin de les encourager à participer à l’enquête.

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Modèle pour créer votre propre rapport d’avancement de projet

Vous voulez mettre en pratique sans attendre ce que vous avez appris dans la section précédente ? Inspirez-vous de ce modèle facile à remplir pour rédiger votre prochain rapport d’avancement de projet :

Nom du rapport :

Donnez un nom à votre rapport. Par exemple le nom de votre projet accompagné de la date.

Santé du projet :

Le projet est-il dans les délais, susceptible d’être en retard, ou en retard ?

Résumé :

Ajoutez ici une brève description des points les plus importants à retenir. Gardez à l’esprit que les parties prenantes pressées ne regarderont probablement que cette section, indiquez donc tout point important ou frein pouvant être utile à l’ensemble de l’équipe.

Domaine clé 1 : présentation générale

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

Domaine clé 2 : présentation générale

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

Domaine clé 3 : présentation générale

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

  • Détails spécifiques concernant la progression, les accomplissements et les tâches à venir.

Informations complémentaires et autres liens : 

Liens vers les détails ou informations plus générales qui s’avèrent pertinents pour le projet et pourraient intéresser les parties prenantes. Cette section est l’occasion pour les membres d’équipe d’approfondir certains points ou de comprendre en quoi le projet contribue à vos objectifs stratégiques à plus grande échelle

Freins :

Faites-vous face à des difficultés ? Comment comptez-vous les résoudre ?

Remarques complémentaires ou autres points importants :

Y a-t-il autre chose que votre équipe devrait savoir ? Quelles sont les prochaines grandes étapes ? 

Exemple de rapport d’avancement de projet

Si disposer d’un guide pour rédiger vos rapports d’avancement vous est effectivement d’une grande aide, il n’y a rien de mieux qu’un cas pratique pour bien illustrer à quoi pourraient ressembler vos mises à jour. Nous nous sommes dit que vous penseriez la même chose, c’est pourquoi nous vous proposons cet exemple, qui devrait vous être utile.

Nom du rapport : lancement de l’e-book

Statut du projet : dans les délais

Résumé :

Beau travail cette semaine ! Nous en sommes encore à la définition du concept, mais Avery Lomax choisira un sujet cette semaine. Les équipes du contenu et de la conception sont prêtes à commencer dès que nous leur donnerons le feu vert.

Concept :

  • L’équipe de planification s’est réunie pour discuter du thème général.

  • Pour le moment, nous avons retenu trois idées. Nous en choisirons une vendredi.

  • Les instructions seront communiquées à l’équipe du contenu jeudi prochain.

Contenu :

  • L’équipe du contenu est prête à commencer la rédaction des articles dès que nous aurons finalisé l’idée principale.

  • L‘équipe a regroupé les informations d’entreprise pertinentes à inclure.

Conception :

  • L’équipe de conception a étudié cinq exemples d’e-book pour déterminer le style à suivre.

  • L’équipe s’accordera sur un modèle d’ici mardi.

Remarques complémentaires ou autres points importants :

  • Jennifer étant absente toute la semaine prochaine, merci d’adresser vos questions liées au contenu à Sarah.

  • Un grand merci à Henri pour avoir regroupé et organisé une liste aussi vaste de sujets parmi lesquels choisir !

Problèmes/défis :

Comme vous le savez tous, le délai pour cet e-book est serré. Il est essentiel que chacun d’entre nous utilise notre outil de gestion de projet afin que tout soit bien organisé et que nous restions dans les temps. Merci !

Simplifiez la création de rapports avec un outil de gestion du travail

Le rapport ci-dessus est clair et facile à suivre. En le créant à l’aide d’un outil de gestion du travail tel qu’Asana, vous pouvez remplir automatiquement chaque section, à l’exception du résumé. Voici à quoi ressemble ce rapport sur Asana :

Exemple de rapport d’avancement de projet sur Asana pour une réunion de lancement d’un e-book
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Les bonnes pratiques pour la création de rapports d’avancement de projet

Vous avez désormais connaissance des éléments à inclure dans vos rapports d’avancement de projet. Toutefois, certaines questions restent peut-être encore en suspens. Les bonnes pratiques listées ci-dessous devraient vous aider à trouver la formule gagnante.

À quelle fréquence faut-il publier ces rapports ?

La fréquence d’envoi des mises à jour dépend du type de projet que vous gérez. Si les délais sont courts ou que les changements sont nombreux, prévoyez d’envoyer un rapport d’avancement par semaine. Si au contraire, le projet est à long terme, un rapport tous les 15 jours ou par mois peut suffire. Le plus important est de vous assurer que les parties prenantes sont tenues informées. 

Si vous utilisez un outil de génération de rapports, vous pourrez vous attribuer une tâche de rappel pour toujours envoyer vos rapports d’avancement un certain jour de la semaine ; un bon moyen de tenir facilement informées les parties prenantes, de façon hebdomadaire ou mensuelle. Les personnes concernées en prendront l’habitude et attendront vos mises à jour, ce qui réduira la fréquence de leurs demandes (et elles apprécieront le geste).

Cet envoi de rapport hebdomadaire devrait vous éviter certaines réunions en lien avec le projet (les réunions inutiles ayant des conséquences fâcheuses). Vous pourrez ainsi passer plus de temps sur vos travaux plus importants.

Qui faut-il y inclure ?

Cela dépend du projet et de ses participants, mais généralement, prévoyez d’envoyer des mises à jour à tous ceux qui travaillent sur votre projet. Durant le processus de planification de projet, vous devriez avoir dressé la liste des parties prenantes, des sponsors et des membres d’équipe, mais vous pouvez toujours vous référer à votre plan projet si nécessaire.

Même si le rapport d’avancement de cette semaine ne concerne pas l’un des participants, il est tout de même préférable de partager votre mise à jour avec tout le monde. Il est important que chacun ait une vue d’ensemble du projet. Les membres de l’équipe qui n’ont pas besoin d’approfondir le sujet peuvent parcourir rapidement la section Résumé, tandis que les plus impliqués peuvent accéder aux détails fournis. 

[À lire] Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?

Quel doit être leur niveau de détail ?

Un rapport d’avancement de projet ne doit pas plonger dans les moindres détails. Laissez votre travail parler de lui-même et attachez-vous uniquement aux éléments clés, auxquels vous offrirez une présentation attractive. Considérez donc votre rapport comme un aperçu global : seules les informations les plus importantes qui concernent la plupart des participants doivent y être incluses.

Vous devez toujours y indiquer si le projet est dans les temps, présente des risques ou est en retard, fournir un bref résumé du travail réalisé, annoncer les étapes à venir, et enfin, ajouter des liens vers des ressources complémentaires pour ceux qui souhaiteraient entrer dans les détails.

Où rédiger votre rapport d’avancement de projet ?

Pour rédiger et partager vos mises à jour de statut, rien de tel qu’un outil de gestion du travail ! Adoptez-en un qui vous permettra d’avoir un bon aperçu du projet, afin que votre équipe dispose d’une source unique de référence pour toutes les activités liées à celui-ci. Oubliez la gestion de projet sur des feuilles de calcul : restez à jour et regroupez toutes vos ressources au même endroit (mises à jour de statut, briefs de projet, principaux livrables ou jalons clés). Vos rapports seront ainsi facilement accessibles à tous, et les participants au projet pourront consulter leur historique à tout moment, un excellent moyen d’éviter l’envoi de trop nombreux e-mails.

Exemple d’aperçu de projet sur Asana pour un lancement marketing de produit

Fin du projet : résumer le travail réalisé

Les rapports d’avancement dont nous avons parlé tout au long de cet article sont toujours envoyés dans le cadre d’un projet en cours afin de tenir tout le monde informé. Cependant, une fois le projet arrivé à son terme, il est judicieux de dresser un rapport récapitulatif final, qui fera office de « synthèse » de projet. Cette dernière vous permettra de présenter aux personnes concernées un résumé des travaux effectués et de clôturer officiellement le projet.

Encore une fois, il est ici question de donner un aperçu global. Plutôt que d’y inclure des mises à jour et un statut, vous expliquerez brièvement comment le projet s’est déroulé. Voici quelques questions auxquelles ce dernier rapport doit répondre :

  • Quels étaient les objectifs du projet et ont-ils été atteints ?

  • Le projet a-t-il été terminé dans les temps et selon le budget prévu (le cas échéant) ?

  • Quels sont les motifs de réussite notables ?

  • Quelles difficultés avons-nous rencontrées ?

  • Quelles leçons pouvons-nous tirer pour de futurs projets ?

[À lire] Votre post-mortem de projet en 6 étapes

Tenez tous les intervenants informés grâce à des rapports d’avancement exemplaires

Si vous souhaitez que votre prochain projet sorte du lot, essayez de mettre en place des mises à jour hebdomadaires. Elles permettront à votre équipe de rester productive et efficace, mais aussi de connaître ses responsabilités. De plus, chacun disposera d’un aperçu rapide (et attrayant) pour suivre toutes les évolutions. 

Utilisez les ressources fournies dans cet article pour créer des rapports qui apportent les bonnes informations, sans pour autant trop rentrer dans les détails. Trouvez un outil de gestion de projet tel qu’Asana, qui propose des fonctionnalités spécialement conçues pour vous aider à rédiger vos rapports d’avancement. Une solution idéale pour gagner du temps et adopter la meilleure organisation possible.

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