Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Rapports d’avancement de projet
  • Dans cet article :
    • Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet et en quoi est-il important
    • Comment rédiger un rapport parfait
    • Créer votre propre rapport à partir d’un modèle et d’exemples
    • Les meilleures pratiques pour vos rapports de projet
    • Éléments à prendre en compte dans une synthèse finale de projet

Vous arrivez au travail le matin, ouvrez vos e-mails et découvrez trois demandes de mise à jour de statut pour l’un de vos projets. Votre superviseur veut savoir quand le budget sera finalisé, une collègue vous demande combien de temps elle doit consacrer à ce projet, et le directeur du marketing demande quel sera l’impact du retard pris sur les objectifs du premier trimestre.

Les demandes à répétition de la part des différents directeurs peuvent être épuisantes, mais il existe un autre moyen plus efficace d’informer les participants au projet des dernières mises à jour : les rapports d’avancement de projet.

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet et en quoi est-il important ?

Les rapports d’avancement des projets sont des mises à jour publiées en temps opportun (nous discuterons de leur fréquence plus tard) sur la progression de vos projets. Ils répondent aux questions que chacun se pose (avant même qu’ils ne les posent). Rédigés de manière concise, ils fournissent des informations d’ordre général au lieu de s’attarder sur les petits détails.

Il est important de publier régulièrement des rapports sur l’avancement des projets, car ils permettent de tenir toutes les parties informées de votre progression. Vous prenez une longueur d’avance et recevez beaucoup moins de demandes de renseignements sur votre projet. Les rapports montrent que vous êtes sur la bonne voie et rassurent tout le monde.

Et si votre projet est en retard, vos rapports permettront aux autres de prendre connaissance de cette situation et de savoir ce qui est fait pour y remédier. Vous démontrez ainsi votre attitude volontaire et votre envie de tout remettre sur la bonne voie. (Une chronologie est également un excellent complément à votre gestion de projet.)

Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Alors, comment s’y prendre pour créer des rapports d’avancement de projet ? Assurez-vous de mettre en place une structure claire et utilisez-là systématiquement pour tous vos rapports. Vous devez également vous assurer qu’ils correspondent à vos énoncés de projet afin de ne pas vous éloigner du sujet.

Suivez ce guide pour mieux comprendre les éléments à prendre en compte dans votre rapport d’avancement de projet. Nous mettrons chaque étape en pratique à l’aide d’un exemple de projet de suivi de la satisfaction du personnel.

1. Nommer le rapport

Le mieux est d’utiliser simplement le nom du projet pour éviter toute confusion. Si vous publiez régulièrement ce rapport, pensez également à y inclure une date ou tout autre forme d’horodatage.

Exemple : Février 2019 - Projet de suivi de la satisfaction du personnel

2. Indiquer si le projet est dans les délais, présente des risques ou est en retard

Trouvez un outil de gestion de projet qui vous permette de communiquer l’état d’avancement de votre projet, qu’il soit ou non dans les temps. Vous pouvez par exemple utiliser un code couleur (vert = dans les délais, jaune = présente des risques, rouge = en retard).

Exemple : Le statut du projet est dans les délais.

3. Écrire un bref résumé du rapport

Le résumé du rapport doit être bref, environ 2 à 3 phrases. Le but ici est de donner aux lecteurs qui n’ont peut-être pas le temps de lire l’intégralité du rapport un rapide aperçu des faits les plus notables.

Exemple : Les résultats de notre enquête sont en cours d’analyse. Le comité d’engagement travaille avec l’équipe de direction sur les nouvelles initiatives de motivation à mettre en œuvre.

4. Choisir 2 à 3 domaines clés ou jalons à mettre en avant

Choisissez ce sur quoi vous avez le plus travaillé depuis votre dernière mise à jour. Par exemple, préparez une liste chronologique de ce qui aurait dû être fait, de ce qui l’a été, du travail en cours et de celui à venir. Une autre option est de regrouper les mises à jour par activité (conception, rédaction, développement web) ou encore par jalons du projet (organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback).

Exemple : Organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback

5. Ajouter une présentation générale de chaque domaine clé

Pour chaque domaine clé, indiquez en quelques points les progrès effectués, les objectifs atteints et le travail à venir.

Exemple : Résultats de l’enquête

  • 70 % des employés ont répondu à l’enquête de satisfaction
  • Notre taux de satisfaction global est de 80 %
  • Les résultats sont analysés par l’équipe de direction avant la prochaine réunion du comité d’engagement
6. Ajouter des liens vers d’autres documents ou outils

Bien qu’il ne soit pas souhaitable d’inclure tous les détails du déroulement du projet, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour ces derniers, ajoutez des liens vers des documents ou outils qui leurs permettront de creuser dans les détails.

Exemple : Un lien vers le questionnaire de satisfaction envoyé aux employés

7. Pointer tout problème ou défi rencontré

Tous les projets sont amenés à rencontrer des points de blocage. En tenant les intervenants au courant des problèmes identifiés, vous aidez tout le monde à s’adapter en conséquence et à garder le cap.

Exemple : L’équipe de direction souhaite examiner les résultats avant que le comité d’engagement ne se réunisse à nouveau, mais ne pourra le faire avant trois semaines. L’ensemble de notre calendrier s’en voit retardé.

8. Intégrer des notes ou mentions complémentaires

Cela peut être une liste des étapes à venir, des remerciements ou tout autre chose que vous souhaiteriez mettre en avant.

Exemple : Un grand merci à Sarah A. pour l’envoi de tous ces communiqués aux employés pour les encourager à participer à l’enquête.

Modèle pour créer votre propre rapport d’avancement de projet

Si vous voulez mettre en pratique sans attendre ce que vous avez appris dans la section précédente, rédigez votre prochain rapport d’avancement de projet à partir de ce modèle facile à remplir :

Nom du rapport :

Donnez un nom à votre rapport. Il peut s’agir du nom de votre projet accompagné de la date du jour.

État du projet :

Est-il dans les délais, susceptible d’être en retard ou en retard ?

Résumé :

Intégrez ici une brève description des points les plus importants à retenir.

1er sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

2ème sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

3ème sujet/jalon :

  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif
  • Point récapitulatif

Problèmes/défis :

Faites-vous face à des difficultés ? Comment comptez-vous les résoudre ?

Remarques supplémentaires ou autre point important :

Y-a-t-il autre chose que votre équipe devrait savoir ?

Exemple de rapport d’avancement de projet

Un guide sur la rédaction des rapports d’avancement est nécessaire, mais rien de mieux qu’un cas pratique pour bien comprendre à quoi pourraient ressembler vos mises à jour. Nous nous sommes dit que vous penseriez la même chose, voici donc un exemple qui devrait vous être utile.

Cela dit, il n’existe pas une façon unique de rédiger un rapport d’avancement et le vôtre ne ressemblera probablement pas exactement à celui-ci. Mais du moment que vos rapports comprennent des informations pertinentes, vous êtes sur le bon chemin.

Nom du rapport : Lancement de l’e-book

Statut du projet : Dans les délais

Résumé :

Nous en sommes encore à la définition du concept, mais nous choisirons un sujet cette semaine. Les équipes de contenu et de conception sont prêtes à commencer dès que nous leur donnerons le feu vert.

Concept :

  • L’équipe de planification s’est réunie pour discuter du thème général.
  • Nous avons retenu pour l’instant trois idées et en choisirons une vendredi.
  • Les instructions seront communiquées à l’équipe de contenu jeudi prochain.

Contenu :

  • L’équipe de contenu est prête à commencer la rédaction des articles dès que nous aurons finalisé l’idée principale.
  • Ils ont regroupé les informations à inclure au sujet de l’entreprise.

Conception :

  • L’équipe de conception a étudié cinq exemples d’e-book pour déterminer le style à suivre.
  • Ils s’accorderont sur un modèle d’ici mardi.

Remarques supplémentaires ou autre point important :

  • Jennifer est absente toute la semaine prochaine, merci de poser vos questions à Sarah.
  • Un grand merci à Henri pour avoir regroupé et organisé une liste aussi vaste de sujet parmi lesquels choisir !

Problèmes/défis :

Comme vous le savez tous, le délai pour cet e-book est serré. Il est essentiel que nous utilisions tous notre outil de gestion de projet afin que tout soit bien organisé et que nous restions dans les temps. Merci !

Bonnes pratiques pour la création de rapports de projet

Vous savez désormais ce qui doit être inclus dans vos rapports d’avancement de projet, vous avez peut-être toutefois des questions en suspens. Les bonnes pratiques listées ci-dessous devraient vous aider à trouver la formule gagnante.

À quelle fréquence faut-il publier ces rapports ?

Un excellent moyen d’effectuer le suivi des projets est d’adopter une cadence hebdomadaire. Configurez une tâche le jour de la semaine de votre choix pour envoyer régulièrement vos rapports d’avancement. Les personnes concernées en prendront l’habitude et attendront vos mises à jour, ce qui réduira la fréquence de leurs demandes (et elles apprécieront d’être tenues informées).

En envoyant un rapport par semaine, vous devriez éviter certaines réunions en lien avec le projet (les réunions inutiles ne sont plus un secret) et gagner du temps pour vos travaux plus importants.

Qui faut-il inclure ?

Cela dépend du projet et des personnes qui y participent, mais généralement, vous devez envoyer des mises à jour à tous ceux qui travaillent sur votre projet. Si votre projet a bien été défini, vous savez déjà qui est impliqué puisque vous en avez dressé la liste.

Même si le rapport d’avancement de cette semaine ne concerne pas l’un des participants, il est tout de même préférable de partager votre mise à jour avec tout le monde. Il est important que chacun ait une vue d’ensemble du projet.

Quel doit être le niveau de précision ?

Un rapport d’avancement de projet ne doit pas plonger dans les moindres détails. Considérez-le plutôt comme un aperçu global. Seules les informations les plus importantes qui concernent la plupart des participants doivent être incluses.

Vous devez toujours indiquer si le projet est dans les temps, présente des risques ou est en retard, fournir un bref résumé de ce qui a été réalisé, annoncer les étapes à venir, et enfin, ajouter des liens vers des ressources complémentaires pour ceux qui souhaiteraient entrer dans les détails.

Où le créer, quels outils utiliser ?

Rapport d’avancement de projet

Votre meilleure option pour rédiger et conserver vos rapports d’avancement est l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Vous pourrez conserver tout ce qui est lié au projet en un seul endroit (calendrier, instructions, documents, messages, etc.), ce que vous ne pouvez pas faire lorsque vous gérez vos projets à l’aide de feuilles de calcul et envoyez vos rapports par e-mail. Vos rapports pourront être facilement partagés et les participants pourront consulter les archives à tout moment, leur évitant de vous envoyer des e-mails à cet effet.

Fin du projet : résumer le travail réalisé

Les rapports d’avancement dont nous avons parlé tout au long de cet article sont toujours envoyés dans le cadre d’un projet en cours afin de tenir tout le monde informé. Cependant, une fois le projet arrivé à son terme, il est judicieux de dresser un rapport récapitulatif final. L’objectif de ce dernier est de présenter aux personnes concernées une synthèse des travaux effectués et de terminer officiellement le projet.

Encore une fois, il est question ici de donner un aperçu global, mais au lieu d’inclure des mises à jour et un statut, vous expliquerez brièvement comment le projet s’est déroulé. Voici quelques questions auxquelles ce dernier rapport doit répondre :

  • Quels étaient les objectifs du projet et ont-ils été atteints ?
  • Le projet a-t-il été terminé dans les temps et selon le budget prévu (le cas échéant) ?
  • Quel sont les motifs de réussite notables ?
  • Quelles difficultés avons-nous rencontrées ?
  • Quelles leçons pouvons-nous tirer pour de futurs projets ?

Tenez tous les intervenants informés à l’aide de rapports d’avancement exemplaires

Si vous souhaitez que votre prochain projet sorte du lot, essayez de mettre en place des mises à jour hebdomadaires. Elles permettront à votre équipe de rester productive, efficace et de connaître ses responsabilités. De plus, chacun disposera d’un aperçu rapide (et attrayant) pour suivre toutes les évolutions. Utilisez les ressources fournies dans cet article pour créer des rapports qui apportent les bonnes informations, sans pour autant rentrer dans les détails. Trouvez un outil de gestion de projet tel qu’[Asana(/product) pour gagner du temps et adopter la meilleure organisation possible.

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