Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Portrait du contributeur – Jenny ThaiJenny Thai1 juillet 20198 min de lecture
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Rapports d’avancement de projet

À votre arrivée au travail le matin, vous ouvrez vos e-mails et découvrez trois demandes de mise à jour de statut pour l’un de vos projets. Votre superviseur veut savoir quand le budget sera finalisé, une collègue vous demande combien de temps elle doit consacrer à ce projet, et enfin le directeur du marketing demande quel sera l’impact du retard pris sur les objectifs du premier trimestre.

Les demandes à répétition sur tous les fronts peuvent être épuisantes, mais il existe un autre moyen plus efficace d’informer les participants au projet des dernières mises à jour : les rapports d’avancement de projet.

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet et en quoi est-il important ?

Les rapports d’avancement de projet sont des mises à jour publiées en temps opportun (nous discuterons de leur fréquence plus tard) au sujet de la progression de vos projets. Ils répondent aux questions que chacun se pose (avant même qu’ils ne les posent). Rédigés de manière concise, ils fournissent des informations d’ordre général au lieu de s’attarder sur les petits détails.

La publication régulière de rapports concernant l’avancement des projets revêt une grande importance. En effet, ils permettent de tenir toutes les parties prenantes informées de votre progression. Vous prenez ainsi une longueur d’avance et recevez beaucoup moins de demandes de renseignements sur vos projets. Ces rapports montrent que vous êtes sur la bonne voie et rassurent tout le monde.

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Et si votre projet est en retard, vos rapports permettront aux autres de prendre connaissance de la situation et des mesures adoptées pour y remédier. Vous démontrez ainsi votre attitude volontaire et votre envie de remettre les choses en ordre (une chronologie est également un excellent complément à votre gestion de projet).

[À lire] Créer une chronologie de projet en 7 étapes

Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace

Alors, comment s’y prendre pour créer des rapports d’avancement de projet ? Commencez par mettre en place une structure claire, que vous utiliserez systématiquement pour tous vos rapports et mises à jour. Vous devez également vous assurer que ces rapports correspondent à vos briefs de projet afin de ne pas vous éloigner du sujet.

Suivez ce guide pour mieux identifier les éléments à prendre en compte dans votre rapport d’avancement de projet. Chaque étape s’accompagnera d’une mise en pratique à l’aide d’un exemple de projet de suivi de la satisfaction du personnel.

1. Nommez le rapport

Pour éviter toute confusion, le plus pratique reste encore tout simplement de lui attribuer le même nom qu’au projet. Si vous publiez régulièrement des rapports pour ce projet, pensez également à y inclure une date ou tout autre indicateur temporel.

Exemple : février 2020 - projet de suivi de la satisfaction du personnel

2. Indiquez si le projet présente des risques, est en retard ou dans les délais

Trouvez un outil de gestion de projet qui vous permette de communiquer l’état d’avancement du projet, qu’il soit ou non dans les temps. Vous pouvez par exemple utiliser un code couleur (vert = dans les délais, orange = présente des risques, rouge = en retard).

Exemple : statut du projet - dans les délais

3. Rédigez un bref résumé du rapport d’avancement

Le résumé du rapport doit être bref, environ 2 à 3 phrases. Ici, le but est de donner un rapide aperçu des faits les plus notables aux lecteurs qui n’ont peut-être pas le temps de parcourir l’intégralité du rapport.

Exemple : les résultats de notre enquête sont en cours d’analyse. Le comité d’engagement travaille avec l’équipe de direction sur les nouvelles initiatives de motivation à mettre en œuvre.

4. Choisissez 2 à 3 domaines clés ou jalons à mettre en avant dans votre rapport

Choisissez ce sur quoi vous avez le plus travaillé depuis votre dernière mise à jour. Par exemple, utilisez un calendrier pour dresser une liste chronologique : travail réalisé, travail en cours et travail à venir. Ce calendrier permet de répartir les mises à jour de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Vous pouvez aussi décider de les regrouper par activité (conception, rédaction, développement Web) ou encore par jalons de projet (organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback).

Exemple : organisation de l’enquête, résultats, intégration du feedback

5. Ajoutez une présentation générale de chaque domaine clé

Pour chaque domaine clé du rapport d’avancement, indiquez en quelques points les progrès effectués, les objectifs atteints et le travail à venir.

Exemple : résultats de l’enquête

  • 70 % des employés ont répondu à l’enquête de satisfaction

  • Notre taux de satisfaction global est de 80 %

  • Les résultats sont analysés par l’équipe de direction avant la prochaine réunion du comité d’engagement

6. Ajoutez des liens vers d’autres documents ou ressources

Bien qu’il ne soit pas souhaitable d’y inclure tous les détails du déroulement du projet, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour ces derniers, ajoutez des liens vers des documents ou ressources, par exemple le portefeuille du projet.

Exemple : un lien vers le questionnaire de satisfaction envoyé aux employés

7. Signalez tout problème ou défi rencontré

Tous les projets sont amenés à rencontrer des points de blocage. En tenant les intervenants au courant des problèmes identifiés, vous aidez tout le monde à s’adapter en conséquence et à garder le cap.

Exemple : l’équipe de direction souhaite examiner les résultats avant la prochaine réunion du comité d’engagement, mais ne pourra le faire avant trois semaines. L’ensemble de notre calendrier s’en voit retardé.

8. Intégrez des notes ou mentions complémentaires

Cela peut être une liste des étapes à venir, des remerciements ou toute autre information à mettre en avant.

Exemple : un grand merci à Sarah A. pour avoir envoyé tous ces communiqués aux employés afin de les encourager à participer à l’enquête.

[À lire] Bien gérer plusieurs projets à la foisTester les rapports Asana gratuitement

Modèle pour créer votre propre rapport d’avancement de projet

Vous voulez mettre en pratique sans attendre ce que vous avez appris dans la section précédente ? Inspirez-vous de ce modèle facile à remplir pour rédiger votre prochain rapport d’avancement de projet :

Nom du rapport :

Donnez un nom à votre rapport, par exemple celui de votre projet et la date.

Statut du projet :

Est-il dans les délais, susceptible d’être en retard, ou en retard ?

Résumé :

Ajoutez ici une brève description des points les plus importants à retenir.

1er sujet/jalon :

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

2e sujet/jalon :

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

3e sujet/jalon :

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

  • Point récapitulatif

Problèmes/défis :

Faites-vous face à des difficultés ? Comment comptez-vous les résoudre ?

Remarques complémentaires ou autres points importants :

Y-a-t-il autre chose dont vous devez informer votre équipe ?

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Exemples de rapports d’avancement de projet

Si disposer d’un guide pour rédiger vos rapports d’avancement vous est effectivement d’une grande aide, il n’y a rien de mieux qu’un cas pratique pour bien illustrer à quoi pourraient ressembler vos mises à jour. Nous nous sommes dit que vous penseriez la même chose, c’est pourquoi nous vous proposons cet exemple, qui devrait vous être utile.

Rapports d’avancement de projet

Rapports d’avancement de projet

Cela dit, il existe de nombreuses manières de rédiger un rapport d’avancement et le vôtre ne ressemblera probablement pas exactement à celui-ci. Du moment que vos rapports comprennent des informations pertinentes, vous êtes sur le bon chemin.

Nom du rapport : lancement de l’e-book

Statut du projet : dans les délais

Résumé :

Beau travail cette semaine ! Nous en sommes encore à la définition du concept, mais Avery Lomax choisira un sujet cette semaine. Les équipes du contenu et de la conception sont prêtes à commencer dès que nous leur donnerons le feu vert.

Concept :

  • L’équipe de planification s’est réunie pour discuter du thème général.

  • Pour le moment, nous avons retenu trois idées. Nous en choisirons une vendredi.

  • Les instructions seront communiquées à l’équipe du contenu jeudi prochain.

Contenu :

  • L’équipe du contenu est prête à commencer la rédaction des articles dès que nous aurons finalisé l’idée principale.

  • L‘équipe a regroupé les informations d’entreprise pertinentes à inclure.

Conception :

  • L’équipe de conception a étudié cinq exemples d’e-book pour déterminer le style à suivre.

  • L’équipe s’accordera sur un modèle d’ici mardi.

Remarques complémentaires ou autres points importants :

  • Jennifer étant absente toute la semaine prochaine, merci d’adresser vos questions liées au contenu à Sarah.

  • Un grand merci à Henri pour avoir regroupé et organisé une liste aussi vaste de sujets parmi lesquels choisir !

Problèmes/défis :

Comme vous le savez tous, le délai pour cet e-book est serré. Il est essentiel que chacun d’entre nous utilise notre outil de gestion de projet afin que tout soit bien organisé et que nous restions dans les temps. Merci !

À télécharger : le guide du responsable marketingTester les rapports Asana gratuitement

Les bonnes pratiques pour la création de rapports d’avancement de projet

Vous avez désormais connaissance des éléments à inclure dans vos rapports d’avancement de projet. Toutefois, certaines questions restent peut-être encore en suspens. Les bonnes pratiques listées ci-dessous devraient vous aider à trouver la formule gagnante.

À quelle fréquence faut-il publier ces rapports ?

Un excellent moyen d’effectuer le suivi des projets consiste à adopter une cadence hebdomadaire. Attribuez-vous une tâche pour vous rappeler de toujours envoyer vos rapports d’avancement un certain jour de la semaine ou définissez des tâches récurrentes de rappel. Les personnes concernées en prendront l’habitude et attendront vos mises à jour, ce qui réduira la fréquence de leurs demandes (et elles apprécieront d’être tenues informées).

Cet envoi de rapport hebdomadaire devrait vous éviter certaines réunions en lien avec le projet (les réunions inutiles ayant des conséquences fâcheuses). Vous pourrez ainsi passer plus de temps sur vos travaux plus importants.

[À lire] Nouvel outil de télétravail - le Statut

Qui faut-il y inclure ?

Cela dépend du projet et des personnes qui y participent, mais généralement, vous devez envoyer des mises à jour à tous ceux qui travaillent sur votre projet. Si votre brief de projet est bien rédigé, vous savez déjà qui est impliqué puisque vous en avez dressé la liste.

Même si le rapport d’avancement de cette semaine ne concerne pas l’un des participants, il est tout de même préférable de partager votre mise à jour avec tout le monde. En effet, chacun doit avoir une vue d’ensemble du projet.

[À lire] Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Quel doit être leur niveau de détail ?

Un rapport d’avancement de projet ne doit pas plonger dans les moindres détails. Laissez votre travail parler de lui-même et attachez-vous uniquement aux éléments clés, auxquels vous offrirez une présentation attractive. Considérez donc votre rapport comme un aperçu global : seules les informations les plus importantes qui concernent la plupart des participants doivent y être incluses.

Vous devez toujours y indiquer si le projet est dans les temps, présente des risques ou est en retard, fournir un bref résumé du travail réalisé, annoncer les étapes à venir, et enfin, ajouter des liens vers des ressources complémentaires pour ceux qui souhaiteraient entrer dans les détails.

Où rédiger votre rapport d’avancement de projet ?

Pour rédiger et partager vos mises à jour de statut, rien de tel qu’un outil de gestion du travail ! Adoptez-en un qui vous permettra d’avoir un bon aperçu du projet, afin que votre équipe dispose d’une source unique de référence pour toutes les activités liées à celui-ci. Oubliez la gestion de projet sur des feuilles de calcul : restez à jour et regroupez toutes vos ressources au même endroit (mises à jour de statut, briefs de projet, principaux livrables ou jalons clés). Vos rapports seront ainsi facilement accessibles à tous, et les participants au projet pourront consulter leur historique à tout moment, un excellent moyen d’éviter l’envoi de trop nombreux e-mails.

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Fin du projet : résumer le travail réalisé

Les rapports d’avancement dont nous avons parlé tout au long de cet article sont toujours envoyés dans le cadre d’un projet en cours afin de tenir tout le monde informé. Cependant, une fois le projet arrivé à son terme, il est judicieux de dresser un rapport récapitulatif final, qui fera office de « synthèse » de projet. Cette dernière vous permettra de présenter aux personnes concernées un résumé des travaux effectués et de clôturer officiellement le projet.

Encore une fois, il est ici question de donner un aperçu global. Plutôt que d’y inclure des mises à jour et un statut, vous expliquerez brièvement comment le projet s’est déroulé. Voici quelques questions auxquelles ce dernier rapport doit répondre :

  • Quels étaient les objectifs du projet et ont-ils été atteints ?

  • Le projet a-t-il été terminé dans les temps et selon le budget prévu (le cas échéant) ?

  • Quels sont les motifs de réussite notables ?

  • Quelles difficultés avons-nous rencontrées ?

  • Quelles leçons pouvons-nous tirer pour de futurs projets ?

Des rapports d’avancement exemplaires pour tenir tous les acteurs informés

Si vous souhaitez que votre prochain projet sorte du lot, essayez de mettre en place des mises à jour hebdomadaires. Elles permettront à votre équipe de rester productive et efficace, mais aussi de connaître ses responsabilités. De plus, chacun disposera d’un aperçu rapide (et attrayant) pour suivre toutes les évolutions. Utilisez les ressources fournies dans cet article pour créer des rapports qui apportent les bonnes informations, sans pour autant trop rentrer dans les détails. Trouvez un outil de gestion de projet tel qu’Asana, qui propose des fonctionnalités spécialement conçues pour vous aider à rédiger vos rapports d’avancement. Une solution idéale pour gagner du temps et adopter la meilleure organisation possible.

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The beginner's guide to Agile methodologies