Un brief de projet clair et précis en 5 étapes

L’un des participants a besoin sans délai d’obtenir facilement un résumé des informations clés de votre projet… Qu’allez-vous lui envoyer ?

Vous ne savez pas, vous hésitez ? Pensez au brief de projet. Cette ressource permet à toute votre équipe de disposer d’une source unique de référence regroupant les informations clés du projet. Un bon brief est le point de départ idéal pour créer un plan de projet sans faille et, en fin de compte, pour réussir votre projet.

Qu’est-ce qu’un brief de projet ?

Un brief est une brève description des éléments clés de votre projet. Considérez-le comme un résumé rapide destiné aux parties prenantes du projet et aux collaborateurs issus d’autres équipes. Votre brief doit mentionner les exigences de votre projet, sans pour autant noyer vos collaborateurs dans une mer de détails.

Comme pour la plupart des éléments de gestion de projet, il n’existe pas un seul et unique modèle ou style de brief. Avant de le rédiger, interrogez-vous sur la portée et la complexité de votre projet. Dans certains cas, votre brief peut être très court (un paragraphe) et dans d’autres, sensiblement plus long (jusqu’à une page).

Créez votre brief en tout début de projet. Si vous découvrez la gestion de projet, vous avez sans doute croisé d’autres éléments de planification à élaborer en début de projet. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les principales différences entre un brief et quelques autres éléments de gestion de projet :

Brief de projet et brief créatif

Comme son nom l’indique, un brief créatif constitue un guide pour tout projet créatif. Ce brief doit tenir compte de plusieurs éléments : la cible de votre projet, le message à faire passer, le ton à adopter, le processus de distribution, le budget du projet et sa chronologie. Si vous travaillez avec une agence ou une équipe de création externe, votre brief créatif peut également servir de cahier des charges, lequel définit la portée de votre projet et les résultats attendus.

Un brief de projet est un aperçu des éléments clés de votre projet. Si vous travaillez sur un projet créatif, votre brief de projet peut reprendre certains points de votre brief créatif (la chronologie et la cible du projet, entre autres), mais ce document se veut plus concis et plus simple.

[À lire : le guide complet de la rédaction de briefs créatif]

Brief de projet et plan de projet

Votre brief de projet est une version condensée de votre plan de projet. Ce dernier comprend sept éléments :

  1. Objectifs du projet
  2. Les indicateurs de réussite
  3. Les participants et rôles
  4. Le budget
  5. Les jalons et livrables
  6. La chronologie et le planning
  7. Le plan de communication du projet

[À lire : créer un plan de projet vraiment efficace]

Votre brief de projet comprend uniquement les éléments suivants : objectifs, chronologie et planning, cible et portée du projet. Il s’agit d’un document plus concis, consultable par les principaux intervenants extérieurs et facilement accessible aux membres de l’équipe.

Brief de projet et synthèse

La création ou non d’un brief ou d’une synthèse dépend de la portée de votre projet et des parties prenantes concernées. Tout comme le brief de projet, la synthèse vous donne un aperçu des informations liées à votre projet, mais elle est plus souvent destinée à la direction. Si vous travaillez sur un projet de grande envergure avec certains hauts dirigeants ou si vous avez préparé un business case pour votre initiative, créez une synthèse. En revanche, si vous collaborez à une initiative avec des collègues issus de différents services, optez pour un brief de projet.

[À lire : rédiger une synthèse, exemples inclus]

Les éléments clés d’un brief de projet

Votre brief est un aperçu de votre projet à venir. Il doit comprendre des informations détaillées sur les éléments clés du projet pour que votre équipe puisse coordonner ses efforts et comprendre l’objet de cette initiative. En règle générale, tout brief de projet comporte quatre éléments essentiels :

Des informations de contexte

La première partie de votre brief doit préciser le contexte du projet. La partie réservée au contexte vous permet de fournir toute information utile que les intervenants pourraient ne pas avoir à disposition. Essayez de répondre à ce type de questions :

  • Pourquoi travaillez-vous sur ce projet ?
  • Quels besoins professionnels, travaux de recherche ou retours clients, le cas échéant, ont conduit à la création de ce projet ?
  • Des projets antérieurs sont-ils associés à celui-ci et, si oui, comment se sont-ils déroulés ? Quels enseignements en a tiré votre équipe ?
Les objectifs du projet et les indicateurs de réussite

La plupart des documents indispensables à votre planification de projet doivent préciser les objectifs du projet sous une forme ou une autre. Relier les activités quotidiennes aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise aide les membres de l’équipe à rester motivés, coordonnés et à garder le cap. Selon l’Anatomie du travail, les employés qui visualisent clairement en quoi leur travail individuel contribue aux objectifs de leur équipe sont deux fois plus motivés que leurs collègues.

[À lire : définir des objectifs de projet efficaces, exemples inclus]

La chronologie du projet

N’oubliez pas de présenter la chronologie de votre projet dans votre brief. Votre calendrier de projet est le meilleur moyen de donner à votre équipe une vue d’ensemble des dates clés et des jalons du projet. Après tout, la réussite de votre projet dépend de votre capacité à tenir vos échéances et atteindre vos objectifs dans les délais impartis.

Le public cible

Votre public cible est la raison pour laquelle vous travaillez sur ce projet. Peu importe le type de projet, il est essentiel de prendre votre public cible en considération lorsque vous rédigez votre brief de projet pour que tous vos collègues soient sur la même longueur d’onde quant à la typologie de ce public cible.

Un brief de projet clair et précis en 5 étapes, exemples inclus

Un brief de projet comporte quatre éléments principaux, mais cinq étapes sont nécessaires pour en créer un. S’il s’agit de votre tout premier brief, n’hésitez pas à le diviser en quatre paragraphes ou parties, jusqu’à ce que le lien entre ces derniers vous semble plus naturel. En outre, vous pouvez bien entendu utiliser des listes à puces, insérer des liens vers d’autres documents ou des images si nécessaire. Enfin, rédiger un brief n’est utile que si les participants au projet et vous-même en jugez ainsi.

1. Ajoutez toutes les informations utiles

La meilleure façon de commencer votre brief de projet est d’ajouter toute information de contexte pertinente. De cette façon, tout le monde commence le projet sur un pied d’égalité et les intervenants des différents services abordent le reste de votre brief (ou les autres documents liés au projet) avec toutes les informations essentielles dont ils ont besoin.

Exemple :

Imaginons que votre entreprise ait développé une application de jeu vidéo où les utilisateurs peuvent jouer en ligne avec leurs amis. Dans le cadre de ce projet, vous réalisez une campagne de marketing pour soutenir le lancement de votre tout dernier produit : un échange vidéo en direct sur l’application. Pour commencer votre brief de projet, vous pourriez rédiger votre introduction ainsi :

Actuellement, le tchat est la deuxième fonctionnalité la plus populaire, après la possibilité d’inviter ses amis par e-mail. 84 % des utilisateurs utilisent le tchat, pour une durée variable. De plus, les retours clients nous ont appris que 63 % des utilisateurs déclarent avoir passé un appel vidéo ou vocal avec leurs amis sur une autre plateforme tout en jouant sur notre application. Nous pensons qu’intégrer le tchat vidéo au sein de notre application nous permettra de booster la fidélisation client et, éventuellement, de convaincre les utilisateurs de passer de la version gratuite à la formule mensuelle payante.

2. Insérez les objectifs du projet et les indicateurs de réussite

Les objectifs du projet correspondent aux livrables et ressources que vous prévoyez de fournir en fin de projet. Définir des objectifs de projet efficaces vous aide à bien comprendre le projet en lui-même. Vos objectifs permettront de définir vos indicateurs de réussite afin d’évaluer plus facilement le succès de votre projet une fois celui-ci terminé. Nous vous conseillons de définir vos objectifs les plus ambitieux en appliquant la méthode SMART. Cet acronyme signifie :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporellement défini
Poursuivons notre exemple concernant le tchat vidéo :

La majorité des utilisateurs ont commencé à utiliser un service tiers de tchat vidéo tout en jouant sur notre application. Cette campagne marketing vise à expliquer et promouvoir notre nouvelle fonctionnalité. Il s’agit de favoriser l’adoption de cette dernière et d’encourager les utilisateurs à ne plus discuter en vidéo sur d’autres plateformes, mais plutôt à se tourner vers notre nouvelle fonctionnalité intégrée à l’application. L’objectif du projet est le suivant : 40 % des utilisateurs qui se connectent une fois par semaine doivent utiliser notre tchat vidéo intégré au moins deux fois par mois avant la fin de la campagne marketing, fin mai.

Critères de réussite :

  • Objectif atteint : 40 %
  • Presque atteint : 35 %
  • Partiellement atteint : 30 %
  • Échec : > 30 %
3. Clarifiez votre chronologie de projet

Vos objectifs de projet comprendront très certainement une échéance ou une plage de dates pour répondre à l’exigence de la lettre « T » du terme SMART (Temporellement défini). Toutefois, la chronologie de votre projet ne se limite pas à la durée de ce dernier : elle peut inclure des jalons clés ou toute autre date importante.

Reprenons une dernière fois notre exemple de tchat vidéo :

Durée du projet : du 15 mars au 29 mai

Jalons clés :

  • 15 mars : réunion de lancement
  • 5 avril : l’équipe produit livre la version bêta du produit final de tchat vidéo
  • 22 avril : présentation des premières ressources créatives
  • 7 mai : approbation des ressources créatives
  • 17 mai : produit finalisé et prêt à être expédié
  • 29 mai : lancement
4. Mettez en avant votre public cible

Avoir clairement identifié son public cible ou créé des personas est essentiel pour la réussite du projet. Votre équipe a besoin de connaître certaines données démographiques à propos du public cible afin de concevoir un produit parfaitement adapté aux utilisateurs. Dans notre exemple, l’équipe concernée développe une application pour son public cible et organise une campagne marketing pour étendre la portée de ce lancement.

Définir votre public cible en amont peut également permettre d’éviter toute dérive des objectifs : le moment où la portée du projet dépasse les objectifs initiaux ou le calendrier du projet. Si vous n’avez pas une idée précise de votre cible, vous risquez de devoir retravailler certaines parties de votre projet, ce qui pourrait entraîner une dérive des objectifs (retards, contraintes budgétaires, etc.).

Reprenons une dernière fois notre exemple de tchat vidéo :

Cette campagne s’adresse aux lycéens âgés de 15 à 18 ans qui souhaitent discuter avec leurs amis après l’école ou pendant le week-end. Le public cible est fin connaisseur des technologies, mais n’a que peu de patience face à des fonctionnalités médiocres, des bugs ou des retards.

5. Donnez aux participants les moyens d’accéder à d’autres ressources

Votre brief de projet touche à sa fin. N’oubliez pas que ce document est principalement destiné aux différents intervenants et aux membres de votre équipe pour que chacun soit sur la même longueur d’onde et dispose des mêmes informations. Sentez-vous libre d’y inclure toute ressource supplémentaire pertinente : budget, plan de communication ou rôles du projet, entre autres.

À la fin de votre brief de projet, veillez à joindre tout document pertinent dont votre équipe pourrait avoir besoin. Par exemple, si vous avez déjà créé un plan de projet, pensez à l’inclure. Vous pouvez également joindre une matrice RACI, une proposition de projet ou une feuille de route.

Reprenons une dernière fois notre exemple de tchat vidéo :

Pour en savoir plus, consultez notre plan de projet ou notre feuille de route.

Exemple de brief de projet

Votre brief de projet n’est pas simplement une série de paragraphes qui résume les informations du projet. Considérez-le plutôt comme un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe du projet. Par ailleurs, assurez-vous de le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée accessible à tous. Voici à quoi il pourrait ressembler :

Capture d’écran d’un exemple de brief de projet sur Asana

Quelle place pour le brief au sein de votre projet ?

La gestion de projet comporte de nombreux éléments. Vous assumez la fonction de chef de projet pour la première fois ? Vous vous demandez peut-être quels documents créer, le cas échéant. Voici un petit guide qui résume les différents éléments à produire et leur place dans le processus de gestion de projet :

  • Les buts du projet donnent un aperçu détaillé du lien entre votre projet et les objectifs commerciaux.

  • Les objectifs du projet représentent les livrables concrets que vous comptez obtenir à la fin du projet.

  • Une feuille de route de projet est une présentation générale des livrables, jalons clés et objectifs principaux d’un projet. Ces feuilles de route sont particulièrement utiles dans le cadre de projets complexes.

  • Une réunion de lancement se tient en début de projet. Votre réunion de lancement est l’occasion de prendre contact avec l’équipe chargée du projet et les principaux participants pour obtenir leur adhésion.

  • Votre plan de projet (parfois appelé aperçu de projet) regroupe les informations dont vous avez besoin pour commencer votre projet du bon pied.

  • Un brief de projet est la source unique de référence de votre équipe qui regroupe les informations clés du projet.

  • Une synthèse est un aperçu de votre plan de projet destiné à la direction.

  • Les rapports d’avancement de projet sont des mises à jour que vous (le chef de projet) devez envoyer tout au long de votre projet afin de maintenir votre équipe sur de bons rails.

  • Un post-mortem (retour sur expérience) est l’occasion de faire le point avec votre équipe sur ce qui a fonctionné ou non et sur les enseignements à tirer de ce projet pour améliorer ceux à venir.

En bref, rédigez votre premier brief de projet dès aujourd’hui.

Les briefs de projet sont un excellent moyen de regrouper les informations clés de votre projet et de les rendre facilement accessibles à toutes les parties prenantes. Rédiger un brief de projet permet de présenter un aperçu du projet à l’équipe chargé de sa réalisation et aux différents intervenants, sans les submerger d’informations.

Quoi de (d’encore) mieux qu’un excellent brief de projet ? Gérer votre projet sur un outil de gestion du travail ! Ainsi, chacun sait exactement qui fait quoi et pour quand. Découvrez sans attendre les avantages d’un outil de gestion du travail comme Asana.

Gérez vos projets sur Asana dès aujourd’hui.