Rédiger une synthèse, exemples inclus

Planifier, gérer et permettre à votre équipe d’accomplir tout son travail… Voilà les principaux avantages de la gestion de projet. Il est souvent utile de disposer de toutes ces informations au même endroit, en un clic. Mais parfois, les nouveaux membres du projet ou autres responsables souhaitent disposer d’une vue simplifiée du travail en cours. Il vous faut donc trouver une manière de résumer les points clés du projet, sans perdre l’attention de votre lecteur.

La meilleure façon d’y parvenir est d’opter pour la synthèse. Si vous n’en avez jamais rédigé, cet article regroupe tout ce que vous devez savoir pour organiser, rédiger et communiquer cette synthèse à votre équipe.

Qu’est-ce qu’une synthèse ?

Une synthèse est une vue d’ensemble d’un document. La longueur et la portée de votre synthèse diffèrent selon le document qu’elle résume. De manière générale, une synthèse ne compte pas plus de deux pages. Vous devez y inclure toutes les informations que vos lecteurs et les principales parties prenantes ont besoin de connaître.

Vous pouvez envisager l’exercice de synthèse comme suit : si les parties prenantes clés lisaient votre synthèse et rien d’autre, auraient-elles toutes les cartes en main pour réussir ? Si c’est le cas, votre synthèse est réussie.

Voici quelques documents qui font régulièrement l’objet de synthèses :

  • Études d’opportunité
  • Propositions de projet
  • Documents de recherche
  • Études environnementales
  • Études de marché
  • Plans de projet

Toute synthèse se décompose généralement en quatre parties :

  1. Commencez par poser la problématique du document ou le besoin auquel il répond.
  2. Reprenez les grandes lignes des solutions proposées.
  3. Exposez brièvement la valeur ajoutée de ces solutions.
  4. Terminez par une conclusion qui insiste sur la pertinence de l’initiative présentée.

Qu’est-ce qu’une synthèse en gestion de projet ?

En gestion de projet, une synthèse permet de clarifier votre projet auprès de vos collaborateurs issus de différents services, des chefs d’équipe et autres participants. Considérez votre synthèse comme une « présentation d’accroche » destinée aux membres de l’équipe qui n’ont pas le temps ou le besoin d’analyser le projet dans ses moindres détails.

Mais alors, comment distinguer la synthèse en gestion de projet de celle utilisée pour un business plan ? La première est créée en début de projet, la seconde une fois votre business plan rédigé. Imaginons que vous souhaitez rédiger la synthèse d’une étude environnementale : vous devez établir un rapport sur les résultats et les conclusions une fois l’étude terminée. En gestion de projet, la synthèse couvre plutôt les objectifs de l’initiative et précise en quoi ces derniers sont pertinents.

Une synthèse de gestion de projet comporte également les quatre parties mentionnées plus haut :

  1. Commencez par poser la problématique du projet ou le besoin auquel il répond. Quelle est la raison d’être du projet ? Quelle idée, quel retour client, quel plan produit ou autre besoin en est à l’origine ?

  2. Reprenez les grandes lignes des solutions proposées ou des objectifs du projet. Comment le projet va-t-il répondre à la problématique posée en première partie ? Quels sont les buts et objectifs de ce projet ?

  3. Exposez brièvement la valeur ajoutée des solutions proposées. Une fois votre projet terminé, quelle sera la prochaine étape ? Comment les solutions proposées vont-elles faire avancer et/ou résoudre la problématique posée en première partie ?

  4. Terminez par une conclusion qui insiste sur la pertinence de l’initiative présentée. C’est une nouvelle occasion de rappeler pour quelles raisons la problématique est importante et le projet utile. Il est également possible de faire référence à votre lectorat cible et d’insister sur la manière dont les solutions proposées satisferont les besoins exprimés. Pour finir, indiquez les prochaines étapes clés.

Vous n’avez encore jamais rédigé de synthèse ? Vous vous demandez sûrement où s’intègre cette dernière dans le cycle de gestion de projet. Voici quelques éclaircissements :

Synthèse ou plan de projet ?

Un plan de projet peut s’apparenter à un schéma présentant tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre ses objectifs. Un plan de projet efficace présente les objectifs, les indicateurs de réussite, les différentes parties prenantes, mais aussi les fonctions de chacun, le budget, les jalons et livrables, sans oublier d’établir une chronologie (ou un calendrier) et un plan de communication.

Une synthèse est un résumé des principales informations de votre plan de projet. Pensez aux éléments absolument essentiels qu’il vous faut communiquer à votre équipe de direction lorsque cette dernière découvre votre projet, avant même d’avoir consulté votre plan de projet. C’est à ce moment que la synthèse entre en jeu.

Synthèse ou aperçu du projet ?

Les aperçus de projets et les synthèses ont souvent des points communs : tous deux présentent un résumé des informations clés sur le projet. Toutefois, l’aperçu de projet doit être directement associé à votre projet : il doit y avoir une continuité entre ces deux éléments.

Il est possible d’intégrer votre synthèse dans votre projet, tout dépend du type d’outil de gestion de projet utilisé, mais il peut également s’agir d’un document indépendant.

Synthèse ou objectifs de projet ?

La deuxième partie de votre synthèse (Reprenez les grandes lignes des solutions proposées ou des objectifs du projet) doit contenir et développer vos objectifs de projet. N’oubliez pas d’indiquer les raisons pour lesquelles l’atteinte de ces objectifs apportera une valeur ajoutée à votre projet. Enfin, ajoutez des informations sur votre plan d’action pour y parvenir.

Les avantages d’une synthèse

Vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt de rédiger une synthèse. En effet, le plan de projet ne suffit-il pas ?

Comme nous l’évoquions plus haut, tout le monde n’a pas le temps ou le besoin d’analyser tous les détails de votre projet. L’idée est plutôt de pouvoir accéder à une vue d’ensemble des objectifs de ce dernier et de comprendre leur pertinence. Les outils de gestion du travail comme Asana vous aident à regrouper un grand nombre d’informations clés sur un projet : votre équipe identifie clairement qui fait quoi et pour quand. Toutefois, votre synthèse est moins destinée aux membres de l’équipe qui travaillent activement sur le projet qu’aux parties prenantes extérieures à ce dernier qui souhaitent obtenir une présentation générale et des réponses rapides quant à son importance.

Une synthèse efficace donne à chaque participant une vue d’ensemble du projet et de ses éléments clés, sans rentrer dans les détails. Si vos collaborateurs souhaitent toutefois obtenir davantage d’informations, ils peuvent consulter le plan de projet ou parcourir les tâches présentes sur votre outil de gestion du travail.

Rédiger une synthèse efficace, exemples inclus

Toute synthèse comporte quatre parties. Pour plus d’efficacité, suivez notre modèle. Une fois rédigée, relisez votre synthèse pour vous assurer qu’elle contient toutes les informations clés à communiquer impérativement aux différentes parties prenantes.

1. Commencez par poser la problématique du projet ou le besoin auquel il répond

Débutez votre synthèse en expliquant dans quelle mesure ce document et le projet qu’il représente sont importants. Prenez le temps d’exposer la problématique, y compris les recherches effectuées ou les commentaires reçus de la part des clients. Précisez en quoi cette problématique est significative et pertinente pour vos clients, et pourquoi il est intéressant d’y répondre.

Imaginons que vous travaillez pour une entreprise qui fabrique des montres. Votre projet ? Concevoir une montre plus simple et moins chère capable de séduire les acheteurs de luxe, mais aussi une nouvelle catégorie de clients.

Exemple de synthèse :

Les derniers retours clients indiquent que 52 % des consommateurs ont exprimé le besoin d’accéder à une version plus simple et moins chère de notre produit. Dans les enquêtes menées auprès de personnes ayant choisi des montres concurrentes, le prix est mentionné dans 87 % des cas. Pour servir au mieux nos clients actuels et nous lancer sur de nouveaux marchés, nous devons développer une série de montres qui puissent être vendues à un prix adapté au marché ciblé.

2. Reprenez les grandes lignes des solutions proposées ou des objectifs du projet

Votre problématique est posée, proposez maintenant des solutions. Contrairement à ce que vous feriez pour un résumé ou un plan, vous devez présenter vos solutions en adoptant une approche normative : efforcez-vous de convaincre vos lecteurs que vos solutions sont les bonnes. Il s’agit moins d’une section de brainstorming que d’une partie pour étayer les solutions recommandées.

Vous rédigez votre synthèse en début de projet : par conséquent, ne pas être en mesure de présenter tous vos livrables et jalons n’est pas un problème. C’est toutefois une bonne occasion de définir dans les grandes lignes les étapes de votre projet. Vous avez besoin d’un coup de pouce pour rédiger une présentation générale des principaux livrables et échéances du projet ? Songez à dresser une feuille de route de projet avant de vous plonger dans la rédaction de votre synthèse.

Poursuivons notre exemple de synthèse :

Notre nouvelle série de montres sera 20 % moins chère que notre produit actuel le plus économique, avec la possibilité d’atteindre les 40 %, voire plus, en fonction du matériau et du mouvement. Afin d’être en mesure de proposer ces prix, nous :

  • Proposerons des montres fabriquées à l’aide de nouveaux matériaux, y compris le silicone ou le bois
  • Opterons pour un mouvement à quartz haute qualité plutôt qu’un mouvement automatique avec mécanisme interne
  • Proposerons des bracelets personnalisables, en misant sur le choix et la flexibilité par rapport aux modèles de luxe traditionnels

Notez que chaque montre sera encore et toujours soumise à un contrôle qualité rigoureux afin de conserver un chronographe et une précision d’une qualité tout aussi exceptionnelle que celle de nos offres actuelles.

3. Exposez brièvement la valeur ajoutée des solutions proposées

Vous commencez à comprendre les avantages des solutions avancées en début de synthèse et les améliorations que ces dernières pourraient apporter. Quels sont les résultats attendus, le cas échéant ? C’est dans cette partie de la synthèse que vous devez inclure toutes les informations financières pertinentes, de même que les risques ou bénéfices potentiels du projet. Vous devez également établir un lien entre ce projet et les objectifs de l’entreprise ou OKR. Comment ce travail soutient-t-il les objectifs de votre entreprise ?

Poursuivons une nouvelle fois notre exemple de synthèse :

En proposant de nouvelles offres entre 20 et 40 % moins chères que notre option actuellement la plus économique, nous espérons nous lancer sur le marché des montres casual, tout en poursuivant le développement de notre marque de luxe. Ces nouvelles montres nous aideront à atteindre notre objectif n°3 pour l’exercice 2022 : développer la marque. Ces nouvelles offres peuvent rapporter jusqu’à 3 millions de dollars de recettes chaque année, gains qui faciliteront cette fois l’atteinte de notre objectif principal pour l’exercice 2022 : générer un bénéfice annuel de 7 millions de dollars.

Les premiers retours clients indiquent que les options bon marché n’auront pas d’incidence sur la valeur ou le prestige de la marque de luxe. Toutefois, c’est un risque dont il faut tenir compte lors de la phase de conception. Afin d’atténuer ce risque, l’équipe marketing chargée du produit commencera à travailler sur la stratégie de commercialisation six mois avant le lancement effectif.

4. Terminez par une conclusion qui insiste sur la pertinence de l’initiative présentée.

Vous avez transmis toutes les informations essentielles à l’équipe de direction. Cette dernière partie est une bonne occasion de l’aider à mieux comprendre l’impact et la valeur de ce projet pour l’entreprise. Quels sont les éléments clés de votre synthèse que vos supérieurs doivent retenir, le cas échéant ?

Reprenons et terminons notre exemple de synthèse :

Des offres moins chères et plus variées nous permettent non seulement de pénétrer un nouveau marché, mais aussi de développer notre marque et de la valoriser. Grâce à l’attention portée à ces nouvelles offres et en anticipant la demande pour les montres bon marché, nous espérons augmenter notre part de marché de 2 % chaque année. Pour en savoir plus, consultez nos modèles de stratégie de commercialisation et de commentaires clients.

Exemple de synthèse

Lorsque vous rassemblez l’ensemble des éléments, votre synthèse pourrait ressembler à ceci :

Exemple de synthèse sur Asana

Les erreurs fréquemment commises lors de la rédaction d’une synthèse

Vous n’allez certainement pas devenir un pro de la rédaction de synthèses du jour au lendemain, et ce n’est pas un problème. Pour commencer du bon pied, utilisez le modèle en quatre parties proposé dans cet article, puis continuez à pratiquer l’exercice de synthèse afin de parfaire vos compétences rédactionnelles. Cela étant, voici quelques pièges fréquents à éviter :

Évitez le jargon technique

Votre synthèse est un document que tout le monde doit être capable de lire et de comprendre (des participants au projet à l’équipe de direction). N’oubliez pas que vos divers collaborateurs n’ont pas forcément une connaissance aussi détaillée de vos activités et des tâches que vous gérez au quotidien. Pensez à relire une nouvelle fois votre synthèse pour vous assurer qu’il n’y a pas de jargon inutile. Expliquez si possible les termes techniques employés ou supprimez-les (à défaut, optez au moins pour des termes compréhensibles par tous).

N’oubliez pas : il ne s’agit pas d’un rapport complet

Votre synthèse porte bien son nom : veillez à ce qu’elle reste synthétique. Si vous commencez à évoquer certaines tâches en détail, les échéances ou les pièces jointes, arrêtez-vous quelques minutes et faites le point : est-il vraiment nécessaire d’inclure toutes ces informations dans votre synthèse ? Certains détails sont essentiels si vous voulez que votre résumé soit exploitable et éveille l’intérêt de vos lecteurs. Toutefois, rappelez-vous que l’ensemble des informations détaillées concernant votre projet doit être regroupé sur votre outil de gestion du travail et non dans votre synthèse.

Assurez-vous que votre synthèse constitue un document indépendant

Vous connaissez ce projet sur le bout des doigts, mais ce n’est pas le cas de tous vos collaborateurs. Une fois votre synthèse rédigée, jetez-y un œil une nouvelle fois pour vous assurer qu’elle se suffit à elle-même. Les différentes parties prenantes ont-elles besoin d’informations de contexte pour comprendre votre synthèse ? Le cas échéant, intégrez ces éléments à votre synthèse ou envisagez d’y faire référence en tant qu’informations complémentaires.

Relisez-vous systématiquement

Votre synthèse est un document évolutif et si vous avez oublié une coquille, vous pouvez toujours y revenir et la corriger. Toutefois, ce n’est jamais une mauvaise chose d’effectuer une relecture supplémentaire ou d’envoyer votre synthèse à un collègue pour qu’il la relise.

En bref, une synthèse est indispensable.

Les synthèses sont un excellent moyen de tenir vos collaborateurs informés des dernières évolutions de votre projet. Ainsi, vous êtes sûr que chacun est sur la même longueur d’onde. Si de nombreuses parties prenantes souhaitent bénéficier d’un aperçu rapide du besoin auquel votre projet répond et de l’importance de ce dernier, rédigez une synthèse. C’est la solution idéale pour fournir à vos collaborateurs les informations dont ils ont besoin.

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour mieux faire le lien entre stratégie et mise en œuvre des tâches quotidiennes ? Consultez notre guide numérique intitulé Concevoir une stratégie d’organisation.

Créez votre prochain plan de projet sur Asana.