Feuilles de route de projet : définition et avantages

Lorsque vous montez un projet, vous devez absolument partir du bon pied. Que ce soit dans le cadre d’une campagne ponctuelle (ex. : événement en ligne) ou d’une initiative sur le long terme (déploiement d’un nouvel outil informatique, etc.), la réussite de votre lancement dépend d’éléments clés, comme l’accès à une vue d’ensemble partagée du projet et une bonne coordination des intervenants.

Mais comment procéder ? Plusieurs méthodes s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple créer une charte de projet ou rédiger un business case pour faire approuver votre projet. Vous pouvez ensuite élaborer un plan de projet pour définir les étapes clés de votre initiative. Organisez alors une réunion de lancement de projet et un brainstorming avec l’ensemble des intervenants concernés. Vous pourriez même être amené à rédiger un brief créatif selon la nature de votre projet. Toutefois, bien que ces stratégies puissent être essentielles au lancement d’un projet, le meilleur moyen de visualiser clairement votre calendrier de projet et de coordonner les équipes autour des objectifs de l’entreprise reste encore de faire appel à une feuille de route.

En quoi consiste une feuille de route de projet ?

À chaque fois que vous vous lancez dans un projet, vous devriez avoir pour premier réflexe de concevoir une feuille de route donnant un aperçu global des livrables, jalons clés et objectifs principaux. Vous pourrez ensuite vous baser sur cette feuille de route afin de créer d’autres documents indispensables à votre planification de projet, notamment un plan et un calendrier.

Si vous n’avez encore jamais utilisé de feuille de route de projet, il sera peut-être un peu difficile au départ de la différencier des autres éléments de planification de projet. Listons ici leurs différences :

Feuille de route et plan de projet

La feuille de route de projet et le plan de projet présentent des similitudes : tous deux doivent être créés dès la phase initiale du projet et être évolutifs (pas de règles statiques et gravées dans le marbre). Mais contrairement au plan de projet, votre feuille de route doit se limiter à présenter une vue générale du projet. Lors de son élaboration, veillez donc à ne pas trop entrer dans les détails pour éviter que le document ne perde ses objectifs de vue. Gardez bien ceci à l’esprit : la feuille de route offre une vue d’ensemble sur les informations et non des instructions détaillées.

Pour créer un bon plan de projet, il vous faudra vous plonger dans certains détails, notamment la chronologie du projet, le budget alloué, les rôles propres à chacun des intervenants, ainsi que les indicateurs de réussite que vous utiliserez pour évaluer le projet.

Feuille de route de projet et feuille de route produit

Une feuille de route produit détaille les fonctionnalités dont vous prévoyez le lancement sur une période donnée, telles qu’imaginées par votre équipe produit. Elle est la source unique de référence de votre équipe quant à ces lancements. En règle générale, celle-ci comporte des informations comme le degré de priorité ou la portée du lancement, les intervenants concernés au sein des équipes produit et d’ingénierie ou encore la nomenclature de la campagne marketing.

Malgré des noms similaires, feuille de route de projet et feuille de route produit sont foncièrement différentes. Tous les projets (et pas seulement les projets de lancement de produit) devraient avoir leur feuille de route. À titre d’exemple, imaginons que vous souhaitiez créer une stratégie de projet pour un événement en ligne en cours de planification par votre équipe ou pour un projet que votre équipe informatique s’apprête à déployer. Dans les deux cas, votre feuille de route de projet donnera un aperçu des objectifs et de la direction à suivre pour les atteindre.

Feuille de route de projet et diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est la représentation visuelle d’un projet. Il a l’apparence d’une chronologie et représente les tâches et livrables sous la forme de barres horizontales. Souvent, les équipes choisissent d’élaborer leurs feuilles de route de projet sous forme de diagrammes de Gantt, lesquels illustrent une chronologie, et elles utilisent les barres horizontales du graphique pour représenter le déroulement des initiatives d’envergure dans le temps.

Cependant, le rayon d’action des diagrammes de Gantt va bien au-delà des stratégies de projet. En effet, ces diagrammes permettent de visualiser aisément les relations et dépendances entre les tâches. En outre, ils permettent d’identifier les jalons importants en un clin d’œil, ainsi que la façon dont s’articulent les divers éléments de votre projet.

Même si vous prévoyez de concevoir votre feuille de projet sous la forme d’un diagramme de Gantt, assurez-vous de choisir un outil qui propose plusieurs façons de visualiser le travail et permette de basculer facilement entre les vues (chronologie, mais aussi tableau Kanban, liste de tâches et calendrier). Ainsi, non seulement vous pourrez créer une feuille de route de projet efficace, mais les différentes parties prenantes auront également la possibilité de visualiser le travail de la façon qui leur convient le mieux.

Les avantages de la feuille de route de projet

Si vous n’avez encore jamais eu l’occasion de créer une feuille de route de projet, peut-être vous posez-vous la question : est-ce vraiment nécessaire ? Certains projets peuvent certes s’en passer (nous nous pencherons sur ce point plus en détail ultérieurement), mais dans le cas de projets à échéance, une feuille de route constitue le meilleur moyen de communiquer vos objectifs principaux aux divers intervenants. Créer une feuille de route de projet en amont de votre réunion de lancement présente trois grands avantages.

1. Définir les objectifs du projet

Une feuille de route a pour but principal de définir les objectifs du projet avant même de programmer une réunion de lancement et de créer votre plan de projet. Cette feuille de route est destinée à vous aider à repérer où vous en êtes, mais aussi à vous indiquer le cap à suivre. Bien qu’elle comporte assez peu de détails, le simple fait de présenter clairement les objectifs dès la phase initiale du projet vous aide à y voir clair et à les atteindre.

À titre d’exemple, imaginons que vous élaboriez une stratégie de projet pour votre calendrier de réseaux sociaux. Alors que vous avez une vision claire de votre situation actuelle (c’est-à-dire du nombre de personnes qui vous suivent et leur engagement), la feuille de route de projet vous aide à définir vos objectifs et à leur attribuer des échéances. Peut-être souhaitez-vous doubler le nombre de vos abonnés sur Instagram dans les 6 prochains mois ? Ou peut-être avez-vous pour ambition de doubler votre taux d’engagement au cours de l’année prochaine ? Quel que soit votre plan, la feuille de route aide tous les intervenants à bien visualiser le projet dans sa globalité.

2. Remporter l’adhésion quant aux livrables du projet

Dans le cadre de la création de votre feuille de route de projet, vous devez définir quels sont les livrables importants. Les avoir définis en amont de votre réunion de lancement vous aidera à dresser la liste des personnes à inviter à la réunion, à présenter une vue d’ensemble du projet aux divers intervenants et, enfin, à remporter leur adhésion.

Prenons un exemple : imaginons que vous élaborez une feuille de route pour un projet de suivi de commentaires clients. Celle-ci présente une vue d’ensemble du projet, explique la façon dont votre processus de suivi fonctionne actuellement et de quelle manière votre projet va pouvoir y apporter des améliorations. En outre, votre feuille de route vous aide aussi à clarifier les livrables attendus. Peut-être travaillez-vous à la création d’un recueil réunissant l’ensemble des commentaires clients, doté de fonctions de tri et de recherche ? Ou peut-être souhaitez-vous recevoir au moins 100 retours clients d’ici la fin de l’exercice comptable ? Dans tous les cas, il est essentiel de définir clairement et précisément ces livrables.

3. Gérer les attentes des parties prenantes

Maintenant que nous avons abordé les deux premiers points, intéressons-nous à la finalité de votre feuille de route de projet, laquelle consiste à partager des informations importantes avec les différentes parties prenantes et remporter leur adhésion quant aux livrables, jalons et échéances. Disposer de toutes ces informations dès la réunion initiale de lancement offre aux participants une bonne visibilité générale sur la portée et la durée du projet.

À titre d’exemple, considérons que vous mettiez sur pied une stratégie pour une nouvelle campagne marketing. Lors de la réunion de lancement, il est possible que les participants issus d’autres équipes aient leur propre idée quant à la direction à suivre et les livrables à en attendre. Mais au lieu de mener une séance de brainstorming relative à ce lancement, vous allez fournir un plan clair qui présente les principaux jalons et objectifs du projet. Ainsi, vous gérez d’entrée de jeu les attentes des diverses parties prenantes et placez votre projet sur la voie du succès.

Exemples de feuilles de route de projet

Bien qu’il existe plusieurs manières d’élaborer une feuille de route de projet, il convient de la structurer de telle sorte qu’elle permette de visualiser le travail de façon optimale. Voici deux exemples pour vous aider à démarrer.

Feuille de route de projet pour événement en ligne

Feuille de route de projet informatique

Cette feuille de route de projet identifie plusieurs couloirs d’activité. En effet, le service informatique planifie la tenue de trois initiatives majeures au quatrième trimestre, chacune avec ses propres vues d’ensemble et objectifs. Cette feuille de route est centralisée pour permettre aux membres du service informatique qui travailleront sur ces initiatives de bénéficier d’une vue générale. Toute l’équipe informatique dispose ainsi d’une source unique de référence pour les trois initiatives réunies.

Comment créer une feuille de route de projet ?

Créer une bonne feuille de route de projet implique de pouvoir visualiser la chronologie, les livrables et le calendrier du projet. Ce sont tous ces éléments réunis qui constituent votre feuille de route : une vue d’ensemble du travail à effectuer, des échéances et, d’une manière générale, des initiatives auxquelles vos collaborateurs et autres intervenants prendront part. La création d’une telle roadmap repose principalement sur quatre éléments :

1. Élaborer le calendrier du projet. À quel moment votre projet doit-il démarrer ? À quel moment prendra-t-il fin ? Commencez par établir un calendrier de projet afin de définir des échéances raisonnables pour vos livrables et jalons.

2. Définir les livrables et les jalons. Quels seront les livrables au terme du projet ? Y a-t-il des dates particulières ou des jalons de projet à considérer ?

3. Identifier tout risque potentiel. Certains risques doivent-ils être pris en considération par votre équipe ? Quels sont les obstacles susceptibles d’entraver la progression du projet ?

4. Tenir informées les diverses parties prenantes. Partagez votre feuille de route avec les intervenants concernés pour favoriser leur adhésion.

Pour élaborer et partager votre stratégie de projet, rien de tel qu’un outil de gestion du travail comme Asana. Avec Asana, toutes les parties prenantes bénéficient d’une source unique de référence et peuvent profiter d’une vue d’ensemble qui ne se limite pas à votre feuille de route. Mettez cette source unique de référence à disposition de l’ensemble des acteurs pour donner à votre équipe les moyens de planifier, gérer et exécuter les tâches.

Chaque projet demande-t-il sa propre feuille de route ?

La feuille de route n’est pas essentielle à tous les projets. Par exemple, il serait peut-être excessif de créer une feuille de route pour un projet de faible envergure, comme un calendrier de suivi de blog pour le mois prochain ou une initiative à faible degré de priorité visant à corriger des bugs. Toutefois, dans ces cas-là, vous avez tout de même intérêt à faire le point régulièrement avec les collègues concernés. En outre, vous devriez vous efforcer de conserver les informations relatives au projet au sein d’une source unique de référence. Pour conclure : n’imposez pas de feuille de route de projet là où elle n’est pas nécessaire.

Une véritable boussole pour votre équipe

Une fois doté d’une feuille de route de projet efficace, vous pouvez indiquer les objectifs à votre équipe et le cap à suivre pour les atteindre, ainsi que la liste des participants à cette initiative. Votre feuille de route marque le point de départ de la planification du projet. Pour s’assurer de la réussite d’un projet, rien de tel qu’une feuille de route fiable.

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