Vous débutez avec les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Introduction aux diagrammes de Gantt
  • Dans cet article :
    • Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
    • Dans quels cas l’utiliser
    • Exemples de diagrammes de Gantt
    • Avantages et inconvénients des diagrammes de Gantt
    • Vues alternatives et outils pour démarrer sans attendre

Diagramme de Gantt. Ce nom vous dit quelque chose. Vous l’avez peut-être entendu lors de la réunion de lancement d’un nouveau projet ou quand votre collègue vous a demandé le plus naturellement du monde de créer un diagramme de Gantt pour l’organisation des livrables de votre client. Le problème est que vous n’êtes pas vraiment sûr de savoir de quoi il s’agit, à quoi cela ressemble ou pourquoi même l’utiliser.

Bien que les diagrammes de Gantt puissent devenir assez complexes, les bases ne sont pas difficiles à comprendre. Avec cet aperçu, vous obtiendrez rapidement et facilement une idée de ce que sont les diagrammes de Gantt et de comment les utiliser, et nous vous proposerons quelques alternatives à mettre en place rapidement pour commencer sans attendre.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Couramment utilisés dans la gestion de projet, les diagrammes de Gantt sont des graphiques à barres horizontales, utilisés pour illustrer la chronologie d’un projet, d’un programme ou du travail. Chaque barre correspond à une étape du processus et sa longueur représente le temps prévu à sa réalisation. Une fois terminé, le diagramme de Gantt donne aux équipes une vue d’ensemble claire du travail à accomplir, des échéances et des responsables.

La quantité d’informations ajoutée dépend de vous. Lorsque vous créez un diagramme de Gantt, vous pouvez le voir comme un aperçu général ou entrer dans les détails. Cela dépend de ce dont votre équipe a besoin pour planifier son travail, quel que soit le niveau de détail, le diagramme de Gantt comprend habituellement :

  • L’échéance du projet
  • Le début et la fin de chaque tâche
  • La durée de chaque tâche
  • Les responsables de chaque tâche
  • Les liens de dépendance entre les tâches
  • La catégorie ou le groupe auquel appartient chaque tâche

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

En règle générale, les diagrammes de Gantt sont utilisés pour visualiser le plan d’un projet. Et bien que ce ne soit pas l’unique moyen d’obtenir un aperçu visuel de votre travail, ils peuvent être particulièrement utiles pour certains types d’activités. Par exemple, les diagrammes de Gantt sont une bonne option à garder à l’esprit si vous devez :

  • Visualiser le plan et la chronologie d’un projet. Les diagrammes de Gantt sont utiles pour montrer quel travail doit être fait, quand et dans quel ordre. Ils peuvent également vous aider à clarifier le plan et le calendrier de votre projet.

  • Organiser des projets complexes. Qu’il s’agisse d’une initiative interfonctionnelle ou d’un nouveau projet ambitieux et d’envergure, le diagramme de Gantt vous sert de guide. Telle une carte, il vous permet de voir chaque étape à l’avance et de savoir où votre équipe doit aller ensuite.

  • Coordonner plusieurs intervenants. Souvent, plusieurs collègues travaillent simultanément sur différentes parties d’un projet. Les diagrammes de Gantt vous donnent une vue d’ensemble de tous les composants à un instant T et vous indiquent quand passer le relais à la personne suivante.

  • Estimer les délais et la charge de travail. Que vous travailliez en interne ou dans une agence, un diagramme de Gantt vous permet de savoir dès le départ de combien de temps et de personnel vous aurez besoin, et ainsi d’allouer intelligemment les ressources et de planifier les échéances.

Exemples de diagrammes de Gantt

Bien que vous puissiez utiliser un diagramme de Gantt pour une multitude de projets et de programmes, il est utile de vous y intéresser en profondeur au travers de quelques exemples concrets. Vous trouverez ci-dessous trois exemples d’utilisation du diagramme de Gantt :

La planification du lancement d’un produit

Dans le cas d’un lancement de produit, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour élaborer l’ensemble de votre plan, de l’idée au lancement et bien plus encore. En le visualisant sur un diagramme de Gantt, vous pouvez plus facilement détecter les conflits avant qu’ils ne surviennent, voir les dépendances entre les étapes et obtenir un aperçu clair de tout ce qui se passe en lien avec le lancement et à quel moment.

L’élaboration d’une campagne marketing d’envergure

Les campagnes marketing de plus grande ampleur requièrent beaucoup de collaboration et de coordination. Il est facile de perdre le fil de tous ces éléments. Les diagrammes de Gantt simplifient les processus, car ils décrivent une séquence de tâches avec pour chacune d’elles un responsable et une durée. De cette façon, les équipes savent non seulement qui fait quoi, mais également quel est l’impact de leur travail sur les autres et ce qu’il représente par rapport à un objectif global.

Décrire les livrables pour un client

Si vous travaillez dans une agence, un diagramme de Gantt peut être utilisé pour présenter aux clients un calendrier de tous vos livrables et estimer les délais d’exécution. En exposant les plans de cette façon, vous donnez à vos clients une idée claire de l’étendue du travail et du temps nécessaire à sa réalisation. Ils sauront non seulement à quel moment vous livrerez une ressource, mais aussi à quel moment vous y travaillerez.

Avantages et inconvénients des diagrammes de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt puissent être utiles, ils ne sont pas toujours le meilleur moyen de visualiser un projet. Pour mieux comprendre si cette option vous convient ainsi qu’à votre projet, voici quelques avantages et inconvénients à prendre en compte avant de vous lancer.

Quelques avantages des diagrammes de Gantt :

  • Une vue d’ensemble de la chronologie de votre projet. Au prémices d’un projet, les diagrammes de Gantt vous permettent d’apprécier la direction prise par vos plans et les moments auxquels vous pouvez espérer atteindre les principales étapes ou jalons. Vous pouvez alors partager la chronologie de votre projet avec les différentes parties prenantes, et mieux planifier vos effectifs et vos ressources. De plus, vous savez ce qu’il faut faire, à quel moment, et vous maintenez toutes vos actions sur la bonne voie.

  • Afficher les relations entre les tâches. En ajoutant des dates de début et de fin à chaque tâche et en créant des dépendances, vous visualisez la façon dont une tâche affecte les autres. Ceci vous aide à identifier les problèmes et à résoudre les conflits de dépendances avant de commencer à travailler.

  • Une meilleure gestion des ressources. L’ajout d’un responsable pour chaque élément peut vous aider à voir qui fait quoi et quand, et ainsi mieux gérer les charges de travail. Puisque tout s’enchaîne de manière séquentielle, vous pouvez voir si un collègue ou une équipe en particulier a trop à faire à un moment donné, et réattribuer ou reprogrammer les tâches le cas échéant.

Les diagrammes de Gantt ont aussi leurs défauts. Voici quelques obstacles souvent rencontrés :

  • Beaucoup de temps de préparation. La création d’un diagramme de Gantt ne se fait pas en une seconde. En particulier si vous utilisez une feuille de calcul, traduire votre travail sous forme de diagramme de Gantt vous prendra beaucoup de temps. Même si vous utilisez un modèle, vous devrez l’adapter aux besoins de votre équipe.

  • Des difficultés à gérer le projet à l’endroit où il a été planifié. Les diagrammes de Gantt traditionnels sont particulièrement utiles dans la phase de planification d’un projet. Une fois le travail planifié, vous passerez souvent à un autre outil ou à une autre plateforme pour gérer vos activités quotidiennes et il vous sera difficile de connaître la véritable source de référence de votre équipe.

  • Tout se complique avec l’ajout d’informations complémentaires. Qu’il s’agisse de sous-étapes d’un jalon, de fichiers ou d’une explication de ce que vous entendez par « Activer la campagne de reciblage », l’ajout de détails utiles à votre plan sous forme de diagramme de Gantt peut transformer une vue agréable en véritable capharnaüm.

Alternatives aux diagrammes de Gantt

Heureusement, il existe des solutions alternatives qui vous offrent également une vue d’ensemble de la manière dont toutes les pièces du puzzle s’assemblent, tout en évitant les limites habituelles d’un diagramme de Gantt réalisé sur une feuille de calcul.

Autres types de gestion de projet visuelle

tableaux Kanban

Premièrement, vous pourriez envisager d’utiliser une vue de gestion de projet différente. Selon le type de travail à gérer, un calendrier ou un tableau Kanban peuvent être des alternatives plus légères et plus rapides à mettre en oeuvre pour visualiser votre plan de projet. Si vous souhaitez en savoir plus, cet article sur la gestion visuelle des projets décrit les avantages et inconvénients de ces trois options.

De meilleurs outils pour créer vos plans

vue Chronologie d’Asana pour les campagnes marketing

Deuxièmement, un outil de gestion de projet tel qu’Asana peut vous aider à gérer, coordonner et ajouter les détails de votre projet à l’endroit même où vous l’avez planifié et, par la même occasion, à passer moins de temps à tout préparer.

Par exemple, vous pourriez préparer votre plan de projet à l’aide de la Chronologie d’Asana, une vue similaire à un diagramme de Gantt qui vous permet d’intégrer tous les éléments nécessaires. Comme pour un diagramme de Gantt, la Chronologie indique à quel moment chaque étape doit avoir lieu, combien de temps elle va durer et qui en est responsable. Mais contrairement au diagramme de Gantt, la Chronologie est facile à préparer, à tenir à jour et donne la possibilité à votre équipe de collaborer à l’endroit même où votre projet a été planifié. Profitez d’un essai gratuit de la formule Premium pour découvrir cette fonctionnalité.

Planifiez vos projets comme un pro

Que vous utilisiez un diagramme de Gantt ou une option similaire, la visualisation du plan de projet est une étape clé pour toute équipe, et ce, que vous soyez chef de projet ou non. Elle vous permet de montrer la façon dont toutes les pièces du puzzle s’assemblent, de partager votre plan avec votre équipe et de l’adapter à mesure de l’avancement des travaux pour ne jamais vous écarter de vos objectifs.

Gérez vos projets sur Asana dès aujourd’hui.