Diagramme de Gantt : le guide complet pour planifier vos projets

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins31 janvier 202213 min de lecture
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Image d’en-tête - diagramme de Gantt
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Résumé

Un diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui sert à illustrer la chronologie d’un projet en représentant l’intégralité de ses tâches et éventuelles péripéties. Découvrez comment cet outil de planification vous aide à réaliser vos tâches en temps et en heure et à rester sur la bonne voie !

Diagramme de Gantt. Ce nom vous dit quelque chose. Vous l’avez peut-être entendu lors de la réunion de lancement d’un nouveau projet ou au cours de passionnantes conversations à la machine à café. Le problème, c’est que vous n’êtes pas vraiment sûr de savoir de quoi il s’agit, de ce qu’il peut vous apporter, ni même de la façon d’en créer un.

Bien que les diagrammes de Gantt puissent devenir assez complexes, les bases ne sont pas bien difficiles à comprendre. Suivez notre guide et découvrez une bonne fois pour toutes en quoi ils consistent, comment les utiliser, par où commencer pour vous lancer et bien plus encore !

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui sert à illustrer la chronologie d’un projet et de ses tâches. Cet outil de planification donne à votre équipe le moyen de visualiser clairement le déroulement du projet, de suivre les jalons et de bien identifier les délais à respecter pour les différentes tâches à réaliser.

Chaque barre horizontale correspond à une tâche ou étape du processus et sa longueur représente le temps alloué à sa réalisation. Plus généralement, le diagramme de Gantt permet de donner aux chefs de projet et aux équipes une vue d’ensemble claire du travail à accomplir, des responsables et des échéances à respecter.

Un diagramme de Gantt comprend généralement les éléments suivants :

  • L’échéance et la durée de chaque tâche

  • Les tâches

  • Les responsables des tâches

  • Les jalons

La plupart des diagrammes de Gantt offrent également un contexte supplémentaire sur la façon dont les tâches du projet sont liées les unes aux autres, sur les personnes à qui elles sont attribuées et sur les échéances et étapes importantes à venir. Un diagramme de Gantt dynamique offre aux membres de votre équipe un aperçu rapide de leurs responsabilités et de l’importance de leur travail dans la réalisation du projet dans son ensemble.

[Vue Chronologie] Projet avec diagramme de Gantt, vue Chronologie organisée sur Asana avec dépendances et échéances
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La méthode du chemin critique appliquée aux diagrammes de Gantt

Lorsqu’il s’agit de créer des diagrammes de Gantt, il est important de bien comprendre le rôle d’un chemin critique. Le chemin critique est une approche permettant de limiter les risques de voir une tâche individuelle entraîner un retard dans les tâches suivantes, conduisant alors à un retard de l’ensemble du projet et au non-respect des échéances.

Un diagramme de Gantt vous est très utile pour identifier les tâches que vous devez accomplir dans le but de mener l’ensemble de votre projet à bien et dans les délais impartis, et vous permet donc de repérer votre chemin critique.

L’histoire du diagramme de Gantt

La première version du diagramme de Gantt est inventée en 1896 par Karol Adamiecki, sous le nom d’harmonogramme. Toutefois, ses conclusions sont publiées uniquement en russe et en polonais, ce qui les rend difficiles d’accès dans les pays anglophones. En 1910, Henry Gantt popularise de son côté un diagramme similaire aux États-Unis, mis au point pour représenter le temps passé sur chaque tâche par les ouvriers des usines. La fusion de ces deux systèmes a abouti au diagramme de Gantt moderne que nous connaissons aujourd’hui.

Au départ utilisés pour suivre les tâches des employés d’usine, les diagrammes de Gantt ont gagné en popularité dans le domaine du suivi des calendriers de projet. À l’origine, ce type de diagramme était dessiné sur papier, et il fallait tout recommencer à chaque changement de calendrier. Plus tard, les chefs de projet ont commencé à utiliser des bouts de papier ou des cubes qu’ils pouvaient déplacer à leur guise pour représenter les barres du diagramme.

À quoi sert un diagramme de Gantt ?

Bien qu’un diagramme de Gantt puisse être réalisé pour bon nombre de projets et programmes, il est tout de même utile de comprendre à quoi il est généralement destiné et pourquoi :

  • Créer et gérer des projets complexes : plus un projet est important, plus il y a de tâches à gérer. Réaliser un diagramme de Gantt peut alors aider les chefs de projet à visualiser facilement les étapes à accomplir et à les décomposer en tâches plus petites.

  • Contrôler les dépendances des tâches : il ne faut jamais dire jamais. Les retards, ça arrive ! Pour éviter qu’ils ne sèment la pagaille, les diagrammes de Gantt aident les chefs de projet à automatiser les dépendances des tâches, ce qui garantit que la phase ou la tâche suivante ne commence pas avant que la précédente ne soit terminée.

  • Suivre l’évolution du projet : les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre votre progression et les différents jalons, facilitant ainsi l’ajustement de votre plan de projet si nécessaire.

Utilisation d’un diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est par exemple couramment utilisé pour :

1. Élaborer une campagne marketing

Les campagnes marketing de plus grande ampleur requièrent beaucoup de collaboration et de coordination. Il est facile de perdre le fil de tous ces éléments. Les diagrammes de Gantt simplifient les processus, car ils décrivent une séquence de tâches avec pour chacune d’elles un responsable et une durée. De cette façon, les équipes savent non seulement qui fait quoi, mais également quel est l’impact de leur travail sur les autres et ce qu’il représente par rapport à un objectif global.

2. Décrire les livrables pour un client

Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour présenter aux clients un calendrier de tous vos livrables et estimer les délais d’exécution. En exposant les plans de cette façon, vous donnez à vos parties prenantes et clients une idée claire de l’étendue du travail et du temps nécessaire à sa réalisation. Ils sauront non seulement à quel moment vous livrerez une ressource, mais aussi à quel moment vous y travaillerez.

3. Planifier le lancement d’un produit

Dans le cas d’un lancement de produit, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour élaborer l’ensemble de votre plan, de l’idée au lancement et bien plus encore. En le visualisant sur un diagramme de Gantt, vous pouvez plus facilement détecter les conflits avant qu’ils ne surviennent, voir les dépendances entre les étapes et obtenir un aperçu clair de tout ce qui se passe en lien avec le lancement et à quel moment.

Comment créer un diagramme de Gantt ?

Bien qu’il n’y ait pas deux diagrammes de Gantt identiques, suivre ces quelques étapes est essentiel si vous souhaitez vous lancer, et ce, quel que soit le logiciel utilisé.

1. Définir une plage de dates

Votre diagramme de Gantt devrait concerner un projet qui comporte des dates de début et de fin. En somme, il faut le voir comme un outil qui permet de représenter votre projet sous forme de chronologie ; et évidemment, toute chronologie a un début et une fin.

Conseil : si tous les projets doivent être clairement délimités dans le temps, il est fort probable que vous ayez des tâches de suivi supplémentaires à effectuer avec votre client une fois la ligne d’arrivée franchie. Certaines dates devront donc probablement être ajoutées après coup.

2. Ajouter des tâches avec des dates de début et de fin

Dans le cadre d’une planification de projet, les diagrammes de Gantt sont tout particulièrement adaptés aux tâches ayant un début et une fin, puisqu’ils vous permettent de les visualiser en un clin d’œil sous la forme de barres au sein d’un diagramme dédié. Sans ces dates, vos tâches s’afficheront comme des actions ponctuelles et il sera plus difficile de visualiser l’ensemble du travail à accomplir pour mener à bien votre projet.

Conseil : fixez des dates de début et de fin pour indiquer clairement à votre équipe quand commencer le travail sur une tâche. Ainsi, personne ne sera pris au dépourvu par une échéance à honorer pour le lendemain.

3. Indiquer les dépendances

Dans le cadre de grands projets, il est normal de ne pas pouvoir commencer certaines tâches tant que d’autres ne sont pas terminées. Pour que le projet se déroule sans accroc et que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, il est très utile de visualiser les dépendances des tâches dans votre diagramme de Gantt.

Dans l’exemple ci-dessous, la publication de l’article de blog sur le produit en question dépend de sa révision, qui elle-même dépend de sa rédaction. De même, l’équipe est dans l’incapacité de lancer la campagne d’e-mailing tant que celle-ci n’a pas été rédigée. Créer des dépendances entre les tâches aide les équipes à rester à jour sur le travail à accomplir, en les tenant informées de la progression des tâches précédentes.

Diagramme de Gantt pour un lancement marketing de produits

4. Identifier les jalons

Les jalons diffèrent des autres tâches visualisables sur un diagramme de Gantt en ce qu’ils correspondent à des instants précis dans le temps. On peut les voir comme des points de contrôle que l’on valide pour confirmer que de grandes parties du travail ont été accomplies. Ils sont là pour aider les équipes à identifier les tâches prioritaires, et leur achèvement peut être salué de tous.

Conseil : les jalons interviennent généralement à la fin de chaque phase du projet, mais à chacun sa méthode ! À vous de choisir celle qui convient le mieux à votre équipe et aux projets qu’elle mène. Voici quelques exemples de jalons :

  • Réunions

  • Approbations de projet

  • Démarrage d’une tâche

  • Contrôle des tâches en cours

  • Achèvement de phase

5. Adapter son travail aux changements de programme

Les changements de programme sont inévitables. C’est pourquoi le logiciel que vous utilisez pour vos diagrammes de Gantt doit s’adapter à vos besoins. Choisissez un outil qui vous permet de glisser-déposer facilement des tâches, et qui adapte automatiquement les dépendances en temps réel. Ainsi, votre projet reste toujours sur les rails, y compris lorsque vos plans évoluent.

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Les avantages et inconvénients des diagrammes de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt puissent être utiles, ils ne sont pas toujours le meilleur moyen de visualiser un projet. Pour savoir si cet outil convient à votre équipe et vos projets, ou si vous feriez mieux de vous appuyer sur une chronologie, jetez un coup d’œil aux quelques avantages et inconvénients qu’il présente avant de vous lancer.

Avantages

  • Vue d’ensemble sur la chronologie de votre projet : un diagramme de Gantt s’apparente à la feuille de route de votre projet. Cet outil vous permet de savoir quand vous devez atteindre chaque étape et si vous êtes sur la bonne voie pour y parvenir. Grâce à la vue d’ensemble qu’il propose, cet outil est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de présenter à la direction ou aux clients un aperçu rapide de la progression du projet.

  • Visualisation des relations entre les tâches : en ajoutant des dates de début et de fin à chaque tâche et en créant des dépendances, vous visualisez la façon dont une tâche affecte les autres. Ceci vous aide à identifier les problèmes et à résoudre les conflits de dépendances avant de commencer à travailler.

  • Meilleure gestion des ressources : l’ajout d’un responsable pour chaque élément peut vous aider à voir qui fait quoi et quand, et ainsi mieux gérer les charges de travail. Puisque tout s’enchaîne de manière séquentielle, vous pouvez voir si un collègue ou une équipe en particulier a trop à faire à un moment donné, et réattribuer ou reprogrammer les tâches le cas échéant.

Inconvénients

  • Temps de préparation conséquent : la création d’un diagramme de Gantt ne se fait pas en un clin d’œil, d’autant plus si vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel. Même si vous utilisez un modèle, vous devrez l’adapter aux besoins de votre équipe.

  • Difficultés à gérer le projet à l’endroit où il a été planifié : les diagrammes de Gantt traditionnels sont particulièrement utiles dans la phase de planification d’un projet. Une fois le travail planifié, vous passerez souvent à un autre outil ou à une autre plateforme pour gérer vos activités quotidiennes et il vous sera difficile de connaître la véritable source de référence de votre équipe.

  • Véritable capharnaüm d’informations en cas d’ajout de détails supplémentaires : si vous ajoutez des informations sur les délais et les collaborateurs à votre plan de projet sur un diagramme de Gantt, votre feuille de route peut vite devenir difficilement déchiffrable et se transformer en un véritable gribouillage sans queue ni tête.

Alternatives aux diagrammes de Gantt traditionnels

Heureusement, il existe des solutions alternatives qui vous offrent également une vue d’ensemble de la manière dont toutes les pièces du puzzle s’assemblent, tout en évitant les limites habituelles d’un diagramme de Gantt réalisé sur une feuille de calcul.

De meilleurs outils pour créer vos plans

Fondamentaux du diagramme de Gantt - de meilleurs outils pour créer vos plans

Un outil de gestion de projet tel qu’Asana peut vous aider à gérer, coordonner et ajouter des détails à votre projet à l’endroit même où vous l’avez planifié, et à passer moins de temps à tout préparer par la même occasion.

[À lire] Une initiation à la gestion du travail

Par exemple, vous pourriez préparer votre plan de projet à l’aide de la Chronologie d’Asana, une vue similaire à un diagramme de Gantt qui vous permet d’intégrer tous les éléments nécessaires. Comme dans un diagramme de Gantt, la Chronologie indique à quel moment chaque étape doit se dérouler, combien de temps chacune va durer et qui en est responsable. Mais contrairement au diagramme de Gantt, la Chronologie est facile à préparer et à tenir à jour, et elle donne la possibilité à votre équipe de collaborer à l’endroit même où votre projet a été planifié.

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Autres types de gestion de projet visuelle

Bases du diagramme de Gantt - autres types de gestion de projet visuelle

Selon le type de travail à gérer, un calendrier ou un tableau Kanban peuvent être des alternatives plus légères et plus rapides à mettre en œuvre pour visualiser votre plan de projet sous forme de chronologie. Avec Asana, vous pouvez aussi basculer entre plusieurs vues de projet différentes. Les membres de votre équipe ont ainsi la possibilité de choisir la manière dont ils visualisent chacun des projets en cours : chronologie, liste, tableau ou encore calendrier. Vous souhaitez tester les différentes vues ? N’hésitez pas à essayer Asana Premium gratuitement.

[À lire] Chronologies, calendriers et tableaux : 3 options pour visualiser vos plans de projet

Planifiez vos projets comme un pro avec Asana

Que vous utilisiez un diagramme de Gantt ou une option similaire, la visualisation du plan de projet est une étape clé pour toute équipe, et ce, que vous soyez chef de projet ou non. Elle vous permet de montrer comment s’articule votre projet, de partager votre plan avec votre équipe et de l’adapter à mesure de l’avancement des travaux pour ne jamais vous écarter de vos objectifs.

Élaborez vos plans de projet et observez-les prendre forme avec la Chronologie d’Asana.

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