Vous découvrez les diagrammes de Gantt ? Nous allons tout vous expliquer.

Diagramme de Gantt. Ce nom vous dit quelque chose. Vous l’avez peut-être entendu lors de la réunion de lancement d’un nouveau projet ou quand votre collègue vous a demandé le plus naturellement du monde de créer un diagramme de Gantt pour l’organisation des livrables de votre client. Le problème, c’est que vous n’êtes pas vraiment sûr de savoir de quoi il s’agit, à quoi cela ressemble, ou même pourquoi l’utiliser.

Bien que les diagrammes de Gantt puissent devenir assez complexes, les bases ne sont pas difficiles à comprendre. Avec cet aperçu, vous obtiendrez rapidement et facilement une idée de ce que sont les diagrammes de Gantt et de comment les utiliser. En outre, nous vous proposerons quelques alternatives à mettre en place rapidement pour commencer sans attendre.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Couramment utilisés dans la gestion de projet, les diagrammes de Gantt sont des graphiques à barres horizontales qui servent à illustrer la chronologie d’un projet, d’un programme ou de nos activités. Ils permettent de planifier visuellement le projet, de suivre les jalons et de bien identifier les délais à respecter pour les différentes tâches à réaliser. Chaque barre correspond à une étape du processus (ou à une tâche du projet) et sa longueur représente le temps alloué à sa réalisation. Plus généralement, le diagramme de Gantt donne aux équipes une vue d’ensemble claire du travail à accomplir, des échéances et des responsables.

Chronologie avec diagramme de Gantt sur Asana

L’histoire des diagrammes de Gantt

La première version du diagramme de Gantt est inventée en 1896 par Karol Adamiecki sous le nom d’harmonogramme. Toutefois, ses conclusions sont publiées uniquement en russe et en polonais, ce qui les rend difficiles d’accès dans les pays anglophones. En 1910, Henry Gantt popularise de son côté un diagramme similaire aux États-Unis, mis au point pour représenter le temps passé sur chaque tâche par les ouvriers des usines. La fusion de ces deux systèmes a abouti au diagramme de Gantt moderne que nous connaissons aujourd’hui.

Au départ utilisés pour suivre les tâches des employés d’usine, les diagrammes de Gantt ont gagné en popularité dans le domaine du suivi des calendriers de projet. À l’origine, ce type de diagramme était dessiné sur papier, et il fallait tout recommencer à chaque changement de calendrier. Plus tard, les chefs de projet ont commencé à utiliser des bouts de papier qu’ils pouvaient déplacer à leur guise pour représenter les barres du diagramme.

Les fonctionnalités clés de nos diagrammes de Gantt actuels

De nos jours, nous utilisons des logiciels connectés et intelligents pour produire des diagrammes de Gantt, aidant ainsi les équipes à identifier les dépendances, programmer leurs activités et garder le cap sur les projets. Quelques-unes des fonctionnalités clés proposées par les diagrammes de Gantt actuels :

La progression de projet en temps réel

Aujourd’hui, la plupart des diagrammes de Gantt sont des outils intégrés à des logiciels de gestion de projet basés sur le cloud, qui ont pour but d’aider les équipes à planifier des projets de toute taille. Contrairement aux diagrammes de Gantt d’origine, dessinés sur papier, ces diagrammes en ligne permettent aux équipes de garder le contrôle sur la planification de projet et d’apporter les ajustements nécessaires en quelques clics le cas échéant. À chaque changement de date ou déplacement de jalon, votre diagramme de Gantt devrait automatiquement refléter ces évolutions pour informer chacun des dernières actualités de projet. L’idéal pour aider les équipes à collaborer et donner leur maximum.

Les dates de début et de fin

Les diagrammes de Gantt sont la méthode parfaite pour visualiser des projets complexes contenant de nombreuses tâches. Chaque « barre » d’un diagramme de Gantt horizontal représente une tâche. Grâce à cet outil, les équipes peuvent identifier les tâches à accomplir et leurs échéances, ainsi que le temps à consacrer à chacune d’entre elles.

Dépendances de tâches

Outre visualiser les dates de début et de fin de chaque tâche, ces diagrammes visuels permettent aussi de repérer aisément les dépendances entre les tâches. Vous devriez pouvoir créer des dépendances de tâche depuis le logiciel avec lequel vous concevez vos diagrammes de Gantt. Grâce aux dépendances, les membres de l’équipe identifient aisément les collègues qui attendent l’achèvement de leur travail pour débuter le leur. Enfin, si vous devez reporter certaines tâches pour une raison ou une autre, vous pouvez repérer les problèmes éventuels et régler en amont les conflits entre les dépendances.

Jalons

Les jalons font partie des fonctionnalités clés des projets avec diagramme de Gantt. Contrairement à la plupart des tâches d’un diagramme de Gantt, qui s’affichent sous la forme de barres horizontales indiquant des périodes de temps, les jalons représentent un point précis dans le temps. Dans le diagramme de Gantt, les jalons correspondent aux points de contrôle et moments importants de la chronologie de projet. Ils permettent également de visualiser les dates clés de l’ensemble du projet, en un clin d’œil.

[À lire : définir, franchir et célébrer les jalons d’un projet]

Les avantages du diagramme de Gantt

En règle générale, les diagrammes de Gantt sont utilisés pour visualiser le plan d’un projet. Et bien que ce ne soit pas l’unique moyen d’obtenir un aperçu visuel de votre travail, ils peuvent être particulièrement utiles pour certains types d’activités. Par exemple, les diagrammes de Gantt sont une bonne option à garder à l’esprit si vous devez :

  • Visualiser le plan et la chronologie d’un projet. Les diagrammes de Gantt sont utiles pour montrer quel travail doit être fait, quand et dans quel ordre. Ils peuvent également vous aider à clarifier le plan et le calendrier de votre projet.
  • Organiser des projets complexes. Qu’il s’agisse d’une initiative interfonctionnelle ou d’un nouveau projet ambitieux et d’envergure, le diagramme de Gantt vous sert de guide. Telle une carte, il vous permet de voir chaque étape à l’avance et de savoir où votre équipe doit aller ensuite.
  • Coordonner plusieurs intervenants. Souvent, plusieurs collègues travaillent simultanément sur différentes parties d’un projet. Les diagrammes de Gantt vous donnent une vue d’ensemble de tous les composants à un instant T et vous indiquent quand passer le relais à la personne suivante.
  • Estimer les délais et la charge de travail. Que vous travailliez en interne ou dans une agence, un diagramme de Gantt vous permet de savoir dès le départ de combien de temps et de personnel vous aurez besoin, et ainsi d’allouer intelligemment les ressources et de planifier les échéances.
À qui les diagrammes de Gantt sont-ils les plus utiles ?

Le diagramme de Gantt est l’outil parfait pour les équipes qui cherchent à visualiser un projet sur une chronologie. Dans l’idéal, on l’utilise pour des tâches qui présentent des dates de début et de fin. Ces dernières s’affichent alors sous la forme de longues barres sur un graphique à barres, et non pas sous la forme d’actions ponctuelles. À titre d’exemple, votre équipe peut s’aider de ce type de diagramme pour planifier :

  • une campagne marketing ;
  • un lancement de produit ;
  • une réorganisation de processus d’ingénierie ;
  • une conférence de presse d’entreprise.

Cela dit, tous les projets ne sont pas adaptés à un suivi sur un diagramme de Gantt. D’autres options d’affichage comme les tableaux Kanban et les calendriers vous permettront peut-être de mieux visualiser certains types de données. Et c’est pour cette raison que vous devez opter pour un outil de gestion de projet proposant plusieurs options de visualisation pour chaque projet. Ainsi, vous pouvez alterner entre plusieurs vues selon le projet sur lequel vous travaillez : diagramme de Gantt, tableau Kanban, calendrier, liste de tâches…

[À lire : les quatre vues d’Asana - liste, tableau, calendrier et chronologie]

Quels éléments ajouter à mon diagramme de Gantt ?

La quantité d’informations ajoutée dépend de vous. Lorsque vous créez un diagramme de Gantt, vous pouvez le voir comme un aperçu général ou entrer dans les détails. Cela dépend de ce dont votre équipe a besoin pour planifier son travail. Quel que soit son niveau de détail, le diagramme de Gantt comprend habituellement :

  • L’échéance du projet
  • Le début et la fin de chaque tâche
  • La durée de chaque tâche
  • Les responsables de chaque tâche
  • Les liens de dépendance entre les tâches
  • La catégorie ou le groupe auquel appartient chaque tâche

Créer le diagramme de Gantt parfait en 5 étapes

Un bon diagramme de Gantt vous permet de suivre votre calendrier de projet grâce à un graphique à barres, et de visualiser précisément sa chronologie ainsi que votre progression. Choisissez un logiciel adapté vous permettant d’indiquer les dépendances entre les tâches et d’identifier les jalons de projet.

Si vous débutez encore dans la création de diagrammes de Gantt, voici les cinq étapes clés à suivre :

1. Définir une plage de dates

Votre diagramme de Gantt devrait concerner un projet qui comporte des dates de début et de fin. En somme, il faut voir le diagramme de Gantt comme un outil qui permet de représenter votre projet sous forme de chronologie. Évidemment, toute chronologie doit avoir un début et une fin.

Imaginons que nous souhaitions planifier un lancement de produit. L’équipe produit a commencé à travailler sur le nouveau produit le 1er août, et nous nous attendons à une fin de production et à sa mise sur le marché d’ici le 30 septembre. Notre diagramme de Gantt devrait donc démarrer au 1er août et durer jusqu’au 30 septembre minimum.

Pourquoi « minimum » ? Parce que vous aurez très certainement des tâches de suivi à traiter après le 30 septembre, par exemple si vous devez envoyer un e-mail pour rappeler aux clients que le produit est sorti, continuer à produire du contenu sur les réseaux sociaux et faire suivre le lancement d’interviews dans la presse. Le jalon « Lancement de produit » est donc certes prévu pour le 30 septembre, mais le projet se poursuivra sans doute jusqu’à la mi-octobre.

2. Ajouter des tâches avec des dates de début et de fin

Les diagrammes de Gantt sont tout particulièrement adaptés aux tâches ayant un début et une fin, puisqu’ils vous permettent de les visualiser sous la forme de barres au sein d’un diagramme dédié. Sans ces dates, vos tâches s’afficheront comme des actions ponctuelles et seront plus difficiles à visualiser.

Pour reprendre l’exemple du lancement de produit, voici quelques tâches que nous pourrions ajouter à notre diagramme de Gantt :

  • 3 août – 14 août : l’équipe produit lance son premier sprint Agile de deux semaines ayant pour but de développer la version 1 du produit.
  • 17 août – 21 août : l’équipe produit étudie la viabilité de la V1 du produit.
  • 21 août – 4 septembre : l’équipe produit lance un deuxième sprint de deux semaines pour développer la version finale du produit.
  • 31 août – 4 septembre : le produit étant désormais quasiment terminé, l’équipe marketing produit commence à préparer le plan marketing pour le lancement.
  • 7 septembre – 11 septembre : les équipes chargées du marketing produit et de la conception collaborent à l’élaboration des images, gifs et vidéos de lancement.
  • 10 septembre – 16 septembre : l’équipe du contenu se charge des blogs et pages Web en préparation du lancement.
  • 14 septembre – 18 septembre : l’équipe des réseaux sociaux prépare ses publications.

Par la suite, il sera probablement préférable de subdiviser ces tâches encore un peu plus, par exemple en créant différentes tâches pour la production des vidéos, images et gifs confiés à l’équipe de conception. Mais voici un aperçu de ce à quoi devrait ressembler notre diagramme pour le moment :

Chronologie avec diagramme de Gantt sur Asana - étape 2

Sur cette vue, vous constatez aussi que les barres prennent différentes couleurs selon les équipes concernées : bleu pour l’équipe produit, vert pour le marketing produit, violet pour la conception, rose pour le contenu et jaune pour les réseaux sociaux. Disposer d’un outil permettant d’utiliser un code couleur pour vos diagrammes de Gantt revêt de plus en plus d’importance à mesure que les projets se complexifient et qu’il devient plus difficile de suivre les responsabilités de chaque équipe.

3. Indiquer les dépendances

Face à un projet d’une telle ampleur, vous aurez forcément affaire à plusieurs tâches qui vous demanderont d’avoir terminé d’autres tâches pour débuter. Pour que le projet se déroule sans accrocs et que toutes les équipes soient sur la même longueur d’onde, vous pouvez vous servir de votre diagramme de Gantt afin de visualiser les dépendances entre les tâches.

Pour cet exemple, la tâche Analyse de produit V1 dépend de la tâche Sprint de produit V1, tandis que le Sprint de produit V2 dépend de lAnalyse de produit V1. Tracer des dépendances entre ces tâches permet à tous les membres de votre équipe produit de repérer sur quelles tâches ils peuvent commencer à travailler. En outre, les équipes des réseaux sociaux, de la conception et du contenu doivent attendre que l’équipe marketing produit ait terminé d’élaborer le plan marketing avant de se lancer dans leurs propres activités. Voici donc ce que vous obtenez sur un diagramme de Gantt :

Chronologie avec diagramme de Gantt sur Asana - étape 3

4. Identifier les jalons

Les jalons diffèrent des autres tâches visualisables sur un diagramme de Gantt en ce qu’ils correspondent à des instants précis dans le temps. On peut les voir comme des points de contrôle que l’on valide pour confirmer que de grandes parties du travail ont été accomplies. Ils sont là pour aider les équipes à identifier les tâches prioritaires, et leur achèvement peut être salué de tous.

[À lire : jalons de projet - les définir, les franchir, les célébrer]

Puisque nous travaillons sur un lancement de produit, nos jalons devraient correspondre à l’obtention du produit fini, à l’achèvement du plan marketing et à la mise sur le marché du produit. Le logiciel avec lequel vous créez votre diagramme de Gantt doit vous permettre de faire la différence entre les jalons et les autres tâches. Une fois tous ces éléments réunis, voici ce à quoi vous devez vous attendre :

Chronologie avec diagramme de Gantt sur Asana - étape 4

5. Adapter son travail aux changements de plan

Ici, vous remarquerez sur notre chronologie que nous avons fait preuve de beaucoup d’optimisme en planifiant la fin pour le 18 septembre, alors que le lancement est prévu pour le 30 septembre. Dans les faits, tout ne se passe pas toujours comme prévu : par exemple, l’équipe produit pourrait demander à lancer un troisième sprint plus court pour apporter la touche finale au produit ; les équipes de conception et du contenu pourraient quant à elles avoir besoin de plus d’une semaine pour créer tous les éléments, retardant ainsi le plan établi pour les réseaux sociaux.

Les changements de programme sont inévitables. C’est pourquoi le logiciel que vous utilisez pour vos diagrammes de Gantt doit s’adapter à vos besoins. Choisissez un outil qui vous permet de glisser-déposer des tâches, et qui adapte automatiquement les dépendances en conséquence. Ainsi, votre projet reste toujours sur les rails, y compris lorsque vos plans évoluent.

Chronologie avec diagramme de Gantt sur Asana - étape 5

Quel usage faire des diagrammes de Gantt ?

Bien que vous puissiez utiliser un diagramme de Gantt pour une multitude de projets et de programmes, il est utile de vous y intéresser en profondeur au travers de quelques exemples concrets. Vous trouverez ci-dessous trois exemples d’utilisation du diagramme de Gantt :

Élaborer une campagne marketing d’envergure

Les campagnes marketing de plus grande ampleur requièrent beaucoup de collaboration et de coordination. Il est facile de perdre le fil de tous ces éléments. Les diagrammes de Gantt simplifient les processus, car ils décrivent une séquence de tâches avec pour chacune d’elles un responsable et une durée. De cette façon, les équipes savent non seulement qui fait quoi, mais également quel est l’impact de leur travail sur les autres et ce qu’il représente par rapport à un objectif global.

Décrire les livrables pour un client

Si vous travaillez dans une agence, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour présenter aux clients un calendrier de tous vos livrables et estimer les délais d’exécution. En exposant les plans de cette façon, vous donnez à vos clients une idée claire de l’étendue du travail et du temps nécessaire à sa réalisation. Ils sauront non seulement à quel moment vous livrerez une ressource, mais aussi à quel moment vous y travaillerez.

Planifier le lancement d’un produit

Dans le cas d’un lancement de produit, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour élaborer l’ensemble de votre plan, de l’idée au lancement et bien plus encore. En le visualisant sur un diagramme de Gantt, vous pouvez plus facilement détecter les conflits avant qu’ils ne surviennent, voir les dépendances entre les étapes et obtenir un aperçu clair de tout ce qui se passe en lien avec le lancement et à quel moment.

[À télécharger : le guide ultime du lancement de produits sur Asana]

Les avantages et inconvénients des diagrammes de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt puissent être utiles, ils ne sont pas toujours le meilleur moyen de visualiser un projet. Pour mieux déterminer si la vue Chronologie vous convient et si elle est adaptée à votre projet, voici quelques avantages et inconvénients à prendre en compte avant de vous lancer.

Les avantages à utiliser un diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des outils de visualisation puissants pour votre gestion de projet. Quelques avantages des diagrammes de Gantt :

Bénéficiez d’un aperçu général de votre chronologie de projet

Aux prémices d’un projet, les diagrammes de Gantt vous permettent d’apprécier la direction prise par vos plans et les moments auxquels vous comptez atteindre les principales étapes ou jalons. Vous pouvez alors partager la chronologie de votre projet avec les différentes parties prenantes, et mieux planifier vos effectifs et vos ressources. De plus, vous savez ce qu’il faut faire et à quel moment, et vous maintenez toutes vos actions sur la bonne voie.

Repérez les liens entre les tâches

En ajoutant des dates de début et de fin à chaque tâche et en créant des dépendances, vous visualisez la façon dont une tâche affecte les autres. Ceci vous aide à identifier les problèmes et à résoudre les conflits de dépendances avant de commencer à travailler.

Optimisez la gestion des ressources d’équipe

L’ajout d’un responsable pour chaque élément peut vous aider à identifier qui fait quoi et quand, et ainsi mieux gérer les charges de travail. Puisque tout s’enchaîne de manière séquentielle, vous pouvez repérer si un collègue ou une équipe en particulier a trop à faire à un moment donné, et réattribuer ou reprogrammer les tâches le cas échéant.

Les risques à utiliser un diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt ont aussi leurs défauts. Voici quelques-uns des obstacles le plus couramment rencontrés :

Leur conception peut être chronophage

La création d’un diagramme de Gantt ne se fait pas en une seconde, d’autant plus si vous utilisez une feuille de calcul : traduire votre travail sous forme de diagramme de Gantt vous prendra beaucoup de temps. Même si vous utilisez un modèle, vous devrez l’adapter aux besoins de votre équipe.

Difficile de gérer le projet à l’endroit où il a été planifié

Les diagrammes de Gantt traditionnels sont particulièrement utiles dans la phase de planification d’un projet. Une fois le travail planifié, vous passerez souvent à un autre outil ou à une autre plateforme pour gérer vos activités quotidiennes et il vous sera difficile de connaître la véritable source de référence de votre équipe.

Tout se complique avec l’ajout d’informations complémentaires

Qu’il s’agisse des sous-étapes d’un jalon, de fichiers ou d’expliquer ce que vous entendez par « Activer la campagne de reciblage », l’ajout de détails utiles à votre plan sous forme de diagramme de Gantt peut transformer une vue agréable en véritable capharnaüm.

Alternatives aux diagrammes de Gantt traditionnels

Heureusement, il existe des solutions alternatives qui vous offrent également une vue d’ensemble de la manière dont toutes les pièces du puzzle s’assemblent, tout en évitant les limites habituelles d’un diagramme de Gantt réalisé sur une feuille de calcul.

De meilleurs outils pour créer vos plans

Vue Chronologie d’Asana pour les campagnes marketing

Un outil de gestion de projet tel qu’Asana peut vous aider à gérer, coordonner et ajouter des détails à votre projet à l’endroit même où vous l’avez planifié, et à passer moins de temps à tout préparer par la même occasion.

[À lire : introduction à la gestion du travail]

Par exemple, vous pourriez préparer votre plan de projet à l’aide de la Chronologie d’Asana, une vue similaire à un diagramme de Gantt qui vous permet d’intégrer tous les éléments nécessaires. Comme dans un diagramme de Gantt, la Chronologie indique à quel moment chaque étape doit se dérouler, combien de temps chacune va durer et qui en est responsable. Mais contrairement au diagramme de Gantt, la Chronologie est facile à préparer et à tenir à jour, et elle donne la possibilité à votre équipe de collaborer à l’endroit même où votre projet a été planifié.

Autres types de gestion de projet visuelle

Tableaux Kanban

Selon le type de travail à gérer, un calendrier ou un tableau Kanban peuvent être des alternatives plus légères et plus rapides à mettre en œuvre pour visualiser votre plan de projet sous forme de chronologie. Avec Asana, vous pouvez aussi basculer entre plusieurs vues de projet différentes. Les membres de votre équipe ont ainsi la possibilité de choisir la manière dont ils visualisent chacun des projets en cours : chronologie, liste, tableau ou encore calendrier. Vous souhaitez tester les différentes vues ? N’hésitez pas à essayer Asana Premium gratuitement !

[À lire : 3 façons de visualiser les plans de projet]

Planifiez vos projets comme un pro

Que vous utilisiez un diagramme de Gantt ou une option similaire, la visualisation du plan de projet est une étape clé pour toute équipe, et ce, que vous soyez chef de projet ou non. Elle vous permet de montrer comment s’articule votre projet, de partager votre plan avec votre équipe et de l’adapter à mesure de l’avancement des travaux pour ne jamais vous écarter de vos objectifs.

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