Comment faire un diagramme de Gantt? Exemples et outils

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins12 décembre 202213 min de lecture
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Résumé

Largement répandu en gestion de projet, le diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui sert à illustrer la chronologie d’un projet en représentant l’intégralité de ses tâches et éventuelles péripéties. Découvrez comment cet outil de planification vous aide à réaliser vos tâches en temps et en heure et à rester sur la bonne voie.

Il est difficile d'imaginer comment gérer un projet sans créer à un moment donné un tableau des tâches à accomplir. L'un des outils de gestion de projet les plus efficaces est le diagramme de Gantt. Ce type de diagramme permet aux membres de l’équipe de visualiser en un coup d'œil l’ensemble des tâches et l’état d’avancement du projet.

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un diagramme de Gantt, quels sont ses avantages et ses limites. Nous verrons ensuite comment faire un diagramme de Gantt avec quelques exemples et un modèle gratuit à la clé.

Créer un modèle de diagramme de Gantt

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui sert à illustrer l’avancement du projet et de ses tâches. Cet outil de planification donne à une équipe le moyen de visualiser clairement le déroulement du projet, de suivre les jalons et de bien identifier les délais à respecter pour les différentes tâches à réaliser.

Le diagramme de Gantt comprend généralement les éléments suivants :

  • L’échéance et la durée de chaque tâche

  • La liste des tâches

  • Les responsables des tâches

  • Les jalons

Chaque barre horizontale correspond à une tâche ou étape du processus et sa longueur représente le temps alloué à sa réalisation. Plus généralement, le diagramme de Gantt permet de donner aux chefs de projet et aux équipes une vue d’ensemble claire du travail à accomplir, des responsables et des échéances à respecter. Le diagramme de Gantt est très utile à l'élaboration d'un retroplanning.

La plupart des diagrammes de Gantt offrent également un contexte supplémentaire sur la façon dont les tâches du projet sont liées les unes aux autres, sur les personnes à qui elles sont attribuées et sur les échéances et étapes importantes à venir.

Le diagramme de Gantt est très utile pour identifier les tâches à accomplir pour réaliser le projet dans les délais impartis, il permet ainsi de repérer le chemin critique.

[À lire] Méthode du chemin critique (CPM) en gestion de projet : votre guide pas à pas

À quoi sert le diagramme de Gantt en gestion de projet ?

Bien que le diagramme de Gantt puisse être réalisé pour bon nombre de projets et programmes, il est tout de même utile de comprendre à quoi il est généralement destiné et pourquoi :

  • Créer et gérer des projets complexes : plus un projet est important, plus il y a de tâches à gérer. Réaliser un diagramme de Gantt peut alors aider les chefs de projet à visualiser facilement les étapes à accomplir et à les décomposer en tâches plus petites.

  • Contrôler les dépendances des tâches : Les retards, ça arrive! Pour éviter qu’ils ne sèment la pagaille, les diagrammes de Gantt aident les chefs de projet à automatiser les dépendances des tâches, ce qui garantit que la phase ou la tâche suivante ne commence pas avant que la précédente ne soit terminée.

  • Suivre l’évolution du projet : les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre votre progression et les différents jalons, facilitant ainsi l’ajustement de votre plan de projet si nécessaire.

Utilisation d’un diagramme de Gantt

Exemples d’utilisation du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est couramment utilisé pour :

1. Élaborer une campagne marketing

Les campagnes marketing de plus grande ampleur requièrent beaucoup de collaboration et de coordination. Il est facile de perdre le fil de tous ces éléments. Le diagramme de Gantt simplifie les processus, car il décrit une séquence de tâches avec pour chacune d’elles un responsable et une durée. De cette façon, les équipes savent non seulement qui fait quoi, mais également quel est l’impact de leur travail sur les autres et ce qu’il représente par rapport à un objectif global.

2. Décrire les livrables pour un client

Vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt pour présenter aux clients un calendrier de tous vos livrables et estimer les délais d’exécution. En exposant les plans de cette façon, vous donnez à vos parties prenantes et clients une idée claire de l’étendue du travail et du temps nécessaire à sa réalisation. Ils sauront non seulement à quel moment vous livrerez une ressource, mais aussi à quel moment vous y travaillerez. Egalement, vous pourrez présenter votre diagramme de Gantt lors des comités de pilotage, afin de démontrer l'avancée du projet.

3. Planifier le lancement d’un produit

Dans le cas d’un lancement de produit, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour élaborer l’ensemble de votre plan, de l’idée au lancement et bien plus encore. En le visualisant sur un diagramme de Gantt, vous pouvez plus facilement détecter les conflits avant qu’ils ne surviennent, voir les dépendances entre les étapes et obtenir un aperçu clair de tout ce qui se passe en lien avec le lancement et à quel moment.

Diagramme de Gantt pour un lancement marketing de produits

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Comment créer un diagramme de Gantt ?

Bien qu’il n’y ait pas deux diagrammes de Gantt identiques, suivre ces quelques étapes est essentiel si vous souhaitez vous lancer, et ce, quel que soit le logiciel de gestion de projet utilisé.

1. Définir une plage de dates

Votre diagramme de Gantt devrait concerner un projet qui comporte la date de début et la date de fin. En somme, il faut le voir comme un outil qui permet de représenter votre projet sous forme de chronologie ; et évidemment, toute chronologie a un début et une fin.

Conseil : si tous les projets doivent être clairement délimités dans le temps, il est fort probable que vous ayez des tâches de suivi supplémentaires à effectuer avec votre client une fois la ligne d’arrivée franchie. Certaines dates devront donc probablement être ajoutées après coup.

2. Ajouter des tâches avec des dates de début et de fin

Dans le cadre d’une planification de projet, les diagrammes de Gantt sont tout particulièrement adaptés aux tâches ayant un début et une fin, puisqu’ils vous permettent de les visualiser en un clin d’œil sous la forme de barres au sein d’un diagramme dédié. Sans ces dates, vos tâches s’afficheront comme des actions ponctuelles et il sera plus difficile de visualiser l’ensemble du travail à accomplir pour mener à bien votre projet.

Conseil : fixez des dates de début et de fin pour indiquer clairement à votre équipe quand commencer le travail sur une tâche. Ainsi, personne ne sera pris au dépourvu par une échéance à honorer pour le lendemain.

3. Indiquer les dépendances

Dans le cadre de grands projets, il est normal de ne pas pouvoir commencer certaines tâches tant que d’autres ne sont pas terminées. Pour que le projet se déroule sans accroc et que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, il est très utile de visualiser les dépendances des tâches dans votre diagramme de Gantt.

Dans l’exemple ci-dessous, la publication de l’article de blog sur le produit en question dépend de sa révision, qui elle-même dépend de sa rédaction. De même, l’équipe est dans l’incapacité de lancer la campagne d’e-mailing tant que celle-ci n’a pas été rédigée. Créer des dépendances entre les tâches aide les équipes à rester à jour sur le travail à accomplir, en les tenant informées de la progression des tâches précédentes.

4. Identifier les jalons

Les jalons diffèrent des autres tâches visualisables sur un diagramme de Gantt en ce qu’ils correspondent à des instants précis dans le temps. On peut les voir comme des points de contrôle que l’on valide pour confirmer que de grandes parties du travail ont été accomplies. Ils sont là pour aider les équipes à identifier les tâches prioritaires, et leur achèvement peut être salué de tous.

Conseil : les jalons interviennent généralement à la fin de chaque phase du projet, mais chacun sa méthode ! À vous de choisir celle qui convient le mieux à votre équipe et aux projets qu’elle mène. Voici quelques exemples de jalons :

  • Réunions

  • Approbations de projet

  • Démarrage d’une tâche

  • Contrôle des tâches en cours

  • Achèvement de phase

5. Adapter son travail aux changements de programme

Les changements de programme sont inévitables. C’est pourquoi la création de diagrammes de Gantt doit se faire en utilisant un outil qui s’adapte à vos besoins. Choisissez un outil qui vous permet de glisser-déposer facilement des tâches, et qui adapte automatiquement les dépendances en temps réel. Ainsi, votre projet reste toujours sur les rails, y compris lorsque vos plans évoluent.

En résumé:

  • Lorsque vous configurez un diagramme de Gantt, vous devez réfléchir à toutes les tâches impliquées dans votre projet et les diviser en composants gérables

  • Ensuite, décidez qui sera responsable de chaque tâche et déléguez à l'équipe

  • Identifiez les relations entre les tâches et décidez des dates d'achèvement pour chaque tâche, en indiquant la durée prévue de l'ensemble du projet et des sous-tâches. Un diagramme de Gantt affichera les tâches dans un ordre séquentiel et affichera les dépendances des tâches, ainsi que la date de fin du projet.

  • Déterminez et allouez vos ressources

Anticipez les risques et les problèmes que vous pourriez rencontrer et créez un plan d'urgence pour les problèmes potentiels

Avantages et inconvénients du diagramme de Gantt

Bien que les diagrammes de Gantt puissent être utiles, ils ne sont pas toujours le meilleur moyen de visualiser un projet. Pour savoir si cet outil convient à votre équipe et vos projets, jetez un coup d’œil aux quelques avantages et inconvénients qu’il présente avant de vous lancer.

Avantages de Gantt

  • Vue d’ensemble sur la chronologie de votre projet : un diagramme de Gantt s’apparente à la feuille de route de votre projet. Cet outil vous permet de savoir quand vous devez atteindre chaque étape et si vous êtes sur la bonne voie pour y parvenir.

  • Visualisation des relations entre les tâches : en ajoutant des dates de début et de fin à chaque tâche et en créant des dépendances, vous visualisez la façon dont une tâche affecte les autres. Ceci vous aide à identifier les problèmes et à résoudre les conflits de dépendances avant de commencer à travailler.

  • Meilleure gestion des ressources : l’ajout d’un responsable pour chaque élément peut vous aider à voir qui fait quoi et quand, et ainsi mieux gérer les charges de travail. Puisque tout s’enchaîne de manière séquentielle, vous pouvez voir si un collègue ou une équipe en particulier a trop à faire à un moment donné, et réattribuer ou reprogrammer les tâches le cas échéant.

  • C’est un outil dynamique permettant des mises à jour fréquentes, d’autant plus si vous utilisez un modèle en ligne facilement modifiable

Limites de Gantt

  • Temps de préparation conséquent : la création d’un diagramme de Gantt ne se fait pas en un clin d’œil, d’autant plus si vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel. Même si vous utilisez un modèle de diagramme de Gantt, vous devrez l’adapter aux besoins de votre équipe.

  • Difficultés à gérer le projet à l’endroit où il a été planifié : les diagrammes de Gantt traditionnels sont particulièrement utiles dans la phase de planification d’un projet. Une fois le travail planifié, vous passerez souvent à un autre outil (tel que PERT) ou à une autre plateforme pour gérer vos activités quotidiennes et il vous sera difficile de connaître la véritable source de référence de votre équipe.

D’autres outils de management visuel

En fonction du type de travail que vous gérez, un calendrier ou un tableau Kanban peut constituer une alternative plus légère et plus rapide à mettre en place que la visualisation de votre plan de projet dans une chronologie.

Avec Asana, vous pouvez également passer d'une vue de projet à une autre. Vous pouvez afficher n'importe quel projet en vue Chronologie, Liste, Tableaux ou Calendrier, afin que votre équipe puisse voir son travail de la manière qu'elle préfère. Vous pouvez tester toutes ces vues avec une version d'essai Premium gratuite.

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