Le processus de gestion des risques de projet en 6 étapes claires

Portrait du contributeur – Julia MartinsJulia Martins29 janvier 20217 min de lecture
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Processus de gestion des risques de projet - Image d’en-tête

Comme vous l’avez certainement remarqué, vous réussissez mieux vos projets lorsque vous les planifiez et gérez efficacement. Développer vos compétences en gestion de projet et implémenter des stratégies de gestion de projet éprouvées a donc clairement son utilité. Toutefois, même les projets les mieux organisés présentent des risques.

La meilleure solution pour vous prémunir des risques de projet consiste à y faire face directement. Pour aider votre équipe de projet à naviguer calmement au lieu de se retrouver soudainement en pleine tempête, préparez-vous à l’avance à gérer différents aléas. Si vous n’avez encore jamais mis au point de plan de gestion des risques auparavant, vos précédents projets ont peut-être déjà subi les conséquences de risques inattendus. Heureusement, cet article est là pour vous aiguiller. Découvrez en quoi consiste la gestion des risques de projet et suivez ces six étapes pour concevoir votre propre plan de gestion des risques.

En quoi consiste la gestion des risques de projet ?

La gestion des risques de projet consiste à identifier en amont, analyser et réagir à tous les risques de projet potentiels. Un risque de projet représente quant à lui tout ce qui pourrait avoir une incidence sur sa réussite, soit en retardant la chronologie du projet, soit en engendrant un dépassement de budget, ou encore en ayant des conséquences négatives sur la performance du projet.

Une gestion des risques efficace vous permet d’évaluer les risques auxquels vous pourriez être confrontés au cours du cycle de vie d’un projet, et de les atténuer de façon à respecter les délais, le budget et les objectifs fixés.

Quand réfléchir à la gestion des risques de projet ?

Bien gérer les risques d’un projet ne demande pas d’être réactif, mais proactif. Il est préférable de concevoir le plan de gestion des risques lors de la phase de planification du projet. Vous pourrez ainsi mieux identifier les risques et leurs conséquences, mais aussi les surveiller tout au long du projet. Gardez un œil sur les risques pour éviter d’être pris de cours et de les laisser prendre de l’ampleur.

Mon projet exige-t-il une gestion des risques ?

À dire vrai, tous les projets ne nécessitent pas de plan de gestion des risques. Si le projet concerné est plutôt facile à organiser, un simple brainstorming avec les membres de l’équipe et une discussion sur les problèmes éventuels pourraient très bien suffire. Ces projets à la portée limitée ne prennent ni beaucoup de temps aux membres d’équipe ni de ressources extérieures (par exemple le budget ou les disponibilités), et relèvent sans doute de processus éprouvés.

En revanche, si vous travaillez sur une initiative complexe qui implique de nombreux participants appartenant à différents services et qui mobilisent des ressources importantes, vous avez tout intérêt à mettre en place un plan de gestion des risques. Ces projets demandent à certains membres d’équipe d’investir beaucoup de temps et de disponibilités, ou ouvrent la voie à un investissement financier conséquent. Créez un plan pour vous assurer que le projet ne dépasse pas la portée définie et qu’il soit une réussite.

[À lire] Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?

Gérer les risques de projet en 6 étapes

Pour bien gérer les risques d’un projet, vous devez les identifier dès le départ, planifier votre projet en conséquence et assurer son suivi. Il ne faut pas voir tout en noir non plus : il est tout à fait possible que vous ne rencontriez aucun problème. Toutefois, l’évaluation en amont des risques, accompagnée d’une gestion proactive, vous aidera à vous y préparer et à réaliser les ajustements nécessaires pour atteindre tous vos objectifs de projet dans les délais, et dans le respect du budget.

Vous débutez dans le domaine de la gestion des risques ? Voici les six étapes à suivre. Pour chacune d’entre elles, nous vous proposons un plan de gestion des risques de projet sur Asana. Ce modèle vous donnera une idée de ce à quoi pourrait ressembler le plan de votre prochain projet.

1. Identifier

Lorsque vous créez un processus de gestion des risques, la première étape consiste à établir la liste de tous les événements à risque liés au projet. Qu’est-ce qu’un événement à risque ? Il s’agit de tout ce qui peut affecter l’échéancier, le budget ou la réussite finale de votre projet.

Il existe plusieurs moyens d’identifier les risques d’un projet :

  • Interrogez les participants au projet : le meilleur moyen pour identifier les risques d’un projet reste encore de consulter ses parties prenantes, l’équipe de direction et les spécialistes du domaine concerné. S’ils ont déjà participé à des projets similaires, demandez-leur de vous énumérer les risques auxquels ils ont été confrontés et de vous indiquer comment vous en prémunir. Même si ce type de projet ne leur est pas familier, pensez à faire le point avec les principaux participants de façon à ne négliger aucun risque notable.

  • Réfléchissez aux risques aux côtés de l’équipe du projet : votre équipe projet est constituée de tous ceux qui travailleront sur ce projet au quotidien. Avant de vous lancer, demandez-leur d’identifier les problèmes éventuels. Nous vous conseillons d’organiser une session de brainstorming pour identifier les risques majeurs qui pourraient entraver le projet.

  • Prouvez et entérinez vos hypothèses : d’après le Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide to Project Management Body of Knowledge ou PMBOK®), les hypothèses correspondent à tous les éléments de projet dont vous pensez qu’ils seront exacts, sans pour autant en avoir la certitude absolue. Certaines de vos décisions de projet sont peut-être même fondées sur des hypothèses sans le savoir. Or, si vous ne prouvez ni ne vérifiez ces hypothèses, vous devenez vulnérable aux risques. Dans le cas où celles-ci se révéleraient fausses, cela pourrait ébranler les fondations de votre projet et compromettre sa réussite.

  • Vérifiez vos listes de contrôle : assurez-vous que votre équipe ou service a bien établi une liste de contrôle des risques les plus communs. Dans le cas contraire, commencez à les consigner afin d’assurer la réussite des projets suivants.

À mesure que vous identifiez les événements à risque notables, consignez-les dans un registre des risques. Comme son nom l’indique, ce registre est une liste exclusivement dédiée à tous les risques du projet. Il doit notamment répondre aux questions suivantes concernant les risques identifiés :

  • Quelle est la probabilité que survienne cet événement à risque ?

  • Si nous y sommes confrontés, quels seront son impact et sa gravité ?

  • Quel est notre plan d’action en réponse au risque ?

  • Compte tenu de sa probabilité et de son impact, quel est le degré de priorité ?

  • Qui est responsable de la gestion de ce risque ?

Pas d’inquiétude si ce n’est pas encore parfaitement clair pour le moment, tout devrait rentrer dans l’ordre au cours des dernières étapes.

Registre des risques vierge pour la gestion des risques de projet

2. Analyser

Pour chaque risque identifié, évaluez sa probabilité ainsi que sa gravité et proposez un plan d’action. Selon la complexité des risques du projet, nous vous conseillons de réaliser cette analyse en concertation avec votre équipe projet ou avec les principaux participants. Pour décider de la gravité d’un risque, évaluez ses répercussions sur vos objectifs de projet. Votre calendrier ou votre budget en pâtiront-ils ? Ce risque réduira-t-il l’impact de vos livrables ?

Ensuite, il vous faudra prévoir un plan d’action pour chaque risque. Il ne s’agit pas nécessairement de mesures à prendre immédiatement, mais plutôt d’indiquer la marche à suivre à votre équipe lorsqu’elle devra rapidement revoir sa trajectoire et gérer ce risque, le cas échéant.

Registre des risques vierge avec gravité pour la gestion des risques de projet

3. Hiérarchiser

Au moment de hiérarchiser les risques, posez-vous la question suivante : en vous basant sur le registre des risques et votre analyse, quels sont les risques auxquels vous avez le plus de chances d’être confrontés et qui nuiraient le plus à la réussite de votre projet ? Vous devez vous préparer à gérer en priorité les risques les plus probables et les plus graves. Il vous faudra surveiller tous les risques et y faire face, mais vous devrez être plus attentif aux risques prioritaires et exercer un contrôle régulier.

Registre des risques prioritaires pour la gestion des risques de projet

4. Attribuer

Cette étape est certes facultative, mais néanmoins recommandée. Même lorsque vous n’avez encore été confrontés à aucun risque, il est conseillé d’attribuer des responsables chargés de gérer les risques de façon à ce que les membres de l’équipe y soient préparés. La personne responsable ne devra pas seulement surveiller le risque qui la concerne, elle fera aussi office de référent pour développer un plan d’atténuation dans l’éventualité où ce risque se produirait.

Registre des risques pour la gestion des risques

5. Surveiller

À ce stade, le projet est sur les rails, et si tout va bien, vous devriez être dans les délais et vos objectifs finaux en bonne voie. Prenez toutefois garde à bien assurer une surveillance continue des risques pour éviter les mauvaises surprises. Pour ce faire, vous pouvez :

  • Envoyer des mises à jour de statut à intervalle régulier afin de vous assurer que toute l’équipe et les autres parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. Et n’oubliez pas : une bonne gestion des risques doit être proactive et non réactive.

  • Faire le point en différé avec chaque responsable des risques. Chacun doit exercer une surveillance étroite liée au risque concerné et se tenir à l’affut des signaux d’alerte. En tant que chef de projet ou d’équipe, faites le point avec eux régulièrement pour vous assurer que tout va pour le mieux.

  • Gardez un œil sur votre registre des risques et tenez-vous prêts à l’actualiser. Si la probabilité d’un risque évolue ou si le plan associé est modifié, ces changements doivent se refléter dans le registre. À l’image de la plupart des éléments liés à la gestion de projet, votre plan de gestion des risques doit constituer un document évolutif sur lequel votre équipe pourra s’appuyer pour rester à jour.

À cette étape aussi, la collaboration est essentielle. Il arrive bien trop souvent qu’un membre d’équipe repère des problèmes ou de nouveaux risques sans avoir les moyens de les signaler rapidement. C’est aussi pour cette raison que vous devez entretenir une bonne collaboration d’équipe et encourager la franchise et l’ouverture d’esprit de tous.

[À lire] Mieux collaborer en équipe en 10 étapes simples

6. Réagir

À tout moment, lorsqu’un risque est avéré, il est temps d’agir. Heureusement, grâce à votre registre et votre plan de gestion des risques, vous disposerez d’un plan de secours adéquat pour les gérer.

N’oubliez pas non plus que la gestion des risques ne vous empêche pas d’y faire face, bien qu’elle vous y aide. Elle consiste à vous préparer et à tout planifier en conséquence, ce qui vous permettra de ne jamais être pris de court.

Intégrez la gestion des risques à votre prochaine planification de projet

Les meilleurs projets s’appuient sur des plans solides, la gestion des risques étant au centre du début du processus de planification. Veillez bien à intégrer votre plan de gestion des risques aux premiers documents de planification, par exemple le brief de projet. Tout le monde aura ainsi accès au plan, et pourra prendre l’initiative et réagir en cas de risque avéré.

Pour bien organiser votre planification de projet, découvrez comment concevoir un plan de gestion de projet.

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