Gestion des risques de projet : présentation et astuces pour réussir en 6 étapes

Plus facile de réussir ses projets lorsqu’ils sont planifiés et gérés efficacement. Pour y parvenir, développez vos compétences en gestion de projet, et implémentez des stratégies de gestion de projet et d’atténuation des risques éprouvées. Toutefois, même les projets les mieux organisés présentent des risques.

La meilleure solution pour vous prémunir des risques de projet consiste à y faire face directement. Pour aider votre équipe de projet à naviguer calmement au lieu de se retrouver soudainement en pleine tempête, préparez-vous à l’avance à gérer différents aléas. Pour ce faire, appuyez-vous sur un plan de gestion des risques.

Si vous n’avez encore jamais mis au point de plan de gestion des risques auparavant, vos précédents projets en ont peut-être déjà subi les conséquences. Découvrez en quoi consiste la gestion des risques de projet et suivez ces six étapes pour concevoir votre propre plan de gestion des risques.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques ?

Un plan de gestion des risques de projet est un document qui précise la manière dont votre équipe identifie, analyse et répond aux risques qui pourraient éventuellement affecter un projet.

Gestion de projet : risque ou problème ?

• Un risque de projet représente tout ce qui pourrait avoir une incidence sur sa réussite : retard dans la chronologie du projet, dépassement de budget, ou encore conséquences négatives sur la performance du projet, entre autres.

• Un problème de projet désigne ce qui a déjà nui à la réussite du projet. La résolution des problèmes est une approche réactive, plutôt que proactive.

Une gestion des risques efficace vous permet d’évaluer les risques auxquels vous pourriez être confrontés au cours du cycle de vie d’un projet, et de les atténuer de façon à respecter les délais, le budget et les objectifs fixés.

Dans quels cas recourir à la gestion des risques ?

Bien gérer les risques d’un projet ne demande pas d’être réactif, mais proactif, c’est-à-dire de prendre les devants. Il est préférable de concevoir le plan de gestion des risques lors de la phase de planification du projet. Vous pourrez ainsi mieux identifier les risques et leurs conséquences éventuelles, mais aussi les surveiller tout au long du projet. Gardez un œil sur les risques pour éviter d’être pris de cours et de les laisser prendre de l’ampleur.

Vous pouvez aussi envisager d’appliquer la théorie des contraintes si vous souhaitez gérer des risques de projet liés à un processus déjà lancé. Cette méthode permet d’identifier le maillon faible de votre projet ou processus et d’atténuer les conséquences possibles du risque afférent.

Les 6 étapes de la gestion des risques de projet

Pour bien gérer les risques d’un projet, vous devez les identifier dès le départ, planifier votre projet en conséquence et en assurer le suivi. Il ne faut pas voir tout en noir non plus : il est tout à fait possible que vous ne rencontriez aucun problème. Toutefois, l’évaluation en amont des risques, accompagnée d’une gestion proactive des incidents, vous aidera à vous y préparer et à réaliser les ajustements nécessaires pour atteindre tous vos objectifs de projet dans les délais, et dans le respect du budget.

Vous débutez dans le domaine de la gestion des risques ? Voici les six étapes à suivre pour rédiger un plan de gestion des risques de projet. Pour chacune d’entre elles, appuyez-vous sur le plan de gestion des risques élaboré par Asana. Ce modèle vous donnera une idée de ce à quoi pourrait ressembler le plan de votre prochain projet.

1. Identifier

Pour identifier les risques, commencez par créer un plan de gestion des risques et établissez la liste de tous les événements « à risque » liés au projet. Qu’est-ce qu’un événement à risque ? Il s’agit de tout ce qui peut affecter l’échéancier, le budget ou la réussite finale de votre projet.

Il existe plusieurs façons de commencer le processus d’identification des risques. Parmi elles :

• Interroger les participants au projet : le meilleur moyen pour identifier les risques d’un projet reste encore de consulter ses parties prenantes, l’équipe de direction et les spécialistes du domaine concerné. S’ils ont déjà participé à des projets similaires, demandez-leur de vous énumérer les risques auxquels ils ont été confrontés et de vous indiquer comment vous en prémunir. Même si ce type de projet ne leur est pas familier, pensez à faire le point avec les principaux participants de façon à ne négliger aucun risque notable.

• Réfléchir aux risques aux côtés de l’équipe du projet : votre équipe projet est constituée de tous ceux qui travailleront sur ce projet au quotidien. Avant de vous lancer, demandez-leur d’identifier les problèmes éventuels. Nous vous conseillons d’organiser une séance de brainstorming pour identifier les risques majeurs qui pourraient entraver le projet.

• Prouver et entériner vos hypothèses : d’après le Guide du corpus des connaissances en management de projet (Guide to Project Management Body of Knowledge ou PMBOK®), les hypothèses correspondent à tous les éléments de projet dont vous pensez qu’ils seront exacts, sans pour autant en avoir la certitude absolue. Certaines de vos décisions de projet sont peut-être même fondées sur des hypothèses sans le savoir. Or, si vous ne prouvez ni ne vérifiez ces hypothèses, vous devenez vulnérable aux risques. Dans le cas où celles-ci se révéleraient fausses, cela pourrait ébranler les fondations de votre projet et compromettre sa réussite.

• Vérifier vos listes de contrôle : assurez-vous que votre équipe ou service a bien établi une liste de contrôle des risques les plus communs. Dans le cas contraire, commencez à les consigner afin d’assurer la réussite des projets suivants.

• Établir une matrice d’évaluation des risques : cet outil permet de classer le risque selon sa gravité, en quatre catégories (catastrophique, critique, modérée et mineure). Vous triez ainsi vos risques et identifiez quels sont ceux à traiter en priorité.

À mesure que vous identifiez les événements à risque notables, consignez-les dans un registre des risques. Comme son nom l’indique, ce registre est une liste exclusivement dédiée à tous les risques du projet. Il doit notamment répondre aux questions suivantes concernant les risques identifiés :

• Cet événement est-il probable ?

• Quelle est la probabilité que ce risque survienne ?

• Si nous y sommes confrontés, quels seront son impact et sa gravité ?

• Quel est notre plan d’action en réponse au risque ?

• Compte tenu de sa probabilité et de son impact, quel est le degré de priorité ?

• Qui est responsable de la gestion de ce risque ?

Pas d’inquiétude si ce n’est pas encore parfaitement clair pour le moment, tout devrait rentrer dans l’ordre au cours des dernières étapes.

2. Analyser

Pour chaque risque identifié, évaluez sa probabilité ainsi que sa gravité et proposez un plan d’action. Selon la complexité des risques du projet, nous vous conseillons de réaliser cette analyse en concertation avec votre équipe projet ou avec les principaux participants. Pour décider de la gravité d’un risque, évaluez ses répercussions sur vos objectifs de projet. Votre calendrier ou votre budget en pâtiront-ils ? Ce risque réduira-t-il l’impact de vos livrables ? Ensuite, il vous faudra prévoir un plan d’action pour chaque risque. Il ne s’agit pas nécessairement d’actions à traiter immédiatement : indiquez plutôt à votre équipe la marche à suivre si cette dernière est contrainte de revoir rapidement sa trajectoire et de gérer ce risque, le cas échéant.

3. Hiérarchiser

Au moment de hiérarchiser les risques, posez-vous la question suivante : en vous basant sur le registre des risques et votre analyse, quels sont les risques auxquels vous avez le plus de chances d’être confrontés et qui nuiraient le plus à la réussite de votre projet ? Vous devez vous préparer à gérer en priorité les risques les plus probables et les plus graves. Il vous faudra surveiller tous les risques et y faire face, mais vous devrez être plus attentif aux risques prioritaires et exercer un contrôle régulier.

4. Attribuer

Cette étape est certes facultative, mais néanmoins recommandée. Même lorsque vous n’avez encore été confrontés à aucun risque, il est conseillé d’attribuer des responsables chargés de gérer les risques de façon à ce que les membres de l’équipe y soient préparés. La personne responsable ne devra pas seulement surveiller le risque qui la concerne, elle fera aussi office de référent pour développer un plan d’atténuation des risques.

5. Surveiller

À ce stade, le projet est sur les rails. Si tout va bien, vous devriez être dans les délais et vos objectifs finaux en bonne voie. Toutefois, prenez garde à bien assurer une surveillance continue des risques pour éviter les mauvaises surprises. Pour ce faire, vous pouvez :

• Envoyer des mises à jour de statut à intervalle régulier afin de vous assurer que toute l’équipe et les autres parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. Et n’oubliez pas : une bonne gestion des risques doit être proactive et non réactive.

• Faire le point en différé avec chaque responsable des risques. Chacun doit exercer une surveillance étroite liée au risque concerné et se tenir à l’affût des signaux d’alerte. En tant que chef de projet ou d’équipe, faites le point avec eux régulièrement pour vous assurer que tout va pour le mieux.

• Garder un œil sur votre registre des risques et se tenir prêt à l’actualiser. Si la probabilité d’un risque évolue ou si le plan associé est modifié, ces changements doivent se refléter dans le registre. À l’image de la plupart des éléments liés à la gestion de projet, votre plan de gestion des risques doit constituer un document évolutif sur lequel votre équipe pourra s’appuyer pour rester à jour.

À cette étape aussi, la collaboration est essentielle. Il arrive bien trop souvent qu’un membre d’équipe repère des problèmes ou de nouveaux risques sans avoir les moyens de les signaler rapidement. C’est aussi pour cette raison que vous devez entretenir une bonne collaboration d’équipe et encourager la franchise et l’ouverture d’esprit de tous.

6. Réagir

À tout moment, dès qu’un risque est avéré, il est temps d’agir. Heureusement, grâce à votre registre et votre plan de gestion des risques, vous disposerez d’un plan d’urgence adéquat pour les gérer.

Remarque : ne confondez pas gestion et prévention des risques. Bien qu’elle puisse participer à les éviter, la gestion des risques consiste avant tout à vous préparer à y faire face, pour ne jamais être pris de court.

Commencez à élaborer votre registre des risques en parcourant notre galerie de modèles ou en créant votre propre modèle personnalisé.

Les objectifs de la gestion des risques de projet

La mise en œuvre d’un plan de gestion des risques peut préparer votre équipe à affronter des événements inattendus. Toutefois, un tel plan n’est pas utile pour toutes les initiatives. Si le projet concerné est plutôt facile à organiser, un simple brainstorming avec les membres de l’équipe et une discussion sur les problèmes éventuels pourraient très bien suffire.

Ces projets de taille limitée prennent peu de temps aux membres d’équipe, ne demandent pas de ressources extérieures (par exemple en matière de budget ou de disponibilités), et relèvent généralement de processus éprouvés.

En revanche, si vous travaillez sur une initiative complexe qui implique de nombreux participants interfonctionnels (parties prenantes appartenant à différents services) et qui mobilisent des ressources importantes, vous avez tout intérêt à mettre en place un plan de gestion des risques. Ces projets demandent à certains membres d’équipe d’investir beaucoup de temps et de disponibilités, ou ouvrent la voie à un investissement financier conséquent. Créez un plan pour vous assurer que le projet ne dépasse pas la portée définie et qu’il soit une réussite.

Intégrez la gestion des risques à votre prochaine planification de projet

Un projet réussi passe avant tout par un plan solide, la gestion des risques étant un élément central au début de votre processus de planification. Veillez à intégrer votre stratégie de gestion des risques aux premiers documents de planification, par exemple le brief de projet. En cas de risque avéré, chacun aura ainsi accès au plan et sera à même de prendre l’initiative.

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