Créer des actions à traiter parfaitement claires

Portrait du contributeur – Sarah LaoyanSarah Laoyan13 juillet 20215 min de lecture
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La réunion de lancement de projet touche à sa fin, et les membres de votre équipe sont prêts à accomplir toutes les tâches qui viennent d’être décidées. Bien, mais comment savoir avec exactitude quoi faire une fois cette réunion terminée ?

La réponse est simple : en s’aidant d’actions à traiter clairement établies.

Qu’est-ce qu’une action à traiter ?

Une action à traiter est une tâche créée lors d’une réunion avec d’autres parties prenantes en vue de faire progresser le projet vers ses objectifs. Les actions à traiter peuvent faire partie d’un plan d’action ou d’une liste de tâches de grande envergure. En gestion de projet, elles sont aussi essentielles que des réunions efficaces.

Les actions à traiter vous aident à faire le suivi des décisions prises pendant une réunion. Elles prennent la forme d’un livrable ou d’une ressource. Elles peuvent impliquer une simple tâche (ex. : envoyer un e-mail de suivi) ou nécessiter la création d’un plan pour un projet bien plus long (ex. : établir un diagramme de Gantt pour une nouvelle campagne publicitaire). Utilisez un ordre du jour de réunion afin de faire le point sur les actions à traiter qui doivent être accomplies.

Les trois Q pour des actions à traiter parfaitement claires

Les actions à traiter sont constituées de trois éléments clés, qui fournissent chacun des informations claires sur le responsable de l’action, la nature des tâches à réaliser et l’échéance à respecter.

Qui ?

Qui est responsable de cette action à traiter ? Si quelqu’un a des questions à propos de cette tâche, vers qui peut-il se tourner ? Créez une matrice RACI afin de désigner clairement le responsable de la tâche et les autres personnes impliquées dans le processus décisionnel.

[À lire] Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?

Quoi ?

D’après la description de la tâche, quelle est l’action à réaliser ? Pour être la plus efficace possible, cette action doit commencer par un verbe et ne laisser aucun doute sur son objectif. Par exemple, plutôt que « Calendrier de contenu », nous vous conseillons « Réfléchir à des thèmes pour le calendrier de contenu ». Dans cet exemple, il n’y a pas de doute sur l’action à réaliser avec le calendrier de contenu, car le verbe « réfléchir » ne laisse aucune place à l’ambiguïté.

Lorsque vous rédigez la tâche, fournissez tout le contexte nécessaire au responsable de l’action. A-t-il besoin de documents ou de références spécifiques pour mener à bien cette tâche ? En plus d’être pratique, la mise à disposition des informations clés en un seul et même endroit facilite le processus de travail en évitant les allers-retours entre les membres de l’équipe.

Quand ?

Quand les actions prévues lors de la réunion doivent-elles être accomplies ? Lorsque vous définissez des échéances, pensez à prendre en compte les autres dépendances du projet ainsi que la charge de travail du responsable de la tâche. L’échéance que vous avez définie est-elle réaliste pour l’équipe et pour le projet ?

Exemples d’actions à traiter parfaitement claires

Il vous faudra peut-être un peu de pratique pour réussir à formuler clairement les actions à traiter après une réunion. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples propres à différentes équipes.

Exemple d’action à traiter pour l’équipe d’ingénierie

L’équipe de développement a identifié un bug à corriger. Après avoir discuté des potentielles solutions lors d’une réunion, l’équipe décide que Daniela corrigera le bug, car elle en a déjà corrigé un similaire il y a quelques mois. Elle appliquera le correctif avant la prochaine mise à jour produit, dans deux semaines.

Action à traiter : corriger le bug.

  • Responsable de la tâche : Daniela

  • Échéance : dans deux semaines.

Exemple d’action à traiter pour l’équipe RH

L’équipe RH cherche à standardiser ses processus d’intégration avant l’arrivée de nouvelles recrues dans les mois à venir. Les membres de l’équipe décident de créer ensemble une ébauche de présentation du processus d’intégration. Ils définissent l’échéance à deux semaines avant l’arrivée des nouvelles recrues. Une semaine avant leur arrivée, Kabir créera les diapositives de présentation en se basant sur l’ébauche.

Action à traiter n° 1 : créer une ébauche de présentation du processus d’intégration.

  • Responsable de la tâche : l’équipe RH

  • Échéance : deux semaines avant l’arrivée des nouvelles recrues

Action à traiter n° 2 : mettre au point le support de présentation du processus d’intégration, basé sur l’ébauche créée par l’équipe.

  • Responsable de la tâche : Kabir

  • Échéance : une semaine avant l’arrivée des nouvelles recrues

Exemple d’action à traiter pour l’équipe de conception

L’équipe marketing et l’équipe de conception se réunissent pour échanger leur avis sur la première version de la reconception de la marque. L’équipe marketing donne son avis sur les premières ébauches, suite à quoi l’équipe de conception aura deux semaines pour intégrer les commentaires évoqués pendant la réunion.

Action à traiter : modifier la première version de la reconception de la marque.

  • Responsable de la tâche : équipe de conception

  • Échéance : 10 août, date de la prochaine réunion

En quoi les actions à traiter sont-elles utiles ?

Si vous êtes chef de projet et que vous cherchez à suivre l’avancement de votre projet, le suivi des actions à traiter peut vous apporter plusieurs avantages.

Les actions à traiter permettent de bien organiser les projets

Tout bon chef de projet sait qu’il doit envoyer une liste d’actions à traiter après une réunion avec les parties prenantes. L’objectif est de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quant aux prochaines étapes. Certains chefs de projet classent leurs actions à traiter en fonction des comptes-rendus ou des notes de réunion, de façon à faire le lien entre chaque action et chaque sujet à l’ordre du jour.

Les actions à traiter responsabilisent les équipes

Quand beaucoup de décisions sont prises au cours d’une réunion, notez au fur et à mesure les tâches à effectuer sous la forme d’actions à traiter. Chargez une personne donnée de créer une liste d’actions à traiter et, après la réunion, d’informer chaque personne concernée des tâches qui lui incombent.

Les actions à traiter permettent de suivre le travail effectué

Le suivi des actions à traiter facilite la gestion de la charge de travail de votre équipe en permettant aux managers d’identifier facilement les tâches sur lesquelles travaillent leur équipe et de savoir s’ils sont en mesure d’accepter plus de travail. Si votre équipe compte des employés payés à l’heure ou si vous affectez du travail par tranches de temps (dans le cadre d’un intérim, par exemple), vous pouvez ainsi connaître la durée associée à chaque action. Faites le suivi des actions récurrentes et tirez parti des informations récoltées afin de savoir combien de ressources seront nécessaires pour mener à bien les futurs projets similaires.

Erreurs fréquemment commises lors de la création d’actions à traiter

Lorsqu’elles sont efficacement établies, les actions à traiter vous aident à optimiser les processus de votre équipe, à rayer les tâches accomplies de votre liste et à accélérer l’avancement du projet. En revanche, les actions mal établies peuvent avoir des répercussions désastreuses.

Vous trouverez ci-dessous les erreurs fréquentes à éviter lorsque vous créez des actions à traiter.

Actions à traiter vagues

Quand vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires pour accomplir une tâche, vous ne pouvez pas avancer. Il vous faut alors rechercher des renseignements auprès des parties prenantes, ce qui vous fait perdre un temps précieux. D’après nos recherches, les travailleurs de la connaissance consacrent 60 % de leur temps au work about work (réunions superflues, suivi du travail, recherche d’informations, etc.). En revanche, quand toutes les informations nécessaires sont fournies, il n’y a plus de doute sur les tâches à accomplir et vous n’avez pas à enchaîner les allers-retours auprès des parties prenantes.

Absence d’échéance

Si vous ne définissez pas d’échéance, les tâches risquent d’être sans cesse reportées et même de passer entre les mailles du filet. Si une action à traiter est essentielle à l’accomplissement d’un projet, vous devez impérativement définir une échéance. En effet, les actions à traiter peuvent facilement tomber aux oubliettes si aucune date limite n’est fixée.

Absence de responsable

Si vous n’attribuez la tâche à aucune personne donnée, elle peut passer à la trappe. Personne ne se porte volontaire pour mener à bien une tâche pourtant essentielle ? Attribuez-la à la personne la mieux placée pour l’accomplir. Si cette personne n’est pas en mesure de s’en charger, évaluez la charge de travail des membres de votre équipe pour trouver quelqu’un qui en a la possibilité.

En définissant clairement le responsable de la tâche, vous ferez en sorte qu’elle ne soit pas oubliée. Tant qu’une tâche est attribuée à quelqu’un, au moins une personne sait qu’il faut s’en charger.

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Même si la création des actions à traiter ne pose aucune difficulté, vous pouvez avoir du mal à les transmettre à votre équipe si vos processus ne sont pas centralisés. Et c’est là tout l’intérêt d’un bon outil de gestion du travail.

Un outil de gestion du travail comme Asana vous aide à faire le suivi des tâches, des notes de réunion et des ressources en un seul et même endroit. Pourquoi ne pas passer à la vitesse supérieure en associant ces tâches à une initiative stratégique ? Grâce à Asana, faites le lien entre les tâches quotidiennes et les objectifs généraux de l’entreprise, mettez en évidence l’importance du travail de chacun et faites le point sur les objectifs visés.

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